TURINYS
ĮVADAS…………………………………………………………………………..2
1. Informacijos srautai ir darbo eiga įmonėje
1.1. SĄVOKŲ APIBRĖŽIMAS………………………………………………………4
1.2. VADOVŲ INFORMACIJA – TIPINĖS PROBLEMOS…………………………………………………………………………….4
1.3.ĮMONIŲ INFORMACINĖS PROBLEMOS…………….…..5
1.4. REIKALAVIMAI INFORMACIJOS SRAUTŲ SISTEMAI ....... 6
1.5. INFORMACIJOS SRAUTŲ SISTEMOS ORGANIZAVIMAS……7
1.6. INFORMACIJOS SRAUTŲ ANALIZĖ……………………………..8
2. ĮMONĖS UAB "ELECTRA-N" EKONOMINĖS CHARAKTERISTIKOS
2.1. ELEKTRA-N LLC APRAŠAS……………………………………………11
12
3. INFORMACIJOS SRAUTŲ IR DOKUMENTŲ SRAUTŲ ANALIZĖ ELECTRA-N LLC PAVYZDŽIU
3.1.Informacijos srautų grafiko sudarymas ... ... 25
4. Informacijos srautų ir darbo eigos gerinimo būdai……………………………………………………..……..28
IŠVADA…………………………………………………………………….30
NUORODOS…………………………………………………………….32
ĮVADAS
Valdymo metodų tobulinimas yra vienas iš pagrindinių uždavinių, kurio sprendimas priklauso nuo įmonės pažangos laipsnio. Kiekvienais metais informacijos mainų intensyvumas įmonėje neišvengiamai auga ir komplikuojasi, todėl vis aktualesnė tampa informacijos srautų aprašymo, analizės ir tyrimo metodų kūrimo problema. Jai išspręsti nagrinėjama: organizacijos analizė; dokumentų srauto schemos tobulinimas; automatizuotų informacinių paramos sistemų kūrimas. Informacijos srautų tyrimas suteikia bendrą supratimą apie valdymo objektų funkcionavimą ir yra pirmasis organizacijos analizės žingsnis. Šiame etape galima išspręsti nemažai problemų dėl dokumentų srauto schemos tobulinimo. Tolesnis informacijos srautų tyrimas leidžia identifikuoti objekto informacijos rodymo elementus, ryšį tarp jų, informacijos srautų struktūrą ir dinamiką.
Įmonių vadovų savalaikio aprūpinimo operacine informacija problemas daugiausia lemia įmonės informacijos srautų sistemos netobulumas. Kursiniame darbe aptariamos tipinės Rusijos įmonių informacijos srautų sistemos problemos ir požiūris į jų analizę kontrolės sampratoje.
Kursinio darbo tikslas – Elektra-N LLC pavyzdžiu ištirti būdus, kaip sukurti efektyvią darbo eigą įmonėje ir būdus, kaip pagerinti informacijos srautų sistemą.
Tyrimo objektas – šioje srityje besispecializuojančios LLC „Elektra-N“ informacijos srautai ir darbo eiga elektronines sistemas saugumo ir gyvybės palaikymo V. Novgorodo mieste.
Tyrimo objektas – įmonės OOO „Elektra-N“ dokumentų apyvartos efektyvinimas ir informacijos srautų sistemos tobulinimas.
Atsižvelgiant į tikslą, nustatomos šios užduotys:
- apsvarstyti informacijos srautų sampratą;
laikyti tipišku informacinės problemosįmonės;
apsvarstyti informacijos srautų sistemos organizavimą;
išanalizuoti dokumentų apyvartos įmonėje kryptį ir intensyvumą bei būdus ją gerinti.
1. Informacijos srautai ir darbo eiga įmonėje
1.1 APIBRĖŽIMAI
Informacijos srautai – tai fizinis informacijos judėjimas iš vieno įmonės darbuotojo kitam arba iš vieno padalinio į kitą. Informacijos transformavimas (apskaitos įrašas) nelaikomas informacijos srautais.
Informacijos srautų sistema – tai fizinių informacijos judėjimų visuma, leidžianti vykdyti bet kokį procesą, įgyvendinti bet kokį sprendimą. Labiausiai paplitusi informacijos srautų sistema yra informacijos srautų suma, leidžianti įmonei vykdyti finansinę ir ūkinę veiklą.
Informacijos srautai užtikrina normalią organizacijos veiklą. Darbo su informacijos srautais tikslas – optimizuoti įmonės darbą.
1.2 VADOVŲ INFORMACIJA – TIPINĖS PROBLEMOS
Įmonės vadovai (generalinis direktorius, finansų direktorius, tarnybų vadovai) privalo turėti operatyvinę informaciją, kad, atsiradus nukrypimams nuo plano, pirmiausia išlaidų atžvilgiu, galėtų laiku priimti korekcinius sprendimus.
Tradiciškai informaciją faktinių įmonės išlaidų sąmatos forma teikia buhalterija. Duomenys sąmatos ir atskirų produktų tipų skaičiavimų forma pateikiami po to:
apdorojamos sąskaitos už elektrą, dujas, vandenį;
dirbtuvių paslaugų tarpusavyje ir trečiosioms šalims apskaičiavimas;
buvo sukauptas ilgalaikio turto nusidėvėjimas;
paskirstytos pridėtinės išlaidos tarp parduotuvių ir produktų rūšių;
buvo kaupiami mokesčiai į biudžetą ir daromi atskaitymai į nebiudžetines lėšas.
Palyginęs faktines išlaidų sąmatas su pajamomis, buhalterija apskaičiuoja finansinį rezultatą.
Šiandien daugumoje Rusijos pramonės įmonių šios operacijos (sąskaitų uždarymas, sąnaudų ir finansinių rezultatų formavimas) atliekamos kas mėnesį, t.y. įmonės planavimo skyrius nustato mėnesio produkciją, sąnaudas ir finansinį rezultatą, o po to apskaičiuoja faktinius duomenis ir palygina juos su planuojamais.
Šios sistemos trūkumas yra neefektyvumas. Sąskaitų uždarymas, sąnaudų ir finansinių rezultatų apskaičiavimas iš buhalterijos užtrunka tiek daug laiko, kad dažniausiai faktinė išlaidų sąmata gaunama iki kito mėnesio 20 d. Tai reiškia, kad priimdamas sprendimą vadovas yra priverstas operuoti dviejų mėnesių senumo duomenimis ir labiau pasikliauti savo intuicija. Greitai galima pateikti tik informaciją apie pagamintos produkcijos kiekį (kasdieninė ataskaita iš cecho) ir pinigų judėjimą einamojoje sąskaitoje (mokėjimo pavedimus ir išrašus finansų skyrius gauna kasdien).
Dėl to, kas išdėstyta pirmiau, būtina sukurti sistemą, skirtą įmonių vadovams teikti operatyvinę informaciją apie pajamas ir išlaidas. Tokios sistemos sukūrimas yra svarbus kontrolės tarnybos uždavinys: informaciją apie išlaidas vadovai turėtų gauti dažniau nei kartą per mėnesį. Norėdami tai padaryti, būtina sutvarkyti reikalus įmonės informacijos srautuose.
1.3 ĮMONIŲ INFORMACINĖS PROBLEMOS
Minėta situacija teikiant įmonės vadovams operatyvinę informaciją susidarė dėl informacijos srautų organizavimo trūkumų. Tarp tipiškų Rusijos įmonių informacijos srautų sistemos trūkumų yra šie:
pateiktos informacijos dubliavimas;
aktualios (esminės) informacijos trūkumas;
vienareikšmiško atsakomybės už dokumentus paskirstymo trūkumas;
nesavalaikis informacijos pateikimas;
informacija gali nepasiekti adresato;
gavus informaciją gali prireikti paaiškinimų.
Svarbus kontrolės tarnybos uždavinys – tobulinti informacijos srautų sistemą, keisti dokumentų perdavimo algoritmus, automatizuoti informacijos perdavimą.
Kontroliavimo informacijos srautų sistema turėtų būti organiškai integruota į bendrą įmonės informacijos srautų sistemą, kitaip įmonės darbuotojai atmes jiems taikomą schemą.
Būtina išanalizuoti įmonėje esančios informacijos srautų sistemos funkcionavimą, ar nėra „kliūčių“, papildomų nuorodų (tam kontrolieriai turi turėti reikiamus įgaliojimus). Įvedus valdymo sistemą, pertvarkoma ir optimizuojama informacijos srautų sistema – visas įmonės ekonominių dokumentų srautas.
1.4 REIKALAVIMAI INFORMACIJOS SRAUTŲ SISTEMAI
Informacija, kuri renkama Kontroliavimo sistemoje tvarkymui ir
analizė turi atitikti šiuos reikalavimus:
savalaikiškumas, t.y. informacija apie išlaidas, pajamas, pelną turėtų ateiti tada, kai dar prasminga ją analizuoti;
patikimumas;
aktualumą, t.y. informacija turėtų padėti priimti sprendimus;
naudingumas (informacijos naudojimo poveikis turėtų padengti jos gavimo išlaidas);
užbaigtumas, t.y. neturėtų būti praleidimų;
suprantamumas, t.y. informacija neturėtų būti reikalaujama „iššifruoti“;
gavimo reguliarumas.
Valdymo sistema sprendžia savo užduotis automatizavimo srityje įmonėje. Išsamios informacijos apie išlaidų centrus apdorojimo sudėtingumas yra didžiulis, sunku ją apdoroti rankiniu būdu. Parduotuvių (filialų, sandėlių, parduotuvių) ekonomistai iš karto reikalauja automatizuoti savo darbą, nes jiems darbas valdymo sistemoje yra papildoma našta, net jei planinė ir aktuali informacija renkama kartą per mėnesį. Jei informacija renkama kartą per savaitę, padaliniai fiziškai nespės apdoroti ir pateikti informacijos kontroliuojančiajai tarnybai, kuri savo ruožtu nespės apibendrinti visų įmonės duomenų. Todėl, jei operacijų ir sąskaitų likučių ar nusidėvėjimo apdorojimas yra automatizuotas, arba apskaičiavimas darbo užmokesčio, tokiu pat būdu patartina automatizuoti ir valdymo darbą.
1.5 INFORMACIJOS SRAUTŲ SISTEMOS ORGANIZAVIMAS
Norint sukurti informacijos srautų sistemą, būtina:
nustato teiktinos informacijos struktūrą;
išanalizuoti esamą dokumentų srautą įmonėje;
vystytis nauja sistema darbo eiga.
Informacinė struktūra visų pirma apima pajamų ir sąnaudų rūšių klasifikavimą pagal skaičiavimo objektus (pagal padalinius, produktus, sutartis).
Darbo eigos analizės metu reikėtų išsiaiškinti: ar galima surinkti informaciją apie išlaidų rūšis, pavyzdžiui, mėnesio viduryje, kokios kliūtys egzistuoja, ką reikia daryti, kad jos pašalintos? Pasirodo, galima įpareigoti sandėlininkus pateikti duomenis apie medžiagų sunaudojimą (limito tvoros korteles) mėnesio viduryje, o ne tik pabaigoje; kad laikininkai gali kasdien įvesti duomenis iš darbo laiko apskaitos žiniaraščio į darbo užmokesčio programą ir t.t. Kontroliavimo tarnyba gali nurodyti finansų direktoriaus arba generalinio direktoriaus vardu pateikti duomenis dažniau.
Kontroliavimo tarnyba turi susitarti su buhalterija dėl cechų duomenų įvedimo pagal sąnaudas, kad kontroliavimo tarnyba atrinktų informaciją iš duomenų bazės ir ją apdorotų pagal savo „kontrolės taisykles“, t.y. gautos suvestinės analitinės formos. Apdorojant kontrolinius duomenis gaunami „ne visai tikslūs“ buhalteriniu požiūriu, tačiau šio tikslumo pakanka priimant valdymo sprendimus. Būtent šių 95% patikimų duomenų šiandien reikia finansų direktoriui, o po mėnesio – 100% tikslių apskaitos ataskaitų – tai informacija, kuri yra nenaudinga priimant operatyvaus valdymo sprendimus.
