Czasami przygotowując diagramy w Microsoft Visio, użytkownicy muszą przekonwertować je na różne formaty graficzne: BMP, PCX, GIF itp. Nie da się rozwiązać tego problemu za pomocą standardowych środków. Dlatego konieczne jest skorzystanie z dodatkowych narzędzi, np. programu Universal Document Converter. To narzędzie jest wirtualną drukarką, za pomocą której można szybko i łatwo przekonwertować diagram z Visio na plik graficzny w jednym z popularnych formatów.
Procedura konwersji diagramów z Visio do plików graficznych:
„W naszym dziale korzystamy z programów Microsoft Access i Microsoft Visio. Wcześniej, aby przygotować dokumenty do archiwizacji, musieliśmy najpierw wydrukować je na drukarce, a następnie za pomocą skanera uzyskać pliki TIFF. Obecnie korzystamy z Universal Document Converter, co pozwala nam zaoszczędzić czas i pieniądze. Jest dla nas bardzo ważne, że Universal Document Converter umożliwia eksport dokumentów z różnych aplikacji do jednego wielostronicowego TIFF.”
Możesz automatycznie dodawać zawartość wykresów, w tym kształty i metadane, do dokumentu programu Word za pomocą Eksportuj do Worda. Następnie użyj dokumentu jako podstawy do zaleceń procesowych i instrukcji obsługi. Na przykład:
Technik pomocy technicznej ma schemat blokowy zgłoszeń serwisowych ze szczegółami działów, właścicieli i harmonogramami zadań. Tworzy instrukcję obsługi w dokumencie Word.
Rekruter ma schemat organizacyjny z metadanymi kształtu, takimi jak bieżąca liczba pracowników, oferty pracy i budżety zespołu. Wysyła raport operacyjny za pomocą dokumentu Word.
Analityk biznesowy aktualizuje arkusz blokowy na podstawie zaimportowanych danych, które zawierają wskaźniki KPI, takie jak koszt, czas trwania i status, wyświetlane w postaci danych graficznych. Co miesiąc przesyła dokument programu Word do magazynu w chmurze OneDrive, aby zapewnić dostęp zainteresowanym stronom.
Notatka: Ta funkcja jest dostępna tylko dla użytkowników korzystających z planu Visio 2. Jeśli nie znasz swojej wersji programu Visio, na stronie Plik wybierać Konto > O Visio. Specjaliści IT zarządzający procesem aktualizacji Office 365 mogą dowiedzieć się, jakie aktualizacje są dostępne w każdym kanale na stronie wydań aktualizacji kanału.
Eksportuj diagram programu Visio do dokumentu programu Word
wyniki: Dokument programu Word został utworzony. Możesz dokonać w nim zmian według własnego uznania. Jako minimalną kwotę zalecamy:
Czy chcesz wystawić opinię lub zgłosić błąd?
Powiedz nam, jak ulepszyć tę funkcję! Prześlij nam swoją opinię na temat sposobu, w jaki Visio konwertuje dokumenty do formatu Word.
Diagramy utworzone w programie Visio 2010 można wykorzystywać na różne sposoby:
- Wstaw do dokumentu w celu późniejszego wydrukowania.
- Używaj jako dokumentu elektronicznego.
- Zachowaj do przekazania osobom trzecim.
- Wydrukuj na osobnym arkuszu.
Być może uda Ci się wymyślić inne kierunki. Zobaczmy, jak pracować z gotowymi obwodami.
Wstawianie do dokumentu
Rozważ wstawienie diagramu programu Visio 2010 do dokumentu programu Word 2010 jako najczęstszego przypadku użycia. Kiedy już go opanujesz, możesz łatwo obsługiwać inne programy pakietu Microsoft Office 2010.
Masz więc dokument z tekstem, dla którego narysowałeś specjalny diagram. W Visio 2010 przejdź do strony z żądanym diagramem i kliknij
Nie jest to jednak prosty obraz. Dwukrotne kliknięcie powoduje otwarcie edytora Visio bezpośrednio w oknie Worda (patrz rysunek 1). Nawet wstążka narzędzi Worda została zastąpiona wstążką Visio 2010 i tylko zakładką "Plik" z odpowiednim zestawem poleceń.
Rysunek 1 – Edycja diagramu Visio bezpośrednio w oknie Worda
Utworzenie całego diagramu w tym miejscu nie będzie zbyt wygodne, ale ta metoda jest idealna do wprowadzania szybkich zmian. Aby powrócić do edycji tekstu, kliknij dowolną dostępną część okna programu Word 2010.
