이메일이란 무엇입니까? 오늘날의 비즈니스 세계에서 이것은 다음과 같습니다.

• 너의 얼굴. 이메일을 통해 상대방의 눈에 긍정적인 이미지를 만들거나 첫인상을 망칠 수 있습니다.
• 작업 도구입니다. 외부 세계와의 많은 커뮤니케이션은 이메일을 통해 이루어집니다. 따라서 이 도구를 잘 사용하면 삶을 훨씬 더 쉽게 만들 수 있습니다.
• 강력한 산만. 외부 세계는 이메일을 통해 당신을 사로잡고 주의를 산만하게 하고 잘못된 길로 이끌려고 합니다.

이러한 위치에서 전자 메일 작업을 살펴보십시오. 간단하게 시작해 보겠습니다.

편지 디자인

나는 이메일 클라이언트를 사용한다 모질라 썬더버드, 그러므로 나는 그의 예를 말할 것입니다. 새 문자를 만들고 필드 목록을 위에서 아래로 이동해 보겠습니다.

누구에게. 복사. 숨겨진 사본

모르는 사람이 있을지 모르지만 Mozilla의 "To"는 "Cc" 또는 "Bcc"로 변경할 수 있습니다.

• 누구에게: 주 수신자 또는 여러 수신자를 세미콜론으로 구분하여 씁니다.
• 복사: 우리는 편지를 읽어야하지만 반응을 기대하지 않는 사람을 씁니다.
• 숨겨진 사본: 우리는 편지를 읽어야 하지만 편지를 받는 다른 사람들에게는 알려지지 않은 사람을 작성합니다. 알림 등 업무용 편지를 대량으로 발송할 때 특히 적합합니다.

제대로 안됨 안에 대량 우편물"참조" 또는 "받는 사람" 필드를 통해 수신자를 지정합니다. 일년에 여러 번 "참조" 필드에 50-90명의 수신자를 나열하는 편지를 받습니다. 사생활 침해가 있습니다. 모든 수신자가 유사한 주제에 대해 함께 작업하고 있는 다른 사람을 알 필요는 없습니다. 서로 아는 사람이면 좋죠. 그리고 목록에 서로에 대해 모르는 경쟁 회사가 있다면? 최소한 불필요한 설명에 대비해야 하고, 최소한 그 중 하나와 협력을 종료해야 합니다. 이런 식으로 하지 마십시오.

편지 제목

전문 메일링 서비스는 종종 회사 블로그에서 제목(때로는 분별력 있게)의 중요성에 대해 씁니다. 그러나 편지의 제목이 "이메일을 열어야 함"이라는 문제를 해결하는 판매 편지에 대해 이야기하는 경우가 가장 많습니다.

우리는 일상적인 비즈니스 서신에 대해 논의합니다. 여기서 주제는 "편지와 작성자를 쉽게 식별하고 찾을 수 있어야 한다"는 문제를 해결합니다. 또한, 귀하의 근면은 접두사가있는 수많은 응답 편지의 업장 형태로 귀하에게 돌아올 것입니다. 답장:또는 fwd, 그 중 주제에 대해 원하는 문자를 검색해야 합니다.

20개의 편지는 중간 관리자의 하루 서신 분량입니다. 나는 기업가와 사업주에 대해 전혀 이야기하지 않으며, 때로는 편지의 수가 하루에 200 개 이상을 초과합니다. 다시 한 번: 제목이 비어 있는 이메일을 보내지 마십시오..

그렇다면 편지의 주제를 올바르게 공식화하는 방법은 무엇입니까?

실수 #1 : 제목에서 회사 이름만. 예를 들어, "하늘"과 모두. 첫째, 당신은 아마도 이 상대방과 의사 소통하는 회사 중 하나가 아닐 것입니다. 둘째, 회사 이름이 이미 주소에서 볼 수 있기 때문에 그러한 주제는 의미가 없습니다. 셋째, 이러한 서신 접근 방식을 사용하면 자신의 사서함이 어떻게 생겼는지 짐작할 수 있습니다. 대략 이렇습니다.

그러한 주제에 대해 검색하는 것이 편리합니까?

실수 #2 : 화려한, 판매 제목. 이러한 헤드라인을 작성하는 방법을 알고 있으면 좋습니다. 그러나 비즈니스 서신에서 이러한 기술을 사용하는 것이 적절합니까? 비즈니스 서신 제목의 목적을 기억하십시오. 판매하는 것이 아니라 식별 및 검색을 제공하기 위한 것입니다.

편지의 텍스트

다양한 경우에 텍스트를 작성하기 위한 많은 가이드가 있습니다. 예를 들어, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin 및 기타 단어 마스터에게는 유용한 정보가 많이 있습니다. 최소한 일반 문해력을 향상시키고 전반적인 작문 스타일을 개선하기 위해 그들의 기사를 읽는 것이 좋습니다.

편지를 쓰는 과정에서 우리는 일관되게 몇 가지 결정을 내려야 합니다.

