محتوا

مقدمه…………………………………………………………………………..2
1. جریان اطلاعات و گردش کار در شرکت
1.1. تعریف مفاهیم…………………………………………………………
1.2. اطلاع رسانی مدیران - مشکلات معمولی……………………………………………………………………………………………………………………
1.3. مشکلات اطلاعاتی شرکت ها…………………....۵
1.4. الزامات برای سیستم جریان اطلاعات ........ 6
1.5 سازماندهی سیستم جریان اطلاعات……7
1.6. تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات……………………………………………..
2. ویژگی های اقتصادی شرکت LLC "ELECTRA-N"
2.1. توصیف ELEKTRA-N LLC……………………………………………………………………………
12
3. تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات و جریان سند بر روی نمونه ELECTRA-N LLC
3.1. ترسیم جدول زمانبندی جریان اطلاعات ... ... 25
4. راه های بهبود جریان اطلاعات و گردش کار………………………………………………………………………..28
نتیجه‌گیری………………………………………………………………………………………………………………………
منابع……………………………………………………….32

مقدمه
بهبود روش های مدیریت یکی از وظایف اصلی است که حل آن به میزان پیشرفت شرکت بستگی دارد. هر سال، شدت تبادل اطلاعات در شرکت ناگزیر رشد می کند و پیچیده تر می شود و بنابراین مشکل ایجاد روش هایی برای توصیف، تجزیه و تحلیل و مطالعه جریان های اطلاعات مرتبط تر می شود. برای حل آن موارد زیر در نظر گرفته می شود: تجزیه و تحلیل سازمان; بهبود طرح جریان اسناد؛ توسعه سیستم های پشتیبانی اطلاعات خودکار مطالعه جریان اطلاعات یک ایده کلی از عملکرد اشیاء مدیریت می دهد و اولین گام در تجزیه و تحلیل سازمان است. در این مرحله می توان تعدادی از مشکلات را در خصوص بهبود طرح جریان اسناد حل کرد. مطالعه بیشتر جریان های اطلاعاتی امکان شناسایی عناصر نمایش اطلاعات شی، رابطه بین آنها، ساختار و پویایی جریان های اطلاعات را فراهم می کند.
مشکلات ارائه به موقع اطلاعات عملیاتی مدیران شرکت تا حد زیادی توسط نقص سیستم جریان اطلاعات شرکت تعیین می شود. کار دوره در مورد مشکلات معمول سیستم جریان اطلاعات شرکت های روسی و رویکرد تجزیه و تحلیل آنها در مفهوم کنترل بحث می کند.
هدف از کار دوره بررسی راه‌هایی برای ایجاد یک گردش کار موثر در یک شرکت و راه‌هایی برای بهبود سیستم جریان اطلاعات با استفاده از مثال Elektra-N LLC است.
هدف این مطالعه جریان های اطلاعاتی و گردش کار Elektra-N LLC است که در این زمینه تخصص دارد. سیستم های الکترونیکیامنیت و پشتیبانی زندگی در شهر V. Novgorod.
موضوع مطالعه کارایی گردش اسناد و بهبود سیستم جریان اطلاعات شرکت OOO Elektra-N است.
بر اساس هدف، وظایف زیر تعریف می شود:

مفهوم جریان اطلاعات را در نظر بگیرید.
معمولی را در نظر بگیرید مشکلات اطلاعاتیشرکت ها؛
سازماندهی سیستم جریان اطلاعات را در نظر بگیرید.
جهت و شدت گردش اسناد در شرکت و همچنین راه های بهبود آن را تجزیه و تحلیل کنید.

مبنای روش شناختی این مطالعه کار بر روی نظریه اقتصادی نویسندگان زیر بود: K. Vaseneva، B.P. بارماکووا، V.I. سادوونیکوا، پی.ال. اپستاین، A.A. مودینا و دیگران.

1. جریان اطلاعات و گردش کار در شرکت
1.1 تعاریف
جریان اطلاعات عبارت است از انتقال فیزیکی اطلاعات از یک کارمند یک شرکت به دیگری یا از یک بخش به بخش دیگر. تبدیل اطلاعات (ورودی حسابداری) به عنوان جریان اطلاعات در نظر گرفته نمی شود.
سیستم جریان اطلاعات مجموعه ای از حرکات فیزیکی اطلاعات است که انجام هر فرآیندی، اجرای هر تصمیمی را ممکن می سازد. رایج‌ترین سیستم جریان‌های اطلاعاتی، مجموع جریان‌های اطلاعاتی است که به شرکت اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های مالی و اقتصادی را انجام دهد.
جریان اطلاعات عملکرد عادی سازمان را تضمین می کند. هدف از کار با جریان های اطلاعاتی بهینه سازی کار شرکت است.

1.2 اطلاع رسانی به مدیران - مشکلات معمولی
روسای شرکت (مدیر کل، مدیر مالی، روسای خدمات) باید اطلاعات عملیاتی داشته باشند تا در صورت بروز انحراف از برنامه، در درجه اول از نظر هزینه، بتوانند تصمیمات اصلاحی به موقع اتخاذ کنند.
به طور سنتی، اطلاعات در قالب برآورد هزینه واقعی برای شرکت توسط بخش حسابداری ارائه می شود. داده ها در قالب برآورد هزینه و محاسبات برای انواع جداگانه محصولات پس از:
صورتحساب های پردازش شده برای برق، گاز، آب؛
محاسبه خدمات کارگاه ها به یکدیگر و اشخاص ثالث؛
استهلاک دارایی های ثابت تعلق گرفت.
هزینه های سربار توزیع شده بین مغازه ها و انواع محصولات؛
مالیات به بودجه تعلق گرفت و کسورات به وجوه خارج از بودجه تعلق گرفت.
پس از مقایسه برآورد هزینه واقعی با درآمد، بخش حسابداری نتیجه مالی را محاسبه می کند.
امروزه در اکثر شرکت های صنعتی روسیه، این عملیات (بستن حساب ها، هزینه های تشکیل و نتایج مالی) به صورت ماهانه انجام می شود، یعنی. بخش برنامه ریزی شرکت، خروجی، هزینه ها و نتیجه مالی ماه را تعیین می کند و سپس داده های واقعی را محاسبه کرده و با موارد برنامه ریزی شده مقایسه می کند.
عیب این سیستم ناکارآمدی است. بستن حساب ها، محاسبه هزینه ها و نتایج مالی به قدری از واحد حسابداری زمان می برد که معمولاً برآورد هزینه واقعی تا 20 ماه آینده دریافت می شود. این بدان معناست که هنگام تصمیم گیری، مدیر مجبور است بر روی داده های دو ماهه عمل کند و بیشتر به شهود خود تکیه کند. فقط اطلاعات مربوط به حجم محصولات تولید شده (گزارش روزانه از کارگاه) و جابجایی پول در حساب جاری (دریافت دستورات پرداخت و صورتحساب ها روزانه توسط واحد مالی) می تواند به سرعت ارائه شود.
موارد فوق ایجاد سیستمی برای ارائه اطلاعات عملیاتی در مورد درآمد و هزینه به مدیران سازمانی ضروری می کند. ایجاد چنین سیستمی وظیفه مهم سرویس کنترل است: مدیران باید بیشتر از یک بار در ماه اطلاعات مربوط به هزینه ها را دریافت کنند. برای انجام این کار، لازم است موارد را در جریان های اطلاعاتی شرکت مرتب کنید.

1.3 مشکلات اطلاعاتی شرکت ها
وضعیت فوق در ارائه اطلاعات عملیاتی به روسای شرکت به دلیل کاستی در سازماندهی جریان اطلاعات است. از جمله کاستی های معمول سیستم جریان اطلاعات شرکت های روسی عبارتند از:
تکرار اطلاعات ارائه شده؛
فقدان اطلاعات مرتبط (ضروری)؛
عدم توزیع بدون ابهام مسئولیت اسناد؛
ارائه نابهنگام اطلاعات؛
اطلاعات ممکن است به مخاطب نرسد.
ممکن است پس از دریافت اطلاعات، توضیحات لازم باشد.
یکی از وظایف مهم سرویس کنترل بهبود سیستم جریان اطلاعات، تغییر الگوریتم های انتقال اسناد و خودکار کردن انتقال اطلاعات است.
سیستم کنترل جریان اطلاعات باید به طور ارگانیک در سیستم کلی جریان اطلاعات شرکت ادغام شود، در غیر این صورت کارکنان شرکت طرح تحمیل شده بر آنها را رد خواهند کرد.
تجزیه و تحلیل عملکرد سیستم جریان اطلاعات موجود در شرکت برای وجود "گلوگاه"، پیوندهای اضافی ضروری است (برای این کار، کنترل کننده ها باید از قدرت لازم برخوردار باشند). معرفی سیستم کنترل منجر به بازسازی و بهینه سازی سیستم جریان اطلاعات - کل جریان اسناد اقتصادی شرکت می شود.

1.4 الزامات برای سیستم جریان اطلاعات
اطلاعاتی که در سیستم کنترل برای پردازش و
تجزیه و تحلیل باید شرایط زیر را برآورده کند:
به موقع بودن، یعنی اطلاعات مربوط به هزینه ها، درآمدها، سود باید زمانی ارائه شود که هنوز تحلیل آن منطقی باشد.
اعتبار؛
ارتباط، یعنی اطلاعات باید به تصمیم گیری کمک کند.
سودمندی (اثر استفاده از اطلاعات باید هزینه های به دست آوردن آن را پوشش دهد).
کامل بودن، یعنی هیچ حذفی نباید وجود داشته باشد؛
قابل درک بودن، یعنی اطلاعات نباید به "رمزگشایی" نیاز داشته باشد.
منظم بودن دریافت
سیستم کنترل وظایف خود را در زمینه اتوماسیون در شرکت حل می کند. پیچیدگی پردازش اطلاعات دقیق در مراکز هزینه بسیار زیاد است، پردازش دستی آن دشوار است. اقتصاددانان مغازه ها (شعبه ها، انبارها، فروشگاه ها) بلافاصله خواستار خودکارسازی کار خود هستند، زیرا برای آنها کار در سیستم کنترل بار اضافی است حتی اگر جمع آوری اطلاعات برنامه ریزی شده و واقعی یک بار در ماه اتفاق بیفتد. اگر اطلاعات یک بار در هفته جمع‌آوری شود، بخش‌ها از نظر فیزیکی زمان لازم برای پردازش و ارائه اطلاعات به سرویس کنترل را نخواهند داشت، که به نوبه خود، زمانی برای خلاصه کردن تمام داده‌های مربوط به شرکت نخواهد داشت. بنابراین، اگر پردازش تراکنش ها و مانده حساب ها یا محاسبه استهلاک یا محاسبه را خودکار کنید دستمزد، به همین ترتیب توصیه می شود کار کنترل را خودکار کنید.

1.5 سازماندهی سیستم جریان اطلاعات
برای ایجاد یک سیستم جریان اطلاعات، لازم است:
تعیین ساختار اطلاعاتی که باید ارائه شود؛
تجزیه و تحلیل جریان اسناد موجود در شرکت؛
توسعه دهد سیستم جدیدجریان کار.
ساختار اطلاعات شامل طبقه بندی انواع درآمد و هزینه بر اساس اشیاء محاسبه (بر اساس بخش ها، محصولات، قراردادها) است.
در جریان تجزیه و تحلیل گردش کار باید مشخص شود: آیا می توان در مورد انواع هزینه ها اطلاعات جمع آوری کرد، مثلاً در اواسط ماه، چه موانعی وجود دارد، برای رفع آنها چه باید کرد؟ به نظر می رسد که می توان انبارداران را ملزم کرد که داده های مربوط به مصرف مواد (کارت های حصار حد) را در اواسط ماه و نه فقط در پایان ماه ارسال کنند. که زمان‌نگارها می‌توانند روزانه داده‌ها را از جدول زمانی وارد برنامه حقوق و دستمزد کنند و غیره. سرویس کنترل ممکن است به نمایندگی از مدیر مالی یا مدیر عامل، دستور دهد که داده‌ها را بیشتر ارائه دهد.
سرویس کنترل باید با واحد حسابداری در مورد وارد کردن داده های کارگاه ها بر اساس هزینه ها به توافق برسد تا سرویس کنترل اطلاعات را از پایگاه داده انتخاب کرده و طبق "قوانین کنترلی" خود پردازش کند. فرم های تحلیلی خلاصه را دریافت کرد. در نتیجه پردازش، داده های کنترلی از نقطه نظر حسابداری "نه کاملا دقیق" به دست می آید، با این حال، این دقت برای تصمیم گیری های مدیریتی کافی است. این 95٪ داده های قابل اعتماد است که مدیر مالی امروز به آن نیاز دارد، و 100٪ گزارش های حسابداری دقیق یک ماه بعد - اطلاعاتی که برای تصمیم گیری های مدیریت عملیاتی بی فایده است.
سرویس کنترل کننده پست نمی کند، گردش مالی را مجدد محاسبه نمی کند و مانده حساب را تغییر نمی دهد - این حق حسابداری است. سرویس کنترل داده ها را تجزیه و تحلیل می کند و آنها را بر اساس معیارهای خاصی گروه بندی می کند: متغیر و ثابت، مربوط به یک مرکز هزینه خاص و غیر مرتبط، و غیره. بنابراین، سرویس کنترل با بخش حسابداری که به آنها اجازه می دهد به عنوان یک تیم واحد کار کنند، تداخلی ایجاد نمی کند.