Kontroliavimo tarnyba nedaro sąskaitų, neperskaičiuoja apyvartų ir nekeičia sąskaitų likučių – tai buhalterinės apskaitos prerogatyva. Kontrolingo paslauga analizuoja duomenis ir grupuoja juos pagal tam tikras charakteristikas: kintamuosius ir konstantas, susijusius su konkrečiu išlaidų centru ir nesusijusius ir kt. Todėl kontrolės tarnyba netrukdo apskaitos skyriui, o tai leidžia jiems dirbti kaip viena komanda.
1.6 INFORMACIJOS SRAUTŲ ANALIZĖ
Analizuodama įmonės informacijos srautus, kontrolės tarnyba tiria informacijos atsiradimo, judėjimo ir apdorojimo procesus, dokumentų apyvartos kryptį ir intensyvumą įmonėje.
Informacijos srautų analizės tikslas – nustatyti informacijos dubliavimosi, pertekliaus ir trūkumo taškus, jos gedimų ir vėlavimų priežastis.
Labiausiai paplitęs ir, regis, praktiškiausias informacijos srautų analizės metodas yra informacijos srautų planavimas. Norėdami sudaryti informacijos srautų grafikus, turėtumėte žinoti (arba patys sukurti) tam tikras jų sudarymo taisykles ir atskirų elementų simbolius.
Kiekvienas informacijos srautas – vienas informacijos judėjimas – turi šias savybes:
dokumentas (kuriame fiziškai yra informacija);
problemos (kuriai įmonės veiklos sričiai priklauso informacija: pirkimams, produkcijos pardavimui, mėnesio uždarymui ir suvestinių išlaidų gavimui, planavimui ir kt.);
atlikėjas (asmuo, kuris perduoda šią informaciją);
periodiškumas (perdavimo dažnis: kas mėnesį, kas ketvirtį, kasdien).
Įmonė išskiria du informacijos srautų detalumo lygius:
įmonės lygmeniu detalizavimas vykdomas iki cecho (padalinio) lygmens, t.y. informacija perduodama tarp įmonės parduotuvių ir paslaugų;
įmonės cecho (padalinio) lygiu detalizavimas atliekamas iki darbovietės lygio, t.y. informacija perduodama tarp parduotuvės darbuotojų ir su parduotuve susijusių paslaugų.
Svarbu laikytis vienodų taisyklių, kurios įgalina analitinę tarnybą kalbėti ta pačia kalba su kitais informacijos srautų analizės proceso dalyviais (finansinės ir ekonominės paslaugos, automatikos skyrius ir kt.). Įmonės lygmeniu patartina sudaryti informacijos srautų grafikus atskiroms problemoms spręsti, kadangi informacijos srautų (ryšių) skaičius yra labai didelis, todėl sunku nustatyti vieną algoritmą. Atskirų seminarų lygiu leidžiama sudaryti bendrą informacijos srautų grafiką visoms problemoms, nes čia srautų (ryšių) skaičius nėra per didelis, nors galima sudaryti kiekvienos problemos grafikus.
Prie informacijos srautų grafiko pridedamas informacijos nuorodų iškodavimas įmonėje ar padalinyje.
Sudarytas informacijos srautų grafikas turi reikšmingą trūkumą – dėl didelio informacijos nuorodų skaičiaus sunku ją skaityti ir analizuoti, tačiau būtent informacijos srautų analizė buvo sudarymo grafiko tikslas. Todėl patartina parengti grafikus, kuriuose būtų vaizduojami ne statiški santykiai tarp padalinių, o su konkrečios darbo užduoties įgyvendinimu susijęs dokumentų srautas.
2. ĮMONĖS UAB "ELECTRA-N" EKONOMINĖS CHARAKTERISTIKOS
2.1 ELEKTRA-N LLC APRAŠAS
Organizacija Elektra-N LLC yra teritoriškai įsikūrusi adresu: Veliky Novgorod, B. Sankt Peterburgo g., 80.
Įmonė „Elektra-N“ buvo įkurta 1991 m. Iš pradžių ji užsiėmė specialios televizijos įrangos, skirtos moksliniams tyrimams, kūrimu. Nuo 1993 m. specializuojasi elektroninės apsaugos ir gyvybės palaikymo sistemų srityje. Šiuo metu įmonėje dirba daugiau nei 30 žmonių. „Elektros“ įmonių grupės dalis.
Pagrindinė įmonės veikla yra:
- objektų saugos koncepcijų kūrimas;
- bet kokio sudėtingumo objektų apsaugos sistemų projektavimas;
- įrangos tiekimas, apsaugos sistemų montavimas;
- apsaugos sistemų techninė ir eksploatacinė priežiūra;
- personalo mokymai, konsultacijos elektroninių apsaugos sistemų ir apsaugos sistemų srityje;
- kompiuterinių vaizdų registravimo sistemų kūrimas ir gamyba fotonikos, didelės spartos fotografijos ir spektrometrijos reikmėms;
- inžinerinių tinklų ir sistemų, proceso įrangos projektavimas ir montavimas;
- darbų atlikimas pastatų ir statinių priešgaisrinei saugai užtikrinti;
- LAN projektavimas ir montavimas.
Elektra-N LLC organizacinė struktūra apima:
- įmonės valdymo aparatai
- finansų ir rangos skyrius
- rinkodaros ir inovacijų skyrius
- Informacinių technologijų katedra
- technikos departamentas
- projektų skyrius
- surinkimo skyrius
- logistikos skyrius
- Pardavimų skyrius
- įrangos eksploatavimo skyrius.
Atsakomybės ir įgaliojimai organizacijoje išsidėstę iš viršaus į apačią, t.y. nuo vyresniųjų vadovų iki žemesnių vadovų. Savo ruožtu žemesnio lygio vadovai vadovauja specializuotoms organizacijos postruktūroms pagal funkcines charakteristikas. Taigi toks darbo organizavimo būdas atitinka linijinę-funkcinę valdymo struktūrą.
Apskaitos informacijos apdorojimo ir dokumentų srauto technologiją kuria, papildo ar patikslina pats vyriausiasis buhalteris arba buhalteriai, vadovaujami vyriausiojo buhalterio.
2.2 ELECTRA-N LLC FINANSINĖS PADĖTIES AIŠKIAI ANALIZĖ
Išsamios įmonės finansinės būklės analizė
Horizontali ir vertikali įmonės turto analizė
| Įmonės lėšos | 2007 metų pradžioje | 2007 metų pabaigoje | Augimas | |||
| tūkstančius rublių. | Dalintis, % | tūkstančius rublių. | Dalintis, % | tūkstančius rublių. | Dalintis, % | |
| Ilgalaikis turtas | 678 | 22,30% | 1033 | 14,86% | 355 | -7,44% |
| Turimas turtas | 2362 | 77,70% | 5919 | 85,14% | 3557 | 7,44% |
| Įskaitant lauke: | ||||||
| gamyba | 264 | 11,18% | 84 | 1,42% | -180 | -9,76% |
| apeliacinius skundus | 2098 | 88,82% | 5835 | 98,58% | 3737 | 9,76% |
| Iš jų trumpalaikis turtas: | ||||||
| su minimalia investavimo rizika | 249 | 10,54% | 2021 | 34,14% | 1772 | 23,60% |
| su maža investavimo rizika | 2113 | 89,46% | 3898 | 65,86% | 1785 | -23,60% |
| didelės rizikos investicija | - | - | - | - | - | - |
| Iš viso | 3040 | 100,00% | 6952 | 100,00% | 3912 | - |
| Įskaitant: | ||||||
| nepiniginio turto | 935 | 30,76% | 753 | 10,83% | -182 | -19,93% |
| piniginis turtas | 2105 | 69,24% | 6199 | 89,17% | 4094 | 19,93% |
Horizontali įmonės turto analizė rodo, kad absoliuti jo suma per ataskaitinį laikotarpį padidėjo 3912 tūkst. Tai rodo, kad įmonė padidino savo ekonominį potencialą. Vertikali balansinio turto analizė, atspindinti kiekvieno straipsnio dalį visoje balanso valiutoje, leidžia nustatyti kiekvienos turto rūšies pokyčių reikšmę. Iš gautų duomenų matyti, kad analizuojamos įmonės turto struktūra iš esmės nepasikeitė: pagrindinio kapitalo dalis sumažėjo 7,44%, o apyvartinio kapitalo dalis atitinkamai padidėjo 7,44%. O trumpalaikis turtas gamybos ir apyvartos sferoje pasikeitė gana smarkiai: gamybos sferoje sumažėjo 14,65%, o apyvartos sferoje padidėjo 14,65%. Visoje balanso valiutoje didelę dalį užima piniginis turtas, per ataskaitinius metus jų dalis padidėjo 19,93%.
Inventorizacijos analizė
| Rodikliai | Laikotarpio pradžioje | Laikotarpio pabaigoje | pokyčius | |||
| Tūkstantis rublių. | Dalintis % | Tūkstantis rublių. | Dalintis % | Tūkstantis rublių. | Dalintis % | |
| Atsargos, įskaitant: | 264 | 100 | 84 | 100 | -180 | - |
| - žaliavos ir reikmenys | 103 | 39,02 | 0 | 0 | -103 | -39,02 |
| -pagaminta produkcija ir prekės perpardavimui | 77 | 29,17 | 3 | 3,57 | -74 | -25,6 |
| - Būsimos išlaidos | 84 | 31,82 | 81 | 96,43 | -3 | +64,61 |
Nagrinėjamu laikotarpiu bendra atsargų suma sumažėjo 180 tūkst. rublių, o tai neigiamai veikia įmonės veiklą. Taip pat žaliavų ir medžiagų kiekis sumažėjo 103 tūkst. rublių, o būsimų laikotarpių sąnaudos sumažėjo 3 tūkst. Gatavos produkcijos ir perparduoti skirtų prekių dalis metų pabaigoje sumažėjo 25,6 proc., o tai yra nesveika įmonės veiklos tendencija.
Gautinų sumų analizė
Atlikti skaičiavimai rodo, kad gautinos sumos išaugo daugiau nei 2 kartus ir metų pabaigoje siekė 3814 tūkst.. Visi lentelėje pateikti duomenys liudija apie neigiamus ataskaitinių metų įmonės veiklos rezultatus.
Įmonės analitinis balansas
| Turtas | suma | Pasyvus | suma |
| 1. Ilgalaikis turtas | 1033 | 1. nuosavos lėšos | 4577 |
| 2. apyvartinis kapitalas: | 5919 | 2. ilgalaikiai skolinti šaltiniai | 0 |
| - atsargos ir išlaidos | 84 | 3. trumpalaikiai skolinti šaltiniai:
- trumpalaikės banko paskolos - mokėtinos sumos |
2375 |
| - gautinos sumos | 3814 | 0 | |
| - grynieji pinigai | 2021 | 2375 | |
| - trumpalaikės finansinės investicijos | 0 | ||
| - PVM | 0 | ||
| - kiti | 0 | 4. Kiti įsipareigojimai | 0 |
| Iš viso | 6952 | Iš viso | 6952 |
Metų pabaigoje bendrovė turi 6952 tūkst. rublių turto. ir įsipareigojimai už tą pačią sumą. Įmonės turtas parodo įmonės lėšų išdėstymą, o įsipareigojimas – iš kur buvo gautos lėšos joms įsigyti.
Pinigų srautų analizė
Grynųjų pinigų suma metų pradžioje siekė 249 tūkstančius rublių, o metų pabaigoje – 2021 tūkst. Tai rodo, kad įmonės pajamos auga, o įmonės grynųjų pinigų padidėjimas teigiamai veikia balanso likvidumą.
