Mi az az email? A mai üzleti világban ez a következő:

• Az arcod. Az e-mail segítségével pozitív képet alakíthat ki a partner szemében, vagy elronthatja az első benyomást.
• A munkaeszközöd. A külvilággal való kommunikáció nagy része e-mailben történik. Ezért, ha jól ismeri ezt az eszközt, sokkal könnyebbé teheti életét.
• Erőteljes figyelemelterelés. A külvilág e-mailen keresztül próbál megragadni, elvonni és félrevezetni.

Ezekből a pozíciókból és nézze meg az e-mailekkel való munkát. Kezdjük egyszerűen.

Letter design

E-mail klienst használok Mozilla Thunderbird, ezért az ő példáján mondom el. Hozzon létre egy új betűt, és menjen felülről lefelé a mezők listáján.

Kinek. Másolat. Rejtett másolat

Lehet, hogy valaki nem tudja, de a Mozillában a "Címzett" "Cc" vagy "Bcc" értékre cserélhető.

• Kinek: a fő címzettet vagy több címzettet pontosvesszővel elválasztva írjuk.
• Másolat: olyat írunk, akinek el kellene olvasnia a levelet, de akitől nem várunk reakciót.
• Rejtett másolat: írunk valakit, akinek el kell olvasnia a levelet, de a levél többi címzettje számára ismeretlen marad. Különösen célszerű üzleti levelek, például értesítések tömeges küldésére használni.

Nem megfelelően ban ben tömeges postázás adja meg a címzetteket a „Másolat” vagy „Címzett” mezőben. Évente többször kapok olyan leveleket, amelyekben 50-90 címzett szerepel a "Cc" mezőben. A magánélet megsértése történt. Nem minden címzettnek kell tudnia, hogy kivel dolgozik még hasonló témában. Jó, ha olyan emberekről van szó, akik ismerik egymást. És ha olyan versengő cégek vannak a listán, amelyek nem tudnak egymásról? Legalább fel kell készülnie a felesleges magyarázkodásra, és legalábbis fel kell szakítania az együttműködést valamelyikükkel. Ne csináld ezt így.

Levél tárgya

A professzionális levelezőszolgálatok gyakran írnak a tárgysor fontosságáról (néha értelmesen) vállalati blogjaikban. De ott leggyakrabban értékesítési levelekről beszélünk, ahol a levél tárgya megoldja az „e-mailt meg kell nyitni” problémát.

Megbeszéljük a napi üzleti levelezést. Itt a téma azt a problémát oldja meg, hogy "a levél és a szerzője könnyen azonosítható, majd megtalálható". Sőt, a szorgalom visszatér hozzád számos válaszlevél karma formájában, csak előtagokkal Újra: vagy fwd, amelyek között meg kell keresnie a kívánt levelet a témában.

A húsz levél egy középvezető egynapos levelezésének kötete. Vállalkozókról és cégtulajdonosokról egyáltalán nem beszélek, leveleik száma néha meghaladja a napi 200-at vagy még többet is. Tehát még egyszer: ne küldjön e-mailt üres tárgysorral.

Tehát hogyan lehet helyesen megfogalmazni a levél tárgyát?

Hiba #1 : csak a cég neve a tárgyban. Például "Sky" és minden. Először is, valószínűleg nem Ön az egyik vállalata, amely ezzel a partnerrel kommunikál. Másodszor, egy ilyen témának nincs értelme, mert a címből már látszik a céged neve. Harmadszor, gondolja ki, hogyan fog kinézni a saját postafiókja ezzel a levelezési megközelítéssel? Körülbelül így.

Kényelmes ilyen témákban keresgélni?

2. hiba : mutatós, eladási cím. Nagyon jó, ha tudod, hogyan kell ilyen címeket írni. De vajon helyénvaló-e ezeket a készségeket üzleti levelezésben használni? Emlékezzen az üzleti levél tárgysorának céljára: nem eladásra, hanem azonosításra és keresésre.

