СЪДЪРЖАНИЕ

ВЪВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..2
1. Информационни потоци и работни процеси в предприятието
1.1 ДЕФИНИЦИЯ НА ПОНЯТИЯТА…………………………………………………4
1.2 ИНФОРМИРАНЕ НА МЕНИДЖЪРИТЕ - ТИПИЧНИ ПРОБЛЕМИ………………………………………………………………………….4
1.3. ИНФОРМАЦИОННИ ПРОБЛЕМИ НА ПРЕДПРИЯТИЯТА…………….…..5
1.4 ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СИСТЕМАТА ЗА ИНФОРМАЦИОННИ ПОТОЦИ 6
1.5 ОРГАНИЗАЦИЯ НА СИСТЕМАТА ОТ ИНФОРМАЦИОННИ ПОТОЦИ……7
1.6 АНАЛИЗ НА ИНФОРМАЦИОННИТЕ ПОТОЦИ…………………………..8
2. ИКОНОМИЧЕСКА ХАРАКТЕРИСТИКА НА ПРЕДПРИЯТИЕТО LLC "ELECTRA-N"
2.1 ОПИСАНИЕ НА ЕЛЕКТРА-Н ООД………………………………………...11
12
3. АНАЛИЗ НА ИНФОРМАЦИОННИЯ ПОТОК И ДОКУМЕНТОПОТОКА НА ПРИМЕРА НА ELECTRA-N LLC
3.1 Изготвяне на график на информационните потоци ... ... 25
4. Начини за подобряване на информационните потоци и работния процес……………………………………………………..……..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………….30
ЛИТЕРАТУРА……………………………………………... ……….32

ВЪВЕДЕНИЕ
Подобряването на методите за управление е една от основните задачи, чието решение зависи от степента на напредък на предприятието. Всяка година интензивността на обмена на информация в предприятието неизбежно нараства и се усложнява, поради което проблемът за създаване на методи за описание, анализ и изучаване на информационните потоци става все по-актуален. За решаването му се разглеждат: анализ на организацията; подобряване на документооборотната схема; разработване на автоматизирани системи за информационна поддръжка. Изследването на информационните потоци дава обща представа за функционирането на обектите на управление и е първата стъпка в анализа на организацията. На този етап е възможно да се решат редица проблеми, свързани с подобряването на схемата на документооборота. По-нататъшното изследване на информационните потоци дава възможност да се идентифицират елементите на информационния дисплей на обекта, връзката между тях, структурата и динамиката на информационните потоци.
Проблемите с навременното предоставяне на мениджърите на предприятия с оперативна информация до голяма степен се определят от несъвършенството на системата от информационни потоци на предприятието. Курсовата работа разглежда типичните проблеми на системата от информационни потоци на руските предприятия и подхода към техния анализ в концепцията за контролинг.
Целта на курсовата работа е да се проучат начини за изграждане на ефективен работен процес в предприятието и начини за подобряване на системата за информационни потоци, използвайки примера на Elektra-N LLC.
Обект на изследването са информационните потоци и работния процес на Електра-Н ООД, която е специализирана в областта електронни системисигурност и поддържане на живота в град В. Новгород.
Предмет на изследването е ефективността на документооборота и подобряването на системата за информационни потоци на предприятието OOO Elektra-N.
Въз основа на целта се определят следните задачи:

разгледайте концепцията за информационните потоци;
считат за типично информационни проблемипредприятия;
разгледа организацията на системата от информационни потоци;
анализира посоката и интензивността на документооборота в предприятието, както и начините за подобряването му.

Методологическата основа на изследването беше работата по икономическата теория на следните автори: К. Васенева, Б.П. Бармакова, В.И. Садовникова, П.Л. Епщайн, А.А. Модина и др.

1. Информационни потоци и работни процеси в предприятието
1.1 ДЕФИНИЦИИ
Информационните потоци са физическото движение на информация от един служител на предприятието към друг или от един отдел към друг. Трансформацията на информация (счетоводно записване) не се счита за информационни потоци.
Системата от информационни потоци е съвкупност от физически движения на информация, която прави възможно извършването на всеки процес, изпълнението на всяко решение. Най-често срещаната система от информационни потоци е сборът от информационни потоци, който позволява на предприятието да извършва финансови и икономически дейности.
Информационните потоци осигуряват нормалното функциониране на организацията. Целта на работата с информационните потоци е да се оптимизира работата на предприятието.

1.2 ИНФОРМИРАНЕ НА МЕНИДЖЪРИТЕ - ТИПИЧНИ ПРОБЛЕМИ
Ръководителите на предприятието (генерален директор, финансов директор, ръководители на служби) трябва да разполагат с оперативна информация, така че при отклонения от плана, предимно по отношение на разходите, да могат да вземат своевременни коригиращи решения.
Традиционно информацията под формата на реална оценка на разходите за предприятието се предоставя от счетоводния отдел. Данните под формата на разчети и калкулации за отделните видове продукти се предоставят след:
обработени сметки за ток, газ, вода;
изчисляване на услугите на сервизите един към друг и към трети страни;
начислена е амортизация на ДМА;
разпределени режийни разходи между магазини и видове продукти;
данъците са начислени в бюджета и са направени удръжки в извънбюджетните фондове.
След сравняване на действителните оценки на разходите с приходите, счетоводният отдел изчислява финансовия резултат.
Днес в повечето руски промишлени предприятия тези операции (закриване на сметки, формиране на разходи и финансови резултати) се извършват ежемесечно, т.е. отделът за планиране на предприятието определя продукцията, разходите и финансовия резултат за месеца, след което изчислява действителните данни и ги сравнява с планираните.
Недостатъкът на тази система е неефективността. Приключването на сметки, изчисляването на разходите и финансовите резултати отнема толкова много време на счетоводния отдел, че обикновено реалната оценка на разходите се получава до 20-то число на следващия месец. Това означава, че когато взема решение, мениджърът е принуден да оперира с данни от преди два месеца и да разчита повече на интуицията си. Своевременно може да се предоставя само информация за обема на произведената продукция (ежедневен отчет от цеха) и за движението на парите по разплащателната сметка (платежните нареждания и извлечения се получават ежедневно във финансовия отдел).
Изложеното дотук налага създаването на система за предоставяне на ръководителите на предприятията с оперативна информация за приходите и разходите. Създаването на такава система е важна задача на контролната служба: мениджърите трябва да получават информация за разходите по-често от веднъж месечно. За да направите това, е необходимо да поставите нещата в ред в информационните потоци на предприятието.

1.3 ИНФОРМАЦИОННИ ПРОБЛЕМИ НА ПРЕДПРИЯТИЯТА
Горната ситуация с предоставянето на ръководителите на предприятието на оперативна информация се дължи на недостатъците в организацията на информационните потоци. Сред типичните недостатъци на системата за информационни потоци на руските предприятия са:
дублиране на предоставена информация;
липса на подходяща (съществена) информация;
липса на недвусмислено разпределение на отговорността за документите;
ненавременно предоставяне на информация;
информацията може да не достигне до адресата;
може да се изискват разяснения при получаване на информацията.
Важна задача на службата за контрол е подобряването на системата за информационни потоци, промяната на алгоритмите за преминаване на документи и автоматизирането на трансфера на информация.
Системата от информационни потоци на контрол трябва да бъде органично интегрирана в общата система от информационни потоци на предприятието, в противен случай служителите на предприятието ще отхвърлят наложената им схема.
Необходимо е да се анализира функционирането на съществуващата в предприятието система за информационни потоци за наличие на "тесни места", допълнителни връзки (за това контролерите трябва да имат необходимите правомощия). Въвеждането на системата за контролинг води до преструктуриране и оптимизиране на системата от информационни потоци - целия икономически документооборот на предприятието.

1.4 ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СИСТЕМАТА ЗА ИНФОРМАЦИОННИ ПОТОЦИ
Информацията, която се събира в Контролинг системата за обработка и
анализът трябва да отговаря на следните изисквания:
навременност, т.е. информацията за разходите, приходите, печалбите трябва да идва, когато все още има смисъл да се анализира;
достоверност;
релевантност, т.е. информацията трябва да помага при вземането на решения;
полезност (ефектът от използването на информация трябва да покрива разходите за нейното получаване);
пълнота, т.е. не трябва да има пропуски;
разбираемост, т.е. информацията не трябва да изисква "дешифриране";
редовност на получаване.
Системата за контрол решава своите задачи в областта на автоматизацията в предприятието. Сложността на обработката на подробна информация за разходните центрове е огромна, трудно е да се обработва ръчно. Икономистите на магазини (клонове, складове, магазини) незабавно изискват да автоматизират работата си, тъй като за тях работата в системата за контрол е допълнителна тежест, дори ако събирането на планирана и действителна информация се извършва веднъж месечно. Ако информацията се събира веднъж седмично, тогава отделите физически няма да имат време да обработят и предоставят информацията на контролната служба, която от своя страна няма да има време да обобщи всички данни за предприятието. Следователно, ако автоматизирате обработката на транзакции и салда по сметки или изчисляването на амортизацията, или изчислението заплати, по същия начин е препоръчително да се автоматизира контролната работа.

