TARTALOM

BEVEZETÉS……………………………………………………………………………..2
1. Információáramlás és munkafolyamat a vállalatban
1.1. A FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA………………………………………………………4
1.2 VEZETŐK TÁJÉKOZTATÁSA – JELLEMZŐ PROBLÉMÁK……………………………………………………………………………….4
1.3. A VÁLLALKOZÁSOK INFORMÁCIÓS PROBLÉMÁI…………….…..5
1.4. AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁSI RENDSZERRE VONATKOZÓ KÖVETELMÉNYEK ....... 6
1.5 AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁSI RENDSZER SZERVEZÉSE……7
1.6. AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁS ELEMZÉSE……………………………..8
2. AZ ELECTRA-N VÁLLALKOZÁS GAZDASÁGI JELLEMZŐI
2.1. AZ ELEKTRA-N LLC LEÍRÁSA……………………………………………11
12
3. AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁS ÉS A DOKUMENTUMÁRAMLÁS ELEMZÉSE AZ ELECTRA-N LLC PÉLDÁJÁN
3.1. Az információáramlás ütemtervének elkészítése ... ... 25
4. Az információáramlás és a munkafolyamat javításának módjai……………………………………………………..……..28
KÖVETKEZTETÉS…………………………………………………………………….30
IRODALOM…………………………………………………………….32

BEVEZETÉS
Az irányítási módszerek fejlesztése az egyik fő feladat, amelynek megoldása a vállalkozás előrehaladásának mértékétől függ. Évről évre elkerülhetetlenül növekszik és bonyolultabbá válik az információcsere intenzitása a vállalatnál, ezért egyre aktuálisabbá válik az információáramlás leírására, elemzésére és tanulmányozására szolgáló módszerek létrehozásának problémája. Megoldásához a következőket veszik figyelembe: a szervezet elemzése; a dokumentumáramlási séma javítása; automatizált információs támogató rendszerek fejlesztése. Az információáramlás tanulmányozása általános képet ad a menedzsment objektumok működéséről, és ez az első lépés a szervezet elemzésében. Ebben a szakaszban számos probléma megoldható a dokumentumfolyamat-séma javításával kapcsolatban. Az információáramlások további vizsgálata lehetővé teszi az objektum információmegjelenítésének elemeinek, a köztük lévő kapcsolat, az információáramlás szerkezetének, dinamikájának azonosítását.
A vállalati vezetők operatív információkkal való időben történő ellátásának problémáit nagymértékben meghatározza a vállalat információáramlási rendszerének tökéletlensége. A kurzus az orosz vállalatok információáramlási rendszerének tipikus problémáit és azok elemzésének megközelítését tárgyalja a kontrolling fogalmában.
A kurzus célja az Elektra-N LLC példáján keresztül feltárni a hatékony munkafolyamat felépítésének módjait egy vállalatban, valamint az információáramlási rendszer javításának módjait.
A tanulmány tárgya a területre szakosodott Elektra-N LLC információáramlása és munkafolyamata elektronikus rendszerek biztonság és életfenntartás V. Novgorod városában.
A tanulmány tárgya az OOO Elektra-N vállalkozás dokumentumforgalmának hatékonysága és információáramlási rendszerének fejlesztése.
A cél alapján a következő feladatokat határozzuk meg:

fontolja meg az információáramlás fogalmát;
tipikusnak tekintjük információs problémák vállalkozások;
mérlegelje az információáramlás rendszerének szervezését;
elemzi az iratforgalom irányát és intenzitását a vállalkozásnál, valamint annak javításának módjait.

A tanulmány módszertani alapja a következő szerzők közgazdasági elméleti munkája volt: K. Vaseneva, B.P. Barmakova, V.I. Sadovnikova, P.L. Epstein, A.A. Modina és mások.

1. Információáramlás és munkafolyamat a vállalatban
1.1 FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK
Az információáramlás az információ fizikai áramlása a vállalat egyik alkalmazottjától a másikhoz vagy egyik részlegtől a másikig. Az információ átalakítása (számviteli bejegyzés) nem minősül információáramlásnak.
Az információáramlás rendszere az információ fizikai mozgásainak összessége, amely lehetővé teszi bármely folyamat végrehajtását, bármely döntés végrehajtását. Az információáramlás leggyakoribb rendszere az információáramlások összessége, amely lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy pénzügyi és gazdasági tevékenységeket folytasson.
Az információáramlás biztosítja a szervezet normális működését. Az információáramlással való munka célja a vállalkozás munkájának optimalizálása.

1.2 VEZETŐK TÁJÉKOZTATÁSA – JELLEMZŐ PROBLÉMÁK
A vállalkozás vezetőinek (vezérigazgató, pénzügyi igazgató, szolgálatvezetők) rendelkezniük kell működési információkkal, hogy a tervtől való – elsősorban költségbeli – eltérések esetén időben korrekciós döntéseket tudjanak hozni.
Hagyományosan a számviteli osztály ad tájékoztatást a vállalkozás tényleges költségbecslése formájában. Az egyes terméktípusokra vonatkozó költségbecslések és számítások formájában az adatok a következők:
feldolgozott villany-, gáz-, vízszámlák;
a műhelyek egymásnak és harmadik feleknek nyújtott szolgáltatásainak kiszámítása;
tárgyi eszközök értékcsökkenése elhatárolásra került;
megosztott rezsiköltségek üzletek és terméktípusok között;
adók halmozódtak fel a költségvetésben, és a költségvetésen kívüli alapokból levonásra került sor.
A tényleges költségbecslések és a bevételek összehasonlítása után a számviteli osztály kiszámítja a pénzügyi eredményt.
Ma a legtöbb orosz ipari vállalkozásnál ezeket a műveleteket (számlazárás, költségek és pénzügyi eredmények kialakítása) havonta, azaz havonta végzik el. a vállalkozás tervezési osztálya meghatározza a havi kibocsátást, költségeket és pénzügyi eredményt, majd kiszámítja a tényleges adatokat és összehasonlítja a tervezettekkel.
Ennek a rendszernek a hátránya a hatástalanság. Az elszámolások lezárása, a költségek és a pénzügyi eredmények kiszámítása annyi időt vesz igénybe a számviteli osztálytól, hogy általában a következő hónap 20-áig megérkezik a tényleges költségbecslés. Ez azt jelenti, hogy a döntés meghozatalakor a vezető kénytelen két hónapos adatokkal operálni, és inkább az intuíciójára hagyatkozni. Csak a legyártott termékek mennyiségéről (napi jelentés a műhelyről) és a folyószámlán lévő pénzmozgásról (a fizetési megbízásokat és a kivonatokat naponta kapja meg a pénzügyi osztály) lehet azonnal tájékoztatást adni.
A fentiek szükségessé teszik egy olyan rendszer létrehozását, amely a vállalatvezetőket operatív információkkal látja el a bevételekről és a költségekről. Egy ilyen rendszer kialakítása a controlling szolgálat egyik fontos feladata: a vezetők havonta gyakrabban kapjanak tájékoztatást a költségekről. Ehhez rendet kell tenni a vállalkozás információáramlásában.

1.3 A VÁLLALKOZÁSOK INFORMÁCIÓS PROBLÉMÁI
A vállalkozás vezetőinek operatív információkkal való ellátásával kapcsolatos fenti helyzet az információáramlás megszervezésének hiányosságaira vezethető vissza. Az orosz vállalatok információáramlási rendszerének tipikus hiányosságai közé tartozik:
a megadott információk megkettőzése;
releváns (alapvető) információk hiánya;
a dokumentumokkal kapcsolatos felelősség egyértelmű megosztásának hiánya;
idő előtti információszolgáltatás;
előfordulhat, hogy az információ nem jut el a címzetthez;
az információ kézhezvételekor pontosításokra lehet szükség.
A controlling szolgáltatás fontos feladata az információáramlás rendszerének fejlesztése, a dokumentumok átadási algoritmusainak megváltoztatása, az információtovábbítás automatizálása.
A kontrolling információáramlási rendszerét szervesen be kell építeni a vállalkozás általános információáramlási rendszerébe, ellenkező esetben a vállalkozás alkalmazottai elutasítják a rájuk kényszerített sémát.
Elemezni kell a vállalkozásnál meglévő információáramlási rendszer működését a "szűk keresztmetszetek", plusz linkek megléte szempontjából (ehhez az adatkezelőknek rendelkezniük kell a szükséges hatáskörökkel). A kontrolling rendszer bevezetése az információáramlás rendszerének - a vállalkozás teljes gazdasági dokumentumáramlásának - átstrukturálásához és optimalizálásához vezet.

1.4 AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁSI RENDSZERRE VONATKOZÓ KÖVETELMÉNYEK
A Controlling rendszerben feldolgozás céljából gyűjtött információk és
az elemzésnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:
időszerűség, i.e. A költségekről, bevételekről és nyereségről szóló információknak akkor kell megjelenniük, amikor még van értelme elemezni;
hitelesség;
relevancia, azaz az információnak segítenie kell a döntések meghozatalát;
hasznosság (az információ felhasználásának hatásának fedeznie kell az információszerzés költségeit);
teljesség, azaz. nem szabad kihagyni;
érthetőség, azaz. az információk nem igényelhetnek „visszafejtést”;
átvétel szabályszerűsége.
A kontrolling rendszer a vállalati automatizálás területén oldja meg feladatait. A költséghelyekre vonatkozó részletes információk feldolgozásának bonyolultsága óriási, manuálisan nehéz feldolgozni. Az üzletek (fiókok, raktárak, üzletek) közgazdászai azonnal megkövetelik munkájuk automatizálását, hiszen számukra a kontrolling rendszerben végzett munka akkor is többletterhet jelent, ha a tervezett és aktuális információgyűjtés havonta egyszer történik. Ha az információgyűjtés hetente egyszer történik, akkor az osztályoknak fizikailag nem lesz idejük feldolgozni és eljuttatni a kontrolling szolgálathoz, amelynek viszont nem lesz ideje összesíteni a vállalkozásra vonatkozó összes adatot. Ezért ha automatizálja a tranzakciók és számlaegyenlegek feldolgozását vagy az értékcsökkenés számítását, vagy a számítást bérek, ugyanígy célszerű automatizálni a kontrolling munkát.

1.5 AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁSI RENDSZER SZERVEZÉSE
Az információáramlási rendszer létrehozásához szükséges:
meghatározza a nyújtandó információ szerkezetét;
elemzi a meglévő dokumentumáramlást a vállalatnál;
fejleszteni új rendszer munkafolyamat.
Az információs struktúra elsősorban a bevétel- és költségtípusok számítási objektumok szerinti osztályozását tartalmazza (részlegek, termékek, szerződések szerint).
A munkafolyamat elemzése során tisztázni kell: lehet-e információt gyűjteni a költségfajtákról például a hónap közepén, milyen akadályok vannak, mit kell tenni ezek megszüntetése érdekében? Kiderül, hogy lehet kötelezni a raktárosokat az anyagfelhasználásról szóló adatszolgáltatásra (limit-kerítéskártyák) a hónap közepén, és nem csak a végén; hogy az időmérők naponta vihetik be a munkaidő-nyilvántartásból a bérprogramba az adatokat stb. A Controlling Szolgálat a pénzügyi igazgató vagy a vezérigazgató nevében elrendelheti a gyakoribb adatszolgáltatást.
A kontrolling szolgálatnak meg kell állapodnia a könyvelővel a műhelyek adatainak költség szerinti beviteléről úgy, hogy a controlling szolgálat az adatbázisból információkat választ ki és azokat a saját „kontrolling szabályai” szerint dolgozza fel, pl. összefoglaló elemző nyomtatványokat kapott. A feldolgozás eredményeként a kontrolling adatok számviteli szempontból "nem teljesen pontosak", azonban ez a pontosság elegendő a vezetői döntések meghozatalához. Ma éppen ezekre a 95%-ban megbízható adatokra van szüksége a pénzügyi igazgatónak, egy hónap múlva pedig 100%-ban pontos számviteli jelentésekre – olyan információkra, amelyek az operatív irányítási döntések meghozatalához használhatatlanok.
A kontrolling szolgálat nem végez könyvelést, nem számol át forgalmat és nem módosít számlaegyenleget - ez a könyvelés kiváltsága. A Controlling szolgáltatás az adatokat elemzi és bizonyos kritériumok szerint csoportosítja: változók és fixek, egy adott költséghelyhez kapcsolódó és nem kapcsolódó stb. Ezért a kontrolling szolgáltatás nem zavarja a számviteli osztályt, ami lehetővé teszi számukra, hogy egyetlen csapatként dolgozzanak.