A levél szövege

Számos útmutató létezik a különböző alkalmakra való szövegíráshoz. Például Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin és a szó más mesterei sok hasznos információval rendelkeznek. Azt tanácsolom, hogy olvassa el cikkeiket legalább az általános műveltség javítása és az írott beszéd általános stílusának javítása érdekében.

A levélírás során több döntést is következetesen meg kell hoznunk.

Udvariasság kérdése . A levél elején elmosódhat az udvariasság vagy akár a gyengédség a „Kedves Rodya, több mint két hónapja nem beszélek veled írásban, amitől én magam is szenvedtem, sőt nem is aludtam tovább éjszaka, gondolkodom.” Nagyon udvarias és nagyon költséges, mind a bevezető elkészítéséhez, mind a beszélgetőpartnernek az elolvasásához szükséges időt tekintve. A levelezés üzlet, emlékszel? Nem levélműfajt írt versenyre, és nem levelet édesanyjától Raszkolnyikovnak, hanem üzleti levelezést.

Tiszteljük az időnket és a címzettet!

A bemutatkozásnak és az ismerkedés körülményeinek felidézésének csak a kiállításon való röpke találkozás után küldött első levélben van értelme. Ha ez az együttműködés vagy a jelenlegi levelezés folytatása, akkor a nap első levelébe ezt írjuk: „Helló, Ivan”, a másodikba és az azt követőkbe: „Iván, ...”.

Fellebbezés . Mindig aggasztott a kérdés, hogy kihez forduljak levélben, ha több címzett is van. Nemrég írtam egy levelet három Anna nevű lánynak. Minden habozás nélkül azt írtam, hogy "Helló, Anna" és nem vettem gőzfürdőt. De ez nem mindig van így.

Mi van akkor, ha három vagy akár hét címzett van, és nem ugyanaz a név? Felsorolhatod név szerint: "Jó napot, Rodion, Pulcheria, Avdotya és Pjotr ​​Petrovics." De hosszú és időbe telik. Írhatod: "Üdvözlet, kollégák!".

Saját magam számára a szabályt arra használom, hogy név szerint szólítsam meg azt, aki a "Címzett" mezőben van. És azokkal, akik a példányban vannak, egyáltalán ne lépjenek kapcsolatba. Ez a szabály egyúttal lehetővé teszi, hogy pontosabban meghatározza (egy!) A levél címzettjét és a levél célját.

Idézet . A levelezés gyakran kérdéseket és válaszokat tartalmazó levéllánc – egyszóval párbeszéd. Jó formának tekinthető, ha nem töröljük a levelezés történetét, és az idézett szöveg tetejére írjuk a választ, így ha egy hét múlva visszatérünk ehhez a levelezéshez, akkor csökkenő dátumok szerint tetőtől talpig könnyedén elolvashatjuk a párbeszédet.

Valamilyen oknál fogva a Mozilla alapértelmezett beállítása "Kurzor beállítása idézett szöveg után". Javasoljuk, hogy módosítsa az "Eszközök" → "Opciók" menüben fiókot» → «Összetétel és címzés». Így kell lennie.

A levél célja . Az üzleti leveleknek két típusa van:

• amikor egyszerűen tájékoztatjuk a beszélgetőpartnert (például jelentés a hónapban végzett munkáról);
• és amikor akarunk valamit a beszélgetőpartnertől. Például úgy, hogy a mellékelt számlát a fizetésről megállapodik.

Általában sokkal több az ösztönző levél, mint a jelentéstevő. Ha valamit el akarunk érni a beszélgetőpartnertől, nagyon fontos, hogy ezt egy levélben, egyszerű szöveggel közöljük. A cselekvésre ösztönzést a keresztnévnek kell követnie, és a levél utolsó mondatának kell lennie.

Nem megfelelően : "Porfiry Petrovich, tudom, ki ölte meg az öregasszonyt."

Helyesen : "Porfiry Petrovich, én öltem meg az öregasszonyt, kérem intézkedjen a letartóztatásommal, elegem van a szenvedésből!"

