Работата с документи отнема много време на потребителите, особено на офис служителите. Но има много програми, които могат значително да оптимизират ръчния труд при работа с документи чрез автоматизиране на някои процеси. Много от тези решения са лесни за използване, много удобни и евтини и следователно достъпни за широк кръг потребители. Тези програми ще бъдат обсъдени в тази статия.
Организация на документи
Потребителите, които трябва да работят с голям брой електронни документи, са добре запознати със ситуацията, когато въпреки строгата система от директории и поддиректории отнема много време, за да се намери правилният документ. Едно от решенията на този проблем е използването на специална програма за каталогизиране, чиято основна задача е да организира и сортира данните, което в крайна сметка осигурява бързо търсене на необходимата информация. На пазара има огромен брой такива каталогизатори и всички те са фокусирани върху каталогизирането на дискове, папки и файлове или на някаква високоспециализирана информация (филми, монети, марки и т.н.). Всеки универсален каталогизатор, който ви позволява да каталогизирате папки и файлове от различни типове, е подходящ за каталогизиране на документи. Пакетът WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) се счита за най-доброто сред подобни решения, но е доста скъп и неговите възможности са очевидно излишни за много потребители. За повечето ще бъде достатъчно да използвате пакета WinCatalog Standard.
Друг начин е да комбинирате свързани документи в сложни йерархично структурирани документи, съхранявани във файлове с данни, съответстващи на тези структури. В такива структурирани документи е много по-удобно да навигирате и да намирате информацията, от която се нуждаете, благодарение както на структурирането, така и на разширените възможности за търсене в документа. В допълнение, такова структуриране ви позволява да извършвате външно търсене и търсене на документи по фрагменти от текста, включен в тях. Например пакетът Maple е предназначен за създаване на йерархично структурирани документи.
WinCatalog Standard
Разработчик: WinCatalog.com
Размер на разпространение: 1,62 MB
Работа под контрол: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP
Метод на разпространение: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)
Цена: 200 търкайте.
WinCatalog Standard е лесен за използване многофункционален каталогизатор с ясен интерфейс на руски език (фиг. 1). Пакетът ви позволява да каталогизирате данни от всякакви носители, които могат да бъдат свързани към вашия компютър: флопи дискове, твърди и мрежови устройства, обикновени компактдискове и аудио компактдискове, Zip дискове и др. С него можете да сортирате и организирате всякакви папки и файлове, независимо от местоположението им. Можете да въведете данни в каталога или ръчно (веднага във виртуални папки), или чрез сканиране на дискове (включително Zip архиви, намиращи се там) - в този случай е по-добре да сортирате папките и файловете, извлечени от дисковете, във виртуални папки за по-лесно ориентация, която благодарение на поддръжката на операциите с плъзгане и пускане няма да отнеме много време.
Ориз. 1. Стандартен интерфейс на WinCatalog
Управлението на общата директория е лесно и удобно. Разделянето на данни в тематични папки значително опростява ориентацията, а разположението на папките и техните вложени елементи се променя лесно с просто плъзгане и пускане. Разширено търсене (по име, коментар, размер и дата на промяна; фиг. 2), което поддържа булеви операции и възможност за избор на конкретна папка за търсене, както и отчитане на ключови думи (те могат да бъдат благоразумно добавени към отделни каталожни позиции ), ви позволява бързо да намерите желания документ, а търсенето на дубликати е за премахване на дублирани елементи от колекцията. Експортирането на целия или част от каталога с документация в CVS файл позволява обработка на данни в друго приложение (например MS Excel), докато експортирането в HTML файл е удобно за отпечатване на каталога.
Ориз. 2. Търсене на документи в WinCatalog Standard
Клен 6.25
Разработчик: Crystal Office Systems
Размер на разпространение: Maple - 5.3 MB, Maple Professional - 5.89 MB
Работа под контрол: Windows (всички версии)
Метод на разпространение: shareware (30-дневна демонстрация: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)
Цена: Maple - $21,95, Maple Professional - $30,95
Maple е лесен за използване мениджър на документи, който ви позволява да комбинирате различни материали в йерархични структури и да получавате структурирани документи като резултат: бизнес планове, отчети, аналитични бележки, брошури и др. В такива йерархични дървета на документи разнообразната информация е представена по-ясно и е много по-лесно да се намери всеки документ, отколкото при стандартното каталогизиране. За да видите документи, създадени в Maple, ви е необходим специален Maple Reader, който можете да изтеглите безплатно от: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Пакетът има приятелски интерфейс (фиг. 3) и е толкова лесен за научаване, че дори липсата на рускоезична локализация на програмата няма да се превърне в пречка за повечето потребители и следователно това решение може да се препоръча на най-широката аудитория.
Ориз. 3. Програмен интерфейс на Maple
Мениджърът е представен в две версии: основен Maple и разширен Maple Professional. Сред основните разлики на разширената версия е наличието на такива допълнителни функции като търсене на документи, проверка на граматиката, криптиране на файлове и запазване на йерархични структури.
Основата на всеки документ в Maple е йерархично дърво от възли, нивото на вложеност на подвъзлите, в което, както и техният брой, не е ограничено. Всеки възел е отделен документ, съдържащ не само текст (независимо дали е въведен директно, поставен от клипборда или импортиран от документи във формати RTF, DOC, WRI и HTML), но и табличен материал, графики, връзки към основни фрагменти от крайния документ или файлове и др. При подготовката на документи е предвидено използването на стандартен набор от функции за работа с текст: промяна на типа и размера на шрифта, създаване на списъци, проектиране на абзаци, използване на стилове и др. Интеграцията с MS Word ви позволява да използвате проверката на правописа вграден в MS Word за проверка на граматиката и търсене на синоними не само на английски, но и на руски. Вградената система за архивиране предоставя възможност за създаване на компресирани резервни копия на йерархични документи (в ZIP и CAB формати). Вграденият съветник за шифроване ви помага да шифровате чувствителни документи с помощта на криптографския алгоритъм Blowfish. А модулът за търсене Finder ви позволява бързо да намерите необходимите документи по фрагмент от име, автор, коментари, съдържание (фиг. 4) и др.
Ориз. 4. Търсене на документи по съдържание
в тях текст в Maple
Бърз достъп до документи
Технологията на компютърна подготовка на документи предполага, че създадените документи се използват многократно в бъдеще. Например, когато разработвате нов документ, може да имате нужда от един или два параграфа от вчерашния документ или новият документ обикновено е копие на стария, но с променена променлива информация и т.н.
За съжаление, потребителят далеч не винаги може да запомни името на важния документ, създаден предишния ден, и понякога няма представа къде да го търси. Разбира се, трябва да дадете на документите смислени имена и да ги запазите в спретнат каталог, но, уви, това се случва по друг начин, поради бързане, разсейващи обаждания и т.н. В резултат на това може да отнеме много ценно време за търсене на необходимия документ - в крайна сметка изобщо не е факт, че ще можете да го отворите чрез списъка с връзки на Windows към най-новите документи, достъпни чрез Старт меню. Въпросът е, че този списък:
- ограничен до 15 документа - това означава, че вероятността да получите в него документи, например преди седмица, е почти нула;
- не ви позволява да намерите документа, ако си спомняте част от текста, но сте забравили името на файла;
- не включва документи с едно и също име (колкото и да са различни), записани под едно и също име, но в различни папки, което е от значение, например, когато работите заедно върху документ с формирането на няколко версии.
Има още един проблем - списъкът с последните документи, предоставени в Windows, е един от каналите за изтичане на поверителни данни, тъй като всеки потребител (включително нарушител) може да го използва, за да разбере за естеството на компютърната дейност на собственика. Ето защо се препоръчва този списък да се изчиства редовно, например с помощта на помощни програми за премахване на „нежелани“ данни от диска. В резултат на това възниква привидно парадоксална ситуация: ако потребителят редовно унищожава информация за наскоро използвани документи за целите на сигурността, той губи бърз достъп до тях и в противен случай рискува да стане жертва на нарушители. Има обаче изход - можете да използвате специализираната помощна програма ActualDoc, която разширява възможностите на Windows по отношение на работата с най-новите документи.