예의의 문제 . 편지의 시작 부분에서 "나의 친애하는 Rodya, 지금 2 개월 이상 당신에게 서면으로 이야기하지 않았습니다. 밤, 생각." 그러한 서문을 작성하는 시간과 대담한 사람이 읽는 시간 면에서 매우 정중하고 비용이 많이 듭니다. 통신은 비즈니스입니다. 기억하시나요? 경쟁을 위해 서신 장르를 쓰지 않고 어머니가 Raskolnikov에게 보낸 편지가 아니라 비즈니스 서신.

우리는 우리의 시간과 수신자를 존중합니다!

자신을 소개하고 지인의 상황을 회상하는 것은 전시회에서 찰나의 만남 후에 보낸 첫 번째 편지에서만 의미가 있습니다. 이것이 협력 또는 현재 서신의 연속인 경우 오늘의 첫 번째 편지에서 "Hello, Ivan", 두 번째 및 후속 편지에서 "Ivan, ..."라고 씁니다.

항소 . 편지를 받는 사람이 여러 명이라면 누구에게 연락을 해야 할지 늘 고민이었다. 나는 최근에 Anna라는 세 소녀에게 편지를 썼습니다. 나는 망설임 없이 '안녕, 안나'라고 쓰고 찜질을 하지 않았다. 하지만 항상 그런 것은 아닙니다.

받는 사람이 3~7명인데 이름이 같지 않으면 어떻게 합니까? 이름으로 나열할 수 있습니다. "안녕하세요, Rodion, Pulcheria, Avdotya 및 Pyotr Petrovich." 하지만 시간이 오래 걸리고 오래 걸립니다. "안녕하세요, 동료들!"이라고 쓸 수 있습니다.

나 자신을 위해 "받는 사람" 필드에 있는 사람의 이름을 지정하는 규칙을 사용합니다. 그리고 카피에 있는 분들은 절대 연락하지 마세요. 동시에 이 규칙을 사용하면 편지의 수신자와 이 편지의 목적을 보다 정확하게 결정할 수 있습니다.

소환 . 서신은 종종 질문과 답변이 포함된 일련의 편지입니다. 한마디로 대화입니다. 서신의 이력을 삭제하지 않고 인용된 텍스트의 상단에 답을 쓰는 것이 좋은 형식으로 간주되어 일주일 후에 이 서신으로 돌아올 때 날짜를 내림차순으로 위에서 아래로 대화를 쉽게 읽을 수 있습니다.

어떤 이유에서인지 Mozilla의 기본 설정은 "인용된 텍스트 뒤에 커서 설정"입니다. "도구" → "옵션" 메뉴에서 변경하는 것이 좋습니다. 계정» → «구성 및 주소 지정». 그래야 한다.

편지의 목적 . 비즈니스 서신에는 두 가지 유형이 있습니다.

• 우리가 단순히 대화 상대에게 알릴 때(예를 들어, 그 달에 수행된 작업에 대한 보고서)
• 그리고 우리가 대화 상대로부터 무언가를 원할 때. 예를 들어, 첨부된 지불 청구서에 동의하도록 합니다.

일반적으로보고보다 인센티브 편지가 더 많습니다. 대담한 사람에게서 무언가를 얻고 싶다면 이것을 일반 텍스트로 편지에서 말하는 것이 매우 중요합니다. 행동 촉구 다음에는 이름이 와야 하며 편지의 마지막 문장이어야 합니다.

제대로 안됨 : "포르피리 페트로비치, 나는 누가 그 노파를 죽였는지 알고 있다."

바르게 : "포르피리 페트로비치, 노파를 죽인 건 나야, 내 체포에 조처를 취하라, 나는 고통에 지쳤다!"

특파원은 왜 이 편지로 무엇을 해야 하는지 생각해야 합니까? 결국 그는 잘못된 결정을 내릴 수 있습니다.

텍스트의 서명 . 그녀는해야합니다. 또한 모든 이메일 클라이언트를 사용하면 서명의 자동 대체를 설정할 수 있습니다(예: "Respectfully, ..."). Mozilla에서는 "도구" → "계정 옵션" 메뉴에서 이 작업을 수행합니다.

서명에 연락처를 쓰거나 쓰지 않는 것은 모든 사람의 개인적인 문제입니다. 그러나 어떻게 든 판매와 연결되어 있다면 반드시 작성하십시오. 통신 결과에 따라 거래가 이루어지지 않더라도 앞으로는 서명에 있는 연락처를 이용하여 쉽게 찾을 수 있을 것입니다.

