کار با اسناد زمان زیادی را از کاربران، به خصوص کارمندان اداری می گیرد. اما برنامه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانند کار دستی را هنگام کار با اسناد با خودکار کردن برخی فرآیندها به طور قابل توجهی بهینه کنند. بسیاری از این راه حل ها آسان برای استفاده، بسیار راحت و ارزان هستند، و بنابراین در دسترس برای طیف گسترده ای از کاربران. این برنامه ها در این مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت.

سازمان اسناد

کاربرانی که باید با تعداد زیادی اسناد الکترونیکی سر و کار داشته باشند به خوبی از شرایطی آگاه هستند که با وجود سیستم سختگیرانه دایرکتوری ها و دایرکتوری های فرعی، یافتن سند مناسب زمان زیادی می برد. یکی از راه حل های این مشکل استفاده از یک برنامه فهرست نویسی ویژه است که وظیفه اصلی آن سازماندهی و مرتب سازی داده ها است که در نهایت جستجوی سریع اطلاعات لازم را تضمین می کند. تعداد زیادی از این فهرست‌نویس‌ها در بازار وجود دارد و همه آنها بر فهرست‌نویسی دیسک‌ها، پوشه‌ها و فایل‌ها یا برخی اطلاعات بسیار تخصصی (فیلم، سکه، تمبر و غیره) متمرکز هستند. هر فهرست‌نویس جهانی که به شما امکان فهرست‌نویسی پوشه‌ها و فایل‌های مختلف را می‌دهد، برای فهرست‌نویسی اسناد مناسب است. بسته WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) بهترین در میان چنین راه حل هایی در نظر گرفته می شود، اما بسیار گران است و قابلیت های آن به وضوح برای بسیاری از کاربران زائد است. برای اکثر افراد، استفاده از بسته استاندارد WinCatalog کافی است.

راه دیگر این است که اسناد مرتبط را در اسناد پیچیده با ساختار سلسله مراتبی ترکیب کنیم که در فایل های داده مربوط به این ساختارها ذخیره می شوند. در چنین اسناد ساختاری، به دلیل ساختار و قابلیت جستجوی پیشرفته در سند، پیمایش و یافتن اطلاعات مورد نیاز بسیار راحت تر است. علاوه بر این، چنین ساختاری به شما امکان می دهد یک جستجوی خارجی انجام دهید و اسناد را با تکه هایی از متن موجود در آنها جستجو کنید. به عنوان مثال، بسته Maple برای ایجاد اسناد با ساختار سلسله مراتبی طراحی شده است.

WinCatalog Standard

توسعه دهنده: WinCatalog.com

اندازه توزیع: 1.62 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

روش توزیع: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

قیمت: 200 روبل.

WinCatalog Standard یک فهرست نویس چند منظوره با کاربری آسان با رابط روسی زبان واضح است (شکل 1). این بسته به شما امکان می دهد داده ها را از هر رسانه ای که می تواند به رایانه شما متصل شود فهرست بندی کنید: فلاپی دیسک، درایوهای سخت و شبکه، سی دی های معمولی و سی دی های صوتی، دیسک های فشرده و غیره. با استفاده از آن، می توانید هر پوشه و فایلی را بدون در نظر گرفتن مکان آنها مرتب و سازماندهی کنید. می‌توانید داده‌ها را به صورت دستی (فوراً در پوشه‌های مجازی) یا با اسکن دیسک‌ها (از جمله بایگانی‌های Zip واقع در آنجا) در کاتالوگ وارد کنید - در این حالت، بهتر است پوشه‌ها و فایل‌های استخراج‌شده از دیسک‌ها را برای سهولت در پوشه‌های مجازی مرتب کنید. جهت گیری، که به لطف پشتیبانی از عملیات کشیدن و رها کردن زمان زیادی نمی برد.

برنج. 1. رابط استاندارد WinCatalog

مدیریت دایرکتوری عمومی آسان و راحت است. تقسیم داده‌ها به پوشه‌های موضوعی، جهت‌یابی را بسیار ساده می‌کند، و قرار دادن پوشه‌ها و آیتم‌های تودرتوی آن‌ها به راحتی با کشیدن و رها کردن ساده تغییر می‌کند. جستجوی پیشرفته (بر اساس نام، نظر، اندازه و تاریخ اصلاح؛ شکل 2)، که از عملیات Boolean و توانایی انتخاب یک پوشه خاص برای جستجو و همچنین در نظر گرفتن کلمات کلیدی پشتیبانی می کند (آنها را می توان با احتیاط به موارد کاتالوگ جداگانه اضافه کرد. ) به شما امکان می دهد سند مورد نظر را به سرعت پیدا کنید و جستجوی موارد تکراری حذف عناصر تکراری از مجموعه است. صادر کردن تمام یا بخشی از کاتالوگ اسناد به یک فایل CVS امکان پردازش داده ها را در برنامه دیگری (مثلاً MS Excel) می دهد، در حالی که صادرات به یک فایل HTML برای چاپ کاتالوگ راحت است.

برنج. 2. اسناد را در WinCatalog Standard جستجو کنید

افرا 6.25

توسعه دهنده: سیستم های اداری کریستال

اندازه توزیع: Maple - 5.3 MB، Maple Professional - 5.89 MB

کار تحت کنترل:ویندوز (همه نسخه ها)

روش توزیع:اشتراک‌افزار (دمو 30 روزه: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe، Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

قیمت: Maple - 21.95 دلار، Maple Professional - 30.95 دلار

Maple یک مدیر اسناد با استفاده آسان است که به شما امکان می دهد مواد مختلف را در ساختارهای سلسله مراتبی ترکیب کنید و در نتیجه اسناد ساختاریافته را دریافت کنید: طرح های تجاری، گزارش ها، یادداشت های تحلیلی، بروشورها و غیره. در چنین درختان سند سلسله مراتبی، اطلاعات متنوع با وضوح بیشتری ارائه می شود و یافتن هر سندی بسیار آسان تر از فهرست نویسی استاندارد است. برای مشاهده اسناد ایجاد شده در Maple، به یک Maple Reader مخصوص نیاز دارید که می‌توانید آن را به صورت رایگان در آدرس زیر دانلود کنید: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2.51 مگابایت). این بسته دارای یک رابط کاربری دوستانه است (شکل 3) و یادگیری آن به قدری آسان است که حتی عدم بومی سازی برنامه به زبان روسی مانعی برای اکثر کاربران نخواهد شد و بنابراین می توان این راه حل را به گسترده ترین مخاطبان توصیه کرد.

برنج. 3. رابط برنامه افرا

مدیر در دو نسخه ارائه شده است: Maple اصلی و توسعه یافته Maple Professional. از جمله تفاوت های اساسی نسخه توسعه یافته وجود عملکردهای اضافی مانند جستجوی اسناد، بررسی دستور زبان، رمزگذاری فایل و رزرو ساختارهای سلسله مراتبی است.

اساس هر سند در Maple یک درخت سلسله مراتبی از گره ها است، سطح تودرتو زیرگره ها که در آن، و همچنین تعداد آنها، محدود نیست. هر گره یک سند جداگانه است که نه تنها حاوی متن است (چه مستقیماً تایپ شده باشد، چه از کلیپ بورد چسبانده شود یا از اسناد در قالب‌های RTF، DOC، WRI، و HTML وارد شده باشد)، بلکه حاوی مطالب جدولی، گرافیک، پیوندهایی به بخش‌های اصلی نهایی است. سند یا فایل و غیره هنگام تهیه اسناد، استفاده از مجموعه ای استاندارد از توابع برای کار با متن ارائه می شود: تغییر نوع و اندازه فونت، ایجاد لیست ها، طراحی پاراگراف ها، استفاده از سبک ها و غیره. ادغام با MS Word به شما امکان می دهد از غلطگیر املا استفاده کنید. برای بررسی گرامر و جستجوی مترادف ها نه تنها در انگلیسی، بلکه در روسی نیز در MS Word تعبیه شده است. سیستم پشتیبان داخلی امکان ایجاد نسخه های پشتیبان فشرده از اسناد سلسله مراتبی (در فرمت های ZIP و CAB) را فراهم می کند. جادوگر رمزگذاری داخلی به شما کمک می کند اسناد حساس را با استفاده از الگوریتم رمزنگاری Blowfish رمزگذاری کنید. و ماژول جستجوی Finder به شما امکان می دهد اسناد لازم را بر اساس قطعه نام، نویسنده، نظرات، محتوا (شکل 4) و غیره به سرعت پیدا کنید.

برنج. 4. جستجوی اسناد بر اساس محتوا
در آنها متن در Maple

دسترسی سریع به اسناد

فناوری آماده سازی رایانه ای اسناد فرض می کند که اسناد ایجاد شده به طور مکرر در آینده مورد استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال، هنگام توسعه یک سند جدید، ممکن است به یک یا دو پاراگراف از سند دیروز نیاز داشته باشید، یا سند جدید به طور کلی یک کپی از سند قدیمی است، اما با اطلاعات متغیر تغییر یافته و غیره.

متأسفانه، کاربر همیشه نمی تواند نام سند مهم ایجاد شده در روز گذشته را به خاطر بسپارد و گاهی اوقات نمی داند کجا باید آن را جستجو کند. البته، شما باید به اسناد نام های معنی دار بدهید و آنها را در یک کاتالوگ منظم ذخیره کنید، اما، افسوس، به دلیل عجله، تماس های حواس پرتی و غیره، در غیر این صورت اتفاق می افتد. در نتیجه، جستجوی سند مورد نیاز می‌تواند زمان گرانبهای زیادی را صرف کند - به هر حال، این واقعیت نیست که بتوانید آن را از طریق لیست پیوندهای ویندوز به آخرین اسناد موجود از طریق منوی شروع. نکته اینجاست که این لیست:

  • محدود به 15 سند - این بدان معنی است که احتمال ورود به اسناد آن ، به عنوان مثال ، یک هفته پیش تقریباً صفر است.
  • اگر بخشی از متن را به خاطر دارید، اما نام فایل را فراموش کرده اید، به شما اجازه نمی دهد سند را بیابید.
  • شامل اسنادی با همان نام (هرچند متفاوت) نمی شود که با یک نام اما در پوشه های مختلف ذخیره شده اند، که به عنوان مثال، هنگام کار با یکدیگر روی یک سند با تشکیل چندین نسخه مرتبط است.

یک مشکل دیگر وجود دارد - لیست اسناد اخیر ارائه شده در ویندوز یکی از کانال های نشت داده های محرمانه است، زیرا هر کاربر (از جمله یک مزاحم) می تواند از آن برای اطلاع از ماهیت فعالیت رایانه مالک استفاده کند. بنابراین، توصیه می شود این لیست به طور منظم پاک شود، به عنوان مثال، با استفاده از ابزارهای کمکی برای حذف داده های "ناخواسته" از دیسک. در نتیجه، یک وضعیت به ظاهر متناقض ایجاد می شود: اگر یک کاربر به طور مرتب اطلاعات مربوط به اسناد اخیراً استفاده شده را برای اهداف امنیتی از بین ببرد، دسترسی سریع به آنها را از دست می دهد و در غیر این صورت ممکن است قربانی مزاحمان شود. با این حال، راهی برای خروج وجود دارد - می توانید از ابزار تخصصی ActualDoc استفاده کنید که قابلیت های ویندوز را از نظر کار با آخرین اسناد گسترش می دهد.

