Microsoft Access jest funkcjonalnie kompletną relacją DBMS. Zapewnia wszystkie niezbędne narzędzia do definiowania i przetwarzania danych, a także do zarządzania nimi podczas pracy z dużą ilością informacji.

DBMS Microsoft Access zapewnia możliwość kontrolowania ustawienia struktury i opisu swoich danych, pracy z nimi oraz organizowania zbiorowego wykorzystania tych informacji. DBMS Microsoft Access znacznie zwiększa również możliwości i ułatwia katalogowanie i utrzymanie dużej ilości informacji przechowywanych w licznych tabelach. DBMS Microsoft Access obejmuje trzy główne typy funkcji: definiowanie (ustawianie struktury i opisu) danych, przetwarzanie danych i zarządzanie danymi. MS Access to zestaw instrumentalnyśrodki do tworzenia i obsługi systemów informatycznych.

Za pomocą programu Access możesz wykonywać następujące operacje.

1. Projekt podstawowy Obiekty IS - dwuwymiarowe tabele, z różnymi typami danych, w tym polami obiektów OLE. Przed wypełnieniem tabeli danymi, musisz stworzyć jej układ.

2. Zakład znajomości między tabelami, z obsługą integralności danych, kaskadowych aktualizacji pól i kaskadowego usuwania rekordów.

3. Wprowadzanie, przechowywanie, przeglądanie, sortowanie, modyfikacja i selekcja danych z tablic z wykorzystaniem różnych środków kontroli informacji, indeksowania tablic i aparatury algebry logicznej (do filtrowania danych).

4. Tworzenie, modyfikacja i użytkowanie pochodne Obiekty IP (formularze, zapytania i raporty).

Obiekt przetwarzania MS Access to plik bazy danych, o dowolnej nazwie i rozszerzeniu .MDB. Ten plik zawiera główne przedmioty MS Access: tabele, formularze, zapytania, raporty, makra i moduły. Tak więc system informacyjny utworzony w programie Access to plik bazy danych.MDB plus zestaw narzędzi samego programu Access. Działanie takiego IS polega na przetwarzaniu dokumentu .MDB przez aplikację Access.

Informacje w bazie danych Dane dostępowe przedstawione w osobnych tabelach. W takim przypadku każda kolumna tabeli odpowiada polu danych, a każdy wiersz odpowiada rekordowi danych.

Rekord danych składa się z kilku pól. W tym przypadku obowiązuje zasada: rekord danych to grupa powiązanych ze sobą pól, traktowana jako całość. Na przykład rekord danych może zawierać informacje o konkretnym kliencie lub produkcie. Każdy wpis danych w tabeli zawiera taką samą liczbę pól. Każde pole zawiera ten sam typ informacji. Na przykład w każdym rekordzie danych jakiejś tabeli pole NAZWA KLIENTA będzie dla nazwy klienta, tj. będzie zawierać te same informacje.

Istnieć różne rodzaje dane. Typ danych dla konkretnego pola danych jest wybierany w zależności od tego, jakie informacje będą się w tym polu znajdować. Rozmiar pola danych jest określany w zależności od wybranego dla niego typu. Opis typów danych i ich charakterystykę podano w tabeli 2.

Tabela 2 - Typy danych

Typ danych Aplikacja Rozmiar
Tekst Tekst lub kombinacja tekstu i liczb, np. adres, oraz cyfr, które nie wymagają obliczeń, np. numery telefonów. numery pozycji lub kod pocztowy. Do 255 znaków. Przechowywane są tylko znaki wprowadzone w polu, pozycje niewykorzystane w polu tekstowym nie są zapisywane. Aby kontrolować maksymalną liczbę znaków, które można wprowadzić, zdefiniuj właściwość Rozmiar pola.
Pole MEMO Długi tekst lub liczby, takie jak komentarze lub opisy. Pola typu Nota nie mogą być indeksowane ani sortowane. Do przechowywania sformatowanego tekstu lub długich dokumentów, zamiast pola MEMO. należy utworzyć pole obiektu OLE. Do 65535 znaków.
Numeryczne (liczba) Dane liczbowe używane do obliczeń matematycznych, z wyjątkiem obliczeń dotyczących transakcji pieniężnych (które używają typu waluty). Rodzaj i wielkość wartości, które mogą znajdować się w polu liczbowym. Można zmienić we właściwości FieldSize. Na przykład w terenie. zajmuje 1 bajt na dysku, można wprowadzać tylko liczby całkowite (bez miejsc dziesiętnych) od 0 do 255. 1, 2, 4 lub 8 bajtów. 16 bajtów tylko dla kodów replikacji.
Data/Czas (Data/Czas) Daty i godziny. Przechowywanie wartości daty i czasu w polu Data/Czas zapewnia prawidłowe sortowanie. Wszystkie zmiany wprowadzone w formatach daty i czasu w oknie Język i standardy Panelu Kontrolki systemu Windows, zostanie automatycznie odzwierciedlone w polach Data/Czas. 8 bajtów.
Pieniądze (waluta) Wartości walut. Typ waluty służy do zapobiegania zaokrąglaniu podczas obliczeń. Przyjmuje do 15 znaków w części całkowitej liczby i 4 w części ułamkowej. 8 bajtów.
Licznik (Autonumerowanie) Automatyczne wstawianie kolejnych (różnych o 1) lub losowych liczb podczas dodawania wpisu. Aby utworzyć licznik przyrostowy, pozostaw wszystkie ustawienia właściwości na dole okna bez zmian (domyślnie), z właściwością Rozmiar pola ustawioną na Long Integer, a właściwość Nowe wartości ustawioną na Przyrost. Aby utworzyć licznik liczb losowych, właściwość Nowe wartości musi być ustawiona na Losowo. 4 bajty. Dla kodów replikacji - 16 bajtów.
logiczne (tak/nie) Pola. zawierające tylko jedną lub dwie wartości, takie jak Tak/Nie, Prawda/Fałsz. Wyłączone. 1 bit
Obiekty OLE Obiekty (na przykład dokumenty) Microsoft Word. arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel, obrazy, dźwięki i inne dane) utworzone w innych programach korzystających z protokołu OLE. Obiekty mogą być połączone lub osadzone w Arkusz kalkulacyjny Microsoft dostęp. Aby wyświetlić obiekt OLE w formularzu lub raporcie, należy użyć kontrolki Ramka dołączona do obiektu. Do 1 gigabajta
Kreator wyszukiwania Pole zostało utworzone. pozwalając wybrać wartość z innej tabeli lub z listy wartości za pomocą pola kombi. Po wybraniu tej opcji z listy typów danych, ładowany jest kreator w celu ich zdefiniowania. Rozmiar jest taki sam jak rozmiar pola kluczowego, które jest również wzorcem wyszukiwania, zwykle 4 bajty.
Hiperłącze Pole przechowujące hiperłącza. Hiperłącze może być typu UNC (Universal Naming Convention - standardowy format ścieżki pliku, w tym serwer sieciowy) lub URL (Uniform Resource Locator - adres obiektu w Internecie lub wewnętrzna sieć w tym typ protokołu dostępu). Hiperłącze może składać się z czterech części: tekstu wyświetlanego w polu lub kontrolce; ścieżka pliku (w formacie ścieżki UNC) lub strona (URL); dodatkowy adres - lokalizacja w pliku lub na stronie; podpowiedź — tekst wyświetlany jako podpowiedź. Długość każdej części hiperłącza nie przekracza 2048 znaków.
Notatka: Typy danych liczbowych, walutowych, logicznych i daty/godziny zapewniają standardowe formaty wyświetlania. Aby wybrać formaty dla każdego typu danych, zdefiniuj właściwość Format. Dla wszystkich danych z wyjątkiem obiektów OLE można również utworzyć niestandardowy format wyświetlania. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz sekcję „Właściwość formatu pola” poniżej.

Oprócz tabel DBMS, Access współpracuje z następującymi obiekty:

formularze;

upraszanie;

Sprawozdania;

makra;

moduły.

Tabela jest baza Obiekt MS Access. Wszystkie inne obiekty są pochodne i tworzone są wyłącznie na podstawie wcześniej przygotowanych tabel.

Formularz nie jest samodzielnym obiektem programu Access. Po prostu pomaga wprowadzać, przeglądać i modyfikować informacje w tabeli lub zapytaniu. Zapytania i raporty pełnią niezależne funkcje: wybierają, grupują, prezentują, drukują informacje.