마지막으로, 당신의 편지에 답하는 것을 좋아하지 않는(할수 없는, 원하지 않는, 시간이 없는) 대화 상대를 위한 편지 본문의 또 다른 특징입니다. 편지의 텍스트에 기본값을 지정하십시오. 예를 들어, "Porfiry Petrovich, 금요일 12:00 이전에 저를 체포하러 오지 않으면 저는 사면된 것으로 간주합니다." 물론 기한은 실제여야 합니다(금요일 11:50에 예제의 텍스트를 보내지 마십시오). 받는 사람은 신체적으로 당신의 편지를 읽고 결정할 수 있어야 합니다. 이러한 "침묵"은 대화 상대의 무응답에 대한 책임을 덜어줍니다. 항상 그렇듯이 이 칩의 사용은 현명하게 접근해야 합니다. 사람이 제 시간에 정기적으로 편지에 답장하면 그러한 최후 통첩이 그를 화나게하지 않으면 약간 긴장하거나 지금 편지에 답장하지 않고 금요일을 기다리게 할 수 있습니다.

첨부 파일

편지에는 이력서, 상업 제안, 견적, 일정, 문서 스캔과 같은 첨부 파일이 함께 제공되는 경우가 많습니다. 이는 매우 편리한 도구이자 동시에 자주 발생하는 오류의 원인입니다.

오류 : 막대한 투자규모. 우리는 종종 최대 20MB 크기의 첨부 파일이 포함된 이메일을 받습니다. 일반적으로 해상도가 600dpi인 TIFF 형식의 일부 문서를 스캔한 것입니다. 메일 프로그램특파원은 이 첨부 파일의 미리보기를 다운로드하려는 헛된 시도로 몇 분 동안 정지할 것이 거의 확실합니다. 그리고 수신자가 스마트 폰에서이 편지를 읽으려는 것을 신이 금지합니다 ...

개인적으로 그런 문자는 바로 삭제합니다. 이메일이 읽히기 전에 휴지통에 버리는 것을 원하지 않습니까? 첨부 파일의 크기를 제어합니다. 3MB를 넘지 않는 것이 좋습니다.

초과하면 어떻게 되나요?

• 스캐너를 다른 형식과 해상도로 재구성해 보십시오. 예를 들어 PDF 및 300dpi에서는 읽기 쉬운 스캔 결과를 얻을 수 있습니다.
• WinRar 아카이버 또는 7zip과 같은 프로그램을 생각해 보십시오. 일부 파일은 완벽하게 압축됩니다.
• 첨부 파일이 너무 커서 압축할 수 없는 경우에는 어떻게 합니까? 예를 들어, 거의 비어 있는 계정 데이터베이스의 무게는 900MB입니다. Dropbox, Google Drive 등의 클라우드 정보 저장소가 도움이 될 것입니다. Mail.ru와 같은 일부 서비스는 대용량 첨부 파일을 다음 링크로 자동 변환합니다. 클라우드 스토리지. 그러나 나는 클라우드에 저장된 내 정보를 직접 관리하는 것을 선호하므로 Mail.ru의 자동화를 환영하지 않습니다.

그리고 투자에 대한 명확하지 않은 또 하나의 권장 사항 - 그들의 이름 . 받는 사람이 이해할 수 있고 수용할 수 있어야 합니다. 한 번 회사에서 우리는 Fyodor Mikhailovich Dostoevsky에게 상업적 제안을 준비했습니다. 관리자로부터 승인을 위해 초안 CP와 함께 편지를 받았고 첨부 파일에는 "DlyaFedi.docx"라는 이름의 파일이 있었습니다. 나에게 이것을 보낸 관리자와 다음과 같은 내용으로 대화가 이루어졌습니다.

친애하는 매니저님, 개인적으로 이 존경받는 사람에게 다가가서 그를 Fyodor라고 부를 준비가 되셨습니까?

어떻게 든 존경받는 사람이 아니라 모든 사람이 그를 이름과 애칭으로 부릅니다.

첨부 파일을 "For Fedi"라고 부른 이유는 무엇입니까? 지금 그에게 보내면 이 CP에서 그가 우리에게서 도끼를 살 것 같습니까?

이름을 바꾸려고 했는데...

시한 폭탄을 준비하는 이유 - 거부 잠재 고객- 또는 파일 이름을 변경하여 추가 작업을 생성하시겠습니까? 첨부 파일의 이름을 "Fedor Mikhailovich.docx용" 또는 더 나은 "KP_Sky_Axes.docx"로 바로 지정하지 않는 이유는 무엇입니까?

따라서 이메일을 "얼굴"로 사용하면 어느 정도 분류됩니다. 생산성 도구로서의 전자 메일로 넘어가서 주의를 산만하게 만드는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다.

문자 작업

이메일은 강력한 방해 요소입니다. 다른 주의를 산만하게 하는 것과 마찬가지로 우편물은 규칙을 강화하고 작업 일정을 구현하여 처리해야 합니다.

최소한 모든 메일 알림을 꺼야 합니다. 메일 클라이언트가 기본적으로 구성된 경우 알림을 받고 소리 신호, 시계 옆에 있는 아이콘을 깜박이면 문자 미리보기가 표시됩니다. 한 마디로, 그들은 먼저 힘든 일에서 당신을 떼어 놓기 위해 모든 것을 할 것이고, 그 다음 당신을 읽지 않은 편지와 보지 않은 우편물의 심연으로 빠뜨릴 것입니다.