اگر سند مورد نظر مدت ها پیش ایجاد شده است و بنابراین نمی تواند در لیست اسنادی که اخیراً باز شده است (هم در ویندوز داخلی و هم در لیست ActualDoc) ظاهر شود، باید به جستجوی آن متوسل شوید. در اینجا مشکل دیگری ایجاد می شود - به عنوان یک قاعده، کاربر نام سند (و همچنین تاریخ ایجاد آن) را به خاطر نمی آورد، اما می داند که چه کلمات کلیدی در متن یافت می شود. این بدان معنی است که شما باید یک سند را با تکه هایی از متن موجود در آن جستجو کنید - افسوس ، اگرچه این کار را می توان با استفاده از ابزارهای داخلی ویندوز یا مثلاً Word حل کرد ، بسیار متوسط ​​است. و نکته فقط این نیست که چنین جستجویی کاملاً واضح نیست و به آرامی انجام می شود - گاهی اوقات می توانید این را تحمل کنید. بسیار مهمتر است که همه فایل ها پیدا نشوند - ویژگی های مورفولوژیکی زبان روسی در حین جستجو در نظر گرفته نمی شود، بنابراین فایل هایی که در آنها کلمات جستجو شده دارای پایان مورد متفاوت هستند، یافت نمی شوند. در همان زمان، ابزارهای جستجوی تخصصی مانند Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/)، Superior Search (http://superiorsearch.ru/)، Archivist 3000 و Phoenix Search (http://indexlab) .net/) می تواند اسناد مورد نیاز خود را بدون توجه به موقعیت مکانی آنها به سرعت پیدا کند. بسته "Archivarius 3000" به نظر ما از نظر نسبت "قیمت/کیفیت" در بین راه حل های نام برده جذاب ترین است.

ActualDoc 3.5

توسعه دهنده: نرم افزار Flexigen

اندازه توزیع:استاندارد - 4.1 مگابایت، حرفه ای - 3.6 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:نرم افزار استاندارد - رایگان (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe)، نرم افزار اشتراکی حرفه ای (دمو 14 روزه - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe )

قیمت: استاندارد رایگان است، حرفه ای 19.95 دلار است

ActualDoc یک مدیر اسناد اخیر است که اسناد استفاده شده را به خاطر می آورد و دسترسی سریع و ایمن به آنها را فراهم می کند. این برنامه ساده و شهودی است، دارای یک رابط کاربری دوستانه با پشتیبانی از زبان روسی (شکل 5) است و عملاً نیازی به زمان برای تسلط ندارد، به خصوص که با یک سیستم کمک جامع همراه است و بنابراین می تواند به ابزاری ضروری تبدیل شود. هم حرفه ای ها و هم کاربران خانگی.

برنج. 5. رابط برنامه ActualDoc

ActualDoc بارگیری تعداد نامحدودی از اسناد را در مدت زمانی مشخص شده توسط کاربر (به طور پیش فرض - 60 روز) پیگیری می کند، از بیش از 40 فرمت فایل (فایل های متنی و تصویری، اسناد MS Office و اسناد HTML، فایل های PDF و غیره) پشتیبانی می کند. ) و به شما اجازه می دهد تا به سرعت هر یک از آنها را دانلود کنید. یافتن سند مناسب در محیط برنامه مشکلی ندارد. اگر طومار اسنادی که او حفظ کرده است نسبتاً کوچک است، می توانید یک سند را مستقیماً از لیست انتخاب کنید. در غیر این صورت منطقی تر است که ابتدا لیست متقاضیان احتمالی را با فیلتر کردن محدود کنید (فیلتر بر اساس بازه زمانی امکان پذیر است). در بارهفاصله، بر اساس پسوند و طبقه بندی) یا جستجو با نام سند (به طور کلی) یا با قطعه ای از متن موجود در آن (با این حال، جستجو در متن روسی همیشه موفقیت آمیز نیست). راه دیگری برای باز کردن سریع سند مورد نظر وجود دارد - از طریق نشانک های داخلی (همانطور که در اینترنت اکسپلورر؛ شکل 6) وجود دارد، که می تواند به اسناد فردی که اغلب استفاده می شود اختصاص داده شود و دسترسی به آنها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، زیرا وجود دارد. نیازی به جستجو نیست سند انتخاب شده در نمایشگر داخلی - برای مشاهده، جستجو و کپی کردن، و همچنین در یک برنامه خارجی - برای ویرایش موجود است و می تواند برای پردازش کامل، کپی انتخابی اطلاعات از آن یا برای ارسال یک سند توسط ایمیل استفاده شود. پست الکترونیکی در عین حال، لیست اسناد خود را می توان از چشمان کنجکاو پنهان کرد و با یک رمز عبور محافظت کرد - در این حالت، فایل های اخیرا استفاده شده در منو نمایش داده نمی شوند. شروع -> اسناد.

برنج. 6. باز کردن یک سند از طریق یک نشانک
در ActualDoc

این بسته در دو نسخه ارائه می شود: استاندارد پایه رایگان و حرفه ای پولی. ویژگی های نسخه رایگان به شما اجازه نمی دهد اسناد را در بیننده های داخلی مشاهده کنید، از عملکرد جستجو استفاده کنید (در نتیجه فقط می توانید اسناد را به صورت بصری جستجو کنید، لیست کامل یا فیلتر شده را مشاهده کنید)، دسته بندی های سفارشی ایجاد کنید و ویرایش بوک مارک ها

Archivist 3000 (3.82)

توسعه دهنده:لیکا سافت

اندازه توزیع: 3 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:اشتراک‌افزار (دمو 30 روزه - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

قیمت:مجوز دانشجویی - 195 روبل، مجوز شخصی - 295 روبل، مجوز تجاری - 900 روبل.

« Archivarius 3000 راه حل بهینه برای جستجوی سریع اسناد به 18 زبان مختلف (از جمله روسی، انگلیسی، آلمانی و فرانسوی) است که طیف وسیعی از کاربران را هدف قرار داده است. این برنامه دسترسی فوری به اسناد واقع در هارد دیسک، شبکه و درایوهای قابل جابجایی (CD، DVD، ZIP و غیره) را فراهم می کند و می تواند با انواع اسناد محبوب (فایل های PDF، اسناد MS Office، فایل های متنی و غیره) کار کند. ) .). این می تواند آرشیوها (ZIP، RAR، و غیره)، پیام های ایمیل (Outlook، Outlook Express، The Bat!، و غیره) و فایل های پیوست شده را جستجو کند. علاوه بر این، جستجوها در پایگاه‌های داده Lotus Notes و Lotus Domino و در پایگاه‌های اطلاعاتی پیام‌های ICQ، Odigo IM و Miranda IM پشتیبانی می‌شوند.

همراه با جستجوی معمول با یک کلمه کلیدی یا مجموعه ای از کلمات کلیدی، این برنامه از حالت جستجوی پیشرفته با استفاده از توابع منطقی پشتیبانی می کند و می تواند اسناد را نه تنها بر اساس محتوا، بلکه بر اساس نام فایل، تاریخ اصلاح، اندازه، نوع سند، رمزگذاری، جستجو کند. و غیره (شکل 7). به لطف پشتیبانی کامل یونیکد، جستجو نه تنها در اسناد به یک زبان، بلکه در اسناد چند زبانه نیز به درستی انجام می شود (به عنوان مثال، همزمان با متن روسی و آلمانی). امکان جستجوی اسناد از راه دور از طریق اینترنت با دسترسی بعدی به اسناد یافت شده از طریق هر مرورگر اینترنتی مانند اینترنت اکسپلورر وجود دارد. نتایج جستجو را می توان در حالت گزیده ارائه کرد، زمانی که مهم ترین (مرتبط) قطعات اسناد انتخاب شده با برجسته کردن کلمات یافت شده نمایش داده می شود، و در حالت جدول، زمانی که اطلاعات مختصری در مورد اسناد نمایش داده می شود (شکل 8)، که توسط آن می توان مرتب شود

برنج. 7. اسناد را در محیط Archivist 3000 جستجو کنید

برنج. 8. گزینه هایی برای ارائه نتایج جستجو
در "Archivarius 3000"

پر کردن مدارک استاندارد

تهیه اسناد استاندارد بخش قابل توجهی از زمان را برای آن دسته از کاربرانی که در حین انجام وظیفه به تهیه اسناد مختلف در شرکت های بیمه، بانک ها، دفاتر اسناد رسمی، شرکت های ارائه دهنده انواع خدمات و غیره مشغول هستند، می گیرد. به عنوان یک قاعده، چنین اسنادی در ویرایشگر متن Word بر اساس اسناد پایه اولیه توسعه یافته ایجاد می شوند، که در آن برخی از اطلاعات متغیر به سادگی جایگزین می شوند. هیچ چیز پیچیده ای در این مورد وجود ندارد، اما با حجم زیاد اسناد، خطاها اجتناب ناپذیر است - به عنوان مثال، شما می توانید به طور تصادفی داده ها را در مکان اشتباهی که قرار است وجود داشته باشند وارد کنید، یا چند کلمه از سند را پاک کنید و غیره. بنابراین، مطلوب است که فقط آن قسمت هایی که داده ها باید در آنها وارد شوند برای ورودی باز باشند و تمام متن های دیگر مسدود شوند. امکان ایجاد چنین اسنادی در Word توسط توسعه دهندگان فراهم شده است. کافی است یک سری الگو برای تمام اسناد استاندارد مورد استفاده در سازمان توسعه دهید، برای هر الگو برای جلوگیری از تغییر داده های دائمی (فرمان) Tools -> Set Protection -> منع هر گونه تغییر به جز وارد کردن داده ها در فیلدهای فرم) و کاربران را برای ایجاد اسناد از الگوها آموزش دهید. برای اسناد معمولی، جایی که اطلاعات متغیر نسبتاً کمی وجود دارد، چنین الگوهایی برای سرعت بخشیدن به روند آماده سازی اسناد و کاهش خطر خطا کاملاً کافی است.

با این حال، در عمل، بسیاری از اسناد استاندارد استفاده می شود، که در آنها اطلاعات متغیر تا نیمی از حجم را اشغال می کند، و برخی از داده های متغیر به یک شکل یا آن به طور مکرر تکرار می شوند (شکل 9) - برای مثال، نام کامل. در موارد مختلف نوشتن برای تاریخ یا مبالغ وارد شده و غیره. در این مورد، استفاده از قالب های Word کار کمی انجام می دهد، زیرا پر کردن اسناد حتی از طریق قالب ها زمان زیادی را می طلبد، زیرا تمام داده های متغیر باید به صورت دستی وارد شوند.

برنج. 9. نمونه ای از سند با حجم زیاد
اطلاعات متغیر

یک ویژگی دیگر در اجرای اسناد استاندارد وجود دارد - اغلب لازم است نه یک سند، بلکه چندین سند را به طور همزمان تهیه کنید (به عنوان مثال، برای تنظیم یک توافق نامه بانکی در مورد افتتاح سپرده گذاری، سه یا چهار نوع توافق نامه مورد نیاز است. امضاء). بنابراین، اطلاعات یکسان باید در اسناد مختلف وارد شود که این نیز زمان زیادی می برد و بر این اساس احتمال خطا افزایش می یابد. تهیه چنین اسنادی با استفاده از برنامه های تخصصی طراحی شده برای خودکارسازی فرآیند تهیه اسناد استاندارد، مانند AvtoDoc یا Blitz Document، بسیار سریعتر است. این برنامه ها همچنین مبتنی بر استفاده از قالب هایی هستند که بر خلاف قالب های معمولی Word، نه تنها به شما امکان می دهند داده ها را در فیلدهای تعیین شده برای این کار وارد کنید (که کاربر باید مجموعه ای از فرم ها را با داده ها پر کند)، بلکه همچنین می دانند چگونه داده های وارد شده را به صورت برنامه ریزی شده تبدیل کنند، به عنوان مثال می توانند عدد را در کلمات، کلمات و عبارات نزولی با توجه به موارد گرامری و غیره جایگزین کنند. در نتیجه، اسناد لازم به سرعت پر می شوند و تعداد خطاهایی که در این مورد می توان ایجاد کرد، به مراتب کمتر از زمانی است که به طور سنتی در Word آماده می شوند. علاوه بر این، ایجاد اسناد استاندارد از طریق راه حل های تخصصی نیز جذاب است زیرا تمام اسناد ایجاد شده به صورت خودکار فهرست بندی می شوند و در آینده یافتن هیچ یک از آنها مشکلی ندارد و کاربر نیازی به دانستن پیچیدگی های مستندات ندارد، زیرا تمام تفاوت های ظریف حقوقی قبلاً در قالب ها در نظر گرفته شده است.