Įsipareigojimų analizė
| Kapitalo šaltinis | Lėšų prieinamumas, tūkstančiai rublių | Lėšų struktūra, proc. | ||||
| Laikotarpio pradžioje | Laikotarpio pabaigoje | pakeisti | Laikotarpio pradžioje | Laikotarpio pabaigoje | pakeisti | |
| Nuosavas kapitalas | 811 | 4577 | +3766 | 26,68 | 65,84 | +39,16 |
| Skolintas kapitalas | 2229 | 2375 | +146
ir tt................ |
|||
|
* Pastaba. Kūrinio unikalumas nurodomas išleidimo datą, dabartinė vertė gali skirtis nuo nurodytos. |
||||||
Informacijos valdymas reiškia informacijos palaikymo sistemų organizavimą ir naudojimą, skirtą gamybos ir verslo procesams įmonėje. Jis pagrįstas sisteminiu požiūriu, apimančiu visą veiklą, susijusią su procesų planavimu ir valdymu, kuriais siekiama suteikti įmonei svarbią informaciją. Kiekviena įmonė turėtų turėti savo informacinės paramos integravimo strategiją priimant sprendimus, kurią lemia gaminio paso duomenys, jo gyvavimo ciklas ir gamybos technologija, pasirinktas duomenų apdorojimo būdas, informacijos perdavimo klientams ir partneriams priemonės, kiti veiksniai.
Logistikos proceso informacinio palaikymo svarba yra itin didelė. Pabrėždami savarankišką informacijos srautų ir išteklių valdymo įmonės veiklos efektyvumo svarbą, daugelis ekspertų išskiria ypatingą, informacinę logistiką.
Iš tiesų, efektyvaus kontroliuojamo medžiagų srauto centre turėtų būti veiksmingai kontroliuojamas informacijos srautas. Galimi trys medžiagų ir informacijos srautų sąveikos variantai, kai informacija yra priekyje, lydi ir paaiškina medžiagų srautą jam praėjus.
Informacijos srautu prieš medžiagą siekiama pašalinti kliūtis gamybos procese. Priešinga kryptimi vykstančiame informacijos sraute, kaip taisyklė, yra informacija apie užsakymą; pažangus informacijos srautas pirmyn – tai preliminarūs pranešimai apie artėjantį krovinio atvykimą.
Kartu su medžiagų srautu yra informacija apie kiekybinius ir kokybinius medžiagų srauto parametrus, tai leidžia greitai ir teisingai identifikuoti inventoriaus prekes ir išsiųsti jas į paskirties vietą.
Informacijos srauto praėjimas, atsiliekantis nuo materialinio srauto, dažniausiai leidžiamas tik pastarajam įvertinti. Po medžiagų srauto priešinga kryptimi gali praeiti informacija apie krovinio priėmimo rezultatus kiekybiniu ir kokybiniu požiūriu, įvairios pretenzijos, patvirtinimai, informacija apie tarpusavio atsiskaitymus ir kt.
Informacinės pagalbos logistikoje tikslas – įgalinti medžiagų ir gaminių judėjimo valdymą, kontrolę ir integruotą planavimą. Tam reikia visiškai kontroliuoti visą sukurtos ir perduodamos informacijos masę. Vis aktualesnė tampa nuolatinės sistemos funkcionavimo rezultatų apskaitos problema, kuri prisideda prie operatyvaus pokyčių tiek konstruojant, tiek įgyvendinant gamybos procesų eigą ir gaminių paskirstymą. Šiandien sekasi toms įmonėms, kurios sugeba kuo greičiau surinkti ir apdoroti patikimą informaciją (apie finansų ir sandėlių būklę, apie medžiagų judėjimą, kainas iš konkurentų ir pan.) ir, išanalizavusios, padaryti vieną ar. kitas sprendimas – kad neatsilikti ir žaisti į priekį.
Parametrų ir duomenų transformavimas į valdymo informaciją vyksta pagal tam tikrus principus. Pagrindinis – minimalaus reikalingo informacijos kiekio principas, kuris grindžiamas informacijos universalizavimo ir optimalaus detalizavimo principais. Ne mažiau svarbus yra surinktos informacijos patikimumo principas. Didelis atsirandančių įvykių atsitiktinumo laipsnis dažnai lemia nestabilius laikino pobūdžio rodiklius, kurie gali turėti didelės įtakos kitų, nors ir laikinų, bet reikšmingų, rodiklių vertei. Iš šiuolaikinės gamybos dinamikos ir atsitiktinio kintamumo išplaukia poreikis laikytis pastovumo principo renkant pramoninę ir komercinę informaciją.
Informacijos srauto valdymas apima šių pagrindinių tipinių funkcijų įgyvendinimą:
Srauto filtravimas, t.y. atrankinis kai kurių informacijos duomenų ir dokumentų apdorojimas bei kitų informacijos duomenų ir dokumentų atmetimas;
- informacijos kaupimas ir duomenų saugojimas informacijos masyve;
- informacijos srautų sujungimas ir atskyrimas informacinės sistemos struktūroje ir ryšių tinkluose;
- informacijos srautų transportavimas;
- įvairios elementarios-informacinės transformacijos;
- informacijos apdorojimas, skirtas gauti duomenis, susijusius su logistikos operacijų įgyvendinimu.
Logistikos sistemos informacinė paslauga turi atitikti tam tikrus organizacinius reikalavimus.
Tarp pagrindinių yra šie:
A) sistemingas aptarnavimas, kuris pasireiškia:
- informacinių paslaugų rūšių kompleksiškumu, atsižvelgiant į vartotojų veiklos pobūdį ir jų sprendžiamas užduotis logistikos procesuose;
- visapusiškai tenkinant informacijos poreikius, kylančius iš darbuotojų logistikos sistemoje;
b) paslaugos patikimumas, reiškiantis tokį informacijos teikimą, kai kiekviename darbo etape vartotojas gauna visą jam reikalingą informaciją tinkamu laiku ir jam patogiausia forma;
c) paslaugos užbaigtumas, o tai reiškia:
- vartotojo atliktų darbų aprėpties išsamumas;
- iš informacijos srauto jam parinktos būtinos informacijos pateikimo konkrečiam vartotojui išsamumas;
d) paslaugų diferencijavimas, kurį sudaro tai, kad kiekvienam vartotojui individualiai suteikiama informacija, padedanti išspręsti jam pavestas užduotis logistikos procese.
Pagrindiniai logistikos informacinio komponento komponentai yra informacijos apdorojimo ir logistikos duomenų perdavimo sistemos. Valdymo sprendimams priimti reikia ne tik įprastų duomenų generavimo, rinkimo ir apdorojimo technologijų prieinamumo, bet ir informacinės infrastruktūros sukūrimo, t.y. sukurti duomenų rinkimo ir apdorojimo sistemą iš anksto nustatytuose tiekimo grandinės taškuose, keistis informacija tarp taškų ir perduoti informaciją įvairiems valdymo lygiams.
Didelė surinktų duomenų įvairovė ir apimtis reikalauja sistemingo požiūrio į jų apdorojimą. Pasaulyje įvairios informacijos, perduodamos per informacinę ir telekomunikacijų infrastruktūrą, apimtys padvigubėja kas 2-3 metus. „Informacijos pertekliaus“ problema šiandien sprendžiama iš viso duomenų masyvo išimant vartotojo poreikiams reikalingą informaciją, pasitelkiant tobulas informacijos cirkuliavimo, tolesnio apdorojimo ir savalaikio atnaujinimo priemones. Šiuolaikinės technologijos leidžia spręsti vidinės ir išorinės informacijos suspaudimo, komerciškai naudingų sąsajų panaudojimo, bendrų žinių perdavimo tarp organizacijos padalinių ir bendradarbiavimo partnerių klausimus.
Spartus vietinių sistemų tinklų, turinčių viršregioninę ir net tarptautinę struktūrą, plėtra lemia klasikinių informatikos darbo sričių atmetimą ir platų telekomunikacijų naudojimą. Tinkamos komunikacijos struktūros sukūrimas ir veikimas yra susijęs su informacijos valdymo užduotimis, tačiau, skirtingai nuo visuotinai priimto supratimo apie informacijos valdymą informacijos logistikoje, informacijos srautai tarp veiksmų (operacijų), skirtų įmonių viduje ir tarp įmonių koordinavimui, yra pirmame plane.
Logistinės informacijos apdorojimas
Logistikos sistemoje visa pasirengimo ir sprendimų priėmimo eiga daugiausia yra informacijos srauto apdorojimo procesas. Pilnas ir savalaikis informacijos apdorojimas turėtų užtikrinti stabilų ryšį tarp tiekimo procesų, atsižvelgiant į gamybos poreikius ir tenkinant esamus užsakymus. Esant tokioms sąlygoms, informacijos trūkumas ar greitas jos gavimas gali sutrikdyti įmonės aprūpinimą tam tikros rūšies ištekliais, gedimus gamybos procese, sumažėti vartotojų aptarnavimo kokybė.
Efektyvus medžiagų srautų valdymas neįmanomas, jei nėra galingos informacinės sistemos, kuri įvairių lygių vadovams suteiktų reikiamą ir patikimą informaciją logistikos sistemos funkcionavimui planuoti ir stebėti. Valdymo sprendimų priėmimas neįsivaizduojamas be tinkamo keitimosi informacija tarp skirtingų valdymo lygių, be informacijos struktūros, apibrėžtos informacijos srautų tarp šaltinių ir gavėjų iš viršaus į apačią (procesų valdymas), iš apačios į viršų sistema. (procesų valdymas) ir tarp lygiagrečių skirtingų funkcinių tikslų padalinių.
Idealiu atveju informacinė sistema atlieka „centrinės nervų sistemos“ vaidmenį, susiejant gamybos planą, logistikos planą ir pardavimus bei užtikrina integruotą logistikos sistemoje cirkuliuojančių medžiagų ir informacijos srautų valdymą.
Įmonės informacinė sistema šiandien užtikrina optimalų gamybos, atsargų, transporto priemonių, gaminių kokybės, rūšiavimo ir pakavimo valdymą, prastovų eliminavimą, gamybos priežiūrą ir kt. Ji ne tik planuoja gamybą pagal patobulintus metodus, stebi darbo plano įgyvendinimą, rengia technologinius žemėlapius, tvarko finansus ir darbo išteklius, bet ir atlieka nemažai „negamybinių“ funkcijų. Tarp jų – garantinio aptarnavimo kontrolė, gatavos produkcijos platinimas ir rinkodara.
Reikia nepamiršti, kad įmonės informacinės sistemos sukūrimas reikalauja didelių išlaidų, kurių pagrįstumas priklauso nuo aiškaus logistikos informacinių poreikių identifikavimo.
Informacijos poreikių nustatymo procesas gali būti laikomas „kompromisu“ tarp atitinkamos informacijos gavimo sąnaudų ir rizikos mažinimo naudos, gaunamos iš tos informacijos. Panašiai sprendžiami klausimai apie informacinėje sistemoje saugomos informacijos kiekį, jos perdavimo greitį, apdorojimą ir pan.
Kartu kuriant informacinę sistemą reikėtų atsižvelgti į tai, kad informacijos kiekio ir kokybės poreikis skirtinguose valdymo hierarchinės struktūros lygiuose nėra vienodas. Tai reiškia, kad informacinė sistema kiekvienam hierarchiniam lygiui turi pateikti informaciją, reikalingą sprendimui priimti tame konkrečiame lygyje.
Šiuolaikinės informacinės sistemos iš esmės yra automatizuotų įmonių valdymo sistemų evoliucinės plėtros rezultatas. Naujos ekonominės sąlygos lėmė įmonės valdymo uždavinių pasikeitimą. Dėl to atsirado nauji reikalavimai automatizuotoms informacinėms sistemoms.
Šiuolaikinė informacinė sistema yra įtraukta į integruotą logistikos ir gamybos valdymą, užtikrinantį racionalius verslo procesus.
Modernus Informacinės technologijos suteikti tris privalumus. Tai kaštų mažinimas optimizuojant verslo procesus, įskaitant jų „suspaudimą“ laiku, garantuotas užsakymų įvykdymas reikiamu kiekiu ir laiku, gaminių kokybės užtikrinimas per gamybos kokybę ir valdymo technologijas.
Automatinės įmonės valdymo sistemos įdiegimas leidžia padidinti pardavimus bent 15%, o ekonominis nuostolių mažinimo efektas apmoka visas sistemos sąnaudas per 1-2 ketvirčius nuo jos pilno veikimo pradžios. Tuo pačiu metu veiklos nuostoliai arba negautas pelnas sumažėja 80-90%, o strateginiai nuostoliai - 60-90%.