어떤 사람들에게는 강력한 의지로 알림에주의를 끌지 않고 평범한 사람들이 운명을 유혹하지 않고 끄는 것이 좋습니다. Mozilla Thunderbird에서 이것은 "도구" → "설정" → "일반" → "새 메시지가 나타날 때" 메뉴를 통해 수행됩니다.

알림이 없으면 편지가 도착했음을 이해하는 방법은 무엇입니까?

매우 간단합니다. 당신 자신은 의식적으로 메일 구문 분석에 시간을 할당하고 메일 클라이언트를 열고 모든 것을 봅니다. 읽지 않은 메시지. 이것은 예를 들어 점심 시간과 저녁에 하루에 두 번 수행하거나 교통 체증과 같은 강제 중단 시간에 수행할 수 있습니다.

사람들은 종종 응답 시간과 긴급 이메일에 대해 묻습니다. 나는 대답합니다. 우편에 긴급 편지가 없습니다. 고객 지원 부서에서 일하지 않는 한(이러한 부서에는 메일 작업에 대한 자체 규칙이 있습니다).

긴급 편지가있는 경우 발신자는 전화, SMS, Skype와 같은 다른 채널을 통해 이에 대해 알립니다. 그런 다음 의식적으로 메일 클라이언트로 이동하여 긴급 메일을 처리합니다. 모든 시간 관리 전문가(예: Gleb Arkhangelsky의 "Time Drive")는 최대 24시간 동안 이메일에 응답하는 표준을 선언합니다. 이것은 좋은 형식의 일반적인 규칙입니다. 이메일로 대화 상대로부터 즉각적인 답변을 기대하지 마십시오. 급한 편지가 있으면 더 빠른 커뮤니케이션 채널을 통해 알려주세요.

그래서 우리는 알림을 끄고 이제 일정에 따라 메일 클라이언트를 켭니다.

메일에 들어가서 "이메일 구문 분석"이라는 활동에 참여했을 때 무엇을 해야 합니까? 이 작업의 시작과 끝은 어디입니까?

받은 편지함 제로 시스템에 대해 많이 들었지만 불행히도 그것을 사용하는 사람을 한 명도 만나지 못했습니다. 바퀴를 재발명해야 했습니다. Lifehacker에 이 주제에 대한 기사가 있습니다. 예를 들어, " ". 아래에서 내 해석의 제로 인박스 시스템에 대해 이야기하겠습니다. GTD 전문가가 의견에 언급되거나 설명된 시스템을 보완하거나 개선하면 감사하겠습니다.

이메일은 작업 플래너나 활동 아카이브가 아님을 이해하고 수용하는 것이 중요합니다. 따라서 받은 편지함 폴더는 항상 비어 있어야 합니다. 받은 편지함의 분석을 시작했다면 이 폴더를 비울 때까지 멈추지 말고 아무 것도 방해하지 마십시오.

받은 편지함의 이메일은 어떻게 해야 하나요? 각 글자를 순차적으로 살펴보고 삭제해야 합니다. 예, 키보드에서 Delete를 선택하고 누르기만 하면 됩니다. 이메일을 강제로 삭제할 수 없다면 이메일로 무엇을 할지 결정해야 합니다.

1. 3분 안에 대답할 수 있습니까? 대답할 필요가 있습니까? 네, 답변은 3분 이내에 완료되며 즉시 답변해 드립니다.
2. 답변을 해야 하지만 답변을 준비하는 데 3분 이상 걸립니다. 이메일을 작업으로 변환할 수 있는 작업 스케줄러를 사용하는 경우 이메일을 작업으로 전환하고 잠시 잊어버리십시오. 예를 들어, 나는 절대적으로 훌륭한 서비스 Doit.im을 사용합니다. 이를 통해 개인 이메일 주소를 생성할 수 있습니다. 편지를 해당 주소로 전달하면 작업이 됩니다. 그러나 작업 스케줄러가 없으면 문자를 "0_Run" 하위 폴더로 이동하십시오.
3. 편지에 대한 빠른 응답, 작업으로 전환 또는 그냥 읽은 후에는 이 메시지를 다음으로 처리해야 합니다. 삭제하거나 장기 보관을 위해 폴더 중 하나로 보내십시오.

제가 가지고 있는 장기 보관용 폴더는 다음과 같습니다.