Miért kellene a tudósítónak meggondolnia, hogy mit kezdjen ezzel a levéllel? Végül is tud rossz döntést hozni.

Aláírás a szövegben . Biztosan az. Ezenkívül minden e-mail kliens lehetővé teszi az aláírások automatikus helyettesítésének beállítását, például a klasszikus "Tisztelettel, ...". A Mozillában ezt az "Eszközök" → "Fiókbeállítások" menüben teheti meg.

Az, hogy az aláírásba névjegyet ír-e vagy sem, mindenki személyes ügye. De ha valamilyen módon kapcsolódik az értékesítéshez - feltétlenül írjon. Még akkor is, ha a tranzakció nem a kommunikáció eredményei alapján történik, a jövőben könnyen megtalálható lesz az aláírásból származó elérhetőségek segítségével.

Végül még egy jellemző a levél törzséből azoknak a beszélgetőpartnereknek, akik nem szeretnek (nem tudnak, nem akarnak, nincs idejük) válaszolni a leveleire. Adja meg az alapértelmezett értéket a levél szövegében. Például: „Porfirij Petrovics, ha nem jössz le, hogy letartóztass péntek 12:00 előtt, akkor amnesztiának tekintem magam.” Természetesen a határidőnek valósnak kell lennie (ne küldje el a szöveget a példából pénteken 11:50-kor). A címzettnek fizikailag képesnek kell lennie arra, hogy elolvassa levelét, és döntsön róla. Az ilyen „csend” felmenti Önt a beszélgetőpartner nem reagálása miatti felelősség alól. Mint mindig, ennek a chipnek a használatát bölcsen kell megközelíteni. Ha valaki időben és rendszeresen válaszol a leveleire, egy ilyen ultimátum, ha nem is sértheti, de egy kicsit megerőlteti, vagy olyan döntéshez vezethet, hogy nem most válaszol a levélre, hanem megvárja a pénteket.

Mellékletek

A levelekhez gyakran érkeznek mellékletek: önéletrajzok, kereskedelmi ajánlatok, becslések, ütemtervek, dokumentumok szkennelése - nagyon kényelmes eszköz és egyben népszerű hibák forrása.

Hiba : Hatalmas beruházási méret. Gyakran kapunk legfeljebb 20 MB méretű mellékleteket tartalmazó e-maileket. Általában ezek egyes dokumentumok TIFF formátumú, 600 dpi felbontású szkennelései. levelező program a tudósító szinte biztosan lefagy néhány percig, ha hiába próbálja letölteni a melléklet előnézetét. És Isten ments, hogy a címzett megpróbálja elolvasni ezt a levelet egy okostelefonon ...

Én személy szerint azonnal törlöm az ilyen leveleket. Nem szeretné, hogy e-mailje a kukába kerüljön, mielőtt elolvasná? Szabályozza a melléklet méretét. Javasoljuk, hogy ne legyen nagyobb 3 MB-nál.

Mi van, ha meghaladja?

• Próbálja újra beállítani a szkennert egy másik formátumra és felbontásra. Például PDF-ben és 300 dpi-ben elég jól olvasható szkennelés érhető el.
• Gondoljon az olyan programokra, mint a WinRar archiváló vagy a 7zip. Néhány fájl tökéletesen tömöríthető.
• Mi van, ha a melléklet hatalmas, és nem tudod tömöríteni? Például egy majdnem üres könyvelési adatbázis 900 MB súlyú. Felhőben tárolt információs tárolók fognak segíteni: Dropbox, Google Drive és hasonlók. Egyes szolgáltatások, például a Mail.ru, a hatalmas mellékleteket automatikusan linkekké alakítják felhőalapú tárolás. De inkább magam kezelem a felhőben tárolt adataimat, ezért nem fogadom szívesen a Mail.ru automatizálását.