Pavyzdžiui, tyrimai rodo, kad bendras sistemos diegimo efektas mažinant nuostolius pardavimo procese yra ne mažiau kaip 2% pardavimų. Tai visų pirma lemia nuostolių, atsirandančių dėl produkcijos tiekimo sutrikimų dėl gedimų ir tiekimo planavimo klaidų, neišsamios ar prarastos informacijos, dėl mažo paraiškų apdorojimo greičio, mažo lankstumo atsižvelgiant į klientų poreikius, sumažinimo. ir kt. Skaičiuojant gaunamas beveik tas pats skaičius ekonominį efektą sumažinti nuostolius valdant atsargas. Sistema leidžia gauti stebėjimo režimu informaciją apie konkretaus materialinio ištekliaus būklę bet kurioje saugojimo vietoje pagal visus išorinius ir vidinius jo judėjimo dokumentus, o tai leidžia užtikrinti nuolatinį inventorizavimo režimą.
Informacinė sistema turėtų užtikrinti visos informacijos, būtinos priimant valdymo sprendimus, registravimą, saugojimą ir apdorojimą.
INFORMACIJOS SRAUTŲ VALDYMO SISTEMOJE TOBULINIMAS
1.2. Bendravimo procesas ................................................ ..................................................
1.3. Informacinė vadovybės parama ir jos sudėtis. Informacijos srautai ................................................... .................................................. .............................. keturiolika
2. INFORMACIJOS SRAUTŲ TYRIMO METODINIAI ASPEKTAI .............................................. .............................................................. ................... ............... aštuoniolika
2.1. Informacinio palaikymo tyrimo metodai ................................... 18
2.2. Grafiniai ir matriciniai informacijos tyrimo metodai ............... 21
2.3. CASE technologijų taikymas kuriant informacinę sistemą................................................ .......................................................... .......................................................... ...... 29
3. INFORMACIJOS SRAUTŲ TOBULINIMAS UAB „ELECTRIC AGGREGATE“ VALDYMO SISTEMOJE................................. .................................. 37
3.1. Informacinių ryšių tarp funkcinių įmonės padalinių diagnostinė analizė................................................ ................................................................ .........
3.2. Grafinio ir matricinio darbo eigos modelio kūrimas ......
3.3. Informacijos srautų tobulinimo krypčių pagrindimas 43
IŠVADA.................................................. .................................................. 44
NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS................................................ .................. 45
PROGRAMOS................................................. ................................................... .46
ĮVADAS
1 ĮMONĖS VALDYMAS: SISTEMOS PERŽIŪRA
1.1 Valdymo posistemio sudėtis
Valdymo organizavimo analizė yra sudėtingas tarpusavyje susijęs procesas, tiriantis valdymo ciklo struktūrą ir turinį, valdymo darbo organizavimą, informaciją, techninę ir matematinę paramą, organų sudėtį ir valdymo išlaidas. Analizė yra pirmasis etapas ir atspirties taškas kuriant bet kokią valdymo tobulinimo veiklą. Tai leidžia jums duoti pilnas aprašymas valdymo sistemos elementus, struktūrinius padalinius ir lygius, įvertinti jų būklę ir pagrįsti tolesnės plėtros kryptis. Atsižvelgiant į užsibrėžtus tikslus ir uždavinius, analizė gali apimti skirtingas kontrolės sistemos dalis, turėti skirtingą detalumo laipsnį ir baigtis įvairios medžiagos parengimu, tačiau analizės metodologinis pagrindas ir pradinės pozicijos išlieka tos pačios.
Analizė susideda iš trijų tarpusavyje susijusių darbo etapų:
Rinkti informaciją apie valdymo organizacijos būklę, atskirus jos elementus, procesus ir objektus tiriamose ir panašiose pramonės šakose;
Nagrinėjamo proceso ar objekto aprašymai naudojant rodiklių sistemą ir nustatant ryšį tarp jų;
Suformuotos rodiklių sistemos apdorojimas įvairių metodų ir užduočių sprendimo būdus.
Pirmojo analizės etapo įgyvendinimas yra informacijos formavimo darbas. Antrasis etapas yra susijęs su tiriamą valdymo organizacijos dalį apibūdinančių rodiklių sistemos parinkimu; jų matavimo metodų kūrimas ir jų santykių aprašymas. Trečiasis darbo etapas atliekamas skirtingai, priklausomai nuo analizuojamo objekto charakteristikų ir prieš analizę iškeltos užduoties, skirtingais laipsniais taikant kokybinius ir kiekybinius metodus.
Valdymo procesas gali būti vertinamas statikoje, t. y. kaip sustingęs tam tikru momentu, ir dinamikoje (atsižvelgiant į judėjimą ir vystymąsi).
Valdymo organizavimo analizė gali būti išsami (išsami) arba tirti kurią nors sistemos dalį (teminė analizė); gal būt globalus, turinčios įtakos visiems pagrindiniams valdymo lygiams ir grandims, arba vietinis, paliesdami vieną iš tam tikrų lygių arba saitų.
Visą sistemos analizės proceso seką sudaro 9 etapai:
I. Problemos formulavimas.
II. Tyrimo struktūrizavimas ("tipinio" tikslų medžio kūrimas).
III. Valdymo objekto modelio sudarymas.
IV. Valdymo objekto būsimo būsenos prognozavimas; rizikos vertinimas“
V. Sistemos diagnostika ir valdomos sistemos kūrimo alternatyvų formavimas.
VI. Alternatyvų pasirinkimas.
VII. Renginių programos įgyvendinimas.
VIII. Valdymo sistemos informacinės-loginės schemos kūrimas.
IX. Automatizuotų informacinių sistemų procedūrų projektavimas ir diegimas valdymo sistemoje.
Pirmųjų septynių proceso etapų įgyvendinimas leidžia priimti sprendimą aukščiausiame valdymo lygyje, nepaisant to, ar įmonėje yra automatizuota įmonės valdymo sistema (ECS). Paskutinių dviejų etapų įgyvendinimas leidžia automatizuoti informacijos rinkimą ir apdorojimą, kad galėtų priimti standartinius vidurinės grandies vadovų sprendimus.
I. Problemos formulavimas. Prieš pradedant tyrimą suformuluojama tikslinė užduotis. Jei vadovai neturi patirties sprendžiant problemą arba jos neįmanoma išspręsti tradiciniais metodais, užduotis perkeliama į problemos (problemos problemos) rangą.
II. Tyrimo struktūrizavimas ("tipinio" tikslų medžio kūrimas). Norint išspręsti suformuluotą problemą, su kuria susiduria sistema, būtina išsamiai išnagrinėti daugelį klausimų, kurie liečiasi su problemine. Bet kiekvienas klausimas savo ruožtu yra susijęs su vienu ar kitu sistemos elementu. Taigi, šiame etape, pačia bendriausia forma, atskleidžiama visuma veiksnių, kurie, tikėtina, gali turėti įtakos tiriamam probleminiam klausimui. Be to, viena veiksnių grupė bus susijusi su išorine aplinka, kita – su tiriamos įmonės vadovų kompetencija. Dėl to būtina aiškiai apibrėžti klausimų, kurie turėtų būti įtraukti į tyrimą, spektrą.
III. Valdymo objekto modelio sudarymas. Nuspėjamasis modelis gali būti laikomas tam tikru prognozėje naudojamo metodo išvestiniu. Norint prognozuoti ekonominių objektų būklę įmonės lygiu, modeliai yra gana patikimi, sukurtas metodais matematinė statistika: tendencijos, dalinės tiesinės priklausomybės, baigtiniai skirtumai, gamybos funkcijos (įskaitant regresijas), taip pat ekspertų vertinimai. Juos sudarant naudojami ataskaitiniai ir statistiniai duomenys apie įmonės darbą, anketinių tyrimų rezultatai, susijusių įmonių veiklos rodikliai.
IV. Valdymo objekto būsimo būsenos prognozavimas; rizikos vertinimas“. Trečiajame etape sukurti modeliai naudojami prognozuojant svarbiausius įmonės ekonominius rodiklius. Dažniausiai įmonių lygmenyje naudojami nuspėjamieji įverčiai, gauti naudojant tendencijas, regresijas ir galios dėsnio gamybos funkcijas. Pageidautina, kad prognozavimo intervalas neviršytų trečdalio ataskaitų duomenų pateikto intervalo. Prognozuojant galima tikėtis ir kokybinių į modelį įtrauktų veiksnių pokyčių. Svarbi nuspėjamųjų skaičiavimų dalis yra jų įvykdymo tikimybės (arba „klydimo rizikos“) nustatymas.
V. Sistemos diagnostika ir valdomos sistemos kūrimo alternatyvų formavimas (gamybinės veiklos tobulinimo sričių nustatymas ir jų įgyvendinimo būdai). Valdomos sistemos būsenų diagnozavimas yra esminis problemos sistemos analizės etapas. Diagnozė leidžia nustatyti priklausomybių tarp sistemos parametrų pobūdį ir išsiaiškinti veiksnius, padedančius pasiekti tikslus, įvertinti bendrą rezervų kiekį įvairiose įmonės srityse. Diagnozės metu išryškėja valdymo ir gamybos sistemos „kliūtys“, charakterizuojamas „organizacinis ir techninis lygis“. Diagnozei, be ataskaitų ir statistinių duomenų, taip pat naudojami tiesioginių interviu su įvairių lygių vadovais ir paprastais funkcionieriais bei darbuotojais, taip pat anketos rezultatai. Kai kuriais atvejais patartina įtraukti statistinę informaciją apie susijusias įmones. Tikslų siekimo veiksniams išaiškinti ir organizaciniam bei techniniam lygiui įvertinti naudojami formalizuoti (statistiniai) metodai ir ekspertinio vertinimo metodai. Požiūriai žinomi, kai veiksniai nurodomi išryškinant „svarbių rezultatų sritis“ valdymo veiklos srityse.
Tuo atveju, kai įmonėje jau veikia automatizuota valdymo sistema ir vyksta jos tolesnio tobulinimo darbai (žr. VIII ir IX sistemos analizės etapus), diagnostikos etape taip pat naudojami vadovų (vadovų) sprendimų priėmimo metodai. studijavo.
VI. Alternatyvų pasirinkimas. Iš diagnostikos procese suformuotų priemonių rinkinio matematiniais arba grafiniais metodais atrenkami tie, kurie tenkina išorinius ir vidinius išteklių suvaržymus bei optimalios alternatyvos parinkimo kriterijus.
VII. Renginių programos įgyvendinimas. Norint racionaliai organizuoti darbą įgyvendinimo etape, būtina:
Įmonės vadovybės įsakymo dėl plėtros programos sudarymo išdavimas;
Kompleksinių komandų formavimas programos skyriams įgyvendinti;
Tinklinio programos įgyvendinimo grafiko sudarymas;
Koordinacinės grupės organizavimas;
Mokslinių tyrimų (konsultacinių) organizacijų darbuotojų įtraukimas į sudėtingiausių klausimų sprendimą;
Vieno iš įmonės specialistų įtraukimas į koordinavimo grupę,
Apdovanotas didele atsakomybe (šis asmuo atliks „organizatoriaus“ ir „analitiko“ funkcijas bei užtikrins komandų parengtų rekomendacijų reprezentatyvumą).
Jei įmonė dar neįdiegė automatizuotos valdymo sistemos, programa apima projektavimo darbus, skirtus valdymo užduotims automatizuoti. Tais atvejais, kai automatizuota valdymo sistema jau veikia, plėtros programoje gali būti numatytos automatizuotos informacinės sistemos modernizavimo priemonės, kurios padidins informacijos apie valdomus objektus kokybę ir kiekį.
VIII. Valdymo sistemos informacinės-loginės schemos kūrimas. Šiame etape nustatomos informacinės procedūros, kurių pagalba apskaičiuojamos veiksnių būklę apibūdinančių rodiklių reikšmės. Visų pirma, APCS apima visas užduotis, kuriose skaičiuojamos rodiklių reikšmės, apibūdinančios žemesnio tikslo medžio lygio veiksnius. Visos užduotys (procedūriniai skaičiavimai) susiejami (jei įmanoma) į grafiką; taigi pastaroji tampa kelių lygių tikslų medžio informacine baze.