Ако желаният документ е създаден отдавна и следователно не може да се появи в списъка с наскоро отворени документи (както вградени в Windows, така и в списъка ActualDoc), тогава ще трябва да прибегнете до търсенето му. Тук възниква друг проблем - като правило потребителят не помни името на документа (както и датата на създаването му), но знае какви ключови думи има в текста. Това означава, че трябва да търсите документ по фрагменти от текста, включен в него - уви, въпреки че тази задача може да бъде решена с помощта на вградените инструменти на Windows или, например, Word, тя е много посредствена. И въпросът не е само, че такова търсене не е съвсем очевидно и се извършва бавно - понякога можете да се примирите с това. Много по-важно е, че не всички файлове ще бъдат намерени - морфологичните особености на руския език няма да бъдат взети под внимание по време на търсенето, така че файловете, в които търсените думи имат различно окончание, няма да бъдат намерени. В същото време специализирани помощни програми за търсене като Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 и Phoenix Search (http://indexlab .net/) могат бързо да намерят необходимите документи, независимо от тяхното местоположение. Пакетът "Архивариус 3000" ни се струва най-привлекателен сред посочените решения по съотношение "цена/качество".
ActualDoc 3.5
Разработчик: Софтуер Flexigen
Размер на разпространение:Стандартен - 4,1 MB, Професионален - 3,6 MB
Работа под контрол: Windows 2000/XP/2003/Vista
Метод на разпространение: Standard - безплатен софтуер (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-дневна демонстрация - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe )
Цена: Standard е безплатен, Professional е $19,95
ActualDoc е нов мениджър на документи, който запомня използвани документи и осигурява бърз и сигурен достъп до тях. Програмата е проста и интуитивна, има приятелски интерфейс с поддръжка на руски език (фиг. 5) и практически не изисква време за овладяване, особено след като е придружена от цялостна система за помощ и следователно може да се превърне в незаменим инструмент за както за професионалисти, така и за домашни потребители.
Ориз. 5. Интерфейс на програмата ActualDoc
ActualDoc следи изтеглянията на неограничен брой документи в рамките на определен от потребителя период (по подразбиране - 60 дни), поддържа повече от 40 файлови формата (текстови и графични файлове, MS Office документи и HTML документи, PDF файлове и др. ) и ви позволява бързо да изтеглите всеки от тях. Намирането на правилния документ в програмната среда не е проблем. Ако свитъкът от документи, които тя е запомнила, е сравнително малък, тогава можете да изберете документ директно от списъка. В противен случай е по-разумно предварително да ограничите списъка с възможни кандидати, като го филтрирате (възможно е филтриране по период от време). относноинтервал, по разширение и категория) или търсене по името на документа (в общи линии) или по фрагмент от текста, включен в него (обаче търсенето в руския текст не винаги е успешно). Има и друг начин за бързо отваряне на желания документ - чрез вградените отметки (същите като в Internet Explorer; фиг. 6), които могат да бъдат присвоени на отделни често използвани документи и значително да ускорят достъпа до тях, тъй като има няма нужда да търсите. Избраният документ е достъпен във вградения визуализатор - за преглед, търсене и копиране, както и във външно приложение - за редактиране и може да се използва за цялостна обработка, избирателно копиране на информация от него или за изпращане на документ по ел. -поща. В същото време самият списък с документи може да бъде скрит от любопитни очи и защитен с парола - в този случай наскоро използваните файлове няма да се показват в менюто Старт -> Документи.
Ориз. 6. Отваряне на документ чрез показалец
в ActualDoc
Пакетът се предлага в две версии: безплатна основна стандартна и платена професионална. Функциите на безплатната версия не ви позволяват да преглеждате документи във вградените зрители, да използвате функцията за търсене (в резултат на това можете да търсите документи само визуално, преглеждайки пълния или филтриран списък), да създавате персонализирани категории и редактиране на отметки.
Архивист 3000 (3,82)
Разработчик:Ликасофт
Размер на разпространение: 3 MB
Работа под контрол: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista
Метод на разпространение: shareware (30-дневна демонстрация - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)
Цена:студентски лиценз - 195 рубли, личен лиценз - 295 рубли, търговски лиценз - 900 рубли.
« Archivarius 3000 е оптималното решение за бързо търсене на документи на 18 различни езика (включително руски, английски, немски и френски), насочено към широк кръг потребители. Програмата осигурява незабавен достъп до документи, намиращи се на твърдия диск, мрежата и преносимите устройства (CD, DVD, ZIP и др.) и може да работи с всички популярни типове документи (PDF файлове, MS Office документи, текстови файлове и др.). ) .). Може да търси в архиви (ZIP, RAR и др.), имейл съобщения (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.) и прикачени файлове. В допълнение, търсенията се поддържат в базите данни Lotus Notes и Lotus Domino и в базите данни за съобщения ICQ, Odigo IM и Miranda IM.
Наред с обичайното търсене по ключова дума или набор от ключови думи, програмата поддържа разширен режим на търсене с помощта на логически функции и може да търси документи не само по съдържание, но и по име на файл, дата на модификация, размер, тип документ, кодиране, и т.н. (фиг. 7). Благодарение на пълната поддръжка на Unicode, търсенето се извършва правилно не само в документи на един език, но и в многоезични (например с текст на руски и немски едновременно). Възможно е дистанционно търсене на документи през Интернет с последващ достъп до намерените документи през всеки интернет браузър, като Internet Explorer. Резултатите от търсенето могат да бъдат представени в режим на извадка, когато се показват най-значимите (подходящи) фрагменти от избрани документи с подчертаване на намерените думи и в режим на таблица, когато се показва кратка информация за документите (фиг. 8), чрез която те могат да бъдат сортирани.
Ориз. 7. Търсене на документи в средата Archivist 3000
Ориз. 8. Опции за представяне на резултатите от търсенето
в "Архивариус 3000"
Попълване на стандартни документи
Подготовката на стандартни документи отнема значителна част от времето на тези потребители, които по време на работа се занимават с подготовката на различни документи в застрахователни компании, банки, нотариални кантори, фирми, предоставящи различни видове услуги и др. По правило такива документи се създават в текстовия редактор на Word въз основа на първоначално разработените базови документи, в които част от променливата информация просто се заменя. В това няма нищо сложно, но при големи обеми документация грешките са неизбежни - например можете случайно да въведете данни на грешното място, където трябва да бъдат, или да изтриете няколко думи от документа и т.н. Затова е желателно само полетата, в които трябва да се въвеждат данни, да бъдат отворени за въвеждане, а целият останал текст да бъде блокиран. Предоставена е възможност за създаване на такива документи в Word от разработчиците. Достатъчно е да се разработи серия от шаблони за всички стандартни документи, използвани в организацията, като всеки шаблон забранява промяната на постоянни данни (команда Инструменти -> Задаване на защита -> Забраняване на всякакви промени, различни от въвеждането на данни в полетата на формуляра) и обучавайте потребителите да създават документи от шаблони. За типични документи, където има сравнително малко променлива информация, такива шаблони ще бъдат напълно достатъчни, за да ускорят значително процеса на подготовка на документи и да намалят риска от грешки.
На практика обаче се използват много стандартни документи, в които променливата информация заема до половината от обема, а някои от променливите данни под една или друга форма се повтарят многократно (фиг. 9) - например пълното име. в различни случаи, писане за въведени дати или суми и др. В този случай използването на шаблони на Word прави малко, тъй като попълването на документи дори чрез шаблони ще отнеме много време, тъй като всички променливи данни ще трябва да бъдат въведени ръчно.
Ориз. 9. Пример за документ с голям обем
променлива информация
Има още една особеност на изпълнението на стандартни документи - често се изисква да се подготви не един документ, а няколко наведнъж (например, за да се състави банков договор за откриване на депозитар, са необходими три или четири вида споразумения за подписване). Така една и съща информация трябва да се въвежда в различни документи, което също отнема много време и съответно се увеличава вероятността от грешка. Много по-бързо е изготвянето на такива документи с помощта на специализирани приложения, предназначени да автоматизират процеса на изготвяне на стандартни документи, като например AvtoDoc или Blitz Document. Тези приложения също се основават на използването на шаблони, които, за разлика от конвенционалните шаблони на Word, не само ви позволяват да въвеждате данни в полетата, предназначени за това (за което потребителят трябва да попълни набор от формуляри с данни), но и знаят как да преобразуват въведените данни по програмиран начин, например могат да заменят числото в думи, думи за склонение и изрази според граматически падежи и др. В резултат на това необходимите документи се попълват бързо и броят на грешките, които могат да бъдат направени в този случай, се оказва с порядък по-малък, отколкото при традиционното им изготвяне в Word. Освен това създаването на стандартни документи чрез специализирани решения също е привлекателно, защото всички създадени документи се каталогизират автоматично и в бъдеще не е проблем да се намери някой от тях, а потребителят не трябва да познава тънкостите на документацията, т.к. всички правни нюанси вече са взети предвид в шаблоните.