AutoDoc 1.2

توسعه دهنده: EleWise

اندازه توزیع: 6 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نمونه نمایشی محدود عملکردی - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

قیمت:"AutoDoc-Personal" - 1980 روبل، "AutoDoc-Server" - 2980 روبل، "AutoDoc-Client" - 1490 روبل.

AutoDoc برنامه ای است که به شما امکان می دهد فرآیند پر کردن اسناد استاندارد را با استفاده از الگوهای ایجاد شده با استفاده از MS Word و نگهداری آرشیو اسناد و سوابق ساخته شده با استفاده از این الگوها به صورت خودکار و سرعت بخشید. فرآیند تولید اسناد جدید در آن بسیار خودکار است - فقط سناریوی تجاری مورد نظر را از لیست کلی سناریوها انتخاب کنید (یک سناریوی تجاری یک الگوی سفارشی شده است) و فرم ورودی را با داده های مورد نیاز پر کنید (شکل 10). سند ایجاد شده را می توان برای ویرایش بیشتر در Word مشاهده، ذخیره، چاپ یا باز کرد.

برنج. 10. ایجاد یک سند مطابق با سناریوی "AutoDoc"

تعداد اسکریپت‌های داخلی کم است (شکل 11)، اما می‌توان آن را با اسکریپت‌های سفارشی گسترش داد که فرآیند ایجاد آن‌ها به صورت جزئی و بصری در راهنما ارائه می‌شود و به طور کامل توسط جادوگر کنترل می‌شود و بنابراین در دسترس است. اکثر کاربران توسعه یک سناریو جدید شامل پنج مرحله است: وارد کردن نام سناریو، ایجاد یک الگو، تعریف متغیرها، تنظیم و آزمایش سناریو و ذخیره آن برای ویرایش بیشتر (شکل 12). در نگاه اول، تهیه یک الگو می تواند مشکلاتی ایجاد کند، زیرا باید به صورت دستی در Word ایجاد شود و این مستلزم دانش زبان اسکریپت است. اما در عمل، همه چیز بسیار ساده تر است - کافی است درک کنید که متغیرها در پرانتزهای فرفری وارد می شوند و علامت $ در مقابل آنها قرار می گیرد، تمام متن های دیگر به روش معمول چاپ می شوند (شکل 13). قالب های جدید را می توان نه تنها از ابتدا، بلکه بر اساس الگوهای موجود یا اسناد آماده ایجاد کرد - در حالت اول، فقط باید تنظیمات اسکریپت را تغییر دهید و آن را با تنظیمات تغییر یافته آزمایش کنید، و در حالت دوم، سند تمام شده، اطلاعات در حال تغییر را با متغیرها جایگزین کنید و آن را به عنوان یک الگو مشخص کنید. متغیرها می توانند انواع مختلفی داشته باشند، از جمله آنهایی که اجازه می دهند:

  • داده ها را در چندین زمینه به طور همزمان وارد کنید: نام کامل، اطلاعات گذرنامه، جزئیات سازمان و غیره.
  • یک مقدار متغیر را از مجموعه ای از مقادیر انتخاب کنید.
  • انجام انواع عملیات و تبدیل: محاسبه درصدی از یک عدد یا مالیات بر ارزش افزوده از یک مقدار، تبدیل یک عدد به رشته، وارد کردن تاریخ جاری و غیره.
  • نشان دادن یک کلمه یا عبارت در یک مورد خاص و غیره.

اسناد ایجاد شده بر اساس سناریوهای تجاری AutoDoc به عنوان سوابق با ساختار واضح ذخیره می شوند و بنابراین در هر زمان می توانید سند مورد نظر را با فیلتر کردن یا جستجو پیدا کنید، آن را مشاهده کنید، چاپ کنید، آن را بازسازی یا حذف کنید.

برنج. 11. پنجره "AutoDoc" با لیستی از گروه های داخلی
سناریوهای تجاری

برنج. 12. توسعه یک سناریوی جدید در "AutoDoc"

برنج. 13. نمونه ای از متن الگو در "AutoDoc"،
که در آن چهار متغیر ظاهر می شود: "تعداد"،
"ماه"، "سازمان" و "نام کامل"

این برنامه در دو نسخه عرضه می شود: تک کاربره - "AutoDoc-Personal" و چند کاربره (شبکه) که توسط دو ماژول - "AutoDoc-Server" و "AutoDoc-Client" ارائه می شود. در نسخه تک کاربره، تمام اجزای سیستم بر روی کامپیوتر محلی قرار دارند، در حالی که در نسخه چند کاربره، پایگاه داده اسکریپت ها، قالب ها و رکوردها بر روی سرور نصب می شود و تنها قسمت مشتری بر روی کامپیوترهای کاربر نصب می شود. ، که امکان استفاده از تمام مواد AutoDoc ذخیره شده در سرور را فراهم می کند.

سند بلیتز 3.4.1

توسعه دهنده: BlitzSoft

اندازه توزیع: 991 کیلوبایت

کار تحت کنترل:ویندوز NT/2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی محدود عملکردی - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

قیمت: 500 روبل.

Blitz Document یک برنامه فشرده برای کامپایل خودکار اسناد استاندارد با استفاده از قالب های اسکریپت است. این به شما امکان می دهد اسناد را بر اساس بیش از 30 الگوی داخلی (شکل 14)، یا اسکریپت های سفارشی که می توانند بر اساس الگوهای داخلی یا طرح بندی های خالی توسعه داده شوند، به سرعت تولید کنید. ایجاد یک سند بر اساس یک سناریوی آماده بسیار ساده است - فقط نوع سناریو را انتخاب کنید و دستورالعمل های جادوگر را دنبال کنید، که کاربر را صادقانه در تمام مراحل آماده سازی سند راهنمایی می کند (شکل 15). سند تمام شده را می توان در ویرایشگر متن داخلی مشاهده، چاپ، ویرایش کرد (داده های متغیر و دائمی را می توان تصحیح کرد) یا برای ویرایش در Word باز کرد.

برنج. 14. فهرست اسکریپت های داخلی سند Blitz

برنج. 15. یک سند اسکریپت ایجاد کنید
سند بلیتز

توسعه قالب های ایجاد شده تا حدودی پیچیده تر است، اما در توان اکثر کاربران نیز خواهد بود. درست است، تسلط بر این ویژگی مدتی طول می کشد، زیرا، متأسفانه، اطلاعات مرجع پیوست شده به برنامه برای کاربران به اندازه کافی آموزش دیده طراحی شده است (بسیار خسیس است و شامل تصاویر یا نمونه نیست). از نظر فنی، ایجاد یک الگوی جدید شامل دو مرحله است: انتخاب یک قالب داخلی یا طرح، که بر اساس آن یک الگوی جدید ایجاد می شود، و تنظیم مداوم داده های ثابت و متغیر موجود در آن ( شکل 16). داده های دائمی به شکل واقعی خود وارد می شوند، اما نه مستقیماً در متن، بلکه از طریق جعبه های محاوره ای. اطلاعات متغیر نیز در طول گفتگو تصحیح می‌شوند و دیگر مستقیما وارد نمی‌شوند، بلکه با متغیرهایی با برچسب‌های عام جایگزین می‌شوند که با در نظر گرفتن زبان برنامه‌نویسی مورد استفاده در برنامه طراحی شده‌اند. اسکریپت ها نه تنها می توانند متن وارد شده در طول تولید سند را نمایش دهند، بلکه می توانند آن را با استفاده از سیستمی از دستورات برای جایگزینی داده ها یا تبدیل آنها تغییر دهند. به عنوان مثال ارائه شده است:

برنج. 16. توسعه یک قالب جدید بر اساس طرح
در سند Blitz

  • کاهش کلمات و عبارات توسط موارد دستوری.
  • تبدیل اعداد به رشته؛
  • ترجمه تاریخ های تقویم به رشته ها؛
  • انجام هر گونه محاسبات مورد استفاده در اسناد حقوقی و تجاری؛
  • تغییر متن بسته به مقدار داده های وارد شده و غیره.

اسناد ایجاد شده با استفاده از سند Blitz در دفتر کل ساختار یافته ذخیره می شوند - این به شما امکان می دهد به سرعت در اسناد حرکت کنید و تقریباً فوراً به مواد لازم دسترسی پیدا کنید ، به عنوان مثال برای چاپ آنها. علاوه بر این، اسناد را می توان در موارد مجازی گروه بندی کرد، که برای دسترسی سریع به مطالب مربوط به یک موضوع یا شی خاص که در پایگاه داده ظاهر می شود، راحت است.

OCR در اسناد اسکن شده

کاربرانی که اغلب نیاز به تبدیل اسناد کاغذی (صفحه‌های کتاب، روزنامه، مجله یا فکس) به قالب الکترونیکی قابل ویرایش دارند، نمی‌توانند بدون سیستم تشخیص کاراکتر یا سیستم OCR (تشخیص کاراکتر نوری) که برای وارد کردن خودکار متون اسناد کاغذی طراحی شده است، کار کنند. به یک کامپیوتر از لحاظ نظری، می توانید از برنامه FineReader از ABBYY یا CuneiForm از Cognitive Technologies استفاده کنید - هر دو در عملکرد قابل اعتماد هستند و با دقت تشخیص بالا متمایز می شوند. اما بسته FineReader دارای یک ABBYY FineReader 8.0 Home Edition ساده و مقرون به صرفه است که آن را برای مخاطبان گسترده جذاب تر می کند.

ABBYY FineReader 8.0

توسعه دهنده: نرم افزار ABBYY

اندازه توزیع: 40.5 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 98/Me/NT4.0/2000/XP

روش توزیع:اشتراک‌افزار (بدون نسخه آزمایشی FineReader Home Edition، نسخه آزمایشی محدود از لحاظ عملکردی FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

قیمت: FineReader Home Edition - 990 روبل، FineReader Professional Edition - 3750 روبل.

ABBYY FineReader یک راه حل ایده آل برای تشخیص اسنادی است که نه تنها متن، بلکه طراحی را نیز تشخیص می دهند، که انتقال دقیق جداول، تصاویر و تقسیم متن به ستون ها را تضمین می کند (شکل 17). استفاده از این برنامه آسان است، قادر به تشخیص اسناد چند زبانه (پشتیبانی از 179 زبان) و چند صفحه است. امکان تشخیص کل سند یا صفحات جداگانه آن وجود دارد. نتیجه را می توان در یکی از فرمت های رایج ذخیره کرد: RTF، DOC، XLS، HTML، TXT یا PDF. امکان ذخیره گام به گام نتایج شناسایی برای حذف خطاها وجود دارد. صادرات نتایج تشخیص به طور مستقیم به Microsoft Word، Excel، Lotus Word Pro، Corel WordPerect و Adobe Acrobat انجام شد. جستجوگر املای داخلی (برای 36 زبان) به سرعت بخشیدن به بررسی نتیجه کمک می کند و ادغام با مایکروسافت ورد به شما امکان می دهد برنامه را مستقیماً از Word فراخوانی کنید، بدون اینکه حواس شما از کار با متن پرت شود.

برنج. 17. نتیجه تشخیص سند
در ABBYY FineReader Home Edition

این برنامه در دو نسخه ارائه شده است: FineReader Home Edition، طراحی شده برای مبتدیان، و FineReader Professional Edition، برای حرفه ای ها. نسخه حرفه ای به شما امکان می دهد پارامترهای تشخیص را مدیریت کنید (تغییر حالت، انجام تشخیص با آموزش) و دارای مجموعه ای غنی از توابع تشخیص (تشخیص فایل های PDF، متون گرفته شده با دوربین دیجیتال و غیره). علاوه بر این، نسخه حرفه‌ای فرمت‌های ذخیره‌سازی متفاوت‌تری را ارائه می‌کند، توانایی تشخیص بارکد و تشخیص سریع اسکرین‌شات‌ها را با استفاده از ابزار Screenshot Reader اضافه می‌کند.