Każdy obiekt MS Access ma: Nazwa. Długość nazwy dowolnego obiektu MS Access (tabele, formularze itp.) - nie więcej niż 64 arbitralny znaków (z wyjątkiem kropki i niektórych znaków serwisowych). Nazwa może zawierać spacje i rosyjskie litery. Każdy obiekt jest obsługiwany w osobnym oknie, a istnieją dwa tryby działania:

1) tryb konstruktor, - kiedy układ jest tworzony lub zmieniany, struktura obiektu (na przykład struktura tabeli);

2) operacyjny tryb - gdy w oknie zadania przeglądany jest adres IP, zmieniany, wybierane są informacje.

Ponadto plik bazy danych zawiera inny dokument, który ma własne okno: Schemat danych. W tym oknie tworzysz, przeglądasz, modyfikujesz i łamiesz znajomości między stołami. Te relacje pomagają kontrolować dane, tworzyć zapytania i tworzyć raporty.

Formularz,Ściśle rzecz biorąc, jest to opcjonalny element SI (w zasadzie można się bez niego obejść), ale pozwala na uproszczenie operacji wprowadzania i przeglądania danych.

Żądanie- Jest to tabela pochodna, która zawiera dane z innych tabel i wykonywane są na nich różne operacje. W szczególności żądanie może zawierać: obliczony pola, czyli pola, których wartości są Funkcje wartości innych pól (być może z różnych tabel). Ponadto zapytania pozwalają Grupa operacje, tj. operacje na grupie rekordów połączonych jakąś wspólną cechą (na przykład można zsumować liczbę rekordów o tym samym kodzie). Na koniec kwerendy umożliwiają dokonywanie selekcji z tabel zgodnie z pewnymi warunkami. W takich przypadkach stosuje się algebra logiki.

Raport - jest to właściwie ta sama prośba, ale sformatowana tak, aby można ją było wydrukować na papierze i przedstawić władzom (z pięknymi nagłówkami, sumami częściowymi itp.).

W rzeczywistości tabele i formularze służą do utrzymywania zawartości bazy danych, a zapytania i raporty pełnią główną funkcję IS – wyodrębnianie, przekształcanie i prezentację informacji.

kreacja pochodne obiekty - wnioski, formularze i raporty - są utrzymywane w przybliżeniu według tego samego schematu. Oto kilka funkcji:

Dla obiektów pochodnych należy podać nazwę (nazwy) tabeli (zapytanie), na podstawie której ten obiekt jest tworzony;

Korzystając z Kreatora na pasku narzędzi, należy zaznaczyć pole wyboru „Panel elementów”, a na ekranie pojawi się zestaw ikon (rys. 14.5), za pomocą których projektujemy formularz (raport, zapytanie).

Istnieją dwa sposoby tworzenia dowolnych obiektów: za pomocą kreatora oraz w trybie projektowania.

MS Access posiada potężne, wygodne i elastyczne narzędzia wizualny projektowanie obiektów za pomocą kreatorów, a to pozwala użytkownikowi, przy minimalnym wstępnym przygotowaniu, szybko stworzyć pełnowartościowy IS - na poziomie tabel, formularzy, wyborów zapytań i raportów.

Sami mistrzowie wykonują niezbędne czynności. Po wywołaniu Kreatora otwiera się odpowiednia sekwencja okien dialogowych. Po otrzymaniu odpowiedzi na zadawane pytania, Kreator wykona wszystkie niezbędne czynności. Załóżmy, że chcesz wygenerować raport. Kreator raportów zapyta, jak powinien wyglądać raport i jakie dane powinien zawierać. Po otrzymaniu odpowiedzi raport zostanie w pełni przygotowany. Za pomocą innych kreatorów możesz tworzyć tabele, zapytania i formularze bazy danych.

Praca z kreatorami jest prosta, niezawodna i wydajna oraz umożliwia korzystanie z całego bogactwa programu Microsoft Access.

Konstruktor to narzędzie programu Access, które ułatwia wykonanie określonego zadania. Konstruktor wyrażeń jest niezwykle przydatny - pozwala szybko tworzyć złożone wyrażenia. Konstruktor zapytań ułatwia tworzenie zapytań używanych do pobierania próbek danych do formularza lub raportu. Oprócz nich w programie Access są dostępne inne konstruktory. To konstruktor makr, za pomocą którego powstają różne makra, a także konstruktory menu, pól, kolorów, kodów i innych.

1 Uruchom Microsoft Access:

Po uruchomieniu programu Access na ekranie pojawia się okno (rysunek 1.1), w którym możesz:

Lub Stwórz nowa baza danych, czyli plik z rozszerzeniem .mdb;

Lub otwarty istniejąca baza danych, czyli plik z rozszerzeniem .MDB.

Tworzenie bazy danych. Po wybraniu polecenia [File-Create...] na ekranie pojawia się standardowy filtr (Rysunek 1.2), w którym należy podać nazwę i adres Utworzony plik bazy danych. Na przykład dla systemu informacyjnego o nazwie Phonebook.MDB.

Po utworzeniu pliku program Access rozwija pusty okno bazy danych, iw tym oknie wykonywane są wszystkie operacje - tworzenie i manipulowanie obiektami bazy danych. To okno zawiera 7 obiektów (Tabele, Zapytania, Formularze, Raport, Strony, Makra, Moduły) oraz grupy.

Otwarcie bazy danych. Po wybraniu polecenia [Plik-Otwórz...] na ekranie pojawia się standardowy filtr, w którym należy podać nazwę i adres istniejący plik bazy danych. Następnie rozwija się okno aplikacji okno bazy danych, zapewnienie dostępu do już utworzonych obiektów bazy danych oraz możliwość tworzenia nowych obiektów.

Dostęp do MS - wiele okien jednak w danej chwili może być otwarta tylko jedna baza danych. To jej okno jest Główny okna dokumentu w aplikacji Access (rysunek 1.3), a zamknięcie go oznacza zamknięcie odpowiedniego pliku .MDB. Jednak to okno generuje wiele spółki zależne okna (tabela, zapytanie, formularz itp.). Możesz zapisać obiekt (na przykład układ tabeli), którego okno znajduje się na ekranie i nadać mu nazwę w taki sam sposób, jak to się robi z plikami: używając [File-Save] lub [File-Save As. ..] Komenda.

Praca ze stołami

Tak więc w oknie bazy danych znajduje się lista istniejących przedmioty DB - tabele, zapytania itp. Możesz pracować z oknem dowolnego obiektu (oknem potomnym) albo w operacyjny tryb (na przykład wprowadzanie lub przeglądanie danych w tabeli) lub w trybie konstruktor(na przykład zmień układ tabeli).

Przed użyciem jakiegokolwiek obiektu (na przykład wypełnieniem tabeli danymi), musisz Stwórz ten obiekt (na przykład utwórz układ tabeli).

Jeśli wybrana jest karta Tabela, to okno karty wyświetla listę istniejący tabele w tej bazie danych.

Aby otworzyć istniejącą tabelę, atrakcja jej imię na tej liście i kliknij przycisk „Otwórz”.

Rysunek 1.3 przedstawia okno aplikacji MS Access wraz z oknem bazy danych Intercity. W tym pliku nie ma jeszcze obiektów.

Do uwzględnienia w bazie danych Nowy tabeli, kliknij przycisk „Utwórz”.

Naprawić to układ istniejącej tabeli, wybierz jej nazwę z listy i kliknij przycisk "Projektant".

Te same operacje są wykonywane ze wszystkimi innymi obiektami MS Access.

Dowolny obiekt (tabela, zapytanie, formularz, raport) można utworzyć ręcznie (tryb projektowania) lub za pomocą Kreatora.

Konstruktor to narzędzie programu Access, które ułatwia wykonanie określonego zadania. Konstruktor wyrażeń jest niezwykle przydatny - pozwala szybko tworzyć złożone wyrażenia. Konstruktor zapytań ułatwia tworzenie zapytań używanych do pobierania próbek danych do formularza lub raportu.

Po wywołaniu Kreatora otwiera się odpowiednia sekwencja okien dialogowych. Po otrzymaniu odpowiedzi na zadane pytania Mistrz wykonuje wszystkie niezbędne czynności. Na przykład podczas generowania raportu Kreator raportów zapyta, jak powinien wyglądać raport i jakie dane powinien zawierać. Po otrzymaniu odpowiedzi raport zostanie w pełni przygotowany. Za pomocą innych kreatorów możesz tworzyć tabele, zapytania i formularze bazy danych.

Twórz tabele i zapytania ręcznie(w trybie projektowania) ;

- tworzyć formularze i raporty za pomocą Mistrzowie.