AutoDoc 1.2
Разработчик: EleWise
Размер на разпространение: 6 MB
Работа под контрол: Windows 2000/XP/2003
Метод на разпространение: shareware (функционално ограничена демонстрация - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)
Цена:"AutoDoc-Personal" - 1980 рубли, "AutoDoc-Server" - 2980 рубли, "AutoDoc-Client" - 1490 рубли.
AutoDoc е програма, която ви позволява да автоматизирате и ускорите процеса на попълване на стандартни документи с помощта на шаблони, създадени с помощта на MS Word и поддържане на архив на документи и записи, направени с помощта на тези шаблони. Процесът на генериране на нови документи в него е изключително автоматизиран – просто изберете желания бизнес сценарий от общия списък със сценарии (бизнес сценарият е персонализиран шаблон) и попълнете формуляра за въвеждане с необходимите данни (фиг. 10). Създаденият документ може да бъде прегледан, запазен, отпечатан или отворен в Word за по-нататъшно редактиране.
Ориз. 10. Създаване на документ според сценария "AutoDoc"
Броят на вградените скриптове е малък (Фиг. 11), но може да бъде разширен с персонализирани скриптове, чийто процес на създаване е представен подробно и визуално в помощта и се контролира напълно от съветника и следователно е достъпен за повечето потребители. Разработването на нов сценарий включва пет стъпки: въвеждане на името на сценария, създаване на шаблон, дефиниране на променливи, настройка и тестване на сценария и запазването му за по-нататъшно редактиране (фиг. 12). На пръв поглед подготовката на шаблон може да причини известни трудности, тъй като той трябва да бъде създаден ръчно в Word и това изисква познаване на скриптовия език. Но на практика всичко е много по-просто - достатъчно е да разберете, че променливите се въвеждат във фигурни скоби и знакът $ е поставен пред тях, целият останал текст се отпечатва по обичайния начин (фиг. 13). Новите шаблони могат да се създават не само от нулата, но и въз основа на съществуващи шаблони или готови документи - в първия случай трябва само да промените настройките на скрипта и да го тествате с променените настройки, а във втория отворете завършен документ, заменете променящата се информация с променливи и го задайте в програмата като шаблон. Променливите могат да бъдат от няколко типа, включително такива, които позволяват:
- въведете данни в няколко полета наведнъж: пълно име, паспортни данни, подробности за организацията и др.;
- изберете стойност на променлива от набор от стойности;
- извършване на различни операции и преобразувания: изчисляване на процента на число или ДДС от сума, преобразуване на число в низ, въвеждане на текуща дата и др.;
- посочете дума или фраза в определен падеж и др.
Документите, създадени според бизнес сценариите на AutoDoc, се записват като ясно структурирани записи и следователно по всяко време можете да намерите желания документ чрез филтриране или търсене, да го прегледате, отпечатате, генерирате отново или изтриете.
Ориз. 11. Прозорецът "AutoDoc" със списък на вградените групи
бизнес сценарии
Ориз. 12. Разработване на нов сценарий в "AutoDoc"
Ориз. 13. Пример за шаблонен текст в "AutoDoc",
в който се появяват четири променливи: "число",
"месец", "организация" и "пълно име"
Програмата се предлага в две версии: еднопотребителска - "AutoDoc-Personal" и многопотребителска (мрежова), представена от два модула - "AutoDoc-Server" и "AutoDoc-Client". При версията за един потребител всички системни компоненти се намират на локалния компютър, докато при версията за много потребители базата данни от скриптове, шаблони и записи се инсталира на сървъра, а на потребителските компютри се инсталира само клиентската част , което позволява използването на всички материали на AutoDoc, съхранявани на сървъра.
Блиц документ 3.4.1
Разработчик: BlitzSoft
Размер на разпространение: 991 KB
Работа под контрол: Windows NT/2000/XP/2003/Vista
Метод на разпространение: shareware (функционално ограничена демо версия - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)
Цена: 500 търкайте.
Blitz Document е компактна програма за автоматично компилиране на стандартни документи с помощта на шаблони на скриптове. Тя ви позволява бързо да генерирате документи въз основа на повече от 30 вградени шаблона (Фиг. 14) или персонализирани скриптове, които могат да бъдат разработени въз основа на вградени шаблони или празни оформления. Създаването на документ по готов сценарий е изключително просто - просто изберете типа сценарий и следвайте инструкциите на съветника, който вярно ще води потребителя през всички етапи на подготовка на документа (фиг. 15). Готовият документ може да бъде прегледан, отпечатан, редактиран във вградения текстов редактор (както променливи, така и постоянни данни могат да бъдат коригирани) или отворен за редактиране в Word.
Ориз. 14. Списък на вградените скриптове Blitz Document
Ориз. 15. Създайте документ със скрипт
Блиц документ
Разработването на създадените шаблони е малко по-сложно, но също така ще бъде по силите на повечето потребители. Вярно е, че овладяването на тази функция ще отнеме известно време, тъй като, за съжаление, справочната информация, приложена към програмата, е предназначена за достатъчно обучени потребители (тя е много оскъдна и не съдържа илюстрации или примери). Технически, създаването на нов шаблон се състои от два етапа: избор на вграден шаблон или оформление, въз основа на който ще бъде разработен нов шаблон, и последователна настройка на постоянните и променливи данни, включени в него ( Фиг. 16). Постоянните данни се въвеждат в реалния им вид, но не директно в текста, а чрез диалогови прозорци. Информацията за променливите също се коригира по време на диалога и вече не се въвежда директно, а се заменя с променливи с етикети със заместващи символи, проектирани, като се вземе предвид скриптовият език, използван в програмата. Скриптовете могат не само да показват текста, въведен по време на генерирането на документа, но и да го променят с помощта на система от команди за заместване на данни или тяхното конвертиране. Например, предоставя се:
Ориз. 16. Разработване на нов шаблон на базата на оформлението
в Блиц Документ
- склонение на думи и изрази по граматически падежи;
- преобразуване на числа в низове;
- превод на календарни дати в низове;
- извършване на всякакви изчисления, използвани в правни и бизнес документи;
- промяна на текста в зависимост от стойността на въведените данни и др.
Документите, създадени с помощта на Blitz Document, се съхраняват в структурирани счетоводни книги - това ви позволява бързо да навигирате в документацията и почти незабавно да получите достъп до необходимите материали, например, за да ги отпечатате. Освен това документите могат да бъдат групирани във виртуални случаи, което е удобно за бърз достъп до материали, свързани с конкретен предмет или обект, фигуриращ в базата данни.
OCR в сканирани документи
Потребителите, които често трябва да конвертират хартиени документи (страници от книга, вестник, списание или факс) в електронен редактируем формат, не могат без система за разпознаване на символи или OCR система (оптично разпознаване на символи), предназначена за автоматично въвеждане на текстове на хартиени документи в компютър. Теоретично можете да използвате програмата FineReader от ABBYY или CuneiForm от Cognitive Technologies - и двете са надеждни при работа и се отличават с висока точност на разпознаване. Но пакетът FineReader има опростен и достъпен ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, което го прави по-привлекателен за широка аудитория.
ABBYY FineReader 8.0
Разработчик: Софтуер ABBYY
Размер на разпространение: 40,5 MB
Работа под контрол: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP
Метод на разпространение: shareware (без демо версия на FineReader Home Edition, функционално ограничена демо версия на FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)
Цена: FineReader Home Edition - 990 рубли, FineReader Professional Edition - 3750 рубли.
ABBYY FineReader е идеално решение за разпознаване на документи, които разпознават не само текст, но и дизайн, което осигурява точно предаване на таблици, картини и разделяне на текст в колони (фиг. 17). Програмата е лесна за използване, може да разпознава многоезични (поддържани 179 езика) и многостранични документи. Възможно е разпознаване на целия документ или отделни негови страници. Резултатът може да бъде записан в един от често срещаните формати: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT или PDF. Възможно е резултатите от разпознаването да се запазват стъпка по стъпка, за да се елиминират грешките. Реализирано експортиране на резултатите от разпознаването директно в Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect и Adobe Acrobat. Вградената проверка на правописа (за 36 езика) ще помогне за ускоряване на проверката на резултата, а интеграцията с Microsoft Word ви позволява да извиквате програмата директно от Word, без да се разсейвате от работа с текст.
Ориз. 17. Резултат от разпознаване на документ
в ABBYY FineReader Home Edition
Програмата е представена в две версии: FineReader Home Edition, предназначена за начинаещи, и FineReader Professional Edition, насочена към професионалисти. Професионалната версия ви позволява да управлявате параметрите на разпознаване (смяна на режима, извършване на разпознаване с обучение) и има по-богат набор от функции за разпознаване (разпознаване на PDF файлове, текстове, заснети с цифрова камера и др.). В допълнение, Professional Edition предоставя повече различни формати за запис, добавена възможност за разпознаване на баркодове и бързо разпознаване на екранни снимки с помощта на помощната програма Screenshot Reader.