És még egy nem egészen nyilvánvaló ajánlás a befektetésekkel kapcsolatban - az övék név . A címzett számára érthetőnek és elfogadhatónak kell lennie. Egyszer a társaságban egy kereskedelmi ajánlatot készítettünk, amelynek címe ... legyen Fjodor Mihajlovics Dosztojevszkij. Jóváhagyásra kaptam egy levelet a menedzsertől a CP tervezetével, és a mellékletben volt egy "DlyaFedi.docx" nevű fájl. A menedzserrel, aki ezt küldte, a következő tartalmú párbeszéd zajlott:

Kedves menedzser! Ön személyesen készen áll arra, hogy felkeresse ezt a tisztelt személyt, és a szemébe szólítsa Fjodort?

Valahogy nem, tisztelt ember, mindenki a kereszt- és családnevén szólítja.

Miért nevezte a mellékletet „Fedinek”? Ha most elküldöm neki, szerinted fog tőlünk baltákat venni ezen a CP-n?

Át akartam nevezni...

Miért készítsen időzített bombát - elutasítás lehetséges ügyfél- vagy a fájl átnevezésével többletmunkát készíthetsz magadnak? Miért nem nevezi el azonnal helyesen a mellékletet: "Fyodor Mikhailovich.docx számára" vagy még jobb - "KP_Sky_Axes.docx".

Tehát az e-mail, mint "arc", többé-kevésbé megoldva. Térjünk át az e-mailre, mint termelékenységi eszközre, és beszéljünk a figyelemeltereléséről.

Betűkkel való munka

Az e-mail erős figyelemelterelő. Mint minden figyelemeltereléssel, a postával is foglalkozni kell a szabályok szigorításával és a munkarend végrehajtásával.

Legalább az ÖSSZES levélértesítést ki kell kapcsolnia. Ha a levelezőkliens alapértelmezés szerint be van állítva, akkor értesítést kap, és hangjelzés, és villogtassa az óra melletti ikont, és megjelenítse a levél előnézetét. Egyszóval mindent megtesznek, hogy először elszakítsanak a fáradságos munkától, majd az olvasatlan levelek és a meg nem nézett levelek szakadékába sodorjanak – mínusz egy-két óra az életből.

Egyesek számára az erős akaraterő lehetővé teszi, hogy ne zavarják el az értesítések, és jobb, ha a hétköznapi emberek nem kísértik a sorsot, és nem kapcsolják ki őket. A Mozillla Thunderbirdben ezt az "Eszközök" → "Beállítások" → "Általános" → "Ha új üzenetek jelennek meg" menüben teheti meg.

Ha nincsenek értesítések, hogyan lehet megérteni, hogy levél érkezett?

Nagyon egyszerű. Ön tudatosan szán időt a levelek elemzésére, megnyitja a levelezőklienst, és mindent megnéz olvasatlan üzenetek. Ez megtehető naponta kétszer, például ebédidőben és este, vagy kényszerleálláskor, például forgalmi dugókban.

Az emberek gyakran kérdezik, mi a helyzet a válaszidőkkel és a sürgős e-mailekkel? Azt válaszolom: nincs sürgős leveled a postán. Kivéve, ha Ön az ügyfélszolgálati osztályon dolgozik (az ilyen részlegnek megvannak a saját szabályai a levelekkel való munkavégzéshez).

Sürgős levelek esetén a feladó más csatornákon - telefonon, SMS-en, Skype-on - értesíti Önt erről. Ekkor tudatosan bemegy a levelezőkliensbe, és feldolgozza a sürgős leveleket. Minden időgazdálkodási guru (például Gleb Arkhangelsky a "Time Drive"-val) deklarálja az e-mailekre való 24 órás válaszadás szabványát. Ez a jó forma normális szabálya – ne várjon azonnali választ a beszélgetőpartnertől e-mailben. Ha sürgős levél érkezik, azt gyorsabb kommunikációs csatornákon jelezze.

Tehát kikapcsoltuk az értesítéseket, és most az ütemtervünknek megfelelően bekapcsoljuk a levelezőklienst.

Mit tegyünk, ha bementünk a levélbe, és részt vettünk az „e-mailek elemzése” nevű tevékenységben? Hol van ennek a munkának a kezdete és vége?