Rozważ kolejność kroków po umieszczeniu w bazie danych Nowy tabele. Najpierw musisz określić obszar tematyczny, dla którego zostanie utworzona baza danych. Jako obszar tematyczny definiujemy odległość rozmowy telefoniczne, kalkulacja wysokości opłaty za rozmowy międzystrefowe dla poszczególnych abonentów. Przede wszystkim określane są pola, które będzie zawierać tabela. Subskrybenci» baza danych „Meżgorod”. Wymagane pola przedstawiono w Tabeli 3, przy czym pole „Numer abonenta” zostało wybrane jako pole kluczowe. Kluczem jest pole w odpowiedniej tabeli. Charakteryzuje w unikalny sposób każdy rekord zawarty w tabeli.

Tabela 3 - Pola tabeli "Abonent"

Idealnym kluczem podstawowym są informacje takie jak numer klienta, numer konta itp. Za pomocą tego klucza łatwo jest zidentyfikować odpowiedni rekord. Pola zawierające nazwę klienta nie są odpowiednie dla klucza podstawowego. Zawsze jest możliwe, aby kilka osób miało to samo nazwisko.

Po zdefiniowaniu wymaganych pól możesz rozpocząć tworzenie rzeczywistej tabeli w MS Access.

W tym celu otwórz okno projektanta tabel (rys. 2.1), wybierając zakładkę Tabela i wiersz „Utwórz tabelę w trybie projektowania” lub kliknij przycisk „Utwórz”.

W górnej części okna, które się otworzy, znajduje się utworzony lub zmodyfikowany układ tabela, która jest po prostu listą pól z nazwą pola, typem danych i opisem. Każde pole tabeli to jeden wiersz w górnej części tego okna (rysunek 2.1).

Każdemu polu tabeli należy nadać niepowtarzalną nazwę, rodzaj danych jakie należy do niego wpisać, a zawartość pola należy opisać tj. wprowadź komentarze tekstowe wskazujące przeznaczenie tego pola. Nazwa pola może mieć do 64 znaków. Opis jest parametrem opcjonalnym i służy do dalszego wyjaśnienia używanego pola.

W kolumnie Nazwa pola (rysunek 2.2) dowolny Nazwa. W następnej kolumnie wpisz typ danych dla tego pola. Typ danych można wybrać z listy rozwijanej, która pojawia się w tej kolumnie (typy danych są opisane w Tabeli 3). Ponadto, gdy tylko kursor znajdzie się w kolumnie Typ danych, na dole okna pojawia się komunikat. forma własności(charakterystyka) tej dziedziny.

Arkusz właściwości ( Dolna część okno) to lista właściwości (po lewej stronie znajduje się nazwa właściwości, po prawej - oznaczający tej właściwości) z oknem pomocy dla każdej właściwości.

Lista właściwości różni się w zależności od typu danych, które są aktualnie wyświetlane w kolumnie Typ danych. Klikając na pole wartości w arkuszu właściwości można zmienić tę wartość (w granicach dozwolonych dla tego typu danych). Właściwości pola wymieniono w tabeli 4.

Tabela 4 - Właściwości pola wyświetlane w arkuszu właściwości projektanta tabeli

Nieruchomość Zamiar
Rozmiar pola Ustawia maksymalną liczbę znaków do wprowadzenia w tym polu
Nowe wartości Określa, jak zmieniają się wartości liczników po dodaniu nowych rekordów
Format pola Ustawia format wyjściowy dla wartości tego pola
Liczba miejsc po przecinku Określa liczbę miejsc dziesiętnych używanych podczas wyświetlania liczb
maska ​​wprowadzania Określa maskę wprowadzania, która ułatwia wprowadzanie danych do pola
Podpis Definiuje tekst wyświetlany jako etykieta pola
Domyślna wartość Pozwala określić wartość, która jest automatycznie wprowadzana w polu podczas tworzenia nowego rekordu
Warunek wartości Określa wymagania dotyczące danych wprowadzanych w polu
Komunikat o błędzie Umożliwia określenie treści komunikatu, który ma się wyświetlić na ekranie, jeśli wprowadzone dane naruszają warunek zdefiniowany we właściwości
Pole wymagane Wskazuje, czy pole wymaga wprowadzenia wartości
Puste linie Określa, czy w danym polu dozwolone są puste ciągi
Pole indeksowane Definiuje indeks utworzony na pojedynczym polu
Kompresja Unicode Ustawia kompresję dla pól przechowujących dane przy użyciu kodowania Unicode (pola MEMO, hiperłącza i pola tekstowe)

Większość wartości jest domyślnie akceptowana przez system, niektóre wartości można wybrać z listy rozwijanej.

W przypadku pól tekstowych i numerycznych należy określić Rozmiar pola, a dla tekstu jest to dopuszczalna długość wartości (na przykład 20 lub 40 znaków), a dla liczby format reprezentacji w maszynie (bajt, liczba całkowita - dwa bajty, długa liczba całkowita itp.). Maksymalna długość pole tekstowe 255 znaków. Jeśli chcesz wpisać tekst dłuższy niż ta wartość, możesz użyć typu danych Notatka.

Musisz określić format pola Data/Czas, aby system wiedział, jak przetwarzać wprowadzone dane. Na przykład, jeśli wybierzesz „Format daty krótkiej”, system będzie oczekiwał, że wpiszesz dokładnie Daktyle(w wersji rosyjskiej - DD.MM.RRRR), a jeśli wybierzesz "Format krótkiego czasu", będziesz musiał w tym polu wpisać GG:MM (godziny i minuty).

W wierszu właściwości maski wprowadzania można utworzyć maskę, według której będą wprowadzane dane. Na przykład na polu numer telefonu możesz ustawić maskę 00-00-00 , według których zostaną wprowadzone numery telefonów.

Jako wartość właściwości „Warunek wartości” możesz określić reguła weryfikacji, tj. wyrażenie logiczne, które musi mieć wartość PRAWDA, gdy dane są wprowadzane do tego pola. Na przykład, jeśli w polu daty rozmowy wpiszesz:

system unieważni każdą wartość równą lub większą niż bieżąca data w tym polu.

W poniższej właściwości można napisać dowolny komunikat o błędzie, który zostanie zgłoszony przez system, na przykład: „Ta wartość daty jest nieprawidłowa” lub „data jest nieprawidłowa”. W przyszłości, jeśli data zostanie wprowadzona niepoprawnie, na ekranie pojawi się ten komunikat.

Właściwość pola Wymagane można ustawić na Tak (niedozwolone wartości null) lub Nie (dozwolone spacje).

Do podstawowy klucz tabeli (pole „Numer subskrybenta”) we właściwości „Pole indeksowane” należy wybrać: „Tak, dopasowania są niedozwolone”, a następnie kliknąć na pasku narzędzi przycisk „Zdefiniuj klucz” (z obrazem klucza ). Definiuje pole kluczowe lub prosty indeks.

Po zakończeniu tworzenia układu tabeli należy zapisać utworzoną tabelę i wyjść z okna projektanta tabel.Jeśli zamkniesz okno projektanta bez zapisania układu, system przypomni Ci o nadaniu tabeli nazwy lub przerwaniu pracy. Do utworzonej tabeli nadajmy nazwę „Abonent”.

Jeśli jest to potrzebne zmiana(zmodyfikuj) układ istniejący obiekt, musisz wybrać ten obiekt z listy odpowiedniej zakładki okna bazy danych i nacisnąć przycisk Konstruktor. Na ekranie pojawi się okno z układem obiektu (takie samo jak podczas jego tworzenia). Możesz poprawić układ i zapisać go pod tą samą nazwą lub pod inną nazwą.

Po utworzeniu układu dane są wprowadzane do tabeli. Dwukrotne kliknięcie nazwy tabeli otworzy ją w trybie tabeli i będziesz mógł rozpocząć wprowadzanie danych (Rysunek 2.3). Jeżeli pierwsze pole w tabeli jest polem kluczowym typu Licznik, to zawartość tej kolumny jest automatycznie zwiększana o 1 przy wprowadzaniu nowej linii. Gwarantuje to, że wartości kolumn są unikalne.

Cześć wszystkim! W tym samouczku przeprowadzimy Cię krok po kroku przez proces tworzenia tabel w bazie danych programu Access. Wszystko, co musisz zrobić, to przeczytać i powtórzyć. Iść!
Cel: nauczenie tworzenia tabel baz danych, ustawiania ich struktury, wybierania typów pól oraz zarządzania ich właściwościami; dowiedz się, jak wypełnić tabele określoną treścią.