1.6 INFORMÁCIÓÁRAMLÁS ELEMZÉSE
A kontrolling szolgálat a vállalkozás információáramlásának elemzése során az információ keletkezésének, mozgásának és feldolgozásának folyamatait, valamint a dokumentumáramlás irányát és intenzitását vizsgálja a vállalkozásban.
Az információáramlás elemzésének célja a megkettőzés, az információtöbblet és -hiány pontjainak, kudarcainak, késedelmének okainak feltárása.
Az információáramlás-elemzés legelterjedtebb és látszólag legpraktikusabb módszere az információáramlás ütemezése. Az információáramlás grafikonjainak összeállításához ismernie kell (vagy magának kell kidolgoznia) az összeállításuk bizonyos szabályait és az egyes elemek szimbólumait.
Minden információáramlás – egyetlen információmozgás – a következő jellemzőkkel rendelkezik:
egy dokumentum (amelyen az információ fizikailag található);
problémák (a vállalkozás tevékenységének mely területéhez tartozik az információ: vásárláshoz, termékértékesítéshez, hónapzáráshoz és összesítési költségek megszerzéséhez, tervezéshez stb.);
az előadóművész (az a személy, aki ezt az információt továbbítja);
periodicitás (átviteli gyakoriság: havi, negyedéves, napi).
A vállalat az információáramlás két részletezési szintjét különbözteti meg:
vállalati szinten a részletezés a műhely (alosztály) szintjéig történik, azaz. információ továbbításra kerül a vállalkozás üzletei és szolgáltatásai között;
a vállalkozás műhelyének (alosztályának) szintjén a részletezést a munkahely szintjéig végzik, azaz. információ továbbítása a bolti dolgozók és az üzlettel kapcsolatos szolgáltatások között történik.
Fontos az egységes szabályok betartása, ami lehetővé teszi, hogy az elemző szolgálat egy nyelvet beszéljen az információáramlás-elemzési folyamat többi résztvevőjével (pénzügyi és gazdasági szolgáltatások, automatizálási osztály stb.). Vállalati szinten célszerű az egyes problémákra vonatkozó információáramlási grafikonokat felépíteni, mivel az információáramlások (kapcsolatok) száma nagyon nagy, így nehéz egyetlen algoritmust azonosítani. Az egyes műhelyek szintjén minden problémára megengedhető az információáramlás általános ütemezése, mivel itt az áramlások (kapcsolatok) száma nem túl nagy, bár lehetőség van minden problémára grafikont építeni.
Az információáramlás ütemtervéhez csatoljuk az információs linkek dekódolását a vállalatnál vagy az egységben.
Az összeállított információáramlási ütemezésnek van egy jelentős hátulütője - a nagyszámú információs hivatkozás nehezíti az olvasást, elemzést, de az ütemterv elkészítésének célja éppen az információáramlás elemzése volt. Ezért célszerű olyan grafikonokat készíteni, amelyek nem a részlegek közötti statikus kapcsolatokat, hanem egy adott munkafeladat végrehajtásához kapcsolódó dokumentumok áramlását ábrázolják.

2. AZ ELECTRA-N VÁLLALKOZÁS GAZDASÁGI JELLEMZŐI
2.1 AZ ELEKTRA-N LLC

Az Elektra-N LLC szervezet területileg a következő címen található: Velikij Novgorod, B. St. Petersburg St., 80.
Az Elektra-N céget 1991-ben alapították. Kezdetben speciális televíziós berendezések fejlesztésével foglalkozott tudományos kutatásokhoz. 1993 óta az elektronikus biztonsági és életfenntartó rendszerek területére szakosodott. Jelenleg a cég több mint 30 főt foglalkoztat. Az Elektra cégcsoport tagja.
A társaság fő tevékenységei a következők:
- a tárgyak biztonságát szolgáló koncepciók kidolgozása;
- biztonsági rendszerek tervezése bármilyen bonyolultságú objektumhoz;
- eszközellátás, biztonsági rendszerek telepítése;
- biztonsági rendszerek műszaki és üzemeltetési karbantartása;
- személyzeti képzés, tanácsadás az elektronikus biztonsági rendszerek és biztonsági rendszerek területén;
- képregisztrációs számítógépes rendszerek fejlesztése és gyártása fotonika, nagysebességű fényképezés és spektrometria szükségleteihez;
- mérnöki hálózatok és rendszerek, technológiai berendezések tervezése, telepítése;
- az épületek és építmények tűzbiztonságát biztosító munkák elvégzése;
- LAN tervezés és telepítés.

Az Elektra-N LLC szervezeti felépítése a következőket tartalmazza:
- vállalatirányítási apparátus
- pénzügyi és szerződéskötési osztály
- marketing és innovációs osztály
- informatikai tanszék
- műszaki osztály
- projekt osztály
- összeszerelő osztály
- logisztikai részleg
- értékesítési osztály
- berendezések üzemeltetési osztálya.

A szervezeten belüli felelősségek és jogosítványok fentről lefelé helyezkednek el, i.e. a felsővezetőktől az alsóbb vezetőkig. Az alsóbb szintű vezetők pedig a funkcionális jellemzőknek megfelelően speciális szervezeti alstruktúrákat vezetnek. Így ez a munkaszervezési mód egy lineáris-funkcionális irányítási struktúrának felel meg.
A számviteli információk feldolgozásának és a bizonylatok áramlásának technológiáját maga a főkönyvelő vagy a főkönyvelő irányítása alatt álló könyvelők dolgozzák ki, egészítik ki vagy vizsgálják felül.

2.2 AZ ELECTRA-N LLC PÉNZÜGYI HELYZETÉNEK KIFEJEZETT ELEMZÉSE
A vállalkozás részletes pénzügyi helyzetének elemzése
A vállalati eszközök horizontális és vertikális elemzése

Vállalati alapok	2007 elején		2007 végén		Növekedés
	ezer rubel.	részvény, %	ezer rubel.	részvény, %	ezer rubel.	részvény, %
Befektetett eszközök	678	22,30%	1033	14,86%	355	-7,44%
forgóeszközök	2362	77,70%	5919	85,14%	3557	7,44%
Beleértve a terepen:
Termelés	264	11,18%	84	1,42%	-180	-9,76%
fellebbezéseket	2098	88,82%	5835	98,58%	3737	9,76%
Ebből forgóeszközök:
minimális befektetési kockázattal	249	10,54%	2021	34,14%	1772	23,60%
alacsony befektetési kockázattal	2113	89,46%	3898	65,86%	1785	-23,60%
magas kockázatú befektetések	-	-	-	-	-	-
Teljes	3040	100,00%	6952	100,00%	3912	-
Beleértve:
nem monetáris eszközök	935	30,76%	753	10,83%	-182	-19,93%
monetáris eszközök	2105	69,24%	6199	89,17%	4094	19,93%

A vállalat eszközeinek horizontális elemzése azt mutatja, hogy azok abszolút összege a beszámolási időszakban 3912 ezer rubelrel nőtt. Ez azt jelzi, hogy a vállalat növelte gazdasági potenciálját. A mérlegeszközök vertikális elemzése, amely tükrözi az egyes tételek részesedését a mérleg teljes devizanemében, lehetővé teszi az egyes eszköztípusok változásának jelentőségének meghatározását. A kapott adatok azt mutatják, hogy a vizsgált vállalkozás eszközeinek szerkezete lényegesen nem változott: az állótőke részesedése 7,44%-kal csökkent, a működőtőke részaránya pedig 7,44%-kal nőtt. A forgóeszközök a termelés és a forgalom területén pedig meglehetősen jelentősen megváltoztak: a termelési szférában 14,65%-kal csökkentek, a forgalom területén pedig 14,65%-kal nőttek. A mérlegfőösszeg devizanemében jelentős részt foglalnak el a monetáris eszközök, a beszámolási évhez viszonyított arányuk 19,93%-kal nőtt.

Leltárelemzés

Mutatók	Az időszak elején		Az időszak végén		változtatások
	Ezer rubel.	Részvény %	Ezer rubel.	Részvény %	Ezer rubel.	Részvény %
Részvények, beleértve:	264	100	84	100	-180	-
- alapanyagok és kellékek	103	39,02	0	0	-103	-39,02
-késztermékek és viszonteladásra szánt áruk	77	29,17	3	3,57	-74	-25,6
- Jövőbeli kiadások	84	31,82	81	96,43	-3	+64,61

Az elemzett időszakban a készletek teljes összege 180 ezer rubelrel csökkent, ami negatívan befolyásolja a vállalkozás tevékenységét. Ezenkívül a nyersanyagok és anyagok mennyisége 103 ezer rubelrel, a jövőbeli időszakok költségei pedig 3 ezer rubellel csökkentek. A késztermékek és a továbbértékesítésre szánt áruk részaránya év végén 25,6%-kal csökkent, ami egészségtelen tendencia a társaság tevékenységében.

Követelések elemzése

Az elvégzett számítások a kintlévőségek több mint 2-szeres növekedését jelzik, és az év végén 3814 ezer rubelt tettek ki, valamint a vevők és ügyfelek felé kifizetetlen számlák összege is 2-szeresére nőtt. A táblázatban szereplő összes adat a társaság tevékenységének negatív eredményéről tanúskodik a tárgyévben.

A vállalkozás analitikai mérlege

Eszközök	összeg	Passzív	összeg
1. Befektetett eszközök	1033	1. saját tőke	4577
2. forgótőke:	5919	2. hosszú távú kölcsönzött források	0
- készletek és költségek	84	3. rövid távú kölcsönzött források: - rövid lejáratú bankhitelek - szállítói kötelezettségek	2375
- kintlévőség	3814		0
- készpénz	2021		2375
- rövid távú pénzügyi befektetések	0
- ÁFA	0
- mások	0	4. Egyéb kötelezettségek	0
Teljes	6952	Teljes	6952

Az év végén a társaság vagyona 6952 ezer rubel volt. és ugyanannyi kötelezettséget. A vállalkozás eszköze a vállalkozás pénzeszközeinek elhelyezését mutatja, a kötelezettség pedig azt, hogy honnan származott a beszerzésükhöz szükséges pénzeszköz.

Cash flow elemzés
A készpénz összege az év elején 249 ezer rubel, az év végén pedig 2021 ezer rubel volt. Ez arra utal, hogy a társaság bevétele növekszik, a társaság készpénzállományának növekedése pedig pozitívan hat a mérleg likviditására.
Források elemzése

A tőke forrása	Az alapok rendelkezésre állása, ezer rubel			Az alapok szerkezete, %
	Az időszak elején	Az időszak végén	változás	Az időszak elején	Az időszak végén	változás
Saját tőke	811	4577	+3766	26,68	65,84	+39,16
Kölcsöntőke	2229	2375	+146 stb.................
* Jegyzet. A mű egyediségét a megjelenés dátuma jelzi, az aktuális érték eltérhet a feltüntetetttől.