Jeśli nie chcesz wstawiać całego diagramu do jednego z dokumentów, nie musisz tworzyć w Visio duplikatu z wybraną częścią. Wybierz potrzebne elementy, skopiuj je i wklej do dokumentu. Niezaznaczone elementy obrazu nie zostaną użyte.
Rysunek 2 - Nadwyżki wstawionego obwodu
Jak powiedziałem, przy wyborze niektórych elementów mogą pojawić się nadmiary (patrz ryc. 2). Tak więc na ścianach pojawiły się podpisy. Czy można ich uniknąć bez tworzenia nowego obwodu? Tak, istnieje sposób. Po wstawieniu elementów otwórz osadzony edytor Visio 2010 klikając dwukrotnie na osadzony obiekt, a następnie wybierz elementy diagramu (
Aby wstawić cały diagram, nie trzeba uruchamiać programu Visio 2010. W programie Word 2010 na karcie "Wstawić" wybierz przycisk "Obiekt" i określ ścieżkę do zapisanego dokumentu *.vsd (patrz rys. 3).
Rysunek 3 – Wstawianie diagramu Visio poprzez menu „Obiekt”.
Spowoduje to zwiększenie rozmiaru pliku Word o rozmiar pliku Visio. Jeśli chcesz tego uniknąć, skorzystaj z opcji „Łącze do pliku”. Jednak podczas przesyłania dokumentu Word lub zmiany ścieżki do diagramu osadzony obraz zostanie utracony. Aby zachować połączenie podczas przesyłania plików, użyj ścieżki względnej. Na przykład dokument jest zapisany w jakimś folderze pod nazwą dokument. dokument. Schemat tzw schemat. vs. Wtedy ścieżka względna będzie wynosić - schemat. vs. Wprowadź nazwę pliku w odpowiedniej linii bez klikania przycisku "Recenzja", i zapisz wynik. Teraz, gdy przeniesiesz lub przeniesiesz oba pliki, połączenie pozostanie.
Opisane metody działają również w programie PowerPoint, lecz nie jest w nim możliwa szybka edycja – diagram wstawiany jest jako obraz rastrowy.
W ten sposób możesz osadzić diagramy programu Visio 2010 bezpośrednio w treści wiadomości e-mail programu Outlook 2010, ale nie sądzę, że jest to idealne rozwiązanie. Odbiorca, który nie korzysta z programu pocztowego Outlook, otrzyma nie diagram Visio, ale zestaw plików obraz001. emz I oledane. mso. A jeśli oglądasz obraz wektorowy w formacie EMZ Jeśli nie jest to trudne, nie będziesz mógł edytować diagramu. Lepiej dołącz diagram Visio 2010 jako plik VSD aby umożliwić edycję, lub zapisz go jako obraz bitmapowy. Zapisywanie plików w różnych formatach zostanie omówione w następnej sekcji.
Zapisywanie pliku do przesłania
Nawet jeśli użytkownicy Twoich diagramów nie mają zainstalowanego programu Visio 2010, prawdopodobnie będą mogli zobaczyć rysunki, ponieważ... Dystrybucja pakietu Microsoft Office domyślnie zawiera przeglądarkę diagramów Visio. Jeśli go tam nie ma, można go znaleźć na stronie internetowej Microsoft:
- Przeglądarka Visio 2007(7,7 MB) + Pakiet aktualizacji 2(do 10MB)
- Wersja beta przeglądarki Visio 2010(16,7 MB dla wersji 32-bitowej i 29,5 MB dla wersji 64-bitowej)
Ale te dystrybucje są dość duże i wymagają dodatkowego wysiłku przy instalacji. Użytkownik końcowy może nie chcieć zbyt mocno poruszać myszą. Możesz jednak wyeksportować swoje diagramy do różnych formatów graficznych, które otworzą się na dowolnym komputerze. Przyjrzyjmy się bliżej najczęściej używanym z nich.
Rysunek 4 – Obsługiwane formaty plików do zapisywania
Krótki wniosek: użyj formatów PNG Lub GIF-y do przesyłania schematów, które nie zawierają pełnokolorowych fotografii i gradientów. Najlepiej nadaje się do projektów ze zdjęciami i gradientami JPG przy ustawieniach jakości powyżej 75%. Inne formaty (z wyłączeniem natywnych VSD) będziesz go potrzebować dość rzadko.
