Darbas su dokumentais iš vartotojų, ypač biuro darbuotojų, atima daug laiko. Tačiau yra daug programų, kurios gali žymiai optimizuoti rankų darbą dirbant su dokumentais automatizuojant kai kuriuos procesus. Daugelis šių sprendimų yra lengvai naudojami, labai patogūs ir nebrangūs, todėl prieinami plačiam vartotojų ratui. Šios programos bus aptariamos šiame straipsnyje.

Dokumentų organizavimas

Vartotojai, kuriems tenka susidurti su daugybe elektroninių dokumentų, puikiai žino situaciją, kai, nepaisant griežtos katalogų ir pakatalogių sistemos, tinkamo dokumento paieška užtrunka daug laiko. Vienas iš šios problemos sprendimo būdų – specialios katalogavimo programos naudojimas, kurios pagrindinis uždavinys – sutvarkyti ir rūšiuoti duomenis, o tai galiausiai užtikrina greitą reikiamos informacijos paiešką. Rinkoje yra labai daug tokių kataloguotojų, ir visi jie yra orientuoti į diskų, aplankų ir failų arba tam tikros labai specializuotos informacijos (filmų, monetų, pašto ženklų ir kt.) katalogavimą. Dokumentams kataloguoti tinka bet koks universalus kataloguotojas, leidžiantis kataloguoti įvairių tipų aplankus ir failus. Paketas WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) laikomas geriausiu tarp tokių sprendimų, tačiau yra gana brangus, o jo galimybės daugeliui vartotojų akivaizdžiai perteklinės. Daugumai užteks naudoti WinCatalog Standard paketą.

Kitas būdas yra sujungti susijusius dokumentus į sudėtingus hierarchinės struktūros dokumentus, saugomus šias struktūras atitinkančiuose duomenų failuose. Tokiuose struktūrizuotuose dokumentuose daug patogiau naršyti ir rasti reikiamą informaciją tiek dėl struktūrizavimo, tiek dėl išplėstinės paieškos galimybių dokumente. Be to, toks struktūrizavimas leidžia atlikti išorinę paiešką ir ieškoti dokumentų pagal juose esančio teksto fragmentus. Pavyzdžiui, „Maple“ paketas skirtas kurti hierarchiškai struktūrizuotus dokumentus.

WinCatalog standartas

Programuotojas: WinCatalog.com

Paskirstymo dydis: 1,62 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP“.

Paskirstymo būdas: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Kaina: 200 rub.

„WinCatalog Standard“ yra paprastas naudoti daugiafunkcis kataloguotojas su aiškia sąsaja rusų kalba (1 pav.). Paketas leidžia kataloguoti duomenis iš bet kokios laikmenos, kurią galima prijungti prie kompiuterio: diskelių, standžiųjų ir tinklo įrenginių, įprastų kompaktinių ir garso kompaktinių diskų, ZIP diskų ir kt. Su juo galite rūšiuoti ir tvarkyti bet kokius aplankus ir failus, neatsižvelgiant į jų vietą. Duomenis į katalogą galite įvesti rankiniu būdu (iš karto į virtualius aplankus) arba nuskaitydami diskus (įskaitant ten esančius ZIP archyvus) – tokiu atveju aplankus ir failus, ištrauktus iš diskų, geriau rūšiuoti į virtualius aplankus, kad būtų lengviau. orientacija, kuri, palaikant vilkimo ir nuleidimo operacijas, neužtruks ilgai.

Ryžiai. 1. WinCatalog standartinė sąsaja

Bendrasis katalogų valdymas yra paprastas ir patogus. Duomenų padalijimas į teminius aplankus labai supaprastina orientaciją, o aplankų ir jų įdėtų elementų vietą lengva pakeisti paprastu nuvilkimu. Išplėstinė paieška (pagal pavadinimą, komentarą, dydį ir modifikavimo datą; 2 pav.), kuri palaiko Būlio operacijas ir galimybę pasirinkti konkretų aplanką paieškai, taip pat atsižvelgiant į raktinius žodžius (juos galima apdairiai pridėti prie atskirų katalogo elementų ), leidžia greitai rasti norimą dokumentą , o dublikatų paieška yra pašalinti pasikartojančius elementus iš kolekcijos. Eksportuojant visą dokumentacijos katalogą arba jo dalį į CVS failą, duomenis galima apdoroti kitoje programoje (pavyzdžiui, MS Excel), o eksportuojant į HTML failą patogu spausdinti katalogą.

Ryžiai. 2. Ieškokite dokumentų WinCatalog Standard

Klevas 6.25

Programuotojas: „Crystal Office“ sistemos

Paskirstymo dydis:„Maple“ – 5,3 MB, „Maple Professional“ – 5,89 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows“ (visos versijos)

Paskirstymo būdas: Shareware (30 dienų demonstracinė versija: „Maple“ – http://www.crystaloffice.com/maple.exe , „Maple Professional“ – http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Kaina: Klevas – 21,95 USD, „Maple Professional“ – 30,95 USD

„Maple“ yra paprasta naudoti dokumentų tvarkyklė, leidžianti sujungti įvairias medžiagas į hierarchines struktūras ir gauti struktūrizuotus dokumentus: verslo planus, ataskaitas, analitinius užrašus, brošiūras ir kt. Tokiuose hierarchiniuose dokumentų medžiuose įvairi informacija pateikiama aiškiau, bet kokį dokumentą rasti daug lengviau nei naudojant standartinį katalogavimą. Norint peržiūrėti Maple sukurtus dokumentus, reikalingas specialus Maple Reader, kurį galima nemokamai atsisiųsti adresu: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paketas turi draugišką sąsają (3 pav.) ir yra taip lengvai išmokstamas, kad net ir programos lokalizacijos rusų kalba nebuvimas netaps kliūtimi daugumai vartotojų, todėl šį sprendimą galima rekomenduoti pačiai plačiausiai auditorijai.

Ryžiai. 3. Maple programos sąsaja

Valdytojas pateikiamas dviem versijomis: pagrindinė Maple ir išplėstinė Maple Professional. Tarp esminių išplėstinės versijos skirtumų yra tokių papildomų funkcijų kaip dokumentų paieška, gramatikos tikrinimas, failų šifravimas ir hierarchinių struktūrų rezervavimas.

Bet kurio „Maple“ dokumento pagrindas yra hierarchinis mazgų medis, kurio submazgų įdėjimo lygis, kaip ir jų skaičius, nėra ribojamas. Kiekvienas mazgas yra atskiras dokumentas, kuriame yra ne tik tekstas (įvestas tiesiogiai, įklijuotas iš mainų srities ar importuotas iš dokumentų RTF, DOC, WRI ir HTML formatais), bet ir lentelių medžiaga, grafika, nuorodos į pagrindinius galutinio teksto fragmentus. dokumentas ar bylos ir kt. Rengiant dokumentus numatytas standartinio darbo su tekstu funkcijų rinkinio naudojimas: šrifto tipo ir dydžio keitimas, sąrašų kūrimas, pastraipų kūrimas, stilių naudojimas ir kt. Integracija su MS Word leidžia naudotis rašybos tikrintuvu integruotas į MS Word, kad patikrintų gramatiką ir ieškotų sinonimų ne tik anglų, bet ir rusų kalbomis. Integruota atsarginių kopijų sistema suteikia galimybę kurti suglaudintas atsargines hierarchinių dokumentų kopijas (ZIP ir CAB formatais). Integruotas šifravimo vedlys padeda užšifruoti slaptus dokumentus naudojant Blowfish kriptografinį algoritmą. O paieškos modulis Finder leidžia greitai surasti reikiamus dokumentus pagal vardo fragmentą, autorių, komentarus, turinį (4 pav.) ir kt.

Ryžiai. 4. Ieškokite dokumentų pagal turinį
juose tekstas klevo kalba

Greita prieiga prie dokumentų

Kompiuterinio dokumentų rengimo technologija daro prielaidą, kad sukurti dokumentai bus pakartotinai naudojami ateityje. Pavyzdžiui, kuriant naują dokumentą gali prireikti vienos ar dviejų pastraipų iš vakarykščio dokumento arba naujasis dokumentas paprastai yra senojo kopija, bet su pakeista kintama informacija ir pan.

Deja, vartotojas toli gražu ne visada gali prisiminti užvakar sukurto svarbaus dokumento pavadinimą, o kartais net neįsivaizduoja, kur jo ieškoti. Žinoma, dokumentams reikia suteikti prasmingus pavadinimus ir išsaugoti tvarkingame kataloge, bet, deja, nutinka kitaip, dėl skubėjimo, atitraukiančių skambučių ir pan. Dėl to reikiamo dokumento paieška gali užtrukti daug brangaus laiko – juk visai ne faktas, kad jį galėsite atidaryti per Windows nuorodų sąrašą į naujausius dokumentus, pasiekiamus per Pradžios meniu. Esmė ta, kad šis sąrašas:

• apribota iki 15 dokumentų - tai reiškia, kad tikimybė patekti į jį dokumentus, pavyzdžiui, prieš savaitę, yra beveik nulis;
• neleidžia rasti dokumento, jei prisimenate dalį teksto, bet pamiršote failo pavadinimą;
• neapima to paties pavadinimo (kad ir kitokių) dokumentų, išsaugotų tuo pačiu pavadinimu, bet skirtinguose aplankuose, o tai aktualu, pavyzdžiui, dirbant kartu su dokumentu, kuriame sudaromos kelios versijos.

Yra dar viena problema - „Windows“ pateiktas naujausių dokumentų sąrašas yra vienas iš konfidencialių duomenų nutekėjimo kanalų, nes bet kuris vartotojas (įskaitant įsibrovėlį) gali jį naudoti norėdamas sužinoti apie savininko kompiuterio veiklos pobūdį. Todėl šį sąrašą rekomenduojama reguliariai valyti, pavyzdžiui, naudojant komunalines programas, kad iš disko pašalintumėte „šiukšlių“ duomenis. Dėl to susidaro iš pažiūros paradoksali situacija: jei vartotojas saugumo sumetimais nuolat naikina informaciją apie neseniai naudotus dokumentus, jis praranda greitą prieigą prie jų, o kitu atveju rizikuoja tapti įsibrovėlių auka. Tačiau yra išeitis – galite naudoti specializuotą įrankį ActualDoc, kuris išplečia „Windows“ galimybes dirbant su naujausiais dokumentais.