Kierownik montażu dla małej firmy komputery osobiste z gotowych komponentów, zleciłem opracowanie bazy danych w oparciu o dwie tabele komponentów. Jedna tabela zawiera dane, które mogą być wyświetlane klientom podczas negocjowania specyfikacji produktu - zawiera ceny detaliczne komponentów. Druga tabela jest przeznaczona do analizy wydajności przedsiębiorstwa - zawiera ceny hurtowe komponentów i krótka informacja o dostawcach (klienci korporacyjni nie mają dostępu do danych w tej tabeli).

1. Uruchom program Microsoft Access(Start - Programy - Microsoft Office - Microsoft Access).

2. W oknie Microsoft Access włącz przełącznik Nowa baza danych.

Tworzenie bazy danych dostępu — krok po kroku Tworzenie tabel w bazie danych dostępu

3. Na pasku bocznym wybierz lokalizację, w której będzie przechowywana baza danych, nadaj plikowi nazwę: Akcesoria. Upewnij się, że wybrany jest typ pliku Bazy danych Microsoft Access i kliknij przycisk Tworzyć. W rezultacie na ekranie powinno pojawić się nowe okno bazy danych. Tryb tworzenia pierwszej tabeli uruchomi się automatycznie:

4. Przełącz z trybu tabeli do trybu projektowania, wybierając go z menu:
Gdy program zapyta o nazwę tabeli, wprowadź nazwę: Akcesoria i kliknij OK. Otworzy się okno konstruktora, w którym stworzymy strukturę tabeli:

Tworzenie tabeli dostępu — krok po kroku Tworzenie tabel w bazie danych dostępu

5. Dla pierwszej tabeli wpisz następujące pola:

Zauważ, że w tym przypadku pole Cena £ określony nie przez rodzaj waluty, ale liczbowy. Dane związane z typem monetarnym mają wymiar wyrażony w rublach (jeśli praca jest wykonywana z Wersja Microsoft Dostęp, zlokalizowany w Rosji). Ale koszt komponentów technologii komputerowej nie jest zwyczajowo wyrażany w tej jednostce miary. Dla porównywalności cen różnych dostawców stosuje się zwykle „jednostki konwencjonalne”. W takich przypadkach wygodnie jest skorzystać z pola liczbowy typ, aby nie przekonfigurować całego DBMS.

Tabela części — tworzenie tabel krok po kroku w bazie danych Access

6. Kliknij pole Cena £. Na dole formularza ustaw właściwość Liczba miejsc po przecinku równy 2.

7. Aby połączyć się z przyszłą tabelą dostawców, należy ustawić pole kluczowe. Ponieważ żadne pole tutaj wyraźnie nie twierdzi, że jest „unikalne”, używamy kombinacji pól Składnik oraz Model. Podświetl oba pola u góry formularza (przytrzymując klawisz SHIFT). Kliknij prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu kontekstowe i wybierz element pole kluczowe.

Następnie obok tych pól zostanie wyświetlony „klucz”.

8. Zamknij okno Konstruktora (zwykle zamknięcie następuje przez „krzyżyk” w prawym górnym rogu okna Konstruktora).
Odpowiedz na żądanie zapisania zmienionej struktury tabeli za zgodą.

9. Powtórz kroki 4-8, aby utworzyć tabelę Dostawcy, który zawiera następujące pola:

Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności: menu Utwórz - Tabela.

Wybierz tryb Konstruktor.

Pamiętaj, że pole numeru telefonu jest polem tekstowym, mimo że numery telefonów są zwykle pisane cyframi. Wynika to z faktu, że nie mają treści liczbowej. Numery telefonów nie są porównywane pod względem wielkości, nie są odejmowane od jednego numeru przez drugi itp. To jest typowe pole tekstowe.
Pole klucza można pominąć– nie jest wymagana do bieżącego zadania.
10. W lewym panelu okna bazy danych kliknij dwukrotnie, aby kolejno otworzyć utworzone tabele i wypełnić je eksperymentalną zawartością (po 10 rekordów).
11. Po zakończeniu zamknij arkusze kalkulacyjne i wyjdź z programu.
W tej lekcji na temat prosty przykład Pokazano krok po kroku tworzenie tabel w bazie danych Access. Jeśli byłeś zainteresowany, polecam obejrzeć film instruktażowy poniżej.

Ciąg dalszy nastąpi…
LEKCJA 1: Krok po kroku tworzenie tabel w bazie danych Access
LEKCJA 2: Tworzenie relacji między tabelami w bazie danych Access
LEKCJA 3: Tworzenie zapytania w celu wybrania danych w bazie danych Access
LEKCJA 4: Tworzenie zapytań z parametrem w bazie danych Access
LEKCJA 5: Tworzenie zapytania krzyżowego w bazie danych Access
LEKCJA 6: Tworzenie żądań zmian w bazie danych dostępu
LEKCJA 7: Tworzenie i wypełnianie formularzy w bazie danych Access

Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.

Hostowane na http://www.allbest.ru/

Ministerstwo Edukacji i Nauki Federacji Rosyjskiej

Federalna autonomiczna instytucja edukacyjna

Wykształcenie wyższe, średnie zawodowe

„Dalekowschodni Uniwersytet Federalny”

Oddział w Dalnerechensk

Uniwersytet FESTU

w dyscyplinie „Informatyka”

Specjalność 080502.65" Systemy informacyjne(wg branży)"

na temat „Opis programu Access”

Wypełnia student: gr. DR-1211

AA barbutsa

Sprawdzony współpracownik:

Maksimenko E.A.

Dalnerechensk 2013

  • Wstęp
  • 1.Dostęp
    • 1.1 Co oferuje dostęp
    • 1.2 Pomoc kontekstowa i Asystent pakietu Office
  • 3. Formularze i raporty WYSIWYG
  • 4. Wykresy i wykresy
    • 4.1 Możliwości DDE i OLE
  • 5. Dostęp do Internetu
  • 6. Wbudowane funkcje
    • 8.1 Informacje dla użytkowników arkuszy kalkulacyjnych
    • 8.3 Etapy projektowania bazy danych
    • 8.4 Praca z tabelami
  • Wniosek
  • Literatura

Wstęp

Rozważ możliwości programu Access i rodzaje zadań, które można rozwiązać za pomocą tego DBMS. W szczególności:

Access to system zarządzania bazą danych (DBMS).

Użyj programu Access, aby przechowywać i wyszukiwać dane, prezentować informacje w wygodny sposób i automatyzować powtarzające się zadania.

Rozwój z Access prostych i wygodnych form wprowadzania danych, przetwarzania danych oraz generowania złożonych raportów.

Używanie programu Access 97 do hostowania formularzy programu Access jako Dokumenty HTML na stronach WWW i wymianie danych z węzłami Internetu/Intranetu.

Wsparcie w programie Access dla mechanizmu Query by Example (QBE), który zapewnia próbkowanie, sortowanie i wyszukiwanie danych.

Twórz aplikacje bez programowania przy użyciu makr programu Access.

Użytkownicy arkuszy kalkulacyjnych i baz danych powinni znać wiele kluczowych pojęć używanych w programie Access.

Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy Produkt oprogramowania, ważne jest, aby zrozumieć jego możliwości i rodzaje zadań, do których jest przeznaczony. Microsoft Access 97 (zwany dalej po prostu Access) to produkt wielopłaszczyznowy, którego wykorzystanie ogranicza jedynie wyobraźnia użytkownika.

dostęp do programowania makr

Access to przede wszystkim system zarządzania bazą danych (DBMS). Podobnie jak inne produkty z tej kategorii, jest przeznaczony do przechowywania i pobierania danych, prezentowania informacji w wygodny sposób oraz automatyzacji często powtarzających się operacji (takich jak księgowość, księgowość, planowanie itp.). Dzięki Access możesz tworzyć proste i wygodne formularze wprowadzania danych, a także przetwarzać dane i generować złożone raporty.

Dostęp-- Potężny aplikacja Windows; po raz pierwszy wydajność systemu DBMS jest płynnie połączona z wygodą, jaką mają do dyspozycji użytkownicy Microsoft Windows. Ponieważ oba te produkty są dziełem firmy Microsoft, doskonale ze sobą współdziałają.