1.5 ОРГАНИЗАЦИЯ НА СИСТЕМАТА ОТ ИНФОРМАЦИОННИ ПОТОЦИ
За да се създаде система от информационни потоци, е необходимо:
определя структурата на информацията, която трябва да бъде предоставена;
анализира съществуващия документооборот в предприятието;
развиват се нова системаработния процес.
Информационната структура включва на първо място класификацията на видовете приходи и разходи по обекти на изчисление (по отдели, продукти, договори).
По време на анализа на работния процес трябва да се изясни: възможно ли е да се събере информация за видовете разходи, например в средата на месеца, какви пречки съществуват, какво трябва да се направи, за да се отстранят? Оказва се, че е възможно складодържателите да подават данни за разхода на материали (лимитно-оградни карти) в средата на месеца, а не чак в края му; че хронометристите могат ежедневно да въвеждат данни от графика в програмата за заплати и т.н. Службата за контрол може да разпореди от името на финансовия директор или главния изпълнителен директор да предоставя данни по-често.
Службата за контрол трябва да се съгласи със счетоводния отдел за въвеждане на данните на цеховете по разходи, така че службата за контрол да избира информация от базата данни и да я обработва според собствените си "правила за контрол", т.е. получени обобщени аналитични форми. В резултат на обработката се получават контролни данни, които са „не съвсем точни“ от счетоводна гледна точка, но тази точност е достатъчна за вземане на управленски решения. Именно тези 95% достоверни данни са необходими на финансовия директор днес и 100% точни счетоводни отчети месец по-късно – безполезна информация за вземане на оперативни управленски решения.
Службата за контрол не прави осчетоводявания, не преизчислява обороти и не променя салда по сметки - това е прерогатив на счетоводството. Услугата Контролинг анализира данните и ги групира по определени характеристики: променливи и константи, свързани с конкретен разходен център и несвързани и др. Следователно контролинг службата не пречи на счетоводния отдел, което им позволява да работят като единен екип.

1.6 АНАЛИЗ НА ИНФОРМАЦИОННИЯ ПОТОК
В процеса на анализ на информационните потоци на предприятието контролната служба изучава процесите на възникване, движение и обработка на информацията, както и посоката и интензивността на документооборота в предприятието.
Целта на анализа на информационните потоци е да се идентифицират точките на дублиране, излишък и липса на информация, причините за нейните неуспехи и забавяния.
Най-често срещаният и, очевидно, най-практичният метод за анализ на информационния поток е планирането на информационния поток. За да изградите графики на информационни потоци, трябва да знаете (или да разработите сами) определени правила за тяхното компилиране и символи за отделни елементи.
Всеки информационен поток - едно движение на информация - има следните характеристики:
документ (на който физически се съдържа информацията);
въпроси (за коя област от дейността на предприятието се отнася информацията: за покупки, за продажби на продукти, за приключване на месеца и получаване на обобщени разходи, за планиране и др.);
изпълнителят (лицето, което предава тази информация);
периодичност (честота на предаване: месечно, тримесечно, ежедневно).
Компанията разграничава две нива на детайлност на информационните потоци:
на ниво предприятие детайлизирането се извършва до ниво цех (подразделение), т.е. информацията се прехвърля между цеховете и службите на предприятието;
на ниво цех (подразделение) на предприятието, детайлизирането се извършва до нивото на работното място, т.е. информацията се прехвърля между работниците в магазина и услугите, свързани с магазина.
Важно е да се спазват единни правила, което позволява на аналитичната служба да говори на един език с останалите участници в процеса на анализ на информационните потоци (финансово-икономически служби, отдел за автоматизация и др.). На ниво предприятие е препоръчително да се изградят графики на информационните потоци за отделни проблеми, тъй като броят на информационните потоци (връзки) е много голям, така че е трудно да се идентифицира един алгоритъм. На ниво отделни семинари е позволено да се изгради обща графика на информационните потоци за всички проблеми, тъй като тук броят на потоците (връзките) не е твърде голям, въпреки че е възможно да се изградят графики за всеки проблем.
Към графика на информационните потоци е приложено декодиране на информационните връзки в предприятието или в звеното.
Съставеният график на информационните потоци има съществен недостатък - големият брой информационни връзки затруднява четенето и анализирането му, но именно анализът на информационните потоци беше целта на съставянето на графика. Ето защо е препоръчително да се разработят графики, които да изобразяват не статични връзки между отделите, а потока от документи, свързан с изпълнението на конкретна работна задача.

2. ИКОНОМИЧЕСКА ХАРАКТЕРИСТИКА НА ПРЕДПРИЯТИЕТО LLC "ELECTRA-N"
2.1 ОПИСАНИЕ НА ЕЛЕКТРА-Н ООД

Организацията Elektra-N LLC се намира териториално на адрес: Велики Новгород, ул. Б. Санкт Петербург, 80.
Компанията Elektra-N е основана през 1991 г. Първоначално се занимава с разработване на специално телевизионно оборудване за научни изследвания. От 1993 г. специализира в областта на електронните охранителни и животоподдържащи системи. В момента във фирмата работят над 30 души. Част от групата компании Електра.
Основните дейности на фирмата са:
- разработване на концепции за безопасност на обекти;
- проектиране на системи за сигурност на обекти с всякаква сложност;
- доставка на оборудване, монтаж на системи за сигурност;
- техническа и експлоатационна поддръжка на системи за сигурност;
- обучение на персонал, консултации в областта на електронните системи за сигурност и системите за сигурност;
- разработване и производство на компютърни системи за регистриране на изображения за нуждите на фотониката, високоскоростната фотография и спектрометрията;
- проектиране и монтаж на инженерни мрежи и системи, технологично оборудване;
- извършване на работи за осигуряване на пожарна безопасност на сгради и съоръжения;
- проектиране и монтаж на LAN.

Организационната структура на Elektra-N LLC включва:
- апарат за управление на предприятието
- финансов и договорен отдел
- отдел маркетинг и иновации
- отдел по информационни технологии
- технически отдел
- проектен отдел
- монтажен отдел
- логистичен отдел
- отдел продажби
- отдел за експлоатация на оборудването.

Отговорностите и правомощията в организацията са разположени отгоре надолу, т.е. от висши мениджъри до по-ниски мениджъри. От своя страна мениджърите от по-ниско ниво ръководят специализирани организационни подструктури според функционалните характеристики. Така този начин на организация на труда съответства на линейно-функционална структура на управление.
Технологията за обработка на счетоводната информация и документооборота се разработва, допълва или преработва от самия главен счетоводител или от счетоводния персонал под контрола на главния счетоводител.

2.2 ЕКСПРЕСЕН АНАЛИЗ НА ФИНАНСОВОТО СЪСТОЯНИЕ НА ЕЛЕКТРА-Н ООД
Анализ на подробното финансово състояние на предприятието
Хоризонтален и вертикален анализ на активите на предприятието

Корпоративни средства	В началото на 2007г		В края на 2007г		Растеж
	хиляди рубли.	дял, %	хиляди рубли.	дял, %	хиляди рубли.	дял, %
Дълготрайни активи	678	22,30%	1033	14,86%	355	-7,44%
текущи активи	2362	77,70%	5919	85,14%	3557	7,44%
Включително в областта:
производство	264	11,18%	84	1,42%	-180	-9,76%
обжалвания	2098	88,82%	5835	98,58%	3737	9,76%
От тях текущи активи:
с минимален инвестиционен риск	249	10,54%	2021	34,14%	1772	23,60%
с нисък инвестиционен риск	2113	89,46%	3898	65,86%	1785	-23,60%
високорискова инвестиция	-	-	-	-	-	-
Обща сума	3040	100,00%	6952	100,00%	3912	-
Включително:
непарични активи	935	30,76%	753	10,83%	-182	-19,93%
парични активи	2105	69,24%	6199	89,17%	4094	19,93%

Хоризонталният анализ на активите на дружеството показва, че тяхната абсолютна сума за отчетния период се е увеличила с 3912 хиляди рубли. Това показва, че дружеството е увеличило икономическия си потенциал. Вертикалният анализ на активите на баланса, отразяващ дела на всяка позиция в общата валута на баланса, ви позволява да определите значимостта на промените за всеки вид активи. Получените данни показват, че структурата на активите на анализираното предприятие не се е променила съществено: делът на основния капитал е намалял със 7,44%, а делът на оборотния капитал съответно се е увеличил със 7,44%. И текущите активи в сферата на производството и обръщението са се променили доста значително: в сферата на производството те намаляват с 14,65%, а в сферата на обръщението се увеличават с 14,65%. Значителен дял заемат паричните активи в общата валута на баланса, като за отчетната година делът им нараства с 19.93%.

Анализ на запасите

Индикатори	В началото на периода		В края на периода		промени
	Хиляди рубли.	Дял %	Хиляди рубли.	Дял %	Хиляди рубли.	Дял %
Акции, включително:	264	100	84	100	-180	-
- суровини и материали	103	39,02	0	0	-103	-39,02
-готова продукция и стоки за препродажба	77	29,17	3	3,57	-74	-25,6
- Бъдещи разходи	84	31,82	81	96,43	-3	+64,61

През анализирания период общата сума на запасите е намаляла с 180 хиляди рубли, което се отразява негативно на дейността на предприятието. Също така количеството на суровините и материалите е намаляло със 103 хиляди рубли, а разходите за бъдещи периоди са намалели с 3 хиляди рубли. Делът на готовата продукция и стоките за препродажба в края на годината намалява с 25,6%, което е нездравословна тенденция в дейността на компанията.

Анализ на вземанията

Направените изчисления показват увеличение на вземанията с повече от 2 пъти и възлизат на 3814 хиляди рубли в края на годината.Сумата на неплатените фактури с купувачи и клиенти също се увеличава 2 пъти. Всички данни в таблицата свидетелстват за отрицателните резултати от дейността на дружеството през отчетната година.

Аналитичен баланс на предприятието

Активи	сума	Пасивен	сума
1. Нетекущи активи	1033	1. собствени средства	4577
2. оборотен капитал:	5919	2. дългосрочни заемни източници	0
- запаси и разходи	84	3. краткосрочни заемни източници: - краткосрочни банкови заеми - дължими сметки	2375
- вземания	3814		0
- пари в брой	2021		2375
- краткосрочни финансови инвестиции	0
- ДДС	0
- други	0	4. Други задължения	0
Обща сума	6952	Обща сума	6952

В края на годината дружеството има активи в размер на 6952 хиляди рубли. и задължения за същата сума. Активът на предприятието показва разположението на средствата на предприятието, а пасивът показва откъде са дошли средствата за тяхното придобиване.