Конвертиране на документи от PDF формат
Цялата техническа документация вече е достъпна в PDF формат, който използва безплатния Adobe Acrobat Reader за преглед на документи. Но доста често има нужда да използвате фрагменти от PDF файлове, когато подготвяте свои собствени документи или редактирате материали в PDF формат (например статии, договори, отчети и др.). В първия случай ще трябва да извлечете фрагменти от текст и / или изображения от PDF файлове (теоретично това може да стане с помощта на вградените инструменти на Acrobat Reader, но с много посредствен резултат). Във втория случай ще трябва да конвертирате PDF документи във формат, който може да се редактира (например във формат Word), като същевременно запазите дизайна на оригиналния документ, който дори не е предвиден в Acrobat Reader. В такива случаи на помощ ще дойдат специални помощни програми, от които пакетите ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) изглеждат най-привлекателни. Ще разгледаме първия от тях - въпреки че е по-скъп, той има интерфейс на руски език и ви позволява да конвертирате PDF файлове в няколко редактируеми формата и може правилно да разпознава не само английски, но и руски текст.
ABBYY PDF Transformer 2.0
Разработчик:Софтуер ABBYY
Размер на разпространение: 52 MB
Работа под контрол: Windows 2000 (SP2 или по-нова)/XP/Server 2003
Метод на разпространение: shareware (15-дневна демонстрация - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)
Цена: 1490 рубли.
ABBYY PDF Transformer е помощна програма за конвертиране на PDF документи във формати на документи на Microsoft Word (фиг. 18), Excel, както и в HTML и TXT файлове. Пакетът има интуитивен интерфейс и е много лесен за използване, поради което неговото развитие ще бъде по силите дори на начинаещи потребители.
ABBYY PDF Transformer може да конвертира всякакви PDF файлове, включително файлове без текстов слой (такива файлове най-често се получават от сканирани документи и представляват текстови изображения) и правилно да обработва PDF файлове, съдържащи всяка комбинация от поддържани езици (включително руски и английски) . Помощната програма точно запазва дизайна на оригиналния документ (снимки, таблици, колони, връзки) и ви позволява да управлявате опциите за конвертиране и запазване. Например, можете ясно да дефинирате области, които трябва да се възприемат от програмата като текст или като изображение (което е подходящо за PDF файлове със сложно оформление), да запазите готовия документ със същото оформление като в оригинала или като колона на текст (със или без картинки - по желание) и др. Ако е необходимо, е възможно селективно конвертиране на отделни страници или дори техни фрагменти. В допълнение, ABBYY PDF Transformer може също така да извършва обратно преобразуване, което ви позволява да създавате PDF файлове от документи на Microsoft Word, електронни таблици на Excel, презентации на PowerPoint, диаграми на Visio и HTML файлове, както и от практически всяко приложение, което поддържа отпечатване на документ (това е реализиран чрез PDF-XChange за виртуален принтер ABBYY PDF Transformer 2.0).
Работата с документи отнема много време на потребителите, особено на офис служителите. Но има много програми, които могат значително да оптимизират ръчния труд при работа с документи чрез автоматизиране на някои процеси. Много от тези решения са лесни за използване, много удобни и евтини и следователно достъпни за широк кръг потребители. Тези програми ще бъдат обсъдени в тази статия.
Организация на документи
Потребителите, които трябва да работят с голям брой електронни документи, са добре запознати със ситуацията, когато въпреки строгата система от директории и поддиректории отнема много време, за да се намери правилният документ. Едно от решенията на този проблем е използването на специална програма за каталогизиране, чиято основна задача е да организира и сортира данните, което в крайна сметка осигурява бързо търсене на необходимата информация. На пазара има огромен брой такива каталогизатори и всички те са фокусирани върху каталогизирането на дискове, папки и файлове или на някаква високоспециализирана информация (филми, монети, марки и т.н.). Всеки универсален каталогизатор, който ви позволява да каталогизирате папки и файлове от различни типове, е подходящ за каталогизиране на документи. Пакетът WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) се счита за най-доброто сред подобни решения, но е доста скъп и неговите възможности са очевидно излишни за много потребители. За повечето ще бъде достатъчно да използвате пакета WinCatalog Standard.
Друг начин е да комбинирате свързани документи в сложни йерархично структурирани документи, съхранявани във файлове с данни, съответстващи на тези структури. В такива структурирани документи е много по-удобно да навигирате и да намирате информацията, от която се нуждаете, благодарение както на структурирането, така и на разширените възможности за търсене в документа. В допълнение, такова структуриране ви позволява да извършвате външно търсене и търсене на документи по фрагменти от текста, включен в тях. Например пакетът Maple е предназначен за създаване на йерархично структурирани документи.
WinCatalog Standard
Разработчик: WinCatalog.com
Размер на разпространение: 1,62 MB
Работа под контрол: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP
Метод на разпространение: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)
Цена: 200 търкайте.
WinCatalog Standard е лесен за използване многофункционален каталогизатор с ясен интерфейс на руски език (фиг. 1). Пакетът ви позволява да каталогизирате данни от всякакви носители, които могат да бъдат свързани към вашия компютър: флопи дискове, твърди и мрежови устройства, обикновени компактдискове и аудио компактдискове, Zip дискове и др. С него можете да сортирате и организирате всякакви папки и файлове, независимо от местоположението им. Можете да въведете данни в каталога или ръчно (веднага във виртуални папки), или чрез сканиране на дискове (включително Zip архиви, намиращи се там) - в този случай е по-добре да сортирате папките и файловете, извлечени от дисковете, във виртуални папки за по-лесно ориентация, която благодарение на поддръжката на операциите с плъзгане и пускане няма да отнеме много време.
Ориз. 1. Стандартен интерфейс на WinCatalog
Управлението на общата директория е лесно и удобно. Разделянето на данни в тематични папки значително опростява ориентацията, а разположението на папките и техните вложени елементи се променя лесно с просто плъзгане и пускане. Разширено търсене (по име, коментар, размер и дата на промяна; фиг. 2), което поддържа булеви операции и възможност за избор на конкретна папка за търсене, както и отчитане на ключови думи (те могат да бъдат благоразумно добавени към отделни каталожни позиции ), ви позволява бързо да намерите желания документ, а търсенето на дубликати е за премахване на дублирани елементи от колекцията. Експортирането на целия или част от каталога с документация в CVS файл позволява обработка на данни в друго приложение (например MS Excel), докато експортирането в HTML файл е удобно за отпечатване на каталога.
Ориз. 2. Търсене на документи в WinCatalog Standard
Клен 6.25
Разработчик: Crystal Office Systems
Размер на разпространение: Maple - 5.3 MB, Maple Professional - 5.89 MB
Работа под контрол: Windows (всички версии)
Метод на разпространение: shareware (30-дневна демонстрация: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)
Цена: Maple - $21,95, Maple Professional - $30,95
Maple е лесен за използване мениджър на документи, който ви позволява да комбинирате различни материали в йерархични структури и да получавате структурирани документи като резултат: бизнес планове, отчети, аналитични бележки, брошури и др. В такива йерархични дървета на документи разнообразната информация е представена по-ясно и е много по-лесно да се намери всеки документ, отколкото при стандартното каталогизиране. За да видите документи, създадени в Maple, ви е необходим специален Maple Reader, който можете да изтеглите безплатно от: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Пакетът има приятелски интерфейс (фиг. 3) и е толкова лесен за научаване, че дори липсата на рускоезична локализация на програмата няма да се превърне в пречка за повечето потребители и следователно това решение може да се препоръча на най-широката аудитория.
Ориз. 3. Програмен интерфейс на Maple
Мениджърът е представен в две версии: основен Maple и разширен Maple Professional. Сред основните разлики на разширената версия е наличието на такива допълнителни функции като търсене на документи, проверка на граматиката, криптиране на файлове и запазване на йерархични структури.
Основата на всеки документ в Maple е йерархично дърво от възли, нивото на вложеност на подвъзлите, в което, както и техният брой, не е ограничено. Всеки възел е отделен документ, съдържащ не само текст (независимо дали е въведен директно, поставен от клипборда или импортиран от документи във формати RTF, DOC, WRI и HTML), но и табличен материал, графики, връзки към основни фрагменти от крайния документ или файлове и др. При подготовката на документи е предвидено използването на стандартен набор от функции за работа с текст: промяна на типа и размера на шрифта, създаване на списъци, проектиране на абзаци, използване на стилове и др. Интеграцията с MS Word ви позволява да използвате проверката на правописа вграден в MS Word за проверка на граматиката и търсене на синоними не само на английски, но и на руски. Вградената система за архивиране предоставя възможност за създаване на компресирани резервни копия на йерархични документи (в ZIP и CAB формати). Вграденият съветник за шифроване ви помага да шифровате чувствителни документи с помощта на криптографския алгоритъм Blowfish. А модулът за търсене Finder ви позволява бързо да намерите необходимите документи по фрагмент от име, автор, коментари, съдържание (фиг. 4) и др.