1.6 تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات
در فرآیند تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات یک شرکت، خدمات کنترلی فرآیندهای ظهور، حرکت و پردازش اطلاعات و همچنین جهت و شدت جریان اسناد در شرکت را مطالعه می کند.
هدف از تجزیه و تحلیل جریان های اطلاعاتی، شناسایی نقاط تکراری، مازاد و کمبود اطلاعات، علل شکست و تاخیر آن است.
رایج‌ترین و ظاهراً کاربردی‌ترین روش تحلیل جریان اطلاعات، زمان‌بندی جریان اطلاعات است. برای ایجاد نمودارهای جریان اطلاعات، باید قوانین خاصی را برای جمع آوری آنها و نمادها برای عناصر جداگانه بدانید (یا خودتان توسعه دهید).
هر جریان اطلاعات - یک حرکت واحد اطلاعات - دارای ویژگی های زیر است:
یک سند (که اطلاعات به صورت فیزیکی در آن موجود است)؛
مشکلات (اطلاعات مربوط به چه حوزه ای از فعالیت شرکت است: خرید، فروش محصولات، بسته شدن ماه و دریافت خلاصه هزینه ها، برنامه ریزی و غیره)؛
مجری (کسی که این اطلاعات را منتقل می کند)؛
تناوب (فرکانس انتقال: ماهانه، سه ماهه، روزانه).
این شرکت دو سطح از جزئیات جریان اطلاعات را متمایز می کند:
در سطح شرکت، جزئیات تا سطح کارگاه (بخش فرعی) انجام می شود، یعنی. اطلاعات بین فروشگاه ها و خدمات شرکت منتقل می شود.
در سطح کارگاه (بخش فرعی) شرکت، جزئیات تا سطح محل کار انجام می شود، یعنی. اطلاعات بین کارگران مغازه و خدمات مربوط به مغازه منتقل می شود.
رعایت قوانین یکسانی مهم است که سرویس تحلیلی را قادر می سازد با سایر شرکت کنندگان در فرآیند تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات (خدمات مالی و اقتصادی، بخش اتوماسیون و غیره) به یک زبان صحبت کند. در سطح سازمانی، توصیه می شود نمودارهایی از جریان اطلاعات برای مشکلات فردی ایجاد شود، زیرا تعداد جریان های اطلاعاتی (اتصالات) بسیار زیاد است، بنابراین شناسایی یک الگوریتم واحد دشوار است. در سطح کارگاه های فردی، امکان ایجاد یک برنامه کلی از جریان های اطلاعاتی برای همه مشکلات وجود دارد، زیرا در اینجا تعداد جریان ها (اتصالات) خیلی زیاد نیست، اگرچه امکان ساخت نمودار برای هر مشکل وجود دارد.
ضمیمه برنامه زمانبندی جریان اطلاعات رمزگشایی پیوندهای اطلاعاتی در شرکت یا در بخش است.
جدول زمانبندی گردآوری شده جریان های اطلاعاتی دارای یک اشکال قابل توجه است - تعداد زیاد پیوندهای اطلاعاتی خواندن و تجزیه و تحلیل آن را دشوار می کند، اما این تجزیه و تحلیل جریان های اطلاعاتی بود که هدف از ترسیم جدول زمانی بود. بنابراین، توصیه می شود نمودارهایی ایجاد کنید که نه روابط ایستا بین بخش ها، بلکه جریان اسناد مرتبط با اجرای یک کار خاص را نشان می دهد.

2. ویژگی های اقتصادی شرکت LLC "ELECTRA-N"
2.1 توصیف ELEKTRA-N LLC

سازمان Elektra-N LLC به صورت منطقه ای در آدرس: Veliky Novgorod, B. St. Petersburg St., 80 واقع شده است.
شرکت Elektra-N در سال 1991 تاسیس شد. در ابتدا، در توسعه تجهیزات تلویزیونی ویژه برای تحقیقات علمی مشغول بود. وی از سال 1993 در زمینه امنیت الکترونیک و سیستم های پشتیبانی حیات تخصص دارد. در حال حاضر بیش از 30 نفر در این شرکت مشغول به کار هستند. بخشی از گروه شرکت های الکترا.
عمده فعالیت های شرکت عبارتند از:
- توسعه مفاهیم برای ایمنی اشیاء؛
- طراحی سیستم های امنیتی برای تاسیسات با هر پیچیدگی؛
- تامین تجهیزات، نصب سیستم های امنیتی؛
- نگهداری فنی و عملیاتی سیستم های امنیتی؛
- آموزش پرسنل، مشاوره در زمینه سیستم های امنیتی الکترونیکی و سیستم های امنیتی؛
- توسعه و تولید سیستم های کامپیوتری برای ثبت تصویر برای نیازهای فوتونیک، عکاسی با سرعت بالا و طیف سنجی.
- طراحی و نصب شبکه ها و سیستم های مهندسی، تجهیزات فرآیندی.
- انجام کارهایی برای اطمینان از ایمنی ساختمان ها و سازه ها در برابر آتش.
- طراحی و نصب شبکه LAN

ساختار سازمانی Elektra-N LLC شامل:
- دستگاه مدیریت سازمانی
- بخش مالی و پیمانکاری
- بخش بازاریابی و نوآوری
- بخش فناوری اطلاعات
- دپارتمان فنی
- بخش پروژه
- بخش مونتاژ
- بخش تدارکات
- بخش فروش
- بخش عملیات تجهیزات

مسئولیت ها و اختیارات درون سازمان از بالا به پایین قرار دارند، یعنی. از مدیران ارشد گرفته تا مدیران پایین تر. به نوبه خود، مدیران سطوح پایین زیرساخت های تخصصی سازمانی را با توجه به ویژگی های عملکردی رهبری می کنند. بنابراین، این روش سازماندهی کار با ساختار مدیریتی خطی-عملکردی مطابقت دارد.
فن آوری پردازش اطلاعات حسابداری و جریان اسناد توسط خود حسابدار اصلی یا کارکنان حسابداری تحت کنترل حسابدار اصلی توسعه، تکمیل یا تجدید نظر می شود.

2.2 تجزیه و تحلیل صریح از موقعیت مالی ELECTRA-N LLC
تجزیه و تحلیل وضعیت مالی دقیق شرکت
تجزیه و تحلیل افقی و عمودی دارایی های شرکت

وجوه سازمانی	در آغاز سال 2007		در پایان سال 2007		رشد
	هزار روبل	اشتراک گذاری، ٪	هزار روبل	اشتراک گذاری، ٪	هزار روبل	اشتراک گذاری، ٪
دارایی های ثابت	678	22,30%	1033	14,86%	355	-7,44%
دارایی های جاری	2362	77,70%	5919	85,14%	3557	7,44%
از جمله در زمینه:
تولید	264	11,18%	84	1,42%	-180	-9,76%
تجدید نظر می کند	2098	88,82%	5835	98,58%	3737	9,76%
از این میان، دارایی های جاری:
با حداقل ریسک سرمایه گذاری	249	10,54%	2021	34,14%	1772	23,60%
با ریسک سرمایه گذاری پایین	2113	89,46%	3898	65,86%	1785	-23,60%
سرمایه گذاری با ریسک بالا	-	-	-	-	-	-
جمع	3040	100,00%	6952	100,00%	3912	-
شامل:
دارایی های غیر پولی	935	30,76%	753	10,83%	-182	-19,93%
دارایی های پولی	2105	69,24%	6199	89,17%	4094	19,93%

تجزیه و تحلیل افقی دارایی های شرکت نشان می دهد که مقدار مطلق آنها برای دوره گزارش 3912 هزار روبل افزایش یافته است. این نشان می دهد که شرکت پتانسیل اقتصادی خود را افزایش داده است. تجزیه و تحلیل عمودی دارایی های ترازنامه، که منعکس کننده سهم هر اقلام در کل ارز ترازنامه است، به شما امکان می دهد اهمیت تغییرات را برای هر نوع دارایی تعیین کنید. داده های به دست آمده نشان می دهد که ساختار دارایی های شرکت مورد تجزیه و تحلیل تغییر قابل توجهی نداشته است: سهم سرمایه ثابت 7.44 درصد کاهش یافته است و سهم سرمایه در گردش به ترتیب 7.44 درصد افزایش یافته است. و دارایی های جاری در حوزه تولید و گردش کاملاً تغییر کرده است: در حوزه تولید 14.65٪ کاهش یافته است و در حوزه گردش 14.65٪ افزایش یافته است. سهم قابل توجهی از دارایی های پولی در کل ارز ترازنامه ای به خود اختصاص داده است که سهم آنها در سال گزارشگری 19.93 درصد افزایش یافته است.

تجزیه و تحلیل موجودی

شاخص ها	در ابتدای دوره		در پایان دوره		تغییر می کند
	هزار روبل	اشتراک گذاری ٪	هزار روبل	اشتراک گذاری ٪	هزار روبل	اشتراک گذاری ٪
سهام، از جمله:	264	100	84	100	-180	-
- مواد اولیه و لوازم	103	39,02	0	0	-103	-39,02
-محصولات تمام شده و کالاها برای فروش مجدد	77	29,17	3	3,57	-74	-25,6
- هزینه های آینده	84	31,82	81	96,43	-3	+64,61

در دوره مورد تجزیه و تحلیل، مقدار کل سهام 180 هزار روبل کاهش یافت که بر فعالیت های شرکت تأثیر منفی می گذارد. همچنین میزان مواد اولیه و مواد با کاهش 103 هزار روبلی و هزینه های دوره های آتی نیز 3 هزار روبل کاهش یافت. سهم محصولات نهایی و کالاهای برای فروش مجدد در پایان سال 25.6 درصد کاهش یافت که روند ناسالم در فعالیت های شرکت است.

تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی

محاسبات انجام شده حکایت از افزایش بیش از 2 برابری حساب های دریافتنی دارد و در پایان سال به 3814 هزار روبل رسیده است.میزان فاکتورهای پرداخت نشده با خریداران و مشتریان نیز 2 برابر افزایش یافته است. کلیه داده های جدول حاکی از نتایج منفی فعالیت های شرکت در سال گزارش است.

تراز تحلیلی شرکت

دارایی های	مجموع	منفعل	مجموع
1. دارایی های غیرجاری	1033	1. سرمایه شخصی	4577
2. سرمایه در گردش:	5919	2. منابع استقراضی بلند مدت	0
- سهام و هزینه ها	84	3. منابع استقراضی کوتاه مدت: - وام های کوتاه مدت بانکی - حساب های پرداختنی	2375
- حساب های دریافتنی	3814		0
- پول نقد	2021		2375
- سرمایه گذاری های مالی کوتاه مدت	0
- مالیات بر ارزش افزوده	0
- دیگران	0	4. سایر تعهدات	0
جمع	6952	جمع	6952

در پایان سال، این شرکت دارایی به مبلغ 6952 هزار روبل است. و بدهی به همان مبلغ. دارایی شرکت محل قرارگیری وجوه شرکت را نشان می دهد و بدهی نشان می دهد که وجوه برای کسب آنها از کجا آمده است.

تجزیه و تحلیل جریان نقدی
مقدار پول نقد در ابتدای سال 249 هزار روبل و در پایان سال 2021 هزار روبل بود. این نشان می دهد که درآمد شرکت در حال رشد است و افزایش نقدینگی شرکت بر نقدشوندگی ترازنامه اثر مثبت دارد.
تجزیه و تحلیل بدهی ها

منبع سرمایه	در دسترس بودن وجوه، هزار روبل			ساختار وجوه، درصد
	در ابتدای دوره	در پایان دوره	تغییر دادن	در ابتدای دوره	در پایان دوره	تغییر دادن
انصاف	811	4577	+3766	26,68	65,84	+39,16
سرمایه قرض گرفته شده	2229	2375	+146 و غیره.................
* توجه داشته باشید. منحصر به فرد بودن کار در تاریخ انتشار نشان داده شده است، مقدار فعلی ممکن است با مقدار ذکر شده متفاوت باشد.

مدیریت اطلاعات به سازماندهی و استفاده از سیستم های پشتیبانی اطلاعات برای تولید و فرآیندهای تجاری در یک سازمان اشاره دارد. این مبتنی بر یک رویکرد سیستمی است که تمام فعالیت های مربوط به برنامه ریزی و مدیریت فرآیندهای با هدف ارائه اطلاعات مربوط به شرکت را پوشش می دهد. هر شرکت باید استراتژی خاص خود را برای یکپارچه سازی پشتیبانی اطلاعاتی برای تصمیم گیری داشته باشد که توسط داده های گذرنامه محصول، چرخه عمر و فناوری ساخت آن، روش انتخابی پردازش داده ها، ابزار انتقال اطلاعات به مشتریان و شرکا تعیین می شود. عوامل دیگر

اهمیت پشتیبانی اطلاعاتی فرآیند لجستیک بسیار بالاست. بسیاری از کارشناسان با تأکید بر اهمیت مستقل برای عملکرد مؤثر یک شرکت مدیریت جریانات و منابع اطلاعاتی، لجستیک اطلاعاتی ویژه را مشخص می کنند.