تبدیل اسناد از فرمت PDF

تمام اسناد فنی اکنون در قالب PDF موجود است که از Adobe Acrobat Reader رایگان برای مشاهده اسناد استفاده می کند. اما اغلب اوقات هنگام تهیه اسناد خود یا ویرایش مطالب در قالب PDF (به عنوان مثال، مقالات، قراردادها، گزارش ها و غیره) نیاز به استفاده از قطعات فایل های PDF وجود دارد. در حالت اول، شما باید قطعاتی از متن و / یا تصاویر را از فایل های PDF استخراج کنید (از لحاظ نظری، این کار را می توان با استفاده از ابزارهای داخلی Acrobat Reader انجام داد، اما با نتیجه بسیار متوسط). در حالت دوم، شما باید اسناد PDF را به فرمت قابل ویرایش (مثلاً به فرمت Word) تبدیل کنید و در عین حال طراحی سند اصلی را حفظ کنید، که حتی در Acrobat Reader نیز پیش بینی نشده است. در چنین مواردی، ابزارهای ویژه ای به کمک می آیند، که بسته های ABBYY PDF Transformer و PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) جذاب ترین به نظر می رسند. ما اولین آنها را در نظر خواهیم گرفت - اگرچه گران تر است، اما دارای رابط روسی زبان است و به شما امکان می دهد فایل های PDF را به چندین فرمت قابل ویرایش تبدیل کنید و می تواند نه تنها متن انگلیسی، بلکه متن روسی را نیز به درستی تشخیص دهد.

ABBYY PDF Transformer 2.0

توسعه دهنده:نرم افزار ABBYY

اندازه توزیع: 52 مگابایت

کار تحت کنترل: Windows 2000 (SP2 یا بالاتر)/XP/Server 2003

روش توزیع:اشتراک افزار (دمو 15 روزه - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

قیمت: 1490 روبل.

ABBYY PDF Transformer ابزاری برای تبدیل اسناد PDF به فرمت های سند Microsoft Word (شکل 18)، اکسل و همچنین به فایل های HTML و TXT است. این بسته دارای رابط بصری است و استفاده از آن بسیار آسان است و بنابراین توسعه آن حتی در توان کاربران مبتدی نیز خواهد بود.

ABBYY PDF Transformer می تواند هر فایل PDF، از جمله فایل های بدون لایه متنی را تبدیل کند (این گونه فایل ها اغلب از اسناد اسکن شده به دست می آیند و تصاویر متنی را نشان می دهند)، و فایل های PDF حاوی هر ترکیبی از زبان های پشتیبانی شده (از جمله روسی و انگلیسی) را به درستی پردازش می کند. . این ابزار به طور دقیق طراحی سند اصلی (تصاویر، جداول، ستون ها، پیوندها) را حفظ می کند و به شما امکان می دهد گزینه های تبدیل و ذخیره را مدیریت کنید. به عنوان مثال، می توانید به وضوح مناطقی را که باید توسط برنامه به عنوان متن یا تصویر درک شود (که برای فایل های PDF با طرح بندی پیچیده مرتبط است) تعریف کنید، سند تمام شده را با همان طرح بندی اصلی یا به عنوان یک ستون ذخیره کنید. متن (با یا بدون عکس - اختیاری) و غیره در صورت لزوم، امکان تبدیل انتخابی صفحات منفرد یا حتی قطعات آنها وجود دارد. علاوه بر این، ABBYY PDF Transformer همچنین می‌تواند تبدیل معکوس را انجام دهد و به شما امکان می‌دهد فایل‌های PDF را از اسناد مایکروسافت ورد، صفحات گسترده اکسل، ارائه‌های پاورپوینت، نمودارهای Visio و فایل‌های HTML، و همچنین تقریباً از هر برنامه‌ای که از چاپ سند پشتیبانی می‌کند، ایجاد کنید (این اجرا شده از طریق PDF-XChange برای چاپگر مجازی ABBYY PDF Transformer 2.0).

کار با اسناد زمان زیادی را از کاربران، به خصوص کارمندان اداری می گیرد. اما برنامه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانند کار دستی را هنگام کار با اسناد با خودکار کردن برخی فرآیندها به طور قابل توجهی بهینه کنند. بسیاری از این راه حل ها آسان برای استفاده، بسیار راحت و ارزان هستند، و بنابراین در دسترس برای طیف گسترده ای از کاربران. این برنامه ها در این مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت.

سازمان اسناد

کاربرانی که باید با تعداد زیادی اسناد الکترونیکی سر و کار داشته باشند به خوبی از شرایطی آگاه هستند که با وجود سیستم سختگیرانه دایرکتوری ها و دایرکتوری های فرعی، یافتن سند مناسب زمان زیادی می برد. یکی از راه حل های این مشکل استفاده از یک برنامه فهرست نویسی ویژه است که وظیفه اصلی آن سازماندهی و مرتب سازی داده ها است که در نهایت جستجوی سریع اطلاعات لازم را تضمین می کند. تعداد زیادی از این فهرست‌نویس‌ها در بازار وجود دارد و همه آنها بر فهرست‌نویسی دیسک‌ها، پوشه‌ها و فایل‌ها یا برخی اطلاعات بسیار تخصصی (فیلم، سکه، تمبر و غیره) متمرکز هستند. هر فهرست‌نویس جهانی که به شما امکان فهرست‌نویسی پوشه‌ها و فایل‌های مختلف را می‌دهد، برای فهرست‌نویسی اسناد مناسب است. بسته WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) بهترین در میان چنین راه حل هایی در نظر گرفته می شود، اما بسیار گران است و قابلیت های آن به وضوح برای بسیاری از کاربران زائد است. برای اکثر افراد، استفاده از بسته استاندارد WinCatalog کافی است.

راه دیگر این است که اسناد مرتبط را در اسناد پیچیده با ساختار سلسله مراتبی ترکیب کنیم که در فایل های داده مربوط به این ساختارها ذخیره می شوند. در چنین اسناد ساختاری، به دلیل ساختار و قابلیت جستجوی پیشرفته در سند، پیمایش و یافتن اطلاعات مورد نیاز بسیار راحت تر است. علاوه بر این، چنین ساختاری به شما امکان می دهد یک جستجوی خارجی انجام دهید و اسناد را با تکه هایی از متن موجود در آنها جستجو کنید. به عنوان مثال، بسته Maple برای ایجاد اسناد با ساختار سلسله مراتبی طراحی شده است.

WinCatalog Standard

توسعه دهنده: WinCatalog.com

اندازه توزیع: 1.62 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

روش توزیع: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

قیمت: 200 روبل.

WinCatalog Standard یک فهرست نویس چند منظوره با کاربری آسان با رابط روسی زبان واضح است (شکل 1). این بسته به شما امکان می دهد داده ها را از هر رسانه ای که می تواند به رایانه شما متصل شود فهرست بندی کنید: فلاپی دیسک، درایوهای سخت و شبکه، سی دی های معمولی و سی دی های صوتی، دیسک های فشرده و غیره. با استفاده از آن، می توانید هر پوشه و فایلی را بدون در نظر گرفتن مکان آنها مرتب و سازماندهی کنید. می‌توانید داده‌ها را به صورت دستی (فوراً در پوشه‌های مجازی) یا با اسکن دیسک‌ها (از جمله بایگانی‌های Zip واقع در آنجا) در کاتالوگ وارد کنید - در این حالت، بهتر است پوشه‌ها و فایل‌های استخراج‌شده از دیسک‌ها را برای سهولت در پوشه‌های مجازی مرتب کنید. جهت گیری، که به لطف پشتیبانی از عملیات کشیدن و رها کردن زمان زیادی نمی برد.

برنج. 1. رابط استاندارد WinCatalog

مدیریت دایرکتوری عمومی آسان و راحت است. تقسیم داده‌ها به پوشه‌های موضوعی، جهت‌یابی را بسیار ساده می‌کند، و قرار دادن پوشه‌ها و آیتم‌های تودرتوی آن‌ها به راحتی با کشیدن و رها کردن ساده تغییر می‌کند. جستجوی پیشرفته (بر اساس نام، نظر، اندازه و تاریخ اصلاح؛ شکل 2)، که از عملیات Boolean و توانایی انتخاب یک پوشه خاص برای جستجو و همچنین در نظر گرفتن کلمات کلیدی پشتیبانی می کند (آنها را می توان با احتیاط به موارد کاتالوگ جداگانه اضافه کرد. ) به شما امکان می دهد سند مورد نظر را به سرعت پیدا کنید و جستجوی موارد تکراری حذف عناصر تکراری از مجموعه است. صادر کردن تمام یا بخشی از کاتالوگ اسناد به یک فایل CVS امکان پردازش داده ها را در برنامه دیگری (مثلاً MS Excel) می دهد، در حالی که صادرات به یک فایل HTML برای چاپ کاتالوگ راحت است.

برنج. 2. اسناد را در WinCatalog Standard جستجو کنید

افرا 6.25

توسعه دهنده: سیستم های اداری کریستال

اندازه توزیع: Maple - 5.3 MB، Maple Professional - 5.89 MB

کار تحت کنترل:ویندوز (همه نسخه ها)

روش توزیع:اشتراک‌افزار (دمو 30 روزه: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe، Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

قیمت: Maple - 21.95 دلار، Maple Professional - 30.95 دلار

Maple یک مدیر اسناد با استفاده آسان است که به شما امکان می دهد مواد مختلف را در ساختارهای سلسله مراتبی ترکیب کنید و در نتیجه اسناد ساختاریافته را دریافت کنید: طرح های تجاری، گزارش ها، یادداشت های تحلیلی، بروشورها و غیره. در چنین درختان سند سلسله مراتبی، اطلاعات متنوع با وضوح بیشتری ارائه می شود و یافتن هر سندی بسیار آسان تر از فهرست نویسی استاندارد است. برای مشاهده اسناد ایجاد شده در Maple، به یک Maple Reader مخصوص نیاز دارید که می‌توانید آن را به صورت رایگان در آدرس زیر دانلود کنید: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2.51 مگابایت). این بسته دارای یک رابط کاربری دوستانه است (شکل 3) و یادگیری آن به قدری آسان است که حتی عدم بومی سازی برنامه به زبان روسی مانعی برای اکثر کاربران نخواهد شد و بنابراین می توان این راه حل را به گسترده ترین مخاطبان توصیه کرد.

برنج. 3. رابط برنامه افرا

مدیر در دو نسخه ارائه شده است: Maple اصلی و توسعه یافته Maple Professional. از جمله تفاوت های اساسی نسخه توسعه یافته وجود عملکردهای اضافی مانند جستجوی اسناد، بررسی دستور زبان، رمزگذاری فایل و رزرو ساختارهای سلسله مراتبی است.

اساس هر سند در Maple یک درخت سلسله مراتبی از گره ها است، سطح تودرتو زیرگره ها که در آن، و همچنین تعداد آنها، محدود نیست. هر گره یک سند جداگانه است که نه تنها حاوی متن است (چه مستقیماً تایپ شده باشد، چه از کلیپ بورد چسبانده شود یا از اسناد در قالب‌های RTF، DOC، WRI، و HTML وارد شده باشد)، بلکه حاوی مطالب جدولی، گرافیک، پیوندهایی به بخش‌های اصلی نهایی است. سند یا فایل و غیره هنگام تهیه اسناد، استفاده از مجموعه ای استاندارد از توابع برای کار با متن ارائه می شود: تغییر نوع و اندازه فونت، ایجاد لیست ها، طراحی پاراگراف ها، استفاده از سبک ها و غیره. ادغام با MS Word به شما امکان می دهد از غلطگیر املا استفاده کنید. برای بررسی گرامر و جستجوی مترادف ها نه تنها در انگلیسی، بلکه در روسی نیز در MS Word تعبیه شده است. سیستم پشتیبان داخلی امکان ایجاد نسخه های پشتیبان فشرده از اسناد سلسله مراتبی (در فرمت های ZIP و CAB) را فراهم می کند. جادوگر رمزگذاری داخلی به شما کمک می کند اسناد حساس را با استفاده از الگوریتم رمزنگاری Blowfish رمزگذاری کنید. و ماژول جستجوی Finder به شما امکان می دهد اسناد لازم را بر اساس قطعه نام، نویسنده، نظرات، محتوا (شکل 4) و غیره به سرعت پیدا کنید.