Sokat hallottam a zero postbox rendszerről, de sajnos nem találkoztam olyan emberrel, aki használná. Újra fel kellett találnom a kerekemet. Vannak cikkek ebben a témában a Lifehacker oldalon. Például, " ". Az alábbiakban az én értelmezésemben a nulla postafiók rendszerről fogok beszélni. Hálás leszek, ha a GTD guruk megjegyzésben szerepelnek, kiegészítik vagy javítják a leírt rendszert.

Fontos megérteni és elfogadni, hogy az e-mail nem feladattervező vagy tevékenységei archívuma. Ezért az Inbox mappának mindig üresnek kell lennie. Ha elkezdte a beérkező levelek elemzését, ne álljon meg, és ne terelje el a figyelmét semmi, amíg ki nem üríti ezt a mappát.

Mi a teendő a beérkező levelekkel? Az egyes betűket egymás után kell végignéznie, és törölnie kell. Igen, csak válassza ki és nyomja meg a Törlés gombot a billentyűzeten. Ha nem tudja rákényszeríteni magát az e-mail törlésére, döntenie kell, hogy mit kezdjen vele.

1. Tudsz rá válaszolni három perc alatt? Válaszolni kell rá? Igen, igen, és a válasz nem tart tovább három percnél, majd azonnal válaszoljon.
2. Válaszolnia kell, de a válasz elkészítése több mint három percet vesz igénybe. Ha olyan feladatütemezőt használ, amely lehetővé teszi egy e-mail feladattá alakítását, alakítsa át az e-mailt feladattá, és felejtse el egy időre. Én például az abszolút csodálatos Doit.im szolgáltatást használom. Lehetővé teszi, hogy személyes e-mail címet generáljon: továbbít rá egy levelet, amiből feladat lesz. De ha nem rendelkezik feladatütemezővel, helyezze át a levelet a "0_Run" almappába.
3. A levélre adott gyors válaszadás, feladattá alakítás vagy csak elolvasás után el kell döntenie, hogy mihez kezdjen ezzel az üzenettel: törölje vagy küldje el valamelyik mappába hosszú távú tárolás céljából.

Itt vannak a hosszú távú tárolásra szolgáló mappáim.

• 0_Futtatás. Nekem nincs ilyen mappám, de ha nincs terveződ, ismétlem, felvehetsz ide részletes tanulmányozást igénylő leveleket. Ezt a mappát is rendszeresen tisztítani kell, de átgondolt megközelítéssel a külön erre a célra kijelölt időben.
• 1_Referencia Ide raktam a leveleket háttér-információ: üdvözlő levelek különböző webszolgáltatások bejelentkezési adataival, jegyek a közelgő járatokra stb.
• 2_Projektek. Itt tároljuk a partnerekkel és projektekkel kapcsolatos levelezés archívumát, amelyekkel aktuális kapcsolat áll fenn. Természetesen minden projekthez vagy partnerhez külön mappa tartozik. A partner mappájába nem csak az alkalmazottaitól, hanem az ehhez a partnerhez kötődő "Sky" alkalmazottainak leveleit is elhelyezem. Nagyon kényelmes: ha szükséges, a projekttel kapcsolatos összes levelezés néhány kattintással kéznél van.
• 3_Múzeum. Ide dobom azokat a leveleket, amelyeket kár törölni, és az előnyök nem nyilvánvalóak. Szintén mappákat lezárt projektek innen: "2_Projects". Egyszóval az első törlésre jelölteket a "Múzeum" tárolja.
• 4_Dokumentumok.Íme az elektronikus mintadokumentumokkal ellátott levelek, amelyek a jövőben hasznosak lehetnek a könyvelésnél, például az ügyfelektől származó egyeztetési aktusok, utazási jegyek. A mappa sok hasonlóságot mutat a "2_Projects" és az "1_Sprav" mappákkal, csak könyvelési információkat tárol, a "2_Projects" mappában pedig - kezelési információkat. A "4_Documents" -ban - holt információ, a "2_Projects" -ben pedig - élő.
• 5_Tudás. Ide csak az igazán hasznos leveleket teszem fel, amelyekhez egy idő után szeretnék visszatérni inspirációért vagy megoldások kereséséért.