Dostęp pozwala

przechowywać i przetwarzać dane;

Łatwe przygotowywanie raportów

kontrolować poprawność danych na etapie ich wprowadzania;

Twórz formularze, aby uzyskać więcej wygodna obsługa z danymi (interfejs);

praca z bazą danych dla kilku użytkowników jednocześnie (jest to bardzo wygodne, gdy dane są przechowywane w jednym miejscu i są aktualne: po wprowadzeniu nowych danych zmiany są dostępne dla wszystkich użytkowników bazy danych);

stworzyć niedrogie i elastyczne narzędzie biznesowe

o utworzenie silnika bazy danych może zająć kilka godzin

o stworzenie takiego narzędzia jest konieczne w przypadku wzrostu liczby wykorzystywanych plików excel

o tworzenie prosta opcja będzie kosztować niedrogo (od 100 zł, a efekt wprowadzenia bazy jest od razu widoczny)

Dzięki obiektom OLE (Object Linking and Embedding) w komponentach Windows 95 i Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint i Outlook) możesz zmienić program Access w prawdziwe środowisko operacyjne bazy danych. Za pomocą nowych rozszerzeń dla Internetu można tworzyć formularze, które będą bezpośrednio oddziaływać na dane z sieci WWW i przełożyć je na widok język HTML, który zapewnia pracę z produktami takimi jak Internet Explorer i Netscape Navigator.

Z tym wszystkim Access to nie tylko DBMS. Jako relacyjny system DBMS Access zapewnia dostęp do wszystkich typów danych i umożliwia jednoczesne korzystanie z wielu tabel bazy danych. W takim przypadku możliwe jest znaczne uproszczenie struktury danych, ułatwiając tym samym realizację zadań. Tabela Access może być połączona z danymi przechowywanymi na komputerze mainframe lub serwerze. Z drugiej strony możesz użyć tabel utworzonych w środowisku Paradox lub dBASE.

System Access to zestaw narzędzi użytkownika końcowego do zarządzania bazami danych. Obejmuje projektantów tabel, formularzy, zapytań i raportów. System ten można również uznać za środowisko programistyczne aplikacji. Używając makr lub modułów do automatyzacji zadań, możesz tworzyć aplikacje zorientowane na użytkownika tak potężne, jak aplikacje napisane bezpośrednio w językach programowania. Będą jednak zawierać przyciski, menu i okna dialogowe. Programując w VBA możesz tworzyć potężne programy jak sam system Access. W rzeczywistości wiele narzędzi programu Access (takich jak kreatory i projektanci) jest napisanych w języku VBA.

1.1 Co oferuje dostęp

1. Prawdziwy model relacyjnej bazy danych

Access w pełni implementuje zarządzanie relacyjnymi bazami danych. System utrzymuje klucze podstawowe i obce oraz wymusza integralność danych na poziomie jądra (co zapobiega niezgodnym aktualizacjom lub usuwaniu danych). Ponadto tabele w programie Access są wyposażone w narzędzia do sprawdzania poprawności danych, które zapobiegają błędnym wprowadzaniu danych, niezależnie od sposobu ich wykonania, a każde pole tabeli ma swój własny format i standardowe opisy co znacznie upraszcza wprowadzanie danych. Program Access obsługuje wszystkie wymagane typy pól, w tym pola tekstowe, liczbowe, licznikowe, walutowe, daty/godziny, notatki, wartości logiczne, hiperłącza i obiekty OLE. Jeśli podczas specjalnego przetwarzania w polach nie pojawią się żadne wartości, system zapewnia pełną obsługę wartości null.

1. 2 Pomoc kontekstowa i Asystent pakietu Office

Organizacja systemu pomocy Microsoftu jest nadal najlepsza w branży, zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych użytkowników. Program Access zapewnia pomoc kontekstową, do której można uzyskać dostęp, klikając , a ekran natychmiast się wyświetli informacje referencyjne w sprawie, która w danej chwili interesuje użytkownika. Możesz łatwo przejść do spisu treści systemu pomocy, określonych informacji, historii poprzednich wejść i zakładek.

W programie Access 97 firma Microsoft wprowadziła Asystenta pakietu Office i porady ekranowe. Etykietki narzędzi zawierają krótkie wyjaśnienia czegoś. System udostępnia całą galerię dziesięciu możliwych postaci asystentów (możesz wybrać dowolną z nich). Jeśli znudzi Ci się asystent, możesz go wyłączyć.

2. Importowanie, eksportowanie i łączenie plików zewnętrznych

Access umożliwia importowanie i eksportowanie plików w wielu znanych formatach, w tym dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, wiele formaty tekstowe ASCII (w tym ze stałą długością linii lub określonym separatorem), a także dane w formacie HTML. Import tworzy tabelę programu Access; eksportowanie tabeli programu Access tworzy plik w określonym formacie.

Łączenie (wcześniej nazywane łączeniem) oznacza, że ​​możesz używać danych zewnętrznych bez tworzenia tabeli programu Access.

3. Formularze i raporty WYSIWYG

Okna projektanta formularzy i raportów mają ten sam interfejs i zapewniają użytkownikowi wiele opcji. Formularz lub raport jest zaprojektowany zgodnie z zasadą WYSIWYG (What You See Is What You Get). Dodając kolejną kontrolkę użytkownik widzi, jak zmienia się tworzony formularz.

W formularzach i raportach można umieszczać etykiety, pola danych tekstowych, przyciski opcji, pola wyboru, linie i prostokąty oraz stylizować je za pomocą świateł i cieni. Co więcej, możesz dołączyć całe obrazy, wykresy, podformularze i podraporty. Jednocześnie wszystkie parametry prezentacji danych pozostają pod pełną kontrolą użytkownika. Formularze mogą obejmować wiele stron, a raporty mogą mieć wiele poziomów grupowania i podsumowywania danych.

Formularze i raporty można przeglądać w zapowiedź, zapewniając widok z lotu ptaka po powiększeniu. W trybie projektowania raport można wyświetlić z fikcyjnymi danymi, dzięki czemu nie trzeba czekać na przetworzenie dużego rzeczywistego pliku.

Report Builder to bardzo potężne narzędzie, które umożliwia korzystanie z maksymalnie dziesięciu poziomów grupowania i sortowania. Dzięki niemu możliwe jest tworzenie raportów pokazujących wartości procentowe i sumaryczne, które można uzyskać tylko w dwóch przejściach. 4. Zapytania i relacje z wieloma tabelami

Jedna z najpotężniejszych funkcji programu Access jest również najważniejsza. Relacje umożliwiają graficzne łączenie tabel. Możesz nawet połączyć tabele reprezentujące pliki różne rodzaje(na przykład tabela Access i tabela dBASE). Po takim powiązaniu tabele działają jak pojedyncza encja, a teraz można budować zapytania w odniesieniu do dowolnych danych w nich zawartych. Można wybrać określone pola, zdefiniować porządek sortowania, utworzyć wyrażenia obliczeniowe i wprowadzić kryteria, aby wybrać żądane rekordy. Wyniki zapytania można wyświetlać w postaci tabeli, formularza lub raportu. Użytkownik nie jest wymagany zaprogramowane połączenia: zamiast tego wystarczy wejść do kreatora zapytań.

Prośby są również wykorzystywane w innych przypadkach. Możesz tworzyć zapytania, które obliczają sumy, wyświetlają zgrupowane tabele i budują nowe tabele. Zapytanie może nawet służyć do aktualizowania danych w tabelach, usuwania rekordów i dodawania jednej tabeli do drugiej.

4. Wykresy i wykresy

Access używa tej samej aplikacji graficznej co Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Project. Pozwala tworzyć setki rodzajów wykresów i wykresów, dostosowując je do własnych potrzeb. Możesz tworzyć wykresy słupkowe, słupkowe, kołowe, powierzchniowe i inne, zarówno dwu-, jak i trójwymiarowe. Można im dowolnie towarzyszyć tekst, ozdobiony różnymi kolorami i wzorami. Wartości mogą być wyświetlane w słupkach lub wycinkach wykresów kołowych. Możesz obracać obrazy wykresów, aby były wyświetlane pod dowolnym dogodnym kątem widzenia. Wszystko to zapewnia program Access Graph.

4. 1 możliwości DDE i OLE

Dzięki DDE (Dynamic Data Exchange) i OLE (Object Linking and Embedding) do formularzy i raportów programu Access można dodawać wszelkiego rodzaju nowe obiekty. Takimi obiektami mogą być dźwięki, zdjęcia, diagramy, a nawet klipy wideo. Możesz osadzać obiekty OLE (na przykład mapy bitowe) lub dokumentów edytora tekstu (Word lub WordPerfect) lub nawiązać powiązania z elektronicznymi Arkusze Excel.