برنج. 4. جستجوی اسناد بر اساس محتوا
در آنها متن در Maple

دسترسی سریع به اسناد

فناوری آماده سازی رایانه ای اسناد فرض می کند که اسناد ایجاد شده به طور مکرر در آینده مورد استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال، هنگام توسعه یک سند جدید، ممکن است به یک یا دو پاراگراف از سند دیروز نیاز داشته باشید، یا سند جدید به طور کلی یک کپی از سند قدیمی است، اما با اطلاعات متغیر تغییر یافته و غیره.

متأسفانه، کاربر همیشه نمی تواند نام سند مهم ایجاد شده در روز گذشته را به خاطر بسپارد و گاهی اوقات نمی داند کجا باید آن را جستجو کند. البته، شما باید به اسناد نام های معنی دار بدهید و آنها را در یک کاتالوگ منظم ذخیره کنید، اما، افسوس، به دلیل عجله، تماس های حواس پرتی و غیره، در غیر این صورت اتفاق می افتد. در نتیجه، جستجوی سند مورد نیاز می‌تواند زمان گرانبهای زیادی را صرف کند - به هر حال، این واقعیت نیست که بتوانید آن را از طریق لیست پیوندهای ویندوز به آخرین اسناد موجود از طریق منوی شروع. نکته اینجاست که این لیست:

  • محدود به 15 سند - این بدان معنی است که احتمال ورود به اسناد آن ، به عنوان مثال ، یک هفته پیش تقریباً صفر است.
  • اگر بخشی از متن را به خاطر دارید، اما نام فایل را فراموش کرده اید، به شما اجازه نمی دهد سند را بیابید.
  • شامل اسنادی با همان نام (هرچند متفاوت) نمی شود که با یک نام اما در پوشه های مختلف ذخیره شده اند، که به عنوان مثال، هنگام کار با یکدیگر روی یک سند با تشکیل چندین نسخه مرتبط است.

یک مشکل دیگر وجود دارد - لیست اسناد اخیر ارائه شده در ویندوز یکی از کانال های نشت داده های محرمانه است، زیرا هر کاربر (از جمله یک مزاحم) می تواند از آن برای اطلاع از ماهیت فعالیت رایانه مالک استفاده کند. بنابراین، توصیه می شود این لیست به طور منظم پاک شود، به عنوان مثال، با استفاده از ابزارهای کمکی برای حذف داده های "ناخواسته" از دیسک. در نتیجه، یک وضعیت به ظاهر متناقض ایجاد می شود: اگر یک کاربر به طور مرتب اطلاعات مربوط به اسناد اخیراً استفاده شده را برای اهداف امنیتی از بین ببرد، دسترسی سریع به آنها را از دست می دهد و در غیر این صورت ممکن است قربانی مزاحمان شود. با این حال، راهی برای خروج وجود دارد - می توانید از ابزار تخصصی ActualDoc استفاده کنید که قابلیت های ویندوز را از نظر کار با آخرین اسناد گسترش می دهد.

اگر سند مورد نظر مدت ها پیش ایجاد شده است و بنابراین نمی تواند در لیست اسنادی که اخیراً باز شده است (هم در ویندوز داخلی و هم در لیست ActualDoc) ظاهر شود، باید به جستجوی آن متوسل شوید. در اینجا مشکل دیگری ایجاد می شود - به عنوان یک قاعده، کاربر نام سند (و همچنین تاریخ ایجاد آن) را به خاطر نمی آورد، اما می داند که چه کلمات کلیدی در متن یافت می شود. این بدان معنی است که شما باید یک سند را با تکه هایی از متن موجود در آن جستجو کنید - افسوس ، اگرچه این کار را می توان با استفاده از ابزارهای داخلی ویندوز یا مثلاً Word حل کرد ، بسیار متوسط ​​است. و نکته فقط این نیست که چنین جستجویی کاملاً واضح نیست و به آرامی انجام می شود - گاهی اوقات می توانید این را تحمل کنید. بسیار مهمتر است که همه فایل ها پیدا نشوند - ویژگی های مورفولوژیکی زبان روسی در حین جستجو در نظر گرفته نمی شود، بنابراین فایل هایی که در آنها کلمات جستجو شده دارای پایان مورد متفاوت هستند، یافت نمی شوند. در همان زمان، ابزارهای جستجوی تخصصی مانند Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/)، Superior Search (http://superiorsearch.ru/)، Archivist 3000 و Phoenix Search (http://indexlab) .net/) می تواند اسناد مورد نیاز خود را بدون توجه به موقعیت مکانی آنها به سرعت پیدا کند. بسته "Archivarius 3000" به نظر ما از نظر نسبت "قیمت/کیفیت" در بین راه حل های نام برده جذاب ترین است.

ActualDoc 3.5

توسعه دهنده: نرم افزار Flexigen

اندازه توزیع:استاندارد - 4.1 مگابایت، حرفه ای - 3.6 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:نرم افزار استاندارد - رایگان (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe)، نرم افزار اشتراکی حرفه ای (دمو 14 روزه - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe )

قیمت: استاندارد رایگان است، حرفه ای 19.95 دلار است

ActualDoc یک مدیر اسناد اخیر است که اسناد استفاده شده را به خاطر می آورد و دسترسی سریع و ایمن به آنها را فراهم می کند. این برنامه ساده و شهودی است، دارای یک رابط کاربری دوستانه با پشتیبانی از زبان روسی (شکل 5) است و عملاً نیازی به زمان برای تسلط ندارد، به خصوص که با یک سیستم کمک جامع همراه است و بنابراین می تواند به ابزاری ضروری تبدیل شود. هم حرفه ای ها و هم کاربران خانگی.

برنج. 5. رابط برنامه ActualDoc

ActualDoc بارگیری تعداد نامحدودی از اسناد را در مدت زمانی مشخص شده توسط کاربر (به طور پیش فرض - 60 روز) پیگیری می کند، از بیش از 40 فرمت فایل (فایل های متنی و تصویری، اسناد MS Office و اسناد HTML، فایل های PDF و غیره) پشتیبانی می کند. ) و به شما اجازه می دهد تا به سرعت هر یک از آنها را دانلود کنید. یافتن سند مناسب در محیط برنامه مشکلی ندارد. اگر طومار اسنادی که او حفظ کرده است نسبتاً کوچک است، می توانید یک سند را مستقیماً از لیست انتخاب کنید. در غیر این صورت منطقی تر است که ابتدا لیست متقاضیان احتمالی را با فیلتر کردن محدود کنید (فیلتر بر اساس بازه زمانی امکان پذیر است). در بارهفاصله، بر اساس پسوند و طبقه بندی) یا جستجو با نام سند (به طور کلی) یا با قطعه ای از متن موجود در آن (با این حال، جستجو در متن روسی همیشه موفقیت آمیز نیست). راه دیگری برای باز کردن سریع سند مورد نظر وجود دارد - از طریق نشانک های داخلی (همانطور که در اینترنت اکسپلورر؛ شکل 6) وجود دارد، که می تواند به اسناد فردی که اغلب استفاده می شود اختصاص داده شود و دسترسی به آنها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، زیرا وجود دارد. نیازی به جستجو نیست سند انتخاب شده در نمایشگر داخلی - برای مشاهده، جستجو و کپی کردن، و همچنین در یک برنامه خارجی - برای ویرایش موجود است و می تواند برای پردازش کامل، کپی انتخابی اطلاعات از آن یا برای ارسال یک سند توسط ایمیل استفاده شود. پست الکترونیکی در عین حال، لیست اسناد خود را می توان از چشمان کنجکاو پنهان کرد و با یک رمز عبور محافظت کرد - در این حالت، فایل های اخیرا استفاده شده در منو نمایش داده نمی شوند. شروع -> اسناد.

برنج. 6. باز کردن یک سند از طریق یک نشانک
در ActualDoc

این بسته در دو نسخه ارائه می شود: استاندارد پایه رایگان و حرفه ای پولی. ویژگی های نسخه رایگان به شما اجازه نمی دهد اسناد را در بیننده های داخلی مشاهده کنید، از عملکرد جستجو استفاده کنید (در نتیجه فقط می توانید اسناد را به صورت بصری جستجو کنید، لیست کامل یا فیلتر شده را مشاهده کنید)، دسته بندی های سفارشی ایجاد کنید و ویرایش بوک مارک ها

Archivist 3000 (3.82)

توسعه دهنده:لیکا سافت

اندازه توزیع: 3 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:اشتراک‌افزار (دمو 30 روزه - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

قیمت:مجوز دانشجویی - 195 روبل، مجوز شخصی - 295 روبل، مجوز تجاری - 900 روبل.

« Archivarius 3000 راه حل بهینه برای جستجوی سریع اسناد به 18 زبان مختلف (از جمله روسی، انگلیسی، آلمانی و فرانسوی) است که طیف وسیعی از کاربران را هدف قرار داده است. این برنامه دسترسی فوری به اسناد واقع در هارد دیسک، شبکه و درایوهای قابل جابجایی (CD، DVD، ZIP و غیره) را فراهم می کند و می تواند با انواع اسناد محبوب (فایل های PDF، اسناد MS Office، فایل های متنی و غیره) کار کند. ) .). این می تواند آرشیوها (ZIP، RAR، و غیره)، پیام های ایمیل (Outlook، Outlook Express، The Bat!، و غیره) و فایل های پیوست شده را جستجو کند. علاوه بر این، جستجوها در پایگاه‌های داده Lotus Notes و Lotus Domino و در پایگاه‌های اطلاعاتی پیام‌های ICQ، Odigo IM و Miranda IM پشتیبانی می‌شوند.

همراه با جستجوی معمول با یک کلمه کلیدی یا مجموعه ای از کلمات کلیدی، این برنامه از حالت جستجوی پیشرفته با استفاده از توابع منطقی پشتیبانی می کند و می تواند اسناد را نه تنها بر اساس محتوا، بلکه بر اساس نام فایل، تاریخ اصلاح، اندازه، نوع سند، رمزگذاری، جستجو کند. و غیره (شکل 7). به لطف پشتیبانی کامل یونیکد، جستجو نه تنها در اسناد به یک زبان، بلکه در اسناد چند زبانه نیز به درستی انجام می شود (به عنوان مثال، همزمان با متن روسی و آلمانی). امکان جستجوی اسناد از راه دور از طریق اینترنت با دسترسی بعدی به اسناد یافت شده از طریق هر مرورگر اینترنتی مانند اینترنت اکسپلورر وجود دارد. نتایج جستجو را می توان در حالت گزیده ارائه کرد، زمانی که مهم ترین (مرتبط) قطعات اسناد انتخاب شده با برجسته کردن کلمات یافت شده نمایش داده می شود، و در حالت جدول، زمانی که اطلاعات مختصری در مورد اسناد نمایش داده می شود (شکل 8)، که توسط آن می توان مرتب شود

برنج. 7. اسناد را در محیط Archivist 3000 جستجو کنید

برنج. 8. گزینه هایی برای ارائه نتایج جستجو
در "Archivarius 3000"

پر کردن مدارک استاندارد

تهیه اسناد استاندارد بخش قابل توجهی از زمان را برای آن دسته از کاربرانی که در حین انجام وظیفه به تهیه اسناد مختلف در شرکت های بیمه، بانک ها، دفاتر اسناد رسمی، شرکت های ارائه دهنده انواع خدمات و غیره مشغول هستند، می گیرد. به عنوان یک قاعده، چنین اسنادی در ویرایشگر متن Word بر اساس اسناد پایه اولیه توسعه یافته ایجاد می شوند، که در آن برخی از اطلاعات متغیر به سادگی جایگزین می شوند. هیچ چیز پیچیده ای در این مورد وجود ندارد، اما با حجم زیاد اسناد، خطاها اجتناب ناپذیر است - به عنوان مثال، شما می توانید به طور تصادفی داده ها را در مکان اشتباهی که قرار است وجود داشته باشند وارد کنید، یا چند کلمه از سند را پاک کنید و غیره. بنابراین، مطلوب است که فقط آن قسمت هایی که داده ها باید در آنها وارد شوند برای ورودی باز باشند و تمام متن های دیگر مسدود شوند. امکان ایجاد چنین اسنادی در Word توسط توسعه دهندگان فراهم شده است. کافی است یک سری الگو برای تمام اسناد استاندارد مورد استفاده در سازمان توسعه دهید، برای هر الگو برای جلوگیری از تغییر داده های دائمی (فرمان) Tools -> Set Protection -> منع هر گونه تغییر به جز وارد کردن داده ها در فیلدهای فرم) و کاربران را برای ایجاد اسناد از الگوها آموزش دهید. برای اسناد معمولی، جایی که اطلاعات متغیر نسبتاً کمی وجود دارد، چنین الگوهایی برای سرعت بخشیدن به روند آماده سازی اسناد و کاهش خطر خطا کاملاً کافی است.