Анализ на паричните потоци
Размерът на паричните средства в началото на годината възлиза на 249 хиляди рубли, а в края на годината - 2021 хиляди рубли. Това предполага, че приходите на компанията нарастват, а увеличаването на паричните средства на компанията има положителен ефект върху ликвидността на баланса.
Анализ на пасивите

Източник на капитал	Наличие на средства, хиляди рубли			Структура на фондовете,%
	В началото на периода	В края на периода	промяна	В началото на периода	В края на периода	промяна
Собствен капитал	811	4577	+3766	26,68	65,84	+39,16
Заемен капитал	2229	2375	+146 и т.н.................
* Забележка. Уникалността на произведението е посочена на датата на публикуване, текущата стойност може да се различава от посочената.

Управлението на информацията се отнася до организацията и използването на информационни системи за поддръжка на производствени и бизнес процеси в едно предприятие. Базира се на системен подход, който обхваща всички дейности, свързани с процесите на планиране и управление, насочени към предоставяне на предприятието с подходяща информация. Всяко предприятие трябва да има своя собствена стратегия за интегриране на информационна подкрепа за вземане на решения, която се определя от паспортните данни на продукта, неговия жизнен цикъл и технология на производство, избрания метод за обработка на данни, средствата за предаване на информация на клиенти и партньори и други фактори.

Значението на информационната поддръжка на логистичния процес е изключително голямо. Подчертавайки независимото значение за ефективното функциониране на предприятието на управлението на информационните потоци и ресурси, много експерти отделят специална, информационна логистика.

Наистина, в центъра на един ефективен контролиран материален поток трябва да бъде ефективно контролиран поток от информация. Има три варианта за взаимодействие на материалните и информационните потоци, когато информацията е напред, придружава и обяснява материалния поток след преминаването му.

Информационният поток пред материала цели премахване на тесните места в производствения процес. Напредващият информационен поток в обратна посока съдържа, като правило, информация за поръчката; напреднал информационен поток в посока напред - това са предварителни съобщения за предстоящото пристигане на товара.

Придружавайки, когато едновременно с материалния поток има информация за количествените и качествените параметри на материалния поток, това ви позволява бързо и правилно да идентифицирате инвентарните позиции и да ги изпратите до местоназначението им.

Преминаването на информационния поток, изоставащ от материалния поток, обикновено се допуска само за оценка на последния. Следвайки материалния поток в обратна посока, може да премине информация за резултатите от приемането на товара по отношение на количеството и качеството, различни рекламации, потвърждения, информация за взаимни разчети и др.

Целта на информационната поддръжка в логистиката е да даде възможност за управление, контрол и интегрирано планиране на движението на материали и продукти. Това изисква пълен контрол върху цялата маса създавана и предавана информация. Проблемът за непрекъснатото отчитане на резултатите от функционирането на системата става все по-актуален, което допринася за бързото въвеждане на промени както в изграждането, така и в изпълнението на хода на производствените процеси и дистрибуцията на продуктите. Днес успяват онези компании, които успяват да съберат и обработят надеждна информация възможно най-бързо (за състоянието на финансите и складовете, за движението на материалите, за цените на конкурентите и т.н.) и след като я анализират, да направят един или друго решение - за да не изостава и да играе напред.

Преобразуването на параметри и данни в управляваща информация следва определени принципи. Основният е принципът на минимално необходимото количество информация, който се основава на принципите на универсализация и оптимално детайлизиране на информацията. Също толкова важен е принципът за надеждност на събраната информация. Високата степен на случайност на възникващите събития често води до нестабилни индикатори с временен характер, които могат да окажат значително влияние върху стойността на други индикатори, макар и временни, но значителни. От динамиката и произволната променливост на съвременното производство произтича необходимостта от спазване на принципа на постоянство при събирането на индустриална и търговска информация.

Управлението на информационния поток включва изпълнението на следните основни типични функции:

Филтриране на потока, т.е. селективна обработка на едни и отхвърляне на други информационни данни и документи;
- натрупване на информация и съхранение на данни в информационния масив;
- обединяване и разделяне на информационните потоци в структурата на информационната система и в комуникационните мрежи;
- транспортиране на информационни потоци;
- различни елементарно-информационни трансформации;
- обработка на информация, насочена към получаване на данни, свързани с изпълнението на логистични операции.

Информационното обслужване на логистичната система трябва да отговаря на определени организационни изисквания.

Основните включват следното:

А) систематично обслужване, което се проявява:
- в сложността на видовете информационни услуги, като се вземе предвид естеството на дейностите на потребителите и задачите, които решават в логистичните процеси;
- в комплексното задоволяване на информационните потребности, възникващи от служителите в логистичната система;
б) надеждност на услугата, което предполага такова предоставяне на информация, когато на всеки етап от работата потребителят получава цялата необходима информация в точното време и в най-удобната за него форма;
в) пълнота на услугата, което означава:
- пълнота на покритието на работите, извършени от потребителя;
- пълнотата на предоставяне на конкретния потребител на необходимата информация, избрана за него от информационния поток;
г) диференциация на услугата, която се състои в това, че на всеки потребител се предоставя индивидуална информация, която допринася за решаването на възложените му задачи в логистичния процес.

Основните компоненти на информационния компонент на логистиката са системи за обработка на информация и предаване на логистични данни. Вземането на управленски решения изисква не само наличието на конвенционална технология за генериране, събиране и обработка на данни, но и създаването на информационна инфраструктура, т.е. създаване на система за събиране и обработка на данни в предварително определени точки от веригата за доставки, обмен на информация между точките и прехвърляне на информация към различни нива на управление.

Голямото разнообразие и обем на събраните данни изискват системен подход при тяхната обработка. В света обемът на разнообразна информация, предавана чрез информационната и телекомуникационна инфраструктура, се удвоява на всеки 2-3 години. Проблемът с "информационното претоварване" днес се решава чрез извличане от целия масив от данни информацията, необходима за нуждите на потребителя, чрез използване на перфектни средства за циркулация, по-нататъшна обработка и своевременно актуализиране на информацията. Съвременните технологии правят възможно решаването на проблемите с компресирането на вътрешна и външна информация, използването на търговски изгодни интерфейси, трансфера на споделени знания между организационните единици и партньорите за сътрудничество.

Бързото развитие на мрежи от локални системи с надрегионална и дори международна структура води до отхвърляне на класическите работни области на информатиката и широкото използване на телекомуникациите. Създаването и функционирането на подходяща комуникационна структура са свързани със задачите на управлението на информацията, но за разлика от общоприетото разбиране за управление на информацията в информационната логистика, информационните потоци между действията (операциите) за вътрешно- и междуфирмена координация са на преден план.

Обработка на логистична информация

В логистичната система целият ход на подготовката и вземането на решения е до голяма степен процес на обработка на информационния поток. Пълната и навременна обработка на информацията трябва да осигури стабилна връзка между процесите на доставка, като се вземат предвид производствените нужди и задоволяването на съществуващите поръчки за. При тези условия липсата на информация или нейното своевременно получаване може да доведе до прекъсване на снабдяването на предприятието с определен вид ресурси, неизправности в производствения процес и намаляване на качеството на потребителското обслужване.

Ефективното управление на материалните потоци е невъзможно при липса на мощна информационна система, която предоставя на мениджърите от различни нива необходимата и надеждна информация за планиране и наблюдение на функционирането на логистичната система. Вземането на управленски решения е немислимо без правилен обмен на информация между различните нива на управление, без наличието на информационна структура, дефинирана от система от информационни потоци както между източниците, така и между получателите отгоре надолу (управление на процесите), отдолу нагоре (контрол на процесите) и между паралелни подразделения с различно функционално предназначение.

В идеалния случай информационната система играе ролята на "централна нервна система", свързвайки производствения план, логистичния план и продажбите и осигурява интегрирано управление на материалните и информационните потоци, циркулиращи в логистичната система.

Информационната система на предприятието днес осигурява оптимално управление на производство, инвентар, превозни средства, качество на продуктите, сортиране и опаковане, елиминиране на престои, производствена поддръжка и др. Той не само планира производството по подобрени методи, следи за изпълнението на работния план, изготвя технологични карти, управлява финанси и трудови ресурси, но също така изпълнява редица "непроизводствени" функции. Сред тях - контролът на следпродажбеното обслужване, дистрибуцията на готовите продукти и маркетинга.

Трябва да се има предвид, че създаването на корпоративна информационна система изисква значителни разходи, чиято обосновка зависи от ясното идентифициране на информационните нужди на логистиката.

Процесът на идентифициране на нуждите от информация може да се разглежда като "компромис" между разходите за получаване на съответната информация и ползата от намаляване на риска, произтичаща от притежаването на тази информация. По подобен начин се решават въпросите за количеството информация, съхранявана в информационната система, скоростта на нейното предаване, обработка и др.

В същото време, когато се създава информационна система, трябва да се вземе предвид фактът, че необходимостта от количество и качество на информацията на различните нива на управленската йерархична структура не е еднаква. Това означава, че информационната система трябва да предостави на всяко йерархично ниво информацията, необходима за вземане на решение на това конкретно ниво.

Съвременните информационни системи по същество са резултат от еволюционното развитие на автоматизираните системи за управление на предприятието. Новите икономически условия доведоха до промяна в задачите на управлението на предприятието. В резултат на това се появиха нови изисквания към автоматизираните информационни системи.

Съвременната информационна система участва в интегрираното управление на логистиката и производството, осигурявайки рационални бизнес процеси.

Модерен Информационни технологииосигуряват три ползи. Това е намаляване на разходите чрез оптимизиране на бизнес процесите, включително „компресирането“ им във времето, гарантирано изпълнение на поръчките в точното количество и навреме, осигуряване на качеството на продукта чрез качеството на производствените и управленските технологии.