Vannak más levelezőkliens-beállítások is, amelyek fontosak a rendszer működése szempontjából. Először is, alapértelmezés szerint a Thunderbirdben van az "Üzenetek megjelölése olvasottként" jelölőnégyzet. Inkább tudatosan csinálom, szóval le a zászló! Ehhez lépjen az "Eszközök" → "Beállítások" → "Speciális" → "Olvasás és megjelenítés" menübe.

Másodszor, használjuk szűrők . Korábban aktívan használtam olyan szűrőket, amelyek a feladó címe alapján automatikusan továbbították a leveleket a megfelelő mappákba. Például egy ügyvéd levelei átkerültek az "Ügyvéd" mappába. Több okból is elhagytam ezt a megközelítést. Először is: az ügyvédtől érkező levelek az esetek 99%-ában projektre vagy partnerre vonatkoznak, ami azt jelenti, hogy át kell helyezni a partner vagy projekt mappájába. Másodszor: úgy döntöttem, hogy növelem a tudatosságot. Önnek magának kell eldöntenie, hogy egy adott levelet hol tároljon, és kényelmesebb, ha a feldolgozatlan üzeneteket csak egy helyen keresi - a beérkező levelek között. Most már csak a szűrőket használom a levelek automatikus mappákba rendezésére különféle rendszerek, vagyis olyan levelek, amelyekhez nem kell döntéseket hoznom. A Mozilla Thunderbird szűrői az "Eszközök" → "Üzenetszűrők" menüben állíthatók be.

Szóval, at helyes megközelítés Az e-mailezés napi 10-60 percet vesz igénybe, a levelezés mennyiségétől függően.

Igen, és még egy dolog. Kikapcsoltad már az értesítéseket az új e-mailekről? ;)

Többség levelezőkliensek, beleértve gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird, lehetővé teszi több címzett megadását másolat(a angol nyelv rövidítés elfogadva SS), vagy Titkos másolat (CCB). NÁL NÉL Másolatok a címzettek láthatják mások címét. A második esetben a további címzettek kiléte el van rejtve.

Címzett címének hozzáadása

Az e-mail címzettjének (címzettjeinek) megadásához írja be az e-mail címüket a mezőbe Kinek (Hogy):

Egyes e-mail kliensek lehetővé teszik, hogy egyszerűen beírjon egy felhasználónevet egy olyan mezőbe, amelyet a program automatikusan kitölt.

Ha ezt a mezőt arra használja, hogy több személynek küldjön e-mailt, mindegyikük látni fogja teljes lista más címzettek.

Hogyan másoljunk e-mailt

Terület CC vagy Másolat cserélni szokták elektronikus üzenetek mezőnél közvetettebb módon Kinek. Ha nem közvetlenül egy személyhez szól az e-mailben, de szeretné, hogy az illető kövesse a beszélgetést az e-mail szálban, vagy csak tisztában legyen ezzel a témával, a mező Másolat remek lehetőség lenne. Címzett: Másolatok leveleket, fogad olvasatlan levél tiéden postafiók mint akit a mezőn helyeztek el Kinek; a különbség csak abban van, hogy kinek címezi meg először a levelet az e-mail törzsében. A szakmai világban postázás a címre Másolatok nagyon széles körben használják, és arra szolgál, hogy a kollégákat tájékoztassa a különböző eseményekről és témákról.

Az e-mail címzettjeit egyszerűen beírhatja a mezőbe Másolat, amely általában közvetlenül a mező alatt található Kinek. Ebben a címzetti láncban mindenki láthatja az összes többi címzett nevét és e-mail címét:

E-mail titkosítása

Minden e-mail kliens (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo stb.) lehetővé teszi, hogy az e-mail feladója kapcsolatba lépjen egy nagy szám anélkül, hogy felfednék adataikat az e-mail lánc többi felhasználója számára. Ezt a függvényt hívják BCC vagy Rejtett másolat. A címzetteket elrejtheti, ha beírja a címüket a mezőbe Rejtett másolat mezők használata helyett Kinekés Másolat:

Ezt a funkciót egyéni és csoportos e-mailekhez egyaránt használhatja. Ez különösen akkor hasznos, ha szeretné megőrizni a névjegyeit, hogy megvédje őket a spamektől és a spamektől, vagy egyszerűen nem szeretné, hogy a címzettek tudják, ki kapta ugyanazt az üzenetet.