Az információkezelés a vállalat termelési és üzleti folyamataihoz szükséges információs támogatási rendszerek megszervezését és használatát jelenti. Rendszerszemléletű megközelítésen alapul, amely lefedi a folyamatok tervezésével és irányításával kapcsolatos minden olyan tevékenységet, amelynek célja, hogy a vállalkozást releváns információkkal lássa el. Minden vállalkozásnak saját stratégiával kell rendelkeznie a döntéshozatal információs támogatásának integrálására, amelyet a termék útlevéladatai, életciklusa és gyártási technológiája, a választott adatfeldolgozási módszer, az ügyfelek és partnerek felé történő információtovábbítás módja, valamint egyéb tényezők.

A logisztikai folyamat információs támogatásának jelentősége rendkívül nagy. Hangsúlyozva az információáramlások és erőforrások menedzselésének független fontosságát a vállalat hatékony működése szempontjából, sok szakértő egy speciális, információs logisztikát emel ki.

Valójában a hatékonyan szabályozott anyagáramlás középpontjában a hatékonyan szabályozott információáramlásnak kell lennie. Az anyag- és információáramlás interakciójára három lehetőség kínálkozik, amikor az információ előrehalad, kíséri és magyarázza az anyagáramlást, miután az elhaladt.

Az anyagot megelőző információáramlás célja a gyártási folyamat szűk keresztmetszetek kiküszöbölése. Az ellentétes irányba haladó információáramlás rendszerint információkat tartalmaz a sorrendről; előrehaladott információáramlás – ezek előzetes üzenetek a rakomány közelgő érkezéséről.

Azzal együtt, hogy az anyagáramlással egyidejűleg van információ az anyagáramlás mennyiségi és minőségi paramétereiről, lehetővé teszi a készletelemek gyors és pontos azonosítását és rendeltetési helyükre történő elküldését.

Az anyagáramlástól elmaradó információáramlás áthaladását általában csak az utóbbi értékelésére engedik meg. Az ellentétes irányú anyagáramlást követően megjelenhetnek információk a rakományátvétel mennyiségi és minőségi eredményéről, különféle reklamációk, visszaigazolások, kölcsönös elszámolásokról szóló információk stb.

A logisztika információs támogatásának célja, hogy lehetővé tegye az anyagok és termékek mozgásának irányítását, ellenőrzését és integrált tervezését. Ez megköveteli a létrehozott és továbbított információ teljes tömegének teljes ellenőrzését. Egyre sürgetőbbé válik a rendszer működési eredményeinek folyamatos elszámolásának problémája, amely hozzájárul a változások gyors bevezetéséhez mind a gyártási folyamatok, mind a termékforgalmazás menetének felépítésében és megvalósításában. Ma már azok a cégek járnak sikerrel, amelyek a lehető leggyorsabban képesek megbízható információkat összegyűjteni és feldolgozni (a pénzügyek és a raktárak helyzetéről, az anyagok mozgásáról, a versenytársaktól származó árakról stb.), és ezek elemzése után egy ill. egy másik döntés – nehogy lemaradjon és előre játsszon.

A paraméterek és adatok vezérlési információvá alakítása bizonyos elveket követ. A legfontosabb a minimálisan szükséges információmennyiség elve, amely az információk egyetemességének és optimális részletezésének elvén alapul. Nem kevésbé fontos az összegyűjtött információk megbízhatóságának elve. A kialakuló események nagyfokú véletlenszerűsége gyakran instabil, átmeneti jellegű mutatókhoz vezet, amelyek jelentős hatással lehetnek más mutatók értékére, bár átmenetiek, de jelentősek. A modern termelés dinamikájából és véletlenszerű változékonyságából következik az állandóság elvének való megfelelés igénye az ipari és kereskedelmi információgyűjtés során.

Az információáramlás-kezelés a következő alapvető jellemző funkciók megvalósítását foglalja magában:

Áramlásszűrés, azaz. egyes információk szelektív feldolgozása és más információs adatok és dokumentumok elutasítása;
- információk felhalmozása és adatok tárolása az információs tömbben;
- az információáramlások összekapcsolása és szétválasztása az információs rendszer felépítésében és a kommunikációs hálózatokban;
- információáramlások szállítása;
- különféle elemi-információs átalakítások;
- a logisztikai műveletek végrehajtásával kapcsolatos adatok megszerzését célzó információk feldolgozása.

A logisztikai rendszer információs szolgáltatásának meg kell felelnie bizonyos szervezeti követelményeknek.

A főbbek a következők:

A) szisztematikus szolgáltatás, amely megnyilvánul:
- az információs szolgáltatások fajtáinak összetettségében, figyelembe véve a fogyasztók tevékenységének jellegét és a logisztikai folyamatokban megoldott feladatokat;
- a logisztikai rendszerben a munkavállalókból fakadó információs igények átfogó kielégítésében;
b) a szolgáltatás megbízhatósága, amely magában foglalja az olyan információszolgáltatást, amikor a fogyasztó a munka minden szakaszában megkapja az összes szükséges információt a megfelelő időben és a számára legmegfelelőbb formában;
c) a szolgáltatás teljessége, ami azt jelenti:
- a fogyasztó által elvégzett munkák lefedettségének teljessége;
- az információáramlásból a számára kiválasztott szükséges információk teljes körű eljuttatása az adott fogyasztóhoz;
d) a szolgáltatás differenciálása, amely abban áll, hogy minden fogyasztó egyénileg kap tájékoztatást, amely hozzájárul a logisztikai folyamatban rábízott feladatok megoldásához.

A logisztika információs komponensének fő összetevői az információ feldolgozására és a logisztikai adatok továbbítására szolgáló rendszerek. A vezetői döntések meghozatalához nem csak az adatok előállításához, gyűjtéséhez és feldolgozásához szükséges hagyományos technológia elérhetősége szükséges, hanem egy információs infrastruktúra, pl. rendszer létrehozása az ellátási lánc előre meghatározott pontjain az adatok gyűjtésére és feldolgozására, a pontok közötti információcserére és információk továbbítására a menedzsment különböző szintjein.

Az összegyűjtött adatok sokfélesége és mennyisége szisztematikus megközelítést igényel feldolgozásukban. A világon az információs és távközlési infrastruktúrán keresztül továbbított sokféle információ mennyisége 2-3 évente megduplázódik. Az "információs túlterheltség" problémáját ma úgy oldják meg, hogy a teljes adattömbből kivonják a felhasználó igényeihez szükséges információkat a tökéletes cirkuláció, az információk további feldolgozása és időben történő frissítése révén. A modern technológiák lehetővé teszik a belső és külső információk tömörítésének, a kereskedelmileg előnyös interfészek alkalmazásának, a szervezeti egységek és az együttműködési partnerek közötti megosztott tudás átadásának kérdéseinek megoldását.

A szuperregionális, sőt nemzetközi felépítésű helyi rendszerek hálózatainak rohamos fejlődése az informatika klasszikus munkaterületeinek elvetéséhez, a távközlés elterjedéséhez vezet. A megfelelő kommunikációs struktúra kialakítása és működtetése összefügg az információkezelés feladataival, azonban az információ-logisztika általánosan elfogadott információkezelési felfogásától eltérően a cégen belüli és a vállalatközi koordinációt szolgáló akciók (műveletek) közötti információáramlások folynak. az előtérben.

Logisztikai információk feldolgozása

A logisztikai rendszerben az előkészítés és a döntéshozatal teljes folyamata nagyrészt az információáramlás feldolgozásának folyamata. Az információk teljes körű és időben történő feldolgozásával stabil kapcsolatot kell biztosítani az ellátási folyamatok között, figyelembe véve a termelési igényeket és a meglévő megrendelések kielégítését. Ilyen körülmények között az információhiány vagy annak gyors megérkezése a vállalkozás bizonyos típusú erőforrásokkal való ellátásának zavarához, a termelési folyamat meghibásodásához és a fogyasztói szolgáltatás minőségének csökkenéséhez vezethet.

Az anyagáramlás hatékony menedzselése lehetetlen olyan hatékony információs rendszer hiányában, amely a különböző szintű vezetőket a logisztikai rendszer tervezéséhez és működésének nyomon követéséhez szükséges és megbízható információkkal látja el. A vezetői döntéshozatal elképzelhetetlen a különböző vezetési szintek közötti megfelelő információcsere nélkül, a források és a befogadók közötti információáramlások rendszere által meghatározott információs struktúra jelenléte nélkül, fentről lefelé (folyamatmenedzsment), alulról felfelé (folyamatirányítás), valamint a különböző funkcionális célú párhuzamos részlegek között.

Ideális esetben az információs rendszer a „központi idegrendszer” szerepét tölti be, összekapcsolva a termelési tervet, a logisztikai tervet és az értékesítést, és a logisztikai rendszerben keringő anyag- és információáramlás integrált kezelését biztosítja.

Egy vállalati információs rendszer ma biztosítja a termelés, a készletek, a járművek, a termékminőség, a válogatás és csomagolás optimális kezelését, a leállások kiküszöbölését, a termelés karbantartását stb. Nemcsak továbbfejlesztett módszerek szerint tervezi a termelést, figyelemmel kíséri a munkaterv végrehajtását, technológiai térképeket készít, kezeli a pénzügyeket és a munkaerő-forrásokat, hanem számos „nem termelési” funkciót is ellát. Közülük - az értékesítés utáni szolgáltatások ellenőrzése, a késztermékek forgalmazása és a marketing.

Szem előtt kell tartani, hogy egy vállalati információs rendszer létrehozása jelentős költségeket igényel, melynek indokoltsága a logisztika információs igényeinek egyértelmű azonosításán múlik.

Az információs szükségletek azonosításának folyamata felfogható a releváns információ megszerzésének költsége és az információ birtoklásából származó kockázatcsökkentési haszon közötti „kompromisszum”. Hasonlóan oldják meg az információs rendszerben tárolt információ mennyiségére, továbbításának, feldolgozásának sebességére, stb.

Ugyanakkor az információs rendszer kialakításakor figyelembe kell venni azt a tényt, hogy a vezetési hierarchikus struktúra különböző szintjein nem egyforma az információ mennyiségi és minőségi igénye. Ez azt jelenti, hogy az információs rendszernek minden hierarchikus szintet el kell látnia az adott szinten történő döntéshez szükséges információkkal.

A modern információs rendszerek lényegében az automatizált vállalatirányítási rendszerek evolúciós fejlődésének eredményei. Az új gazdasági feltételek a vállalatirányítási feladatok megváltozásához vezettek. Ennek eredményeként új követelmények merültek fel az automatizált információs rendszerekkel szemben.

A modern információs rendszer részt vesz a logisztika és a termelés integrált irányításában, biztosítva a racionális üzleti folyamatokat.

Modern Információs technológia három előnyt biztosít. Ez költségcsökkentést jelent az üzleti folyamatok optimalizálásával, ideértve azok időbeni "tömörítését", a rendelések megfelelő mennyiségben és időben történő garantált teljesítését, a termékminőség biztosítását a termelési és irányítási technológiák minőségén keresztül.

Az automatikus vállalatirányítási rendszer bevezetése lehetővé teszi az árbevétel legalább 15%-os növelését, a veszteségcsökkentés gazdasági hatása pedig a teljes körű működés megkezdését követő 1-2 negyedéven belül megtéríti a rendszer összes költségét. Ugyanakkor a működési veszteségek vagy az elmaradt nyereség 80-90%-kal, a stratégiai veszteségek pedig 60-90%-kal csökkennek.

Például a tanulmányok azt mutatják, hogy a rendszer bevezetésének összhatása az értékesítési folyamat veszteségeinek csökkentésével legalább az értékesítés 2%-át teszi ki. Ennek oka elsősorban az a veszteség minimalizálása, amelyet a termékellátás meghibásodása, szállítási tervezési hibák, hiányos vagy elveszett információk, a kérelmek feldolgozásának alacsony sebessége, a vevői igények figyelembevételének alacsony rugalmassága okoz. stb. Majdnem ugyanazt a számot kapjuk a számítás során gazdasági hatás a készletgazdálkodási veszteségek csökkentéséből. A rendszer lehetővé teszi, hogy felügyeleti módban információt kapjon egy adott anyagi erőforrás állapotáról bármely tárolási helyen, a mozgására vonatkozó összes külső és belső dokumentumnak megfelelően, ami lehetővé teszi a folyamatos leltározási mód biztosítását.