• 0_달려라.나는 그런 폴더가 없지만, 플래너가 없다면 반복해서 말씀드리지만, 여기에 자세한 공부가 필요한 편지를 추가할 수 있습니다. 이 폴더도 정기적으로 청소해야 하지만 특별히 할당된 시간에 신중하게 접근해야 합니다.
• 1_참고여기에서 내가 편지를 넣어 배경 정보: 다양한 웹 서비스에서 로그인이 포함된 환영 편지, 다음 항공편 티켓 등.
• 2_프로젝트.여기에 현재 관계가 있는 파트너 및 프로젝트에 대한 서신 아카이브가 저장되어 있습니다. 당연히 각 프로젝트 또는 파트너에 대해 별도의 폴더가 있습니다. 파트너의 폴더에는 직원의 편지뿐만 아니라이 파트너와 관련된 "스카이"직원의 편지도 넣습니다. 매우 편리합니다. 필요한 경우 몇 번의 클릭으로 프로젝트에 대한 모든 통신이 가능합니다.
• 3_박물관.여기에 나는 삭제가 안타까운 편지를 던지고 그로부터의 이점은 분명하지 않습니다. 또한 폴더 닫힌 프로젝트"2_Projects"에서. 한마디로 첫 번째 삭제 후보는 "박물관"에 저장됩니다.
• 4_문서.다음은 예를 들어 고객의 화해 행위, 여행 티켓과 같이 향후 회계에 유용할 수 있는 전자 샘플 문서가 포함된 편지입니다. 이 폴더는 "2_Projects" 및 "1_Sprav" 폴더와 공통점이 많으며 회계 정보만 저장하고 "2_Projects" 폴더에는 관리 정보만 저장합니다. "4_Documents" - 죽은 정보, "2_Projects" - 라이브.
• 5_지식.여기에는 영감을 얻거나 솔루션을 검색하기 위해 잠시 후에 다시 돌아가고 싶은 정말 유용한 메일링만 넣었습니다.

이 시스템의 작동에 중요한 다른 메일 클라이언트 설정이 있습니다. 첫째, 기본적으로 Thunderbird에는 "메시지를 읽은 상태로 표시" 확인란이 있습니다. 나는 의식적으로 그것을 선호하므로 깃발이 꺼져 있습니다! 이렇게 하려면 "도구" → "설정" → "고급" → "읽기 및 표시" 메뉴로 이동합니다.

둘째, 우리가 사용하는 필터 . 이전에는 보낸 사람의 주소를 기반으로 적절한 폴더에 자동으로 편지를 전달하는 필터를 적극적으로 사용했습니다. 예를 들어, 변호사의 편지는 "변호사" 폴더로 이동되었습니다. 나는 여러 가지 이유로 이 접근 방식을 포기했습니다. 첫째: 99%의 케이스에서 변호사가 보낸 편지는 프로젝트 또는 파트너와 관련되어 있습니다. 즉, 이 파트너 또는 프로젝트의 폴더로 이동해야 합니다. 두 번째: 인식을 추가하기로 결정했습니다. 특정 편지를 저장할 위치를 직접 결정해야 하며 처리되지 않은 메시지를 받은 편지함의 한 곳에서만 찾는 것이 더 편리합니다. 이제 자동 일반 문자를 폴더로 정렬하는 데만 필터를 사용합니다. 다양한 시스템, 즉 내가 결정을 내리지 않아도 되는 편지입니다. Mozilla Thunderbird의 필터는 "도구" → "메시지 필터" 메뉴에서 구성됩니다.

그래서, 올바른 접근이메일은 통신량에 따라 하루에 10분에서 60분 정도 소요됩니다.

네, 그리고 한 가지 더. 새 이메일에 대한 알림을 이미 끄셨습니까? ;)

다수 메일 클라이언트, 포함 지메일, Mail.ru, 마이크로소프트 아웃룩 , 모질라 썬더버드, 여러 수신자를 넣을 수 있습니다. 복사(에 영어채택된 약어 봄 여름 시즌), 또는 숨은 참조 (CCB). 에 사본수신자는 다른 사람의 주소를 볼 수 있습니다. 두 번째 경우에는 추가 수신자의 ID가 숨겨집니다.

수신자 주소 추가

이메일 수신자를 지정하려면 필드에 이메일 주소를 입력하십시오. 누구에게 (저것):

일부 이메일 클라이언트는 프로그램에서 자동으로 채워지는 필드에 사용자 이름을 입력하기만 하면 됩니다.

이 필드를 사용하여 여러 사람에게 이메일을 보내면 각 사람이 볼 수 있습니다. 전체 목록다른 수신자.

이메일을 복사하는 방법

필드 참조또는 복사교환하는 데 사용 전자 메시지필드보다 간접적으로 누구에게. 이메일에 있는 사람에게 직접 주소를 지정하지 않지만 해당 사람이 이메일 스레드의 토론을 따르거나 이 주제에 대해 알고 있기를 원하는 경우 필드 복사좋은 선택이 될 것입니다. 수취인 위치 사본편지, 수신 읽지 않은 편지너의 사서함상자에 넣어둔 사람처럼 누구에게; 차이점은 전자 메일 본문에서 편지를 가장 먼저 주소를 지정하는 사람일 뿐입니다. 전문적인 세계에서 사본매우 광범위하게 사용되며 동료들에게 다양한 이벤트와 주제에 대한 정보를 제공하는 역할을 합니다.

필드에 주소 목록을 입력하기만 하면 이메일 수신자를 나열할 수 있습니다. 복사, 일반적으로 필드 바로 아래에 있습니다. 누구에게. 이 수신자 체인의 모든 사람은 다른 모든 수신자의 이름과 이메일 주소를 볼 수 있습니다.