5. Dostęp do Internetu

Access posiada teraz wszystkie funkcje, które umożliwiają aplikacji komunikację z Internetem/intranetem. Jednym kliknięciem możesz zapisywać tabele, zapytania, formularze i raporty w formacie HTML. Odpowiedni kreator pozwala nawet nowicjuszowi na transfer Kody HTML z obiektu na stronę internetową, udostępniając je każdemu, kto surfuje po Internecie! Hiperłącza umożliwiają dostęp do danych na stronie sieci Web bezpośrednio z formularza programu Access.

Wiele osób uważa, że ​​umieszczanie danych na stronach WWW powinno być wykonywane przez administratorów WWW. Access 97 udowadnia z całkowitą pewnością, że tę operację może z powodzeniem wykonać każdy użytkownik. Pomoże mu w tym kreator umieszczania na stronie WWW, który zapewnia konwersję wybranych obiektów bazy danych do formatu HTML i przeniesienie ich już w tej formie na stronę WWW. Za pomocą tego kreatora możesz tworzyć statyczne lub dynamiczne strony, przenosić je

6. Wbudowane funkcje

Access zawiera ponad sto funkcji (małych wbudowanych programów, które zwracają wartość w wyniku wykonania), które wykonują wiele różnych zadań. Istnieją funkcje do manipulowania bazami danych, ciągami, liczbami w formacie daty i czasu, matematycznym, biznesowym i finansowym. Można ich używać do tworzenia wyrażeń obliczeniowych w formularzach, raportach i zapytaniach.

7. Makra: programowanie bez programowania

Dla osób niebędących programistami (lub zaawansowanych użytkowników, którzy po prostu nie chcą programować), program Access udostępnia makra. Pozwalają zautomatyzować niektóre zadania. Około pięćdziesiąt makr umożliwia manipulowanie danymi, tworzenie menu i okien dialogowych, otwieranie formularzy i raportów, jednym słowem automatyzację wykonywania niemal każdego zadania. Makra można wykorzystać do rozwiązania około 90% wszystkich zadań przetwarzania danych.

8. Moduły: Visual Basic do programowania baz danych aplikacji

Access to poważne środowisko programowania aplikacji z w pełni funkcjonalnym językiem programowania. Język VBA (wcześniej znany jako Access Basic) implementuje zorientowane obiektowo podejście do programowania i pozwala programiście zrobić prawie wszystko, co można sobie wyobrazić. To potężny język programowanie strukturalne. Jest w pełni rozszerzalny i obsługuje procedury API w dowolnych systemach operacyjnych bibliotek dynamicznych (DLL). Systemy Windows 95 i Windows NT.

8.1 Informacje dla użytkowników arkuszy kalkulacyjnych

Doświadczony użytkownik programu Excel (lub 1-2-3) zauważy, że Access i Excel są podobne pod wieloma względami. Po pierwsze, oba te programy są produktami Windows, więc powinien się z nimi zapoznać Konwencje Windows, który będzie również używany podczas pracy z programem Access. Wygląd tabel i zapytań programu Access odpowiada wyglądowi arkuszy kalkulacyjnych i jest nazywany arkuszem danych. Rozmiar wierszy i kolumn tabel można zmieniać w taki sam sposób, jak w obszarach roboczych. Arkusze Excela. Zasadniczo tryb wprowadzania danych w programie Access 97 odpowiada trybowi wprowadzania danych dane Excela. Wystarczy wprowadzić dane i zdefiniować nagłówki kolumn; Access zajmie się resztą automatycznie.

Access, podobnie jak Excel, obsługuje tryb WYSIWYG i grafikę Aplikacja Microsoft wykres. Dzięki temu użytkownik zawsze ma możliwość tworzenia tego samego typu diagramów w obu systemach. Ponadto program Access zawiera kreatora wykresów podobny do tego, który jest używany w programie Excel.

Podobnie jak Excel, Access 97 zawiera Kreatora tabeli przestawnej; w rzeczywistości można go używać do tworzenia tabel przestawnych programu Excel: informacje z baz danych programu Access można łatwo przenieść do tabel programu Excel. Bazy danych programu Access można łączyć z tabelami programu Excel. Oba produkty mogą tworzyć zapytania i sortować przy użyciu tego samego interfejsu. (Jeśli czytelnik korzystał z menu programu Excel do tworzenia zapytań i kryteriów sortowania danych, pojęcia te są mu już znane). Krótko mówiąc, program Access 97 współpracuje ze wszystkimi produktami pakietu Office 97.

8.2 Projektowanie bazy danych

Zanim będziesz mógł tworzyć tabele, formularze i inne obiekty, musisz zdefiniować strukturę bazy danych. Dobra struktura bazy danych jest podstawą do stworzenia odpowiedniej, wydajnej bazy danych.

8. 3 kroki projektowania bazy danych

1. Określać cel bazy danych, jej główne funkcje i informacje, które powinna zawierać. Baza danych musi spełniać wymagania tych, którzy będą z nią bezpośrednio pracować.

2. Opracuj na papierze strukturę tabel, które powinna zawierać baza danych. Przy projektowaniu stołów zaleca się kierować się następującymi podstawowymi zasadami:

Informacji w tabeli nie należy powielać. Między tabelami nie powinno być powtórzeń. Gdy pewne informacje są przechowywane tylko w jednej tabeli, to wystarczy je zmienić tylko w jednym miejscu. Dzięki temu praca jest bardziej wydajna, a także eliminuje możliwość niezgodności informacji w różnych tabelach. Na przykład jedna tabela powinna zawierać adresy i numery telefonów klientów.

Każda tabela powinna zawierać informacje tylko na jeden temat. Informacje na każdy temat są przetwarzane znacznie łatwiej, jeśli są zawarte w tabelach, które są od siebie niezależne. Na przykład adresy klientów i zamówienia są przechowywane w oddzielnych tabelach, dzięki czemu informacje o klientach pozostają w bazie danych po usunięciu zamówienia. Każda tabela powinna zawierać informacje tylko na jeden temat.

3. Zdefiniuj wymagane pola w tabeli.

Każde pole musi być powiązane z tematem tabeli.

Tabela powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje.

Informacje należy podzielić na najmniejsze jednostki logiczne (na przykład pola „Imię” i „Nazwisko”, a nie pole ogólne „Imię”).

4. Ustaw pole klucza. Aby program Microsoft Access mógł łączyć dane z różnych tabel, takie jak dane klientów i zamówienia, każda tabela musi zawierać pole lub zestaw pól, które będą ustawiać indywidualną wartość każdego rekordu w tabeli. Takie pole lub zestaw pól nazywamy kluczem podstawowym.

5. Zdefiniuj relacje między tabelami

6. Ponownie przejrzyj strukturę bazy danych i zidentyfikuj ewentualne niedociągnięcia. Wskazane jest, aby zrobić to na tym etapie, gdy tabele nie są wypełnione danymi.

7. Dodaj dane i utwórz inne obiekty bazy danych.

8. Użyj narzędzi analitycznych w programie Microsoft Access. W programie Microsoft Access są dwa narzędzia do ulepszania struktury baz danych. Kreator analizy tabeli analizuje tabelę, w razie potrzeby proponuje nową strukturę i relacje, a następnie przerabia ją. Analizator wydajności bada całą bazę danych, wydaje zalecenia dotyczące jej poprawy, a także je wdraża.

8.4 Praca z tabelami

Tabela przechowuje informacje o konkretnym zagadnieniu, na przykład tabela „Produkty” zawiera informacje tylko o towarach, a tabela „Dostawcy” - tylko o firmach dostarczających towary. Aby dane nie były duplikowane i nie pojawiały się błędy podczas ich wydawania, konieczne jest rozmieszczenie danych różnego rodzaju w różnych tabelach. Dane w tabeli są zorganizowane w kolumny („pola”) i wiersze („rekordy”).

W widoku Projekt tabeli można utworzyć całą tabelę, dodając nowe pola lub usuwając i dostosowując istniejące pola tabeli. Aby dodać pole, w górnej części okna tabeli wpisz nazwę pola i określ jego typ. Aby zmienić nazwę pola, zmień jego nazwę w kolumnie Nazwa pola.

Typ danych określa, jaki rodzaj danych jest dozwolony w polu. Na przykład nie możesz wprowadzić tekstu w polu waluty. Wybranie odpowiedniego typu danych zapewnia, że ​​dane są wprowadzane w odpowiedniej formie do sortowania, obliczeń i innych operacji. Aby zdefiniować lub zmienić typ danych, wybierz kolumnę Typ danych, kliknij symbol listy rozwijanej w polu i wybierz typ danych z listy.