Az információs rendszernek biztosítania kell a vezetői döntések meghozatalához szükséges valamennyi információ rögzítését, tárolását és feldolgozását.

AZ IRÁNYÍTÁSI RENDSZER INFORMÁCIÓÁRAMLÁSÁNAK FEJLESZTÉSE

1.2. Kommunikációs folyamat ................................................... ..................................................

1.3. A menedzsment információs támogatása és összetétele. Információáramlás ................................................... ................................................................ .............................. tizennégy

2. AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁSOK VIZSGÁLATÁNAK MÓDSZERTANI VONATKOZÁSAI ................................................. .............................................................. ................... ............... tizennyolc

2.1. Az információs támogatás kutatásának módszerei ................................... 18

2.2. Az információ kutatásának grafikus és mátrixos módszerei ............ 21

2.3. CASE-technológiák alkalmazása információs rendszer tervezésében................................................ .......................................................... .......................................................... ...... 29

3. AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁS JAVÍTÁSA AZ „ELECTRIC AGGREGATE” JSC IRÁNYÍTÁSI RENDSZERÉBEN................................. .............................................. 37

3.1. A vállalat funkcionális részlegei közötti információs kapcsolatok diagnosztikai elemzése................................................ ................................................................ .........

3.2. A munkafolyamat grafikus és mátrixos modelljének felépítése ........

3.3. Az információáramlás javítására vonatkozó iránymutatások megalapozása 43

KÖVETKEZTETÉS................................................. .................................................. 44

HASZNÁLT IRODALOM JEGYZÉKE................................................ ................. 45

ALKALMAZÁSOK................................................ ................................................... .46

BEVEZETÉS

1 VÁLLALKOZÁSIRÁNYÍTÁS: RENDSZERNÉZET

1.1 A vezérlő alrendszer összetétele

A vezetési szervezet elemzése a vezetési ciklus szerkezetének és tartalmának, a vezetői munka megszervezésének, az információs, technikai és matematikai támogatásnak, a testületek összetételének és az irányítási költségeknek a tanulmányozására irányuló komplex, egymással összefüggő folyamat. Az elemzés minden menedzsmentfejlesztési tevékenység fejlesztésének első szakasza és kiindulópontja. Lehetővé teszi, hogy adjon teljes leírás az irányítási rendszer elemeit, szerkezeti felosztásait és szintjeit, felméri azok állapotát és indokolja a továbbfejlesztési irányokat. A kitűzött céloktól és célkitűzésektől függően az elemzés az ellenőrzési rendszer különböző részeit lefedheti, eltérő részletességű lehet, és különböző anyagok elkészítésével zárulhat, de az elemzés módszertani alapjai és kiinduló helyzetei változatlanok maradnak.

Az elemzés három egymással összefüggő munkaszakaszból áll:

Információgyűjtés a menedzsment szervezet állapotáról, egyes elemeiről, folyamatairól és objektumairól a vizsgált és hasonló iparágakban;

Az elemzett folyamat vagy objektum leírása indikátorrendszer segítségével és kapcsolatteremtés közöttük;

A kialakult mutatórendszer feldolgozása különféle módszerekés módszerek a feladatok megoldására.

Az elemzés első szakaszának megvalósítása információformáló munka. A második szakasz a vezetői szervezet vizsgált részét jellemző mutatórendszer kiválasztásához kapcsolódik; mérési módszerek kidolgozása és kapcsolataik leírása. A munka harmadik szakasza az elemzett objektum jellemzőitől és az elemzés előtt kitűzött feladattól függően eltérően történik, a kvalitatív és kvantitatív módszerek eltérő mértékű alkalmazásával.

A menedzsment folyamatot tekinthetjük statikában, azaz egy adott időpontban lefagyottnak, és dinamikában (figyelembe véve a mozgást és a fejlődést).

A menedzsment szervezetének elemzése lehet teljes (átfogó) vagy a rendszer valamely részének tanulmányozása (tematikus elemzés); lehet globális, a menedzsment minden fő szintjét és láncszemét érinti, ill helyi, érintse meg valamelyik szintet vagy linket.

Teljes egészében a rendszerelemzési folyamat 9 szakaszból áll:

I. A probléma megfogalmazása.

II. A tanulmány felépítése ("tipikus" célfa felépítése).

III. A vezérlőobjektum modelljének elkészítése.

IV. A vezérlőobjektum jövőbeli állapotának előrejelzése; kockázatértékelés"

V. A rendszer diagnosztizálása és az ellenőrzött rendszer kialakításának alternatíváinak kialakítása.

VI. Alternatívák kiválasztása.

VII. A rendezvények programjának megvalósítása.

VIII. Az irányítási rendszer információs-logikai sémájának kialakítása.

IX. Automatizált információs rendszer eljárásainak tervezése és megvalósítása az irányítási rendszerben.

A folyamat első hét szakaszának megvalósítása lehetővé teszi a döntéshozatalt a legfelsőbb vezetési szinten, függetlenül attól, hogy a vállalkozás rendelkezik-e automatizált vállalatirányítási rendszerrel (ECS). Az utolsó két szakasz megvalósítása lehetővé teszi az információk gyűjtésének és feldolgozásának automatizálását a középvezetők standard döntéseihez.

I. A probléma megfogalmazása. A vizsgálat megkezdése előtt megfogalmazódik a célfeladat. Ha a vezetőknek nincs tapasztalatuk egy probléma megoldásában, vagy azt nem lehet megoldani hagyományos módszerek, a feladat átkerül a probléma (probléma kérdés) rangjára.

II. A tanulmány felépítése ("tipikus" célfa felépítése). A rendszer előtt álló megfogalmazott probléma megoldásához sok, a problémással érintkező kérdés átfogó vizsgálata szükséges. De minden kérdés a rendszer egyik vagy másik eleméhez kapcsolódik. Így ebben a szakaszban a legáltalánosabb formában feltárul egy sor olyan tényező, amely feltehetően befolyásolhatja a vizsgált problematikus kérdést. Ezenkívül a tényezők egyik csoportja a külső környezethez, a másik a vizsgált vállalkozás vezetőinek kompetenciájához kapcsolódik. Ebből kifolyólag egyértelműen meg kell határozni a vizsgálatba bevonandó kérdések körét.

III. A vezérlőobjektum modelljének elkészítése. A prediktív modell az előrejelzésben használt módszer valamely származékának tekinthető. A gazdasági objektumok állapotának vállalati szintű előrejelzéséhez a modellek meglehetősen megbízhatóak, módszerekkel jött létre matematikai statisztika: trendek, darabonkénti lineáris függőségek, véges különbségek, termelési függvények (beleértve a regressziókat is), valamint szakértői értékelések. Összeállításuk során a vállalkozás munkájára vonatkozó jelentési és statisztikai adatokat, a kérdőíves felmérések eredményeit, valamint a kapcsolódó vállalkozások teljesítménymutatóit használják fel.

IV. A vezérlőobjektum jövőbeli állapotának előrejelzése; kockázatértékelés". A harmadik szakaszban kidolgozott modellek a vállalkozás legfontosabb gazdasági mutatóinak előrejelzésére szolgálnak. Leggyakrabban a vállalatok szintjén prediktív becsléseket használnak, amelyeket trendek, regressziók és hatványtörvényes termelési függvények segítségével nyernek. Kívánatos, hogy az előrejelzési intervallum ne haladja meg a jelentési adatok által biztosított intervallum egyharmadát. Az előrejelzés során a modellben szereplő tényezők minőségi változására is számíthatunk. A prediktív számítások fontos része a végrehajtásuk valószínűségének (vagy „a tévedés kockázatának”) meghatározása.

V. A rendszer diagnosztizálása és az ellenőrzött rendszer kialakításának alternatíváinak kialakítása (a termelési tevékenységek javítására alkalmas területek és megvalósítási módok meghatározása). Az ellenőrzött rendszer állapotainak diagnosztizálása a probléma rendszerelemzésének döntő szakasza. A diagnózis lehetővé teszi a rendszer paraméterei közötti függőségek természetének azonosítását és a célok elérését szolgáló tényezők tisztázását, a tartalékok teljes összegének felmérését a vállalkozás különböző területein. A diagnosztika során feltárulnak az irányítási és termelési rendszer "szűk keresztmetszete", valamint a "szervezési és technikai szint" jellemzése. A diagnózishoz a jelentéstételen és a statisztikai adatokon túlmenően a különböző szintű vezetőkkel, valamint a hétköznapi funkcionáriusokkal és dolgozókkal folytatott közvetlen interjúk, valamint egy kérdőív eredményeit is felhasználják. Bizonyos esetekben célszerű a kapcsolódó vállalkozásokra vonatkozó statisztikai információkat bevonni. A célok eléréséhez, a szervezeti és technikai színvonal felméréséhez szükséges tényezők tisztázására formalizált (statisztikai) módszereket és szakértői értékelési módszereket alkalmaznak. A megközelítések akkor ismertek, ha a tényezőket úgy határozzák meg, hogy kiemelik a „kulcsfontosságú eredmények területeit” a vezetési tevékenységi területeken.

Abban az esetben, ha a vállalkozásnál már működik egy automatizált vezérlőrendszer, és ennek továbbfejlesztése folyik (lásd a rendszerelemzés VIII. és IX. szakaszát), a diagnózis szakaszában a vezetők (vezetők) döntéshozatali módszerei is rendelkezésre állnak. tanult.

VI. Alternatívák kiválasztása. A diagnosztika során kialakult mérési halmazból matematikai vagy grafikus módszerekkel választják ki azokat, amelyek kielégítik az erőforrások külső és belső korlátait és az optimális alternatíva kiválasztásának kritériumait.

VII. A rendezvények programjának megvalósítása. A munka ésszerű megszervezéséhez a végrehajtási szakaszban szükséges:

A vállalkozás vezetése utasításának kiadása a fejlesztési program elkészítésére;

Komplex csapatok kialakítása a program szekcióinak megvalósítására;

Hálózati ütemterv készítése a program megvalósításához;

A koordinációs csoport szervezése;

Kutató (tanácsadó) szervezetek munkatársainak bevonása a legbonyolultabb kérdések megoldására;

A vállalkozás egyik szakemberének bekerülése a koordinációs csoportba,

Nagy felelősséggel ruházva (ez a személy látja el a "szervező" és "elemző" funkciót, és biztosítja a csapatok által kidolgozott ajánlások reprezentativitását).

Ha a vállalat még nem vezetett be automatizált vezérlőrendszert, a program magában foglalja a tervezési munkákat a felügyeleti feladatok automatizálására. Azokban az esetekben, amikor az automatizált vezérlőrendszer már működik, a fejlesztési program tartalmazhat intézkedéseket az automatizált információs rendszer korszerűsítésére, amely növeli a kezelt objektumokkal kapcsolatos információk minőségét és mennyiségét.

VIII. Az irányítási rendszer információs-logikai sémájának kialakítása. Ebben a szakaszban meghatározzák az információs eljárásokat, amelyek segítségével kiszámítják a tényezők állapotát jellemző mutatók értékeit. Először is, az APCS minden olyan feladatot tartalmaz, amelyben a célfa alsó szintjének tényezőit jellemző mutatók értékeit számítják ki. Minden feladat (eljárási számítások) (ha lehetséges) grafikonba van kapcsolva; így ez utóbbi a célfa többszintű információs bázisává válik.