Въвеждането на автоматична система за управление на предприятието позволява увеличаване на продажбите с най-малко 15%, а икономическият ефект от намаляването на загубите изплаща всички разходи на системата в рамките на 1-2 тримесечия след началото на нейната пълномащабна работа. В същото време оперативните загуби или пропуснатите ползи се намаляват с 80-90%, а стратегическите загуби - с 60-90%.

Например, проучвания показват, че общият ефект от внедряването на системата чрез намаляване на загубите в процеса на продажба е поне 2% от продажбите. Това се дължи главно на минимизирането на загубите, причинени от прекъсвания в доставките на продукти поради неизправности и грешки в планирането на доставките, непълна или загубена информация, поради ниската скорост на обработка на заявления, ниска гъвкавост при отчитане на нуждите на клиентите и т.н. При изчисляване се получава почти същата цифра икономически ефектот намаляване на загубите при управление на запасите. Системата ви позволява да получавате в режим на наблюдение информация за състоянието на конкретен материален ресурс на всяко място за съхранение в съответствие с всички външни и вътрешни документи за неговото движение, което ви позволява да осигурите непрекъснат режим на инвентаризация.

Информационната система трябва да осигурява запис, съхранение и обработка на цялата информация, необходима за вземане на управленски решения.

ПОДОБРЯВАНЕ НА ИНФОРМАЦИОННИТЕ ПОТОЦИ В СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ

1.2. Комуникационен процес ................................................. .................. .......................

1.3. Информационно осигуряване на управлението и неговия състав. Информационни потоци ................................................. .................. ................................ ................. .............. четиринадесет

2. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИ АСПЕКТИ НА ИЗУЧАВАНЕТО НА ИНФОРМАЦИОННИТЕ ПОТОЦИ .............................................. .................... .............................. ................... ............... осемнадесет

2.1. Методи за изследване на информационното осигуряване ................................. 18

2.2. Графични и матрични методи за изследване на информация ................. 21

2.3. Приложение на CASE-технологиите за проектиране на информационна система.................................................. ........................ ........................ ......................... ......................... ...... 29

3. ПОДОБРЯВАНЕ НА ИНФОРМАЦИОННИТЕ ПОТОЦИ В СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОАГРЕГАТ АД................................. ................................................. 37

3.1. Диагностичен анализ на информационните връзки между функционалните подразделения на предприятието.................................................. ............................ ...................... .........

3.2. Изграждане на графичен и матричен модел на работния процес ........

3.3. Обосновка на насоките за подобряване на информационните потоци 43

ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................. ................................................. . 44

СПИСЪК НА ИЗПОЛЗВАНАТА ЛИТЕРАТУРА............................................. .................. 45

ПРИЛОЖЕНИЯ................................................. ................................................. .46

ВЪВЕДЕНИЕ

1 УПРАВЛЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИЕТО: СИСТЕМЕН ИЗГЛЕД

1.1 Състав на управляващата подсистема

Анализът на организацията на управлението е сложен взаимосвързан процес на изучаване на структурата и съдържанието на управленския цикъл, организацията на управленския труд, информационната, техническата и математическата поддръжка, състава на органите и разходите за управление. Анализът е първият етап и отправна точка в развитието на всяка дейност за подобряване на управлението. Позволява ви да давате пълно описаниеелементи, структурни подразделения и нива на системата за управление, оценява състоянието им и обосновава насоките за по-нататъшно развитие. В зависимост от поставените цели и задачи анализът може да обхваща различни части на системата за контрол, да има различна степен на детайлност и да завърши с изготвянето на различни материали, но методологичната основа и изходните позиции на анализа остават същите.

Анализът се състои от три взаимосвързани етапа на работа:

Събиране на информация за състоянието на управленската организация, нейните отделни елементи, процеси и обекти в изследваните и подобни отрасли;

Описания на анализирания процес или обект с помощта на система от индикатори и установяване на връзка между тях;

Обработка на формираната система от показатели различни методии методи за решаване на задачите.

Изпълнението на първия етап от анализа е информационно-формираща работа. Вторият етап е свързан с избора на система от показатели, характеризиращи изследваната част от организацията на управление; разработване на методи за тяхното измерване и описание на връзките им. Третият етап на работа се извършва по различен начин в зависимост от характеристиките на анализирания обект и задачата, поставена пред анализа, с различна степен на прилагане на качествени и количествени методи.

Процесът на управление може да се разглежда в статика, т.е. като замразен в определен момент от време, и в динамика (като се вземат предвид движението и развитието).

Анализът на организацията на управлението може да бъде пълен (всеобхватен) или да изследва част от системата (тематичен анализ); може би глобален, засягащи всички основни нива и звена на управление, или местен, докосване на някое ниво или връзка.

Като цяло последователността на процеса на системен анализ включва 9 етапа:

I. Постановка на проблема.

II. Структуриране на изследването (изграждане на "типично" дърво на целите).

III. Изготвяне на модел на обект на управление.

IV. Прогнозиране на бъдещото състояние на обекта на управление; оценка на риска"

V. Диагностика на системата и формиране на алтернативи за развитие на управлявана система.

VI. Избор на алтернативи.

VII. Изпълнение на програмата на събитията.

VIII. Разработване на информационно-логическа схема на системата за управление.

IX. Проектиране и внедряване на процедури за автоматизирана информационна система в системата за управление.

Изпълнението на първите седем етапа от процеса ви позволява да вземете решение на най-високото ниво на управление, независимо дали предприятието работи с автоматизирана система за управление на предприятието (AMS). Изпълнението на последните два етапа ви позволява да автоматизирате събирането и обработката на информация за вземане на стандартни решения от средните мениджъри.

I. Постановка на проблема. Преди началото на изследването се формулира целевата задача. Ако мениджърите нямат опит в решаването на проблем или той не може да бъде решен традиционни методи, задачата се прехвърля в ранг на проблем (проблемен въпрос).

II. Структуриране на изследването (изграждане на "типично" дърво на целите). За решаване на формулирания проблем пред системата е необходимо цялостно изследване на много въпроси, които са в контакт с проблемния. Но всеки въпрос от своя страна е свързан с един или друг елемент от системата. Така на този етап в най-общ вид се разкрива набор от фактори, които предполагаемо могат да повлияят на разглеждания проблем. Освен това едната група фактори ще бъде свързана с външната среда, другата - с компетентността на ръководителите на изследваното предприятие. В резултат на това е необходимо ясно да се определи кръгът от въпроси, които трябва да бъдат включени в изследването.

III. Изготвяне на модел на обект на управление. Прогнозният модел може да се разглежда като някаква производна на метода, използван в прогнозата. За да се предвиди състоянието на икономическите обекти на ниво предприятие, моделите са доста надеждни, създадени от методиматематическа статистика: тенденции, частично линейни зависимости, крайни разлики, производствени функции (включително регресии), както и експертни оценки. При съставянето им се използват отчетни и статистически данни за работата на предприятието, резултатите от анкетни проучвания и показателите за ефективност на свързани предприятия.

IV. Прогнозиране на бъдещото състояние на обекта на управление; оценка на риска". Разработените на третия етап модели се използват при прогнозиране на най-важните икономически показатели на предприятието. Най-често на ниво предприятие се използват предсказуеми оценки, получени с помощта на трендове, регресии и степенни производствени функции. Желателно е интервалът на прогнозиране да не надвишава една трета от интервала, предоставен от отчетните данни. При прогнозиране могат да се очакват и качествени промени във факторите, включени в модела. Важна част от предсказуемите изчисления е определянето на вероятността за тяхното изпълнение (или „риска от грешка“).

V. Диагностика на системата и формиране на алтернативи за развитие на управлявана система (идентифициране на области за подобряване на производствените дейности и начини за тяхното прилагане). Диагностицирането на състоянията на управлявана система е решаващ етап от системния анализ на проблема. Диагнозата ви позволява да идентифицирате естеството на зависимостите между параметрите на системата и да изясните факторите за постигане на целите, да оцените общия размер на резервите в различни области на предприятието. В хода на диагностиката се разкриват "тесните места" в системата за управление и производство, характеризира се "организационно-техническото ниво". За диагностицирането, освен отчетни и статистически данни, се използват и резултати от директни интервюта с ръководители на различни нива и редови служители и работници, както и резултати от анкета. В някои случаи е препоръчително да се включи статистическа информация за свързани предприятия. За изясняване на факторите за постигане на целите и оценка на организационно-техническото ниво се използват формализирани (статистически) методи и методи на експертни оценки. Подходите са известни, когато факторите са конкретизирани чрез подчертаване на "области на ключови резултати" в областите на управленска дейност.

В случай, че в предприятието вече функционира автоматизирана система за управление и се работи за по-нататъшното й развитие (вижте етапи VIII и IX на системния анализ), на етапа на диагностика се използват и методи за вземане на решения от мениджъри (мениджъри). изучавани.

VI. Избор на алтернативи. От съвкупността от мерки, формирани в процеса на диагностика, се използват математически или графични методи за избор на тези, които удовлетворяват външните и вътрешните ограничения на ресурсите и критериите за избор на оптимална алтернатива.

VII. Изпълнение на програмата на събитията. За рационалната организация на работата на етапа на изпълнение е необходимо:

Издаване на заповед на ръководството на предприятието за изготвяне на програма за развитие;

Формиране на комплексни екипи за изпълнение на раздели от програмата;

Изготвяне на мрежов график за изпълнение на програмата;

Организация на координационната група;

Привличане на служители на изследователски (консултантски) организации за решаване на най-сложните въпроси;

Включване в координационната група на един от специалистите на предприятието,

Надарен с голяма отговорност (този човек ще изпълнява функциите на "организатор" и "аналитик" и ще гарантира представителността на препоръките, разработени от екипите).

Ако предприятието все още не е внедрило автоматизирана система за управление, програмата включва проектантска работа за автоматизиране на задачите за управление. В случаите, когато автоматизираната система за управление вече функционира, програмата за развитие може да съдържа мерки за модернизиране на автоматизираната информационна система, което ще повиши качеството и количеството на информацията за управляваните обекти.

