Όποιος έχει συντάξει ποτέ οικονομικές καταστάσεις σύμφωνα με τις απαιτήσεις των ΔΠΧΑ γνωρίζει πόσο χρόνο χρειάζεται για να αντιγράψει τους πίνακες από το Excel στο Word και στη συνέχεια να τους μορφοποιήσει. Ας εξοικονομήσουμε πολύ χρόνο. Τώρα θα χρειαστεί να εισαγάγετε τους πίνακες που χρειάζεστε μόνο μία φορά - θα ενημερωθούν αυτόματα όταν αλλάξουν.
Έτσι, έχουμε ετοιμάσει πίνακες που θα μεταφερθούν σε ένα έγγραφο στο Microsoft Excel. Ας πούμε ότι είναι μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Ας πούμε έτσι.
Όπως μπορείτε να δείτε, είναι το καλύτερο Excel. Έχει πολλά πλεονεκτήματα. Πρώτα απ 'όλα, είναι βολικό να εργαστείτε, μπορεί να περιέχει τους απαραίτητους υπολογισμούς, τύπους, είναι βολικό να παρακολουθείτε από πού προέρχονται τα δεδομένα (υψηλής ποιότητας διαδρομή ελέγχου), κ.λπ. .Το πρόβλημα είναι ότι δεν βρίσκεται σε αρχείο Word.Και αυτό το πρόβλημα είναι σοβαρό.
Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το επικολλήσετε στο Microsoft Word:
(1) τοποθετήστε το με μια εικόνα (πλεονεκτήματα - δεν μπορεί να αλλάξει, διατηρείται η ακριβής μορφοποίηση, μειονεκτήματα - και πάλι, δεν μπορεί να αλλάξει, ζυγίζει πολύ, εάν εισάγετε 30-40 τέτοιους πίνακες, ενδέχεται να υπάρχουν προβλήματα με την αποστολή μέσω email, ειδικά από εταιρικό γραμματοκιβώτιο), Και
(2) τοποθετήστε το ως κείμενο (πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα - ακριβώς το αντίθετο).
Και οι δύο μέθοδοι έχουν σημαντικό πρόβλημα. Όταν αλλάζετε αρχεία προέλευσης με πίνακες, πρέπει να εισαχθούν ξανά. Κατά την προετοιμασία εκθέσεων, για τις οποίες έγραψα στην αρχή, είναι πιθανό οι πίνακες να ενημερώνονται με αξιοζήλευτη τακτική, ας πούμε 5-10 φορές κατά την προετοιμασία. Για να αποφύγετε το χάσιμο χρόνου με την ενημέρωση πινάκων, προτείνω την εισαγωγή σχετικών πινάκων.
Πώς να εισαγάγετε έναν συνδεδεμένο πίνακα από το Excel στο Word
(1) Επιλέξτε τον πίνακα Excel που θέλετε να εισαγάγετε στο έγγραφο του Word και κάντε κλικ αντίγραφο,
(2) μεταβείτε στο Word, τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε τον πίνακα και κάντε κλικ Συνδέστε και διατηρήστε την αρχική μορφοποίηση.
Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Office (το στιγμιότυπο οθόνης έχει ληφθεί από το Microsoft Office 2010), κάντε κλικ Ειδικό ένθετο...Και επιλέξτε την επιλογή στο παράθυρο που εμφανίζεται Να δέσουν, αντί για Εισαγωγή, που είναι η προεπιλογή.
Το αποτέλεσμα μοιάζει με αυτό.
Πιθανότατα έχετε παρατηρήσει ότι μπορείτε να συνδέσετε σε διαφορετικές μορφές. Κάθε ένα από αυτά έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Επιλέξτε με βάση τις προσωπικές σας προτιμήσεις. Το κύριο πράγμα είναι ότι ο πίνακας που έχει εισαχθεί θα ενημερωθεί μαζί με την ενημέρωση των πινάκων στο Excel (όταν ξεκινάτε το Word, θα σας ζητήσει να ενημερώσετε τα εξωτερικά δεδομένα - μην διστάσετε να κάνετε κλικ Εκσυγχρονίζω). Τώρα δεν θα ξεχάσετε να ενημερώσετε έναν πίνακα από τους 40 που έχουν εισαχθεί στο έγγραφο!