IX. Automatizált rendszer tervezése és megvalósítása az irányítási rendszerben. Az APCS eljárások tervezésének sorrendje olyan legyen, hogy az információs-logikai séma felső szintjein található eljárások gyorsabban valósuljanak meg, mivel az alsóbb szintű eljárások által használt információk generálására szolgálnak majd. Ugyanakkor figyelembe kell venni a kiválasztott kiemelt feladatok másokkal való információs összekapcsolódását; Ennek a tényezőnek a megjelenése annak a ténynek köszönhető, hogy egy automatizált információs rendszer tervezésénél vagy fejlesztésénél nem csak a számítási munka összetettségét és időzítését veszik figyelembe, hanem a feltételesen állandó tömbök integrálásának szükségességét is. A helyzet az, hogy néhány egyszerű (és talán gazdaságilag is veszteséges) problémát még mindig meg kell oldani számítógépen, mivel ezek eredményei szükségesek más számításokhoz.

Az APCS eljárások tervezéséhez szükséges információk túlnyomó többsége a rendszerelemzés V. és VIII. szakaszában keletkezik.

Így az automatizált vezérlőrendszerek új eljárásainak megtervezésének minősége és sebessége a diagnózis minőségétől függ, ezáltal felgyorsul a vezérlőrendszernek a vállalkozás változó körülményeihez való igazítása.

1.2 Kommunikációs folyamat

Gyakran előfordul, hogy a közvetített üzenetet félreértik, és ezért az információcsere eredménytelen. John Miner, a menedzsment területének kiemelkedő kutatója rámutat, hogy általában az információcsere-kísérletek mindössze 50%-a vezet a kommunikálók kölcsönös beleegyezéséhez. Az ilyen alacsony hatékonyság oka leggyakrabban annak a ténynek a feledése, hogy a kommunikáció igen ez egy csere.

A csere során mindkét fél aktív szerepet játszik. Az információcserére csak akkor kerül sor, ha az egyik fél információt "ajánl fel", a másik pedig észleli azt. Ahhoz, hogy ez így legyen, fokozott figyelmet kell fordítani a kommunikációs folyamatra.

Kommunikációs folyamat két vagy több ember közötti információcsere.

A kommunikációs folyamat fő célja a kicserélt információ megértésének biztosítása, azaz. üzenetek. Az információcsere puszta ténye azonban nem garantálja az információcserében részt vevő személyek közötti kommunikáció hatékonyságát. Az információcsere folyamatának és hatékonyságának feltételeinek jobb megértése érdekében meg kell különböztetni a folyamat következő szakaszait, amelyekben két vagy több személy vesz részt.

Az információcsere folyamatában négy alapvető elemet lehet megkülönböztetni.

1. Feladó, olyan személy, aki ötleteket generál vagy információkat gyűjt és azt kommunikálja.

2. Üzenet, a szimbólumokkal kódolt tényleges információ.

3. Csatorna, információtovábbítás eszközei.

4. Befogadó, az a személy, akinek az információt szánják, és aki értelmezi azt.

Az információcsere során a küldő és a címzett több, egymással összefüggő szakaszon megy keresztül. Feladatuk egy üzenet megalkotása és egy csatornán keresztül történő közvetítése oly módon, hogy mindkét fél megértse és megossza az eredeti ötletet. Ez nehéz, mert minden szakasz egyben egy olyan pont, ahol a jelentés eltorzulhat vagy teljesen elveszhet. Ezek az egymással összefüggő lépések a következők:

1. Egy ötlet születése.

2. Kódolás és csatornaválasztás.

3. Átadás.

Ezeket a lépéseket a 2. melléklet mint a kommunikációs folyamat egyszerű modellje.

Bár a teljes kommunikációs folyamat gyakran néhány másodperc alatt befejeződik, ami megnehezíti a szakaszok elkülönítését, szükséges ezeket a szakaszokat elemezni, hogy megmutassuk, milyen problémák merülhetnek fel a különböző pontokon.

Egy ötlet születése. Az információcsere egy ötlet megfogalmazásával vagy az információk kiválasztásával kezdődik. A feladó dönti el, hogy milyen értelmes gondolatot vagy üzenetet kíván cserélni. Sajnos sok kommunikációs kísérlet ebben az első szakaszban meghiúsul, mert a küldő nem tölt elég időt az ötlettel.

Fontos megjegyezni, hogy az ötletet még nem fordították le szavakra, vagy nem öltöttek más formát, amelyben az információcserét szolgálná. A feladó csak azt döntötte el, hogy melyik koncepciót kívánja az információcsere tárgyává tenni. A hatékony csere végrehajtásához számos tényezőt kell figyelembe venni.

Kódolás és csatornaválasztás. Az ötlet közvetítése előtt a küldőnek szimbólumokkal kell kódolnia azt szavakkal, intonációkkal és gesztusokkal (testbeszéd). Ez a kódolás az ötletet üzenetté változtatja.

A küldőnek ki kell választania egy olyan csatornát is, amely kompatibilis a kódoláshoz használt karaktertípussal. Egyes jól ismert csatornák közé tartozik a beszéd- és írásos anyagok továbbítása, valamint az elektronikus kommunikáció, beleértve számítógépes hálózatok, e-mail, videokazetták és videokonferencia. Ha a csatorna nem alkalmas a szimbólumok fizikai megvalósítására, az átvitel nem lehetséges. Egy kép néha többet ér ezer szónál, de nem telefonos üzenetküldéskor. Hasonlóképpen előfordulhat, hogy nem lehetséges minden alkalmazottal egyszerre beszélni. A kiscsoportos értekezletek előtt kiküldhetők a segítői visszaemlékezések, hogy biztosítsák az üzenet megértését és a probléma megosztását.

Ha a csatorna nem nagyon konzisztens az első szakaszban megszületett ötlettel, akkor az információcsere kevésbé lesz hatékony. Például egy menedzser figyelmeztetni akarja a beosztottját az utóbbi által elkövetett súlyos biztonsági megsértések megengedhetetlenségére, és ezt egy csésze kávé melletti könnyed beszélgetés során, vagy az alkalomról szóló feljegyzéssel teszi. Előfordulhat azonban, hogy ezek a csatornák nem képesek olyan hatékonyan közölni a jogsértések súlyosságát, mint egy hivatalos levél vagy találkozó. Ugyanígy, ha egy alárendelt megjegyzést küld a kiváló teljesítményéről, az nem közvetíti azt a gondolatot, hogy mennyire fontos hozzájárulása a munkához, és nem lesz olyan hatékony, mint egy közvetlen beszélgetés, amelyet hivatalos köszönőlevél követ, valamint egy bónusz.

A kommunikációs eszközök megválasztása nem korlátozódhat egyetlen csatornára. Gyakran kívánatos két vagy több kommunikációs médiát kombinálni. A folyamat bonyolultabbá válik, mert a küldőnek meg kell határoznia ezen eszközök felhasználási sorrendjét, és meg kell határoznia az információtovábbítási sorrendben az időintervallumokat. A tanulmányok azonban azt mutatják, hogy a szóbeli és írásbeli információcsere egyidejű alkalmazása általában hatékonyabb, mint mondjuk csak az írásos információcsere.

Adás. A harmadik lépésben a küldő egy csatorna segítségével eljuttat egy üzenetet (kódolt ötletet vagy ötletkészletet) a címzetthez. Egy üzenet fizikai továbbításáról van szó, amelyet sokan tévesen magára a kommunikációs folyamatra tekintenek. Ugyanakkor, mint láttuk, a kommunikáció csak az egyik legfontosabb szakasz, amelyen keresztül kell menni ahhoz, hogy egy gondolatot átadhassunk egy másik embernek.

Dekódolás. Miután a feladó elküldte az üzenetet, a fogadó dekódolja azt. Dekódolás - ez a küldő karaktereinek átültetése a címzett gondolataiba. Ha a feladó által választott karakterek pontosan ugyanazt a jelentést hordozzák a címzett számára, az utóbbi pontosan tudja, mire gondolt a küldő ötlete megfogalmazásakor. Ha az ötletre nincs szükség reagálásra, az információcsere folyamatának ezzel be kell fejeződnie.

Számos okból azonban előfordulhat, hogy a címzett kissé eltérő jelentést ad az üzenetnek, mint a küldő fejében. A menedzser szemszögéből a kommunikációt akkor kell hatékonynak tekinteni, ha a címzett bizonyította az ötlet megértését azáltal, hogy végrehajtotta azokat a műveleteket, amelyeket a küldő elvárt tőle.

Mielőtt az információmegosztás különböző akadályairól beszélnénk, két fontos fogalmat kell feltárnunk: Visszacsatolásés interferencia.

Visszacsatolás. Visszajelzés jelenlétében a küldő és a fogadó kommunikatív szerepet cserél. Az eredeti vevő lesz a küldő, és végigmegy a kommunikációs folyamat összes lépésén, hogy közölje válaszát az eredeti feladóval, aki most a fogadó szerepét tölti be.

A visszajelzések hozzájárulhatnak a vezetői információcsere hatékonyságának jelentős növeléséhez. Számos tanulmány szerint a kétirányú információcsere (visszacsatolás lehetőségével) az egyirányúhoz (visszacsatolás nélkül) képest, bár lassabban megy végbe, mégis hatékonyabban oldja a stresszt, pontosabb és növeli a helyességbe vetett bizalmat. üzenetek értelmezése.

Zaj. A visszacsatolás nagymértékben javítja a hatékony információcsere esélyeit, lehetővé téve mindkét fél számára a zaj elnyomását. Az információátviteli elmélet nyelvén a zaj az, ami eltorzítja a jelentést. A kommunikációt akadályozó zajforrások a nyelvtől (akár verbális, akár nem verbális) a felfogásbeli különbségeken át, amelyek megváltoztathatják a kódolási és dekódolási folyamatok jelentését, egészen a felettes és a beosztott szervezeti státuszbeli különbségekig terjednek, ami megnehezítheti a kommunikációt. az információ pontos közvetítésére.

Bizonyos zajok mindig jelen vannak, így az információcsere folyamatának minden szakaszában előfordul némi jelentéstorzulás. Általában megpróbáljuk leküzdeni a zajt és közvetíteni üzenetünket. A nagy zajszint azonban határozottan észrevehető jelentésvesztéshez vezet, és teljesen blokkolhatja az információcsere létrehozására irányuló kísérletet. A vezető szemszögéből ennek a továbbított információnak megfelelően a célok elérésének csökkenéséhez kell vezetnie. NÁL NÉL 1. melléklet az információcsere folyamata visszacsatolásos és zajos rendszerként jelenik meg.

1.3 A menedzsment információs támogatása és összetétele. Információáramlások

Az irányítási folyamat legfontosabb jellemzője az információs jellegében rejlik. A meghozott döntések végrehajtásának megszervezése a munkavállalók befolyásolásának módszereinek rendszerén keresztül történik a meghozott döntések végrehajtásának előrehaladásáról szóló információk felhasználásával (visszacsatolási információ). Minél pontosabb és objektívebb az irányítási rendszer rendelkezésére álló információ, annál teljesebben tükrözi az irányítási objektum aktuális állapotát és összefüggéseit, annál ésszerűbbek a kitűzött célok és az azok elérését célzó valós intézkedések.

Mivel a vezető a munkájában az objektum állapotával kapcsolatos információkra támaszkodik, és tevékenysége eredményeként új parancsinformációkat hoz létre a fordításhoz. kezelt objektum akkor a tényleges állapotból a kívánt állapotba az információt feltételesen a vezetői munka tárgyának és termékének tekintjük.

Az információ, mint az ellenőrzés eleme és a vezetői munka tárgya, minőségi megértést nyújtson a feladatokról és az irányított és kontrollrendszerek állapotáról, és biztosítsa a kívánt állapot ideális modelljének kialakítását.

Ily módon Információs támogatás- ez egy része az irányítási rendszernek, amely a termelési elemek aktuális és lehetséges állapotára, a termelési folyamat működésének külső feltételeire, valamint a termelési elemek változtatásának, átalakításának logikájára vonatkozó adatok gyűjteménye.

Az információs támogatás jellemzőinek két szintje van:

- elemi, azaz adatok, jellemzők, jelek halmaza;

- szisztémás, azaz reprodukálja az információ osztályozási csoportjai közötti kapcsolatot és függőséget, információs modellek formájában megvalósítva.