VIII. Разработване на информационно-логическа схема на системата за управление. На този етап се определят информационните процедури, с помощта на които се изчисляват стойностите на показателите, характеризиращи състоянието на факторите. На първо място, APCS включва всички задачи, в които се изчисляват стойностите на показателите, характеризиращи факторите на по-ниското ниво на дървото на целите. Всички задачи (процедурни изчисления) са свързани (ако е възможно) в графика; по този начин последният се превръща в многостепенна информационна база на дървото на целите.

IX. Проектиране и внедряване на автоматизирана система в системата за управление. Последователността на проектиране на процедурите на АСУТП трябва да бъде такава, че процедурите, разположени на горните нива на информационно-логическата схема, да се изпълняват по-бързо, тъй като те ще бъдат използвани за генериране на информация, използвана от процедурите на по-ниските нива. В същото време е необходимо да се вземе предвид информационната взаимосвързаност на избраните приоритетни задачи с други; Появата на този фактор се дължи на факта, че при проектирането на автоматизирана информационна система или нейното подобряване се вземат предвид не само сложността и времето на изчислителната работа, но и необходимостта от интегриране на условно постоянни масиви. Факт е, че някои прости (и може би дори икономически неизгодни) проблеми все още трябва да бъдат решени на компютър, тъй като техните резултати са необходими за други изчисления.

По-голямата част от информацията за проектиране на процедурите за APCS се формира на V и VIII етапи на системния анализ.

По този начин качеството и скоростта на проектиране на нови процедури за автоматизирани системи за управление ще зависи от качеството на диагностиката, като по този начин ще се ускори процесът на адаптиране на системата за управление към променящите се условия на предприятието.

1.2 Комуникационен процес

Често се случва предаваното съобщение да бъде разбрано погрешно и поради това обменът на информация да е неефективен. Джон Майнър, виден изследовател в областта на управлението, посочва, че по правило само 50% от опитите за обмен на информация водят до взаимното съгласие на общуващите. Най-често причината за такава ниска ефективност е забравата на факта, че комуникацията е това е размяна.

По време на обмена и двете страни играят активна роля. Обменът на информация се осъществява само когато едната страна "предлага" информация, а другата я възприема. За да е така, трябва да се обърне голямо внимание на комуникационния процес.

Комуникационен процесе обмен на информация между двама или повече хора.

Основната цел на комуникационния процес е да осигури разбирането на обменяната информация, т.е. съобщения. Самият факт на обмен на информация обаче не гарантира ефективността на комуникацията между хората, участващи в обмена. За да се разбере по-добре процеса на обмен на информация и условията за неговата ефективност, трябва да се разграничат следните етапи на процеса, в които участват двама или повече лица.

В процеса на обмен на информация могат да се разграничат четири основни елемента.

1. подател,човек, който генерира идеи или събира информация и я съобщава.

2. съобщение,действителната информация, кодирана с помощта на символи.

3. канал,средства за предаване на информация.

4. Получател,лицето, за което е предназначена информацията и което я тълкува.

При обмена на информация изпращачът и получателят преминават през няколко взаимосвързани етапа. Тяхната задача е да съставят съобщение и да използват канал, за да го предадат по такъв начин, че и двете страни да разберат и споделят първоначалната идея. Това е трудно, защото всеки етап е в същото време точка, в която смисълът може да бъде изкривен или напълно изгубен. Тези взаимно свързани стъпки са:

1. Раждането на една идея.

2. Кодиране и избор на канал.

3. Трансфер.

Тези стъпки са илюстрирани в приложение 2 като прост модел на комуникационния процес.

Въпреки че целият комуникационен процес често завършва за няколко секунди, което затруднява изолирането на неговите етапи, е необходимо тези етапи да се анализират, за да се покаже какви проблеми могат да възникнат в различни точки.

Раждането на една идея. Обменът на информация започва с формулирането на идея или с подбора на информация. Изпращачът решава каква смислена идея или съобщение да бъдат обменени. За съжаление много опити за комуникация се провалят на този първи етап, защото подателят не отделя достатъчно време за обмисляне на идеята.

Важно е да запомните, че идеята все още не е преведена в думи или приета в друга форма, в която да служи за обмен на информация. Изпращачът само е решил коя концепция иска да направи обект на обмен на информация. За да се извърши ефективна размяна, тя трябва да вземе предвид много фактори.

Кодиране и избор на канал. Преди да предаде идея, подателят трябва да използва символи, за да я кодира с помощта на думи, интонации и жестове (език на тялото). Това кодиране превръща една идея в послание.

Подателят трябва също така да избере канал, който е съвместим с типа символ, използван за кодиране. Някои добре познати канали включват предаване на реч и писмени материали, както и електронни комуникации, включително компютърни мрежи, електронна поща, видеокасети и видеоконференции. Ако каналът не е подходящ за физическото въплъщение на символите, предаването не е възможно. Една снимка понякога струва хиляда думи, но не и когато предавате съобщение по телефона. По същия начин може да не е възможно да говорите с всички служители едновременно. Помощни мемоари могат да бъдат изпратени преди срещи на малка група, за да се гарантира, че съобщението е разбрано и проблемът е споделен.

Ако каналът не е много съвместим с идеята, която се роди на първия етап, обменът на информация ще бъде по-малко ефективен. Например, ръководителят иска да предупреди подчинен за недопустимостта на сериозни нарушения на сигурността, извършени от последния, и прави това по време на лек разговор на чаша кафе или като му изпрати бележка по повод. Тези канали обаче може да не са в състояние да съобщят сериозността на нарушенията толкова ефективно, колкото официално писмо или среща. По същия начин изпращането на бележка на подчинен относно превъзходството на нейното постижение няма да предаде идеята колко важен е нейният принос към работата и няма да бъде толкова ефективно, колкото директен разговор, последван от официално благодарствено писмо, както и бонус.

Изборът на средства за комуникация не трябва да се ограничава до един канал. Често е желателно да се използват две или повече комуникационни медии в комбинация. Процесът става по-сложен, тъй като подателят трябва да установи последователността на използване на тези средства и да определи интервалите от време в последователността на предаване на информация. Проучванията обаче показват, че едновременното използване на устен и писмен обмен на информация обикновено е по-ефективно, отколкото, да речем, само обменът на писмена информация.

Излъчване. В третата стъпка изпращачът използва канал, за да достави съобщение (кодирана идея или набор от идеи) на получателя. Става въпрос за физическо предаване на съобщение, което много хора погрешно приемат за самия процес на комуникация. В същото време, както видяхме, комуникацията е само един от най-важните етапи, през които трябва да се премине, за да се предаде една идея на друг човек.

Декодиране. След като съобщението бъде предадено от подателя, получателят го декодира. декодиране -това е превод на героите на подателя в мислите на получателя. Ако символите, избрани от изпращача, имат точно същото значение за получателя, последният ще знае точно какво е имал предвид подателят, когато е формулирал идеята си. Ако не се изисква реакция на идеята, процесът на обмен на информация трябва да приключи дотук.

Въпреки това, поради редица причини, получателят може да придаде малко по-различно значение на съобщението, отколкото в главата на подателя. От гледна точка на мениджъра обменът на информация трябва да се счита за ефективен, ако получателят е демонстрирал разбиране на идеята, като е изпълнил действията, които изпращачът е очаквал от него.

Преди да говорим за различните бариери пред споделянето на информация, трябва да се разкрият две важни концепции - обратна връзкаи намеса.

Обратна връзка. При наличие на обратна връзка подателят и получателят сменят комуникативните роли. Първоначалният получател става подател и преминава през всички стъпки в комуникационния процес, за да предаде своя отговор на първоначалния подател, който сега играе ролята на получател.

Обратната връзка може да допринесе за значително повишаване на ефективността на обмена на управленска информация. Според редица проучвания двупосочният обмен на информация (с възможности за обратна връзка) в сравнение с еднопосочния (без обратна връзка), въпреки че протича по-бавно, все пак облекчава стреса по-ефективно, по-точен е и повишава увереността в правилността тълкуване на съобщения.

Шум. Обратната връзка значително подобрява шансовете за ефективен обмен на информация, позволявайки и на двете страни да потискат шума. На езика на теорията за предаване на информация, шумът е това, което изкривява смисъла. Източниците на шум, които могат да създадат бариери пред комуникацията, варират от език (независимо дали вербален или невербален) до разлики във възприятието, които могат да променят значението в процесите на кодиране и декодиране, до разлики в организационния статус между ръководител и подчинен. , което може да затрудни. за точно предаване на информация.

Определени шумове винаги присъстват, така че на всеки етап от процеса на обмен на информация има известно изкривяване на смисъла. Обикновено се опитваме да преодолеем шума и да предадем нашето послание. Въпреки това, високото ниво на шум определено ще доведе до забележима загуба на смисъл и може напълно да блокира опита за установяване на обмен на информация. От гледна точка на мениджъра това трябва да доведе до намаляване на степента на постигане на целите в съответствие с предаваната информация. AT приложение 1 процесът на обмен на информация се представя като система с обратна връзка и шум.

1.3 Информационно осигуряване на управлението и неговия състав. Информационни потоци

Най-важната характеристика на управленския процес е неговият информационен характер. Организацията на изпълнението на взетите решения се осъществява чрез система от методи за въздействие върху служителите, като се използва информация за напредъка на изпълнението на взетите решения (информация за обратна връзка). Колкото по-точна и обективна е информацията, с която разполага системата за управление, толкова по-пълно тя отразява действителното състояние и взаимоотношения в обекта на управление, толкова по-разумни са поставените цели и реалните мерки за тяхното постигане.

Тъй като лидерът в своята работа разчита на информация за състоянието на обекта и в резултат на дейността си създава нова командна информация, за да преведе управляван обектот действителното състояние до желаното състояние, след това информацията условно се счита за предмет и продукт на управленския труд.