در واقع، در مرکز یک جریان مواد کنترل شده موثر باید یک جریان اطلاعات به طور موثر کنترل شده باشد. سه گزینه برای تعامل مواد و جریان اطلاعات وجود دارد، زمانی که اطلاعات در پیش است، جریان مواد را پس از گذشت همراهی و توضیح می دهد.

هدف جریان اطلاعات جلوتر از مواد، حذف تنگناها در فرآیند تولید است. جریان اطلاعات پیشرو در جهت مخالف معمولاً حاوی اطلاعاتی در مورد سفارش است. جریان اطلاعات پیشرفته در جهت رو به جلو - اینها پیام های اولیه در مورد ورود محموله آتی هستند.

همراهی، هنگامی که همزمان با جریان مواد اطلاعاتی در مورد پارامترهای کمی و کیفی جریان مواد وجود دارد، به شما امکان می دهد اقلام موجودی را به سرعت و به درستی شناسایی کرده و به مقصد ارسال کنید.

عبور جریان اطلاعاتی که از جریان مواد عقب مانده است معمولاً فقط برای ارزیابی دومی مجاز است. به دنبال جریان مواد در جهت مخالف، ممکن است اطلاعاتی در مورد نتایج پذیرش محموله از نظر کمی و کیفی، ادعاهای مختلف، تاییدیه ها، اطلاعات تسویه حساب های متقابل و غیره وجود داشته باشد.

هدف از پشتیبانی اطلاعاتی در لجستیک، امکان مدیریت، کنترل و برنامه ریزی یکپارچه جابجایی مواد و محصولات است. این امر مستلزم کنترل کامل کل توده اطلاعات ایجاد شده و ارسال شده است. مشکل حسابداری مداوم نتایج عملکرد سیستم بیش از پیش ضروری می شود که به ایجاد سریع تغییرات هم در ساخت و هم در اجرای دوره فرآیندهای تولید و توزیع محصول کمک می کند. امروزه آن دسته از شرکت‌هایی موفق شده‌اند که بتوانند اطلاعات قابل اعتماد (در مورد وضعیت مالی و انبارها، جابجایی مواد، قیمت‌های رقبا و غیره) را در سریع‌ترین زمان ممکن جمع‌آوری و پردازش کنند و پس از تجزیه و تحلیل، یک یا تصمیم دیگری - به طوری که عقب نمانید و جلوتر بازی کنید.

تبدیل پارامترها و داده ها به اطلاعات کنترلی از اصول خاصی پیروی می کند. اصلی ترین اصل حداقل مقدار اطلاعات مورد نیاز است که مبتنی بر اصول جهانی سازی و جزئیات بهینه اطلاعات است. به همان اندازه مهم اصل قابل اعتماد بودن اطلاعات جمع آوری شده است. درجه بالایی از تصادفی بودن رویدادهای نوظهور اغلب منجر به شاخص‌های ناپایدار با ماهیت موقتی می‌شود که می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر ارزش سایر شاخص‌ها، هرچند موقت، اما قابل توجه داشته باشد. از پویایی و تنوع تصادفی تولید مدرن نیاز به رعایت اصل ثبات در مجموعه اطلاعات صنعتی و تجاری را دنبال می کند.

مدیریت جریان اطلاعات شامل اجرای توابع معمولی زیر است:

فیلتر جریان، به عنوان مثال پردازش انتخابی برخی و رد سایر داده ها و اسناد اطلاعاتی؛
- انباشت اطلاعات و ذخیره سازی داده ها در آرایه اطلاعات.
- ترکیب و جداسازی جریان های اطلاعاتی در ساختار سیستم اطلاعاتی و شبکه های ارتباطی.
- انتقال جریان اطلاعات؛
- تحولات ابتدایی-اطلاعاتی مختلف؛
- پردازش اطلاعات با هدف به دست آوردن داده های مربوط به اجرای عملیات لجستیک.

خدمات اطلاعاتی سیستم لجستیک باید الزامات سازمانی خاصی را برآورده کند.

موارد اصلی شامل موارد زیر است:

الف) خدمات سیستماتیک که خود را نشان می دهد:
- در پیچیدگی انواع خدمات اطلاعاتی، با در نظر گرفتن ماهیت فعالیت های مصرف کنندگان و وظایفی که آنها در فرآیندهای لجستیک حل می کنند.
- در ارضای همه جانبه نیازهای اطلاعاتی ناشی از کارکنان در سیستم لجستیک.
ب) قابلیت اطمینان خدمات، که به معنای ارائه چنین اطلاعاتی است، زمانی که مصرف کننده در هر مرحله از کار، تمام اطلاعات مورد نیاز خود را در زمان مناسب و به راحت ترین شکل برای خود دریافت می کند.
ج) کامل بودن خدمات به این معناست:
- پوشش کامل کارهای انجام شده توسط مصرف کننده؛
- کامل بودن ارائه اطلاعات لازم برای مصرف کننده خاص که از جریان اطلاعات برای او انتخاب شده است.
د) تمایز خدمات، که شامل این واقعیت است که به هر مصرف کننده به صورت جداگانه اطلاعاتی ارائه می شود که به حل وظایف محول شده در فرآیند لجستیک کمک می کند.

اجزای اصلی مولفه اطلاعاتی لجستیک، سیستم هایی برای پردازش اطلاعات و انتقال داده های لجستیکی هستند. اتخاذ تصمیمات مدیریتی نه تنها مستلزم در دسترس بودن فناوری متعارف برای تولید، جمع‌آوری و پردازش داده‌ها، بلکه ایجاد یک زیرساخت اطلاعاتی است. ایجاد سیستمی برای جمع آوری و پردازش داده ها در نقاط از پیش تعیین شده در زنجیره تامین، تبادل اطلاعات بین نقاط و انتقال اطلاعات به سطوح مختلف مدیریت.

تنوع و حجم زیاد داده های جمع آوری شده نیازمند یک رویکرد سیستماتیک برای پردازش آنها است. در دنیا حجم وسیعی از اطلاعات ارسالی از طریق زیرساخت اطلاعاتی و مخابراتی هر 2 تا 3 سال دو برابر می شود. مشکل "سربار اطلاعات" امروزه با استخراج از کل آرایه داده اطلاعات لازم برای نیازهای کاربر از طریق استفاده از وسایل گردش کامل، پردازش بیشتر و به‌روزرسانی به موقع اطلاعات حل می‌شود. فن آوری های مدرن حل مسائل مربوط به فشرده سازی اطلاعات داخلی و خارجی، استفاده از رابط های تجاری سودمند، انتقال دانش مشترک بین واحدهای سازمانی و شرکای همکاری را ممکن می سازد.

توسعه سریع شبکه‌های سیستم‌های محلی با ساختاری فرامنطقه‌ای و حتی بین‌المللی منجر به رد زمینه‌های کاری کلاسیک انفورماتیک و استفاده گسترده از مخابرات می‌شود. ایجاد و بهره برداری از یک ساختار ارتباطی مناسب با وظایف مدیریت اطلاعات مرتبط است، با این حال، برخلاف درک عمومی پذیرفته شده مدیریت اطلاعات در لجستیک اطلاعات، جریان اطلاعات بین اقدامات (عملیات) برای هماهنگی درون و بین شرکتی است. در پیش زمینه

پردازش اطلاعات لجستیک

در سیستم لجستیک، کل دوره آماده سازی و تصمیم گیری عمدتاً فرآیند پردازش جریان اطلاعات است. پردازش کامل و به موقع اطلاعات باید ارتباط پایدار بین فرآیندهای عرضه را با در نظر گرفتن نیازهای تولید و برآوردن سفارشات موجود تضمین کند. در این شرایط، شکاف در اطلاعات یا دریافت سریع آن می‌تواند منجر به اختلال در عرضه یک بنگاه با نوع خاصی از منابع، شکست در فرآیند تولید و کاهش کیفیت خدمات مصرف‌کننده شود.

مدیریت موثر جریان مواد در غیاب یک سیستم اطلاعاتی قدرتمند که اطلاعات لازم و قابل اعتماد را برای برنامه ریزی و نظارت بر عملکرد سیستم لجستیک در اختیار مدیران سطوح مختلف قرار دهد، غیرممکن است. تصمیم‌گیری مدیریت بدون تبادل اطلاعات مناسب بین سطوح مختلف مدیریت، بدون وجود ساختار اطلاعاتی تعریف‌شده توسط سیستمی از جریان‌های اطلاعاتی هم بین منابع و هم بین گیرندگان از بالا به پایین (مدیریت فرآیند)، از پایین به بالا غیرممکن است. (کنترل فرآیند)، و بین بخش های موازی با اهداف عملکردی مختلف.

در حالت ایده آل، سیستم اطلاعاتی نقش «سیستم عصبی مرکزی» را ایفا می کند، که طرح تولید، طرح لجستیک و فروش را به هم مرتبط می کند و مدیریت یکپارچه جریان های مواد و اطلاعات در حال گردش در سیستم لجستیک را فراهم می کند.

یک سیستم اطلاعات سازمانی امروزه مدیریت بهینه تولید، موجودی، وسایل نقلیه، کیفیت محصول، دسته بندی و بسته بندی، حذف زمان توقف، نگهداری تولید و غیره را فراهم می کند. این نه تنها تولید را بر اساس روش های بهبودیافته برنامه ریزی می کند، بر اجرای برنامه کاری نظارت می کند، نقشه های تکنولوژیکی را ترسیم می کند، امور مالی و منابع کار را مدیریت می کند، بلکه تعدادی از عملکردهای "غیر تولیدی" را نیز انجام می دهد. از جمله آنها - کنترل خدمات پس از فروش، توزیع محصولات نهایی و بازاریابی.

باید در نظر داشت که ایجاد یک سیستم اطلاعات شرکتی مستلزم هزینه های قابل توجهی است که توجیه آن به شناسایی دقیق نیازهای اطلاعاتی لجستیک بستگی دارد.

فرآیند شناسایی نیازهای اطلاعاتی را می توان به عنوان یک "معادل" بین هزینه به دست آوردن اطلاعات مربوطه و منافع کاهش ریسک ناشی از داشتن آن اطلاعات در نظر گرفت. سوالات مربوط به میزان اطلاعات ذخیره شده در سیستم اطلاعاتی، سرعت انتقال، پردازش و ... نیز به همین ترتیب حل می شود.

در عین حال، هنگام ایجاد یک سیستم اطلاعاتی، باید این واقعیت را در نظر گرفت که نیاز به کمیت و کیفیت اطلاعات در سطوح مختلف ساختار سلسله مراتبی مدیریت یکسان نیست. این بدان معنی است که سیستم اطلاعاتی باید برای هر سطح سلسله مراتبی اطلاعات لازم برای تصمیم گیری در آن سطح خاص را فراهم کند.

سیستم های اطلاعاتی مدرن، در اصل، نتیجه توسعه تکاملی سیستم های مدیریت خودکار سازمانی هستند. شرایط جدید اقتصادی منجر به تغییر در وظایف مدیریت شرکت شده است. در نتیجه، الزامات جدیدی برای سیستم های اطلاعاتی خودکار پدید آمده است.

سیستم اطلاعاتی مدرن درگیر مدیریت یکپارچه لجستیک و تولید است و فرآیندهای تجاری منطقی را تضمین می کند.

نوین فناوری اطلاعاتسه مزیت را ارائه دهد. این کاهش هزینه ها با بهینه سازی فرآیندهای تجاری، از جمله "فشرده سازی" آنها در زمان، انجام تضمینی سفارشات در مقدار مناسب و به موقع، تضمین کیفیت محصول از طریق کیفیت تولید و فن آوری های مدیریت است.

معرفی یک سیستم مدیریت خودکار سازمانی امکان افزایش فروش را حداقل 15٪ فراهم می کند و اثر اقتصادی کاهش ضرر و زیان تمام هزینه های سیستم را ظرف 1-2 سه ماه پس از شروع عملیات در مقیاس کامل پرداخت می کند. در همان زمان، زیان های عملیاتی یا سود از دست رفته 80-90٪ کاهش می یابد، و زیان های استراتژیک - 60-90٪.

به عنوان مثال، بررسی ها نشان می دهد که اثر کلی پیاده سازی سیستم با کاهش زیان در فرآیند فروش حداقل 2 درصد از فروش است. این امر در درجه اول به دلیل به حداقل رساندن تلفات ناشی از اختلال در عرضه محصولات به دلیل خرابی و خطا در برنامه ریزی عرضه، اطلاعات ناقص یا از دست رفته، به دلیل سرعت پایین پردازش برنامه ها، انعطاف پذیری کم در در نظر گرفتن نیازهای مشتری است. ، و غیره. تقریباً همان رقم در هنگام محاسبه به دست می آید اثر اقتصادیاز کاهش زیان در مدیریت موجودی. این سیستم به شما امکان می دهد اطلاعات مربوط به وضعیت یک منبع مواد خاص را در هر مکان ذخیره سازی مطابق با تمام اسناد خارجی و داخلی در مورد حرکت آن در حالت نظارت دریافت کنید که به شما امکان می دهد حالت موجودی مداوم را ارائه دهید.

سیستم اطلاعاتی باید از ثبت، ذخیره و پردازش تمام اطلاعات ضروری برای تصمیم گیری های مدیریتی اطمینان حاصل کند.

بهبود جریان اطلاعات در سیستم مدیریت

1.2. فرآیند ارتباط ................................ ...................... ...................................................