Az információ elemi jellemzése során az információ összetételét, a médiumok formáját és típusait, ezek elnevezését tanulmányozzák.

Az információ minőségének alapvető követelményei:

Időszerűség;

Megbízhatóság (bizonyos valószínűséggel);

Megfelelőség;

Megbízhatóság (bizonyos fokú kockázat mellett);

Az információs rendszer teljessége (az áru minősége és erőforrás-intenzitása, a feltételek szakaszonkénti életciklus a vállalat és a versenytársak árui stb.);

Célzás;

Az információk jogi helyessége;

Többszörös használat;

Nagy sebességű gyűjtés, feldolgozás és továbbítás;

Kódolási lehetőség;

Az információk relevanciája.

Egy információs rendszer jellemzésekor az információáramlások mozgását, intenzitását és stabilitását, az információtranszformációs algoritmusokat és az ezeknek az objektív feltételeknek megfelelő dokumentumáramlási sémát tanulmányozzuk.

A döntések ideális leírása egy objektum kívánt állapotának és az állapot elérésének módszereinek. Korlátozott felhasználású termékek, mivel egy adott tárgyra irányulnak világosan leírt körülmények között. A megoldás minősége késztermékként közvetetten, a tárgyon végzett tevékenységében nyilvánul meg ezt a döntést irányította.

Az információs támogatás kialakításakor a vezetők és a szakemberek átlagos, kiegyenlített információigénye vezérli őket [ld. 7. oldal]. Különleges helyet foglalnak el itt a menedzsmenttel kapcsolatos információk, amelyek a menedzsment progresszív technikáit és módszereit tükrözik.

Az információk rendszerezése során alapvető fontosságú, hogy felosztjuk azokat feltételesen állandó, normatív és referencia szerepét betöltve, ill változó. Az osztályozási kapcsolatok elemzése alapján mindkét ilyen típusú információ egymással összefüggő blokkokba (modellekbe) szerveződik, amelyek leíró, azaz a folyamatot statikában vagy dinamikában jellemzik, egy-egy tipikus helyzetet tükröző komponensek.

Az információs támogatás kialakításának folyamata több szakaszból áll:

A tárgy állapotának leírása, azaz egy fizikai fénykép. Ez magában foglalja a vezérlő és vezérelt rendszereket jellemző műszaki és gazdasági mutatók és paraméterek összességét, ezen mutatók megfelelő osztályozásával;

Osztályozási kapcsolatok modellezése információs tömbökben ok-okozati összefüggések allokálásával, azaz privát statikus modellek kialakítása;

Az egyes elemek és folyamatok dinamikájának tükrözése az információs modellekben, azaz a termelés mennyiségi és minőségi változásainak tendenciáinak alátámasztása. Ugyanakkor a mennyiségi változás magában foglalja az információ korrekcióját, a minőségi változás pedig annak részleges vagy teljes átstrukturálását;

A termelési folyamat integrált információs modellje, amely tükrözi a helyi folyamatok és a teljes termelés kapcsolatát és dinamikáját.

A formálás sorrendje határozza meg az információ összetételének elemzésének megközelítését. Az információk rendszerezése nagymértékben meghatározza azok tárolásának, nyilvántartásának, frissítésének, továbbításának és felhasználásának sorrendjét. Az adatbankok áttekinthető felépítése lehetővé teszi a mozgás irányának, az áramlások intenzitásának, átalakulásának mintázatainak, a kérés és a fogadás módjának teljesebb alátámasztását.

Az információtámogató rendszer tehát egy objektum és környezete céljaira, állapotára, fejlődési irányaira vonatkozó, egymással összefüggő információáramlásokba szerveződő adathalmaz. Ez a rendszer magában foglalja az adatok megszerzésére, tárolására, keresésére, feldolgozására és a felhasználó számára történő kiadására szolgáló módszereket.

2 AZ INFORMÁCIÓÁRAMLÁSOK VIZSGÁLATÁNAK MÓDSZERTANI VONATKOZÁSAI

2.1 Az információs támogatás kutatásának módszerei

A menedzsment szervezet elemzésére vonatkozó követelmények megvalósítása nagymértékben függ az elemzett objektum állapotáról szóló információk minőségétől és mennyiségétől. Az információnak szükségesnek és elégségesnek kell lennie, tárgyilagosan jellemeznie kell a menedzsment szervezetét, mennyiségileg meghatározott jellemzőkkel.

A jelenlegi vezetői szervezetről és fejlődési trendjeiről jelenleg a következő főbb információszerzési források állnak rendelkezésre.

Az első forrás az jelentési adatok és a tárgyév. Ez a forrás lehetővé teszi a vezetői apparátusban foglalkoztatottak létszámának és összetételének, az irányítási költségek összegének, a szervezeti és számítástechnikai eszközök költségének azonosítását.

Második eredet - irányelv dokumentáció tanulmányozása(Parancsok, utasítások, ülések jegyzőkönyvei, teljesítmény-ellenőrzési anyagok, egyes osztályok jelentései stb.) .

A harmadik forrás az speciális felmérések. Ez a forrás jelenleg a fő.

Jelenleg nagyon fontos adatokat szerezni az irányítási rendszer anyagi és tárgyi elemeinek leterheltségéről. A megfigyelés tárgya ebben az esetben az külön tárgy – Számológép, sokszorosító, bármilyen dokumentum.

A menedzsment szervezetére vonatkozó adatok megszerzésének fontos forrása az speciális felmérések elvégzése az irányító apparátus alkalmazottai vagy a kezelt létesítmény megfelelő alosztályának csapata.

Ezek az információforrások nem zárják ki egymást. Ezeket kombinálni kell, kiegészítve és gazdagítva a különböző módszerekkel nyert anyagot.

Jelenleg az információtámogató elemzés több módszerét is sikeresen alkalmazzák. Eltérnek az információmennyiség elfogadott jellemzőiben (szimbólumok, rekordok, grafikonvonalak, dokumentumok stb.), módszerekben és elemzési eszközökben. A következő módszerek tekinthetők a legfejlettebbnek.

1) Az adatfejlesztési folyamatok mátrixmodellezési módszere, gépgyártó vállalkozásoknál tesztelt.

2) Kohászati ​​üzemekben tesztelt grafikus-analitikai módszer az információáramlás vizsgálatára.

3) Az információáramlás leírása fa típusú gráf formájában.

4) A tervezett számítások információs linkjeinek sémáinak módszere.

5) A vezetési feladatok feltáró elemzésének módszere, amelyet a "rövid" áramlások azonosítására fejlesztettek ki.

Ezek a módszerek elsősorban az információ általános mennyiségi jellemzőiből indulnak ki.

Ezen módszerek mindegyikének megvan a maga alkalmazási területe: egyesek alkalmasak az osztályok közötti információs kapcsolatok leírására, mások a feladatcsoportok, az egyes feladatok és az elemi eljárások csoportjai közötti információs kapcsolatok leírására.

Az információáramlások legteljesebb és legrészletesebb tükrözése és elemzése olyan információs modellek segítségével érhető el, amelyeket úgy fejlesztettek ki mátrix modellek. Ebben az esetben különféle mátrixokat használnak - anyagfolyamatok és dokumentumáramlás, dokumentumáramlás, valamint a döntések és feladatok összetétele meghatározott vezetési szinten, bizonyos feladatcsoportokhoz, a különböző szinteken menedzsment stb.

Leggyakrabban mátrixok és grafikonok formájú modelleket használnak. Mindkét modellezési módszer magában foglalja az információs rendszerben a kezdeti, köztes és végső adatok független komponensei formájában történő allokációját. Ez lehetővé teszi azok elkülönített vizsgálatát, ami alapvető fontosságú a külső és belső információigény tanulmányozása szempontjából.

A keringő információáramlás mátrixmodelljei többféle változatban is felépíthetők, de az alapvetőek a „dokumentum per dokumentum”, „mutató per indikátor” dimenziójú mátrixok. Ebben az esetben a dokumentumok egyetlen blokknak tekinthetők.

Klasszikus formájukban a mátrix modellek az osztályozási kapcsolatok elemzésére szolgálnak. De alkalmasak az adminisztratív apparátus információs támogatásának főbb jellemzőinek tanulmányozására is, mert lehetővé teszik az információtípusok és -források különböző csoportosításának bemutatását, és hozzájárulnak a tényleges ellátás teljesebb azonosításához, a feladatok javításának lehetőségéhez. különféle típusú.

Grafikus-analitikai módszer Az információáramlások vizsgálata információs gráfjuk ábrázolásán és szomszédsági mátrixának elemzésén alapul. A grafikonok dokumentumszinten, komponens szinten (kezdeti, köztes és külső adatok) és szintetikus szinten (kezdeti és köztes adatok, külső és funkcionális eredmények) építhetők fel.

Grafikus-analitikai modellek alapján beazonosítható a probléma megoldása során felhasznált és megszerzett kezdeti, köztes és eredő információk fajtáinak száma, a különböző információs adatok felhasználásának gyakorisága, az egyes indikátorok tényleges felhasználása. munkában.

Az irányítási folyamatban megoldott fő feladatok és eljárások grafikonjai alapján egy szomszédsági mátrixot kaphatunk a grafikonokból, amelyek bemutatják a feladatok és a menedzsmentben használt dokumentumok közötti kapcsolatot. Az egyes feladatok grafikonja és egy adott ellenőrzési szint lehetővé teszi az információs racionális folytonosságának megállapítását, a feladat közbenső és végső eredményeinek mások számára történő felhasználásának lehetőségét.

Szerkezeti gráf segítségével kiszámítható az információ mennyisége.

Ezek az információs támogatás elemzésére szolgáló technikák együttesen lehetővé teszik számunkra, hogy az elemzés szemantikai aspektusának minden aspektusát figyelembe vegyük.

2.2 Grafikus és mátrixos módszerek információkutatáshoz

Az információtámogatás legteljesebb elemzése az információhordozók blokkdiagramjának információs gráf formájában történő felépítése és elemzése során végezhető el.

Az információáramlás indokolásakor figyelembe kell venni:

Az információ mozgása az információs támogatás keretein belül (blokkról blokkra);

Az információ kapcsolata és folytonossága egy funkcionális alrendszer technológiai eljárásaiban és a független funkcionális egységek között;

Az információs mozgás hierarchikus orientációja;

A kimeneti információk orientációja, regisztrációjának típusai.

Erre a célra sikeresen alkalmazzák az objektumok információs modelljeit és a bennük előforduló folyamatokat. Az APCS lehetőséget teremt az átmenetre az egyes funkciók és vezérlések információs modelljeinek felépítéséről egy információkezelési modell egészére és a vállalatra vonatkozóan.

A feladatcsoport vagy különálló feladat megoldására való felkészülés eljárása magában foglalja a megoldási folyamatot biztosító információáramlások összetételének, sorrendjének és strukturális összetevőinek előzetes meghatározását. Az áramlás szerkezeti elemei közé tartoznak a bemeneti és kimeneti dokumentumok (az elemzés funkcionális szintje), a kezdeti, köztes és kimeneti információk tömbjei (elemi elemzési szint), a kiválasztott szinteket önállóan figyelembe véve, vagy egyetlen sémába integrálva.

Az automatizálási objektumban rögzített összetételben és tartalomban rögzített információáramlások, az ACS-elemek és feladatalgoritmusok állandó összetétele és interakciója esetén az információáramlás szerkezete a rendszerben általában változatlan marad. Az áramlások meghatározott szerkezeti összetevőinek sorrendje, összefüggései állandóak, egyszer megtalálhatók. Az információáramlás elemzési folyamatának automatizálásához létre kell hozni egy megfelelő információs modell. Erre a célra célszerű a gráfelméleti apparátust használni.