Jei norimas dokumentas buvo sukurtas seniai ir todėl negali būti įtrauktas į neseniai atidarytų dokumentų sąrašą (tiek įtaisytame „Windows“, tiek sąraše „ActualDoc“, tada turėsite jo ieškoti). Čia iškyla dar viena problema – paprastai vartotojas neprisimena dokumento pavadinimo (kaip ir jo sukūrimo datos), tačiau žino, kokie raktiniai žodžiai randami tekste. Tai reiškia, kad reikia ieškoti dokumento pagal jame esančio teksto fragmentus – deja, nors šią užduotį galima išspręsti naudojant įmontuotus „Windows“ įrankius arba, pavyzdžiui, „Word“, ji yra labai vidutiniška. Ir esmė ne tik ta, kad tokia paieška nėra visiškai akivaizdi ir atliekama lėtai – kartais galite su tuo susitaikyti. Daug svarbiau, kad bus rasti ne visi failai – ieškant nebus atsižvelgta į rusų kalbos morfologines ypatybes, todėl failai, kuriuose ieškomi žodžiai turi skirtingą didžiosios ir mažosios raidės galūnę, nebus rasti. Tuo pačiu metu naudojamos specializuotos paieškos priemonės, tokios kaip Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 ir Phoenix Search (http://indexlab). .net/) gali greitai rasti reikalingus dokumentus, nepaisant jų buvimo vietos. Paketas „Archivarius 3000“ mums atrodo patraukliausias tarp įvardintų sprendimų pagal „kainos/kokybės“ santykį.

ActualDoc 3.5

Programuotojas: „Flexigen“ programinė įranga

Paskirstymo dydis: Standartinė – 4,1 MB, profesionali – 3,6 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: Standartinė – nemokama programinė įranga (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), profesionali – dalijimosi programa (14 dienų demonstracinė programa – http://www.flexigensoft.com/files/download/ aktualdoc.exe )

Kaina: Standartas yra nemokamas, profesionalas kainuoja 19,95 USD

ActualDoc yra naujausia dokumentų tvarkyklė, kuri įsimena naudotus dokumentus ir suteikia greitą bei saugią prieigą prie jų. Programa yra paprasta ir intuityvi, turi draugišką sąsają su rusų kalbos palaikymu (5 pav.) ir praktiškai nereikalauja laiko įsisavinti, juolab kad ją lydi visapusiška pagalbos sistema, todėl gali tapti nepakeičiamu įrankiu tiek profesionalams, tiek namų vartotojams.

Ryžiai. 5. ActualDoc programos sąsaja

ActualDoc seka neriboto skaičiaus dokumentų atsisiuntimą per vartotojo nurodytą laikotarpį (pagal nutylėjimą – 60 dienų), palaiko daugiau nei 40 failų formatų (teksto ir vaizdo failus, MS Office dokumentus ir HTML dokumentus, PDF failus ir kt.). ) ir leidžia greitai atsisiųsti bet kurį iš jų. Rasti tinkamą dokumentą programos aplinkoje nėra problema. Jei jos įsimenamų dokumentų slinktis yra palyginti mažas, galite pasirinkti dokumentą tiesiai iš sąrašo. Kitu atveju tikslingiau preliminariai apriboti galimų pretendentų sąrašą jį filtruojant (galima filtruoti pagal laikotarpį). apie intervalą, pagal plėtinį ir kategoriją) arba ieškoti pagal dokumento pavadinimą (bendraisiais terminais) arba pagal jame esantį teksto fragmentą (tačiau paieška rusiškame tekste ne visada būna sėkminga). Yra ir kitas būdas greitai atidaryti norimą dokumentą – per integruotas žymes (tokias pačias kaip Internet Explorer; 6 pav.), kurias galima priskirti atskiriems dažnai naudojamiems dokumentams ir žymiai pagreitinti prieigą prie jų, nes yra nereikia ieškoti. Pasirinktas dokumentas yra integruotoje peržiūros programoje - peržiūrėti, ieškoti ir kopijuoti, taip pat išorinėje programoje - redaguoti ir gali būti naudojamas pilnam apdorojimui, pasirinktiniam informacijos kopijavimui iš jo arba dokumento siuntimui el. -Paštas. Tuo pačiu metu pats dokumentų sąrašas gali būti paslėptas nuo smalsių akių ir apsaugotas slaptažodžiu – tokiu atveju neseniai naudoti failai meniu nebus rodomi Pradėti -> Dokumentai.

Ryžiai. 6. Dokumento atidarymas naudojant žymę
ActualDoc

Paketas yra dviejų versijų: nemokamas pagrindinis standartinis ir mokamas profesionalus. Nemokamos versijos funkcijos neleidžia peržiūrėti dokumentų integruotose peržiūros priemonėse, naudotis paieškos funkcija (dėl to dokumentų galima ieškoti tik vizualiai, peržiūrint visą arba filtruotą sąrašą), kurti pasirinktines kategorijas ir redaguoti žymes.

Archyvar 3000 (3,82)

Programuotojas: Likasoft

Paskirstymo dydis: 3 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: shareware (30 dienų demonstracinė versija – http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Kaina: studento licencija - 195 rubliai, asmeninė licencija - 295 rubliai, komercinė licencija - 900 rublių.

« Archivarius 3000 yra optimalus sprendimas greitai ieškoti dokumentų 18 skirtingų kalbų (įskaitant rusų, anglų, vokiečių ir prancūzų), skirtas įvairiems vartotojams. Programa suteikia tiesioginę prieigą prie dokumentų, esančių standžiajame diske, tinkle ir keičiamuose diskuose (CD, DVD, ZIP ir kt.), ir gali dirbti su visų populiarių tipų dokumentais (PDF failais, MS Office dokumentais, tekstiniais failais ir kt.). ) .). Jis gali ieškoti archyvuose (ZIP, RAR ir kt.), el. pašto žinutėse (Outlook, Outlook Express, The Bat! ir kt.) ir pridedamuose failuose. Be to, paieška palaikoma Lotus Notes ir Lotus Domino duomenų bazėse bei ICQ, Odigo IM ir Miranda IM pranešimų duomenų bazėse.

Kartu su įprasta paieška pagal raktinį žodį ar raktinių žodžių rinkinį, programa palaiko išplėstinės paieškos režimą, naudodama logines funkcijas ir gali ieškoti dokumentų ne tik pagal turinį, bet ir pagal failo pavadinimą, modifikavimo datą, dydį, dokumento tipą, kodavimą, ir kt. (7 pav.). Dėl visiško Unicode palaikymo, paieška atliekama teisingai ne tik viena kalba, bet ir daugiakalbiuose dokumentuose (pavyzdžiui, su tekstu rusų ir vokiečių kalbomis vienu metu). Galima nuotoliniu būdu ieškoti dokumentų per internetą ir vėliau pasiekti rastus dokumentus per bet kurią interneto naršyklę, pvz., Internet Explorer. Paieškos rezultatai gali būti pateikiami ištraukų režimu, kai rodomi reikšmingiausi (aktualiausi) pasirinktų dokumentų fragmentai su rastų žodžių paryškinimu, ir lentelės režimu, kai pateikiama trumpa informacija apie dokumentus (8 pav.), pagal kurią jie gali būti surūšiuoti.

Ryžiai. 7. Dokumentų paieška Archivistas 3000 aplinkoje

Ryžiai. 8. Paieškos rezultatų pateikimo parinktys
„Archivarius 3000“

Standartinių dokumentų pildymas

Standartinių dokumentų rengimas užima nemažą laiko dalį tiems vartotojams, kurie budėdami užsiima įvairios dokumentacijos rengimu draudimo bendrovėse, bankuose, notarų biuruose, įvairias paslaugas teikiančiose įmonėse ir kt. Paprastai tokie dokumentai yra kuriami Word teksto rengyklėje remiantis iš pradžių sukurtais baziniais dokumentais, kuriuose dalis kintamos informacijos tiesiog pakeičiama. Čia nėra nieko sudėtingo, tačiau esant dideliam dokumentų kiekiui, klaidų neišvengiama - pavyzdžiui, galite netyčia įvesti duomenis netinkamoje vietoje, kur jie turėtų būti, arba ištrinti kelis dokumento žodžius ir pan. Todėl pageidautina, kad įvedimui būtų atviri tik tie laukai, kuriuose reikia įvesti duomenis, o visas kitas tekstas būtų užblokuotas. Suteikiama galimybė kūrėjams tokius dokumentus kurti programoje Word. Pakanka sukurti šablonų seriją visiems standartiniams organizacijoje naudojamiems dokumentams, kiekvienam šablonui uždrausti keisti nuolatinius duomenis (komandą Įrankiai -> Nustatyti apsaugą -> Uždrausti bet kokius pakeitimus, išskyrus duomenų įvedimą į formos laukus) ir mokyti vartotojus kurti dokumentus iš šablonų. Tipiniams dokumentams, kuriuose kintamos informacijos yra gana mažai, tokių šablonų visiškai pakaks, kad žymiai paspartintų dokumentų rengimo procesą ir sumažintų klaidų riziką.

Tačiau praktikoje naudojama daug standartinių dokumentų, kuriuose kintamoji informacija užima iki pusės tūrio, o dalis kintamųjų duomenų viena ar kita forma kartojasi pakartotinai (9 pav.) – pavyzdžiui, pilnas vardas. skirtingais atvejais rašant įvestas datas ar sumas ir pan. Tokiu atveju „Word“ šablonų naudojimas daro mažai, nes dokumentų pildymas net naudojant šablonus užtruks daug laiko, nes visi kintamieji duomenys turės būti įvesti rankiniu būdu.

Ryžiai. 9. Didelės apimties dokumento pavyzdys
kintama informacija

Yra dar vienas standartinių dokumentų įforminimo bruožas - dažnai reikia parengti ne vieną dokumentą, o kelis iš karto (pavyzdžiui, norint sudaryti banko sutartį dėl depozitoriumo atidarymo, reikia trijų ar keturių rūšių sutarčių pasirašymas). Taigi ta pati informacija turi būti įrašoma į skirtingus dokumentus, o tai taip pat užima daug laiko ir atitinkamai padidėja tikimybė suklysti. Tokius dokumentus galima daug greičiau sudaryti naudojant specializuotas programas, skirtas automatizuoti standartinių dokumentų rengimo procesą, pavyzdžiui, „AvtoDoc“ ar „Blitz Document“. Šios programos taip pat yra pagrįstos šablonų naudojimu, kurie, skirtingai nuo įprastų Word šablonų, leidžia ne tik įvesti duomenis tam skirtuose laukuose (tam vartotojas turi užpildyti formų rinkinį su duomenimis), bet ir mokėti konvertuoti įvestus duomenis programuotu būdu, pavyzdžiui, gali pakeisti skaičių žodžiais, linksnius žodžius ir frazes pagal gramatinius atvejus ir pan. Dėl to reikalingi dokumentai užpildomi greitai, o klaidų, kurias galima padaryti tokiu atveju, skaičius yra daug mažesnis nei tradiciškai ruošiant juos Word. Be to, standartinių dokumentų kūrimas pasitelkus specializuotus sprendimus patrauklus ir tuo, kad visi sukurti dokumentai yra automatiškai kataloguojami ir ateityje nebus problemų surasti nė vieną iš jų, o vartotojui nereikia išmanyti dokumentacijos subtilybių, nes į visus teisinius niuansus jau atsižvelgta šablonuose.