Εάν θέλετε να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel στην καθημερινή σας εργασία και να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο, δώστε προσοχή σε αυτά τα βιβλία: Microsoft Excel 2010 με παραδείγματα και Microsoft Excel 2010. Βίβλος χρήστη.
Τελευταία νέα
Advanced Excel: Γιατί σταμάτησα να χρησιμοποιώ τη συνάρτηση V...
Έχω ήδη γράψει για το γεγονός ότι η συνάρτηση VLOOKUP (VLOOKUP) είναι ίσως η πιο χρήσιμη συνάρτηση μετά από απλές αριθμητικές πράξεις...
Πώς το Excel υπολογίζει εκ νέου ένα βιβλίο εργασίας και γιατί πρέπει να αποφεύγεται η μεταβλητότητα...
Εάν εργάζεστε συχνά με μεγάλα αρχεία που εκτελούν μεγάλο αριθμό υπολογισμών που εξαρτώνται ο ένας από τον άλλο, o...
Πώς να φτιάξετε γρήγορα ένα γράφημα καταρράκτη
Το Excel δεν διαθέτει τυπικά γραφήματα Waterfall. Επομένως, για τη δημιουργία αυτού του τύπου διαγραμμάτων, συνήθως χρησιμοποιείται gis...
Παράθυρο ελέγχου για την παρακολούθηση των αποτελεσμάτων
Συμβαίνει συχνά να δουλεύουμε με μεγάλους πίνακες που υπολογίζουν τελικά 1-2 δείκτες, αλλά εξαρτώνται από...
Διάγραμμα κουκκίδων για σύγκριση προγραμματισμένων δεικτών και πραγματικών...
Συχνά υπάρχει ανάγκη σύγκρισης των κύριων χρηματοοικονομικών και οικονομικών δεικτών με τους προγραμματισμένους, για παράδειγμα, με σκοπό την...
Ο Tatsuo Horiuchi είναι ένας 73χρονος καλλιτέχνης που σχεδιάζει στο Excel.
«Δεν έχω χρησιμοποιήσει ποτέ το Excel στη δουλειά, αλλά έχω δει άλλους ανθρώπους να κάνουν μερικά πολύ ωραία γραφήματα και γραφήματα σε αυτό...
Πώς να αυξήσετε έναν αριθμό σε δύναμη και να εξαγάγετε τη ρίζα
Γνωρίζατε ότι για να αυξήσετε έναν αριθμό σε ισχύ στο Excel υπάρχει ένα ειδικό σύμβολο ^ (σε έξι στα αγγλικά...
Σημείωση:Αυτό το άρθρο έχει εξυπηρετήσει το σκοπό του και σύντομα θα διακοπεί. Για να αποφύγουμε σφάλματα "Η σελίδα δεν βρέθηκε", αφαιρούμε συνδέσμους που γνωρίζουμε. Εάν έχετε δημιουργήσει συνδέσμους προς αυτήν τη σελίδα, καταργήστε τους και μαζί μπορούμε να διατηρήσουμε τη συνέπεια σε ολόκληρο τον ιστό.
Όταν εργάζεστε με το Office, υπάρχουν διάφοροι τρόποι κοινής χρήσης δεδομένων μεταξύ εφαρμογών. Ένας τρόπος είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα δεδομένα, αλλά μπορείτε επίσης να τα συνδέσετε με μια πηγή ώστε να ενημερώνεται αυτόματα ή να τα ενσωματώσετε ώστε να ενημερώνετε τα δεδομένα μόνο με μη αυτόματο τρόπο ανοίγοντας το αρχείο. Επιπλέον, η χρήση ενός συνδεδεμένου αντικειμένου σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια σύνδεση σε μέρος ενός αρχείου, όπως πολλά κελιά σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της σύνδεσης και της ενσωμάτωσης
Λέξη
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι ορίστε μια επιλογή Από αρχείο.
Βρείτε και επιλέξτε το αρχείο στο οποίο θέλετε να οδηγεί ο σύνδεσμος και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
Επιλέξτε το πλαίσιο σύνδεσμος προς αρχείο ».
Συμβουλή: Ως εικονίδιο.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετε Εντάξειεάν χρησιμοποιείτε το Excel.
Αλλαγή συνδεδεμένων δεδομένων
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Συνδέσεις.
Αν η ομάδα Συνδέσειςμη διαθέσιμο σημαίνει ότι δεν υπάρχουν συσχετισμένα δεδομένα στο αρχείο.