1.3. پشتیبانی اطلاعاتی مدیریت و ترکیب آن. جریان اطلاعات ................................................ ...................................................... ................................. چهارده

2. جنبه‌های روش‌شناختی مطالعه جریان‌های اطلاعاتی .......................................... ...................................................... ................................. هجده

2.1. روشهای تحقیق پشتیبانی اطلاعات ................................ 18

2.2. روشهای گرافیکی و ماتریسی برای تحقیق اطلاعات ............... 21

2.3. کاربرد فناوری های CASE برای طراحی یک سیستم اطلاعاتی .............................. ...................................................... ...................................................... ...... 29

3. بهبود جریان اطلاعات در سیستم مدیریتی JSC "ELECTRIC AGREGATE".................................. ............................ ................ 37

3.1. تجزیه و تحلیل تشخیصی پیوندهای اطلاعاتی بین بخش های عملکردی شرکت ................................... ...................................................... .........

3.2. ساخت یک مدل گرافیکی و ماتریسی گردش کار ........

3.3. اثبات جهات برای بهبود جریان اطلاعات 43

نتیجه................................................. ................................................ . 44

فهرست ادبیات استفاده شده................................................ ................. 45

برنامه های کاربردی................................................. ................................................. .46

مقدمه

1 مدیریت سازمانی: نمای سیستم

1.1 ترکیب زیرسیستم کنترل

تجزیه و تحلیل سازمان مدیریت یک فرآیند پیچیده مرتبط با مطالعه ساختار و محتوای چرخه مدیریت، سازماندهی کار مدیریتی، اطلاعات، پشتیبانی فنی و ریاضی، ترکیب بدنه ها و هزینه های مدیریت است. تجزیه و تحلیل اولین مرحله و نقطه شروع در توسعه هر گونه فعالیت بهبود مدیریت است. به شما اجازه می دهد که بدهید توضیحات کاملعناصر، زیرمجموعه های ساختاری و سطوح سیستم مدیریت، وضعیت آنها را ارزیابی کرده و جهت توسعه بیشتر را توجیه می کند. بسته به اهداف و مقاصد تعیین شده، تجزیه و تحلیل ممکن است بخش های مختلف سیستم کنترل را پوشش دهد، دارای درجه متفاوتی از جزئیات باشد و با تهیه مواد مختلف خاتمه یابد، اما مبنای روش شناختی و موقعیت های اولیه تجزیه و تحلیل یکسان باقی می ماند.

تجزیه و تحلیل شامل سه مرحله کار مرتبط با یکدیگر است:

جمع آوری اطلاعات در مورد وضعیت سازمان مدیریت، عناصر فردی، فرآیندها و اشیاء آن در صنایع مورد مطالعه و مشابه.

توصیف فرآیند یا شیء تجزیه و تحلیل شده با استفاده از سیستم شاخص ها و ایجاد ارتباط بین آنها.

پردازش سیستم تشکیل شده از شاخص ها روش های مختلفو روش های حل تکالیف

اجرای مرحله اول تحلیل، کار اطلاعاتی است. مرحله دوم با انتخاب سیستمی از شاخص های مشخص کننده بخش مورد مطالعه سازمان مدیریت مرتبط است. توسعه روش هایی برای اندازه گیری و توصیف روابط آنها. مرحله سوم کار بسته به ویژگی های شی مورد تجزیه و تحلیل و مجموعه وظایف قبل از تجزیه و تحلیل با درجات مختلف کاربرد روش های کمی و کیفی متفاوت انجام می شود.

فرآیند مدیریت را می توان در استاتیک، یعنی در یک نقطه خاص از زمان منجمد و در پویایی (با در نظر گرفتن حرکت و توسعه) در نظر گرفت.

تجزیه و تحلیل سازمان مدیریت می تواند کامل (جامع) یا مطالعه بخشی از سیستم (تحلیل موضوعی) باشد. شاید جهانی است، تمام سطوح و پیوندهای اصلی مدیریت را تحت تأثیر قرار می دهد یا محلی، لمس یکی از سطوح یا پیوندها.

به طور کامل، توالی فرآیند تحلیل سیستم شامل 9 مرحله است:

I. فرمول بندی مسئله.

II. ساختاربندی مطالعه (ساخت یک درخت "معمولی" از اهداف).

III. ترسیم یک مدل از شی کنترل.

IV. پیش بینی وضعیت آینده شیء کنترلی؛ ارزیابی ریسک"

V. تشخیص سیستم و تشکیل جایگزین برای توسعه یک سیستم کنترل شده.

VI. انتخاب گزینه های جایگزین

VII. اجرای برنامه رویدادها.

هشتم. توسعه یک طرح اطلاعاتی منطقی سیستم کنترل.

IX طراحی و پیاده سازی رویه های سیستم اطلاعات خودکار در سیستم مدیریت.

اجرای هفت مرحله اول فرآیند به شما این امکان را می دهد که بدون در نظر گرفتن اینکه سازمان دارای سیستم مدیریت خودکار سازمانی (ECS) است یا خیر، در سطح بالای مدیریت تصمیم گیری کنید. اجرای دو مرحله آخر به شما امکان می دهد تا جمع آوری و پردازش اطلاعات را برای تصمیم گیری استاندارد توسط مدیران میانی خودکار کنید.

I. فرمول بندی مسئله. قبل از شروع مطالعه، تکلیف هدف تدوین می شود. اگر مدیران در حل مشکلی تجربه نداشته باشند یا قابل حل نباشد روش های سنتی، کار به رتبه یک مشکل (مسئله مشکل) منتقل می شود.

II. ساختاربندی مطالعه (ساخت یک درخت "معمولی" از اهداف). برای حل مشکل فرموله شده پیش روی سیستم، بررسی همه جانبه بسیاری از مسائلی که با مشکل مشکل ساز در تماس هستند، ضروری است. اما هر سوال به نوبه خود به یک یا آن عنصر سیستم مربوط می شود. بنابراین، در این مرحله، در کلی‌ترین شکل، مجموعه‌ای از عوامل آشکار می‌شود که احتمالاً می‌توانند بر موضوع مشکل‌ساز مورد مطالعه تأثیر بگذارند. علاوه بر این، یک گروه از عوامل مربوط به محیط خارجی خواهد بود، دیگری - به صلاحیت رهبران شرکت مورد مطالعه. در نتیجه لازم است محدوده سوالاتی که باید در مطالعه گنجانده شود به وضوح مشخص شود.

III. ترسیم یک مدل از شی کنترل. مدل پیش بینی را می توان به عنوان مشتقاتی از روش مورد استفاده در پیش بینی در نظر گرفت. برای پیش‌بینی وضعیت اشیاء اقتصادی در سطح شرکت، مدل‌ها کاملاً قابل اعتماد هستند. ایجاد شده توسط روش هاآمار ریاضی: روندها، وابستگی های خطی تکه تکه، تفاوت های محدود، توابع تولید (از جمله رگرسیون)، و همچنین ارزیابی های متخصص. هنگام گردآوری آنها، از گزارشات و داده های آماری در مورد کار شرکت، نتایج بررسی های پرسشنامه و شاخص های عملکرد شرکت های مرتبط استفاده می شود.

IV. پیش بینی وضعیت آینده شیء کنترلی؛ ارزیابی ریسک". مدل های توسعه یافته در مرحله سوم در پیش بینی مهم ترین شاخص های اقتصادی شرکت استفاده می شود. اغلب در سطح سازمانی، تخمین های پیش بینی استفاده می شود که با استفاده از روندها، رگرسیون ها و توابع تولید قانون قدرت به دست می آیند. مطلوب است که فاصله پیش بینی از یک سوم فاصله ارائه شده توسط داده های گزارش تجاوز نکند. هنگام پیش‌بینی، می‌توان انتظار تغییرات کیفی در عوامل موجود در مدل را نیز داشت. بخش مهمی از محاسبات پیش بینی، تعیین احتمال اجرای آنها (یا "خطر اشتباه بودن") است.

V- تشخیص سیستم و تشکیل جایگزین برای توسعه سیستم کنترل شده (شناسایی زمینه های بهبود فعالیت های تولیدی و راه های اجرای آنها). تشخیص وضعیت های یک سیستم کنترل شده یک مرحله مهم در تجزیه و تحلیل سیستم مشکل است. تشخیص به شما امکان می دهد ماهیت وابستگی های بین پارامترهای سیستم را شناسایی کنید و عوامل دستیابی به اهداف را روشن کنید ، کل میزان ذخایر را در مناطق مختلف شرکت ارزیابی کنید. در جریان تشخیص، "گلوگاه" در سیستم مدیریت و تولید آشکار می شود و "سطح سازمانی و فنی" مشخص می شود. برای تشخیص، علاوه بر گزارش دهی و داده های آماری، از نتایج مصاحبه مستقیم با مدیران سطوح مختلف و کارمندان و کارگران عادی و نیز از نتایج پرسشنامه استفاده می شود. در برخی موارد، استفاده از اطلاعات آماری در مورد شرکت های مرتبط توصیه می شود. برای روشن شدن عوامل دستیابی به اهداف و ارزیابی سطح سازمانی و فنی، روش‌ها و روش‌های رسمی (آماری) ارزیابی‌های کارشناسانه دخالت دارند. رویکردها زمانی شناخته می شوند که عوامل با برجسته کردن "مناطق نتایج کلیدی" در حوزه های فعالیت مدیریت مشخص شوند.

در صورتی که یک سیستم کنترل خودکار در حال حاضر در شرکت کار می کند و کار برای توسعه بیشتر آن در حال انجام است (به مراحل VIII و IX تجزیه و تحلیل سیستم مراجعه کنید)، در مرحله تشخیص، روش هایی برای تصمیم گیری توسط مدیران (مدیران) نیز وجود دارد. مطالعه کرد.

VI. انتخاب گزینه های جایگزین از مجموعه اقدامات تشکیل شده در فرآیند تشخیص، روش های ریاضی یا گرافیکی برای انتخاب مواردی استفاده می شود که محدودیت های خارجی و داخلی منابع و معیارهای انتخاب جایگزین بهینه را برآورده می کند.

VII. اجرای برنامه رویدادها. برای سازماندهی منطقی کار در مرحله اجرا، لازم است:

صدور دستور مدیریت شرکت در تهیه برنامه توسعه؛

تشکیل تیم های پیچیده برای اجرای بخش های برنامه؛

تهیه برنامه شبکه برای اجرای برنامه؛

تشکیلات گروه هماهنگی؛

مشارکت کارکنان سازمان های تحقیقاتی (مشاوره) برای حل پیچیده ترین مسائل.

گنجاندن در گروه هماهنگی یکی از متخصصان شرکت،

دارای مسئولیت بزرگ (این شخص وظایف "سازمان دهنده" و "تحلیلگر" را انجام می دهد و از نمایندگی توصیه های ارائه شده توسط تیم ها اطمینان می یابد).

اگر شرکت هنوز یک سیستم کنترل خودکار را پیاده سازی نکرده باشد، این برنامه شامل کار طراحی برای خودکارسازی وظایف مدیریت است. در مواردی که سیستم کنترل خودکار قبلاً کار می کند، برنامه توسعه ممکن است شامل اقداماتی برای مدرن کردن سیستم اطلاعات خودکار باشد که کیفیت و کمیت اطلاعات در مورد اشیاء مدیریت شده را افزایش می دهد.

هشتم. توسعه یک طرح اطلاعاتی منطقی سیستم کنترل. در این مرحله، روش های اطلاعاتی تعیین می شود که با کمک آنها مقادیر شاخص هایی که وضعیت عوامل را مشخص می کنند محاسبه می شود. اول از همه، APCS شامل تمام وظایفی است که در آنها مقادیر شاخص هایی که عوامل سطح پایین درخت هدف را مشخص می کنند، محاسبه می شود. تمام وظایف (محاسبات رویه ای) (در صورت امکان) به یک نمودار مرتبط می شوند. بنابراین، دومی به پایگاه اطلاعاتی چند سطحی درخت هدف تبدیل می شود.

IX طراحی و پیاده سازی سیستم خودکار در سیستم کنترل. توالی طراحی رویه های APCS باید به گونه ای باشد که رویه های واقع در سطوح بالای طرح اطلاعاتی-منطقی سریعتر اجرا شوند، زیرا از آنها برای تولید اطلاعات مورد استفاده توسط رویه ها در سطوح پایین تر استفاده می شود. در عین حال، لازم است ارتباط اطلاعاتی وظایف اولویت انتخاب شده با دیگران در نظر گرفته شود. ظهور این عامل به این دلیل است که هنگام طراحی یک سیستم اطلاعات خودکار یا بهبود آن، نه تنها پیچیدگی و زمان‌بندی کار محاسباتی در نظر گرفته می‌شود، بلکه نیاز به یکپارچه‌سازی آرایه‌های ثابت شرطی نیز در نظر گرفته می‌شود. واقعیت این است که برخی از مشکلات ساده (و شاید حتی از نظر اقتصادی غیرمنفعت) هنوز باید در رایانه حل شوند، زیرا نتایج آنها برای محاسبات دیگر ضروری است.

اکثریت قریب به اتفاق اطلاعات برای طراحی رویه های APCS در مراحل V و VIII تجزیه و تحلیل سیستم شکل می گیرد.