IX. Automatizuotos sistemos projektavimas ir įdiegimas valdymo sistemoje. APCS procedūrų projektavimo seka turėtų būti tokia, kad aukščiausiuose informacinės-loginės schemos lygiuose esančios procedūros būtų įgyvendinamos greičiau, nes jos bus naudojamos informacijai, naudojamai žemesniųjų lygių procedūroms generuoti. Kartu būtina atsižvelgti į pasirinktų prioritetinių užduočių informacinį ryšį su kitomis; Šio veiksnio atsiradimą lėmė tai, kad projektuojant automatizuotą informacinę sistemą ar ją tobulinant atsižvelgiama ne tik į skaičiavimo darbų sudėtingumą ir laiką, bet ir į poreikį integruoti sąlygiškai pastovius masyvus. Faktas yra tas, kad kai kurias paprastas (ir galbūt net ekonomiškai nenaudingas) problemas vis tiek reikia išspręsti kompiuteryje, nes jų rezultatai reikalingi kitiems skaičiavimams.
Didžioji dalis informacijos, skirtos APCS procedūrų projektavimui, susidaro V ir VIII sistemos analizės etapuose.
Taigi nuo diagnostikos kokybės priklausys naujų automatizuotų valdymo sistemų procedūrų sukūrimo kokybė ir greitis, taip paspartindamas valdymo sistemos pritaikymo prie besikeičiančių įmonės sąlygų procesą.
1.2 Bendravimo procesas
Dažnai nutinka taip, kad perduodama žinutė yra nesuprantama, todėl keitimasis informacija yra neefektyvus. Žymus vadybos srities tyrinėtojas Johnas Mineris atkreipia dėmesį į tai, kad paprastai tik 50% bandymų keistis informacija veda į abipusį bendraujančiųjų sutikimą. Dažniausiai tokio žemo efektyvumo priežastis yra to fakto, kad bendravimas yra, pamiršimas tai mainai.
Mainų metu abi pusės atlieka aktyvų vaidmenį. Keitimasis informacija vyksta tik tada, kai viena šalis „pasiūlo“ informaciją, o kita ją suvokia. Kad taip būtų, reikia daug dėmesio skirti komunikacijos procesui.
Bendravimo procesas yra keitimasis informacija tarp dviejų ar daugiau žmonių.
Pagrindinis komunikacijos proceso tikslas – užtikrinti informacijos, kuria keičiamasi, supratimą, t.y. žinutes. Tačiau vien apsikeitimo informacija faktas negarantuoja mainuose dalyvaujančių žmonių bendravimo efektyvumo. Norint geriau suprasti informacijos mainų procesą ir jo efektyvumo sąlygas, reikėtų išskirti šiuos proceso etapus, kuriuose dalyvauja du ar daugiau asmenų.
Keitimosi informacija procese galima išskirti keturis pagrindinius elementus.
1. Siuntėjas, asmuo, kuris generuoja idėjas arba renka informaciją ir ją perduoda.
2. žinutė, tikroji informacija, užkoduota naudojant simbolius.
3. kanalas, informacijos perdavimo priemones.
4. Gavėjas, asmuo, kuriam skirta informacija ir kuris ją interpretuoja.
Keisdamiesi informacija siuntėjas ir gavėjas pereina kelis tarpusavyje susijusius etapus. Jų užduotis – sukurti žinutę ir naudoti kanalą jai perduoti taip, kad abi pusės suprastų ir pasidalintų pirmine idėja. Tai sunku, nes kiekvienas etapas kartu yra taškas, kuriame prasmė gali būti iškreipta arba visiškai prarasta. Šie tarpusavyje susiję žingsniai yra šie:
1. Idėjos gimimas.
2. Kodavimas ir kanalo pasirinkimas.
3. Perdavimas.
Šie žingsniai iliustruoti 2 priedas kaip paprastas bendravimo proceso modelis.
Nors visas komunikacijos procesas dažnai baigiamas per kelias sekundes, todėl sunku atskirti jo etapus, būtina išanalizuoti šiuos etapus, kad būtų parodyta, kokios problemos gali kilti skirtinguose taškuose.
Idėjos gimimas. Keitimasis informacija prasideda nuo idėjos formulavimo arba informacijos atrankos. Siuntėjas nusprendžia, kokia prasminga idėja ar žinute turėtų būti keičiamasi. Deja, daugelis bendravimo bandymų šiuo pirmuoju etapu žlunga, nes siuntėjas neskiria pakankamai laiko mintims galvodamas.
Svarbu atsiminti, kad idėja dar nėra išversta į žodžius ar įgauta kita forma, kuria ji pasitarnautų keitimuisi informacija. Siuntėjas tik nusprendžia, kurią koncepciją jis nori padaryti informacijos mainų objektu. Kad mainai vyktų efektyviai, reikia atsižvelgti į daugelį veiksnių.
Kodavimas ir kanalo pasirinkimas. Prieš perteikdamas idėją, siuntėjas turi naudoti simbolius, kad užkoduotų ją žodžiais, intonacijomis ir gestais (kūno kalba). Šis kodavimas idėją paverčia žinute.
Siuntėjas taip pat turi pasirinkti kanalą, suderinamą su kodavimui naudojamu simbolių tipu. Kai kurie gerai žinomi kanalai apima kalbos ir rašytinės medžiagos perdavimą, taip pat elektroninius ryšius, įskaitant kompiuterių tinklai, el. paštas, vaizdo juostos ir vaizdo konferencijos. Jei kanalas netinka fiziniam simbolių įkūnijimui, perdavimas neįmanomas. Nuotrauka kartais verta tūkstančio žodžių, bet ne perduodant žinutę telefonu. Taip pat gali būti neįmanoma kalbėtis su visais darbuotojais vienu metu. Pagalbiniai prisiminimai gali būti išsiųsti prieš mažų grupių susitikimus, siekiant užtikrinti, kad pranešimas būtų suprastas ir problema būtų pasidalinta.
Jei kanalas nelabai atitinka pirmajame etape gimusią idėją, keitimasis informacija bus ne toks efektyvus. Pavyzdžiui, vadovas nori įspėti pavaldinį apie pastarojo padarytų šiurkščių saugumo pažeidimų neleistinumą ir tai daro lengvo pokalbio metu prie kavos puodelio arba atsiųsdamas jam raštelį ta proga. Tačiau šiais kanalais gali nepavykti taip veiksmingai pranešti apie pažeidimų rimtumą, kaip oficialiu laišku ar susitikimu. Taip pat ir pavaldžios žinutės apie jos pasiekimo puikumą siuntimas neperteiks minties, koks svarbus jos indėlis į darbą, ir nebus toks efektyvus kaip tiesioginis pokalbis, po kurio siunčiamas oficialus padėkos raštas, taip pat premija.
Ryšio priemonių pasirinkimas neturėtų apsiriboti vienu kanalu. Dažnai pageidautina kartu naudoti dvi ar daugiau komunikacijos priemonių. Procesas tampa sudėtingesnis, nes siuntėjas turi nustatyti šių priemonių naudojimo seką ir nustatyti laiko intervalus informacijos perdavimo sekoje. Tačiau tyrimai rodo, kad vienu metu keitimasis informacija žodžiu ir raštu dažniausiai yra veiksmingesnis nei, tarkime, tik keitimasis informacija raštu.
Transliacija. Trečiame žingsnyje siuntėjas naudoja kanalą, kad pristatytų pranešimą (užkoduotą idėją ar idėjų rinkinį) gavėjui. Kalbama apie fizinį pranešimo perdavimą, kurį daugelis klaidingai laiko pačiu komunikacijos procesu. Tuo pačiu, kaip matėme, bendravimas yra tik vienas iš svarbiausių etapų, kurį būtina pereiti, norint perteikti idėją kitam žmogui.
Dekodavimas. Po to, kai siuntėjas perduoda pranešimą, gavėjas jį iššifruoja. Dekodavimas - tai siuntėjo simbolių vertimas į gavėjo mintis. Jei siuntėjo pasirinkti simboliai gavėjui turi lygiai tokią pačią reikšmę, pastarasis tiksliai žinos, ką siuntėjas turėjo omenyje formuluodamas savo idėją. Jei į idėją reaguoti nereikia, keitimosi informacija procesas tuo turėtų baigtis.
Tačiau dėl daugelio priežasčių gavėjas pranešimui gali suteikti kiek kitokią reikšmę nei siuntėjo galvoje. Vadovo požiūriu, keitimasis informacija turėtų būti laikomas efektyviu, jei gavėjas įrodė idėjos supratimą atlikdamas veiksmus, kurių siuntėjas iš jo tikėjosi.
Prieš kalbant apie įvairias dalijimosi informacija kliūtis, reikia atskleisti dvi svarbias sąvokas: Atsiliepimas ir trukdžių.
Atsiliepimas. Esant grįžtamajam ryšiui, siuntėjas ir gavėjas keičia komunikacinius vaidmenis. Pradinis gavėjas tampa siuntėju ir atlieka visus komunikacijos proceso etapus, kad perduotų atsakymą pradiniam siuntėjui, kuris dabar atlieka gavėjo vaidmenį.
Atsiliepimai gali padėti žymiai padidinti keitimosi valdymo informacija veiksmingumą. Daugelio tyrimų duomenimis, dvipusis keitimasis informacija (su galimybe gauti grįžtamąjį ryšį), palyginti su vienpusiu (be grįžtamojo ryšio), nors vyksta lėčiau, vis dėlto veiksmingiau mažina stresą, yra tikslesnis ir padidina pasitikėjimą teisingumu. pranešimų interpretacija.
Triukšmas. Atsiliepimai labai padidina veiksmingo keitimosi informacija galimybes, todėl abi šalys gali slopinti triukšmą. Informacijos perdavimo teorijos kalba triukšmas yra tai, kas iškreipia prasmę. Triukšmo šaltiniai, galintys sudaryti kliūtis bendravimui, yra įvairūs: nuo kalbos (žodinio ar neverbalinio) iki suvokimo skirtumų, galinčių pakeisti prasmę kodavimo ir dekodavimo procesuose, iki vadovo ir pavaldinio organizacinio statuso skirtumų, o tai gali apsunkinti. tiksliai perteikti informaciją.
Tam tikri triukšmai visada yra, todėl kiekviename informacijos mainų proceso etape prasmė iškraipoma. Dažniausiai stengiamės įveikti triukšmą ir perduoti savo žinią. Tačiau didelis triukšmo lygis neabejotinai sukels pastebimą prasmės praradimą ir gali visiškai blokuoti bandymą keistis informacija. Vadovo požiūriu, tai turėtų lemti tikslų pasiekimo laipsnio sumažėjimą pagal perduodamą informaciją. AT 1 priedas informacijos mainų procesas pateikiamas kaip sistema su grįžtamuoju ryšiu ir triukšmu.
1.3 Vadovybės ir jos sudėties informacinė pagalba. Informacijos srautai
Svarbiausias valdymo proceso bruožas yra jo informacinis pobūdis. Priimtų sprendimų įgyvendinimo organizavimas vykdomas per darbuotojų poveikio metodų sistemą, naudojant informaciją apie priimtų sprendimų įgyvendinimo eigą (grįžtamoji informacija). Kuo tikslesnė ir objektyvesnė valdymo sistemos disponuojama informacija, tuo visapusiškiau ji atspindi realią būseną ir santykius valdymo objekte, tuo pagrįstesni keliami tikslai ir realios jiems pasiekti skirtos priemonės.
Kadangi vadovas savo darbe remiasi informacija apie objekto būklę ir dėl savo veiklos sukuria naują komandų informaciją, kad galėtų išversti valdomas objektas iš tikrosios būsenos į norimą būseną informacija sąlyginai laikoma vadybinio darbo dalyku ir produktu.
Informacija, kaip kontrolės elementas ir vadybinio darbo dalykas, turėtų kokybiškai suprasti valdomų ir kontrolės sistemų uždavinius ir būklę bei užtikrinti idealių jų norimos būklės modelių kūrimą.
Šiuo būdu, Informacinis palaikymas- tai valdymo sistemos dalis, kuri yra duomenų apie esamą ir galimą gamybos elementų būklę ir išorines gamybos proceso funkcionavimo sąlygas bei apie gamybos elementų keitimo ir transformavimo logiką rinkinys.