Στο κεφάλαιο Αρχικό αρχείο Ανοιχτή πηγή.
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι ορίστε μια επιλογή Από αρχείο.
Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
Καταργήστε την επιλογή σύνδεσμος προς αρχείο .
Συμβουλή:Εάν θέλετε να εμφανίσετε μόνο ένα εικονίδιο στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να δείτε λεπτομέρειες, επιλέξτε το Ως εικονίδιο.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετεεάν χρησιμοποιείτε το Word ή το κουμπί Εντάξειεάν χρησιμοποιείτε το Excel.
Αλλαγή ενσωματωμένων δεδομένων
Κάντε διπλό κλικ στο ενσωματωμένο αντικείμενο.
Κάντε τις αλλαγές σας και αποθηκεύστε τις.
Στο μενού Αρχείοεντολή επιλογής.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο, και μετά - στοιχείο Εισαγωγή συνδέσμου.
Στο χωράφι Πως Φύλλο Microsoft Excelκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
PowerPoint
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Κάντε κλικ στη θέση όπου θέλετε να ενσωματώσετε το αρχείο.
Στο μενού Εισάγετεεπιλέξτε αντικείμενο ένα αντικείμενο, και μετά - από αρχείο.
Εάν χρειάζεται να ενσωματώσετε ένα φύλλο Excel, πρέπει να είναι το πρώτο στο βιβλίο εργασίας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετεκαι μετά το κουμπί Εντάξει.
Αλλαγή ενσωματωμένων δεδομένων
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Ανοίξτε την καρτέλα αρχείοκαι πατήστε το κουμπί Εκσυγχρονίζω.
Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Κλείσιμο και επιστροφή στο [όνομα αρχείου].
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επικολλήσετε (για παράδειγμα, μια περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel).
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο.
Στο χωράφι Επικόλληση ωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Φύλλο Microsoft Excelκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
Προέχω
Σύνδεση δεδομένων μεταξύ αρχείων Word και Excel
Εάν τα δεδομένα βρίσκονται σε αρχείο Excel και οι σχετικές πληροφορίες βρίσκονται σε αρχείο Word, μπορείτε να τα συνδέσετε για να διευκολύνετε την ενημέρωση. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συνδέσετε τα πιο πρόσφατα έσοδα από πωλήσεις με μια μηνιαία αναφορά κατάστασης. Η αναφορά είναι ένα έγγραφο του Word και τα δεδομένα εσόδων από πωλήσεις βρίσκονται σε ένα φύλλο Excel. Μόλις συνδέσετε το έγγραφο και το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα στην αναφορά κατάστασης θα ενημερωθούν αυτόματα όταν αλλάξουν οι πληροφορίες εσόδων από τις πωλήσεις σας. Είναι επίσης πιθανό οι οδηγίες από ένα έγγραφο του Word να πρέπει να επικολληθούν σε πολλά αρχεία Excel. Εάν χρησιμοποιείτε δέσμευση δεδομένων, οι αλλαγές στις οδηγίες θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα σε όλα τα αρχεία Excel.
Κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε τον σύνδεσμο.
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι ορίστε μια επιλογή Από αρχείο.
Επιλέξτε το αρχείο στο οποίο θέλετε να οδηγεί ο σύνδεσμος και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
Επιλέξτε το πλαίσιο σύνδεσμος προς αρχείο ».
Συμβουλή:Εάν θέλετε να εμφανίσετε μόνο ένα εικονίδιο στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να δείτε λεπτομέρειες, επιλέξτε το Ως εικονίδιο.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετεεάν χρησιμοποιείτε το Word ή το κουμπί Εντάξειεάν χρησιμοποιείτε το Excel.
Αλλαγή συνδεδεμένων δεδομένων
Στο μενού δεδομέναεπιλέξτε ομάδα αλλαγή συνδέσεων.
Στο κεφάλαιο Αρχικό αρχείοεπιλέξτε το αρχείο που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί Ανοιχτή πηγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Κάντε κλικ στο σχετικό αρχείο. Σημειώστε ότι υπάρχουν αλλαγές στο αρχείο.