با این حال، در عمل، بسیاری از اسناد استاندارد استفاده می شود، که در آنها اطلاعات متغیر تا نیمی از حجم را اشغال می کند، و برخی از داده های متغیر به یک شکل یا آن به طور مکرر تکرار می شوند (شکل 9) - برای مثال، نام کامل. در موارد مختلف نوشتن برای تاریخ یا مبالغ وارد شده و غیره. در این مورد، استفاده از قالب های Word کار کمی انجام می دهد، زیرا پر کردن اسناد حتی از طریق قالب ها زمان زیادی را می طلبد، زیرا تمام داده های متغیر باید به صورت دستی وارد شوند.

برنج. 9. نمونه ای از سند با حجم زیاد
اطلاعات متغیر

یک ویژگی دیگر در اجرای اسناد استاندارد وجود دارد - اغلب لازم است نه یک سند، بلکه چندین سند را به طور همزمان تهیه کنید (به عنوان مثال، برای تنظیم یک توافق نامه بانکی در مورد افتتاح سپرده گذاری، سه یا چهار نوع توافق نامه مورد نیاز است. امضاء). بنابراین، اطلاعات یکسان باید در اسناد مختلف وارد شود که این نیز زمان زیادی می برد و بر این اساس احتمال خطا افزایش می یابد. تهیه چنین اسنادی با استفاده از برنامه های تخصصی طراحی شده برای خودکارسازی فرآیند تهیه اسناد استاندارد، مانند AvtoDoc یا Blitz Document، بسیار سریعتر است. این برنامه ها همچنین مبتنی بر استفاده از قالب هایی هستند که بر خلاف قالب های معمولی Word، نه تنها به شما امکان می دهند داده ها را در فیلدهای تعیین شده برای این کار وارد کنید (که کاربر باید مجموعه ای از فرم ها را با داده ها پر کند)، بلکه همچنین می دانند چگونه داده های وارد شده را به صورت برنامه ریزی شده تبدیل کنند، به عنوان مثال می توانند عدد را در کلمات، کلمات و عبارات نزولی با توجه به موارد گرامری و غیره جایگزین کنند. در نتیجه، اسناد لازم به سرعت پر می شوند و تعداد خطاهایی که در این مورد می توان ایجاد کرد، به مراتب کمتر از زمانی است که به طور سنتی در Word آماده می شوند. علاوه بر این، ایجاد اسناد استاندارد از طریق راه حل های تخصصی نیز جذاب است زیرا تمام اسناد ایجاد شده به صورت خودکار فهرست بندی می شوند و در آینده یافتن هیچ یک از آنها مشکلی ندارد و کاربر نیازی به دانستن پیچیدگی های مستندات ندارد، زیرا تمام تفاوت های ظریف حقوقی قبلاً در قالب ها در نظر گرفته شده است.

AutoDoc 1.2

توسعه دهنده: EleWise

اندازه توزیع: 6 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نمونه نمایشی محدود عملکردی - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

قیمت:"AutoDoc-Personal" - 1980 روبل، "AutoDoc-Server" - 2980 روبل، "AutoDoc-Client" - 1490 روبل.

AutoDoc برنامه ای است که به شما امکان می دهد فرآیند پر کردن اسناد استاندارد را با استفاده از الگوهای ایجاد شده با استفاده از MS Word و نگهداری آرشیو اسناد و سوابق ساخته شده با استفاده از این الگوها به صورت خودکار و سرعت بخشید. فرآیند تولید اسناد جدید در آن بسیار خودکار است - فقط سناریوی تجاری مورد نظر را از لیست کلی سناریوها انتخاب کنید (یک سناریوی تجاری یک الگوی سفارشی شده است) و فرم ورودی را با داده های مورد نیاز پر کنید (شکل 10). سند ایجاد شده را می توان برای ویرایش بیشتر در Word مشاهده، ذخیره، چاپ یا باز کرد.

برنج. 10. ایجاد یک سند مطابق با سناریوی "AutoDoc"

تعداد اسکریپت‌های داخلی کم است (شکل 11)، اما می‌توان آن را با اسکریپت‌های سفارشی گسترش داد که فرآیند ایجاد آن‌ها به صورت جزئی و بصری در راهنما ارائه می‌شود و به طور کامل توسط جادوگر کنترل می‌شود و بنابراین در دسترس است. اکثر کاربران توسعه یک سناریو جدید شامل پنج مرحله است: وارد کردن نام سناریو، ایجاد یک الگو، تعریف متغیرها، تنظیم و آزمایش سناریو و ذخیره آن برای ویرایش بیشتر (شکل 12). در نگاه اول، تهیه یک الگو می تواند مشکلاتی ایجاد کند، زیرا باید به صورت دستی در Word ایجاد شود و این مستلزم دانش زبان اسکریپت است. اما در عمل، همه چیز بسیار ساده تر است - کافی است درک کنید که متغیرها در پرانتزهای فرفری وارد می شوند و علامت $ در مقابل آنها قرار می گیرد، تمام متن های دیگر به روش معمول چاپ می شوند (شکل 13). قالب های جدید را می توان نه تنها از ابتدا، بلکه بر اساس الگوهای موجود یا اسناد آماده ایجاد کرد - در حالت اول، فقط باید تنظیمات اسکریپت را تغییر دهید و آن را با تنظیمات تغییر یافته آزمایش کنید، و در حالت دوم، سند تمام شده، اطلاعات در حال تغییر را با متغیرها جایگزین کنید و آن را به عنوان یک الگو مشخص کنید. متغیرها می توانند انواع مختلفی داشته باشند، از جمله آنهایی که اجازه می دهند:

  • داده ها را در چندین زمینه به طور همزمان وارد کنید: نام کامل، اطلاعات گذرنامه، جزئیات سازمان و غیره.
  • یک مقدار متغیر را از مجموعه ای از مقادیر انتخاب کنید.
  • انجام انواع عملیات و تبدیل: محاسبه درصدی از یک عدد یا مالیات بر ارزش افزوده از یک مقدار، تبدیل یک عدد به رشته، وارد کردن تاریخ جاری و غیره.
  • نشان دادن یک کلمه یا عبارت در یک مورد خاص و غیره.

اسناد ایجاد شده بر اساس سناریوهای تجاری AutoDoc به عنوان سوابق با ساختار واضح ذخیره می شوند و بنابراین در هر زمان می توانید سند مورد نظر را با فیلتر کردن یا جستجو پیدا کنید، آن را مشاهده کنید، چاپ کنید، آن را بازسازی یا حذف کنید.

برنج. 11. پنجره "AutoDoc" با لیستی از گروه های داخلی
سناریوهای تجاری

برنج. 12. توسعه یک سناریوی جدید در "AutoDoc"

برنج. 13. نمونه ای از متن الگو در "AutoDoc"،
که در آن چهار متغیر ظاهر می شود: "تعداد"،
"ماه"، "سازمان" و "نام کامل"

این برنامه در دو نسخه عرضه می شود: تک کاربره - "AutoDoc-Personal" و چند کاربره (شبکه) که توسط دو ماژول - "AutoDoc-Server" و "AutoDoc-Client" ارائه می شود. در نسخه تک کاربره، تمام اجزای سیستم بر روی کامپیوتر محلی قرار دارند، در حالی که در نسخه چند کاربره، پایگاه داده اسکریپت ها، قالب ها و رکوردها بر روی سرور نصب می شود و تنها قسمت مشتری بر روی کامپیوترهای کاربر نصب می شود. ، که امکان استفاده از تمام مواد AutoDoc ذخیره شده در سرور را فراهم می کند.

سند بلیتز 3.4.1

توسعه دهنده: BlitzSoft

اندازه توزیع: 991 کیلوبایت

کار تحت کنترل:ویندوز NT/2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی محدود عملکردی - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

قیمت: 500 روبل.

Blitz Document یک برنامه فشرده برای کامپایل خودکار اسناد استاندارد با استفاده از قالب های اسکریپت است. این به شما امکان می دهد اسناد را بر اساس بیش از 30 الگوی داخلی (شکل 14)، یا اسکریپت های سفارشی که می توانند بر اساس الگوهای داخلی یا طرح بندی های خالی توسعه داده شوند، به سرعت تولید کنید. ایجاد یک سند بر اساس یک سناریوی آماده بسیار ساده است - فقط نوع سناریو را انتخاب کنید و دستورالعمل های جادوگر را دنبال کنید، که کاربر را صادقانه در تمام مراحل آماده سازی سند راهنمایی می کند (شکل 15). سند تمام شده را می توان در ویرایشگر متن داخلی مشاهده، چاپ، ویرایش کرد (داده های متغیر و دائمی را می توان تصحیح کرد) یا برای ویرایش در Word باز کرد.

برنج. 14. فهرست اسکریپت های داخلی سند Blitz

برنج. 15. یک سند اسکریپت ایجاد کنید
سند بلیتز

توسعه قالب های ایجاد شده تا حدودی پیچیده تر است، اما در توان اکثر کاربران نیز خواهد بود. درست است، تسلط بر این ویژگی مدتی طول می کشد، زیرا، متأسفانه، اطلاعات مرجع پیوست شده به برنامه برای کاربران به اندازه کافی آموزش دیده طراحی شده است (بسیار خسیس است و شامل تصاویر یا نمونه نیست). از نظر فنی، ایجاد یک الگوی جدید شامل دو مرحله است: انتخاب یک قالب داخلی یا طرح، که بر اساس آن یک الگوی جدید ایجاد می شود، و تنظیم مداوم داده های ثابت و متغیر موجود در آن ( شکل 16). داده های دائمی به شکل واقعی خود وارد می شوند، اما نه مستقیماً در متن، بلکه از طریق جعبه های محاوره ای. اطلاعات متغیر نیز در طول گفتگو تصحیح می‌شوند و دیگر مستقیما وارد نمی‌شوند، بلکه با متغیرهایی با برچسب‌های عام جایگزین می‌شوند که با در نظر گرفتن زبان برنامه‌نویسی مورد استفاده در برنامه طراحی شده‌اند. اسکریپت ها نه تنها می توانند متن وارد شده در طول تولید سند را نمایش دهند، بلکه می توانند آن را با استفاده از سیستمی از دستورات برای جایگزینی داده ها یا تبدیل آنها تغییر دهند. به عنوان مثال ارائه شده است:

برنج. 16. توسعه یک قالب جدید بر اساس طرح
در سند Blitz

  • کاهش کلمات و عبارات توسط موارد دستوری.
  • تبدیل اعداد به رشته؛
  • ترجمه تاریخ های تقویم به رشته ها؛
  • انجام هر گونه محاسبات مورد استفاده در اسناد حقوقی و تجاری؛
  • تغییر متن بسته به مقدار داده های وارد شده و غیره.