Информацията като елемент на контрола и предмет на управленската работа трябва да осигури качествено разбиране на задачите и състоянието на управляваните и контролните системи и да осигури разработването на идеални модели на тяхното желано състояние.

По този начин, Информационна поддръжка- това е част от системата за управление, която представлява сбор от данни за действителното и възможното състояние на производствените елементи и външните условия за функциониране на производствения процес и за логиката на промяна и трансформация на производствените елементи.

Има две нива на характеристики на информационната поддръжка:

- елементарен, т.е. набор от данни, характеристики, признаци;

- системен, т.е. възпроизвеждане на връзката и зависимостта между класификационните групи информация, реализирани под формата на информационни модели.

При елементарната характеристика на информацията се изучава съставът на информацията, формата и видовете носители и тяхната номенклатура.

Основни изисквания за качество на информацията:

Своевременност;

Надеждност (с определена вероятност);

адекватност;

Надеждност (с определена степен на риск);

Пълнота на информационната система (по отношение на качеството и ресурсоемкостта на стоките, условията по етапи кръговат на животастоки на компанията и конкуренти и др.);

Насочване;

Правна коректност на информацията;

Многократна употреба;

Висока скорост на събиране, обработка и предаване;

Възможност за кодиране;

Релевантност на информацията.

При характеризиране на информационна система се изучават движението на информационните потоци, тяхната интензивност и стабилност, алгоритмите за преобразуване на информация и схемата на документооборота, съответстваща на тези обективни условия.

Решенията са идеалното описание на желаното състояние на даден обект и методите за постигане на това състояние. Те са продукт с ограничена употреба, тъй като са насочени към конкретен обект в ясно описани условия. Качеството на разтвора като готов продукт се проявява косвено, в дейността на обекта, върху който това решениенасочени.

Когато създават информационна поддръжка, те се ръководят от средна, изравнена нужда от информация на мениджъри и специалисти [вж. пр. 7]. Специално място тук заема информацията за управлението, която отразява прогресивните техники и методи за организиране на управлението.

В процеса на организиране на информацията е от основно значение тя да бъде разделена на условно постоянен, изпълняващи ролята на нормативни и справочни, и променлива. Въз основа на анализа на класификационните връзки и двата вида информация са организирани във взаимосвързани блокове (модели), които могат да описват, т.е. да характеризират процеса в статика или динамика, компоненти, които отразяват определена типична ситуация.

Процесът на формиране на информационна поддръжка включва няколко етапа:

Описание на състоянието на обекта, т.е. физическа снимка. Това предполага набор от технико-икономически показатели и параметри, характеризиращи управлението и управляваните системи, със съответната класификация на тези показатели;

Моделиране на класификационни връзки в информационни масиви с разпределяне на причинно-следствени връзки, т.е. формиране на частни статични модели;

Отразяване в информационните модели на динамиката на отделните елементи и процеси, т.е. обосноваване на тенденциите в количествените и качествени промени в производството. В същото време количествената промяна включва коригиране на информацията, а качествената промяна - нейното частично или пълно преструктуриране;

Интегриран информационен модел на производствения процес, отразяващ връзката и динамиката на местните процеси и цялото производство.

Редът на формиране определя подхода към анализа на състава на информацията. Организацията на информацията до голяма степен определя реда на нейното съхранение, регистриране, актуализиране, прехвърляне и използване. Ясната организация на банките с данни дава възможност за по-пълно обосноваване на посоката на движение, интензивността на потоците, моделите на неговата трансформация, метода на заявяване и получаване.

По този начин системата за информационна поддръжка е набор от данни за целите, състоянието, насоките на развитие на даден обект и неговата среда, организирани във взаимосвързани информационни потоци. Тази система включва методи за получаване, съхраняване, търсене, обработка на данни и издаването им на потребителя.

2 МЕТОДОЛОГИЧЕСКИ АСПЕКТИ НА ИЗУЧАВАНЕТО НА ИНФОРМАЦИОННИТЕ ПОТОЦИ

2.1 Методи за изследване на информационното осигуряване

Изпълнението на изискванията за анализ на организацията на управление до голяма степен зависи от качеството и обема на информацията за състоянието на анализирания обект. Информацията трябва да е необходима и достатъчна, да характеризира обективно организацията на управление, като използва количествено определени характеристики.

Основните източници за получаване на информация за текущата организация на управление и тенденциите в нейното развитие в момента са следните.

Първият източник е отчетни данни и текущата година.Този източник позволява да се идентифицира броят и съставът на служителите, заети в управленския апарат, размерът на разходите за управление, разходите за организационно и компютърно оборудване.

Втори произход - изучаване на директивната документация(заповеди, разпореждания, протоколи от заседания, материали за проверка на изпълнението, отчети на отделни отдели и др.) .

Третият източник е специални проучвания.Този източник в момента е основният.

Понастоящем голямо значениепридобиват данни върху натовареността на материалите и материалните елементи на системата за управление.Обектът на наблюдение в случая е самостоятелен обект – Изчислителна машина, дубликатор, всякакъв документ.

Важен източник за получаване на данни за организацията на управлението е провеждане на специални проучванияслужители от апарата за управление или екипа на съответното подразделение на управлявания обект.

Тези източници на информация не се изключват взаимно. Те трябва да се комбинират, допълвайки и обогатявайки материала, получен по различни методи.

В момента успешно се използват няколко метода за анализ на информационната поддръжка. Те се различават по приетите характеристики на количеството информация (символи, записи, графики, документи и т.н.), методи и инструменти за анализ. Следните методи могат да се считат за най-разработени.

1) Методът за матрично моделиране на процесите на разработване на данни, тестван в машиностроителни предприятия.

2) Графично-аналитичен метод за изследване на информационните потоци, тестван в металургични заводи.

3) Описание на информационните потоци под формата на дървовидна графика.

4) Методът на схемите на информационните връзки на планираните изчисления.

5) Методът за проучвателен анализ на управленските задачи, разработен върху идентифицирането на "къси" потоци.

Тези методи изхождат предимно от общите количествени характеристики на информацията.

Всеки от тези методи има свой собствен обхват: някои са удобни за описване на информационни връзки между отдели, други между групи от задачи, отделни задачи и групи от елементарни процедури.

Най-пълното и подробно отразяване и анализ на информационните потоци може да се получи с помощта на информационни модели, които са разработени като матрични модели. В този случай се използват различни матрици - материални процеси и документооборот, документооборот и състав на решенията и задачите на конкретно ниво на управление, за определени групи задачи, за различни нивауправление и др.

Най-често се използват модели под формата на матрици и графики. И двата метода на моделиране включват разпределението в информационната система под формата на независими компоненти на първоначалните, междинните и крайните данни. Това позволява те да се изучават изолирано, което е от основно значение за изучаване на необходимостта от външна и вътрешна информация.

Матричните модели на циркулиращите информационни потоци могат да бъдат изградени в различни версии, но основните са матрици с размерност „документ на документ“, „индикатор на индикатор“. В този случай документите могат да се разглеждат като единични блокове.

В тяхната класическа форма матричните модели са предназначени да анализират класификационните връзки. Но те също са приемливи за изучаване на основните характеристики на информационната поддръжка на административния апарат, тъй като ни позволяват да покажем различни групи от видове и източници на информация и да допринесем за по-пълно идентифициране на действителното осигуряване и възможността за подобряване на задачите от различни видове.

Графично-аналитичен методИзследването на информационните потоци се основава на представянето на техния информационен граф и анализа на неговата матрица на съседство. Графиките могат да бъдат изградени на ниво документ, на ниво компонент (първоначални, междинни и външни данни) и на синтетично ниво (първоначални и междинни данни, външни и функционални резултати).

Въз основа на графично-аналитични модели е възможно да се идентифицира броят на разновидностите на първоначалната, междинната и резултатната информация, използвани и получени в процеса на решаване на проблема, честотата на използване на различни информационни данни, действителното използване на всеки индикатор в работата.

Имайки графики на основните задачи и процедури, решени в процеса на управление, може да се получи матрица на съседство от графики, показваща връзката между задачите и документите, използвани в управлението. Графиката на всяка задача и конкретно ниво на контрол ви позволява да установите рационална непрекъснатост на информацията, възможността за използване на междинни и крайни резултати от тази задача за други.

Структурна графикаможе да се използва за изчисляване на количеството информация.

Тези техники за анализ на информационната поддръжка заедно ни позволяват да разгледаме всички аспекти на семантичния аспект на анализа.

2.2 Графични и матрични методи за изследване на информация

Най-пълният анализ на информационната поддръжка може да се извърши при конструирането и анализирането на блокова схема на информационни носители под формата на информационна графика.

При обосноваване на информационните потоци е необходимо да се вземат предвид:

Движението на информация в рамките на самата информационна поддръжка (от блок към блок);

Връзката и непрекъснатостта на информацията в технологичните процеси на една функционална подсистема и между независими функционални звена;

Йерархична ориентация на движението на информацията;

Насоченост и видове регистриране на изходната информация.

За тази цел успешно се използват информационни модели на обекти и протичащи в тях процеси. АСУТП създава възможност за преход от изграждане на информационни модели за отделни функции и контроли към изграждане на модел за управление на информация като цяло и за предприятието.

Процедурата за подготовка за решаване на група задачи или отделна задача включва предварително определяне на състава, последователността и взаимовръзката на структурните компоненти на информационните потоци, които осигуряват процеса на решаване. Структурните компоненти на потока включват входни и изходни документи (функционално ниво на анализ), масиви от първоначална, междинна и изходна информация (елементарно ниво на анализ), разглеждайки избраните нива самостоятелно или интегрирайки ги в една схема.

За информационни потоци, фиксирани по състав и съдържание в обекта на автоматизация, постоянен състав и взаимодействие на елементите на ACS и алгоритмите на задачите, структурата на информационните потоци в системата като цяло ще бъде непроменена. Последователностите и връзките на определените структурни компоненти на потоците са постоянни и могат да бъдат открити еднократно. За автоматизиране на процеса на анализ на информационните потоци е необходимо да се създаде подходяща информационен модел. За тази цел е удобно да се използва апаратът на теорията на графите.