AutoDoc 1.2

Programuotojas: EleWise

Paskirstymo dydis: 6 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 2000/XP/2003

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (funkciškai ribota demonstracinė versija – http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Kaina:"AutoDoc-Personal" - 1980 rublių, "AutoDoc-Server" - 2980 rublių, "AutoDoc-Client" - 1490 rublių.

„AutoDoc“ yra programa, leidžianti automatizuoti ir pagreitinti standartinių dokumentų pildymo procesą naudojant šablonus, sukurtus naudojant „MS Word“ ir saugoti dokumentų bei įrašų, padarytų naudojant šiuos šablonus, archyvą. Naujų dokumentų generavimo procesas jame yra itin automatizuotas – tereikia iš bendro scenarijų sąrašo pasirinkti norimą verslo scenarijų (verslo scenarijus yra pritaikytas šablonas) ir užpildyti įvesties formą reikiamais duomenimis (10 pav.). Sukurtą dokumentą galima peržiūrėti, išsaugoti, atsispausdinti arba atidaryti programoje Word tolimesniam redagavimui.

Ryžiai. 10. Dokumento sukūrimas pagal scenarijų "AutoDoc"

Integruotų scenarijų skaičius nedidelis (11 pav.), tačiau juos galima išplėsti pasirinktiniais scenarijais, kurių kūrimo procesas išsamiai ir vaizdžiai pateikiamas žinyne ir yra visiškai valdomas vedlio, todėl yra pasiekiamas dauguma vartotojų. Naujo scenarijaus kūrimas apima penkis veiksmus: scenarijaus pavadinimo įvedimą, šablono kūrimą, kintamųjų apibrėžimą, scenarijaus nustatymą ir testavimą bei išsaugojimą tolesniam redagavimui (12 pav.). Iš pirmo žvilgsnio šablono paruošimas gali sukelti tam tikrų sunkumų, nes jis turi būti sukurtas rankiniu būdu Word, o tam reikia žinoti scenarijų kalbą. Tačiau praktikoje viskas daug paprasčiau – pakanka suprasti, kad kintamieji įvedami riestiniuose skliaustuose, o prieš juos uždedamas $ ženklas, visas kitas tekstas spausdinamas įprasta tvarka (13 pav.). Nauji šablonai gali būti kuriami ne tik nuo nulio, bet ir remiantis esamais šablonais ar jau paruoštais dokumentais – pirmuoju atveju tereikia pakeisti scenarijaus nustatymus ir išbandyti jį su pakeistais parametrais, o antruoju – atidaryti baigtą dokumentą, pakeiskite besikeičiančią informaciją kintamaisiais ir nurodykite ją programoje kaip šabloną. Kintamieji gali būti kelių tipų, įskaitant tuos, kurie leidžia:

• suvesti duomenis į kelis laukus iš karto: vardas, pavardė, paso duomenys, organizacijos rekvizitai ir kt.;
• pasirinkti kintamąją reikšmę iš reikšmių rinkinio;
• atlikti įvairias operacijas ir konversijas: nuo sumos apskaičiuoti procentą nuo skaičiaus arba PVM, konvertuoti skaičių į eilutę, įvesti esamą datą ir pan.;
• nurodyti žodį ar frazę tam tikru atveju ir pan.

Pagal AutoDoc verslo scenarijus sukurti dokumentai išsaugomi kaip aiškiai susisteminti įrašai, todėl bet kuriuo metu galite filtruojant ar ieškant rasti norimą dokumentą, jį peržiūrėti, atsispausdinti, atkurti ar ištrinti.

Ryžiai. 11. Langas „AutoDoc“ su integruotų grupių sąrašu
verslo scenarijus

Ryžiai. 12. Naujo scenarijaus kūrimas programoje „AutoDoc“

Ryžiai. 13. Šablono teksto pavyzdys „AutoDoc“,
kuriame yra keturi kintamieji: "skaičius",
„mėnuo“, „organizacija“ ir „visas vardas“

Programa tiekiama dviem versijomis: vieno vartotojo – „AutoDoc-Personal“ ir kelių vartotojų (tinklo), atstovaujama dviem moduliais – „AutoDoc-Server“ ir „AutoDoc-Client“. Vieno vartotojo versijoje visi sistemos komponentai yra vietiniame kompiuteryje, o kelių vartotojų versijoje scenarijų, šablonų ir įrašų bazė yra įdiegta serveryje, o vartotojo kompiuteriuose įdiegta tik kliento dalis. , kuri leidžia naudoti visą serveryje saugomą AutoDoc medžiagą.

„Blitz“ dokumentas 3.4.1

Programuotojas: BlitzSoft

Paskirstymo dydis: 991 KB

Darbas kontroliuojamas: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: Shareware (funkciškai ribota demonstracinė versija - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Kaina: 500 rub.

„Blitz Document“ yra kompaktiška programa, skirta automatiškai sudaryti standartinius dokumentus naudojant scenarijų šablonus. Tai leidžia greitai generuoti dokumentus pagal daugiau nei 30 integruotų šablonų (14 pav.) arba pasirinktinius scenarijus, kurie gali būti sukurti pagal įmontuotus šablonus arba tuščius maketus. Sukurti dokumentą pagal paruoštą scenarijų itin paprasta – tereikia pasirinkti scenarijaus tipą ir vadovautis vedlio nurodymais, kurie ištikimai ves vartotoją per visus dokumento rengimo etapus (15 pav.). Paruoštą dokumentą galima peržiūrėti, atsispausdinti, redaguoti integruotame teksto rengyklėje (galima taisyti ir kintamus, ir nuolatinius duomenis) arba atidaryti redaguoti Word.

Ryžiai. 14. Integruotų scenarijų sąrašas Blitz Document

Ryžiai. 15. Sukurkite scenarijų dokumentą
Blitz dokumentas

Sukurtų šablonų kūrimas yra šiek tiek sudėtingesnis, tačiau jis taip pat bus daugelio vartotojų kompetencija. Tiesa, šios funkcijos įsisavinimas užtruks, nes, deja, prie programos pridedama informacinė informacija skirta pakankamai apmokytiems vartotojams (ji labai šykšti, joje nėra iliustracijų ar pavyzdžių). Techniškai naujo šablono kūrimas susideda iš dviejų etapų: įmontuoto šablono ar maketo, kurio pagrindu bus kuriamas naujas šablonas, parinkimas ir nuoseklus į jį įtrauktų pastovių ir kintamų duomenų koregavimas ( 16 pav.). Nuolatiniai duomenys įvedami realia forma, bet ne tiesiai į tekstą, o per dialogo langus. Kintamoji informacija taip pat koreguojama dialogo metu ir nebeįvedama tiesiogiai, o pakeičiama kintamaisiais su pakaitos raidėmis, sukurtais atsižvelgiant į programoje naudojamą scenarijų kalbą. Scenarijai gali ne tik atvaizduoti dokumento generavimo metu įvestą tekstą, bet ir pakeisti jį naudojant komandų sistemą, skirtą duomenų pakeitimui ar jų konvertavimui. Pavyzdžiui, pateikiama:

Ryžiai. 16. Naujo šablono kūrimas pagal maketą
Blitz dokumente

• žodžių ir frazių linksniavimas gramatiniais atvejais;
• skaičių konvertavimas į eilutes;
• kalendorinių datų vertimas į eilutes;
• atlikti bet kokius skaičiavimus, naudojamus teisiniuose ir verslo dokumentuose;
• teksto keitimas priklausomai nuo įvestų duomenų reikšmės ir kt.

Dokumentai, sukurti naudojant „Blitz Document“, saugomi struktūrinėse knygose – tai leidžia greitai naršyti po dokumentaciją ir beveik akimirksniu pasiekti reikiamą medžiagą, pavyzdžiui, norint juos atspausdinti. Be to, dokumentus galima sugrupuoti į virtualius atvejus, o tai patogu greitai pasiekti medžiagą, susijusią su duomenų bazėje pasirodančiu konkrečiu dalyku ar objektu.

OCR nuskaitytuose dokumentuose

Vartotojai, kuriems dažnai reikia konvertuoti popierinius dokumentus į redaguojamą elektroninį formatą (knygos, laikraščio, žurnalo ar fakso puslapiai), negali apsieiti be simbolių atpažinimo sistemos arba OCR sistemos (Optical Character Recognition), skirtos automatiškai įvesti popierinių dokumentų tekstus. į kompiuterį. Teoriškai galite naudoti FineReader programą iš ABBYY arba CuneiForm iš Cognitive Technologies – abi yra patikimos ir pasižymi dideliu atpažinimo tikslumu. Tačiau FineReader paketas turi supaprastintą ir prieinamą ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, todėl jis tampa patrauklesnis plačiajai auditorijai.

ABBYY FineReader 8.0

Programuotojas: ABBYY programinė įranga

Paskirstymo dydis: 40,5 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (be demonstracinės FineReader Home Edition versijos, funkcionaliai ribota demonstracinė FineReader Professional Edition versija – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Kaina: FineReader Home Edition - 990 rublių, FineReader Professional Edition - 3750 rublių.

ABBYY FineReader – idealus sprendimas ne tik tekstą, bet ir dizainą atpažįstantiems dokumentams atpažinti, užtikrinantis tikslų lentelių, paveikslėlių perdavimą, teksto skirstymą į stulpelius (17 pav.). Programa yra paprasta naudoti, gali atpažinti daugiakalbius (palaikomos 179 kalbos) ir kelių puslapių dokumentus. Galima atpažinti visą dokumentą arba atskirus jo puslapius. Rezultatas gali būti išsaugotas vienu iš įprastų formatų: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT arba PDF. Atpažinimo rezultatus galima išsaugoti žingsnis po žingsnio, kad būtų pašalintos klaidos. Įdiegtas atpažinimo rezultatų eksportas tiesiai į Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect ir Adobe Acrobat. Integruotas rašybos tikrintuvas (36 kalboms) padės pagreitinti rezultatų tikrinimą, o integracija su Microsoft Word leidžia iškviesti programą tiesiai iš Word, nesiblaškant nuo darbo su tekstu.

Ryžiai. 17. Dokumento atpažinimo rezultatas
ABBYY FineReader Home Edition

Programa pristatoma dviem versijomis: FineReader Home Edition, skirta pradedantiesiems, ir FineReader Professional Edition, skirta profesionalams. Profesionali versija leidžia valdyti atpažinimo parametrus (keisti režimą, atlikti atpažinimą treniruojant) ir turi turtingesnį atpažinimo funkcijų rinkinį (PDF failų, skaitmeniniu fotoaparatu nufotografuotų tekstų atpažinimas ir kt.). Be to, „Professional Edition“ suteikia daugiau skirtingų išsaugojimo formatų, pridėta galimybė atpažinti brūkšninius kodus ir greitai atpažinti ekrano kopijas naudojant „Screenshot Reader“ priemonę.