بنابراین، کیفیت و سرعت طراحی رویه‌های جدید برای سیستم‌های کنترل خودکار به کیفیت تشخیص بستگی دارد و در نتیجه روند تطبیق سیستم کنترل با شرایط متغیر شرکت را تسریع می‌بخشد.

1.2 فرآیند ارتباط

اغلب اتفاق می افتد که پیامی که منتقل می شود اشتباه درک می شود و بنابراین تبادل اطلاعات بی اثر است. جان ماینر، محقق برجسته در زمینه مدیریت، خاطرنشان می کند که به طور معمول، تنها 50 درصد از تلاش ها برای تبادل اطلاعات منجر به رضایت متقابل افراد ارتباطی می شود. اغلب، دلیل چنین کارایی پایین فراموشی این واقعیت است که ارتباطات وجود دارد این یک مبادله است

در طول تبادل، هر دو طرف نقش فعالی دارند. تبادل اطلاعات تنها زمانی رخ می دهد که یک طرف اطلاعات را «ارائه» کند و دیگری آن را درک کند. برای تحقق این امر، باید به فرآیند ارتباط توجه زیادی کرد.

فرآیند ارتباطتبادل اطلاعات بین دو یا چند نفر است.

هدف اصلی فرآیند ارتباط اطمینان از درک اطلاعات در حال مبادله است، به عنوان مثال. پیام ها. با این حال، واقعیت مبادله اطلاعات، اثربخشی ارتباط بین افراد شرکت کننده در تبادل را تضمین نمی کند. برای درک بهتر فرآیند تبادل اطلاعات و شرایط اثربخشی آن، مراحل زیر از فرآیند که دو یا چند نفر در آن شرکت می کنند، باید متمایز شوند.

در فرآیند تبادل اطلاعات، چهار عنصر اساسی قابل تشخیص است.

1. فرستنده،شخصی که ایده تولید می کند یا اطلاعاتی را جمع آوری می کند و آن را به اشتراک می گذارد.

2. پیام،اطلاعات واقعی با استفاده از نمادها رمزگذاری شده است.

3. کانال،وسیله انتقال اطلاعات

4. گیرنده،شخصی که اطلاعات برای او در نظر گرفته شده است و کسی که آن را تفسیر می کند.

هنگام تبادل اطلاعات، فرستنده و گیرنده چندین مرحله مرتبط با یکدیگر را طی می کنند. وظیفه آنها نوشتن یک پیام و استفاده از یک کانال برای انتقال آن است به گونه ای که هر دو طرف ایده اصلی را درک کنند و به اشتراک بگذارند. این دشوار است، زیرا هر مرحله در همان زمان نقطه ای است که در آن معنی می تواند تحریف شود یا کاملاً از بین برود. این مراحل مرتبط به هم عبارتند از:

1. تولد یک ایده.

2. رمزگذاری و انتخاب کانال.

3. انتقال.

این مراحل در نشان داده شده است پیوست 2 به عنوان یک مدل ساده از فرآیند ارتباط.

اگرچه کل فرآیند ارتباط اغلب در چند ثانیه کامل می شود و جداسازی مراحل آن را دشوار می کند، لازم است این مراحل را تجزیه و تحلیل کرد تا نشان دهد چه مشکلاتی می تواند در نقاط مختلف ایجاد شود.

تولد یک ایده. تبادل اطلاعات با تدوین یک ایده یا انتخاب اطلاعات آغاز می شود. فرستنده تصمیم می گیرد که چه ایده یا پیام معناداری باید رد و بدل شود. متأسفانه، بسیاری از تلاش‌های ارتباطی در این مرحله اول با شکست مواجه می‌شوند، زیرا فرستنده زمان کافی را صرف فکر کردن درباره ایده نمی‌کند.

مهم است که به یاد داشته باشید که این ایده هنوز به کلمات ترجمه نشده است یا شکل دیگری را به دست نیاورده است که در خدمت تبادل اطلاعات باشد. فرستنده فقط تصمیم گرفته است که چه مفهومی را می خواهد موضوع تبادل اطلاعات قرار دهد. برای انجام یک مبادله به طور موثر، باید عوامل زیادی را در نظر گرفت.

رمزگذاری و انتخاب کانال قبل از انتقال یک ایده، فرستنده باید از نمادها برای رمزگذاری آن با استفاده از کلمات، لحن ها و حرکات (زبان بدن) استفاده کند. این کدگذاری یک ایده را به یک پیام تبدیل می کند.

فرستنده همچنین باید کانالی را انتخاب کند که با نوع کاراکتر مورد استفاده برای رمزگذاری سازگار باشد. برخی از کانال های شناخته شده شامل انتقال گفتار و مطالب نوشتاری و همچنین ارتباطات الکترونیکی از جمله شبکه های کامپیوتر، ایمیل، نوارهای ویدئویی و ویدئو کنفرانس. اگر کانال برای تجسم فیزیکی نمادها مناسب نباشد، امکان انتقال وجود ندارد. یک عکس گاهی به هزار کلمه می ارزد، اما در هنگام انتقال پیام از طریق تلفن نه. به طور مشابه، ممکن است امکان صحبت با همه کارکنان به طور همزمان وجود نداشته باشد. یادداشت های کمکی را می توان قبل از جلسات گروه کوچک ارسال کرد تا اطمینان حاصل شود که پیام درک شده و موضوع به اشتراک گذاشته شده است.

اگر کانال با ایده ای که در مرحله اول متولد شد چندان سازگار نباشد، تبادل اطلاعات کمتر موثر خواهد بود. به عنوان مثال، مدیری می خواهد به یکی از زیردستان در مورد غیرقابل قبول بودن تخلفات امنیتی جدی که مرتکب می شود هشدار دهد و این کار را در حین یک مکالمه سبک روی یک فنجان قهوه یا با ارسال یادداشتی برای او انجام می دهد. با این حال، این کانال ها ممکن است نتوانند به اندازه یک نامه یا جلسه رسمی، جدیت تخلفات را بیان کنند. به همین ترتیب، ارسال یادداشت زیرمجموعه در مورد عالی بودن دستاورد او این ایده را نشان نمی دهد که سهم او در کار چقدر مهم است و به اندازه یک مکالمه مستقیم و به دنبال آن یک تشکر نامه رسمی و همچنین موثر نخواهد بود. یک جایزه

انتخاب وسایل ارتباطی نباید به یک کانال محدود شود. اغلب استفاده از دو یا چند رسانه ارتباطی به صورت ترکیبی مطلوب است. این فرآیند پیچیده تر می شود زیرا فرستنده باید ترتیب استفاده از این وسایل را تعیین کند و فواصل زمانی را در توالی انتقال اطلاعات تعیین کند. با این حال، مطالعات نشان می دهد که استفاده همزمان از تبادل اطلاعات شفاهی و کتبی معمولاً مؤثرتر از مثلاً فقط تبادل اطلاعات مکتوب است.

پخش. در مرحله سوم، فرستنده از یک کانال برای ارائه پیام (یک ایده رمزگذاری شده یا مجموعه ای از ایده ها) به گیرنده استفاده می کند. این در مورد انتقال فیزیکی یک پیام است، که بسیاری از مردم به اشتباه آن را برای خود فرآیند ارتباط می دانند. در عین حال، همانطور که دیدیم، ارتباط تنها یکی از مهم ترین مراحلی است که برای انتقال یک ایده به شخص دیگر باید طی شود.

رمزگشایی پس از ارسال پیام توسط فرستنده، گیرنده آن را رمزگشایی می کند. رمزگشایی -این ترجمه شخصیت های فرستنده به افکار گیرنده است. اگر کاراکترهای انتخاب شده توسط فرستنده دقیقاً معنای مشابهی برای گیرنده داشته باشند، دومی دقیقاً می داند که فرستنده هنگام فرموله کردن ایده خود چه چیزی را در ذهن داشته است. اگر هیچ واکنشی به ایده مورد نیاز نباشد، فرآیند تبادل اطلاعات باید به همین جا خاتمه یابد.

با این حال، به دلایل متعددی، گیرنده ممکن است معنایی متفاوت نسبت به سر فرستنده به پیام بدهد. از دیدگاه مدیر، تبادل اطلاعات در صورتی باید مؤثر تلقی شود که گیرنده با انجام اقداماتی که فرستنده از او انتظار داشت، درک ایده را نشان داده باشد.

قبل از صحبت در مورد موانع مختلف به اشتراک گذاری اطلاعات، دو مفهوم مهم باید کشف شود - بازخوردو تداخل

بازخورد. در حضور بازخورد، فرستنده و گیرنده نقش های ارتباطی را تغییر می دهند. گیرنده اصلی تبدیل به فرستنده می شود و تمام مراحل فرآیند ارتباط را طی می کند تا پاسخ خود را به فرستنده اصلی که اکنون نقش گیرنده را بازی می کند، منتقل کند.

بازخورد می تواند به افزایش قابل توجهی در اثربخشی تبادل اطلاعات مدیریت کمک کند. بر اساس تعدادی از مطالعات، تبادل اطلاعات دو طرفه (با فرصت برای بازخورد) در مقایسه با یک طرفه (بدون بازخورد)، اگرچه کندتر پیش می رود، اما استرس را به طور موثرتر کاهش می دهد، دقیق تر است و اعتماد به درستی را افزایش می دهد. تفسیر پیام ها

سر و صدا. بازخورد شانس تبادل موثر اطلاعات را تا حد زیادی بهبود می بخشد و به هر دو طرف اجازه می دهد نویز را سرکوب کنند. در زبان تئوری انتقال اطلاعات، نویز چیزی است که معنا را مخدوش می کند. منابع سر و صدا که می توانند موانعی را برای ارتباط ایجاد کنند، از زبان (چه کلامی یا غیرکلامی) تا تفاوت در ادراک که می تواند معنا را در فرآیندهای رمزگذاری و رمزگشایی تغییر دهد، تا تفاوت در وضعیت سازمانی بین سرپرست و زیردستان را شامل می شود. برای انتقال دقیق اطلاعات

صداهای خاصی همیشه وجود دارند، بنابراین در هر مرحله از فرآیند تبادل اطلاعات مقداری تحریف معنا وجود دارد. ما معمولا سعی می کنیم بر سر و صدا غلبه کنیم و پیام خود را منتقل کنیم. با این حال، سطح بالای نویز قطعا منجر به از دست دادن معنی قابل توجه خواهد شد و ممکن است تلاش برای ایجاد تبادل اطلاعات را کاملاً مسدود کند. از دیدگاه مدیر، این باید منجر به کاهش درجه دستیابی به اهداف مطابق با اطلاعات ارسالی شود. AT پیوست 1 فرآیند تبادل اطلاعات به صورت یک سیستم با بازخورد و نویز ارائه می شود.

1.3 پشتیبانی اطلاعاتی مدیریت و ترکیب آن. جریان اطلاعات

مهمترین ویژگی فرآیند مدیریت در ماهیت اطلاعاتی آن نهفته است. سازماندهی اجرای تصمیمات اتخاذ شده از طریق سیستمی از روش های تأثیرگذاری بر کارکنان با استفاده از اطلاعات در مورد پیشرفت اجرای تصمیمات اتخاذ شده (اطلاعات بازخورد) انجام می شود. هرچه اطلاعات در اختیار سیستم مدیریت دقیق تر و عینی تر باشد، وضعیت واقعی و روابط موجود در شی مدیریت را به طور کامل منعکس می کند، اهداف تعیین شده و اقدامات واقعی برای دستیابی به آنها معقول تر است.

از آنجایی که رهبر در کار خود به اطلاعات مربوط به وضعیت جسم متکی است و در نتیجه فعالیت های خود اطلاعات دستوری جدیدی را برای ترجمه ایجاد می کند. شی مدیریت شدهسپس از حالت واقعی به حالت مطلوب می رسد اطلاعات به طور مشروط موضوع و محصول کار مدیریتی در نظر گرفته می شود.

اطلاعات به عنوان یک عنصر کنترلی و موضوع کار مدیریتی باید درک کیفی از وظایف و وضعیت سیستم های مدیریت و کنترل را فراهم کند و از توسعه مدل های ایده آل از وضعیت مطلوب آنها اطمینان حاصل کند.

به این ترتیب، پشتیبانی اطلاعات- این بخشی از سیستم مدیریت است که مجموعه ای از داده ها در مورد وضعیت واقعی و احتمالی عناصر تولید و شرایط خارجی برای عملکرد فرآیند تولید و منطق تغییر و دگرگونی عناصر تولید است.

دو سطح از ویژگی های پشتیبانی اطلاعات وجود دارد:

- عنصری، یعنی مجموعه ای از داده ها، ویژگی ها، علائم.

- سیستمیکیعنی بازتولید رابطه و وابستگی بین گروه‌های طبقه‌بندی اطلاعات، که در قالب مدل‌های اطلاعاتی پیاده‌سازی شده‌اند.

در توصیف عنصری اطلاعات، ترکیب اطلاعات، شکل و انواع رسانه ها و نامگذاری آنها مورد مطالعه قرار می گیرد.