Każde pole ma właściwości, zmieniając je, możesz sterować przechowywaniem, przetwarzaniem i wyświetlaniem danych pola. Na przykład w przypadku formatu „Waluta” automatycznie dodawany jest separator tysięcy i symbol waluty (1234 gr.). Aby ustawić właściwość pola, wybierz ją w górnej części okna projektanta tabel i wprowadź wartość tej właściwości w dolnej części okna lub wybierz ją z listy. Zestaw dostępnych właściwości zależy od typu danych pola. Do identyfikacji każdego wpisu w tabeli używana jest unikatowa etykieta, zwana kluczem. Tak jak tablica rejestracyjna jednoznacznie identyfikuje samochód, tak klucz definiuje wpis. Pola kluczowe w tabelach służą do tworzenia relacji między tabelami. Aby zdefiniować klucz, podświetl linię opisującą wymagane pole i kliknij przycisk Klucz na pasku narzędzi.

W widoku arkusza danych dodajesz, edytujesz lub wyświetlasz dane tabelaryczne. Możesz także sprawdzać pisownię i drukować dane tabelaryczne, filtrować i sortować rekordy, zmieniać wygląd zewnętrzny tabeli lub zmień strukturę tabeli, dodając lub usuwając kolumny.

Aby dodać wpisy, użyj przycisku Nowy wpis na pasku narzędzi. Po kliknięciu tego przycisku na końcu tabeli pojawia się pusta linia.

Aby usunąć wpisy, wybierz dowolne pole wpisu i kliknij przycisk Usuń wpis na pasku narzędzi.

Wiersze w tabeli można sortować według zawartości jednej lub kilku kolumn. Aby to zrobić, wybierz pole, według którego chcesz posortować dane, i kliknij przycisk Sortuj rosnąco lub Sortuj malejąco na pasku narzędzi.

Filtrowanie pozwala zobaczyć tylko niektóre rekordy w formularzu. Wybierz dane, według których chcesz filtrować, i kliknij przycisk Filtruj według wyboru na pasku narzędzi. Aby edytować filtr, kliknij przycisk Edytuj filtr. Aby określić bardziej szczegółowe warunki filtrowania, wybierz polecenie Filtruj z menu Rekordy i podkomendę Filtr zaawansowany. Aby zastosować filtr zwykły lub zaawansowany, kliknij przycisk Zastosuj filtr na pasku narzędzi.

Wniosek

Zapoznaliśmy się z krótkim przebiegiem pracy w ACCESS.

Literatura

9. Lori Ulrich Fuller, Ken Cook Access 2010 for Dummies = Access 2010 for Dummies. - M.: Dialektyka, 2010. - S. 384. - ISBN 978-5-8459-1707-2

10. Alison Balter Microsoft Office Access 2007: Professional Programming = Alison Balter Mastering Microsoft Office Access 2007 Development. - M .: Williams, 2008. - S. 1296. - ISBN 978-5-8459-1505 -cztery

11. Michael Groh, Joseph Stockman, Gavin Powell Microsoft Office Access 2007. Biblia użytkownika = Biblia Microsoft Office Access 2007. - M.: "Dialektyka", 2008. - S. 1200. - ISBN 978-5-8459-1485-9

12. Lori Ulrich Fuller, Ken Cook, John Kaufeld, Microsoft Office Access 2007 for Dummies / Per. z angielskiego. - M.: 2007. - 384 strony z ilustracjami, Wydawnictwo Dialectika.

13. John Kaufeld, Microsoft Office Access 2003 dla manekinów / Per. z angielskiego. - M.: 2006. - 320 stron z ilustracjami, Wydawnictwo Dialectika.

14. Matthew McDonald Access 2007. Brakujący podręcznik = Access 2007 Brakujący podręcznik. - Petersburg: "BHV-Petersburg", 2007. - S. 784

Hostowane na Allbest.ru

...

Podobne dokumenty

    Projektowanie bazy danych za pomocą zestawu oprogramowania i narzędzi językowych Microsoft Access. Model danych, dostęp do nich. Cel, główne funkcje i wersje programu Access. Uruchomienie programu; okno bazy danych, formularze do ich wprowadzania i edycji.

    praca semestralna, dodana 30.12.2014

    Model, który odzwierciedla logiczne relacje między elementami danych. Tabele, zapytania, raporty i wyświetlacze w Biuro Microsoft Access 2007. Weryfikuj dane podczas ich wprowadzania. Dostęp do danych w powiązanych tabelach za pomocą podformularzy.

    praca semestralna, dodana 06.06.2013

    Napіvfunktsionalna mova progruvannya, magazynowanie części Access - Visual Basic for Applications (VBA). Utworzono kod VBA ułatwiający zarządzanie macierzami elementów. Moduły, tworzenie procedur przetwarzania podziałów. Edycja widoku modułu, argumenty procedury.

    streszczenie, dodane 31.08.2009

    Uwzględnienie interaktywnego systemu zarządzania relacyjnymi bazami danych Microsoft Access. Cechy graficzne programu; tworzenie tabel, zapytań, formularzy, raportów, makr i modułów. Charakterystyka porównawcza Bazy danych Clipper i Access.

    praca semestralna, dodana 22.01.2013

    Praca w programie Microsoft Access, podkreślanie nazwisk i liczby nauczycieli płci męskiej i żeńskiej z ponad 10-letnim doświadczeniem. Widok ogólny tekstu zapytania SQL. Praca z arkuszami kalkulacyjnymi w programie Microsoft Excel. Płace wyniki w Access i Excel.

    praca semestralna, dodana 21.12.2013

    Microsoft Access jako system zarządzania bazą danych (DBMS), jego przeznaczenie. Zorganizowana struktura do przechowywania danych. Typy danych podczas pracy z Microsoft Access 2003 i Microsoft Access 2007. Projektowanie baz danych i budowanie diagramu ER.

    test, dodany 10.10.2010

    Tworzenie modeli danych, podstawowe tabele za pomocą projektanta tabel, relacje między tabelami, formularze do wypełniania tabel, zapytania do selekcji danych, raporty do wydruku oraz formularz przycisku początkowego. Podstawowe obiekty Microsoft Access.

    test, dodano 18.03.2012

    Uruchomienie aplikacji Access. Zapisanie bazy danych w formacie Microsoft Access. Algorytm tworzenia niestandardowej maski wprowadzania. Wypełnianie i tworzenie powiązań między tabelami. Sortowanie i filtrowanie rekordów. Interfejs okna bazy danych. Praca z polami OLE.

    test, dodano 29.06.2015

    Pojęcia ogólne relacyjne podejście do baz danych. Opracowanie programu do automatyzacji funkcji szefa salonu komunikacja komórkowa. Szczegółowość procesów biznesowych. Interfejs użytkownika. Testowanie opracowanego systemu informatycznego.

    praca semestralna, dodana 26.06.2012

    Analiza kluczowych szans Programy Microsoft dostęp. Funkcje korzystania z formularzy do wprowadzania i edycji danych, a także przyciski sterujące do przechodzenia z jednego poziomu Menu na drugi. Charakterystyka konstrukcji wielotabelowych baz danych.

Microsoft Access to program do tworzenia baz danych, który ułatwia zarządzanie i edycję baz danych. Nadaje się dosłownie do wszystkiego, od małych projektów po duże firmy, jest bardzo wizualny. To czyni go doskonałym pomocnikiem do wprowadzania i przechowywania danych, ponieważ użytkownik nie musi zajmować się tabelami i wykresami. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać program Microsoft Access.

Kroki

Część 1

Tworzenie nowej bazy danych

Tworzenie zapytania w celu utworzenia tabeli

    Wybierz tabele, z których chcesz wyodrębnić dane. Kliknij dwukrotnie tabelę, z której chcesz wydobyć informacje. W razie potrzeby możesz korzystać z wielu tabel jednocześnie.

    Wybierz pola, z których chcesz wyodrębnić dane. Kliknij dwukrotnie każde pole, aby dodać. Zostanie dodany do siatki żądań.

    Ustaw wymagane kryteria. Jeśli potrzebujesz konkretnych informacji z pól, ustaw filtr według kryteriów. Zobacz sekcję „Tworzenie zapytania wyboru kryteriów” powyżej, aby uzyskać więcej informacji.

    Przetestuj zapytanie, aby upewnić się, że daje pożądane wyniki. Przed utworzeniem tabeli uruchom zapytanie, aby upewnić się, że pobiera potrzebne informacje. Dostosuj kryteria i pola, aż uzyskasz pożądany wynik.

    Zapisz swoją prośbę. Naciśnij Ctrl + S, aby zapisać zapytanie do późniejszego wykorzystania. Pojawi się w kolumnie nawigacyjnej po lewej stronie ekranu. Jeśli klikniesz na to zapytanie, możesz użyć go ponownie, a następnie przejdź do zakładki "Projektant".