اسناد ایجاد شده با استفاده از سند Blitz در دفتر کل ساختار یافته ذخیره می شوند - این به شما امکان می دهد به سرعت در اسناد حرکت کنید و تقریباً فوراً به مواد لازم دسترسی پیدا کنید ، به عنوان مثال برای چاپ آنها. علاوه بر این، اسناد را می توان در موارد مجازی گروه بندی کرد، که برای دسترسی سریع به مطالب مربوط به یک موضوع یا شی خاص که در پایگاه داده ظاهر می شود، راحت است.

OCR در اسناد اسکن شده

کاربرانی که اغلب نیاز به تبدیل اسناد کاغذی (صفحه‌های کتاب، روزنامه، مجله یا فکس) به قالب الکترونیکی قابل ویرایش دارند، نمی‌توانند بدون سیستم تشخیص کاراکتر یا سیستم OCR (تشخیص کاراکتر نوری) که برای وارد کردن خودکار متون اسناد کاغذی طراحی شده است، کار کنند. به یک کامپیوتر از لحاظ نظری، می توانید از برنامه FineReader از ABBYY یا CuneiForm از Cognitive Technologies استفاده کنید - هر دو در عملکرد قابل اعتماد هستند و با دقت تشخیص بالا متمایز می شوند. اما بسته FineReader دارای یک ABBYY FineReader 8.0 Home Edition ساده و مقرون به صرفه است که آن را برای مخاطبان گسترده جذاب تر می کند.

ABBYY FineReader 8.0

توسعه دهنده: نرم افزار ABBYY

اندازه توزیع: 40.5 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 98/Me/NT4.0/2000/XP

روش توزیع:اشتراک‌افزار (بدون نسخه آزمایشی FineReader Home Edition، نسخه آزمایشی محدود از لحاظ عملکردی FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

قیمت: FineReader Home Edition - 990 روبل، FineReader Professional Edition - 3750 روبل.

ABBYY FineReader یک راه حل ایده آل برای تشخیص اسنادی است که نه تنها متن، بلکه طراحی را نیز تشخیص می دهند، که انتقال دقیق جداول، تصاویر و تقسیم متن به ستون ها را تضمین می کند (شکل 17). استفاده از این برنامه آسان است، قادر به تشخیص اسناد چند زبانه (پشتیبانی از 179 زبان) و چند صفحه است. امکان تشخیص کل سند یا صفحات جداگانه آن وجود دارد. نتیجه را می توان در یکی از فرمت های رایج ذخیره کرد: RTF، DOC، XLS، HTML، TXT یا PDF. امکان ذخیره گام به گام نتایج شناسایی برای حذف خطاها وجود دارد. صادرات نتایج تشخیص به طور مستقیم به Microsoft Word، Excel، Lotus Word Pro، Corel WordPerect و Adobe Acrobat انجام شد. جستجوگر املای داخلی (برای 36 زبان) به سرعت بخشیدن به بررسی نتیجه کمک می کند و ادغام با مایکروسافت ورد به شما امکان می دهد برنامه را مستقیماً از Word فراخوانی کنید، بدون اینکه حواس شما از کار با متن پرت شود.

برنج. 17. نتیجه تشخیص سند
در ABBYY FineReader Home Edition

این برنامه در دو نسخه ارائه شده است: FineReader Home Edition، طراحی شده برای مبتدیان، و FineReader Professional Edition، برای حرفه ای ها. نسخه حرفه ای به شما امکان می دهد پارامترهای تشخیص را مدیریت کنید (تغییر حالت، انجام تشخیص با آموزش) و دارای مجموعه ای غنی از توابع تشخیص (تشخیص فایل های PDF، متون گرفته شده با دوربین دیجیتال و غیره). علاوه بر این، نسخه حرفه‌ای فرمت‌های ذخیره‌سازی متفاوت‌تری را ارائه می‌کند، توانایی تشخیص بارکد و تشخیص سریع اسکرین‌شات‌ها را با استفاده از ابزار Screenshot Reader اضافه می‌کند.

تبدیل اسناد از فرمت PDF

تمام اسناد فنی اکنون در قالب PDF موجود است که از Adobe Acrobat Reader رایگان برای مشاهده اسناد استفاده می کند. اما اغلب اوقات هنگام تهیه اسناد خود یا ویرایش مطالب در قالب PDF (به عنوان مثال، مقالات، قراردادها، گزارش ها و غیره) نیاز به استفاده از قطعات فایل های PDF وجود دارد. در حالت اول، شما باید قطعاتی از متن و / یا تصاویر را از فایل های PDF استخراج کنید (از لحاظ نظری، این کار را می توان با استفاده از ابزارهای داخلی Acrobat Reader انجام داد، اما با نتیجه بسیار متوسط). در حالت دوم، شما باید اسناد PDF را به فرمت قابل ویرایش (مثلاً به فرمت Word) تبدیل کنید و در عین حال طراحی سند اصلی را حفظ کنید، که حتی در Acrobat Reader نیز پیش بینی نشده است. در چنین مواردی، ابزارهای ویژه ای به کمک می آیند، که بسته های ABBYY PDF Transformer و PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) جذاب ترین به نظر می رسند. ما اولین آنها را در نظر خواهیم گرفت - اگرچه گران تر است، اما دارای رابط روسی زبان است و به شما امکان می دهد فایل های PDF را به چندین فرمت قابل ویرایش تبدیل کنید و می تواند نه تنها متن انگلیسی، بلکه متن روسی را نیز به درستی تشخیص دهد.

ABBYY PDF Transformer 2.0

توسعه دهنده:نرم افزار ABBYY

اندازه توزیع: 52 مگابایت

کار تحت کنترل: Windows 2000 (SP2 یا بالاتر)/XP/Server 2003

روش توزیع:اشتراک افزار (دمو 15 روزه - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

قیمت: 1490 روبل.

ABBYY PDF Transformer ابزاری برای تبدیل اسناد PDF به فرمت های سند Microsoft Word (شکل 18)، اکسل و همچنین به فایل های HTML و TXT است. این بسته دارای رابط بصری است و استفاده از آن بسیار آسان است و بنابراین توسعه آن حتی در توان کاربران مبتدی نیز خواهد بود.

ABBYY PDF Transformer می تواند هر فایل PDF، از جمله فایل های بدون لایه متنی را تبدیل کند (این گونه فایل ها اغلب از اسناد اسکن شده به دست می آیند و تصاویر متنی را نشان می دهند)، و فایل های PDF حاوی هر ترکیبی از زبان های پشتیبانی شده (از جمله روسی و انگلیسی) را به درستی پردازش می کند. . این ابزار به طور دقیق طراحی سند اصلی (تصاویر، جداول، ستون ها، پیوندها) را حفظ می کند و به شما امکان می دهد گزینه های تبدیل و ذخیره را مدیریت کنید. به عنوان مثال، می توانید به وضوح مناطقی را که باید توسط برنامه به عنوان متن یا تصویر درک شود (که برای فایل های PDF با طرح بندی پیچیده مرتبط است) تعریف کنید، سند تمام شده را با همان طرح بندی اصلی یا به عنوان یک ستون ذخیره کنید. متن (با یا بدون عکس - اختیاری) و غیره در صورت لزوم، امکان تبدیل انتخابی صفحات منفرد یا حتی قطعات آنها وجود دارد. علاوه بر این، ABBYY PDF Transformer همچنین می‌تواند تبدیل معکوس را انجام دهد و به شما امکان می‌دهد فایل‌های PDF را از اسناد مایکروسافت ورد، صفحات گسترده اکسل، ارائه‌های پاورپوینت، نمودارهای Visio و فایل‌های HTML، و همچنین تقریباً از هر برنامه‌ای که از چاپ سند پشتیبانی می‌کند، ایجاد کنید (این اجرا شده از طریق PDF-XChange برای چاپگر مجازی ABBYY PDF Transformer 2.0).

Evernote قلب بسیاری از افرادی را که دوست دارند اطلاعات مختلف را سازماندهی کنند، به دست آورده است. از آن زمان، "Evernote" خود را برای کارهای باریک تر - مانند سازماندهی موسیقی، ویدئو، لباس، و غیره وجود دارد. و، البته، برنامه هایی برای سازماندهی فایل ها در کامپیوتر وجود دارد.

TagSpaces یک برنامه چند پلتفرمی برای سازماندهی فایل ها در دستگاه های شما است.

مزایای:

  • کار آفلاین؛
  • پشتیبانی از ویندوز، مک، لینوکس و اندروید؛
  • می تواند بر روی سرور شما مستقر شود.
  • نیازی به نصب ندارد؛
  • متن باز

ایرادات:

  • بدون نسخه iOS (رسمی)؛
  • درک رابط کاربری دشوار است.
  • ویژگی های طرح رایگان محدود است

مانند اکثر برنامه های منبع باز، TagSpaces برای همه پلتفرم های محبوب در دسترس است و نیازی به نصب بر روی دسکتاپ ندارد. در ویندوز، فقط باید آرشیو (فقط 70 مگابایت) را با برنامه دانلود کرده و در پوشه مورد نظر از حالت فشرده خارج کنید. اگر «ابرها» را دوست ندارید اما می‌خواهید اطلاعات مناسب را در اختیار داشته باشید، عالی است. آنها آن را روی یک فلش درایو USB یا در یک پوشه مشترک قرار می دهند و جدا از بقیه دنیا کار می کنند.

پس از شروع برنامه، فقط باید موافقت نامه مجوز را بپذیرید و بلافاصله می توانید شروع به کار کنید. بدون ثبت نام، رمز عبور و موارد دیگر برای شما. فقط یک تور کوچک از خود برنامه.

هدف اصلی این برنامه سازماندهی فایل ها بر روی کامپیوتر شما است. خود فایل ها به هیچ وجه تحت تاثیر قرار نمی گیرند و برنامه کاملا آفلاین کار می کند. TagSpaces بیش از آنکه یک برنامه سازماندهی اطلاعات باشد، افزودنی به File Explorer استاندارد است.

بنابراین، برای شروع، باید دایرکتوری هایی را که می خواهید سازماندهی کنید، انتخاب کنید. این می تواند هر پوشه ای در رایانه شما باشد. نام کاتالوگ را می توان متفاوت از نام خود پوشه تنظیم کرد، همچنین گزینه های نمایش آن (لیست، جدول، گالری) را پیکربندی کرد و کاتالوگ پیش فرض را انتخاب کرد.

سازمان اطلاعات

پوشه ها را می توان یکی به دیگری اضافه کرد و همچنین به سرعت به پوشه رفت، اما در Explorer استاندارد.



حالت های نمایش اطلاعات

بسته به محتویات پوشه، نمایش آن تغییر می کند. بنا به دلایلی، تنظیمات پوشه پیش فرض بازنشانی می شود و همه پوشه ها آخرین گزینه های انتخاب شده را نشان می دهند.

برخلاف اکسپلورر معمولی، گزینه های زیادی برای کار با فایل ها وجود ندارد. شما می توانید یک فایل متنی (با پشتیبانی Markdown) ایجاد کنید، پوشه ها را اضافه کنید، و اساساً تمام.

چرا باید TagSpaces را نصب کنید؟

کل "تراشه" در توانایی اضافه کردن برچسب ها به فایل ها یا پوشه ها. به راحتی می توانید برچسب های لازم را به اسناد مالی، عکس ها، موسیقی یا هر فایل دیگری اضافه کنید. هنگامی که چنین برچسبی را انتخاب می کنید، اطلاعات لازم نمایش داده می شود و دیگر نیازی به اجرای پوشه های مختلف در جستجو ندارید.

خود تگ ها در ویژگی های فایل نوشته شده اند که به شما امکان می دهد حتی بدون برنامه نصب شده با آنها کار کنید.

خود توسعه دهندگان ادعا می کنند که این برنامه می تواند به عنوان جایگزینی برای Evernote نیز استفاده شود. چیزی که من به سختی باور می کنم.