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη σχέση μεταξύ δύο αρχείων, χωρίς να ενημερώνεται το κύριο αρχείο όταν αλλάζει το άλλο αρχείο, μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε δεδομένα σε καταστάσεις όπου δεν θέλετε να ενημερώνεται η αναφορά κατάστασης όταν γίνονται αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel ή δεν θέλετε το φύλλο εργασίας του Excel να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις οδηγίες. Επειδή όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα μόνο αρχείο, η ενσωμάτωση δεδομένων είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου θέλετε να στείλετε μια ηλεκτρονική έκδοση ενός αρχείου σε χρήστες που δεν έχουν πρόσβαση στο ενσωματωμένο αρχείο.
Κάντε κλικ στη θέση όπου θέλετε να ενσωματώσετε το αρχείο.
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι ορίστε μια επιλογή Από αρχείο.
Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να ενσωματώσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
Εάν χρειάζεται να ενσωματώσετε ένα φύλλο Excel, πρέπει να είναι το πρώτο στο βιβλίο εργασίας.
Συμβουλή:Εάν θέλετε να εμφανίσετε μόνο ένα εικονίδιο στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να δείτε λεπτομέρειες, επιλέξτε το Ως εικονίδιο.
Καταργήστε την επιλογή Σύνδεσμος στο αρχείοκαι πατήστε το κουμπί Εισάγετε, εάν χρησιμοποιείτε το Word ή το κουμπί Εντάξει, εάν χρησιμοποιείτε το Excel.
Αλλαγή ενσωματωμένων δεδομένων
Κάντε διπλό κλικ στο ενσωματωμένο αρχείο.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Στο μενού αρχείοεπιλέξτε ομάδα Εκσυγχρονίζω.
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο, και μετά - στοιχείο Εισαγωγή συνδέσμου.
Στο χωράφι Πωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Έγγραφο Microsoft Wordκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
Λέξη
Σύνδεση δεδομένων μεταξύ αρχείων Word και Excel
Εάν τα δεδομένα βρίσκονται σε αρχείο Excel και οι σχετικές πληροφορίες βρίσκονται σε αρχείο Word, μπορείτε να τα συνδέσετε για να διευκολύνετε την ενημέρωση. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συνδέσετε τα πιο πρόσφατα έσοδα από πωλήσεις με μια μηνιαία αναφορά κατάστασης. Η αναφορά είναι ένα έγγραφο του Word και τα δεδομένα εσόδων από πωλήσεις βρίσκονται σε ένα φύλλο Excel. Μόλις συνδέσετε το έγγραφο και το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα στην αναφορά κατάστασης θα ενημερωθούν αυτόματα όταν αλλάξουν οι πληροφορίες εσόδων από τις πωλήσεις σας. Είναι επίσης πιθανό οι οδηγίες από ένα έγγραφο του Word να πρέπει να επικολληθούν σε πολλά αρχεία Excel. Εάν χρησιμοποιείτε δέσμευση δεδομένων, οι αλλαγές στις οδηγίες θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα σε όλα τα αρχεία Excel.
Ανοιχτή πηγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Θυμηθείτε ότι οι αλλαγές περιέχονται σε ένα συνδεδεμένο αρχείο.
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη σχέση μεταξύ δύο αρχείων, χωρίς να ενημερώνεται το κύριο αρχείο όταν αλλάζει το άλλο αρχείο, μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε δεδομένα σε καταστάσεις όπου δεν θέλετε να ενημερώνεται η αναφορά κατάστασης όταν γίνονται αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel ή δεν θέλετε το φύλλο εργασίας του Excel να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις οδηγίες. Επειδή όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα μόνο αρχείο, η ενσωμάτωση δεδομένων είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου θέλετε να στείλετε μια ηλεκτρονική έκδοση ενός αρχείου σε χρήστες που δεν έχουν πρόσβαση στο ενσωματωμένο αρχείο.
Για παράδειγμα Σεντόνικαι πατήστε το κουμπί Αλλαγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Κλείσιμο και επιστροφή στο [όνομα αρχείου].
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς ένα μέρος ενός αρχείου. Για παράδειγμα, σε μια μηνιαία αναφορά κατάστασης, μπορεί να θέλετε να συνδέσετε μια συγκεκριμένη περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel και όχι σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συνδέσετε συγκεκριμένες οδηγίες από ένα έγγραφο του Word και όχι ολόκληρο το έγγραφο.
Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επικολλήσετε (για παράδειγμα, μια περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel).
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο, και μετά - στοιχείο Εισαγωγή συνδέσμου.