Ábrázoljuk az információáramlás szerkezeti összetevőit csúcsok formájában irányított gráf G=(M,V), melynek ívei egymáshoz való kapcsolódásukat tükrözik. Minden Mi és Mj csúcspárt csak Mi-ből Mj-be irányított ív köt össze, ha van információátmenet Mi-ből Mj-be.

A gráfok tulajdonságait felhasználva számos fontos jellemzőt kaphatunk a rendszerben vizsgált információáramlásokról.

Képezzük az R, R 2 ,…,R N hatványszomszédsági mátrixokat és a teljes mátrixot. A mátrixelemzés lehetővé teszi az adatfolyamok alábbi tulajdonságainak beállítását. Az Mj komponens sorrendjét az Mi-t Mj-vel összekötő leghosszabb út határozza meg. Ez egyenlő az R n szomszédsági mátrix n fokával, amelyre . Az Mj komponens sorrendjének maximális értékét a Mi-től Mj-ig tartó leghosszabb út határozza meg a teljes információs gráfra. A kezdeti adatok akkor kerülnek kiválasztásra, ha a szomszédsági mátrix oszlopának j elemeinek összege nulla. Ha az i sor elemeinek összege nulla, akkor a kimenő adatok kiemelésre kerülnek. A és értéke megegyezik az Mj-ben szereplő komponensek számával, valamint az Mi-t tartalmazó eredmények számával. Az n fokú szomszédsági mátrix r ij eleme egyenlő az Mi-t és Mj-t összekötő n hosszúságú utak számával. Az R összeg mátrix r ij elemei megadják a Mi-től Mj-ig tartó összes út számát anélkül, hogy megadnák az út hosszát.

Az Rsum mátrix j oszlopának nullával nem egyenlő elemei, amelyek nem egyenlők nullával, lehetővé teszik az összes Mj-t alkotó komponens azonosítását az adatmozgás minden útvonalán. Az i vonal nullától eltérő elemei azt az eredményeket jelzik, amelyek kialakításában az Mi elemet használjuk.

Az R szomszédsági mátrix és a rendelési érték segítségével meghatározhatja a kimenethez képest köztes komponensek tárolási időtartamát.

Az információáramlás elemzésére szolgáló algoritmust általánosságban a 9. függelék mutatja be. Az algoritmus módosításával az ACS modellben szereplő elemek kölcsönhatásának szinte minden jellemzője megszerezhető. A 10. függelékben található egy valós modell egy részlete, amely a rendszer elemei közötti kapcsolatok mennyiségét és összetettségét szemlélteti. Emiatt az elemek között a bemeneti és kimeneti információk szempontjából legjelentősebb összefüggések közül néhány kiemelésre kerül a töredékben.

Az információs gráfok és a hozzájuk tartozó szomszédsági mátrixok használhatók a feladatokra, feladatcsoportokra, alrendszerekre, a rendszer egészére és a gráf bármely más szerkezeti elemére vonatkozó információk mennyiségének meghatározására.

Ahogy fentebb is látható, a rendszerbe bevitt adatok mennyisége meglehetősen nagy, így ezek hatékony gépi szintű szervezése lényeges. Kényelmes az információk elemzése a kiindulási adatok megszerzéséhez, hogy a létrehozott információs alapot egyetlen elemzési algoritmus keretein belül építsük fel vagy rekonstruáljuk a vizsgált gráfmodellre. A következő összefüggések elemzése javasolt:

Keresse meg azon feladatok számát, amelyekben ez a mutató használatos. Ezen információk alapján kiszámítjuk az adatduplikáció együtthatóját abban az esetben, ha minden feladathoz külön tömböket szervezünk kiindulási adatokkal;

Számítsa ki a mutatópárok együttes előfordulásának mátrixát a feladatokban, melynek elemei azt mutatják, hogy hány feladatban együtt használják a megfelelő mutatókat! Az ilyen mutatók kombinálhatók és felhasználhatók egyetlen információs alap közös információs tömbjében;

Határozza meg azon feladatok számát és listáját, amelyekben ez a mutató más mutatókkal együtt előfordul, valamint a mutatók számát és listáját. Ez lehetővé teszi olyan indikátorcsoportok azonosítását, amelyeket csak együtt használnak, és amelyeket külön nem használnak egyetlen feladatban sem.

A mutatók feladatok szerinti csoportosításának folyamata a csoportok közötti kapcsolódási együttható figyelembevételével formalizálható. A csatolási együtthatót a következő képlet segítségével számítjuk ki:

Pénzügyi osztály - belép - 35 nyomtatvány, kilép - 34 nyomtatvány irat, ami a bejáratnál 13%, a kijáratnál 12,7%;

Tervezési és gazdasági osztály - belépő - 32 nyomtatvány, kijárat - 32 nyomtatvány, ami a bejáratnál 12%, a kijáratnál 12%;

Marketing osztály - belép - 44 nyomtatvány, kilép - 41 nyomtatvány, ami a bejáratnál 16%, a kijáratnál 15%;

A termelő és feladó részleg - belép - 31 nyomtatványt, kihagy - 22, ami a bejáratnál 12%, a kilépésnél 8%.

Az iratok mozgásának sémáját ezekben a részlegekben mutatjuk be Alkalmazás.

Látható tehát, hogy az osztályok bejáratánál az információáramlás jobban terhelt, mint a kijáratnál. Ez azt jelzi, hogy a funkcionális egységek feldolgozzák a bejövő információkat, esetleg leegyszerűsítve azt. Annak érdekében, hogy az osztályok hogyan dolgozzák fel és használják fel részletesebben a hozzájuk érkező információkat, megvizsgáljuk a tervezési és gazdasági osztályon zajló információáramlásokat.

3.2 Grafikus és mátrixos munkafolyamat-modell felépítése

A vállalkozás dokumentumkezelő rendszere a termelési és gazdasági tevékenységét tükrözi. A termelés javulásával a munkafolyamat is változik. Ez a változás az okmányok új formáinak megjelenésében (vagy a meglévők megszűnésében) és mozgásuk útvonalainak megváltozásában fejeződik ki.

Az adatfeldolgozási rendszer elemzéséhez célszerűnek látszik a vállalkozásban forgalomban lévő összes dokumentumot három fő csoportba sorolni: tervezett, tényleges (beszámoló), normatív.

mátrix modell (lásd a mellékletet) a JSC "Electroagregat" tervezési és gazdasági osztályán a dokumentumok formáinak megfelelő információáramlás azt mutatja, hogy az egység fő tevékenysége ebben a tervezéssel kapcsolatos üzleti folyamatban a pénzügyi osztálynak átadott főbb dokumentumok kidolgozását célozza. és számvitel, a külkapcsolatok osztálya, az OOTiZ és az OIHiO.

Például a pénzügyi osztály 4 féle tervezési dokumentumot kap, a számviteli osztály 3, a külkapcsolati osztály 3, az OOTiZ 3, az OIHiO pedig 3 nyomtatványt.

A PEO dokumentumáramlásának részletesebb elemzéséhez az üzleti folyamatban a dokumentumok mozgásának mátrixa alapján a szerződés megkötésétől a termékek értékesítéséig van szükség. lásd a mellékletet készítsünk egy táblázatot az információk mozgásáról lásd a mellékletet .

Bár az osztályok között szoros kapcsolatok vannak, amelyek megnehezítik (megzavarják) a dokumentumok áramlásának folyamatát a problémák megoldása során, a fő adatáramlás a PEO-tól érkezik a pénzügyi osztályhoz. Fontos megjegyezni, hogy nemcsak a funkcionális egységek közötti kapcsolatokra van szükség, hanem az úgynevezett visszacsatolási kapcsolatokra is. Ez a következő tényezőknek köszönhető:

Megosztások elkülönítése a tervezési és gazdasági feladatok megoldásában;

Szabványok decentralizált alkalmazása a tervezés különböző szintjei problémáinak megoldására.

Ez oda vezet, hogy a működés során minden egységnek tervezett feladatokat kell megoldania. A vállalkozás fő feladatait azonban az évre vonatkozó termelési terv és a havi termelési terv határozza meg.

A termelési terv kidolgozásához és jóváhagyásához a következő információkat kell benyújtani a PEO-hoz:

Marketing és Értékesítési Osztály (UMiS) – nómenklatúra gyártási terv tervezete,

Műszaki Osztály (TU) - rekonstrukciós és műszaki felújítási tervek, új és modernizált típusú termékek gyártásának előkészítése és fejlesztése; műszaki átszerelés és berendezések beszerzése; környezetvédelem; energiafogyasztásra, vízelvezetésre, kommunikációs szolgáltatásokra és berendezések javítására vonatkozó becslések,

Minőségirányítás (QM) – költségbecslések a termékek engedélyezésére és tanúsítására, valamint a minőségellenőrzésre,

Személyzeti és Rendszerügyi Osztály (HRD) – a műszaki képzés költségbecslése és a VOHR fenntartási költségei,

Tőkeépítési Tanszék (OKS) - a beruházási és javítási terv tervezete.

Éves és havi gyártási terv biztosított:

Ügyvezető Igazgatóság (ED),

Műszaki menedzsment (TU),

Termelésirányítás (PU),

Marketing és Értékesítési Osztály (UMiS),

Pénzügyi és Gazdasági Menedzsment (FEM).

A gyártási terv kidolgozására és jóváhagyására vonatkozó munkavégzési sémát bemutatjuk Alkalmazás .

A gyártási terv kidolgozása és jóváhagyása során 13 dokumentumforma kerül felhasználásra, amelyeket a fent említett funkcionális egységek és szolgáltatások biztosítanak.

A gyártási terv kidolgozásához felhasznált dokumentumok:

gyártási terv tervezet,

Új és továbbfejlesztett termékek fejlesztésének terve,

Rekonstrukciós, műszaki felújítási és eszközbeszerzési terv,

A környezetvédelmi osztály igazolása a környezetvédelmi tervezési költségekről,

Energiahordozók, vízelvezetés, kommunikációs szolgáltatások, berendezések vállalkozók általi javításának becsült költségei,

a munkák tanúsításának becsült költségeinek terve,

A JSC "Electroagregat" főüzem személyzetének szakképzésének becsült költségei,

A VOKhR fenntartásának költségbecslése,

Épületek és építmények beruházási és javítási tervtervezete,

A fő műszaki és gazdasági mutatók terve,

Tervtervezet (havi),

A versenytárs termékének ára.

3.3 Az információáramlás javítását célzó irányok megalapozása

A PEO részleg információáramlásának részletesebb elemzéséhez kiszámítjuk az információáramlás folytonossági együtthatóját a havi termelési terv elkészítéséhez.

Az információáramlás folytonosságának együtthatója (1), ahol t y.nor, t y.fact - a kezelési ciklus időtartama, a dokumentum áthaladásának időtartama szerint számítva, normatív és tényleges.

A havi termelési tervet a tervezett hónapot megelőző hónap 25. napja előtt kell elkészíteni. A gyakorlatban azonban bizonyos nehézségek adódnak a következő termelési terv kidolgozása során. Például felsőbb szervezetek döntései.

Szoptatás januárban = 30 nap / 34 nap = 0,89,

Februári szoptatás = 31 nap / 35 nap = 0,89,

Szoptatás márciusban = 31 nap/35 nap = 0,89,

Áprilisra szoptatni = 31 nap / 32 nap = 0,97.

I negyedig ápolni=(0,89*3+0,97)/4=0,91.

Az egyes hónapokra meghatározott információáramlás-folytonossági együttható alapján látható, hogy az első három hónapban többé-kevésbé stabil, bár közel áll az 1-hez, de nem egyenlő. Ez általánosságban kedvező tendencia, hiszen folyamatos az információáramlás, bár úgy tűnik, a PEO késik a következő havi termelési terv elfogadásával (). A tervet azonban már áprilisban a vártnál csak 1 nappal később fogadták el. Ez arra utal, hogy talán az év eleje óta történt néhány változtatás a terv elkészítésének módjában, ami 3 hónapig okozott nehézségeket. De ezeket a problémákat sikeresen megoldották. Általánosságban elmondható, hogy a negyedévben az információáramlás folytonossági együtthatója meglehetősen elfogadható értékkel bír.