Ориз. 4. Търсене на документи по съдържание
в тях текст в Maple
Бърз достъп до документи
Технологията на компютърна подготовка на документи предполага, че създадените документи се използват многократно в бъдеще. Например, когато разработвате нов документ, може да имате нужда от един или два параграфа от вчерашния документ или новият документ обикновено е копие на стария, но с променена променлива информация и т.н.
За съжаление, потребителят далеч не винаги може да запомни името на важния документ, създаден предишния ден, и понякога няма представа къде да го търси. Разбира се, трябва да дадете на документите смислени имена и да ги запазите в спретнат каталог, но, уви, това се случва по друг начин, поради бързане, разсейващи обаждания и т.н. В резултат на това може да отнеме много ценно време за търсене на необходимия документ - в крайна сметка изобщо не е факт, че ще можете да го отворите чрез списъка с връзки на Windows към най-новите документи, достъпни чрез Старт меню. Въпросът е, че този списък:
- ограничен до 15 документа - това означава, че вероятността да получите в него документи, например преди седмица, е почти нула;
- не ви позволява да намерите документа, ако си спомняте част от текста, но сте забравили името на файла;
- не включва документи с едно и също име (колкото и да са различни), записани под едно и също име, но в различни папки, което е от значение, например, когато работите заедно върху документ с формирането на няколко версии.
Има още един проблем - списъкът с последните документи, предоставени в Windows, е един от каналите за изтичане на поверителни данни, тъй като всеки потребител (включително нарушител) може да го използва, за да разбере за естеството на компютърната дейност на собственика. Ето защо се препоръчва този списък да се изчиства редовно, например с помощта на помощни програми за премахване на „нежелани“ данни от диска. В резултат на това възниква привидно парадоксална ситуация: ако потребителят редовно унищожава информация за наскоро използвани документи за целите на сигурността, той губи бърз достъп до тях и в противен случай рискува да стане жертва на нарушители. Има обаче изход - можете да използвате специализираната помощна програма ActualDoc, която разширява възможностите на Windows по отношение на работата с най-новите документи.
Ако желаният документ е създаден отдавна и следователно не може да се появи в списъка с наскоро отворени документи (както вградени в Windows, така и в списъка ActualDoc), тогава ще трябва да прибегнете до търсенето му. Тук възниква друг проблем - като правило потребителят не помни името на документа (както и датата на създаването му), но знае какви ключови думи има в текста. Това означава, че трябва да търсите документ по фрагменти от текста, включен в него - уви, въпреки че тази задача може да бъде решена с помощта на вградените инструменти на Windows или, например, Word, тя е много посредствена. И въпросът не е само, че такова търсене не е съвсем очевидно и се извършва бавно - понякога можете да се примирите с това. Много по-важно е, че не всички файлове ще бъдат намерени - морфологичните особености на руския език няма да бъдат взети под внимание по време на търсенето, така че файловете, в които търсените думи имат различно окончание, няма да бъдат намерени. В същото време специализирани помощни програми за търсене като Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 и Phoenix Search (http://indexlab .net/) могат бързо да намерят необходимите документи, независимо от тяхното местоположение. Пакетът "Архивариус 3000" ни се струва най-привлекателен сред посочените решения по съотношение "цена/качество".
ActualDoc 3.5
Разработчик: Софтуер Flexigen
Размер на разпространение:Стандартен - 4,1 MB, Професионален - 3,6 MB
Работа под контрол: Windows 2000/XP/2003/Vista
Метод на разпространение: Standard - безплатен софтуер (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-дневна демонстрация - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe )
Цена: Standard е безплатен, Professional е $19,95
ActualDoc е нов мениджър на документи, който запомня използвани документи и осигурява бърз и сигурен достъп до тях. Програмата е проста и интуитивна, има приятелски интерфейс с поддръжка на руски език (фиг. 5) и практически не изисква време за овладяване, особено след като е придружена от цялостна система за помощ и следователно може да се превърне в незаменим инструмент за както за професионалисти, така и за домашни потребители.
Ориз. 5. Интерфейс на програмата ActualDoc
ActualDoc следи изтеглянията на неограничен брой документи в рамките на определен от потребителя период (по подразбиране - 60 дни), поддържа повече от 40 файлови формата (текстови и графични файлове, MS Office документи и HTML документи, PDF файлове и др. ) и ви позволява бързо да изтеглите всеки от тях. Намирането на правилния документ в програмната среда не е проблем. Ако свитъкът от документи, които тя е запомнила, е сравнително малък, тогава можете да изберете документ директно от списъка. В противен случай е по-разумно предварително да ограничите списъка с възможни кандидати, като го филтрирате (възможно е филтриране по период от време). относноинтервал, по разширение и категория) или търсене по името на документа (в общи линии) или по фрагмент от текста, включен в него (обаче търсенето в руския текст не винаги е успешно). Има и друг начин за бързо отваряне на желания документ - чрез вградените отметки (същите като в Internet Explorer; фиг. 6), които могат да бъдат присвоени на отделни често използвани документи и значително да ускорят достъпа до тях, тъй като има няма нужда да търсите. Избраният документ е достъпен във вградения визуализатор - за преглед, търсене и копиране, както и във външно приложение - за редактиране и може да се използва за цялостна обработка, избирателно копиране на информация от него или за изпращане на документ по ел. -поща. В същото време самият списък с документи може да бъде скрит от любопитни очи и защитен с парола - в този случай наскоро използваните файлове няма да се показват в менюто Старт -> Документи.
Ориз. 6. Отваряне на документ чрез показалец
в ActualDoc
Пакетът се предлага в две версии: безплатна основна стандартна и платена професионална. Функциите на безплатната версия не ви позволяват да преглеждате документи във вградените зрители, да използвате функцията за търсене (в резултат на това можете да търсите документи само визуално, преглеждайки пълния или филтриран списък), да създавате персонализирани категории и редактиране на отметки.
Архивист 3000 (3,82)
Разработчик:Ликасофт
Размер на разпространение: 3 MB
Работа под контрол: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista
Метод на разпространение: shareware (30-дневна демонстрация - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)
Цена:студентски лиценз - 195 рубли, личен лиценз - 295 рубли, търговски лиценз - 900 рубли.
« Archivarius 3000 е оптималното решение за бързо търсене на документи на 18 различни езика (включително руски, английски, немски и френски), насочено към широк кръг потребители. Програмата осигурява незабавен достъп до документи, намиращи се на твърдия диск, мрежата и преносимите устройства (CD, DVD, ZIP и др.) и може да работи с всички популярни типове документи (PDF файлове, MS Office документи, текстови файлове и др.). ) .). Може да търси в архиви (ZIP, RAR и др.), имейл съобщения (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.) и прикачени файлове. В допълнение, търсенията се поддържат в базите данни Lotus Notes и Lotus Domino и в базите данни за съобщения ICQ, Odigo IM и Miranda IM.
Наред с обичайното търсене по ключова дума или набор от ключови думи, програмата поддържа разширен режим на търсене с помощта на логически функции и може да търси документи не само по съдържание, но и по име на файл, дата на модификация, размер, тип документ, кодиране, и т.н. (фиг. 7). Благодарение на пълната поддръжка на Unicode, търсенето се извършва правилно не само в документи на един език, но и в многоезични (например с текст на руски и немски едновременно). Възможно е дистанционно търсене на документи през Интернет с последващ достъп до намерените документи през всеки интернет браузър, като Internet Explorer. Резултатите от търсенето могат да бъдат представени в режим на извадка, когато се показват най-значимите (подходящи) фрагменти от избрани документи с подчертаване на намерените думи и в режим на таблица, когато се показва кратка информация за документите (фиг. 8), чрез която те могат да бъдат сортирани.