هنگامی که یک یادداشت ایجاد می کنید، یک کپی از آن به عنوان یک فایل در فهرست انتخاب شده ذخیره می شود. فرمت های متن، Markdown و HTML پشتیبانی می شوند. همچنین یک گیره وب برای کروم وجود دارد که می تواند صفحات را مستقیماً در دستگاه های شما ذخیره کند.
این برنامه همچنین از برنامه های افزودنی مختلفی پشتیبانی می کند که عمدتاً با هدف پشتیبانی از باز کردن فرمت های مختلف انجام می شود.

TagSpaces منبع باز است، اما رایگان نیست. به گفته توسعه دهندگان، طرح رایگان برای اکثر کاربران کافی است. اما حتی برای بررسی، محدودیت های آن برای من کافی نبود. نسخه حرفه ای 39 یورو قیمت دارد.

ارزش گرفتن را دارد؟

نظر من خیر است. در حین کار با برنامه، مزایای عملی این روش سازماندهی اطلاعات را ندیدم. در داخل رابط، سازماندهی بر اساس برچسب ها به نظر راحت می رسد، ناوبری سریع و جستجوی اطلاعات مورد نیاز شما.

در عمل، ناوبری حتی در خود برنامه بسیار ناخوشایند است. برای جابجایی بین دایرکتوری ها، باید چند کلیک اضافی انجام دهید. برچسب ها در یک تب جداگانه قرار دارند و هنگام مشاهده فایل ها حتی بلافاصله قابل مشاهده نیستند.

برای افزودن اطلاعات، باید ده ها عمل غیر ضروری را نیز انجام دهید. در نتیجه، کار فقط باعث تحریک می شود و نه جستجوی سریع و راحت برای فایل ها. و برای کار با فایل ها، همچنان باید به اکسپلورر استاندارد سوئیچ کنید.

جمع آوری در وهله اول با جمع آوری همین نوع اقلام همراه است. سی‌دی‌هایی در قفسه‌ها وجود دارد، تمبرهایی در آلبوم‌ها فرو می‌روند، و یک کشوی روی میز با صدها درب بطری آبجو فرو رفته است. با این حال، انواع دیگری از مجموعه ها وجود دارد که نمی توانید آنها را از قفسه بردارید و از کشو بیرون بیاورید. به عنوان مثال، زنان خانه دار عاشق جمع آوری دستور العمل های آشپزی هستند. مواد تشکیل دهنده و نسبت آنها با دقت در یک دفترچه یادداشت می شود و از شوهران آنها مخفی نگه داشته می شود. و در همین حال، شوهران، خاطرات خود را در دفتر خاطرات نگه می دارند - مجموعه ای از سرگرمی های دوران جوانی، که تمام پیروزی ها را در جبهه عشق توصیف می کند. در صورت تمایل، هر نوع مجموعه ای را می توان با استفاده از نرم افزار توصیف کرد و این مقاله بر روی یک محصول جهانی، Smart Items تمرکز خواهد کرد.

این برنامه برای نظام‌بندی انواع مجموعه‌ها، صرف نظر از جهت‌گیری و اهمیت آنها در نظر گرفته شده است. علاوه بر این، یکی از ویژگی های برنامه امکان صادرات مجموعه به فرمت های موجود برای دستگاه های تلفن همراه است.

Smart Items شامل چهار مجموعه نمایشی است که به شما کمک می کند تا با برنامه شروع کنید. رابط پیش فرض آن به زبان انگلیسی است، اما در تنظیمات برنامه امکان تغییر به روسی وجود دارد.

پنجره کاری Smart Items از سه پنل تشکیل شده است. در سمت چپ، در بالای نوار کناری، فهرستی از تمام نمایشگاه‌های مجموعه وجود دارد. می تواند ساختار درختی داشته باشد و به دسته ها سازماندهی شود. در زیر آنها یک پنل با فیلتر قرار دارد. اگر هیچ موردی انتخاب نشده باشد، تمام موارد موجود در دسته فعلی مجموعه نشان داده می شوند. در غیر این صورت اکران نمایشگاه های غیر ضروری آغاز می شود. بخش اصلی پنجره کار برای نمایش لیستی از موارد رزرو شده است. بسته به نوع مجموعه، فهرست ستون ها ممکن است متفاوت باشد. هنگام تعویض گروه به طور خودکار تغییر می کند. با دوبار کلیک کردن روی دکمه سمت چپ ماوس، محتویات مورد فعلی در مجموعه باز می شود. پنجره با جزئیات آن نیز می تواند متفاوت باشد، نه تنها دارای فیلدهای پایگاه داده منحصر به فرد، بلکه روش های چیدمان متن و طراحی آن است.

همانطور که قبلا ذکر شد، این برنامه جهانی است و به شما امکان می دهد هر نوع مجموعه ای را سیستماتیک کنید. هر کدام از آنها می توانند ساختار داده های خاص خود را داشته باشند. Smart Items شامل چهار گزینه مجموعه است - وارد کردن حساب ها از سایت ها (نام، رمز عبور)، مارک ها، دستور العمل ها و عکس ها. علاوه بر این، ارزش دارد لیست مخاطبین را به طور جداگانه برجسته کنید. این یک "مجموعه افراد" نیست، همانطور که در ابتدا ممکن است فکر کنید، بلکه لیستی از بدهکاران، آشنایان، که اقلام ارزشمند خود را که توسط برنامه توضیح داده شده است به آنها داده اید.

ساختار مجموعه در مؤلفه Smart Items Creator ویرایش شده است. پانل سمت چپ شامل لیستی از انواع مجموعه از قبل کامپایل شده است و بخش اصلی پنجره کاری برای ابزارهای ویرایش ساختار محفوظ است.

توزیع اصلی برنامه حاوی اطلاعاتی درباره مجموعه های CD/DVD با داده های دلخواه، سی دی های موسیقی، فیلم ها، کتاب ها، عکس ها و صفحات HTML است. هر یک از مجموعه ها شامل لیست فیلدهای خاص خود است. هر فیلد شامل یک نام، نوع، حالت نمایش، و چند پرچم اضافی است. نوع فیلد می‌تواند چندین مقدار داشته باشد - حالت‌های انتخاب یا تغییر حالت، متن ساده، HTML، تصویر، نمای فهرست، حافظه و همچنین بخشی از ساختار درختی. مقادیر در یک فیلد می توانند عددی (امضا یا بدون علامت)، رشته یا تاریخ باشند. علاوه بر این، می توانید فرمت نمایش فیلد را که شامل تعیین ابعاد آن بر روی صفحه است، توصیف کنید.

پس از تکمیل توضیحات فیلدهای مجموعه، می توانید ویرایشگر Smart Items را باز کرده و شروع به وارد کردن اطلاعات مربوط به نمایشگاه کنید.

رابط برای معرفی عناصر جدید به ساختار خود مجموعه بستگی دارد. بنابراین، بسته به نوع موارد، نحوه تنظیم فیلدها در Smart Items Creator، کادر محاوره ای برای وارد کردن توضیحات آنها تغییر می کند.

بیشتر راه های وارد کردن اطلاعات استاندارد هستند. متن ساده - ما متن، تصویر را تایپ می کنیم - یک فایل گرافیکی و غیره را مشخص می کنیم. نکته قابل توجه ورود داده ها در قالب HTML است.

یک ویرایشگر جداگانه برای کار با HTML ایجاد شده است. از اجزای اینترنت اکسپلورر نصب شده روی سیستم استفاده می کند. ویرایشگر دارای تمام عملکردهای اساسی است که هنگام قالب بندی متن استفاده می شود. شما می توانید سبک فونت، اندازه، رنگ را تغییر دهید. همچنین می توانید رنگ پس زمینه را تغییر دهید. سند ممکن است شامل جداول، پیوندهایی به اسناد خارجی باشد. این برنامه از چک کردن املا پشتیبانی می کند، اما در طول آزمایش کار نکرد. متن روسی و انگلیسی با خطا تایپ شد - هیچ واکنشی از برنامه. کلمات زیر خط کشیده نمی شوند و اعتبارسنجی اجباری هشدار خطا نمی دهد.

ابزار دیگری که ورود داده ها را ساده می کند، امکان وارد کردن ساختارهای پوشه از درایوهای نوری یا هارد است. در حالت اول، باید دیسک را در درایو قرار دهید و عملیات اسکن را شروع کنید. به طور مشابه، سازماندهی دیسک‌ها با پروژه‌های جهانی راحت است که می‌توان روی آن‌ها هر چیزی را ضبط کرد. گزینه دوم واردات این است که یک پوشه در هارد دیسک خود را مشخص کنید. کل ساختار دایرکتوری موجود در پوشه انتخاب شده توسط کاربر اسکن می شود.

هنگام وارد کردن اطلاعات مربوط به نمایشگاه های مجموعه، می توانید دسته بندی های جدیدی ایجاد کنید. آنها به عنوان فیلتر برای مشاهده بیشتر عمل خواهند کرد. دسته ها می توانند ساختار تودرتو داشته باشند.

نمایشگاه های ارزشمند مجموعه ها اغلب مورد توجه عزیزان قرار می گیرند. دوستی خواست تا فیلمی را تماشا کند، دختر فیل را به مهد کودک برد، همسرش کمیاب ترین تمبر باستانی را از آلبوم بیرون آورد، آن را روی پاکت چسباند و نامه ای برای مادرش فرستاد. یادگار گرانبها به سوی مادرشوهر رفت. اگر راهی برای متوقف کردن چنین چیزهایی وجود ندارد، پس من می خواهم به نحوی آنها را دنبال کنم. با یادآوری اینکه کالا به چه کسی داده شده است، همیشه می توانید آن را پس بگیرید.

برای حل این مشکل، Smart Items به شما امکان می دهد لیستی از مخاطبین ایجاد کنید. به هر فرد یک نام، نام خانوادگی، شماره تلفن، آدرس ایمیل، آدرس منزل داده می شود. پس از ایجاد حداقل یک مخاطب، عملیات انتقال آیتم در دسترس می شود.

شما یک مورد را از مجموعه انتخاب می کنید، در کادر محاوره ای باز شده، مخاطب و همچنین مهلت بازگرداندن مورد را مشخص کنید. تاریخ سررسید به طور خودکار به تاریخ فعلی تنظیم می شود. علاوه بر انتقال اقلام به شخص دیگری، عملیات بازگشت و همچنین تمدید مدت زمان اقامت نمایشگاه در خارج از مجموعه شما در دسترس است.

این برنامه به شما امکان می دهد داده ها را به فرمت های موجود برای دستگاه های تلفن همراه صادر کنید. این اجازه می دهد تا مجموعه ها از PDA و همچنین تلفن های موبایل ویندوز نمایش داده شوند. برای این منظور، Smart Items شامل یک مبدل است که، از جمله موارد دیگر، به شما امکان می دهد اسنادی را ایجاد کنید که می توانند در یک محیط جاوا اجرا شوند. و در نهایت، پایگاه داده را می توان به فرمت MySQL صادر کرد.

جستجوی اطلاعات در پایگاه داده با وارد کردن یک عبارت متنی امکان پذیر است. علاوه بر این، هنگام جستجو می توانید از یک شناسه درایو منحصر به فرد استفاده کنید. هنگام ایجاد مجموعه رسانه های نوری، این پارامتر یکی از فیلدهای پایگاه داده است.

این برنامه دارای یک سیستم کمک محلی به زبان انگلیسی است. برخی از اجزای Smart Items به روسی ترجمه نشده اند.

مزیت اصلی Smart Items تطبیق پذیری آن است. این برنامه به شما اجازه می دهد تا به طور مستقل ساختار پایگاه داده را تشکیل دهید، که به معنای توانایی توصیف دقیق هر مجموعه است. این را به تعبیری می توان یک عیب تلقی کرد. استفاده از ساختارهای اصلی آسان است. اما ساختن پایگاه خود به یک کار بسیار پر زحمت تبدیل می شود. ویرایشگر ساختار پایگاه داده را نمی توان بصری نامید. از طرف دیگر، اگر فقط از پایگاه های داده ارائه شده به طور پیش فرض استفاده می کنید، در سازماندهی مجموعه نباید مشکلی وجود داشته باشد.