Yra du informacijos palaikymo ypatybių lygiai:
- elementarus, t.y., duomenų, charakteristikų, ženklų rinkinys;
- sisteminis, t.y., atkuria ryšį ir priklausomybę tarp informacijos klasifikavimo grupių, realizuojamas informacinių modelių pavidalu.
Elementariame informacijos apibūdinime tiriama informacijos sudėtis, žiniasklaidos forma ir rūšys, jų nomenklatūra.
Pagrindiniai informacijos kokybės reikalavimai:
Savalaikiškumas;
Patikimumas (su tam tikra tikimybe);
Tinkamumas;
Patikimumas (su tam tikru rizikos laipsniu);
Informacinės sistemos išbaigtumas (prekių kokybės ir resursų intensyvumo požiūriu, sąlygos pagal etapus gyvenimo ciklasįmonės ir konkurentų prekės ir kt.);
Taikymas;
Teisinis informacijos teisingumas;
Daugkartinis naudojimas;
Didelis surinkimo, apdorojimo ir perdavimo greitis;
Galimybė koduoti;
Informacijos aktualumas.
Apibūdinant informacinę sistemą, tiriamas informacijos srautų judėjimas, jų intensyvumas ir stabilumas, informacijos transformavimo algoritmai ir šias objektyvias sąlygas atitinkanti dokumentų srauto schema.
Sprendimai yra idealus norimos objekto būsenos aprašymas ir metodai šiai būsenai pasiekti. Jie yra riboto naudojimo produktas, nes yra nukreipti į konkretų objektą aiškiai aprašytomis sąlygomis. Tirpalo, kaip gatavo produkto, kokybė pasireiškia netiesiogiai, objekto, ant kurio veikia, veikla šį sprendimą nukreiptas.
Kurdami informacinę paramą, vadovaujasi vidutiniu, išlygintu vadovų ir specialistų informacijos poreikiu [žr. 7 p.]. Ypatingą vietą čia užima informacija apie vadybą, kuri atspindi progresyvias valdymo organizavimo technikas ir metodus.
Tvarkant informaciją itin svarbu ją suskirstyti į sąlygiškai pastovus, atliekantys normatyvinio ir nuorodos vaidmenį, ir kintamasis. Remiantis klasifikavimo ryšių analize, abiejų šių tipų informacija yra suskirstyta į tarpusavyje susijusius blokus (modelius), kurie gali būti apibūdinantys, t.y. apibūdinantys procesą statikoje ar dinamikoje, tam tikrą tipinę situaciją atspindinčius komponentus.
Informacinės paramos formavimo procesas apima kelis etapus:
Objekto būklės aprašymas, t.y. fizinė nuotrauka. Tai reiškia techninių ir ekonominių rodiklių ir parametrų, apibūdinančių valdymo ir valdomas sistemas, rinkinį su atitinkama šių rodiklių klasifikacija;
Klasifikavimo ryšių modeliavimas informacijos masyvuose su priežasties-pasekmės ryšių paskirstymu, t.y. privačių statinių modelių formavimas;
Atskirų elementų ir procesų dinamikos atspindys informaciniuose modeliuose, t.y. kiekybinių ir kokybinių gamybos pokyčių tendencijų pagrindimas. Tuo pačiu metu kiekybinis pokytis apima informacijos pataisymą, o kokybinis – dalinį ar visišką jos pertvarkymą;
Integruotas informacinis gamybos proceso modelis, atspindintis vietinių procesų ir visos gamybos ryšį bei dinamiką.
Formavimo tvarka nulemia požiūrį į informacijos sudėties analizę. Informacijos organizavimas iš esmės lemia jos saugojimo, registravimo, atnaujinimo, perdavimo ir naudojimo tvarką. Aiškus duomenų bankų organizavimas leidžia visapusiškiau pagrįsti judėjimo kryptį, srautų intensyvumą, jo transformacijos dėsningumus, prašymo ir gavimo būdą.
Taigi informacinės paramos sistema yra duomenų apie objekto ir jo aplinkos vystymosi tikslus, būklę, kryptis rinkinys, organizuotas tarpusavyje susijusiais informacijos srautais. Ši sistema apima duomenų gavimo, saugojimo, paieškos, apdorojimo ir išdavimo vartotojui būdus.
2 INFORMACIJOS SRAUTŲ TYRIMO METODINIAI ASPEKTAI
2.1 Informacinės paramos tyrimo metodai
Valdymo organizacijos analizės reikalavimų įgyvendinimas labai priklauso nuo informacijos apie analizuojamo objekto būklę kokybės ir apimties. Informacija turi būti reikalinga ir pakankama, objektyviai apibūdinti valdymo organizaciją, naudojant kiekybiškai apibrėžtas charakteristikas.
Pagrindiniai informacijos apie esamą valdymo organizaciją ir jos raidos tendencijas gavimo šaltiniai šiuo metu yra šie.
Pirmasis šaltinis yra ataskaitų duomenis ir einamuosius metus.Šis šaltinis leidžia nustatyti valdymo aparate dirbančių darbuotojų skaičių ir sudėtį, valdymo kaštų dydį, organizacinės ir kompiuterinės įrangos kainą.
Antroji kilmė - direktyvinių dokumentų studijavimas(įsakymai, nurodymai, posėdžių protokolai, vykdymo patikrinimo medžiaga, atskirų padalinių ataskaitos ir kt.) .
Trečiasis šaltinis yra specialios apklausos.Šis šaltinis šiuo metu yra pagrindinis.
Šiuo metu didelę reikšmę gauti duomenis apie valdymo sistemos medžiagų ir materialinių elementų darbo krūvį. Stebėjimo objektas šiuo atveju yra atskiras objektas – Skaičiavimo mašina, dauginimo aparatas, bet koks dokumentas.
Svarbus duomenų apie valdymo organizavimą gavimo šaltinis yra atliekant specialias apklausas valdymo aparato darbuotojai arba valdomo objekto atitinkamo padalinio komanda.
Šie informacijos šaltiniai vienas kito nepaneigia. Jie turėtų būti derinami, papildant ir praturtinant įvairiais būdais gautą medžiagą.
Šiuo metu sėkmingai naudojami keli informacijos palaikymo analizės metodai. Jie skiriasi priimtomis informacijos kiekio charakteristikomis (simboliais, įrašais, grafiko linijomis, dokumentais ir kt.), metodais ir analizės priemonėmis. Šie metodai gali būti laikomi labiausiai išvystytais.
1) Duomenų kūrimo procesų matricinio modeliavimo metodas, išbandytas mašinų gamybos įmonėse.
2) Grafinis-analitinis informacijos srautų tyrimo metodas, išbandytas metalurgijos gamyklose.
3) Informacijos srautų aprašymas medžio tipo grafiko pavidalu.
4) Planinių skaičiavimų informacinių saitų schemų metodas.
5) Valdymo užduočių tiriamosios analizės metodas, sukurtas „trumpųjų“ srautų identifikavimui.
Šie metodai pirmiausia grindžiami bendromis kiekybinėmis informacijos charakteristikomis.
Kiekvienas iš šių metodų turi savo apimtį: vieni yra patogūs informacijos ryšiams tarp skyrių apibūdinti, kiti – tarp užduočių grupių, atskirų užduočių ir elementarių procedūrų grupių.
Išsamiausią ir išsamiausią informacijos srautų atspindį ir analizę galima gauti naudojant informacinius modelius, kurie yra sukurti kaip matriciniai modeliai. Šiuo atveju naudojamos įvairios matricos – medžiagų procesai ir dokumentų srautas, dokumentų srautas ir sprendimų bei užduočių sudėtis konkrečiame valdymo lygmenyje, tam tikroms užduočių grupėms, skirtingi lygiai valdymas ir kt.
Dažniausiai naudojami modeliai matricų ir grafikų pavidalu. Abu šie modeliavimo metodai apima pradinių, tarpinių ir galutinių duomenų paskirstymą informacinėje sistemoje nepriklausomų komponentų forma. Tai leidžia juos tirti atskirai, o tai labai svarbu tiriant išorinės ir vidinės informacijos poreikį.
Matriciniai cirkuliuojančių informacijos srautų modeliai gali būti sudaryti įvairiomis versijomis, tačiau pagrindinės yra matricos su matmenimis „dokumentas vienam dokumentui“, „rodiklis vienam indikatoriui“. Šiuo atveju dokumentai gali būti laikomi pavieniais blokais.
Klasikine forma matriciniai modeliai yra skirti klasifikavimo ryšiams analizuoti. Tačiau jie taip pat yra priimtini nagrinėjant pagrindines administracinio aparato informacinio palaikymo ypatybes, nes leidžia parodyti įvairias informacijos tipų ir šaltinių grupes bei prisideda prie išsamesnio faktinio aprūpinimo identifikavimo ir galimybių tobulinti užduotis. įvairių tipų.
Grafinis-analitinis metodas Informacijos srautų tyrimas pagrįstas jų informacinio grafiko atvaizdavimu ir jo gretimų matricos analize. Grafikai gali būti sudaryti dokumento lygiu, komponentų lygiu (pradiniai, tarpiniai ir išoriniai duomenys) ir sintetiniu lygiu (pradiniai ir tarpiniai duomenys, išoriniai ir funkciniai rezultatai).
Remiantis grafiniais-analitiniais modeliais, galima nustatyti pradinės, tarpinės ir gaunamos informacijos, naudojamos ir gautos problemos sprendimo procese, atmainų skaičių, įvairių informacinių duomenų naudojimo dažnumą, faktinį kiekvieno rodiklio panaudojimą. darbe.
Turint pagrindinių valdymo procese išspręstų užduočių ir procedūrų grafikus, galima gauti gretimų grafikų matricą, rodančią užduočių ir valdyme naudojamų dokumentų ryšį. Kiekvienos užduoties grafikas ir konkretus valdymo lygis leidžia nustatyti racionalų informacijos tęstinumą, galimybę panaudoti tarpinius ir galutinius šios užduoties rezultatus kitiems.
Struktūrinis grafikas gali būti naudojamas informacijos kiekiui apskaičiuoti.
Šie informacijos palaikymo analizės metodai kartu leidžia apsvarstyti visus semantinio analizės aspekto aspektus.
2.2 Grafiniai ir matriciniai informacijos tyrimo metodai
Išsamiausia informacijos palaikymo analizė gali būti atlikta kuriant ir analizuojant informacijos laikmenų blokinę schemą informacijos grafiko pavidalu.
Pagrįsdami informacijos srautus, būtina atsižvelgti į:
Informacijos judėjimas pačios informacinės paramos rėmuose (iš bloko į bloką);
Informacijos ryšys ir tęstinumas vieno funkcinio posistemio technologinėse procedūrose ir tarp nepriklausomų funkcinių vienetų;
Hierarchinė informacijos judėjimo orientacija;
Išvesties informacijos registravimo orientacija ir tipai.
Tam sėkmingai naudojami objektų ir juose vykstančių procesų informaciniai modeliai. APCS sukuria galimybę pereiti nuo informacijos modelių kūrimo atskiroms funkcijoms ir valdikliams prie informacijos valdymo modelio kūrimo kaip visumos ir įmonės.
Pasirengimo spręsti užduočių grupę ar atskirą užduotį procedūra apima išankstinį informacijos srautų, užtikrinančių sprendimo procesą, sudėties, sekos ir struktūrinių komponentų tarpusavio ryšį nustatymą. Struktūriniai srauto komponentai apima įvesties ir išvesties dokumentus (funkcinis analizės lygis), pradinės, tarpinės ir išvesties informacijos masyvus (elementinis analizės lygis), atskirai įvertinant pasirinktus lygius arba integruojant juos į vieną schemą.
Informacijos srautams, fiksuotiems sudėtimi ir turiniu automatikos objekte, nuolatinei ACS elementų ir užduočių algoritmų kompozicijai ir sąveikai, informacijos srautų struktūra sistemoje iš esmės nesikeis. Nustatytų srautų struktūrinių komponentų sekos ir ryšiai yra pastovūs ir juos galima rasti vieną kartą. Norint automatizuoti informacijos srautų analizės procesą, būtina sukurti atitinkamą informacinis modelis. Tam patogu naudoti grafų teorijos aparatą.