    Kliknij przycisk „Utwórz tabelę” w grupie wyboru typu zapytania. Pojawi się okno z pytaniem o nazwę nowej tabeli. Wprowadź nazwę tabeli i kliknij OK.

    Kliknij przycisk Uruchom. Zgodnie z ustalonymi zapytaniami zostanie utworzona nowa tabela. Tabela pojawi się w kolumnie nawigacyjnej po lewej stronie.

Utwórz prośbę o dodanie

    Otwórz wcześniej utworzone żądanie. Możesz użyć zapytania dołączającego, aby dodać informacje do tabeli, która została już utworzona w innej tabeli. Jest to przydatne, gdy do gotowej tabeli utworzonej przez żądanie utworzenia tabeli trzeba dodać więcej danych.

    Kliknij przycisk Dodaj na karcie Projekt. Otworzy się okno dialogowe. Wybierz tabelę, którą chcesz do niej dodać.

    Zmodyfikuj kryteria zapytania, aby pasowały do ​​dodawanych informacji. Na przykład, jeśli utworzyłeś tabelę z kryterium „2010” w polu „Rok”, zmień tę wartość zgodnie z dodanymi informacjami, na przykład „2011”.

    Wybierz, gdzie dokładnie chcesz dodać informacje. Pamiętaj, aby dodać dane w odpowiednich polach dla każdej dodawanej kolumny. Na przykład, jeśli wprowadzisz powyższe zmiany, informacje należy dodać do pola Rok w każdym wierszu.

    Uzupełnij prośbę. Kliknij przycisk Uruchom na karcie Projekt. Zapytanie zostanie wykonane, a informacje zostaną dodane do tabeli. Możesz otworzyć tabelę, aby sprawdzić, czy wprowadzone dane są poprawne.

Część 5

Tworzenie i używanie formularzy

    Wybierz tabelę, dla której chcesz utworzyć formularz. Formularze wyświetlają dane dla każdego pola i ułatwiają przełączanie się między rekordami lub tworzenie nowych. Formularze są niezbędnym narzędziem dla długich okresów wprowadzania informacji; większość użytkowników uważa, że ​​formularze są znacznie łatwiejsze w użyciu niż tabele.

    Kliknij przycisk „Formularz” w zakładce „Utwórz”. Formularz zostanie utworzony automatycznie na podstawie danych w tabeli. Program Access automatycznie tworzy pola o odpowiednim rozmiarze, ale zawsze możesz je zmienić lub przenieść, jeśli chcesz.

    • Jeśli nie chcesz wyświetlać konkretnego pola w formularzu, wywołaj menu kontekstowe kliknij prawym przyciskiem myszy myszy i kliknij Usuń.
    • Jeśli tabele są połączone, nad każdym wpisem pojawi się opis pokazujący połączone dane. To znacznie ułatwia edytowanie tych danych. Na przykład każdemu przedstawicielowi handlowemu można przypisać bazę klientów.

  1. Poruszaj się po nowym formularzu. Wskaźniki strzałkowe umożliwiają przechodzenie od jednego wpisu do drugiego. Pola zostaną wypełnione Twoimi danymi, gdy będziesz się między nimi przełączać. Możesz użyć przycisków na krawędziach, aby przejść bezpośrednio do pierwszego lub ostatniego wpisu. .

    Kliknij przycisk opisu, aby użyć tabeli. Znajduje się w lewym górnym rogu i umożliwia zmianę wartości wybranej tabeli za pomocą formularzy.

    Wprowadź zmiany w istniejących wpisach. Możesz zmienić tekst w dowolnym polu każdego wpisu, aby zmienić informacje w tabeli. Wszystkie zmiany zostaną automatycznie odzwierciedlone w tabeli, to samo stanie się we wszystkich powiązanych tabelach.

    Dokonaj nowych wpisów. Kliknij „Dodaj wpis” obok przycisków nawigacyjnych, które chcesz dodać nowy rekord na końcu listy. Następnie możesz użyć pól, aby wypełnić puste rekordy w tabeli. Jest to znacznie prostsze niż dodawanie nowych danych za pomocą widoku tabeli.

    Zapisz formularz, gdy z nim skończysz. Pamiętaj, aby zapisać formularz, naciskając Ctrl + S; możesz łatwo zalogować się ponownie później. Pojawi się w kolumnie nawigacyjnej po lewej stronie ekranu.

Część 6

Utwórz raport

    Wybierz tabelę lub zapytanie. Raporty pozwalają szybko wyświetlić podsumowanie potrzebnych danych. Są one często używane do generowania raportów przychodów lub raportów dostarczania, ale można je dostosować do prawie każdego przypadku użycia. Raporty wykorzystują dane z tabel lub zapytań, które zostały wcześniej utworzone.

Microsoft Access 2003 to jedna z pierwszych wersji popularnego systemu zarządzania bazami danych. Za pomocą tego programu możesz zbierać informacje z arkuszy kalkulacyjnych, przetwarzać dokumenty tekstowe, a także najpopularniejsze formaty baz danych. Aplikacja jest w stanie analizować dane, a także tworzyć strony internetowe i różne aplikacje. Oczywiście do pracy z programem Access 2003 potrzebne będą pewne umiejętności, ale w porównaniu z zarządzaniem profesjonalne programy- będą minimalne. A produkt, w przeciwieństwie do innych analogów, jest dystrybuowany bezpłatnie.

Access 2003 można pobrać zarówno do użytku domowego, jak i korporacyjnego, ale w tym drugim przypadku oprogramowanie będzie bardziej przydatne. Możesz go używać jako DBMS do zarządzania offline lub serwerów plików. Możesz wchodzić w interakcje z innymi źródłami za pomocą „połączonych tabel” i „zapytań do serwera”.


Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 to program bazodanowy, który umożliwia wprowadzanie w nich zmian, organizowanie raportów i udostępnianie dokumentów. Nawet ci użytkownicy, którzy nie mają specjalnej wiedzy, będą mogli tworzyć aplikacje przy użyciu gotowych darmowych szablonów.

Program Access 2007 umożliwia dostosowanie projektów do potrzeb biznesowych.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 to aplikacja, która umożliwia łączenie informacji z różnych źródeł w jednej bazie danych. Ta wersja została wydana pod hasłem "Prostota we wszystkim" - nie musisz być specjalistą, aby z nią pracować. Dodane internetowe bazy danych znacznie poprawiły interakcję z informacjami, uprościły procesy śledzenia danych, tworzenia raportów i dzielenie się.

Kontrola wstążki, w pełni zaimplementowana w Access 2010, zapewnia tylko najbardziej niezbędne narzędzia, zapobiegając zagubieniu się użytkownika w różnych poleceniach i ustawieniach.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 to jedna z nowych wersji systemu zarządzania bazami danych (DBMS). W aplikacji znajdziesz niezbędne funkcje i narzędzia, które pomogą zorganizować utrzymanie danych, usprawnią raportowanie i umożliwią dzielenie się informacjami z dużą liczbą użytkowników.

Możesz również pobrać program, aby stworzyć aplikację internetową. W programie Access 2013 wszystko, co musisz zrobić, to wybrać typ danych do śledzenia (Projekty, Zadania, Kontakty), a aplikacja automatycznie utworzy strukturę, w której możesz dodawać informacje. W projekt zostaną wbudowane podstawowe polecenia i narzędzia nawigacyjne, dzięki czemu po utworzeniu można od razu przystąpić do użytkowania.

Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 to znacznie więcej niż prosty program do tworzenia baz danych. To cały system do śledzenia informacji, tworzenia raportów i udostępniania informacji. Pomaga wyciągnąć rozsądne i wyważone wnioski oraz wybrać najlepsze rozwiązania dla określonych zadań. Pobieranie i używanie programu Access 2016 może nie być tak naprawdę zaawansowani użytkownicy, bo nawet bez dużej wiedzy w tym zakresie możesz szybko rozwinąć niezbędną aplikację poprzez konwersję za darmo gotowe szablony zgodnie z Twoimi potrzebami.

Ta wersja programu oferuje nowy rodzaj bazy danych: aplikacja webowa jest tworzona w środowisku MS Access 2016 i jest używana przez przeglądarkę jako usługa SharePoint. Aby go utworzyć, musisz zdecydować o rodzaju danych, które chcesz śledzić, po czym program samodzielnie wygeneruje niezbędną strukturę. Będzie miał wbudowane podstawowe polecenia i narzędzia nawigacyjne, dzięki czemu możesz zacząć od razu.