Konvertuoti dokumentus iš pdf formato

Visa techninė dokumentacija dabar pasiekiama PDF formatu, kuriame dokumentams peržiūrėti naudojama nemokama Adobe Acrobat Reader. Tačiau dažnai rengiant savo dokumentus ar redaguojant medžiagą PDF formatu (pavyzdžiui, straipsnius, sutartis, ataskaitas ir pan.) reikia naudoti PDF failų fragmentus. Pirmuoju atveju turėsite iš PDF failų išgauti teksto fragmentus ir (arba) vaizdus (teoriškai tai galima padaryti naudojant įmontuotus „Acrobat Reader“ įrankius, tačiau rezultatas yra labai vidutiniškas). Antruoju atveju turėsite konvertuoti PDF dokumentus į redaguojamą formatą (pavyzdžiui, į Word formatą), išlaikant originalaus dokumento dizainą, ko Acrobat Reader net nenumato. Tokiais atvejais į pagalbą ateis specialios komunalinės paslaugos, iš kurių patraukliausi atrodo ABBYY PDF Transformer ir PDF2Word paketai (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Mes apsvarstysime pirmąjį iš jų - nors jis yra brangesnis, jis turi rusų kalbos sąsają ir leidžia konvertuoti PDF failus į kelis redaguojamus formatus, be to, jis gali teisingai atpažinti ne tik anglišką, bet ir rusišką tekstą.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Programuotojas: ABBYY programinė įranga

Paskirstymo dydis: 52 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows 2000“ (SP2 arba naujesnė versija) / XP / „Server 2003“.

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (15 dienų demonstracinė versija – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Kaina: 1490 rub.

„ABBYY PDF Transformer“ yra programa, skirta PDF dokumentams konvertuoti į „Microsoft Word“ dokumentų formatus (18 pav.), „Excel“, taip pat į HTML ir TXT failus. Paketas turi intuityvią sąsają ir yra labai paprastas naudoti, todėl jo kūrimas bus prieinamas net pradedantiesiems vartotojams.

ABBYY PDF Transformer gali konvertuoti bet kokius PDF failus, įskaitant failus be teksto sluoksnio (tokie failai dažniausiai gaunami iš nuskaitytų dokumentų ir vaizduoja tekstinius vaizdus), ir teisingai apdoroti PDF failus, kuriuose yra bet koks palaikomų kalbų derinys (įskaitant rusų ir anglų kalbas). . Priemonė tiksliai išsaugo originalaus dokumento dizainą (nuotraukas, lenteles, stulpelius, nuorodas) ir leidžia valdyti konvertavimo ir išsaugojimo parinktis. Pavyzdžiui, galite aiškiai apibrėžti sritis, kurias programa turėtų suvokti kaip tekstą arba vaizdą (tai svarbu sudėtingo išdėstymo PDF failams), išsaugoti baigtą dokumentą tokiu pat išdėstymu kaip originale arba kaip stulpelį. teksto (su paveikslėliais arba be jų – neprivaloma) ir kt. Esant poreikiui, galima pasirinktinai konvertuoti atskirus puslapius ar net jų fragmentus. Be to, „ABBYY PDF Transformer“ taip pat gali atlikti atvirkštinį konvertavimą, leidžiantį kurti PDF failus iš „Microsoft Word“ dokumentų, „Excel“ skaičiuoklių, „PowerPoint“ pristatymų, „Visio“ diagramų ir HTML failų, taip pat iš praktiškai bet kurios programos, palaikančios dokumento spausdinimą (tai yra įdiegtas naudojant PDF-XChange, skirtą ABBYY PDF Transformer 2.0 virtualiam spausdintuvui).

Darbas su dokumentais iš vartotojų, ypač biuro darbuotojų, atima daug laiko. Tačiau yra daug programų, kurios gali žymiai optimizuoti rankų darbą dirbant su dokumentais automatizuojant kai kuriuos procesus. Daugelis šių sprendimų yra lengvai naudojami, labai patogūs ir nebrangūs, todėl prieinami plačiam vartotojų ratui. Šios programos bus aptariamos šiame straipsnyje.

Dokumentų organizavimas

Vartotojai, kuriems tenka susidurti su daugybe elektroninių dokumentų, puikiai žino situaciją, kai, nepaisant griežtos katalogų ir pakatalogių sistemos, tinkamo dokumento paieška užtrunka daug laiko. Vienas iš šios problemos sprendimo būdų – specialios katalogavimo programos naudojimas, kurios pagrindinis uždavinys – sutvarkyti ir rūšiuoti duomenis, o tai galiausiai užtikrina greitą reikiamos informacijos paiešką. Rinkoje yra labai daug tokių kataloguotojų, ir visi jie yra orientuoti į diskų, aplankų ir failų arba tam tikros labai specializuotos informacijos (filmų, monetų, pašto ženklų ir kt.) katalogavimą. Dokumentams kataloguoti tinka bet koks universalus kataloguotojas, leidžiantis kataloguoti įvairių tipų aplankus ir failus. Paketas WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) laikomas geriausiu tarp tokių sprendimų, tačiau yra gana brangus, o jo galimybės daugeliui vartotojų akivaizdžiai perteklinės. Daugumai užteks naudoti WinCatalog Standard paketą.

Kitas būdas yra sujungti susijusius dokumentus į sudėtingus hierarchinės struktūros dokumentus, saugomus šias struktūras atitinkančiuose duomenų failuose. Tokiuose struktūrizuotuose dokumentuose daug patogiau naršyti ir rasti reikiamą informaciją tiek dėl struktūrizavimo, tiek dėl išplėstinės paieškos galimybių dokumente. Be to, toks struktūrizavimas leidžia atlikti išorinę paiešką ir ieškoti dokumentų pagal juose esančio teksto fragmentus. Pavyzdžiui, „Maple“ paketas skirtas kurti hierarchiškai struktūrizuotus dokumentus.

WinCatalog standartas

Programuotojas: WinCatalog.com

Paskirstymo dydis: 1,62 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP“.

Paskirstymo būdas: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Kaina: 200 rub.

„WinCatalog Standard“ yra paprastas naudoti daugiafunkcis kataloguotojas su aiškia sąsaja rusų kalba (1 pav.). Paketas leidžia kataloguoti duomenis iš bet kokios laikmenos, kurią galima prijungti prie kompiuterio: diskelių, standžiųjų ir tinklo įrenginių, įprastų kompaktinių ir garso kompaktinių diskų, ZIP diskų ir kt. Su juo galite rūšiuoti ir tvarkyti bet kokius aplankus ir failus, neatsižvelgiant į jų vietą. Duomenis į katalogą galite įvesti rankiniu būdu (iš karto į virtualius aplankus) arba nuskaitydami diskus (įskaitant ten esančius ZIP archyvus) – tokiu atveju aplankus ir failus, ištrauktus iš diskų, geriau rūšiuoti į virtualius aplankus, kad būtų lengviau. orientacija, kuri, palaikant vilkimo ir nuleidimo operacijas, neužtruks ilgai.

Ryžiai. 1. WinCatalog standartinė sąsaja

Bendrasis katalogų valdymas yra paprastas ir patogus. Duomenų padalijimas į teminius aplankus labai supaprastina orientaciją, o aplankų ir jų įdėtų elementų vietą lengva pakeisti paprastu nuvilkimu. Išplėstinė paieška (pagal pavadinimą, komentarą, dydį ir modifikavimo datą; 2 pav.), kuri palaiko Būlio operacijas ir galimybę pasirinkti konkretų aplanką paieškai, taip pat atsižvelgiant į raktinius žodžius (juos galima apdairiai pridėti prie atskirų katalogo elementų ), leidžia greitai rasti norimą dokumentą , o dublikatų paieška yra pašalinti pasikartojančius elementus iš kolekcijos. Eksportuojant visą dokumentacijos katalogą arba jo dalį į CVS failą, duomenis galima apdoroti kitoje programoje (pavyzdžiui, MS Excel), o eksportuojant į HTML failą patogu spausdinti katalogą.

Ryžiai. 2. Ieškokite dokumentų WinCatalog Standard

Klevas 6.25

Programuotojas: „Crystal Office“ sistemos

Paskirstymo dydis:„Maple“ – 5,3 MB, „Maple Professional“ – 5,89 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows“ (visos versijos)

Paskirstymo būdas: Shareware (30 dienų demonstracinė versija: „Maple“ – http://www.crystaloffice.com/maple.exe , „Maple Professional“ – http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Kaina: Klevas – 21,95 USD, „Maple Professional“ – 30,95 USD

„Maple“ yra paprasta naudoti dokumentų tvarkyklė, leidžianti sujungti įvairias medžiagas į hierarchines struktūras ir gauti struktūrizuotus dokumentus: verslo planus, ataskaitas, analitinius užrašus, brošiūras ir kt. Tokiuose hierarchiniuose dokumentų medžiuose įvairi informacija pateikiama aiškiau, bet kokį dokumentą rasti daug lengviau nei naudojant standartinį katalogavimą. Norint peržiūrėti Maple sukurtus dokumentus, reikalingas specialus Maple Reader, kurį galima nemokamai atsisiųsti adresu: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paketas turi draugišką sąsają (3 pav.) ir yra taip lengvai išmokstamas, kad net ir programos lokalizacijos rusų kalba nebuvimas netaps kliūtimi daugumai vartotojų, todėl šį sprendimą galima rekomenduoti pačiai plačiausiai auditorijai.

Ryžiai. 3. Maple programos sąsaja

Valdytojas pateikiamas dviem versijomis: pagrindinė Maple ir išplėstinė Maple Professional. Tarp esminių išplėstinės versijos skirtumų yra tokių papildomų funkcijų kaip dokumentų paieška, gramatikos tikrinimas, failų šifravimas ir hierarchinių struktūrų rezervavimas.

Bet kurio „Maple“ dokumento pagrindas yra hierarchinis mazgų medis, kurio submazgų įdėjimo lygis, kaip ir jų skaičius, nėra ribojamas. Kiekvienas mazgas yra atskiras dokumentas, kuriame yra ne tik tekstas (įvestas tiesiogiai, įklijuotas iš mainų srities ar importuotas iš dokumentų RTF, DOC, WRI ir HTML formatais), bet ir lentelių medžiaga, grafika, nuorodos į pagrindinius galutinio teksto fragmentus. dokumentas ar bylos ir kt. Rengiant dokumentus numatytas standartinio darbo su tekstu funkcijų rinkinio naudojimas: šrifto tipo ir dydžio keitimas, sąrašų kūrimas, pastraipų kūrimas, stilių naudojimas ir kt. Integracija su MS Word leidžia naudotis rašybos tikrintuvu integruotas į MS Word, kad patikrintų gramatiką ir ieškotų sinonimų ne tik anglų, bet ir rusų kalbomis. Integruota atsarginių kopijų sistema suteikia galimybę kurti suglaudintas atsargines hierarchinių dokumentų kopijas (ZIP ir CAB formatais). Integruotas šifravimo vedlys padeda užšifruoti slaptus dokumentus naudojant Blowfish kriptografinį algoritmą. O paieškos modulis Finder leidžia greitai surasti reikiamus dokumentus pagal vardo fragmentą, autorių, komentarus, turinį (4 pav.) ir kt.