Należy pamiętać, że należy powtórzyć procedurę zapisywania w formacie rastrowym (PNG, GIF, JPEG itp.) do każdy strony swojego dokumentu.
Powstałe obrazy można wykorzystać w Internecie, w dokumentach lub w inny sposób. Do ich wyświetlenia nie jest potrzebny program Visio 2010 ani jego przeglądarka plików.
Drukowanie diagramów
Otwórz sekcję "Foka" na karcie "Plik". Visio 2010 nie oferuje tylu opcji, co Word 2010. Są tylko "Foka", "Szybki wydruk" I "Zapowiedź".
Przy wyborze "Szybki wydruk" Visio 2010 wydrukuje diagram na domyślnej drukarce ze standardowymi ustawieniami. Ta opcja jest przeznaczona dla osób, które nie chcą rozumieć okien dialogowych. "Foka" otworzy standardowe okno drukowania, w którym możesz sterować sterownikiem drukarki. Ale narysowaliśmy dość złożoną ilustrację i chcemy uzyskać oczekiwany wynik, a nie świnię w worku, więc wybierzemy "Zapowiedź"(patrz ryc. 6).
Rysunek 6 – Okno podglądu wydruku
Diagram jest tutaj wyświetlany tak, jak będzie wyglądał na kartce papieru. Oczywiście drukarka monochromatyczna nie będzie w stanie odwzorować kolorów i trzeba o tym pamiętać.
Naciśnij przycisk "Nagłówek i stopka", aby dodać informacje wzdłuż górnej lub dolnej krawędzi arkusza. W oknie, które zostanie otwarte, możesz określić maksymalnie sześć takich elementów o różnych lokalizacjach. Naciskając przycisk trójkąt można wprowadzić informacje serwisowe (patrz rys. 7).
Rysunek 7 – Dodawanie nagłówków i stopek
Naciśnij przycisk „Ustawienia strony” aby otworzyć okno dialogowe z ustawieniami (patrz rys. 8).
Rysunek 8 – Okno ustawień drukowania
Za drukowanie odpowiada tutaj tylko jedna zakładka z oczywistą nazwą. „Ustawienia drukowania”. Możesz określić rozmiar papier, orientacja wyjście i zmiana skala. Jeżeli posiadasz drukarkę większą niż A4 to możesz wydrukować schemat na odpowiednim arkuszu zaznaczając go na liście „Papier w drukarce”, ale najprawdopodobniej Twoja drukarka jest standardowa – format A4. Nie mając dostępu do drukarki wielkoformatowej, można uzyskać duży diagram podając wartość skala powyżej 100% lub zwiększając liczbę stron w szerokości lub wysokości. Tak więc, określając 4 strony w każdym kierunku, możesz uzyskać diagram w formacie A0 na drukarce formatu A4. Wystarczy samodzielnie wyciąć i skleić 16 arkuszy. Ale to inna historia (patrz ryc. 9).
Rysunek 9 – Efekt sklejenia arkuszy powiększonego diagramu
Wybierając dużą skalę, w oknie podglądu zobaczysz już powiększony obraz. Do przełączania się pomiędzy częściami diagramu służą przyciski „Następny/poprzedni kafelek”(patrz ryc. 6). Przyciski te odpowiadają także za przełączanie pomiędzy stronami.
Należy pamiętać, że zwiększenie skali nie wpływa na jakość ilustracji wektorowych. Próba powiększenia obrazu rastrowego w ten sposób (na przykład zdjęcie w formacie JPEG) nieuchronnie spowoduje rozmycie wydruku z powiększonymi artefaktami kompresji (kwadratowa siatka, halo w kontrastujących obszarach itp.).
Możesz wydrukować siatka dokumentu zaznaczając odpowiednią opcję. Domyślnie siatka nie jest wyświetlana.
Wniosek
Visio 2010 jest dość ściśle zintegrowany z aplikacjami pakietu Microsoft Office 2010. Dzięki temu możliwe jest wygodne wykorzystanie diagramów w różnego rodzaju dokumentach (tekstowych, arkuszach kalkulacyjnych itp.). W takim przypadku nie ma potrzeby wywoływania programu w celu wprowadzenia drobnych zmian.
Pomimo tego, że pakiet biurowy zawiera przeglądarkę diagramów Visio 2010, dość często będzie powód, aby zapisać obraz w formacie rastrowym. Używaj formatów GIF, PNG i JPEG, aby uzyskać małe rozmiary plików i dużą wszechstronność. Późniejsza edycja wyeksportowanych diagramów będzie trudna, ale często nie jest to konieczne. W każdym razie powinieneś zachować kopię diagramu dla siebie w natywnym formacie Visio 2010 - VSD.