Informacijos srautų struktūrinius komponentus pavaizduokime viršūnių pavidalu nukreiptas grafikas G=(M,V), kurių lankai atspindi jų tarpusavio ryšius. Kiekviena viršūnių pora Mi ir Mj yra sujungta lanku, nukreiptu iš Mi į Mj, tik tuo atveju, jei yra informacijos perėjimas iš Mi į Mj.
Naudojantis grafų savybėmis, galima gauti nemažai svarbių tiriamų informacijos srautų sistemoje charakteristikų.
Sudarome galios gretumo matricas R, R 2 ,…,R N ir bendrą matricą . Matricos analizė leidžia nustatyti šias srautų savybes. Mj komponento eiliškumas nustatomas pagal ilgiausią kelią, jungiantį Mi su Mj. Jis lygus gretimų matricos R n laipsniui n, kuriai . Didžiausia komponento Mj eilės reikšmė nustatoma pagal ilgiausią kelią nuo Mi iki Mj visame informaciniame grafike. Pradiniai duomenys parenkami, kai gretimų matricos stulpelio elementų j suma lygi nuliui. Jei i eilutės elementų suma lygi nuliui, išvesties duomenys paryškinami. Vertės ir yra lygios atitinkamai komponentų skaičiui, įtrauktam į Mj, ir rezultatų, įskaitant Mi, skaičiui. N laipsnio gretimų matricos elementas r ij lygus n ilgio takų, jungiančių Mi ir Mj, skaičiui. Matricos R sumos elementai r ij pateikia bendrą visų kelių nuo Mi iki Mj skaičių, nenurodydami kelio ilgio.
Stulpelio j elementai, kurie nėra lygūs matricos Rsum nuliui, kurie nėra lygūs nuliui, leidžia identifikuoti visus komponentus, kurie sudaro Mj visuose duomenų judėjimo keliuose. Nuliniai i linijos elementai nurodo rezultatus, kuriuos formuojant naudojamas elementas Mi.
Naudodamiesi gretimų matrica R ir užsakymo verte, galite nustatyti komponentų, kurie yra tarpiniai išvesties atžvilgiu, saugojimo trukmę.
Informacijos srautų analizės algoritmas bendra forma pateiktas 9 priede. Modifikavus algoritmą galima gauti beveik visas ACS modelio elementų sąveikos charakteristikas. Realaus modelio fragmentas, iliustruojantis sistemos elementų jungčių apimtį ir sudėtingumą, pateiktas 10 priede. Kad būtų aiškumo, jis apima tik atskirus informacijos masyvus ir funkcines užduotis. Dėl šios priežasties fragmente išryškinami kai kurie reikšmingiausi elementų ryšiai įvesties ir išvesties informacijos atžvilgiu.
Informacijos grafikai ir atitinkamos gretimų matricos gali būti naudojamos informacijos kiekiui apie užduotis, užduočių grupes, posistemes, visą sistemą ir bet kokius kitus grafiko struktūrinius komponentus nustatyti.
Kaip parodyta aukščiau, į sistemą įvedami duomenų kiekiai yra gana dideli, todėl jų efektyvus organizavimas mašinų lygiu yra aktualus. Patogu analizuoti informaciją, norint gauti pradinius duomenis, siekiant sukurti ar rekonstruoti sukurtą informacijos fondą pagal nagrinėjamą grafo modelį pagal vieną analizės algoritmą. Rekomenduojama išanalizuoti šiuos ryšius:
Raskite užduočių, kuriose naudojamas šis indikatorius, skaičių. Remiantis šia informacija, apskaičiuojamas duomenų dubliavimo koeficientas organizuojant atskirus masyvus su pradiniais kiekvienos užduoties duomenimis;
Apskaičiuokite rodiklių porų bendro atsiradimo užduotise matricą, kurios elementai parodo užduočių, kuriose atitinkami rodikliai naudojami kartu, skaičių. Tokie rodikliai gali būti derinami ir naudojami bendrame vieno informacijos fondo informacijos masyve;
Nustatykite užduočių, kuriose šis rodiklis yra kartu su kitais rodikliais, skaičių ir sąrašą, taip pat rodiklių skaičių ir sąrašą. Tai leis nustatyti rodiklių grupes, kurios naudojamos tik kartu ir nenaudojamos atskirai jokioje užduotyje.
Rodiklių grupavimo pagal užduotis procesas gali būti formalizuotas įtraukiant į ryšio tarp grupių koeficientą. Sukabinimo koeficientas apskaičiuojamas pagal šią formulę:
Finansų skyrius - įveda - 35 blankai, išeina - 34 blankai dokumentų, tai yra 13% prie įėjimo ir 12,7% prie išėjimo;
Planavimo ir ūkio skyrius - įėjimai - 32 formos, išėjimai - 32 formos, tai yra 12% prie įėjimo ir 12% prie išėjimo;
Rinkodaros skyrius - įeina - 44 formos, išeina - 41 forma, tai yra 16% prie įėjimo ir 15% prie išėjimo;
Gamybos ir išsiuntimo skyrius - įveda - 31 blanką, palieka - 22, tai yra 12% prie įėjimo ir 8% prie išėjimo.
Dokumentų judėjimo šiuose skyriuose schemos pateiktos taikymas.
Taigi matyti, kad informacijos srautai prie įėjimo į skyrius yra labiau apkrauti nei prie išėjimo. Tai rodo, kad funkciniai vienetai apdoroja gaunamą informaciją, galbūt ją supaprastindami. Siekdami atsekti, kaip skyriai apdoroja ir panaudoja jiems patekusią informaciją išsamiau, nagrinėsime informacijos srautus planavimo ir ūkio skyriuje.
3.2 Grafinio ir matricinio darbo eigos modelio kūrimas
Dokumentų valdymo sistema įmonėje yra jos gamybinės ir ūkinės veiklos atspindys. Tobulėjant gamybai, keičiasi darbo eiga. Šis pokytis išreiškiamas naujų (arba esamų) dokumentų formų atsiradimu ir jų judėjimo maršrutų pasikeitimu.
Analizuojant duomenų apdorojimo sistemą, tikslinga visus įmonėje cirkuliuojančius dokumentus suskirstyti į tris pagrindines grupes: planinius, faktinius (ataskaitinius), normatyvinius.
matricos modelis (žr. priedą) informacijos judėjimas UAB „Electroagregat“ planavimo ir ekonomikos skyriuje pagal dokumentų formas rodo, kad pagrindinė padalinio veikla šiame verslo procese, susijusiame su planavimu, yra skirta pagrindinių dokumentų, kurie perduodami finansų skyriui, rengimas. ir apskaitos skyrius, išorės ryšių skyrius, OOTiZ ir OIHiO.
Pavyzdžiui, finansų skyrius gauna 4 formų planavimo dokumentų, buhalterinės apskaitos skyrius – 3, išorės ryšių skyrius – 3, OOTiZ – 3, OIHiO – 3 dokumentų formas.
Norint atlikti išsamesnę PEO dokumentų srauto analizę, būtina remiantis dokumentų judėjimo verslo procese matrica nuo sutarties sudarymo iki produktų pardavimo. žr. priedą sudaryti informacijos judėjimo lentelę žr. priedą .
Nors tarp skyrių yra glaudūs ryšiai, kurie apsunkina (painioja) dokumentų srauto procesą sprendžiant problemas, tačiau pagrindinis duomenų srautas iš PEO patenka į finansų skyrių. Svarbu pažymėti, kad būtina turėti ne tik sąsajas tarp funkcinių vienetų, bet ir vadinamąsias grįžtamojo ryšio nuorodas. Taip yra dėl šių veiksnių:
Padalinių išskyrimas sprendžiant planavimo ir ūkinius uždavinius;
Decentralizuotas standartų naudojimas sprendžiant įvairaus lygio planavimo problemas.
Tai lemia tai, kad veikimo procese kiekvienas padalinys turi išspręsti suplanuotas užduotis. Tačiau pagrindinius įmonės uždavinius nustato metų gamybos planas ir mėnesio gamybos planas.
Gamybos planui parengti ir tvirtinti PEO pateikiama ši informacija:
Rinkodaros ir pardavimų departamentas (UMiS) – nomenklatūros gamybos plano projektas,
Technikos skyrius (TU) - rekonstrukcijos ir techninio pertvarkymo planų projektai, paruošimas gamybai ir naujų bei modernizuotų rūšių gaminių kūrimas; techninis pertvarkymas ir įrangos pirkimas; aplinkos apsauga; energijos suvartojimo, vandens šalinimo, ryšių paslaugų ir įrangos remonto sąmatos,
Kokybės vadyba (QM) – produktų licencijavimo ir sertifikavimo bei kokybės kontrolės sąnaudos,
Personalo ir režimo departamentas (HRD) – techninio mokymo ir VOHR priežiūros išlaidų sąmatos,
Kapitalinės statybos skyrius (OKS) – kapitalinės statybos ir remonto plano projektas.
Pateikiamas metinis ir mėnesinis gamybos planas:
Vykdomasis direktoratas (ED),
Techninis valdymas (TU),
Gamybos valdymas (PU),
Rinkodaros ir pardavimų departamentas (UMiS),
Finansų ir ekonomikos valdymas (FEM).
Gamybos plano rengimo ir tvirtinimo darbų vykdymo schema pateikta taikymas .
Gamybos plano rengimo ir tvirtinimo procese naudojama 13 formų dokumentų, kuriuos tiekia aukščiau minėti funkciniai padaliniai ir tarnybos.
Kuriant gamybos planą naudojami dokumentai:
gamybos plano projektas,
naujų ir patobulintų produktų kūrimo planas,
Rekonstrukcijos, techninės pertvarkymo ir įrangos įsigijimo planas,
Aplinkos apsaugos departamento pažyma apie aplinkos apsaugos planavimo išlaidas,
Numatomos rangovų energijos nešėjų, vandens šalinimo, ryšių paslaugų, įrangos remonto išlaidos,
numatomų darbų sertifikavimo išlaidų planas,
Numatomos išlaidos pagrindinės gamyklos UAB „Electroagregat“ personalo profesiniam mokymui,
VOKhR išlaikymo išlaidų sąmata,
Pastatų ir statinių kapitalinės statybos ir remonto plano projektas,
Pagrindinių techninių ir ekonominių rodiklių planas,
Plano projektas (kas mėnesį),
Konkurento prekės kaina.
3.3 Informacijos srautų gerinimo krypčių pagrindimas
Detalesnei informacijos srautų analizei PEO skyriuje apskaičiuojame informacijos srautų tęstinumo koeficientą, kad sudarytume mėnesinį gamybos planą.
Informacijos srautų tęstinumo koeficientas (1), kur t y.nor, t y.fact - valdymo ciklo trukmė, skaičiuojama pagal dokumento praėjimo laikotarpį, norminis ir faktinis.
Mėnesio gamybos planas turi būti sudarytas iki mėnesio, einančio prieš planuojamą mėnesį, 25 dienos. Tačiau praktiškai rengiant kitą gamybos planą iškyla tam tikrų sunkumų. Pavyzdžiui, aukštesnių organizacijų sprendimai.
Slaugyti sausio mėnesį = 30 dienų / 34 dienos = 0,89,
Slaugyti vasario mėnesį = 31 diena / 35 dienos = 0,89,
Slaugyti kovo mėnesį = 31 diena / 35 dienos = 0,89,
Slaugyti balandį = 31 diena / 32 dienos = 0,97.
Slaugyti I ketvirtį=(0,89*3+0,97)/4=0,91.
Remiantis tam tikru kiekvieno mėnesio informacijos srauto tęstinumo koeficientu, matyti, kad jis pirmus tris mėnesius yra daugmaž stabilus, nors yra artimas 1, bet nėra lygus. Tai apskritai palanki tendencija, nes informacijos srautas yra nenutrūkstamas, nors atrodo, kad PEO vėluoja priimti kito mėnesio gamybos planą (). Tačiau jau balandžio mėnesį planas buvo priimtas tik 1 diena vėliau nei tikėtasi. Tai leidžia manyti, kad galbūt nuo metų pradžios plano sudarymo būdas buvo pakeistas, o tai sukėlė sunkumų 3 mėnesius. Tačiau šios problemos buvo sėkmingai išspręstos. Apskritai ketvirtį informacijos srautų tęstinumo koeficientas turi gana priimtiną reikšmę.