Ориз. 7. Търсене на документи в средата Archivist 3000
Ориз. 8. Опции за представяне на резултатите от търсенето
в "Архивариус 3000"
Попълване на стандартни документи
Подготовката на стандартни документи отнема значителна част от времето на тези потребители, които по време на работа се занимават с подготовката на различни документи в застрахователни компании, банки, нотариални кантори, фирми, предоставящи различни видове услуги и др. По правило такива документи се създават в текстовия редактор на Word въз основа на първоначално разработените базови документи, в които част от променливата информация просто се заменя. В това няма нищо сложно, но при големи обеми документация грешките са неизбежни - например можете случайно да въведете данни на грешното място, където трябва да бъдат, или да изтриете няколко думи от документа и т.н. Затова е желателно само полетата, в които трябва да се въвеждат данни, да бъдат отворени за въвеждане, а целият останал текст да бъде блокиран. Предоставена е възможност за създаване на такива документи в Word от разработчиците. Достатъчно е да се разработи серия от шаблони за всички стандартни документи, използвани в организацията, като всеки шаблон забранява промяната на постоянни данни (команда Инструменти -> Задаване на защита -> Забраняване на всякакви промени, различни от въвеждането на данни в полетата на формуляра) и обучавайте потребителите да създават документи от шаблони. За типични документи, където има сравнително малко променлива информация, такива шаблони ще бъдат напълно достатъчни, за да ускорят значително процеса на подготовка на документи и да намалят риска от грешки.
На практика обаче се използват много стандартни документи, в които променливата информация заема до половината от обема, а някои от променливите данни под една или друга форма се повтарят многократно (фиг. 9) - например пълното име. в различни случаи, писане за въведени дати или суми и др. В този случай използването на шаблони на Word прави малко, тъй като попълването на документи дори чрез шаблони ще отнеме много време, тъй като всички променливи данни ще трябва да бъдат въведени ръчно.
Ориз. 9. Пример за документ с голям обем
променлива информация
Има още една особеност на изпълнението на стандартни документи - често се изисква да се подготви не един документ, а няколко наведнъж (например, за да се състави банков договор за откриване на депозитар, са необходими три или четири вида споразумения за подписване). Така една и съща информация трябва да се въвежда в различни документи, което също отнема много време и съответно се увеличава вероятността от грешка. Много по-бързо е изготвянето на такива документи с помощта на специализирани приложения, предназначени да автоматизират процеса на изготвяне на стандартни документи, като например AvtoDoc или Blitz Document. Тези приложения също се основават на използването на шаблони, които, за разлика от конвенционалните шаблони на Word, не само ви позволяват да въвеждате данни в полетата, предназначени за това (за което потребителят трябва да попълни набор от формуляри с данни), но и знаят как да преобразуват въведените данни по програмиран начин, например могат да заменят числото в думи, думи за склонение и изрази според граматически падежи и др. В резултат на това необходимите документи се попълват бързо и броят на грешките, които могат да бъдат направени в този случай, се оказва с порядък по-малък, отколкото при традиционното им изготвяне в Word. Освен това създаването на стандартни документи чрез специализирани решения също е привлекателно, защото всички създадени документи се каталогизират автоматично и в бъдеще не е проблем да се намери някой от тях, а потребителят не трябва да познава тънкостите на документацията, т.к. всички правни нюанси вече са взети предвид в шаблоните.
AutoDoc 1.2
Разработчик: EleWise
Размер на разпространение: 6 MB
Работа под контрол: Windows 2000/XP/2003
Метод на разпространение: shareware (функционално ограничена демонстрация - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)
Цена:"AutoDoc-Personal" - 1980 рубли, "AutoDoc-Server" - 2980 рубли, "AutoDoc-Client" - 1490 рубли.
AutoDoc е програма, която ви позволява да автоматизирате и ускорите процеса на попълване на стандартни документи с помощта на шаблони, създадени с помощта на MS Word и поддържане на архив на документи и записи, направени с помощта на тези шаблони. Процесът на генериране на нови документи в него е изключително автоматизиран – просто изберете желания бизнес сценарий от общия списък със сценарии (бизнес сценарият е персонализиран шаблон) и попълнете формуляра за въвеждане с необходимите данни (фиг. 10). Създаденият документ може да бъде прегледан, запазен, отпечатан или отворен в Word за по-нататъшно редактиране.
Ориз. 10. Създаване на документ според сценария "AutoDoc"
Броят на вградените скриптове е малък (Фиг. 11), но може да бъде разширен с персонализирани скриптове, чийто процес на създаване е представен подробно и визуално в помощта и се контролира напълно от съветника и следователно е достъпен за повечето потребители. Разработването на нов сценарий включва пет стъпки: въвеждане на името на сценария, създаване на шаблон, дефиниране на променливи, настройка и тестване на сценария и запазването му за по-нататъшно редактиране (фиг. 12). На пръв поглед подготовката на шаблон може да причини известни трудности, тъй като той трябва да бъде създаден ръчно в Word и това изисква познаване на скриптовия език. Но на практика всичко е много по-просто - достатъчно е да разберете, че променливите се въвеждат във фигурни скоби и знакът $ е поставен пред тях, целият останал текст се отпечатва по обичайния начин (фиг. 13). Новите шаблони могат да се създават не само от нулата, но и въз основа на съществуващи шаблони или готови документи - в първия случай трябва само да промените настройките на скрипта и да го тествате с променените настройки, а във втория отворете завършен документ, заменете променящата се информация с променливи и го задайте в програмата като шаблон. Променливите могат да бъдат от няколко типа, включително такива, които позволяват:
- въведете данни в няколко полета наведнъж: пълно име, паспортни данни, подробности за организацията и др.;
- изберете стойност на променлива от набор от стойности;
- извършване на различни операции и преобразувания: изчисляване на процента на число или ДДС от сума, преобразуване на число в низ, въвеждане на текуща дата и др.;
- посочете дума или фраза в определен падеж и др.
Документите, създадени според бизнес сценариите на AutoDoc, се записват като ясно структурирани записи и следователно по всяко време можете да намерите желания документ чрез филтриране или търсене, да го прегледате, отпечатате, генерирате отново или изтриете.
Ориз. 11. Прозорецът "AutoDoc" със списък на вградените групи
бизнес сценарии
Ориз. 12. Разработване на нов сценарий в "AutoDoc"
Ориз. 13. Пример за шаблонен текст в "AutoDoc",
в който се появяват четири променливи: "число",
"месец", "организация" и "пълно име"
Програмата се предлага в две версии: еднопотребителска - "AutoDoc-Personal" и многопотребителска (мрежова), представена от два модула - "AutoDoc-Server" и "AutoDoc-Client". При версията за един потребител всички системни компоненти се намират на локалния компютър, докато при версията за много потребители базата данни от скриптове, шаблони и записи се инсталира на сървъра, а на потребителските компютри се инсталира само клиентската част , което позволява използването на всички материали на AutoDoc, съхранявани на сървъра.
Блиц документ 3.4.1
Разработчик: BlitzSoft
Размер на разпространение: 991 KB
Работа под контрол: Windows NT/2000/XP/2003/Vista
Метод на разпространение: shareware (функционално ограничена демо версия - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)
Цена: 500 търкайте.
Blitz Document е компактна програма за автоматично компилиране на стандартни документи с помощта на шаблони на скриптове. Тя ви позволява бързо да генерирате документи въз основа на повече от 30 вградени шаблона (Фиг. 14) или персонализирани скриптове, които могат да бъдат разработени въз основа на вградени шаблони или празни оформления. Създаването на документ по готов сценарий е изключително просто - просто изберете типа сценарий и следвайте инструкциите на съветника, който вярно ще води потребителя през всички етапи на подготовка на документа (фиг. 15). Готовият документ може да бъде прегледан, отпечатан, редактиран във вградения текстов редактор (както променливи, така и постоянни данни могат да бъдат коригирани) или отворен за редактиране в Word.
Ориз. 14. Списък на вградените скриптове Blitz Document
Ориз. 15. Създайте документ със скрипт
Блиц документ
Разработването на създадените шаблони е малко по-сложно, но също така ще бъде по силите на повечето потребители. Вярно е, че овладяването на тази функция ще отнеме известно време, тъй като, за съжаление, справочната информация, приложена към програмата, е предназначена за достатъчно обучени потребители (тя е много оскъдна и не съдържа илюстрации или примери). Технически, създаването на нов шаблон се състои от два етапа: избор на вграден шаблон или оформление, въз основа на който ще бъде разработен нов шаблон, и последователна настройка на постоянните и променливи данни, включени в него ( Фиг. 16). Постоянните данни се въвеждат в реалния им вид, но не директно в текста, а чрез диалогови прозорци. Информацията за променливите също се коригира по време на диалога и вече не се въвежда директно, а се заменя с променливи с етикети със заместващи символи, проектирани, като се вземе предвид скриптовият език, използван в програмата. Скриптовете могат не само да показват текста, въведен по време на генерирането на документа, но и да го променят с помощта на система от команди за заместване на данни или тяхното конвертиране. Например, предоставя се:
Ориз. 16. Разработване на нов шаблон на базата на оформлението
в Блиц Документ
- склонение на думи и изрази по граматически падежи;
- преобразуване на числа в низове;
- превод на календарни дати в низове;
- извършване на всякакви изчисления, използвани в правни и бизнес документи;
- промяна на текста в зависимост от стойността на въведените данни и др.