Menedzsment hatékonysági tényező

(2), ahol -

D 1, D 2, D 3 - a vonatkozó dokumentumok megállapított határideje;

K 1, K 2, K 3 - lemaradás az elfogadott iratok teljesítési határidejétől napokban;

d 1, d 2, d 3 - egy adott típusú dokumentumok aránya.

A évre vonatkozóan az éves terv elkészítéséhez évente 13 dokumentum nyomtatvány készül. A dokumentumok kitöltésének gyakorisága (3), ahol D az éves termelési terv elkészítéséhez kidolgozott dokumentumok száma évente; d ij - az i-edik száma dokumentum j időszakra kidolgozott periodicitás; n j az időszakok száma egy évben. Így a gyártási terv elkészítéséhez kidolgozott dokumentumok száma 13.

Az információáramlás olyan üzenetek halmaza, amelyek objektíven tükrözik az üzleti folyamatok fejlődését, és amelyeket kommunikációs csatornákon keresztül továbbítanak a menedzsment számára. patakok lehetnek közvetlen(a vezérlő alrendszerből a vezérelt alrendszerbe) és fordított(a vezérlő alrendszertől a vezérlő alrendszerig).

Az információ értékét egy összetett valószínűségi mutató határozza meg P(t) időben a P s információ időbeni beérkezésének valószínűsége, P p teljessége és P megbízhatósága függvényében:

Ezért el kell érni az időben történő átvételt hasznos információ elegendő mennyiségben. Ez biztosítja a gyors és hatékony döntéshozatalt.

A döntéshozatali dilemmát hagyományosan két korláttal társították.

Egyrészt a gyorsan, elégtelen mennyiségben összegyűjtött információ a racionálistól távolról sem téves döntéshez vezet.

Másrészt a túl hosszú információgyűjtés a döntéshozatal tényének relevanciájának csökkenéséhez vezethet (akár a relevancia teljes elvesztéséhez).

A kulcsértéket az információáramlás hasznossága (relevanciája) játssza, amelyek az 1. ábrán bemutatott kulcsjellemzők által megosztottak. 22.1.

Rizs. 22.1. Az információáramlások osztályozása

A növekvő mennyiségű információáramlás ellentmondásos szerepet játszik. Egyrészt minél nagyobb az információ mennyisége, annál nagyobb az esélye annak, hogy a döntéshozatalhoz hasznos részét találjuk meg. Másrészt a statisztikai vizsgálatok szerint az információmennyiség kétszeres növekedése (azaz 100%-os növekedés) a hasznos részének legfeljebb 20%-os növekedésével jár együtt. Ez azt jelenti, hogy a további információk 80%-a nem hasznos. Ilyen körülmények között nagyon fontos olyan hatékony algoritmusok keresése, amelyek segítségével az általános információáramlásból egy hasznos részt vonhatunk ki a racionális vezetési döntések meghozatalához.

Egy termelő vállalkozás, ha vezetési szempontból nézzük, két alrendszerből áll, egy vezetői és egy irányítottból, vagy egy alanyból és egy irányítási objektumból, amelyeket információátviteli csatornák kapcsolnak össze. A vezérlőobjektum feltételesen egy erőforrás-átalakító rendszernek tekinthető, amelynek bemenetén nyersanyagok, munkaerő stb. érkezik, a kimenet pedig a termelés termékei. Információs linkek egy külső környezettel rendelkező termelési rendszer két bemeneti és egy kimeneti csatornával reprezentálható.

Az egyik bemeneti információs csatorna olyan külső struktúráktól kap információkat, amelyek meghatározzák a vállalkozás működésének feltételeit, figyelembe véve a termelési és gazdasági tevékenységek terveit, valamint az erőforrások felhasználásának normáit. Ezen információk összessége határozza meg a feltételeket és befolyásolja a technológiát a szervezet céljainak eléréséhez.

A második információbevitel a külső környezetből érkező zavaró hatásokat jelenti. A zavaró tényezők közé tartozik például az alapanyagok és anyagok szállítási feltételeinek megsértése, minőségük csökkenése, a termékek értékesítési feltételeinek megváltozása, az alvállalkozók szerződéses kötelezettségeinek megszegése stb. A jelzett zavaró tényezőkön kívül a vállalkozáson kívüli környezetből származó ilyen zavaró termelési rendszerek. Például berendezések meghibásodása, a technológiai rendszerek véletlen megsértése, a vállalati alkalmazottak betegsége stb.

A termelési rendszer információs kimenete az információ továbbításának csatornája külső szervezetek például egy egyesület vagy minisztérium, amely egy adott vállalkozást vagy adóhatóságot foglal magában stb. Bármely irányítási rendszerben az irányítás alanya és tárgya információs csatornákkal van összekötve, amelyeken keresztül az ellenőrzési műveletek és az irányítási objektum állapotára vonatkozó információk kerülnek átadásra. továbbított.

A vállalatirányítási testület a klasszikus háromszintű változatban három rétegből áll. Az információáramlás e rétegeken belül és kívül kering. Felülről lefelé - vezérlési műveletek, alulról felfelé - visszacsatolási információk, vízszintesen - információcsere azonos szintű belső objektumok, valamint belső és külső objektumok között.

Maga az irányítási mechanizmus magában foglalja a vezetői személyzetet, a számítógépes hálózatokat, a pénzügyi, információs és egyéb erőforrásokat. A termelésirányítás feladata az erőforrás-áramlások (anyag-, energia-, pénzügyi, információs stb.) racionális kezelésére redukálódik.

Az információáramlás olyan információáramlás összessége, amely lehetővé teszi a vállalkozás számára pénzügyi és gazdasági tevékenységek végzését.

A normális működés érdekében a vállalatnak teljes és jó minőségű információkat kell kapnia a vezetői döntések meghozatala előtt és után.

A jó információ lehetővé teszi egy vállalkozás számára, hogy:

• - versenyelőnyök megszerzése;
• - a pénzügyi kockázat csökkentése;
• - meghatározni a vásárlók hozzáállását;
• - intuitív döntéseket indokolni;
• - a tevékenységek hatékonyságának növelése;
• - figyelni a külső környezetet;
• - koordinálni a stratégiát;
• - a megkötött megállapodásokba és a vállalt kötelezettségekbe vetett bizalom növelése.

A termelés egésze sikeres működésének egyik legfontosabb feltétele egy olyan információs rendszer rendelkezésre állása, amely lehetővé teszi az összes tevékenység összekapcsolását és egységes egész elvei alapján történő irányítását.

Az információk gyűjtése és elemzése négy segédrendszer segítségével történik, amelyek együttesen alkotják: belső jelentéskészítés, piackutatás, információelemzés és aktuális külső információk gyűjtése.

A vállalkozás paramétereinek meghatározásakor kiemelt szerepet kapnak a pénzügyi és számviteli kimutatások. Ez a belső jelentési rendszer megjeleníti az aktuális eladások, kiadások, készletek mennyisége, cash flow mutatóit, valamint a követelésekre és kötelezettségekre vonatkozó információkat.

Az információ szempontjából nagy jelentőséggel bír a gyűjtés folyamatossága. Ez biztosítja a teljes tisztánlátást a saját vállalkozás ügyeiben, valamint azt a képességet és készséget, hogy a piacot a megfelelő termékkel a szükséges mennyiségben biztosítsák.

A logisztikában az információáramlás típusai a következőktől függenek:

• - az áramlással összekapcsolt rendszerek típusáról - vízszintes és függőleges;
• - az áthaladás helyétől - külső és belső;
• - a logisztikai rendszerhez viszonyított irányból - input és output (1. ábra).

Rizs.

Vízszintes információáramlás leggyakrabban informális jellegűek, ezek a leghatékonyabbak kommunikációs szempontból. Az információ körülbelül 90%-át tárolják. Vagyis az ilyen módon történő átvitel során az információvesztés minimális. Ez azzal magyarázható, hogy a szolgáltatási hierarchia azonos szintjén lévők pszichológiailag könnyebben megértik egymást, mivel azonos típusú feladatokat oldanak meg és hasonló problémákkal szembesülnek (2. ábra).

Rizs.

Vertikális információáramlás A hierarchia különböző szintjein elhelyezkedő alkalmazottak vagy alkalmazotti csoportok, például egy főnök és egy beosztott között zajlanak.

A vertikális információáramlásokat pedig csökkenő (a hierarchia mentén a vezetéstől a hétköznapi alkalmazottakig) és felfelé (az alacsonyabb dolgozóktól a magasabbak felé) osztják (3. ábra).

Rizs.

Külső információáramlás tükrözi a vállalkozás és a rajta kívül működő gazdasági és politikai entitások kapcsolatát. Meghatározzák az interakciót a vállalkozás, annak valós és potenciális ügyfelek valamint a versenytársak. A vállalkozásnak folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a külső környezet fő összetevőit, amelyek magukban foglalják a gazdasági, technológiai, politikai és jogi, társadalmi-kulturális és fizikai és környezeti tényezőket.

Belső információáramlás- ezek információáramlások a vállalat különböző szolgáltatásai és szintjei között, például egy dokumentum az anyagoknak a gyári raktárból a vállalati műhelybe történő kiadásához, egy dokumentum az anyagi erőforrások egyik műhelyből a másikba történő kiadásához, egy dokumentum késztermékek, termékek és alkatrészek raktárba történő átvétele. A belső információáramlás egyértelműen jellemzi a folyamat szakaszait: kínálat, házon belüli, marketing.

A belső információáramlás fő jellemzői: egyszerűsített tervezés, tisztviselők aláírásával hitelesített, az egyes termelési egységeken belül (műhelyek és telephelyek) gyakran szóbeli üzenetekből állnak.

Bemeneti információáramlás- ez az információs rendszerbe bevitt dokumentumok és adatok sorozata,

a probléma megoldásához szükséges információk, amelyek különféle adathordozókon találhatók: elsődleges dokumentumok, gépi adathordozók, a memóriában személyi számítógép. Ebből a célból összeállítják a bemeneti információk listáját és az egyes bemeneti információtípusok részleteinek összetételét, a bemeneti információk részleteinek helyét, valamint a bemeneti dokumentumok részleteinek (mezőinek) leírását.

Kimeneti információáramlás- ezek olyan üzenetek, amelyek túlmutatnak egy logisztikai rendszeren vagy annak valamelyik alrendszerén.

Az információáramlást a következő mutatók jellemzik:

• - az előfordulás forrása;
• - az áramlás iránya;
• - adási és vételi sebesség;
• - áramlás intenzitása stb.

Az információáramlást az egységnyi idő alatt feldolgozott vagy továbbított információ mennyiségével mérjük.

Az üzenetben található információ mennyiségének mérésének módjait a kibernetika információelméletnek nevezett ága tanulmányozza. Ezen elmélet szerint az úgynevezett bináris egységet - bitet - az információ mennyiségének egységeként vesszük. Elektronikus számítástechnika használatakor az információt bájtokban mérik. A bájt egy gépi szó egy része, amely általában 8 bitből áll, és egy egészként használják az információk számítógépben történő feldolgozásakor.

Az információ mennyiségének származtatott egységeit is használják: kilobyte és megabyte.

Az üzleti gyakorlatban az információ mérhető is:

• - a feldolgozott vagy továbbított dokumentumok száma;
• - a feldolgozott vagy továbbított dokumentumok dokumentumsorainak teljes száma.

Meg kell határozni az információgyűjtés, -bevitel és -kiadás helyeit, bemutatásának, dokumentálásának formáit is. Az ilyen rendszerek kiépítéséhez a lehető legnagyobb mértékben ki kell használni a modern számítástechnikai eszközöket, a helyi számítógépes hálózatokba való beépítés lehetőségét és a nemzetközi hálózatokhoz, például az internethez való hozzáférést.