الزامات اساسی برای کیفیت اطلاعات:

به موقع بودن؛

قابلیت اطمینان (با احتمال مشخص)؛

کفایت؛

قابلیت اطمینان (با درجه خاصی از خطر)؛

کامل بودن سیستم اطلاعاتی (از نظر کیفیت و شدت منابع کالا، شرایط به تفکیک مراحل چرخه زندگیکالاهای شرکت و رقبا و غیره)؛

هدف گذاری؛

صحت قانونی اطلاعات؛

استفاده چندگانه؛

سرعت بالای جمع آوری، پردازش و انتقال؛

امکان کدنویسی؛

ارتباط اطلاعات

هنگام توصیف یک سیستم اطلاعاتی، حرکت جریان های اطلاعات، شدت و پایداری آنها، الگوریتم های تبدیل اطلاعات و طرح جریان اسناد مربوط به این شرایط عینی مورد مطالعه قرار می گیرد.

تصمیم ها توصیف ایده آلی از وضعیت مطلوب یک شی و روش های دستیابی به آن حالت هستند. آنها محصولی با کاربرد محدود هستند، زیرا در شرایطی که به وضوح توضیح داده شده به سمت یک شی خاص هدف قرار می گیرند. کیفیت محلول به عنوان یک محصول نهایی به طور غیرمستقیم در فعالیت جسمی که روی آن قرار دارد آشکار می شود این تصمیمجهت دار.

هنگام ایجاد پشتیبانی اطلاعاتی، آنها توسط یک نیاز متوسط ​​و سطحی به اطلاعات مدیران و متخصصان هدایت می شوند [نگاه کنید به. 7]. در اینجا اطلاعات مربوط به مدیریت، که بازتاب تکنیک ها و روش های مترقی سازماندهی مدیریت است، جایگاه ویژه ای را اشغال می کند.

در فرآیند سازماندهی اطلاعات، تقسیم آن به دو دسته از اهمیت اساسی برخوردار است مشروط ثابت، ایفای نقش هنجاری و مرجع و متغیر. بر اساس تجزیه و تحلیل روابط طبقه‌بندی، هر دوی این نوع اطلاعات در بلوک‌های به هم پیوسته (مدل‌ها) سازمان‌دهی می‌شوند که می‌توانند توصیف‌کننده، یعنی مشخص کردن فرآیند در استاتیک یا دینامیک، مؤلفه‌هایی که یک وضعیت معمولی خاص را منعکس می‌کنند.

فرآیند تشکیل پشتیبانی اطلاعاتی شامل چند مرحله است:

توصیف وضعیت جسم، یعنی یک عکس فیزیکی. این شامل مجموعه ای از شاخص ها و پارامترهای فنی و اقتصادی است که سیستم های کنترل و کنترل شده را با طبقه بندی مربوط به این شاخص ها مشخص می کند.

مدل‌سازی روابط طبقه‌بندی در آرایه‌های اطلاعاتی با تخصیص روابط علت و معلولی، یعنی تشکیل مدل‌های استاتیک خصوصی.

انعکاس در مدل های اطلاعاتی پویایی عناصر و فرآیندهای فردی، به عنوان مثال، اثبات روند تغییرات کمی و کیفی در تولید. در همان زمان، یک تغییر کمی شامل اصلاح اطلاعات، و یک تغییر کیفی - بازسازی جزئی یا کامل آن است.

یک مدل اطلاعاتی یکپارچه از فرآیند تولید که منعکس کننده رابطه و پویایی فرآیندهای محلی و کل تولید است.

ترتیب شکل گیری رویکرد به تجزیه و تحلیل ترکیب اطلاعات را تعیین می کند. سازماندهی اطلاعات تا حد زیادی ترتیب ذخیره، ثبت، به روز رسانی، انتقال و استفاده از آن را تعیین می کند. سازماندهی واضح بانک های داده این امکان را فراهم می کند که جهت حرکت، شدت جریان ها، الگوهای تغییر شکل آن، روش درخواست و دریافت را به طور کامل اثبات کنید.

بنابراین، سیستم پشتیبانی اطلاعات مجموعه ای از داده ها در مورد اهداف، وضعیت، جهت های توسعه یک شی و محیط آن است که در جریان های اطلاعاتی به هم پیوسته سازماندهی شده است. این سیستم شامل روش هایی برای به دست آوردن، ذخیره سازی، جستجو، پردازش داده ها و صدور آنها برای کاربر است.

2 جنبه های روش شناختی مطالعه جریان اطلاعات

2.1 روش های تحقیق برای پشتیبانی اطلاعات

اجرای الزامات تجزیه و تحلیل سازمان مدیریت تا حد زیادی به کیفیت و حجم اطلاعات در مورد وضعیت شی مورد تجزیه و تحلیل بستگی دارد. اطلاعات باید ضروری و کافی باشد، سازمان مدیریت را با استفاده از ویژگی های کمی تعریف شده به طور عینی مشخص کند.

منابع اصلی کسب اطلاعات در مورد سازمان مدیریت فعلی و روند توسعه آن در حال حاضر به شرح زیر است.

منبع اول است داده های گزارش و سال جاریاین منبع امکان شناسایی تعداد و ترکیب کارکنان شاغل در دستگاه های مدیریتی، میزان هزینه های مدیریت، هزینه تجهیزات سازمانی و کامپیوتری را فراهم می کند.

منشاء دوم - مطالعه مستندات بخشنامه(دستورالعمل‌ها، دستورالعمل‌ها، صورتجلسات، مواد مربوط به تأیید عملکرد، گزارش‌های بخش‌های فردی و غیره) .

منبع سوم است نظرسنجی های ویژهاین منبع در حال حاضر منبع اصلی است.

در حال حاضر پراهمیتبه دست آوردن داده ها در مورد حجم کار مواد و عناصر مادی سیستم کنترل.موضوع مشاهده در این مورد است شی جدا – ماشین حساب، تکثیر، هر سند.

یک منبع مهم برای به دست آوردن داده ها در مورد سازمان مدیریت است انجام بررسی های ویژهکارکنان دستگاه مدیریت یا تیم زیرمجموعه مربوطه تسهیلات مدیریت شده.

این منابع اطلاعاتی متقابل نیستند. آنها باید ترکیب شوند، مواد به دست آمده را با روش های مختلف تکمیل و غنی کنند.

در حال حاضر، چندین روش تجزیه و تحلیل پشتیبانی اطلاعات با موفقیت استفاده می شود. آنها در ویژگی های پذیرفته شده مقدار اطلاعات (نمادها، رکوردها، خطوط نمودار، اسناد و غیره)، روش ها و ابزارهای تجزیه و تحلیل متفاوت هستند. روش های زیر را می توان پیشرفته ترین روش ها در نظر گرفت.

1) روش مدل‌سازی ماتریسی فرآیندهای توسعه داده، آزمایش شده در شرکت‌های ماشین‌سازی.

2) یک روش گرافیکی-تحلیلی برای مطالعه جریان اطلاعات، آزمایش شده در کارخانه های متالورژی.

3) شرح جریان های اطلاعاتی در قالب یک نمودار درختی.

4) روش طرح های پیوندهای اطلاعاتی محاسبات برنامه ریزی شده.

5) روش تجزیه و تحلیل اکتشافی وظایف مدیریت، توسعه یافته بر روی شناسایی جریان های "کوتاه".

این روش ها در درجه اول از ویژگی های کمی کلی اطلاعات ناشی می شوند.

هر یک از این روش‌ها دامنه خاص خود را دارد: برخی برای توصیف پیوندهای اطلاعاتی بین بخش‌ها، برخی دیگر بین گروه‌های وظایف، وظایف فردی و گروه‌هایی از رویه‌های ابتدایی مناسب هستند.

کامل ترین و دقیق ترین بازتاب و تحلیل جریان های اطلاعاتی را می توان با استفاده از مدل های اطلاعاتی که به عنوان توسعه یافته اند به دست آورد مدل های ماتریسی. در این مورد، ماتریس های مختلفی استفاده می شود - فرآیندهای مواد و جریان اسناد، جریان اسناد و ترکیب تصمیمات و وظایف در سطح مدیریتی خاص، برای گروه های خاصی از وظایف، برای سطوح مختلفمدیریت و غیره

اغلب از مدل هایی به شکل ماتریس و نمودار استفاده می شود. هر دوی این روش‌های مدل‌سازی شامل تخصیص در سیستم اطلاعاتی در قالب اجزای مستقل داده‌های اولیه، میانی و نهایی است. این به آنها اجازه می دهد تا به صورت مجزا مورد مطالعه قرار گیرند، که برای مطالعه نیاز به اطلاعات خارجی و داخلی از اهمیت اساسی برخوردار است.

مدل‌های ماتریسی جریان‌های اطلاعات در گردش را می‌توان در نسخه‌های مختلفی ساخت، اما اصلی‌ترین آن‌ها ماتریس‌هایی با ابعاد «سند در هر سند»، «شاخص در هر شاخص» هستند. در این صورت می توان اسناد را به صورت تک بلوک در نظر گرفت.

در شکل کلاسیک خود، مدل های ماتریسی برای تجزیه و تحلیل روابط طبقه بندی طراحی شده اند. اما آنها همچنین برای مطالعه ویژگی های اصلی پشتیبانی اطلاعاتی دستگاه اداری قابل قبول هستند، زیرا به ما امکان می دهند گروه بندی های مختلفی از انواع و منابع اطلاعات را نشان دهیم و به شناسایی کامل تر ارائه واقعی و امکان بهبود وظایف کمک کنند. از انواع مختلف

روش نموداری-تحلیلیمطالعه جریان های اطلاعاتی بر اساس نمایش نمودار اطلاعاتی آنها و تحلیل ماتریس مجاورت آن است. نمودارها را می توان در سطح سند، در سطح مؤلفه (داده های اولیه، متوسط ​​و خارجی) و در سطح مصنوعی (داده های اولیه و میانی، نتایج خارجی و عملکردی) ساخت.

بر اساس مدل‌های گرافیکی-تحلیلی، می‌توان تعداد انواع اطلاعات اولیه، میانی و حاصل را که در فرآیند حل مسئله استفاده و به‌دست می‌آید، فراوانی استفاده از داده‌های اطلاعاتی مختلف، میزان استفاده واقعی از هر شاخص شناسایی کرد. در کار.

با داشتن نمودارهایی از وظایف و رویه های اصلی حل شده در فرآیند مدیریت، می توان ماتریس مجاورتی از نمودارها را به دست آورد که رابطه بین وظایف و اسناد مورد استفاده در مدیریت را نشان می دهد. نمودار هر کار و یک سطح کنترل خاص به شما امکان می دهد تداوم اطلاعات منطقی، امکان استفاده از نتایج میانی و نهایی این کار را برای دیگران ایجاد کنید.

نمودار ساختاریمی توان برای محاسبه مقدار اطلاعات استفاده کرد.

این تکنیک ها برای تجزیه و تحلیل پشتیبان اطلاعات با هم به ما اجازه می دهند تا تمام جنبه های جنبه معنایی تحلیل را در نظر بگیریم.

2.2 روش های گرافیکی و ماتریسی برای تحقیق اطلاعات

کامل ترین تجزیه و تحلیل پشتیبانی اطلاعات را می توان هنگام ساخت و تجزیه و تحلیل نمودار بلوکی حامل های اطلاعات در قالب یک نمودار اطلاعاتی انجام داد.

هنگام توجیه جریان اطلاعات، باید موارد زیر را در نظر گرفت:

حرکت اطلاعات در چارچوب اطلاعات از خود پشتیبانی می کند (از بلوک به بلوک).

رابطه و تداوم اطلاعات در رویه های تکنولوژیکی یک زیر سیستم عملکردی و بین واحدهای عملکردی مستقل.

جهت گیری سلسله مراتبی حرکت اطلاعات؛

جهت گیری و انواع ثبت اطلاعات خروجی.

برای این منظور از مدل های اطلاعاتی اشیا و فرآیندهای رخ داده در آنها با موفقیت استفاده می شود. APCS امکان انتقال از مدل‌های اطلاعاتی ساختمان را برای عملکردها و کنترل‌های فردی به ساخت یک مدل مدیریت اطلاعات به عنوان یک کل و برای شرکت ایجاد می‌کند.

روش آماده سازی برای حل یک گروه از وظایف یا یک کار جداگانه شامل تعیین اولیه ترکیب، توالی و اتصال اجزای ساختاری جریان های اطلاعاتی است که فرآیند حل را ارائه می دهد. اجزای ساختاری جریان شامل اسناد ورودی و خروجی (سطح تحلیل عملکردی)، آرایه‌های اطلاعات اولیه، میانی و خروجی (سطح تحلیل عنصری)، در نظر گرفتن سطوح انتخاب شده به طور مستقل یا ادغام آنها در یک طرح واحد است.

برای جریان های اطلاعاتی ثابت در ترکیب و محتوا در شی اتوماسیون، ترکیب ثابت و تعامل عناصر ACS و الگوریتم های وظیفه، ساختار جریان های اطلاعات در سیستم به طور کلی بدون تغییر خواهد بود. توالی ها و روابط اجزای ساختاری تعیین شده جریان ها ثابت هستند و یک بار می توان آنها را یافت. برای خودکارسازی فرآیند تجزیه و تحلیل جریان های اطلاعاتی، لازم است یک مناسب ایجاد شود مدل اطلاعاتی. برای این منظور، استفاده از دستگاه تئوری گراف راحت است.

اجازه دهید اجزای ساختاری جریان اطلاعات را در قالب رئوس نمایش دهیم نمودار جهت دار G=(M,V) که قوس های آن ارتباط آنها را با یکدیگر منعکس می کنند. هر جفت رئوس Mi و Mj فقط در صورت انتقال اطلاعات از Mi به Mj توسط یک قوس جهت دار از Mi به Mj به هم متصل می شوند.