Ryžiai. 4. Ieškokite dokumentų pagal turinį
juose tekstas klevo kalba

Greita prieiga prie dokumentų

Kompiuterinio dokumentų rengimo technologija daro prielaidą, kad sukurti dokumentai bus pakartotinai naudojami ateityje. Pavyzdžiui, kuriant naują dokumentą gali prireikti vienos ar dviejų pastraipų iš vakarykščio dokumento arba naujasis dokumentas paprastai yra senojo kopija, bet su pakeista kintama informacija ir pan.

Deja, vartotojas toli gražu ne visada gali prisiminti užvakar sukurto svarbaus dokumento pavadinimą, o kartais net neįsivaizduoja, kur jo ieškoti. Žinoma, dokumentams reikia suteikti prasmingus pavadinimus ir išsaugoti tvarkingame kataloge, bet, deja, nutinka kitaip, dėl skubėjimo, atitraukiančių skambučių ir pan. Dėl to reikiamo dokumento paieška gali užtrukti daug brangaus laiko – juk visai ne faktas, kad jį galėsite atidaryti per Windows nuorodų sąrašą į naujausius dokumentus, pasiekiamus per Pradžios meniu. Esmė ta, kad šis sąrašas:

• apribota iki 15 dokumentų - tai reiškia, kad tikimybė patekti į jį dokumentus, pavyzdžiui, prieš savaitę, yra beveik nulis;
• neleidžia rasti dokumento, jei prisimenate dalį teksto, bet pamiršote failo pavadinimą;
• neapima to paties pavadinimo (kad ir kitokių) dokumentų, išsaugotų tuo pačiu pavadinimu, bet skirtinguose aplankuose, o tai aktualu, pavyzdžiui, dirbant kartu su dokumentu, kuriame sudaromos kelios versijos.

Yra dar viena problema - „Windows“ pateiktas naujausių dokumentų sąrašas yra vienas iš konfidencialių duomenų nutekėjimo kanalų, nes bet kuris vartotojas (įskaitant įsibrovėlį) gali jį naudoti norėdamas sužinoti apie savininko kompiuterio veiklos pobūdį. Todėl šį sąrašą rekomenduojama reguliariai valyti, pavyzdžiui, naudojant komunalines programas, kad iš disko pašalintumėte „šiukšlių“ duomenis. Dėl to susidaro iš pažiūros paradoksali situacija: jei vartotojas saugumo sumetimais nuolat naikina informaciją apie neseniai naudotus dokumentus, jis praranda greitą prieigą prie jų, o kitu atveju rizikuoja tapti įsibrovėlių auka. Tačiau yra išeitis – galite naudoti specializuotą įrankį ActualDoc, kuris išplečia „Windows“ galimybes dirbant su naujausiais dokumentais.

Jei norimas dokumentas buvo sukurtas seniai ir todėl negali būti įtrauktas į neseniai atidarytų dokumentų sąrašą (tiek įtaisytame „Windows“, tiek sąraše „ActualDoc“, tada turėsite jo ieškoti). Čia iškyla dar viena problema – paprastai vartotojas neprisimena dokumento pavadinimo (kaip ir jo sukūrimo datos), tačiau žino, kokie raktiniai žodžiai randami tekste. Tai reiškia, kad reikia ieškoti dokumento pagal jame esančio teksto fragmentus – deja, nors šią užduotį galima išspręsti naudojant įmontuotus „Windows“ įrankius arba, pavyzdžiui, „Word“, ji yra labai vidutiniška. Ir esmė ne tik ta, kad tokia paieška nėra visiškai akivaizdi ir atliekama lėtai – kartais galite su tuo susitaikyti. Daug svarbiau, kad bus rasti ne visi failai – ieškant nebus atsižvelgta į rusų kalbos morfologines ypatybes, todėl failai, kuriuose ieškomi žodžiai turi skirtingą didžiosios ir mažosios raidės galūnę, nebus rasti. Tuo pačiu metu naudojamos specializuotos paieškos priemonės, tokios kaip Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 ir Phoenix Search (http://indexlab). .net/) gali greitai rasti reikalingus dokumentus, nepaisant jų buvimo vietos. Paketas „Archivarius 3000“ mums atrodo patraukliausias tarp įvardintų sprendimų pagal „kainos/kokybės“ santykį.

ActualDoc 3.5

Programuotojas: „Flexigen“ programinė įranga

Paskirstymo dydis: Standartinė – 4,1 MB, profesionali – 3,6 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: Standartinė – nemokama programinė įranga (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), profesionali – dalijimosi programa (14 dienų demonstracinė programa – http://www.flexigensoft.com/files/download/ aktualdoc.exe )

Kaina: Standartas yra nemokamas, profesionalas kainuoja 19,95 USD

ActualDoc yra naujausia dokumentų tvarkyklė, kuri įsimena naudotus dokumentus ir suteikia greitą bei saugią prieigą prie jų. Programa yra paprasta ir intuityvi, turi draugišką sąsają su rusų kalbos palaikymu (5 pav.) ir praktiškai nereikalauja laiko įsisavinti, juolab kad ją lydi visapusiška pagalbos sistema, todėl gali tapti nepakeičiamu įrankiu tiek profesionalams, tiek namų vartotojams.

Ryžiai. 5. ActualDoc programos sąsaja

ActualDoc seka neriboto skaičiaus dokumentų atsisiuntimą per vartotojo nurodytą laikotarpį (pagal nutylėjimą – 60 dienų), palaiko daugiau nei 40 failų formatų (teksto ir vaizdo failus, MS Office dokumentus ir HTML dokumentus, PDF failus ir kt.). ) ir leidžia greitai atsisiųsti bet kurį iš jų. Rasti tinkamą dokumentą programos aplinkoje nėra problema. Jei jos įsimenamų dokumentų slinktis yra palyginti mažas, galite pasirinkti dokumentą tiesiai iš sąrašo. Kitu atveju tikslingiau preliminariai apriboti galimų pretendentų sąrašą jį filtruojant (galima filtruoti pagal laikotarpį). apie intervalą, pagal plėtinį ir kategoriją) arba ieškoti pagal dokumento pavadinimą (bendraisiais terminais) arba pagal jame esantį teksto fragmentą (tačiau paieška rusiškame tekste ne visada būna sėkminga). Yra ir kitas būdas greitai atidaryti norimą dokumentą – per integruotas žymes (tokias pačias kaip Internet Explorer; 6 pav.), kurias galima priskirti atskiriems dažnai naudojamiems dokumentams ir žymiai pagreitinti prieigą prie jų, nes yra nereikia ieškoti. Pasirinktas dokumentas yra integruotoje peržiūros programoje - peržiūrėti, ieškoti ir kopijuoti, taip pat išorinėje programoje - redaguoti ir gali būti naudojamas pilnam apdorojimui, pasirinktiniam informacijos kopijavimui iš jo arba dokumento siuntimui el. -Paštas. Tuo pačiu metu pats dokumentų sąrašas gali būti paslėptas nuo smalsių akių ir apsaugotas slaptažodžiu – tokiu atveju neseniai naudoti failai meniu nebus rodomi Pradėti -> Dokumentai.

Ryžiai. 6. Dokumento atidarymas naudojant žymę
ActualDoc

Paketas yra dviejų versijų: nemokamas pagrindinis standartinis ir mokamas profesionalus. Nemokamos versijos funkcijos neleidžia peržiūrėti dokumentų integruotose peržiūros priemonėse, naudotis paieškos funkcija (dėl to dokumentų galima ieškoti tik vizualiai, peržiūrint visą arba filtruotą sąrašą), kurti pasirinktines kategorijas ir redaguoti žymes.

Archyvar 3000 (3,82)

Programuotojas: Likasoft

Paskirstymo dydis: 3 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: shareware (30 dienų demonstracinė versija – http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Kaina: studento licencija - 195 rubliai, asmeninė licencija - 295 rubliai, komercinė licencija - 900 rublių.

« Archivarius 3000 yra optimalus sprendimas greitai ieškoti dokumentų 18 skirtingų kalbų (įskaitant rusų, anglų, vokiečių ir prancūzų), skirtas įvairiems vartotojams. Programa suteikia tiesioginę prieigą prie dokumentų, esančių standžiajame diske, tinkle ir keičiamuose diskuose (CD, DVD, ZIP ir kt.), ir gali dirbti su visų populiarių tipų dokumentais (PDF failais, MS Office dokumentais, tekstiniais failais ir kt.). ) .). Jis gali ieškoti archyvuose (ZIP, RAR ir kt.), el. pašto žinutėse (Outlook, Outlook Express, The Bat! ir kt.) ir pridedamuose failuose. Be to, paieška palaikoma Lotus Notes ir Lotus Domino duomenų bazėse bei ICQ, Odigo IM ir Miranda IM pranešimų duomenų bazėse.

Kartu su įprasta paieška pagal raktinį žodį ar raktinių žodžių rinkinį, programa palaiko išplėstinės paieškos režimą, naudodama logines funkcijas ir gali ieškoti dokumentų ne tik pagal turinį, bet ir pagal failo pavadinimą, modifikavimo datą, dydį, dokumento tipą, kodavimą, ir kt. (7 pav.). Dėl visiško Unicode palaikymo, paieška atliekama teisingai ne tik viena kalba, bet ir daugiakalbiuose dokumentuose (pavyzdžiui, su tekstu rusų ir vokiečių kalbomis vienu metu). Galima nuotoliniu būdu ieškoti dokumentų per internetą ir vėliau pasiekti rastus dokumentus per bet kurią interneto naršyklę, pvz., Internet Explorer. Paieškos rezultatai gali būti pateikiami ištraukų režimu, kai rodomi reikšmingiausi (aktualiausi) pasirinktų dokumentų fragmentai su rastų žodžių paryškinimu, ir lentelės režimu, kai pateikiama trumpa informacija apie dokumentus (8 pav.), pagal kurią jie gali būti surūšiuoti.