Нека представим структурните компоненти на информационните потоци под формата на върхове насочена графа G=(M,V), чиито дъги отразяват връзките им помежду си. Всяка двойка върхове Mi и Mj е свързана с дъга, насочена от Mi към Mj, само ако има преход на информация от Mi към Mj.

Използвайки свойствата на графите, можете да получите редица важни характеристики на изследваните информационни потоци в системата.

Формираме степенни матрици на съседство R, R 2 ,…,RN и общата матрица . Матричният анализ ви позволява да зададете следните свойства на потоците. Редът на компонента Mj се определя от най-дългия път, свързващ Mi с Mj. То е равно на степента n на матрицата на съседство R n, за която . Максималната стойност на реда на компонента Mj се определя от най-дългия път от Mi до Mj за цялата информационна графа. Първоначалните данни се избират, когато сумата от елементи j на колоната на матрицата на съседство е равна на нула. Ако сумата от елементите на ред i е равна на нула, изходните данни се маркират. Стойностите на и са равни съответно на броя на компонентите, включени в Mj, и на броя на резултатите, които включват Mi. Елементът r ij от матрицата на съседство от степен n е равен на броя пътища с дължина n, свързващи Mi и Mj. Елементите r ij на сумата на матрицата R дават общия брой на всички пътища от Mi до Mj, без да уточняват дължината на пътя.

Елементите на колоната j, които не са равни на нула на матрицата Rsum, които не са равни на нула, позволяват да се идентифицират всички компоненти, които образуват Mj по всички пътища на движение на данните. Ненулевите елементи на линията i показват резултатите, при формирането на които се използва елементът Mi.

Като използвате матрицата на съседство R и стойността на поръчката, можете да определите продължителността на съхранение на компоненти, които са междинни по отношение на изхода.

Алгоритъмът за анализ на информационните потоци е представен в общ вид в Приложение 9. Чрез модифициране на алгоритъма е възможно да се получат почти всички характеристики на взаимодействието на елементите в ACS модела. Фрагмент от реален модел, илюстриращ обема и сложността на взаимовръзките между елементите на системата, е даден в Приложение 10. За яснота в него са включени само отделни масиви от информация и функционални задачи. Поради тази причина някои от най-значимите връзки между елементите по отношение на входната и изходната информация са подчертани във фрагмента.

Информационните графи и съответните им матрици на съседство могат да се използват за определяне на количеството информация за задачи, групи от задачи, подсистеми, системата като цяло и за всякакви други структурни компоненти на графиката.

Както е показано по-горе, обемите от данни, въведени в системата, са доста големи, така че тяхната ефективна организация на ниво машина е от значение. Удобно е да се анализира информацията, за да се получат първоначални данни, за да се изгради или реконструира създадения информационен фонд върху разглеждания графичен модел в рамките на един алгоритъм за анализ. Препоръчително е да се анализират следните връзки:

Намерете броя на задачите, в които се използва този индикатор. Въз основа на тази информация се изчислява коефициентът на дублиране на данни в случай на организиране на отделни масиви с изходни данни за всяка задача;

Изчислете матрицата на съвместно появяване на двойки индикатори в задачи, чиито елементи показват броя на задачите, в които съответните индикатори се използват заедно. Такива показатели могат да се комбинират и използват в техния общ информационен масив на единен информационен фонд;

Определете броя и списъка от задачи, в които този индикатор се среща заедно с други индикатори, както и броя и списъка с индикатори. Това ще ви позволи да идентифицирате групи от индикатори, които се използват само заедно и не се използват отделно в нито една задача.

Процесът на групиране на индикатори по задачи може да бъде формализиран чрез въвеждане на коефициента на връзка между групите. Коефициентът на свързване се изчислява по следната формула:

Финансов отдел - влиза - 35 бланка, извежда - 34 бланка документи, което е 13% на вход и 12,7% на изход;

Планово-икономически отдел - влиза - 32 бр., извежда - 32 бр., което е 12% на вход и 12% на изход;

Маркетингов отдел - влиза - 44 бланка, излиза - 41 бланка, което е 16% на вход и 15% на изход;

Производствено-експедиционен отдел - влиза - 31 формуляра, излиза - 22, което е 12% на вход и 8% на изход.

Схемите на движението на документите в тези отдели са представени в приложение.

Така се вижда, че информационните потоци на входа на отделите са по-натоварени, отколкото на изхода. Това показва, че функционалните звена обработват входящата информация, като вероятно я опростяват. За да проследим по-подробно как отделите обработват и използват постъпващата към тях информация, ще разгледаме информационните потоци в планово-икономическия отдел.

3.2 Изграждане на графичен и матричен модел на работен процес

Системата за управление на документи в предприятието е отражение на неговата производствена и икономическа дейност. С подобряването на производството работният процес се променя. Тази промяна се изразява в появата на нови (или премахване на съществуващи) форми на документи и промяна в маршрутите на тяхното движение.

За да се анализира системата за обработка на данни, изглежда целесъобразно всички документи, циркулиращи в предприятието, да бъдат разделени на три основни групи: планирани, действителни (отчитане), нормативни.

матричен модел (Вижте прикачения файл) движението на информацията в отдела за планиране и икономика на АД "Електроагрегат" според формулярите на документите показва, че основната дейност на звеното в този бизнес процес, свързан с планирането, е насочена към разработване на основните документи, които се прехвърлят във финансовия отдел и счетоводство, отдел Външни връзки, ООТиЗ и ОИХиО.

Например финансовият отдел получава 4 формуляра на планови документи, счетоводният отдел - 3, отделът за външни връзки - 3, ООТиЗ - 3 и ОИХиО - 3 формуляра на документи.

За извършване на по-подробен анализ на документооборота за PEO е необходимо въз основа на матрицата на движението на документи в бизнес процеса от сключването на договора до продажбата на продукти Вижте прикачения файл изградете таблица за движение на информация Вижте прикачения файл .

Въпреки че има близки връзки между отделите, които усложняват (объркват) процеса на документооборот при решаване на проблеми, основният поток от данни идва от PEO към финансовия отдел. Важно е да се отбележи, че е необходимо да има не само връзки между функционалните звена, но и така наречените връзки за обратна връзка. Това се дължи на следните фактори:

Изолация на подразделенията при решаване на планови и икономически задачи;

Децентрализирано използване на стандарти за решаване на проблеми от различни нива на планиране.

Това води до факта, че в процеса на функциониране всяко звено трябва да решава планирани задачи. Основните задачи на предприятието обаче се определят от производствения план за годината и производствения план за месеца.

За разработване и одобрение на производствения план на PEO се предоставя следната информация:

Отдел "Маркетинг и продажби" (UMiS) - проект на номенклатурен производствен план,

Технически отдел (ТУ) - проекти на планове за реконструкция и техническо преоборудване, подготовка за производство и разработване на нови и модернизирани видове изделия; техническо преоборудване и закупуване на оборудване; опазване на околната среда; прогнози за потребление на енергия, водоотвеждане, комуникационни услуги и ремонт на оборудване,

Управление на качеството (QM) - оценка на разходите за лицензиране и сертифициране на продукти и QC,

Отдел "Личен състав и режим" (HRD) - разчети на разходите за техническо обучение и разходи за поддръжка на VOHR,

Отдел за капитално строителство (OKS) - проект на план за капитално строителство и ремонт.

Предоставя се годишен и месечен производствен план:

Изпълнителна дирекция (ИД),

Техническо управление (ТУ),

Управление на производството (PU),

Отдел „Маркетинг и продажби“ (UMiS),

Финансово-икономическо управление (FEM).

Схемата за изпълнение на работата за разработване и одобряване на производствения план е представена в приложение .

В процеса на разработване и утвърждаване на производствения план се използват 13 формуляра на документи, които се доставят от посочените по-горе функционални звена и служби.

Документи, използвани при разработването на производствения план:

проект на план за производство,

План за разработване на нови и модернизирани продукти,

План за реконструкция, техническо преоборудване и придобиване на оборудване,

Удостоверение за планови разходи за опазване на околната среда от отдела за опазване на околната среда,

Очаквани разходи за енергийни носители, водоотвеждане, комуникационни услуги, ремонт на оборудване от изпълнители,

Планът на прогнозните разходи за сертифициране на работите,

Очаквани разходи за професионално обучение на персонала на главния завод АД "Електроагрегат",

Оценка на разходите за поддръжка на VOKhR,

Проект на план за капитално строителство и ремонт на сгради и съоръжения,

План за основните технико-икономически показатели,

Проект на план (месечен),

Цената на продукта на конкурента.

3.3 Обосновка на насоките за подобряване на информационните потоци

За по-подробен анализ на информационните потоци в отдел PEO, ние изчисляваме коефициента на непрекъснатост на информационните потоци, за да съставим месечен производствен план.

Коефициент на непрекъснатост на информационните потоци (1), където t y.nor, t y.fact - продължителността на цикъла на управление, изчислена според периода на преминаване на документа, нормативен и действителен.

Месечният производствен план трябва да бъде съставен преди 25-то число на месеца, предхождащ планирания месец. На практика обаче възникват определени трудности при разработването на следващия производствен план. Например решения на висши организации.

Да кърмите за януари = 30 дни / 34 дни = 0,89,

Кърмене за февруари = 31 дни / 35 дни = 0,89,

За кърмене за март=31 дни/35 дни=0,89,

Кърмене за април = 31 дни / 32 дни = 0,97.

За кърмене за I тримесечие=(0,89*3+0,97)/4=0,91.