Valdymo efektyvumo koeficientas
(2), kur -
D 1, D 2, D 3 - nustatytas atitinkamų dokumentų terminas;
K 1, K 2, K 3 - atsilikimas nuo priimto dokumentų įforminimo termino dienomis;
d 1, d 2, d 3 - tam tikros rūšies dokumentų dalis.
Metams metiniam planui sudaryti per metus parengiama 13 formų dokumentų. Dokumentų pildymo dažnumas 
(3), kur D yra dokumentų, parengtų metiniam gamybos planui sudaryti, skaičius per metus; d ij - i-osios skaičius dokumentas j periodiškumas, sukurtas laikotarpiui; n j yra laikotarpių skaičius per metus. Taigi gamybos planui sudaryti parengtų dokumentų skaičius yra 13.
Informacijos srautai – tai pranešimų rinkinys, objektyviai atspindintis verslo procesų raidą, perduodamas komunikacijos kanalais valdymui. srautai gali būti tiesioginis(iš valdymo posistemio į valdomą posistemį) ir atvirkščiai(iš valdymo posistemio į valdymo posistemį).
Informacijos reikšmė nustatoma kompleksiniu tikimybiniu rodikliu laike P(t) kaip informacijos laiku gauti P s tikimybių, jos išsamumo P p ir patikimumo P funkcija:
Taigi būtina laiku gauti gavimą Naudinga informacija pakankamu kiekiu. Tai užtikrins greitą ir efektyvų sprendimų priėmimą.
Sprendimų priėmimo dilema tradiciškai buvo siejama su dviem apribojimais.
Viena vertus, greitai surinkta nepakankama apimtis informacija lemia toli gražu ne racionalų, iki klaidingą sprendimą.
Kita vertus, per ilgas informacijos rinkimas gali lemti paties sprendimo priėmimo fakto aktualumo sumažėjimą (iki visiško aktualumo praradimo).
Pagrindinę reikšmę vaidina informacijos srautų naudingumas (aktualumas), kurį sudaro pagrindinės ypatybės, pateiktos pav. 22.1.
Ryžiai. 22.1. Informacijos srautų klasifikavimas
Didėjantys informacijos srautai vaidina prieštaringą vaidmenį. Viena vertus, kuo didesnis informacijos kiekis, tuo didesnė galimybė rasti naudingą jos dalį sprendimui priimti. Kita vertus, statistinių tyrimų duomenimis, dvigubai padidėjus informacijos kiekiui (t. y. padidėjus 100 proc.), jos naudingoji dalis padidėja ne daugiau kaip 20 proc. Tai reiškia, kad 80% papildomos informacijos nėra naudinga. Esant tokioms sąlygoms, didelę reikšmę turi veiksmingų algoritmų, leidžiančių iš bendro informacijos srauto išgauti naudingą informacijos dalį racionaliems valdymo sprendimams priimti, paieška.
Gamybos įmonė, jei vertinsime vadybiniu požiūriu, susideda iš dviejų posistemių – vadybinės ir kontroliuojamosios, arba subjekto ir valdymo objekto, sujungtų informacijos perdavimo kanalais. Valdymo objektas sąlyginai gali būti laikomas išteklius transformuojančia sistema, kurios įvesties metu gaunamos žaliavos, darbo jėga ir kt., o produkcija yra gamybos produktai. Informacinės nuorodos gamybos sistema su išorine aplinka gali būti pavaizduota dviem įvesties ir vienu išvesties kanalu.
Vienas iš įvesties informacijos kanalų gauna informaciją iš išorės struktūrų, kurios nustato įmonės veiklos sąlygas, atsižvelgdamos į gamybinės ir ūkinės veiklos planus, išteklių naudojimo standartus. Šios informacijos visuma lemia sąlygas ir įtakoja technologiją, kad būtų pasiekti organizacijos tikslai.
Antrasis informacijos įvestis reiškia nerimą keliančius išorinės aplinkos poveikius. Trukdančių veiksnių pavyzdys yra žaliavų ir medžiagų tiekimo sąlygų pažeidimai, jų kokybės pablogėjimas, produkcijos pardavimo sąlygų pasikeitimas, subrangovų sutartinių įsipareigojimų pažeidimas ir kt. Be nurodytų trikdymo veiksnių iš išorės įmonės aplinkos, tokios trikdančios gamybos sistemos. Pavyzdžiui, įrangos gedimai, atsitiktiniai technologinių režimų pažeidimai, įmonės darbuotojų ligos ir kt.
Gamybos sistemos informacijos išvestis yra informacijos perdavimo kanalas išorės organizacijos, pavyzdžiui, asociacija ar ministerija, kuriai priklauso tam tikra įmonė ar mokesčių inspekcija ir pan. Bet kurioje valdymo sistemoje valdymo subjektas ir objektas yra sujungti informacijos kanalais, kuriais atliekami kontrolės veiksmai ir informacija apie valdymo objekto būklę. perduota.
Įmonės valdymo organas klasikinėje trijų lygių versijoje susideda iš trijų sluoksnių. Informacijos srautai cirkuliuoja šių sluoksnių viduje ir išorėje. Iš viršaus į apačią – valdymo veiksmai, iš apačios į viršų – grįžtamojo ryšio informacija, horizontaliai – informacijos mainai tarp to paties lygio vidinių objektų, taip pat tarp vidinių ir išorinių objektų.
Pats valdymo mechanizmas apima vadovaujantį personalą, kompiuterių tinklus, finansinius, informacinius ir kitus išteklius. Gamybos valdymo uždavinys redukuojamas iki racionalaus išteklių (medžiagų, energijos, finansų, informacijos ir kt.) srautų valdymo.
Informacijos srautai – tai informacijos srautų, leidžiančių įmonei vykdyti finansinę ir ūkinę veiklą, suma.
Kad įmonė veiktų normaliai, ji turi gauti išsamią ir kokybišką informaciją prieš ir po to, kai jos vadovybė priima valdymo sprendimus.
Gera informacija leidžia verslui:
- - įgyti konkurencinį pranašumą;
- - sumažinti finansinę riziką;
- - nustatyti pirkėjų požiūrį;
- - pagrįsti intuityvius sprendimus;
- - didinti veiklos efektyvumą;
- - stebėti išorinę aplinką;
- - koordinuoti strategiją;
- - didinti pasitikėjimą pasiektais susitarimais ir prisiimtais įsipareigojimais.
Viena iš svarbiausių sąlygų sėkmingam visos gamybos funkcionavimui yra tokios informacinės sistemos, kuri leistų susieti visas veiklas ir valdyti ją remiantis vienos visumos principais, prieinamumas.
Informacija renkama ir analizuojama naudojant keturias pagalbines sistemas, kurios kartu sudaro: vidinę atskaitomybę, rinkos tyrimą, informacijos analizę ir esamos išorinės informacijos rinkimą.
Nustatant įmonės parametrus ypatingas vaidmuo tenka finansinėms ir apskaitos ataskaitoms. Šioje vidinėje ataskaitų teikimo sistemoje rodomi dabartiniai pardavimo duomenys, išlaidos, atsargos, pinigų srautai, gautinos ir mokėtinos sumos.
Informacijai didelę reikšmę turi jos rinkimo tęstinumas. Tai užtikrina visišką aiškumą savos įmonės reikaluose, gebėjimą ir pasirengimą pateikti rinkai tinkamą produktą reikiamais kiekiais.
Logistikoje yra informacijos srautų tipai, priklausomai nuo:
- - pagal srautu sujungtų sistemų tipą - horizontalią ir vertikalią;
- - nuo praėjimo vietos - išorinė ir vidinė;
- - iš krypties logistikos sistemos atžvilgiu - įvestis ir išvestis (1 pav.).
Ryžiai.
Horizontalūs informacijos srautai dažniausiai yra neformalaus pobūdžio, jie yra veiksmingiausi komunikaciniu požiūriu. Jie saugo apie 90% informacijos. Tai yra, informacijos praradimas tokiu būdu perduodant yra minimalus. Tai paaiškinama tuo, kad tame pačiame paslaugų hierarchijos lygyje esantiems žmonėms psichologiškai lengviau suprasti vieni kitus, nes jie sprendžia to paties tipo užduotis ir susiduria su panašiomis problemomis (2 pav.).
Ryžiai.
Vertikalūs informacijos srautai vyksta tarp darbuotojų arba darbuotojų grupių, esančių skirtinguose hierarchijos lygiuose, pavyzdžiui, tarp viršininko ir pavaldinio.
Savo ruožtu vertikalūs informacijos srautai skirstomi į besileidžiančius (nuo vadovybės iki eilinių darbuotojų pagal hierarchiją) ir kylančius (nuo žemesnių iki aukštesnių) (3 pav.).
Ryžiai.
Išoriniai informacijos srautai atspindi santykį tarp įmonės ir už jos ribų veikiančių ekonominių ir politinių subjektų. Jie apibrėžia sąveiką tarp įmonės, jos tikrosios ir potencialių klientų taip pat konkurentai. Įmonė turi nuolat stebėti pagrindinius išorinės aplinkos komponentus, kurie apima ekonominius, technologinius, politinius ir teisinius, socialinius-kultūrinius ir fizinius bei aplinkos veiksnius.
Vidiniai informacijos srautai- tai informacijos srautai tarp skirtingų įmonės tarnybų ir lygių, pavyzdžiui, medžiagų išleidimo iš gamyklos sandėlio į įmonės dirbtuves dokumentas, materialinių išteklių išleidimo iš vieno cecho į kitą dokumentas, dokumentas gatavų gaminių, gaminių ir dalių priėmimas į sandėlį. Vidiniai informacijos srautai aiškiai apibūdina proceso etapus: tiekimą, vidaus, rinkodaros.
Pagrindiniai vidaus informacijos srautų bruožai yra šie: supaprastintas dizainas, patvirtintas pareigūnų parašais, atskiruose gamybos padaliniuose (dirbtuvėse ir aikštelėse) dažnai susideda iš žodinių pranešimų.
Įvesties informacijos srautai- tai dokumentų ir duomenų, kurie bus įvesti į informacinę sistemą, seka,
informacija, reikalinga problemai išspręsti ir esanti įvairiose laikmenose: pirminiuose dokumentuose, mašinos laikmenoje, atmintyje Asmeninis kompiuteris. Šiuo tikslu sudaromas įvesties informacijos sąrašas ir kiekvienos rūšies įvesties informacijos detalių sudėtis, įvesties informacijos detalių vieta, įvesties dokumentų detalių (laukų) aprašymas.
Išvesties informacijos srautai- tai yra pranešimai, peržengiantys vieną logistikos sistemą ar vieną iš jos posistemių.
Informacijos srautas apibūdinamas šiais rodikliais:
- - įvykio šaltinis;
- - srauto kryptis;
- - perdavimo ir priėmimo greitis;
- - srauto intensyvumas ir kt.
Informacijos srautas matuojamas apdorotos arba perduotos informacijos kiekiu per laiko vienetą.
Pranešime esančios informacijos kiekio matavimo būdai tiriami kibernetikos šakoje, vadinamoje informacijos teorija. Pagal šią teoriją, vadinamasis dvejetainis vienetas – bitas – imamas kaip informacijos kiekio vienetas. Naudojant elektronines skaičiavimo technologijas, informacija matuojama baitais. Baitas yra mašininio žodžio dalis, paprastai susidedanti iš 8 bitų ir naudojama kaip visuma apdorojant informaciją kompiuteryje.
Taip pat naudojami išvestiniai informacijos kiekio vienetai: kilobaitas ir megabaitas.
Verslo praktikoje informaciją taip pat galima išmatuoti:
- - apdorotų ar perduotų dokumentų skaičius;
- - bendras dokumentų eilučių skaičius tvarkomuose arba perduodamuose dokumentuose.
Taip pat būtina nustatyti informacijos rinkimo, įvedimo ir išvedimo vietas, jos pateikimo ir dokumentavimo formas. Tokioms sistemoms kurti turėtų būti maksimaliai išnaudotos modernios kompiuterinės priemonės, galimybė jas įtraukti į vietinius kompiuterių tinklus ir prieiga prie tarptautinių tinklų, pavyzdžiui, interneto.