Ryžiai. 7. Dokumentų paieška Archivistas 3000 aplinkoje

Ryžiai. 8. Paieškos rezultatų pateikimo parinktys
„Archivarius 3000“

Standartinių dokumentų pildymas

Standartinių dokumentų rengimas užima nemažą laiko dalį tiems vartotojams, kurie budėdami užsiima įvairios dokumentacijos rengimu draudimo bendrovėse, bankuose, notarų biuruose, įvairias paslaugas teikiančiose įmonėse ir kt. Paprastai tokie dokumentai yra kuriami Word teksto rengyklėje remiantis iš pradžių sukurtais baziniais dokumentais, kuriuose dalis kintamos informacijos tiesiog pakeičiama. Čia nėra nieko sudėtingo, tačiau esant dideliam dokumentų kiekiui, klaidų neišvengiama - pavyzdžiui, galite netyčia įvesti duomenis netinkamoje vietoje, kur jie turėtų būti, arba ištrinti kelis dokumento žodžius ir pan. Todėl pageidautina, kad įvedimui būtų atviri tik tie laukai, kuriuose reikia įvesti duomenis, o visas kitas tekstas būtų užblokuotas. Suteikiama galimybė kūrėjams tokius dokumentus kurti programoje Word. Pakanka sukurti šablonų seriją visiems standartiniams organizacijoje naudojamiems dokumentams, kiekvienam šablonui uždrausti keisti nuolatinius duomenis (komandą Įrankiai -> Nustatyti apsaugą -> Uždrausti bet kokius pakeitimus, išskyrus duomenų įvedimą į formos laukus) ir mokyti vartotojus kurti dokumentus iš šablonų. Tipiniams dokumentams, kuriuose kintamos informacijos yra gana mažai, tokių šablonų visiškai pakaks, kad žymiai paspartintų dokumentų rengimo procesą ir sumažintų klaidų riziką.

Tačiau praktikoje naudojama daug standartinių dokumentų, kuriuose kintamoji informacija užima iki pusės tūrio, o dalis kintamųjų duomenų viena ar kita forma kartojasi pakartotinai (9 pav.) – pavyzdžiui, pilnas vardas. skirtingais atvejais rašant įvestas datas ar sumas ir pan. Tokiu atveju „Word“ šablonų naudojimas daro mažai, nes dokumentų pildymas net naudojant šablonus užtruks daug laiko, nes visi kintamieji duomenys turės būti įvesti rankiniu būdu.

Ryžiai. 9. Didelės apimties dokumento pavyzdys
kintama informacija

Yra dar vienas standartinių dokumentų įforminimo bruožas - dažnai reikia parengti ne vieną dokumentą, o kelis iš karto (pavyzdžiui, norint sudaryti banko sutartį dėl depozitoriumo atidarymo, reikia trijų ar keturių rūšių sutarčių pasirašymas). Taigi ta pati informacija turi būti įrašoma į skirtingus dokumentus, o tai taip pat užima daug laiko ir atitinkamai padidėja tikimybė suklysti. Tokius dokumentus galima daug greičiau sudaryti naudojant specializuotas programas, skirtas automatizuoti standartinių dokumentų rengimo procesą, pavyzdžiui, „AvtoDoc“ ar „Blitz Document“. Šios programos taip pat yra pagrįstos šablonų naudojimu, kurie, skirtingai nuo įprastų Word šablonų, leidžia ne tik įvesti duomenis tam skirtuose laukuose (tam vartotojas turi užpildyti formų rinkinį su duomenimis), bet ir mokėti konvertuoti įvestus duomenis programuotu būdu, pavyzdžiui, gali pakeisti skaičių žodžiais, linksnius žodžius ir frazes pagal gramatinius atvejus ir pan. Dėl to reikalingi dokumentai užpildomi greitai, o klaidų, kurias galima padaryti tokiu atveju, skaičius yra daug mažesnis nei tradiciškai ruošiant juos Word. Be to, standartinių dokumentų kūrimas pasitelkus specializuotus sprendimus patrauklus ir tuo, kad visi sukurti dokumentai yra automatiškai kataloguojami ir ateityje nebus problemų surasti nė vieną iš jų, o vartotojui nereikia išmanyti dokumentacijos subtilybių, nes į visus teisinius niuansus jau atsižvelgta šablonuose.

AutoDoc 1.2

Programuotojas: EleWise

Paskirstymo dydis: 6 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 2000/XP/2003

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (funkciškai ribota demonstracinė versija – http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Kaina:"AutoDoc-Personal" - 1980 rublių, "AutoDoc-Server" - 2980 rublių, "AutoDoc-Client" - 1490 rublių.

„AutoDoc“ yra programa, leidžianti automatizuoti ir pagreitinti standartinių dokumentų pildymo procesą naudojant šablonus, sukurtus naudojant „MS Word“ ir saugoti dokumentų bei įrašų, padarytų naudojant šiuos šablonus, archyvą. Naujų dokumentų generavimo procesas jame yra itin automatizuotas – tereikia iš bendro scenarijų sąrašo pasirinkti norimą verslo scenarijų (verslo scenarijus yra pritaikytas šablonas) ir užpildyti įvesties formą reikiamais duomenimis (10 pav.). Sukurtą dokumentą galima peržiūrėti, išsaugoti, atsispausdinti arba atidaryti programoje Word tolimesniam redagavimui.

Ryžiai. 10. Dokumento sukūrimas pagal scenarijų "AutoDoc"

Integruotų scenarijų skaičius nedidelis (11 pav.), tačiau juos galima išplėsti pasirinktiniais scenarijais, kurių kūrimo procesas išsamiai ir vaizdžiai pateikiamas žinyne ir yra visiškai valdomas vedlio, todėl yra pasiekiamas dauguma vartotojų. Naujo scenarijaus kūrimas apima penkis veiksmus: scenarijaus pavadinimo įvedimą, šablono kūrimą, kintamųjų apibrėžimą, scenarijaus nustatymą ir testavimą bei išsaugojimą tolesniam redagavimui (12 pav.). Iš pirmo žvilgsnio šablono paruošimas gali sukelti tam tikrų sunkumų, nes jis turi būti sukurtas rankiniu būdu Word, o tam reikia žinoti scenarijų kalbą. Tačiau praktikoje viskas daug paprasčiau – pakanka suprasti, kad kintamieji įvedami riestiniuose skliaustuose, o prieš juos uždedamas $ ženklas, visas kitas tekstas spausdinamas įprasta tvarka (13 pav.). Nauji šablonai gali būti kuriami ne tik nuo nulio, bet ir remiantis esamais šablonais ar jau paruoštais dokumentais – pirmuoju atveju tereikia pakeisti scenarijaus nustatymus ir išbandyti jį su pakeistais parametrais, o antruoju – atidaryti baigtą dokumentą, pakeiskite besikeičiančią informaciją kintamaisiais ir nurodykite ją programoje kaip šabloną. Kintamieji gali būti kelių tipų, įskaitant tuos, kurie leidžia:

• suvesti duomenis į kelis laukus iš karto: vardas, pavardė, paso duomenys, organizacijos rekvizitai ir kt.;
• pasirinkti kintamąją reikšmę iš reikšmių rinkinio;
• atlikti įvairias operacijas ir konversijas: nuo sumos apskaičiuoti procentą nuo skaičiaus arba PVM, konvertuoti skaičių į eilutę, įvesti esamą datą ir pan.;
• nurodyti žodį ar frazę tam tikru atveju ir pan.

Pagal AutoDoc verslo scenarijus sukurti dokumentai išsaugomi kaip aiškiai susisteminti įrašai, todėl bet kuriuo metu galite filtruojant ar ieškant rasti norimą dokumentą, jį peržiūrėti, atsispausdinti, atkurti ar ištrinti.

Ryžiai. 11. Langas „AutoDoc“ su integruotų grupių sąrašu
verslo scenarijus

Ryžiai. 12. Naujo scenarijaus kūrimas programoje „AutoDoc“

Ryžiai. 13. Šablono teksto pavyzdys „AutoDoc“,
kuriame yra keturi kintamieji: "skaičius",
„mėnuo“, „organizacija“ ir „visas vardas“

Programa tiekiama dviem versijomis: vieno vartotojo – „AutoDoc-Personal“ ir kelių vartotojų (tinklo), atstovaujama dviem moduliais – „AutoDoc-Server“ ir „AutoDoc-Client“. Vieno vartotojo versijoje visi sistemos komponentai yra vietiniame kompiuteryje, o kelių vartotojų versijoje scenarijų, šablonų ir įrašų bazė yra įdiegta serveryje, o vartotojo kompiuteriuose įdiegta tik kliento dalis. , kuri leidžia naudoti visą serveryje saugomą AutoDoc medžiagą.

„Blitz“ dokumentas 3.4.1

Programuotojas: BlitzSoft

Paskirstymo dydis: 991 KB

Darbas kontroliuojamas: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Paskirstymo būdas: Shareware (funkciškai ribota demonstracinė versija - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Kaina: 500 rub.

„Blitz Document“ yra kompaktiška programa, skirta automatiškai sudaryti standartinius dokumentus naudojant scenarijų šablonus. Tai leidžia greitai generuoti dokumentus pagal daugiau nei 30 integruotų šablonų (14 pav.) arba pasirinktinius scenarijus, kurie gali būti sukurti pagal įmontuotus šablonus arba tuščius maketus. Sukurti dokumentą pagal paruoštą scenarijų itin paprasta – tereikia pasirinkti scenarijaus tipą ir vadovautis vedlio nurodymais, kurie ištikimai ves vartotoją per visus dokumento rengimo etapus (15 pav.). Paruoštą dokumentą galima peržiūrėti, atsispausdinti, redaguoti integruotame teksto rengyklėje (galima taisyti ir kintamus, ir nuolatinius duomenis) arba atidaryti redaguoti Word.

Ryžiai. 14. Integruotų scenarijų sąrašas Blitz Document

Ryžiai. 15. Sukurkite scenarijų dokumentą
Blitz dokumentas

Sukurtų šablonų kūrimas yra šiek tiek sudėtingesnis, tačiau jis taip pat bus daugelio vartotojų kompetencija. Tiesa, šios funkcijos įsisavinimas užtruks, nes, deja, prie programos pridedama informacinė informacija skirta pakankamai apmokytiems vartotojams (ji labai šykšti, joje nėra iliustracijų ar pavyzdžių). Techniškai naujo šablono kūrimas susideda iš dviejų etapų: įmontuoto šablono ar maketo, kurio pagrindu bus kuriamas naujas šablonas, parinkimas ir nuoseklus į jį įtrauktų pastovių ir kintamų duomenų koregavimas ( 16 pav.). Nuolatiniai duomenys įvedami realia forma, bet ne tiesiai į tekstą, o per dialogo langus. Kintamoji informacija taip pat koreguojama dialogo metu ir nebeįvedama tiesiogiai, o pakeičiama kintamaisiais su pakaitos raidėmis, sukurtais atsižvelgiant į programoje naudojamą scenarijų kalbą. Scenarijai gali ne tik atvaizduoti dokumento generavimo metu įvestą tekstą, bet ir pakeisti jį naudojant komandų sistemą, skirtą duomenų pakeitimui ar jų konvertavimui. Pavyzdžiui, pateikiama:

Ryžiai. 16. Naujo šablono kūrimas pagal maketą
Blitz dokumente

• žodžių ir frazių linksniavimas gramatiniais atvejais;
• skaičių konvertavimas į eilutes;
• kalendorinių datų vertimas į eilutes;
• atlikti bet kokius skaičiavimus, naudojamus teisiniuose ir verslo dokumentuose;
• teksto keitimas priklausomai nuo įvestų duomenų reikšmės ir kt.