Στο χωράφι Πωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Φύλλο Microsoft Excelκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
PowerPoint
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη σχέση μεταξύ δύο αρχείων, χωρίς να ενημερώνεται το κύριο αρχείο όταν αλλάζει το άλλο αρχείο, μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συμπεριλάβετε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες εσόδων από πωλήσεις στη μηνιαία αναφορά κατάστασής σας. Η αναφορά είναι μια παρουσίαση PowerPoint και τα δεδομένα εσόδων από πωλήσεις βρίσκονται σε φύλλο Excel. Αφού ενσωματώσετε ένα φύλλο σε μια παρουσίαση, τα αρχεία παραμένουν συνδεδεμένα.
Κάντε κλικ στη θέση όπου θέλετε να ενσωματώσετε το αρχείο.
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι ορίστε μια επιλογή Δημιουργία από αρχείο.
Βρείτε και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να ενσωματώσετε.
Εάν χρειάζεται να ενσωματώσετε ένα φύλλο Excel, πρέπει να είναι το πρώτο στο βιβλίο εργασίας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετεκαι μετά το κουμπί Εντάξει.
Εάν τα δεδομένα από το ενσωματωμένο αρχείο δεν είναι ορατά, σύρετε τη λαβή αλλαγής μεγέθους μέχρι να εμφανιστούν τα περιεχόμενα του αρχείου.
Αλλαγή ενσωματωμένων δεδομένων
Κάντε κλικ στο ενσωματωμένο αρχείο.
Στο μενού Επεξεργασίατοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το στοιχείο Αντικείμενο [τύπος αντικειμένου], Για παράδειγμα Σεντόνικαι πατήστε το κουμπί Αλλαγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Κλείσιμο και επιστροφή στο [όνομα αρχείου].
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Μπορείτε να ενσωματώσετε μόνο μέρος ενός αρχείου. Για παράδειγμα, σε μια μηνιαία αναφορά κατάστασης, μπορεί να θέλετε να ενσωματώσετε όχι ολόκληρο το φύλλο Excel, αλλά μόνο ένα συγκεκριμένο εύρος κελιών μέσα σε αυτό.
Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επικολλήσετε (για παράδειγμα, μια περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel).
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο.
Στο χωράφι Επικόλληση ωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Φύλλο Microsoft Excelκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
Προέχω
Σύνδεση δεδομένων μεταξύ αρχείων Word και Excel
Εάν τα δεδομένα βρίσκονται σε αρχείο Excel και οι σχετικές πληροφορίες βρίσκονται σε αρχείο Word, μπορείτε να τα συνδέσετε για να διευκολύνετε την ενημέρωση. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συνδέσετε τα πιο πρόσφατα έσοδα από πωλήσεις με μια μηνιαία αναφορά κατάστασης. Η αναφορά είναι ένα έγγραφο του Word και τα δεδομένα εσόδων από πωλήσεις βρίσκονται σε ένα φύλλο Excel. Μόλις συνδέσετε το έγγραφο και το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα στην αναφορά κατάστασης θα ενημερωθούν αυτόματα όταν αλλάξουν οι πληροφορίες εσόδων από τις πωλήσεις σας. Είναι επίσης πιθανό οι οδηγίες από ένα έγγραφο του Word να πρέπει να επικολληθούν σε πολλά αρχεία Excel. Εάν χρησιμοποιείτε δέσμευση δεδομένων, οι αλλαγές στις οδηγίες θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα σε όλα τα αρχεία Excel.
Το αρχείο προέλευσης επιλέξτε το επιθυμητό αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Ανοιχτή πηγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Θυμηθείτε ότι οι αλλαγές περιέχονται σε ένα συνδεδεμένο αρχείο.
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη σχέση μεταξύ δύο αρχείων, χωρίς να ενημερώνεται το κύριο αρχείο όταν αλλάζει το άλλο αρχείο, μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε δεδομένα σε καταστάσεις όπου δεν θέλετε να ενημερώνεται η αναφορά κατάστασης όταν γίνονται αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel ή δεν θέλετε το φύλλο εργασίας του Excel να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις οδηγίες. Επειδή όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα μόνο αρχείο, η ενσωμάτωση δεδομένων είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου θέλετε να στείλετε μια ηλεκτρονική έκδοση ενός αρχείου σε χρήστες που δεν έχουν πρόσβαση στο ενσωματωμένο αρχείο.