Документите, създадени с помощта на Blitz Document, се съхраняват в структурирани счетоводни книги - това ви позволява бързо да навигирате в документацията и почти незабавно да получите достъп до необходимите материали, например, за да ги отпечатате. Освен това документите могат да бъдат групирани във виртуални случаи, което е удобно за бърз достъп до материали, свързани с конкретен предмет или обект, фигуриращ в базата данни.
OCR в сканирани документи
Потребителите, които често трябва да конвертират хартиени документи (страници от книга, вестник, списание или факс) в електронен редактируем формат, не могат без система за разпознаване на символи или OCR система (оптично разпознаване на символи), предназначена за автоматично въвеждане на текстове на хартиени документи в компютър. Теоретично можете да използвате програмата FineReader от ABBYY или CuneiForm от Cognitive Technologies - и двете са надеждни при работа и се отличават с висока точност на разпознаване. Но пакетът FineReader има опростен и достъпен ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, което го прави по-привлекателен за широка аудитория.
ABBYY FineReader 8.0
Разработчик: Софтуер ABBYY
Размер на разпространение: 40,5 MB
Работа под контрол: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP
Метод на разпространение: shareware (без демо версия на FineReader Home Edition, функционално ограничена демо версия на FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)
Цена: FineReader Home Edition - 990 рубли, FineReader Professional Edition - 3750 рубли.
ABBYY FineReader е идеално решение за разпознаване на документи, които разпознават не само текст, но и дизайн, което осигурява точно предаване на таблици, картини и разделяне на текст в колони (фиг. 17). Програмата е лесна за използване, може да разпознава многоезични (поддържани 179 езика) и многостранични документи. Възможно е разпознаване на целия документ или отделни негови страници. Резултатът може да бъде записан в един от често срещаните формати: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT или PDF. Възможно е резултатите от разпознаването да се запазват стъпка по стъпка, за да се елиминират грешките. Реализирано експортиране на резултатите от разпознаването директно в Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect и Adobe Acrobat. Вградената проверка на правописа (за 36 езика) ще помогне за ускоряване на проверката на резултата, а интеграцията с Microsoft Word ви позволява да извиквате програмата директно от Word, без да се разсейвате от работа с текст.
Ориз. 17. Резултат от разпознаване на документ
в ABBYY FineReader Home Edition
Програмата е представена в две версии: FineReader Home Edition, предназначена за начинаещи, и FineReader Professional Edition, насочена към професионалисти. Професионалната версия ви позволява да управлявате параметрите на разпознаване (смяна на режима, извършване на разпознаване с обучение) и има по-богат набор от функции за разпознаване (разпознаване на PDF файлове, текстове, заснети с цифрова камера и др.). В допълнение, Professional Edition предоставя повече различни формати за запис, добавена възможност за разпознаване на баркодове и бързо разпознаване на екранни снимки с помощта на помощната програма Screenshot Reader.
Конвертиране на документи от PDF формат
Цялата техническа документация вече е достъпна в PDF формат, който използва безплатния Adobe Acrobat Reader за преглед на документи. Но доста често има нужда да използвате фрагменти от PDF файлове, когато подготвяте свои собствени документи или редактирате материали в PDF формат (например статии, договори, отчети и др.). В първия случай ще трябва да извлечете фрагменти от текст и / или изображения от PDF файлове (теоретично това може да стане с помощта на вградените инструменти на Acrobat Reader, но с много посредствен резултат). Във втория случай ще трябва да конвертирате PDF документи във формат, който може да се редактира (например във формат Word), като същевременно запазите дизайна на оригиналния документ, който дори не е предвиден в Acrobat Reader. В такива случаи на помощ ще дойдат специални помощни програми, от които пакетите ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) изглеждат най-привлекателни. Ще разгледаме първия от тях - въпреки че е по-скъп, той има интерфейс на руски език и ви позволява да конвертирате PDF файлове в няколко редактируеми формата и може правилно да разпознава не само английски, но и руски текст.
ABBYY PDF Transformer 2.0
Разработчик:Софтуер ABBYY
Размер на разпространение: 52 MB
Работа под контрол: Windows 2000 (SP2 или по-нова)/XP/Server 2003
Метод на разпространение: shareware (15-дневна демонстрация - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)
Цена: 1490 рубли.
ABBYY PDF Transformer е помощна програма за конвертиране на PDF документи във формати на документи на Microsoft Word (фиг. 18), Excel, както и в HTML и TXT файлове. Пакетът има интуитивен интерфейс и е много лесен за използване, поради което неговото развитие ще бъде по силите дори на начинаещи потребители.
ABBYY PDF Transformer може да конвертира всякакви PDF файлове, включително файлове без текстов слой (такива файлове най-често се получават от сканирани документи и представляват текстови изображения) и правилно да обработва PDF файлове, съдържащи всяка комбинация от поддържани езици (включително руски и английски) . Помощната програма точно запазва дизайна на оригиналния документ (снимки, таблици, колони, връзки) и ви позволява да управлявате опциите за конвертиране и запазване. Например, можете ясно да дефинирате области, които трябва да се възприемат от програмата като текст или като изображение (което е подходящо за PDF файлове със сложно оформление), да запазите готовия документ със същото оформление като в оригинала или като колона на текст (със или без картинки - по желание) и др. Ако е необходимо, е възможно селективно конвертиране на отделни страници или дори техни фрагменти. В допълнение, ABBYY PDF Transformer може също така да извършва обратно преобразуване, което ви позволява да създавате PDF файлове от документи на Microsoft Word, електронни таблици на Excel, презентации на PowerPoint, диаграми на Visio и HTML файлове, както и от практически всяко приложение, което поддържа отпечатване на документ (това е реализиран чрез PDF-XChange за виртуален принтер ABBYY PDF Transformer 2.0).
Evernote спечели сърцата на много хора, които обичат да организират разнообразна информация. Оттогава има собствен "Evernote" за по-тесни задачи - като организиране на музика, видео, дрехи и т.н. И, разбира се, има програми за организиране на файлове на компютър.
TagSpaces е междуплатформена програма за организиране на файлове на вашите устройства.
Предимства:
- Работа офлайн;
- Поддръжка за Windows, Mac, Linux и Android;
- Може да се внедри на вашия сървър;
- Не изисква инсталация;
- отворен код
недостатъци:
- Няма версия на iOS (официална);
- Труден за разбиране интерфейс;
- Функциите на безплатния план са ограничени
Подобно на повечето програми с отворен код, TagSpaces е достъпен за всички популярни платформи и не изисква инсталиране на работния плот. В Windows просто трябва да изтеглите архива (само 70 MB) с програмата и да го разархивирате в желаната директория. Това е чудесно, ако не харесвате „облаците“, но искате да имате точната информация на една ръка разстояние. Те го поставят на USB флашка или в споделена папка и работят изолирано от останалия свят.
След като стартирате програмата, трябва само да приемете лицензионното споразумение и веднага можете да започнете работа. Без регистрации, пароли и други неща за вас. Само малка обиколка на самата програма.
Основната цел на програмата е да организира файлове на вашия компютър. Самите файлове не са засегнати по никакъв начин, а програмата работи напълно офлайн. TagSpaces е по-скоро допълнение към стандартния File Explorer, отколкото програма за организиране на информация.
Следователно, за да започнете, трябва да изберете директориите, които искате да организирате. Това може да бъде всяка папка на вашия компютър. Името на каталога може да бъде различно от името на самата папка, както и да конфигурирате опциите за показване (списък, таблица, галерия) и да изберете каталога по подразбиране.
Информационна организация
Папките могат да се добавят една към друга и можете бързо да отидете до папката, но вече в стандартния Explorer.
Режими на показване на информация
В зависимост от съдържанието на папката, показването й се променя. По някаква причина настройките на папката по подразбиране се нулират и всички папки показват последните избрани опции.
За разлика от обикновения Explorer, няма толкова много опции за работа с файлове. Можете да създадете текстов файл (с поддръжка на Markdown), да добавите папки и общо взето това е.
Защо трябва да инсталирате TagSpaces?
Целият "чип" във възможността за добавяне на тагове към файлове или папки. Можете лесно да добавите необходимите тагове към финансови документи, снимки, музика или всякакви други файлове. Когато изберете такъв етикет, ще се покаже необходимата информация и вече не е необходимо да преглеждате различни папки в търсене.