Dokumentai, sukurti naudojant „Blitz Document“, saugomi struktūrinėse knygose – tai leidžia greitai naršyti po dokumentaciją ir beveik akimirksniu pasiekti reikiamą medžiagą, pavyzdžiui, norint juos atspausdinti. Be to, dokumentus galima sugrupuoti į virtualius atvejus, o tai patogu greitai pasiekti medžiagą, susijusią su duomenų bazėje pasirodančiu konkrečiu dalyku ar objektu.

OCR nuskaitytuose dokumentuose

Vartotojai, kuriems dažnai reikia konvertuoti popierinius dokumentus į redaguojamą elektroninį formatą (knygos, laikraščio, žurnalo ar fakso puslapiai), negali apsieiti be simbolių atpažinimo sistemos arba OCR sistemos (Optical Character Recognition), skirtos automatiškai įvesti popierinių dokumentų tekstus. į kompiuterį. Teoriškai galite naudoti FineReader programą iš ABBYY arba CuneiForm iš Cognitive Technologies – abi yra patikimos ir pasižymi dideliu atpažinimo tikslumu. Tačiau FineReader paketas turi supaprastintą ir prieinamą ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, todėl jis tampa patrauklesnis plačiajai auditorijai.

ABBYY FineReader 8.0

Programuotojas: ABBYY programinė įranga

Paskirstymo dydis: 40,5 MB

Darbas kontroliuojamas: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (be demonstracinės FineReader Home Edition versijos, funkcionaliai ribota demonstracinė FineReader Professional Edition versija – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Kaina: FineReader Home Edition - 990 rublių, FineReader Professional Edition - 3750 rublių.

ABBYY FineReader – idealus sprendimas ne tik tekstą, bet ir dizainą atpažįstantiems dokumentams atpažinti, užtikrinantis tikslų lentelių, paveikslėlių perdavimą, teksto skirstymą į stulpelius (17 pav.). Programa yra paprasta naudoti, gali atpažinti daugiakalbius (palaikomos 179 kalbos) ir kelių puslapių dokumentus. Galima atpažinti visą dokumentą arba atskirus jo puslapius. Rezultatas gali būti išsaugotas vienu iš įprastų formatų: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT arba PDF. Atpažinimo rezultatus galima išsaugoti žingsnis po žingsnio, kad būtų pašalintos klaidos. Įdiegtas atpažinimo rezultatų eksportas tiesiai į Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect ir Adobe Acrobat. Integruotas rašybos tikrintuvas (36 kalboms) padės pagreitinti rezultatų tikrinimą, o integracija su Microsoft Word leidžia iškviesti programą tiesiai iš Word, nesiblaškant nuo darbo su tekstu.

Ryžiai. 17. Dokumento atpažinimo rezultatas
ABBYY FineReader Home Edition

Programa pristatoma dviem versijomis: FineReader Home Edition, skirta pradedantiesiems, ir FineReader Professional Edition, skirta profesionalams. Profesionali versija leidžia valdyti atpažinimo parametrus (keisti režimą, atlikti atpažinimą treniruojant) ir turi turtingesnį atpažinimo funkcijų rinkinį (PDF failų, skaitmeniniu fotoaparatu nufotografuotų tekstų atpažinimas ir kt.). Be to, „Professional Edition“ suteikia daugiau skirtingų išsaugojimo formatų, pridėta galimybė atpažinti brūkšninius kodus ir greitai atpažinti ekrano kopijas naudojant „Screenshot Reader“ priemonę.

Konvertuoti dokumentus iš pdf formato

Visa techninė dokumentacija dabar pasiekiama PDF formatu, kuriame dokumentams peržiūrėti naudojama nemokama Adobe Acrobat Reader. Tačiau dažnai rengiant savo dokumentus ar redaguojant medžiagą PDF formatu (pavyzdžiui, straipsnius, sutartis, ataskaitas ir pan.) reikia naudoti PDF failų fragmentus. Pirmuoju atveju turėsite iš PDF failų išgauti teksto fragmentus ir (arba) vaizdus (teoriškai tai galima padaryti naudojant įmontuotus „Acrobat Reader“ įrankius, tačiau rezultatas yra labai vidutiniškas). Antruoju atveju turėsite konvertuoti PDF dokumentus į redaguojamą formatą (pavyzdžiui, į Word formatą), išlaikant originalaus dokumento dizainą, ko Acrobat Reader net nenumato. Tokiais atvejais į pagalbą ateis specialios komunalinės paslaugos, iš kurių patraukliausi atrodo ABBYY PDF Transformer ir PDF2Word paketai (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Mes apsvarstysime pirmąjį iš jų - nors jis yra brangesnis, jis turi rusų kalbos sąsają ir leidžia konvertuoti PDF failus į kelis redaguojamus formatus, be to, jis gali teisingai atpažinti ne tik anglišką, bet ir rusišką tekstą.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Programuotojas: ABBYY programinė įranga

Paskirstymo dydis: 52 MB

Darbas kontroliuojamas:„Windows 2000“ (SP2 arba naujesnė versija) / XP / „Server 2003“.

Paskirstymo būdas: dalijimosi programinė įranga (15 dienų demonstracinė versija – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Kaina: 1490 rub.

„ABBYY PDF Transformer“ yra programa, skirta PDF dokumentams konvertuoti į „Microsoft Word“ dokumentų formatus (18 pav.), „Excel“, taip pat į HTML ir TXT failus. Paketas turi intuityvią sąsają ir yra labai paprastas naudoti, todėl jo kūrimas bus prieinamas net pradedantiesiems vartotojams.

ABBYY PDF Transformer gali konvertuoti bet kokius PDF failus, įskaitant failus be teksto sluoksnio (tokie failai dažniausiai gaunami iš nuskaitytų dokumentų ir vaizduoja tekstinius vaizdus), ir teisingai apdoroti PDF failus, kuriuose yra bet koks palaikomų kalbų derinys (įskaitant rusų ir anglų kalbas). . Priemonė tiksliai išsaugo originalaus dokumento dizainą (nuotraukas, lenteles, stulpelius, nuorodas) ir leidžia valdyti konvertavimo ir išsaugojimo parinktis. Pavyzdžiui, galite aiškiai apibrėžti sritis, kurias programa turėtų suvokti kaip tekstą arba vaizdą (tai svarbu sudėtingo išdėstymo PDF failams), išsaugoti baigtą dokumentą tokiu pat išdėstymu kaip originale arba kaip stulpelį. teksto (su paveikslėliais arba be jų – neprivaloma) ir kt. Esant poreikiui, galima pasirinktinai konvertuoti atskirus puslapius ar net jų fragmentus. Be to, „ABBYY PDF Transformer“ taip pat gali atlikti atvirkštinį konvertavimą, leidžiantį kurti PDF failus iš „Microsoft Word“ dokumentų, „Excel“ skaičiuoklių, „PowerPoint“ pristatymų, „Visio“ diagramų ir HTML failų, taip pat iš praktiškai bet kurios programos, palaikančios dokumento spausdinimą (tai yra įdiegtas naudojant PDF-XChange, skirtą ABBYY PDF Transformer 2.0 virtualiam spausdintuvui).

„Evernote“ užkariavo daugelio žmonių, mėgstančių tvarkyti įvairią informaciją, širdis. Nuo to laiko atsirado nuosavas „Evernote“ siauresnėms užduotims – pavyzdžiui, tvarkyti muziką, vaizdo įrašus, drabužius ir pan.. Ir, žinoma, yra programos failams tvarkyti kompiuteryje.

„TagSpaces“ yra kelių platformų programa, skirta failams jūsų įrenginiuose tvarkyti.

Privalumai:

• Darbas neprisijungus;
• „Windows“, „Mac“, „Linux“ ir „Android“ palaikymas;
• Gali būti įdiegtas jūsų serveryje;
• Nereikalauja montavimo;
• atviro kodo

Trūkumai:

• Nėra iOS versijos (oficiali);
• Sunku suprasti sąsają;
• Nemokamo plano funkcijos yra ribotos

Kaip ir dauguma atvirojo kodo programų, „TagSpaces“ yra prieinama visoms populiarioms platformoms ir jos nereikia įdiegti darbalaukyje. „Windows“ sistemoje jums tereikia atsisiųsti archyvą (tik 70 MB) su programa ir išpakuoti jį į norimą katalogą. Tai puiku, jei nemėgstate „debesų“, bet norite turėti reikiamą informaciją po ranka. Jie įdeda jį į USB atmintinę arba į bendrinamą aplanką ir dirba atskirai nuo likusio pasaulio.

Paleidę programą, tereikia sutikti su licencijos sutartimi ir galite iškart pradėti dirbti. Jokių registracijų, slaptažodžių ir kitų dalykų jums. Tik nedidelė ekskursija po pačią programą.

Pagrindinis programos tikslas yra tvarkyti failus kompiuteryje. Patys failai jokiu būdu neturi įtakos, o programa veikia visiškai neprisijungus. „TagSpaces“ yra labiau standartinės „File Explorer“ priedas nei informacijos organizavimo programa.

Todėl norėdami pradėti, turite pasirinkti katalogus, kuriuos norite tvarkyti. Tai gali būti bet koks kompiuterio aplankas. Katalogo pavadinimas gali skirtis nuo paties aplanko pavadinimo, taip pat sukonfigūruoti jo rodymo parinktis (sąrašas, lentelė, galerija) ir pasirinkti numatytąjį katalogą.

Informacijos organizavimas

Aplankus galima pridėti vienas prie kito, taip pat galite greitai pereiti į aplanką, bet jau standartiniame Explorer.

Informacijos rodymo režimai

Atsižvelgiant į aplanko turinį, jo rodymas keičiasi. Dėl tam tikrų priežasčių numatytieji aplanko nustatymai nustatomi iš naujo ir visuose aplankuose rodomos paskutinės pasirinktos parinktys.

Skirtingai nuo įprastos Explorer, nėra tiek daug galimybių dirbti su failais. Galite sukurti tekstinį failą (su Markdown palaikymu), pridėti aplankų ir iš esmės viskas.

Kodėl reikia įdiegti „TagSpaces“?

Visas „lustas“ yra galimybė pridėti žymes prie failų ar aplankų. Galite lengvai pridėti reikiamas žymas prie finansinių dokumentų, nuotraukų, muzikos ar bet kokių kitų failų. Pasirinkus tokią žymą, bus rodoma reikiama informacija ir nebereikės ieškoti skirtingų aplankų.