با استفاده از ویژگی های نمودارها می توان تعدادی از ویژگی های مهم جریان اطلاعات مورد مطالعه در سیستم را به دست آورد.

ماتریس های مجاورت توان R, R 2 ,…,R N و ماتریس کل را تشکیل می دهیم. تجزیه و تحلیل ماتریس به شما اجازه می دهد تا ویژگی های زیر را برای جریان ها تنظیم کنید. ترتیب مولفه Mj توسط طولانی ترین مسیری که Mi را به Mj متصل می کند تعیین می شود. برابر است با درجه n ماتریس مجاورت R n که برای آن . حداکثر مقدار ترتیب مولفه Mj توسط طولانی ترین مسیر از Mi تا Mj برای کل نمودار اطلاعات تعیین می شود. داده های اولیه زمانی انتخاب می شوند که مجموع عناصر j از ستون ماتریس مجاورت برابر با صفر باشد. اگر مجموع عناصر ردیف i برابر با صفر باشد، داده های خروجی برجسته می شوند. مقادیر و به ترتیب برابر با تعداد مؤلفه‌های موجود در Mj و تعداد نتایج است که شامل Mi می‌شود. عنصر r ij از ماتریس مجاورت درجه n برابر است با تعداد مسیرهایی به طول n که Mi و Mj را به هم متصل می کنند. عناصر r ij مجموع ماتریس R تعداد کل مسیرها از Mi تا Mj را بدون مشخص کردن طول مسیر نشان می دهد.

عناصری از ستون j که برابر با صفر ماتریس Rsum نیستند، که برابر با صفر نیستند، شناسایی تمام اجزایی که Mj را در تمام مسیرهای حرکت داده ها تشکیل می دهند، ممکن می سازد. عناصر غیر صفر خط i نشان دهنده نتایجی است که در تشکیل آنها از عنصر Mi استفاده شده است.

با استفاده از ماتریس مجاورت R و مقدار سفارش، می توانید مدت زمان ذخیره سازی اجزایی را که در رابطه با خروجی متوسط ​​هستند، تعیین کنید.

الگوریتم تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات به صورت کلی در پیوست 9 ارائه شده است. با اصلاح الگوریتم، تقریباً تمام ویژگی های تعامل عناصر در مدل ACS امکان پذیر است. بخشی از یک مدل واقعی که حجم و پیچیدگی ارتباطات متقابل بین عناصر سیستم را نشان می دهد در پیوست 10 آورده شده است. برای وضوح، فقط آرایه های فردی از اطلاعات و وظایف عملکردی را شامل می شود. به همین دلیل، برخی از مهم ترین ارتباطات بین عناصر از نظر اطلاعات ورودی و خروجی در قطعه برجسته می شوند.

نمودارهای اطلاعاتی و ماتریس‌های مجاورت متناظر آن‌ها را می‌توان برای تعیین میزان اطلاعات مربوط به وظایف، گروه‌های وظایف، زیرسیستم‌ها، سیستم به‌عنوان یک کل و سایر اجزای ساختاری نمودار استفاده کرد.

همانطور که در بالا نشان داده شد، حجم داده های وارد شده به سیستم بسیار زیاد است، بنابراین سازماندهی موثر آنها در سطح ماشین مرتبط است. تجزیه و تحلیل اطلاعات برای به دست آوردن داده های اولیه به منظور ساخت یا بازسازی صندوق اطلاعات ایجاد شده بر روی مدل نمودار در نظر گرفته شده در چارچوب یک الگوریتم تجزیه و تحلیل منفرد راحت است. توصیه می شود روابط زیر را تجزیه و تحلیل کنید:

تعداد کارهایی را که در آنها از این شاخص استفاده شده است بیابید. بر اساس این اطلاعات، ضریب تکرار داده ها در مورد سازماندهی آرایه های جداگانه با داده های اولیه برای هر کار محاسبه می شود.

محاسبه ماتریس وقوع مشترک جفت شاخص ها در وظایف، که عناصر آن تعداد وظایفی را که در آنها شاخص های مربوطه با هم استفاده می شود را نشان می دهد. چنین شاخص هایی را می توان ترکیب کرد و در آرایه اطلاعاتی مشترک آنها از یک صندوق اطلاعاتی واحد استفاده کرد.

تعداد و فهرست وظایفی را که این شاخص در آنها همراه با سایر شاخص ها رخ می دهد و همچنین تعداد و فهرست شاخص ها را تعیین کنید. این به شما امکان می دهد گروه هایی از شاخص ها را شناسایی کنید که فقط با هم استفاده می شوند و به طور جداگانه در هیچ کاری استفاده نمی شوند.

فرآیند گروه بندی شاخص ها بر اساس وظایف را می توان با در نظر گرفتن ضریب ارتباط بین گروه ها رسمیت بخشید. ضریب جفت با استفاده از فرمول زیر محاسبه می شود:

بخش مالی - ورود - 35 فرم، خروج - 34 فرم اسناد، که 13٪ در ورودی و 12.7٪ در خروج است.

بخش برنامه ریزی و اقتصاد - ورود - 32 فرم، خروجی - 32 فرم که 12% در ورودی و 12% در خروجی است.

بخش بازاریابی - وارد - 44 فرم، خروج - 41 فرم، که 16٪ در ورودی و 15٪ در خروج است.

واحد تولید و اعزام - وارد - 31 فرم خروج - 22 که در ورودی 12 درصد و در خروجی 8 درصد است.

طرح های حرکت اسناد در این بخش ها ارائه شده است کاربرد.

بنابراین مشاهده می‌شود که جریان‌های اطلاعاتی در ورودی بخش‌ها بارگذاری بیشتری نسبت به خروجی دارند. این نشان می دهد که واحدهای عملکردی اطلاعات ورودی را پردازش می کنند و احتمالاً آن را ساده می کنند. به منظور ردیابی نحوه پردازش و استفاده از اطلاعاتی که بخش ها به آنها می رسد با جزئیات بیشتر، به بررسی جریان های اطلاعاتی در بخش برنامه ریزی و اقتصادی می پردازیم.

3.2 ساخت یک مدل گردش کار گرافیکی و ماتریسی

سیستم مدیریت اسناد در شرکت بازتابی از فعالیت های تولیدی و اقتصادی آن است. با بهبود تولید، روند کار تغییر می کند. این تغییر در ظهور اشکال جدید (یا حذف موجود) اسناد و تغییر در مسیرهای حرکت آنها بیان می شود.

برای تجزیه و تحلیل سیستم پردازش داده، به نظر می رسد مناسب است که تمام اسناد در حال گردش در شرکت را به سه گروه اصلی تقسیم کنیم: برنامه ریزی شده، واقعی (گزارش دهی)، هنجاری.

مدل ماتریسی (به پیوست مراجعه کنید) حرکت اطلاعات در بخش برنامه ریزی و اقتصادی JSC "Electroagregat" طبق فرم اسناد نشان می دهد که فعالیت اصلی واحد در این فرآیند تجاری مرتبط با برنامه ریزی با هدف توسعه اسناد اصلی است که به بخش مالی منتقل می شود. و بخش حسابداری، بخش روابط خارجی، OOTiZ و OIHiO.

به عنوان مثال، بخش مالی 4 فرم اسناد برنامه ریزی، بخش حسابداری - 3، بخش روابط خارجی - 3، OOTiZ - 3، و OIHiO - 3 فرم اسناد دریافت می کند.

برای انجام تجزیه و تحلیل دقیق تر از جریان اسناد برای PEO، بر اساس ماتریس حرکت اسناد در فرآیند تجاری از انعقاد قرارداد تا فروش محصولات ضروری است. پیوست را ببینید جدولی از حرکت اطلاعات بسازید پیوست را ببینید .

اگرچه روابط نزدیکی بین بخش‌ها وجود دارد که فرآیند جریان اسناد را هنگام حل مشکلات پیچیده (گیج می‌کند)، جریان اصلی داده‌ها از PEO به بخش مالی می‌آید. توجه به این نکته ضروری است که نه تنها پیوندهایی بین واحدهای عملکردی، بلکه به اصطلاح پیوندهای بازخورد نیز ضروری است. این به دلیل عوامل زیر است:

جداسازی تقسیمات در حل وظایف برنامه ریزی و اقتصادی؛

استفاده غیرمتمرکز از استانداردها برای حل مشکلات سطوح مختلف برنامه ریزی.

این منجر به این واقعیت می شود که در فرآیند عملکرد هر واحد باید وظایف برنامه ریزی شده را حل کند. با این حال، وظایف اصلی شرکت توسط برنامه تولید برای سال و برنامه تولید برای ماه تعیین می شود.

برای تدوین و تصویب برنامه تولید، اطلاعات زیر به سازمان PEO ارائه می شود:

بخش بازاریابی و فروش (UMiS) - پیش نویس برنامه تولید نامگذاری،

بخش فنی (TU) - پیش نویس طرح هایی برای بازسازی و تجهیز مجدد فنی، آماده سازی برای تولید و توسعه انواع جدید و مدرن محصولات؛ تجهیز مجدد فنی و خرید تجهیزات؛ حفاظت از محیط زیست؛ برآورد مصرف انرژی، دفع آب، خدمات ارتباطی و تعمیر تجهیزات،

مدیریت کیفیت (QM) - برآورد هزینه برای صدور مجوز و صدور گواهینامه محصولات و QC،

بخش پرسنل و رژیم (HRD) - برآورد هزینه برای آموزش فنی و هزینه های نگهداری VOHR،

بخش ساخت و ساز سرمایه (OKS) - پیش نویس طرحی برای ساخت و ساز سرمایه و تعمیر.

برنامه تولید سالانه و ماهانه ارائه شده است:

مدیریت اجرایی (ED)،

مدیریت فنی (TU)

مدیریت تولید (PU)

بخش بازاریابی و فروش (UMiS)،

مدیریت مالی و اقتصادی (FEM).

طرح اجرای کار برای تدوین و تصویب طرح تولید ارائه شده است کاربرد .

در فرآیند تدوین و تصویب طرح تولید از 13 فرم سند استفاده می شود که توسط واحدهای عملکردی و خدمات ذکر شده در بالا تامین می شود.

مدارک مورد استفاده در تدوین طرح تولید:

پیش نویس طرح تولید،

برنامه ریزی برای توسعه محصولات جدید و ارتقا یافته،

طرح بازسازی، تجهیز مجدد فنی و تهیه تجهیزات،

گواهی هزینه های برنامه ریزی برای حفاظت از محیط زیست توسط اداره حفاظت محیط زیست،

هزینه های برآورد شده برای حامل های انرژی، دفع آب، خدمات ارتباطی، تعمیر تجهیزات توسط پیمانکاران،

طرح هزینه های برآورد شده برای صدور گواهینامه کارها،

هزینه های برآورد شده برای آموزش حرفه ای پرسنل کارخانه اصلی JSC "Electroagregat"،

برآورد هزینه برای نگهداری VOKhR،

پیش نویس طرح سرمایه گذاری و تعمیر ساختمان ها و سازه ها،

برنامه ریزی برای شاخص های فنی و اقتصادی اصلی،

پیش نویس طرح (ماهانه)

قیمت محصول رقیب.

3.3 اثبات جهات برای بهبود جریان اطلاعات

برای تجزیه و تحلیل دقیق تر جریان اطلاعات در بخش PEO، ما ضریب تداوم جریان اطلاعات را برای تهیه یک برنامه تولید ماهانه محاسبه می کنیم.

ضریب تداوم جریان اطلاعات (1)، که در آن t y.nor، t y.fact - مدت زمان چرخه مدیریت، محاسبه شده با توجه به دوره تصویب سند، هنجاری و واقعی است.

برنامه تولید ماهانه باید قبل از بیست و پنجمین روز ماه قبل از ماه برنامه ریزی شده تنظیم شود. با این حال، در عمل، مشکلات خاصی در توسعه برنامه تولید بعدی ایجاد می شود. به عنوان مثال، تصمیمات سازمان های بالاتر.

به نور برای ژانویه = 30 روز / 34 روز = 0.89،

به نور برای فوریه = 31 روز / 35 روز = 0.89،

به نور برای مارس = 31 روز / 35 روز = 0.89،

به نور برای آوریل = 31 روز / 32 روز = 0.97.

به نور برای I چهارم=(0.89*3+0.97)/4=0.91.

بر اساس یک ضریب تداوم جریان اطلاعات مشخص برای هر ماه، می توان دریافت که برای سه ماه اول کم و بیش پایدار است، اگرچه نزدیک به 1 است، اما برابر نیست. این یک روند به طور کلی مطلوب است، زیرا جریان اطلاعات پیوسته است، اگرچه به نظر می رسد PEO در تصویب برنامه تولید برای ماه آینده دیر است (). با این حال، در ماه آوریل، این طرح تنها 1 روز دیرتر از حد انتظار تصویب شد. این نشان می دهد که شاید از ابتدای سال تغییراتی در نحوه تنظیم طرح ایجاد شده که برای 3 ماه با مشکل مواجه شده است. اما این مسائل با موفقیت حل شد. به طور کلی برای سه ماهه، ضریب تداوم جریان های اطلاعاتی مقدار کاملا قابل قبولی دارد.