Για παράδειγμα Σεντόνικαι πατήστε το κουμπί Αλλαγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Κλείσιμο και επιστροφή στο [όνομα αρχείου].
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς ένα μέρος ενός αρχείου. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο όχι σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας του Excel, αλλά μόνο σε μια συγκεκριμένη περιοχή κελιών μέσα σε αυτό.
Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επικολλήσετε (για παράδειγμα, πολλές προτάσεις σε ένα έγγραφο του Word).
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο, και μετά - στοιχείο Εισαγωγή συνδέσμου.
Στο χωράφι Πωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Έγγραφο Microsoft Wordκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
Πολύ συχνά, κατά την επίλυση διαφόρων εργασιών γραφείου, αποθηκεύουμε και επεξεργαζόμαστε δεδομένα είτε σε υπολογιστικά φύλλα Excel είτε στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου του Word. Επιπλέον, τις περισσότερες φορές αυτά τα δεδομένα είναι αλληλένδετα. Για παράδειγμα, ένας πίνακας του Excel ή ένα τμήμα του αντιγράφεται και επικολλάται στο Word.
Τα πλεονεκτήματα αυτής της προσέγγισης είναι προφανή: ο χρήστης δεν συνδέεται με την επιλογή των μέσων αποθήκευσης δεδομένων.
Ωστόσο, υπάρχει επίσης ένα σημαντικό μειονέκτημα, δηλαδή: εάν τα δεδομένα στον πίνακα προέλευσης αλλάξουν, τότε πρέπει να διασφαλίσουμε ότι αυτά τα δεδομένα διορθώνονται σε όλα τα σχετικά έγγραφα. Επομένως, το θέμα της αντιγραφής, ενσωμάτωσης και σύνδεσης δεδομένων από διάφορα έγγραφα αποδεικνύεται πολύ σχετικό. Σε αυτό το βίντεο εκμάθησης, θέλω να σας πω με ποιους τρεις τρόπους μπορούμε να αντιγράψουμε δεδομένα από το Excel στο Word, καθώς και πώς να δημιουργήσουμε μια σύνδεση μεταξύ αυτών των δεδομένων.
Ο πίνακας που προκύπτει είναι ένας πολύ συνηθισμένος πίνακας του Word. Μπορούμε να το μορφοποιήσουμε ή να το επεξεργαστούμε όπως θέλουμε: να αλλάξουμε ή να προσθέσουμε δεδομένα. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αρχικός πίνακας του Excel δεν αλλάζει με κανέναν τρόπο. Ομοίως, εάν κάνω αλλαγές στον αρχικό πίνακα, δεν θα αλλάξει τίποτα στον αντιγραμμένο πίνακα. Απλό, αλλά όχι εντελώς βολικό.
Η δεύτερη μέθοδος αντιγραφής δεδομένων περιλαμβάνει την εισαγωγή ενός πίνακα Excel σε ένα έγγραφο του Word ως πλήρες αντικείμενο. Αυτή τη φορά, κατά την αντιγραφή, θα χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Paste Special. Όπως και πριν, ο πίνακας με τα δεδομένα στα δύο έγγραφά μας δεν είναι συνδεδεμένος μεταξύ τους, κάτι που είναι άβολο. Ωστόσο, όταν εργάζεστε στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου word, έχουμε έναν πλήρη πίνακα Excel στον οποίο μπορείτε να εισάγετε τύπους, να δημιουργήσετε γραφήματα και όλα θα λειτουργήσουν.
Η τελευταία, τρίτη μέθοδος αντιγραφής δεδομένων περιλαμβάνει τη σύνδεσή τους κατά τη διάρκεια μιας ειδικής επικόλλησης. Εμφανισιακά, ο πίνακας που εμφανίζεται δεν διαφέρει από τους προηγούμενους, αλλά στην ουσία είναι ένα εντελώς διαφορετικό αντικείμενο, διαφορετικό από τα προηγούμενα. Αυτή τη φορά δεν βλέπουμε έναν πίνακα, αλλά έναν σύνδεσμο προς την αρχική πηγή δεδομένων. Εάν συμβεί κάτι στα αρχικά δεδομένα του Excel, θα δούμε αμέσως αυτές τις αλλαγές στο έγγραφο κειμένου του Word. Για να επιτευχθεί αυτό, τα σχετικά δεδομένα πρέπει να ενημερωθούν εγκαίρως. Αφού κλείσουμε το έγγραφο κειμένου που προκύπτει, θα συνεχίσουμε να επεξεργαζόμαστε τον πίνακα του Excel. Στη συνέχεια, όταν ανοίγουμε ξανά το έγγραφο κειμένου, το Word μας προειδοποιεί ότι το έγγραφο περιέχει σχετικά δεδομένα που εξαρτώνται από μια εξωτερική πηγή και μας ζητά να το ενημερώσουμε.