Schematy są szeroko stosowane w szerokiej gamie dokumentów, ale można je również drukować osobno. Visio 2010 ma wbudowaną możliwość drukowania obrazów zarówno w formacie standardowym, jak i powiększonym, co w niektórych przypadkach pozwala obejść się bez usług drukowania.
Aby kontynuować pracę z wcześniej utworzonym dokumentem, musisz otworzyć odpowiedni plik. Można to zrobić na kilka sposobów, najprostszy z nich polega na dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na ikonie pliku w oknie Eksploratora Windows. Spowoduje to automatyczne uruchomienie programu Microsoft Visio, a określony dokument zostanie w nim otwarty do edycji.
Pliki Visio można łatwo rozpoznać po charakterystycznych niebieskich ikonach, dodatkowo jeśli pracujemy na systemie Windows 7, w oknie Eksploratora zaprezentowane zostaną małe kopie diagramów i diagramów zawartych w plikach (rys. 2.8). Jeśli Visio jest już uruchomiony i gotowy do użycia, możesz otworzyć istniejący dokument za pomocą polecenia Plik → Otwórz lub przyciski otwarty znajduje się na pasku narzędzi.
Wywołując to polecenie lub klikając na przycisk, na ekranie wyświetli się okno wyboru dokumentu pokazane na rys. 2.9. Przejdź do żądanego folderu, kliknij lewym przyciskiem myszy żądany dokument i kliknij przycisk otwarty.
Jeśli wybrany przez Ciebie folder zawiera wiele różnych plików, możesz „przefiltrować” pliki żądanego typu, korzystając z listy rozwijanej znajdującej się w prawym dolnym rogu okna. Domyślnie na tej liście wybrana jest opcja Wszystkie pliki Visio, co umożliwia wyświetlanie tylko plików w formatach w pełni obsługiwanych przez ten program.
Jeżeli na Twoim komputerze jest zainstalowany system operacyjny Windows Vista lub 7/8 to aby wyszukać plik możesz wpisać część jego nazwy w polu Szukaj, znajdujący się w górnej części okna.
Wybierając element otwarty Lub Otwórz oryginał, możesz normalnie rozpocząć pracę z plikami. Zmiany wprowadzone w dokumencie podczas procesu edycji zostaną zapisane w tym samym dokumencie. Jeśli nie chcesz, aby zmiany miały wpływ na oryginalny dokument, wybierz polecenie Otwórz jako kopię. W takim przypadku dokument natychmiast po otwarciu otrzyma nową nazwę, a jego edycja nie zostanie odzwierciedlona w pliku źródłowym. Kopia dokumentu pod nową nazwą będzie znajdować się w pamięci RAM komputera. Aby zapisać go na dysku, użyj polecenia Plik → Zapisz Lub Plik → Zapisz jako.
Innym sposobem zabezpieczenia pliku źródłowego przed przypadkowym zapisaniem w zmodyfikowanej formie jest otwarcie go w trybie tylko do odczytu. Można to zrobić za pomocą polecenia Otwórz do odczytu z menu przycisku Otwórz (patrz rysunek 2.10). Przy próbie zapisania edytowanego dokumentu zostaniesz poproszony o wybranie dla niego nowej nazwy.
Najlepszym sposobem ochrony ważnych dokumentów przed przypadkowymi zmianami lub uszkodzeniami jest niezwłoczne utworzenie ich kopii zapasowej. Jeśli takie kopie będą przechowywane poza komputerem, na przykład na płytach CD, będą niezawodnie chronione nie tylko przed nieostrożną edycją, ale także przed awarią sprzętu lub infekcją wirusami komputerowymi.
Dla jeszcze większej wygody użytkownika Microsoft Visio przechowuje informacje o ostatnio edytowanych dokumentach, a także szablonach używanych do tworzenia nowych diagramów. Lista trzech ostatnio używanych szablonów prezentowana jest w środkowej części okna programu na rys. 2.11. Po prawej stronie okna znajduje się lista dokumentów ostatnio otwartych do edycji. Dodatkowo w menu znajduje się lista ostatnio otwieranych dokumentów Plik(patrz ryc. 2.12). Za pomocą odpowiedniego polecenia możesz szybko otworzyć żądany dokument.