Самите тагове се записват в свойствата на файла, което ви позволява да работите с тях дори без инсталирана програма.
Самите разработчици твърдят, че програмата може да се използва и като алтернатива на Evernote. Това, което трудно вярвам.
Когато създадете бележка, нейно копие се записва като файл в избраната директория. Поддържат се формати Text, Markdown и HTML. Има и уеб клипер за Chrome, който може да записва страници директно на вашите устройства.
Програмата поддържа и различни разширения, които са насочени основно към подпомагане на отварянето на различни формати.
TagSpaces е с отворен код, но не е безплатен. Според разработчиците безплатният план е достатъчен за повечето потребители. Но дори и за ревюто ограниченията му не ми бяха достатъчни. Професионалната версия ще струва €39.
Струва ли си да вземете?
Моето мнение е не. Докато работех с програмата, не видях практическите ползи от този начин на организиране на информация. Вътре в интерфейса организацията по тагове изглежда удобна, бърза навигация и търсене на необходимата информация.
На практика навигацията дори в самата програма е много неудобна. За да се движите между директории, трябва да направите няколко допълнителни кликвания. Таговете са в отделен раздел и при преглеждане на файлове дори не се виждат веднага.
За да добавите информация, трябва да извършите и десетки ненужни действия. В резултат на това работата предизвиква само раздразнение, а не бързо и удобно търсене на файлове. И за да работите с файлове, все още трябва да преминете към стандартния Explorer.
Колекционерството, на първо място, е свързано със събирането на еднотипни вещи. По рафтовете има компактдискове, марки овехтяват в албумите, а едно чекмедже на бюрото е вдлъбнато със стотици капачки от бирени бутилки. Има обаче и други видове колекции, които не можете да извадите от рафта и да изпуснете от чекмеджето. Например, домакините обичат да събират рецепти за готвене. Съставките и пропорциите им се записват внимателно в тетрадка и се пазят в тайна от съпрузите им. А съпрузите междувременно водят дневник на спомените - колекция от хобита на младостта, която описва всички победи на любовния фронт. Ако желаете, всеки тип колекция може да бъде описан с помощта на софтуер и тази статия ще се фокусира върху универсален продукт, Smart Items.
Програмата е предназначена за систематизиране на всякакви видове колекции, независимо от тяхната ориентация и същественост. В допълнение, функция на приложението е възможността за експортиране на колекцията във формати, достъпни за мобилни устройства.
Smart Items включва четири демонстрационни колекции, които да ви помогнат да започнете с програмата. Интерфейсът му по подразбиране е на английски, но в настройките на приложението е възможно да превключите на руски.
Работният прозорец Smart Items се състои от три панела. Вляво, в горната част на страничната лента, има списък на всички експонати в колекцията. Може да има дървовидна структура, организирана в категории. Под тях има панел с филтри. Ако не е избран елемент, се показват всички елементи в текущата категория на колекцията. В противен случай започва отсяването на ненужните експонати. Основната част от работния прозорец е запазена за показване на списък с елементи. В зависимост от типа колекция списъкът с колони може да е различен. Променя се автоматично при превключване на групи. Двукратното щракване с левия бутон на мишката отваря съдържанието на текущия елемент в колекцията. Прозорецът с неговите детайли също може да бъде различен, като има не само уникални полета на базата данни, но и методи за оформление на текст и неговия дизайн.
Както споменахме по-рано, програмата е универсална, позволявайки ви да систематизирате всякакъв тип колекция. Всеки от тях може да има своя собствена структура от данни. Smart Items съдържа четири опции за събиране – въвеждане на акаунти от сайтове (имена, пароли), марки, рецепти и снимки. Освен това си струва да подчертаете списъка с контакти отделно. Това не е "колекция от хора", както може да си помислите в началото, а списък на длъжници, познати, на които сте дали своите ценни вещи, описани от програмата.
Структурата на колекцията се редактира в компонента Smart Items Creator. Левият страничен панел съдържа списък с вече компилирани типове колекции, а основната част от работния прозорец е запазена за инструменти за редактиране на структура. 
Основната дистрибуция на програмата съдържа информация за CD/DVD колекции с произволни данни, музикални компактдискове, филми, книги, снимки и HTML страници. Всяка от колекциите съдържа свой собствен списък с полета. Всяко поле включва име, тип, режим на показване и няколко допълнителни флага. Типът поле може да има няколко стойности - избор или превключване на режими, обикновен текст, HTML, изображение, изглед на списък, памет, както и фрагмент от дървовидна структура. Стойностите в едно поле могат да бъдат числови (със знак или без знак), низ или дата. Освен това можете да опишете формата на показване на полето, което се състои в посочване на неговите размери на екрана.
След като описанието на полетата за колекцията е завършено, можете да отворите редактора на интелигентни елементи и да започнете да въвеждате информация за експонатите. 
Интерфейсът за въвеждане на нови елементи зависи от структурата на самата колекция. Следователно, в зависимост от вида на елементите, от начина, по който настройвате полетата в Smart Items Creator, диалоговият прозорец за въвеждане на техните описания ще се променя.
Повечето от начините за въвеждане на информация са стандартни. Обикновен текст - въвеждаме текст, картина - посочваме графичен файл и т.н. Особено внимание заслужава въвеждането на данни в HTML формат. 
За работа с HTML е създаден отделен редактор. Той използва компоненти на Internet Explorer, инсталирани в системата. Редакторът има всички основни функции, използвани при форматиране на текст. Можете да промените стила на шрифта, размера, цвета. Можете също да промените цвета на фона. Документът може да съдържа таблици, връзки към външни документи. Програмата поддържа проверка на правописа, но по време на тестването не работи. Текстът на руски и английски е въведен с грешки - няма реакция от програмата. Думите не са подчертани и принудителното валидиране не дава предупреждения за грешка.
Друг инструмент, който опростява въвеждането на данни, е възможността за импортиране на структури от папки от оптични или твърди дискове. В първия случай трябва да поставите диска в устройството и да започнете операцията по сканиране. По същия начин е удобно да се организират дискове с универсални проекти, на които може да се запише всичко. Втората опция за импортиране е да посочите папка на вашия твърд диск. Сканира се цялата структура на директорията, включена в избраната от потребителя папка. 
При въвеждане на информация за експонатите от колекцията можете да създавате нови категории. Те ще служат като филтри за по-нататъшно гледане. Категориите могат да имат вложена структура.
Ценни експонати от колекции често стават обект на внимателно внимание от близки. Един приятел поиска да гледа филм, дъщерята заведе слона на детска градина, съпругата извади древна най-рядка марка от албума, залепи я на плик и изпрати писмо на майка си. Безценната реликва отплава към тъщата. Ако няма начин да се спрат такива неща, тогава бих искал по някакъв начин да ги проследя. Спомняйки си на кого е даден артикулът, винаги можете да го поискате обратно.
За да разрешите този проблем, Smart Items ви позволява да създадете списък с контакти. Всяко лице получава име, фамилия, телефонен номер, имейл адрес, домашен адрес. След като бъде създаден поне един контакт, операцията за прехвърляне на артикул става достъпна. 
Избирате артикул от колекцията, в отворилия се диалогов прозорец посочвате контакт, както и срок за връщане на артикула. Крайният срок автоматично се задава на текущата дата. В допълнение към прехвърлянето на артикули на друго лице са възможни операции по връщане, както и удължаване на периода на престой на експоната извън вашата колекция.
Програмата ви позволява да експортирате данни във формати, достъпни за мобилни устройства. Това позволява колекциите да се показват от PDA, както и от телефони с Windows Mobile. За тази цел Smart Items включва конвертор, който освен всичко друго ви позволява да създавате документи, които могат да работят в среда на Java. И накрая, базата данни може да бъде експортирана във формат MySQL.
Търсенето на информация в базата данни е възможно чрез въвеждане на текстова заявка. Освен това можете да използвате уникален идентификатор на устройство при търсене. Когато създавате колекции от оптични медии, този параметър е едно от полетата на базата данни.
Програмата има локална помощна система на английски език. Някои от компонентите на Smart Items не са преведени на руски език.
Основното предимство на Smart Items е неговата гъвкавост. Програмата ви позволява самостоятелно да формирате структурата на базата данни, което означава възможност за точно описание на всяка колекция. Това в известен смисъл може да се счита за недостатък. Основните структури са лесни за използване. Но изграждането на собствена база се превръща в много трудоемка задача. Редакторът на структурата на базата данни не може да се нарече интуитивен. От друга страна, ако използвате само предлаганите по подразбиране бази данни, тогава не би трябвало да има трудности при организирането на колекцията.