이메일을 숨은 참조하는 방법

각 이메일 클라이언트(Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo 등)를 통해 이메일 발신자가 연락할 수 있습니다. 큰 수이메일 체인의 다른 사용자에게 세부 정보를 노출하지 않고 사람들. 이 기능은 숨은 참조또는 숨겨진 사본. 필드에 주소를 입력하여 수신자를 숨길 수 있습니다. 숨겨진 사본필드를 사용하는 대신 누구에게그리고 복사:

개인 및 그룹 이메일 모두에 이 기능을 사용할 수 있습니다. 이는 연락처를 비공개로 유지하거나 스팸 및 스팸으로부터 보호하거나 단순히 동일한 메시지를 받은 사람이 수신자에게 알리고 싶지 않은 경우에 특히 유용합니다.

필드 숨겨진 사본모든 이메일 클라이언트에서 기본적으로 항상 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 예를 들어, 시야당신은 가야 할 것입니다 옵션설정에 액세스하려면 안에 천둥새드롭다운 메뉴에서 이 기능을 선택해야 합니다. 안에 지메일버튼을 눌러야 합니다 복사그리고 숨겨진 사본; 안에 윈도우 라이브 메일키를 동시에 눌러야 합니다. 대체 + 비.

이미지: © 웹 호스팅 - Unsplash.com

우리는 매일 수십 개의 이메일을 보냅니다. 때때로 이러한 메시지는 "점심 먹으러 가자?"와 같은 매우 짧은 메시지입니다. 때때로 - 귀하의 비즈니스 또는 웹사이트를 소개합니다. 편지는 많고 시간은 적으면 서두르고 실수하기 시작합니다. 일반적으로 오타처럼 사소한 것이지만 때로는 실제로 당신의 평판을 해치고 고객이나 직원과의 관계를 망칠 수 있는 것들이 있습니다.

이것은 피할 수 있습니다. 수집하고 몇 가지 함정을 인식하기만 하면 됩니다. 다음은 이메일을 보낼 때 저지르는 가장 일반적인 실수입니다. 주의 깊게 읽고 먼저 잠시 멈추고 모든 것이 올바른지 확인한 다음 "제출" 버튼을 클릭해야 한다는 것을 기억하십시오.

잘못된 주소로 전화를 걸고 있습니다.

가장 빈번하고 가장 불쾌한 실수. 친구나 여자친구에게 예쁜 개인 사진을 보내고 싶지만 자동으로 상사나 고객의 주소를 입력한다고 상상해 보십시오. 그리고 편지가 사라진 후에야 방금 일어난 일을 공포에 떨게 됩니다. 위안이 된다면 우리 각자는 살면서 한 번 이상 이런 상황에 처한 적이 있습니다. 변호사는 기밀 문서를 반대쪽으로 보냈고, 디자이너는 사이트 레이아웃을 잘못된 클라이언트에게 보냈습니다. 그러나 이것이 우리에게 일어날 때, 지구는 우리 발 아래에서 미끄러져 나가는 것 같습니다.

다행스럽게도 동일한 Gmail과 같은 많은 메일 서비스에는 기능이 있습니다. 그것을 켜고 큰 시간 간격을 지정하십시오.

당신은 투자를 잊었다

편지에 파일이 첨부되어 있다고 썼는데 첨부하는 것을 잊었습니다. 종종 오해와 사과로 이어지는 또 다른 일반적인 실수. 한편으론 괜찮아, 완벽한 사람은 없겠지만, 먼저 모든 것을 확인하고 나서야 편지를 보내는 게 좋다. 그리고 수신자의 질문을 피하기 위해 첨부 파일을 모두 편지 본문에 바로 나열하는 것이 좋습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

이봐 맥심! 몇 가지 파일을 보내드립니다. 첨부 파일에 있습니다.

약관 동의

고양이와 GIF

당신은 장식에 대해 생각하지 않습니다

당신이 기억하는 것처럼 옷으로 만나십시오. 이메일이 즉시 삭제되는 것을 원하지 않으면 양식을 작성하십시오. 내용만큼 시간을 주어야 한다고 합니다. 다행히 오늘은 쉽습니다. 이를 위해 Wix ShoutOut 앱을 사용하여 적절한 템플릿을 선택하고 여기에 텍스트를 추가하는 것이 좋습니다. 특별한 지식이 필요하지 않으며 모든 것이 깔끔하고 아름답게 보이는지 확인하십시오. 그건 그렇고, 좋은 메일링 리스트에는 고유한 비밀과 규칙이 있으므로 이메일 마케팅 이사를 읽어보시기 바랍니다. 고마워하지마.

제목을 포함하지 않았습니다.