Για να συνδέσετε δύο έγγραφα του Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Ειδικό ένθετο(μενού Επεξεργασία) ή εντολή Αρχείο(μενού Εισάγετε).
Σε περιπτώσεις όπου χρειάζεται να εισαγάγετε μέρος ενός εγγράφου, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την εντολή Ειδικό ένθετο.
Επειδή το κείμενο μπορεί να έχει διαφορετική μορφή σε διαφορετικά έγγραφα, για να διασφαλιστεί ότι το κείμενο που συνδέεται έχει επικολληθεί στη μορφή του εγγράφου προορισμού στο πλαίσιο λίστας Πωςκουτί διαλόγου Ειδικό ένθετοπρέπει να επιλέξετε μια επιλογή Κείμενο χωρίς μορφοποίηση.
Όταν ο δρομέας βρίσκεται μέσα σε μια περιοχή με δυνατότητα σύνδεσης του εγγράφου προορισμού, ολόκληρη η περιοχή είναι γκριζαρισμένη. Παρόλο που το συνδεδεμένο κείμενο μπορεί να επεξεργαστεί στο έγγραφο προορισμού, οι αλλαγές που έγιναν κατά την επεξεργασία θα χαθούν όταν ενημερωθεί ο σύνδεσμος. Το γκρι φόντο σας υπενθυμίζει ότι το επιλεγμένο τμήμα δεν πρέπει να υποβληθεί σε επεξεργασία. Εάν η περιοχή επικοινωνίας δεν είναι επισημασμένη, επιλέξτε Επιλογές(μενού Υπηρεσία) και στην καρτέλα Θέαστην αναπτυσσόμενη λίστα Σκίαση πεδίουεπιλέξτε τη γραμμή " Όταν επιλεγεί" ή " Πάντα».
Για να δείτε τα ονόματα των αρχείων στο έγγραφο προορισμού με τα οποία συσχετίζονται τα στοιχεία που έχουν εισαχθεί, επιλέξτε την εντολή Επιλογέςμενού Υπηρεσίακαι στην καρτέλα Θέαενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κωδικοί πεδίου. Σε αυτήν την περίπτωση, το έγγραφο δεν θα εμφανίζει τις εισαγόμενες πληροφορίες, αλλά ενδείξεις της σύνδεσης με τα αρχεία προέλευσης.
Πληροφορίες σχετικά με την παρουσία και τη φύση των συνδέσμων εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου Σύνδεσμοι (εντολή Συνδέσειςμενού Επεξεργασία) (Εικ. 7.7).
Ρύζι. 7.7. Πλαίσιο διαλόγου εντολών Συνδέσεις
Οι σύνδεσμοι μπορούν να ενημερωθούν αυτόματα εάν επιλεγεί το αντίστοιχο κουμπί. Κατά την εγκατάσταση της επιλογής Κατόπιν αίτησηςπραγματοποιείται ενημέρωση:
κατά το άνοιγμα ή την εκτύπωση ενός αρχείου εγγράφου προορισμού·
όταν πατάτε το πλήκτρο συντόμευσης ενημέρωσης πεδίου F9.
Σύνδεση πίνακα Excel και εγγράφου Word
Η διαδικασία για τη σύνδεση ενός πίνακα Excel και ενός εγγράφου του Word δεν διαφέρει από τη σύνδεση δύο εγγράφων του Word που συζητήθηκαν παραπάνω.
Το πιο σημαντικό στοιχείο όταν συνδέετε έναν πίνακα με ένα έγγραφο είναι η επιλογή μιας μορφής.
Όταν επιλέγετε μια μορφή Ενα αντικείμενοο πίνακας θα εισαχθεί ως αντικείμενο εφαρμογής του Excel και μπορεί να επεξεργαστεί στο Excel κάνοντας διπλό κλικ σε αυτό το αντικείμενο.