عامل کارایی مدیریت

(2)، جایی که -

D 1, D 2, D 3 - مهلت تعیین شده برای اسناد مربوطه.

K 1، K 2، K 3 - عقب ماندگی از مهلت پذیرفته شده برای اجرای اسناد در روز.

d 1، d 2، d 3 - نسبت اسناد از یک نوع خاص.

برای سال، 13 فرم سند در سال برای تهیه برنامه سالانه تهیه می شود. تعداد دفعات پر کردن مدارک (3)، که در آن D تعداد اسنادی است که برای تهیه یک برنامه تولید سالانه در سال تهیه می شود. d ij - تعداد i-th سند jتناوب توسعه یافته برای دوره؛ n j تعداد دوره های یک سال است. بنابراین، تعداد اسناد تهیه شده برای تهیه یک برنامه تولید 13 است.

جریان های اطلاعاتی مجموعه ای از پیام ها هستند که به طور عینی منعکس کننده توسعه فرآیندهای تجاری هستند که از طریق کانال های ارتباطی برای مدیریت منتقل می شوند. جریان ها می توانند باشند مستقیم(از زیر سیستم کنترل به زیر سیستم کنترل شده) و معکوس(از زیر سیستم کنترل به زیر سیستم کنترل).

ارزش اطلاعات توسط یک شاخص احتمالی پیچیده در زمان P(t) به عنوان تابعی از احتمالات دریافت به موقع اطلاعات Ps، کامل بودن آن Pp و قابلیت اطمینان P تعیین می شود:

بنابراین، دستیابی به دریافت به موقع ضروری است اطلاعات مفیدبه مقدار کافی این امر تصمیم گیری سریع و کارآمد را تضمین می کند.

معضل تصمیم گیری به طور سنتی با دو محدودیت همراه بوده است.

از یک طرف، اطلاعات جمع آوری شده سریع در حجم ناکافی منجر به تصمیمی می شود که به دور از منطق و تا تصمیمی اشتباه است.

از طرف دیگر، جمع آوری بیش از حد طولانی اطلاعات می تواند منجر به کاهش ارتباط واقعیت تصمیم گیری شود (تا از دست دادن کامل ارتباط).

ارزش کلیدی با سودمندی (ارتباط) جریان های اطلاعاتی به اشتراک گذاشته شده توسط ویژگی های کلیدی ارائه شده در شکل نشان داده می شود. 22.1.

برنج. 22.1. طبقه بندی جریان های اطلاعاتی

افزایش حجم جریان اطلاعات نقش متناقضی دارد. از یک سو، هر چه حجم اطلاعات بیشتر باشد، امکان یافتن بخش مفیدی از آن برای تصمیم گیری بیشتر است. از سوی دیگر، طبق بررسی های آماری، افزایش دو برابری حجم اطلاعات (یعنی افزایش 100 درصدی) با افزایش بخش مفید آن تا بیش از 20 درصد همراه است. این بدان معنی است که 80٪ از اطلاعات اضافی مفید نیستند. در این شرایط، جستجوی الگوریتم‌های مؤثر برای استخراج بخشی مفید از جریان عمومی اطلاعات برای تصمیم‌گیری منطقی مدیریت از اهمیت بالایی برخوردار است.

یک بنگاه تولیدی، اگر آن را از منظر مدیریتی در نظر بگیریم، از دو زیرسیستم مدیریتی و کنترل شده یا موضوع و موضوع مدیریت تشکیل شده است که توسط کانال های انتقال اطلاعات به هم مرتبط هستند. شی کنترل را می توان به طور مشروط به عنوان سیستمی در نظر گرفت که منابع را تغییر می دهد که در ورودی آن مواد خام، نیروی کار و غیره دریافت می شود و خروجی محصولات تولید است. لینک های اطلاعاتییک سیستم تولید با یک محیط خارجی را می توان با دو کانال ورودی و یک خروجی نشان داد.

یکی از کانال های اطلاعات ورودی، اطلاعاتی را از ساختارهای خارجی دریافت می کند که با در نظر گرفتن برنامه های تولید و فعالیت های اقتصادی و همچنین استانداردهای استفاده از منابع، شرایط عملکرد شرکت را تعیین می کند. مجموع این اطلاعات شرایط را تعیین می کند و بر فناوری برای دستیابی به اهداف سازمان تأثیر می گذارد.

ورودی اطلاعات دوم نشان دهنده تأثیرات مزاحم ناشی از محیط خارجی است. نمونه ای از عوامل مزاحم نقض شرایط تامین مواد اولیه و مواد، کاهش کیفیت آنها، تغییر شرایط فروش محصولات، نقض تعهدات قراردادی توسط پیمانکاران فرعی و غیره است. علاوه بر عوامل مزاحم ذکر شده از محیط خارجی به شرکت، چنین سیستم های تولید مزاحم. به عنوان مثال، خرابی تجهیزات، نقض تصادفی رژیم های تکنولوژیکی، بیماری کارکنان شرکت و غیره.

خروجی اطلاعات یک سیستم تولید کانالی برای انتقال اطلاعات به آن است سازمان های خارجیبه عنوان مثال، یک انجمن یا وزارتخانه، که شامل یک مؤسسه یا مقامات مالیاتی معین و غیره است. در هر سیستم مدیریتی، موضوع و موضوع مدیریت توسط کانال های اطلاعاتی به هم متصل می شوند که از طریق آنها اقدامات کنترلی و اطلاعات مربوط به وضعیت شی مدیریت به هم متصل می شود. منتقل شده است.

بدنه مدیریت سازمانی در نسخه کلاسیک سه سطحی از سه لایه تشکیل شده است. جریان اطلاعات در داخل و خارج این لایه ها در گردش است. از بالا به پایین - اقدامات کنترل، از پایین به بالا - اطلاعات بازخورد، به صورت افقی - تبادل اطلاعات بین اشیاء داخلی در همان سطح و همچنین بین اشیاء داخلی و خارجی.

مکانیزم مدیریت خود شامل پرسنل مدیریت، شبکه های کامپیوتری، مالی، اطلاعات و منابع دیگر است. وظیفه مدیریت تولید به مدیریت منطقی جریان های منابع (مادی، انرژی، مالی، اطلاعات و غیره) خلاصه می شود.

جریان های اطلاعاتی مجموع جریان های اطلاعاتی است که به شرکت اجازه می دهد تا فعالیت های مالی و اقتصادی را انجام دهد.

به منظور عملکرد عادی، یک شرکت باید اطلاعات کامل و با کیفیت بالا را قبل و بعد از تصمیم گیری مدیریتش دریافت کند.

اطلاعات خوب به یک کسب و کار اجازه می دهد:

• - به دست آوردن مزیت های رقابتی؛
• - کاهش ریسک مالی؛
• - تعیین نگرش خریداران؛
• - توجیه تصمیمات شهودی؛
• - افزایش کارایی فعالیت ها؛
• - نظارت بر محیط خارجی؛
• - هماهنگ کردن استراتژی؛
• - افزایش اعتماد به توافقات انجام شده و تعهدات انجام شده.

یکی از مهم ترین شرایط برای عملکرد موفقیت آمیز تولید به عنوان یک کل، در دسترس بودن چنین سیستم اطلاعاتی است که امکان پیوند همه فعالیت ها و مدیریت آن بر اساس اصول یک کل واحد را فراهم می کند.

اطلاعات با استفاده از چهار سیستم کمکی جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل می‌شوند که با هم تشکیل می‌دهند: گزارش‌دهی داخلی، تحقیقات بازار، تجزیه و تحلیل اطلاعات و جمع‌آوری اطلاعات خارجی جاری.

هنگام تعیین پارامترهای شرکت، صورتهای مالی و حسابداری نقش ویژه ای دارند. این سیستم گزارش دهی داخلی شاخص هایی از فروش جاری، هزینه ها، حجم موجودی ها، جریان های نقدی، اطلاعات دریافتنی ها و پرداختنی ها را نمایش می دهد.

از اهمیت زیادی برای اطلاعات، تداوم جمع آوری آن است. این امر شفافیت کامل در امور شرکت خود و همچنین توانایی و آمادگی برای ارائه محصول مناسب در حجم مورد نیاز بازار را تضمین می کند.

در لجستیک، انواع جریان اطلاعات بسته به موارد زیر وجود دارد:

• - در مورد نوع سیستم های متصل شده توسط جریان - افقی و عمودی.
• - از محل عبور - خارجی و داخلی؛
• - از جهت در رابطه با سیستم لجستیک - ورودی و خروجی (شکل 1).

برنج.

جریان اطلاعات افقیاغلب دارای شخصیت غیر رسمی هستند، آنها از نقطه نظر ارتباطی مؤثرترین هستند. آنها حدود 90 درصد اطلاعات را ذخیره می کنند. یعنی از دست دادن اطلاعات در حین انتقال به این روش حداقل است. این با این واقعیت توضیح داده می شود که از نظر روانی درک یکدیگر برای افرادی که در یک سطح از سلسله مراتب خدمات هستند آسان تر است، زیرا آنها همان نوع وظایف را حل می کنند و با مشکلات مشابهی روبرو می شوند (شکل 2).

برنج.

جریان اطلاعات عمودیبین کارمندان یا گروه هایی از کارمندان واقع در سطوح مختلف سلسله مراتب، به عنوان مثال، بین یک رئیس و یک مرئوس اتفاق می افتد.

به نوبه خود، جریان های اطلاعاتی عمودی به نزولی (از مدیریت به کارکنان عادی در امتداد سلسله مراتب) و صعودی (از کارگران پایین تر به کارکنان بالاتر) تقسیم می شوند (شکل 3).

برنج.

جریان اطلاعات خارجیمنعکس کننده رابطه بین بنگاه اقتصادی و نهادهای اقتصادی و سیاسی فعال در خارج از آن است. آنها تعامل بین شرکت، واقعی آن و مشتریان بالقوهو همچنین رقبا. شرکت باید به طور مداوم بر اجزای اصلی محیط خارجی که شامل عوامل اقتصادی، تکنولوژیکی، سیاسی و قانونی، اجتماعی-فرهنگی و فیزیکی و محیطی است نظارت کند.

جریان اطلاعات داخلی- اینها جریانهای اطلاعاتی بین خدمات و سطوح مختلف شرکت هستند، به عنوان مثال، یک سند برای انتشار مواد از انبار کارخانه به کارگاه شرکت، یک سند برای آزادسازی منابع مادی از یک کارگاه به کارگاه دیگر، یک سند برای پذیرش محصولات نهایی، محصولات و قطعات به انبار. جریان های اطلاعات داخلی به وضوح مراحل فرآیند را مشخص می کند: عرضه، داخلی، بازاریابی.

ویژگی‌های اصلی جریان‌های اطلاعات داخلی عبارتند از: طراحی ساده، تأیید شده با امضای مقامات، در واحدهای تولیدی فردی (کارگاه‌ها و سایت‌ها) اغلب شامل پیام‌های شفاهی است.

اطلاعات ورودی جریان می یابد- این مجموعه ای از اسناد و داده هایی است که قرار است وارد سیستم اطلاعاتی شوند،

اطلاعات لازم برای حل مشکل و در رسانه های مختلف قرار دارد: اسناد اولیه، رسانه ماشین، در حافظه کامپیوتر شخصی. برای این منظور فهرستی از اطلاعات ورودی و ترکیب جزئیات هر نوع اطلاعات ورودی، محل قرارگیری جزئیات اطلاعات ورودی و شرح جزئیات (فیلدهای) اسناد ورودی تدوین می شود.

اطلاعات خروجی جریان می یابد- اینها پیام هایی هستند که فراتر از یک سیستم لجستیک یا یکی از زیرسیستم های آن هستند.

جریان اطلاعات با شاخص های زیر مشخص می شود:

• - منبع وقوع؛
• - جهت جریان؛
• - سرعت انتقال و دریافت؛
• - شدت جریان و غیره

جریان اطلاعات با مقدار اطلاعات پردازش شده یا ارسال شده در واحد زمان اندازه گیری می شود.

روش های اندازه گیری مقدار اطلاعات موجود در یک پیام در شاخه سایبرنتیک به نام نظریه اطلاعات مورد مطالعه قرار می گیرد. بر اساس این نظریه، واحد باینری - کمی - به عنوان واحد مقدار اطلاعات در نظر گرفته می شود. هنگام استفاده از فناوری محاسبات الکترونیکی، اطلاعات بر حسب بایت اندازه گیری می شود. بایت بخشی از یک کلمه ماشینی است که معمولاً از 8 بیت تشکیل شده است و به طور کلی هنگام پردازش اطلاعات در رایانه استفاده می شود.

واحدهای مشتق شده از مقدار اطلاعات نیز استفاده می شود: کیلوبایت و مگابایت.

در عمل تجاری، اطلاعات را می توان اندازه گیری کرد:

• - تعداد اسناد پردازش یا ارسال شده؛
• - تعداد کل خطوط سند در اسناد پردازش شده یا ارسال شده.

همچنین تعیین مکان های جمع آوری، ورودی و خروجی اطلاعات، اشکال ارائه و مستندسازی آن ضروری است. برای ساخت چنین سیستم هایی باید از امکانات مدرن کامپیوتری تا حد ممکن استفاده کرد، امکان گنجاندن آنها در شبکه های کامپیوتری محلی و دسترسی به شبکه های بین المللی مانند اینترنت.