편지의 제목은 텍스트의 제목과 거의 같은 역할을 합니다. 귀하의 이름 옆에 표시되며 수신자는 이를 보고 귀하가 보낸 내용(인보이스, 회의 결과, 채용 제안, 웹사이트 레이아웃 등)을 이해합니다. 필요한 경우 사람이 신속하게 귀하의 편지를 찾고 설득력이 있어 관심을 가질 수 있도록 주제를 명확하게 공식화해야 한다는 점을 기억하십시오. 얼마 전에 잊어 버린 경우에 대해 썼습니다. 다시 읽을 가치가 있습니다.

당신은 초안을 저장하지 않습니다

당신이 편지를 쓰는 것을 즐긴다면 텍스트 편집기, 더 자주 저장하십시오. 그렇지 않으면 하루 종일 편지 위에 앉아 있었다가 갑자기 컴퓨터가 멈추고 모든 것이 사라집니다. 또는 직접 작성 메일 서비스- 그러면 모든 스케치가 자동으로 "Drafts" 폴더에 저장됩니다.

당신은 무례하다

서신의 예절은 삶에서만큼 중요합니다. 다음은 모든 사람이 따라야 하는 기본 규칙입니다.

편지를 보낸 사람에게 항상 감사를 표하십시오. 특히 그가 일을 잘했다는 것을 알면 더욱 그렇습니다. 우리 모두가 어렸을 때 "마법의" 단어를 배웠을 때를 기억하십니까? 우리가 이미 성인이라는 사실에도 불구하고 그들을 잊지 말자.

문제가 매우 시급하고 중요하더라도 침착함을 유지하십시오. 긴장과 비난은 분명히 좋은 것으로 이어지지 않을 것입니다.

일반적인 문구로 편지를 시작하고 끝내십시오. 형식의 정도는 당신이 누구에게 대응하느냐에 달려 있습니다. 상사이거나 공무원일 경우 "Hello", "Bye" 또는 "Kiss"를 사용하지 마십시오. 그리고 그 반대의 경우에도 동료나 친구에게 편지를 쓰는 경우 전통적인 "Respectfully" 없이도 할 수 있습니다.

당신은 텍스트를 읽지 않습니다

잘못된 인쇄는 전체 인상을 망칠 수 있으므로 작성된 편지를 가급적 여러 번 주의 깊게 다시 읽으십시오. 철자 또는 구문에 대한 의심 - 이동 디플로마.ru. 나중에 오타에 대해 사과하고 실제로 글을 읽을 수 있음을 증명하는 것보다 일곱 번, 즉 확인하는 것이 더 낫습니다.

그리고 그건 그렇고 : 실수로 미완성 편지를 보내는 것이 두려우면 먼저 전체 텍스트를 작성한 다음 수신자의 주소를 입력하십시오.

당신은 편지의 사본에 적임자를 넣지 않았습니다

누가 당신의 편지를 받을 수 있는지 알아봅시다. 받는 사람 필드는 기본 받는 사람입니다. "CC" 필드는 사본을 받을 사람입니다. 그는 논의 중인 문제와 직접적인 관련이 없지만 알고 싶거나 알아야 합니다. "숨은 참조" 필드는 숨겨진 수신자입니다. 추가하지만 기본 수신자에게는 표시되지 않습니다. 그리고 여기서 주의할 필요가 있습니다. 참조와 숨은 참조를 혼동하면 수신자가 자신이 감시당하고 있다고 생각할 수 있습니다.

어떤 사람들은 무슨 일이 일어나고 있는지 아는 것이 중요하다는 것을 명심하십시오. 당신은 주제에 대한 비난을 듣고 싶지 않습니다. "어떻게 나를 사본에 추가하지 않을 수 있습니까?! 이 프로젝트를 두 달 동안 했어요!” 의심스러운 경우 문제와 관련된 모든 사람을 추가하십시오. 모든 사람이 주의가 산만해져서 행복하지 않을 수도 있지만 당신에 대한 불만은 없을 것입니다.

당신은 구독하지 않습니다

"Respectfully, Masha"라고 썼고 모든 것이 정상이라고 생각하지만 편지를 받는 사람은 앉아서 그것이 어떤 종류의 Masha인지 의아해합니다. 인쇄소에서? 아니면 일러스트레이터? 그가 추측하지 않도록 서명을 설정하면 각 메시지 끝에 자동으로 추가됩니다. 귀하의 이름, 성, 회사 이름, 직위 및 연락처 정보예: 스카이프 또는 전화번호. 주소를 추가할 수 있습니다. 광고용이지만 눈에 거슬리지 않습니다.

당신은 잘못된 시간을 선택

밤에 편지를 쓰는 것은 좋은 생각이 아닙니다. 이유 1: 당신은 낮에 몹시 피곤할 것입니다, 당신은 잘 생각하지 않고 모든 것을 할 위험이 있습니다 표시된 오류. 두 번째 이유: 아침 우편물의 눈사태가 자정 편지를 그 아래에 묻을 것이고 가까운 장래에 수취인은 확실히 그것을 보지 못할 것입니다. 그리고 세 번째: 분명히 당신은 새벽 3시에 비즈니스 편지를 쓰기 때문에 다른 할 일이 없습니다.