Για να εισαγάγετε έναν πίνακα ως πίνακα και όχι ως απλό κείμενο, επιλέξτε τη μορφή Κείμενο RTF. Σε αυτήν την περίπτωση, συνήθως πρέπει να επεξεργαστείτε το πλάτος των στηλών και το ύψος των σειρών για να κάνετε τον πίνακα να φαίνεται τακτοποιημένος.
Εάν επιλέξετε τη μορφή Κείμενο χωρίς μορφοποίηση, ο πίνακας δεν θα εισαχθεί ως πίνακας, αλλά ως απλό κείμενο, με τα δεδομένα στα διάφορα κελιά να χωρίζονται με καρτέλες.
Κατά την επιλογή μορφών ΣχέδιοΚαι Ράστερο πίνακας εισάγεται ως εικόνα και θα επεξεργαστεί χρησιμοποιώντας το Excel κάνοντας διπλό κλικ στην εικόνα. Όταν συνδέετε ένα γράφημα του Excel με ένα έγγραφο του Word, θα πρέπει πάντα να επιλέγετε τη μορφή Σχέδιο.
Γενικά, το Word είναι καλά προετοιμασμένο για την ενσωμάτωση ενός πίνακα Excel σε ένα έγγραφο ως αντικείμενο. Η τυπική γραμμή εργαλείων του Word έχει ένα κουμπί Προσθήκη πίνακα Excel l., το οποίο χρησιμοποιείται για την εισαγωγή ενός πίνακα Excel ως αντικείμενο σε ένα έγγραφο του Word. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί και επιλέγοντας το μέγεθος του πίνακα θα εισαχθεί ένας κενός πίνακας στο έγγραφό σας.
Κατά την ενσωμάτωση αντικειμένων, όλες οι ενέργειες εκτελούνται παρόμοια με τη σύνδεση, ενεργοποιείται μόνο η επιλογή Εισάγετεαντί Να δέσουν. Κατά την ενσωμάτωση ενός εγγράφου, δεν υπάρχει σύνδεση με τις πληροφορίες πηγής, αλλά παραμένει δυνατή η επεξεργασία του ενσωματωμένου εγγράφου χρησιμοποιώντας τα εργαλεία και τα μέσα της εφαρμογής προέλευσης.
Εάν χρειάζεται να εφαρμόσετε ένα μπλοκ πίνακα στο Word, είναι καλύτερο να το δημιουργήσετε στο Excel και να το μεταφέρετε σε ένα αρχείο κειμένου. Υπάρχουν δύο τρόποι για να γίνει αυτό - απλή εισαγωγή και εισαγωγή δεδομένων με τη δημιουργία συνδέσεων. Ωστόσο, αξίζει να λάβετε υπόψη ότι για να εισαγάγετε έναν πίνακα στο Word από το Excel, πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά τη διαδικασία.
Αντιγραφή και επικόλληση
Εάν ο πίνακας είναι μικρός σε μέγεθος και περιέχει την τελική έκδοση των περιεχομένων του, ο βέλτιστος τρόπος για να τον μετακινήσετε είναι η αντιγραφή και η απλή επικόλληση. Ο αλγόριθμος των ενεργειών είναι ο εξής:
– χρησιμοποιώντας την επιλογή «Χρήση τελικών στυλ μορφοποίησης» – τα περιεχόμενα της εισαγόμενης περιοχής θα μορφοποιηθούν αυτόματα στο ίδιο στυλ με το μπλοκ κειμένου, οι τιμές των κελιών μπορούν να αλλάξουν.
– επιλέγοντας την επιλογή «Εικόνα», το αρχικό σχέδιο θα διατηρηθεί, αλλά χάνεται η δυνατότητα προσαρμογής στην περιοχή του κελιού.
Πίνακας εισαγωγής
Εάν χρειάζεται να μεταφέρετε δεδομένα σε πίνακα με τη δυνατότητα να κάνετε αλλαγές στο αρχικό αρχείο και να ενημερώσετε τις τιμές στο Word, χρησιμοποιήστε μια άλλη μέθοδο:- Στο Excel, επιλέγεται και αντιγράφεται το επιθυμητό εύρος.
- Το αντικείμενο που αντιγράφηκε επικολλάται στο Word:
– «Σύνδεση και χρήση τελικών στυλ» – το στυλ σχεδίασης πίνακα προσαρμόζεται στην τελευταία παράγραφο του εγγράφου· όταν γίνονται αλλαγές στον πηγαίο κώδικα, αλλάζουν και οι τιμές στο Word.