Pačios žymos yra įrašytos failo ypatybėse, todėl galite su jomis dirbti net neįdiegus programos.

Patys kūrėjai teigia, kad programa gali būti naudojama ir kaip „Evernote“ alternatyva. Kuo aš sunkiai tikiu.

Kai kuriate užrašą, jo kopija išsaugoma kaip failas pasirinktame kataloge. Palaikomi teksto, žymėjimo ir HTML formatai. Taip pat yra žiniatinklio kirpimo mašinėlė, skirta „Chrome“, kuri gali išsaugoti puslapius tiesiai į jūsų įrenginius.
Programa taip pat palaiko įvairius plėtinius, kurie daugiausia skirti palaikyti įvairių formatų atidarymą.

„TagSpaces“ yra atvirojo kodo, bet ne nemokama. Pasak kūrėjų, nemokamo plano pakanka daugumai vartotojų. Bet net ir apžvalgai jos apribojimų man nepakako. Pro versija kainuos 39 eurus.

Ar verta imti?

Mano nuomonė ne. Dirbdamas su programa nemačiau tokio informacijos organizavimo būdo praktinės naudos. Sąsaja viduje atrodo patogus tvarkymas pagal žymes, greita naršymas ir reikalingos informacijos paieška.

Praktiškai naršymas net pačioje programoje yra labai nepatogus. Norėdami pereiti tarp katalogų, turite atlikti keletą papildomų paspaudimų. Žymos yra atskirame skirtuke ir peržiūrint failus jos net nėra iš karto matomos.

Norėdami pridėti informacijos, taip pat turite atlikti daugybę nereikalingų veiksmų. Dėl to darbas sukelia tik susierzinimą, o ne greitą ir patogią failų paiešką. Ir norėdami dirbti su failais, vis tiek turite pereiti prie standartinės naršyklės.

Kolekcionavimas, visų pirma, yra susijęs su tos pačios rūšies daiktų rinkimu. Lentynose guli kompaktiniai diskai, albumuose tūnantys pašto ženklai, o stalčiuje ant rašomojo stalo nusėta šimtai alaus butelių kamštelių. Tačiau yra ir kitokių kolekcijų, kurių nepakelsi nuo lentynos ir išmesti iš stalčiaus. Pavyzdžiui, namų šeimininkės mėgsta rinkti gaminimo receptus. Sudedamosios dalys ir jų proporcijos yra kruopščiai įrašytos į sąsiuvinį ir laikomos paslaptyje nuo savo vyrų. O vyrai tuo tarpu veda prisiminimų dienoraštį – jaunystės pomėgių rinkinį, kuriame aprašomos visos pergalės meilės fronte. Jei pageidaujama, bet kokio tipo kolekciją galima apibūdinti naudojant programinę įrangą, o šiame straipsnyje daugiausia dėmesio bus skiriama universaliam produktui „Smart Items“.

Programa skirta bet kokio tipo kolekcijų sisteminimui, nepaisant jų orientacijos ir reikšmingumo. Be to, programos ypatybė yra galimybė eksportuoti kolekciją į mobiliesiems įrenginiams prieinamus formatus.

„Smart Items“ apima keturias demonstracines kolekcijas, kurios padės jums pradėti naudotis programa. Numatytoji sąsaja yra anglų kalba, tačiau programos nustatymuose galima perjungti į rusų kalbą.

Smart Items darbo langas susideda iš trijų skydelių. Kairėje, šoninės juostos viršuje, yra visų kolekcijos eksponatų sąrašas. Jis gali turėti medžio struktūrą, suskirstytas į kategorijas. Po jais yra skydelis su filtrais. Jei nepasirinktas joks elementas, rodomi visi dabartinės kolekcijos kategorijos elementai. Priešingu atveju prasideda nereikalingų eksponatų peržiūra. Pagrindinė darbo lango dalis skirta elementų sąrašui rodyti. Priklausomai nuo rinkinio tipo, stulpelių sąrašas gali skirtis. Jis automatiškai keičiasi perjungiant grupes. Dukart spustelėjus kairįjį pelės mygtuką, atidaromas esamo kolekcijos elemento turinys. Langas su jo detalėmis taip pat gali būti įvairus, turintis ne tik unikalius duomenų bazės laukus, bet ir teksto išdėstymo būdus bei jo dizainą.

Kaip minėta anksčiau, programa yra universali, leidžianti sisteminti bet kokio tipo kolekciją. Kiekvienas iš jų gali turėti savo duomenų struktūrą. „Smart Items“ yra keturios rinkimo parinktys – įvesti paskyras iš svetainių (pavadinimai, slaptažodžiai), prekės ženklai, receptai ir nuotraukos. Be to, verta atskirai pabrėžti kontaktų sąrašą. Tai ne „žmonių kolekcija“, kaip iš pradžių galėtumėte pagalvoti, o sąrašas skolininkų, pažįstamų, kuriems atidavėte savo vertingus programos aprašytus daiktus.

Kolekcijos struktūra redaguojama Smart Items Creator komponente. Kairiajame šoniniame skydelyje yra jau sudarytų rinkinių tipų sąrašas, o pagrindinė darbo lango dalis skirta struktūros redagavimo įrankiams.

Pagrindiniame programos platinime yra informacijos apie CD / DVD rinkinius su savavališkais duomenimis, muzikos kompaktinius diskus, filmus, knygas, nuotraukas ir HTML puslapius. Kiekviena kolekcija turi savo laukų sąrašą. Kiekviename lauke yra pavadinimas, tipas, rodymo režimas ir kelios papildomos vėliavėlės. Lauko tipas gali turėti keletą reikšmių - pasirinkti arba perjungti režimus, paprastą tekstą, HTML, vaizdą, sąrašo rodinį, atmintį, taip pat medžio struktūros fragmentą. Lauko reikšmės gali būti skaitinės (pasirašytos arba nepasirašytos), eilutės arba data. Be to, galite apibūdinti lauko rodymo formatą, kurį sudaro jo matmenų nurodymas ekrane.

Užpildę kolekcijos laukų aprašymą, galite atidaryti išmaniųjų daiktų rengyklę ir pradėti įvesti informaciją apie eksponatus.

Naujų elementų įvedimo sąsaja priklauso nuo pačios kolekcijos struktūros. Todėl, priklausomai nuo elementų tipo, nuo to, kaip sukonfigūravote laukus „Smart Items Creator“, pasikeis jų aprašymų įvedimo dialogo langas.

Dauguma informacijos įvedimo būdų yra standartiniai. Paprastas tekstas – rašome tekstą, paveikslėlį – nurodome grafinį failą ir pan. Ypač atkreiptinas dėmesys į duomenų įvedimą HTML formatu.

Sukurtas atskiras redaktorius darbui su HTML. Jis naudoja sistemoje įdiegtus „Internet Explorer“ komponentus. Redagavimo priemonė turi visas pagrindines funkcijas, naudojamas formatuojant tekstą. Galite keisti šrifto stilių, dydį, spalvą. Taip pat galite pakeisti fono spalvą. Dokumente gali būti lentelių, nuorodų į išorinius dokumentus. Programa palaiko rašybos tikrinimą, tačiau bandymo metu ji neveikė. Rusiškas ir angliškas tekstas buvo įvestas su klaidomis – jokios programos reakcijos. Žodžiai nepabraukti, o priverstinis patvirtinimas neduoda įspėjimų apie klaidas.

Kitas įrankis, kuris supaprastina duomenų įvedimą, yra galimybė importuoti aplankų struktūras iš optinių arba standžiųjų diskų. Pirmuoju atveju turite įdėti diską į diską ir pradėti nuskaitymo operaciją. Panašiai patogu tvarkyti diskus su universaliais projektais, kuriuose galima įrašyti bet ką. Antroji importavimo parinktis – nurodyti aplanką standžiajame diske. Nuskaitoma visa katalogo struktūra, esanti vartotojo pasirinktame aplanke.

Įvesdami informaciją apie kolekcijos eksponatus, galite kurti naujas kategorijas. Jie tarnaus kaip filtrai tolesniam žiūrėjimui. Kategorijos gali turėti įdėtą struktūrą.

Vertingi kolekcijų eksponatai dažnai tampa artimųjų dėmesio objektais. Draugė paprašė pažiūrėti filmą, dukra nuvedė dramblį į darželį, žmona iš albumo ištraukė senovinį rečiausią pašto ženklą, užklijavo ant voko ir nusiuntė laišką mamai. Neįkainojama relikvija nuplaukė pas uošvę. Jei niekaip nepavyksta tokių dalykų sustabdyti, tai norėčiau kažkaip juos susekti. Prisimindami, kam buvo perduotas daiktas, visada galite jį atgauti.

Norėdami išspręsti šią problemą, Smart Items leidžia sukurti kontaktų sąrašą. Kiekvienam asmeniui suteikiamas vardas, pavardė, telefono numeris, elektroninio pašto adresas, namų adresas. Sukūrus bent vieną kontaktą, elementų perkėlimo operacija tampa prieinama.

Pasirenkate prekę iš kolekcijos, atsidariusiame dialogo lange nurodote kontaktą, taip pat prekės grąžinimo terminą. Terminas automatiškai nustatomas į dabartinę datą. Be daiktų perdavimo kitam asmeniui, galima atlikti grąžinimo operacijas, taip pat pratęsti eksponato buvimo už jūsų kolekcijos ribų laikotarpį.

Programa leidžia eksportuoti duomenis į formatus, prieinamus mobiliesiems įrenginiams. Tai leidžia rodyti kolekcijas iš PDA ir „Windows Mobile“ telefonų. Šiuo tikslu Smart Items apima keitiklį, kuris, be kita ko, leidžia kurti dokumentus, kurie gali veikti Java aplinkoje. Ir galiausiai, duomenų bazę galima eksportuoti į MySQL formatą.

Ieškoti informacijos duomenų bazėje galima įvedus tekstinę užklausą. Be to, ieškodami galite naudoti unikalų disko ID. Kuriant optinių laikmenų kolekcijas šis parametras yra vienas iš duomenų bazės laukų.

Programa turi vietinę pagalbos sistemą anglų kalba. Kai kurie „Smart Items“ komponentai nėra išversti į rusų kalbą.

Pagrindinis Smart Items pranašumas yra universalumas. Programa leidžia savarankiškai formuoti duomenų bazės struktūrą, o tai reiškia galimybę tiksliai apibūdinti bet kokią kolekciją. Tam tikra prasme tai gali būti laikoma trūkumu. Pagrindinės konstrukcijos yra lengvai naudojamos. Tačiau pastatyti savo bazę tampa labai varginanti užduotis. Duomenų bazės struktūros redaktorius negali būti vadinamas intuityviu. Kita vertus, jei naudojate tik pagal numatytuosius nustatymus siūlomas duomenų bazes, kolekcijos organizavimo sunkumų neturėtų kilti.