Въз основа на определен коефициент на непрекъснатост на информационния поток за всеки месец може да се види, че той е повече или по-малко стабилен за първите три месеца, въпреки че е близо до 1, но не е равен. Това е като цяло благоприятна тенденция, тъй като информационният поток е непрекъснат, въпреки че PEO изглежда закъснява с приемането на производствения план за следващия месец (). Още през април обаче планът беше приет само с 1 ден по-късно от очакваното. Това предполага, че може би от началото на годината са направени някои промени в метода на изготвяне на плана, което е причинило трудности в продължение на 3 месеца. Но тези проблеми бяха успешно разрешени. Като цяло за тримесечието коефициентът на непрекъснатост на информационните потоци има доста приемлива стойност.

Коефициент на ефективност на управлението

(2), където -

D 1, D 2, D 3 - установеният срок за съответните документи;

К 1, К 2, К 3 - изоставане от приетия срок за изпълнение на документите в дни;

d 1, d 2, d 3 - делът на документите от определен тип.

За годината се разработват 13 формуляра на документи годишно за съставяне на годишния план. Честотата на попълване на документи (3), където D е броят на документите, разработени за съставяне на годишен производствен план за година; d ij - номер на i-тия документ jпериодичност, разработена за периода; n j е броят на периодите в една година. По този начин броят на разработените документи за съставяне на производствен план е 13.

Информационните потоци са набор от съобщения, които обективно отразяват развитието на бизнес процесите, които се предават чрез комуникационни канали за управление. потоците могат да бъдат директен(от управляващата подсистема към управляваната подсистема) и обратен(от подсистемата за управление към подсистемата за управление).

Стойността на информацията се определя от комплексен вероятностен показател във времето P(t) като функция на вероятностите за навременно получаване на информация P s, нейната пълнота P p и надеждност P:

Поради това е необходимо да се постигне своевременно получаване полезна информацияв достатъчно количество. Това ще гарантира бързо и ефективно вземане на решения.

Дилемата за вземане на решение традиционно се свързва с две ограничения.

От една страна, недостатъчно бързо събраната информация води до решение, което далеч не е рационално, дори погрешно.

От друга страна, твърде дългото събиране на информация може да доведе до намаляване на значимостта на самия факт на вземане на решение (до пълна загуба на значимост).

Ключовата стойност се играе от полезността (уместността) на информационните потоци, споделяни от ключовите характеристики, представени на фиг. 22.1.

Ориз. 22.1. Класификация на информационните потоци

Нарастващите обеми на информационните потоци играят противоречива роля. От една страна, колкото по-голямо е количеството информация, толкова по-голяма е възможността да се намери полезна част от нея за вземане на решение. От друга страна, според статистическите изследвания двукратното увеличение на количеството информация (т.е. увеличение със 100%) е придружено от увеличаване на полезната му част с не повече от 20%. Това означава, че 80% от допълнителната информация не е полезна. При тези условия от голямо значение е търсенето на ефективни алгоритми за извличане на полезна част от информацията от общия информационен поток за вземане на рационални управленски решения.

Производственото предприятие, ако го разглеждаме от управленска гледна точка, се състои от две подсистеми - управленска и контролирана, или субект и обект на управление, свързани помежду си чрез канали за предаване на информация. Обектът на управление може условно да се разглежда като система, която преобразува ресурси, на входа на която се получават суровини, труд и др., а на изхода са продуктите на производството. Информационни връзкипроизводствена система с външна среда може да бъде представена от два входни и един изходящ канал.

Един от входните информационни канали получава информация от външни структури, които определят условията за работа на предприятието, като се вземат предвид плановете за производствени и икономически дейности, както и стандартите за използване на ресурсите. Съвкупността от тази информация определя условията и влияе върху технологията за постигане на целите на организацията.

Вторият информационен вход представлява смущаващи влияния, идващи от външната среда. Пример за смущаващи фактори са нарушения на условията за доставка на суровини и материали, намаляване на тяхното качество, промяна в условията за продажба на продукти, нарушаване на договорни задължения от подизпълнители и др. В допълнение към посочените смущаващи фактори идващи от външната за предприятието среда, такива смущаващи производствени системи. Например повреда на оборудването, случайни нарушения на технологичните режими, заболяване на служители на предприятието и др.

Информационният изход на производствената система е канал за предаване на информация външни организации, например асоциация или министерство, което включва дадено предприятие или данъчни органи и др. Във всяка система за управление субектът и обектът на управление са свързани чрез информационни канали, по които се извършват контролни действия и информация за състоянието на обекта на управление. предавани.

Органът за управление на предприятието в класическата тристепенна версия се състои от три нива. Информационните потоци циркулират вътре и извън тези слоеве. Отгоре надолу - управляващи действия, отдолу нагоре - информация за обратна връзка, хоризонтално - обмен на информация между вътрешни обекти от едно и също ниво, както и между вътрешни и външни обекти.

Самият механизъм за управление включва управленски персонал, компютърни мрежи, финансови, информационни и други ресурси. Задачата на управлението на производството се свежда до рационалното управление на ресурсните потоци (материални, енергийни, финансови, информационни и др.).

Информационните потоци са сборът от информационни потоци, които позволяват на предприятието да извършва финансови и икономически дейности.

За да функционира нормално, едно предприятие трябва да получава пълна и качествена информация преди и след като ръководството вземе управленски решения.

Добрата информация позволява на бизнеса да:

• - получаване на конкурентни предимства;
• - намаляване на финансовия риск;
• - определят отношението на купувачите;
• - обосновавайте интуитивните решения;
• - повишаване ефективността на дейностите;
• - наблюдават външната среда;
• - координира стратегията;
• - повишаване на доверието в постигнатите договорености и поетите ангажименти.

Едно от най-важните условия за успешното функциониране на производството като цяло е наличието на такава информационна система, която би позволила да се свържат всички дейности и да се управляват въз основа на принципите на едно цяло.

Информацията се събира и анализира с помощта на четири спомагателни системи, които заедно съставляват: вътрешно отчитане, проучване на пазара, анализ на информация и събиране на текуща външна информация.

При определяне на параметрите на предприятието особена роля играят финансово-счетоводните отчети. Тази вътрешна система за отчитане показва текущи данни за продажби, разходи, материални запаси, парични потоци, вземания и задължения.

От голямо значение за информацията е непрекъснатостта на нейното събиране. Това гарантира пълна яснота в делата на собственото предприятие, както и способността и готовността да се предостави на пазара правилния продукт в необходимите обеми.

В логистиката има видове информационни потоци в зависимост от:

• - по вида на свързаните от потока системи - хоризонтални и вертикални;
• - от мястото на преминаване - външни и вътрешни;
• - от посоката по отношение на логистичната система - вход и изход (фиг. 1).

Ориз.

Хоризонтални информационни потоцинай-често имат неформален характер, те са най-ефективни, от комуникативна гледна точка. Те съхраняват около 90% от информацията. Тоест загубата на информация при предаване по този начин е минимална. Това се обяснява с факта, че е психологически по-лесно за хората, които са на едно и също ниво в йерархията на услугите, да се разбират, тъй като решават един и същи тип задачи и се сблъскват с подобни проблеми (фиг. 2).

Ориз.

Вертикални информационни потоцисе провеждат между служители или групи служители, разположени на различни нива на йерархията, например между шеф и подчинен.

От своя страна вертикалните информационни потоци се разделят на низходящи (от ръководството към обикновените служители по йерархията) и възходящи (от по-ниски служители към по-високи) (фиг. 3).

Ориз.

Външни информационни потоциотразява връзката между предприятието и икономическите и политически субекти, действащи извън него. Те определят взаимодействието между предприятието, неговите реални и потенциални клиентикакто и състезатели. Предприятието трябва постоянно да наблюдава основните компоненти на външната среда, които включват икономически, технологични, политически и правни, социокултурни и физически и екологични фактори.

Вътрешни информационни потоци- това са информационни потоци между различни служби и нива на предприятието, например документ за освобождаване на материали от склада на фабриката до цеха на предприятието, документ за освобождаване на материални ресурси от един цех в друг, документ за приемане на готови продукти, продукти и части в склада. Вътрешните информационни потоци ясно характеризират етапите на процеса: доставка, вътрешен, маркетинг.

Основните характеристики на вътрешните информационни потоци са: опростен дизайн, заверен с подписите на длъжностни лица, в рамките на отделни производствени единици (цехове и обекти) често се състои от устни съобщения.

Входящи информационни потоци- това е поредица от документи и данни, постъпващи за въвеждане в информационната система,

информация, необходима за решаване на проблема и разположена на различни носители: първични документи, машинни носители, в паметта персонален компютър. За тази цел се съставя списък на входната информация и съставът на детайлите на всеки тип входна информация, местоположението на детайлите на входната информация и описание на детайлите (полетата) на входните документи.

Изходни информационни потоци- това са съобщения, които надхвърлят една логистична система или една от нейните подсистеми.

Информационният поток се характеризира със следните показатели:

• - източник на възникване;
• - посока на потока;
• - скорост на предаване и приемане;
• - интензивност на потока и др.

Информационният поток се измерва с количеството обработена или предадена информация за единица време.

Начините за измерване на количеството информация, съдържаща се в едно съобщение, се изучават в клона на кибернетиката, наречен теория на информацията. Според тази теория за единица количество информация се приема така наречената двоична единица - бит. Когато се използва електронна изчислителна технология, информацията се измерва в байтове. Байтът е част от машинна дума, обикновено се състои от 8 бита и се използва като цяло при обработка на информация в компютър.

Използват се и производни единици за количеството информация: килобайт и мегабайт.

В бизнес практиката информацията може също да бъде измерена:

• - броя на обработените или предадени документи;
• - общият брой на документните редове в обработените или предадени документи.

Необходимо е също така да се определят местата за събиране, въвеждане и извеждане на информация, формите за нейното представяне и документиране. За изграждането на такива системи трябва да се използват максимално модерни компютърни съоръжения, възможността за тяхното включване в локални компютърни мрежи и достъп до международни мрежи, например Интернет.