우리의 조언: 중요하고 긴급한 일이 발생하지 않으면 모든 일반 사람들과 마찬가지로 월요일부터 금요일까지 업무 시간에 메시지를 보내십시오.

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비즈니스 커뮤니케이션은 자체 법률이 있는 자체 세계입니다. 동료와 파트너에 대한 인상, 업무 생산성, 경력 향상 등 이러한 법률을 준수하는 방법에 따라 많은 것이 달라집니다.

비즈니스 커뮤니케이션의 특별한 위치는 비즈니스 서신으로 채워져 있으며 이는 대부분의 사무직 직원뿐만 아니라 일상적인 업무이기도 합니다. 비즈니스 서신을 적절하게 수행하는 능력은 수익성 있는 거래를 성사시키고 비즈니스 이미지를 구축하는 데 좋은 도움이 될 수 있습니다.

비즈니스 레터의 몇 가지 기능을 살펴보겠습니다. 따라서 비즈니스 서신은 다음과 같습니다.

• 형식적인 문구와 진부한 표현의 사용
• 정서적 중립,
• 표현의 의미론적 정확성과 간결성,
• 잘 구성된 주장.

영어로 된 비즈니스 서신은 동일한 규칙 및 진부한 표현이며, 그 중 일부는 외국 파트너 또는 국제 회사에서 일하는 모든 사람에게 권장됩니다. 비즈니스 서신을 장식할 몇 가지 유용한 문구를 알려드립니다. 이 문구는 전문성을 강조하고 비즈니스 사람의 이미지를 형성하는 데 도움이 됩니다. 시작?엠!

1.첨부파일을 찾아주세요

클래식부터 시작하겠습니다. 이메일에 종종 첨부됨 각종 서류또는 다른 파일. 받는 사람에게 첨부 파일이 있음을 알리려면 이 문구가 적합합니다. 결국 번역에서 "Attachment"라는 단어는 "투자"를 의미합니다. 문구는 편지 끝에 사용해야 합니다.

다음은 몇 가지 사용 예입니다.

• 첨부된 내 포트폴리오를 찾으십시오.
• 계약/계약서는 첨부파일을 확인하시기 바랍니다.

2.전달했습니다

다른 수신자에게 이메일을 전달해야 하는 경우 이 문구를 사용할 수 있습니다. 이것을 수취인에게 알리기 위해서는 “I have forwarded”라는 표현이 적합합니다. 예를 들어:

• Anna의 이력서를 전달했습니다.
• John의 이메일을 전달했습니다.

3.참조했습니다

비즈니스 서신의 특성에 대한 모든 비밀에 익숙하지 않은 사람은이 이상한 약어가 의미하는 바를 이해하지 못할 수 있습니다. 그러나 우리는 전문가입니다. "I've cc'ed"는 I have carbon copy의 약자입니다. 이 문구는 "누군가를 복사하여 편지를 받다"라는 의미입니다.

따라서 다른 수신자를 복사본에 넣었다는 사실을 다른 사람에게 알려야 하는 경우 이 문구를 자유롭게 사용하십시오. 예를 들어:

• 이 이메일에 Sara를 참조했습니다.
• 이 이메일에 Jack과 Jimmy를 참조했습니다.

업무상 통신에 사용할 수 없는 약어는 통상 예외로 한다.

4.자세한 사항은

이 문구는 영어로 편지를 정중하게 끝내는 입증된 방법입니다. "자세한 내용"은 "자세한 내용 자세한 정보", "자세히". 사용 예:

• 자세한 내용은 언제든지 저에게 연락하십시오.
• 자세한 내용은 영업 관리자에게 문의하십시오.

정중하게 마무리하는 데 도움이 되는 또 다른 문구는 "궁금한 점이 있으면 주저하지 말고 저에게 연락하세요."입니다. 번역에서 이것은 "질문이 있으면 언제든지 저에게 편지를 보내주십시오"라는 의미입니다.

5.기대한다

'바라다'는 '기대하다'라는 뜻입니다. 따라서 수신자의 응답이나 다른 조치를 기대하는 경우 이 문구를 사용하는 것이 적절할 것입니다. 예를 들어:

• 나는 당신의 대답을 기대합니다.
• 당신의 답변을 기다리고 있습니다.

이 문구는 편지 끝에 가장 잘 사용됩니다.

편지를 쓸 때는 마음에 들지 않아도 예의를 갖추어야 합니다. 어떤 상황에서도 유능한 편지를 작성하는 능력은 귀하의 전문성, 훌륭한 번식 및 비즈니스 윤리에 대한 지식을 반영합니다. 결론적으로, 비즈니스 서신에서는 표현의 정확성과 완벽한 문해력을 보여야 함을 기억합니다. 약어를 사용하는 것도 허용되지 않습니다(드문 경우 제외).

친애하는 친구, 영어로 이메일을 올바르게 작성하십시오! 행운을 빕니다!