Terület Rejtett másolat alapértelmezés szerint nem mindig érhető el minden levelezőprogramnál. Például be Outlook El kell mennie ide Lehetőségek a beállítás eléréséhez; ban ben Thunderbird ki kell választania ezt a funkciót a legördülő menüből; ban ben gmail meg kell nyomni a gombot Másolatés Rejtett másolat; ban ben Windows Live Mail Egyszerre kell megnyomnia a gombokat alt + B.

Kép: © Web Hosting - Unsplash.com

Naponta több tucat e-mailt küldünk. Néha ezek nagyon rövid üzenetek, például: "Menjünk ebédelni?". Néha - amellyel bemutatja vállalkozását vagy webhelyét. Ha sok a levél és kevés az idő, elkezdünk kapkodni és hibázni. Általában csekély, mint egy elírás, de néha vannak olyanok, amelyek nagyon ronthatják a hírnevét, és tönkretehetik a kapcsolatát egy ügyféllel vagy alkalmazottal.

Ez elkerülhető, csak összeszedni kell, és tisztában kell lenni néhány buktatóval. Íme az e-mailek küldésekor elkövetett leggyakoribb hibák. Olvassa el figyelmesen, és ne feledje, hogy először egy rövid szünetet kell tartania, ellenőrizze, hogy minden rendben van-e, és csak ezután kattintson a „Küldés” gombra.

Rossz címet tárcsáz

A leggyakoribb és legtöbb csúnya hiba. Képzelje el, hogy néhány szép személyes fotót szeretne küldeni egy barátjának vagy barátnőjének, de automatikusan beírja a főnöke vagy az ügyfele címét. És csak miután a levél eltűnt, rémülten veszi észre, mi történt az imént. Ha ez vigasztal, mindannyian voltunk már életében legalább egyszer ilyen helyzetben: ügyvédek bizalmas dokumentumokat küldtek a másik oldalra, tervezők rossz ügyfélnek küldték el az oldal elrendezését, és így tovább. De amikor ez megtörténik velünk, úgy tűnik, hogy a föld kicsúszik a lábunk alól.

Szerencsére sok levelezőszolgáltatásban, például ugyanabban a Gmailben van funkció. Kapcsolja be, és adjon meg egy nagy időintervallumot – így nyugodtabb.

Elfelejtettél befektetni

Azt írtad, hogy csatoltak egy fájlt a levélhez, de elfelejtetted csatolni. Egy másik gyakori hiba, amely gyakran félreértésekhez és bocsánatkéréshez vezet. Egyrészt nem baj, senki sem tökéletes, de jobb, ha előbb mindent leellenőriz, és csak utána küld levelet. A címzett kérdéseinek elkerülése érdekében javasoljuk, hogy az összes csatolt fájlt közvetlenül a levél törzsében sorolja fel. Például így:

Szia Maxim! Küldök néhány fájlt, ezek a mellékletben vannak:

Szolgáltatási szerződés

GIF macskával

Nem gondolsz a díszítésre

Ismerkedj meg, mint emlékszel, ruhákkal. Ha nem szeretné, hogy az e-mail azonnal törölje, dolgozzon az űrlapon. Azt mondják, hogy annyi időt kell rá adni, mint a tartalomra. Szerencsére ma már könnyű. Ehhez javasoljuk a Wix ShoutOut alkalmazás használatát, válassza ki a megfelelő sablont, és adja hozzá a szövegét. Nincs szükség speciális ismeretekre, csak ügyeljen arra, hogy minden rendben és szép legyen. Egyébként egy jó levelezőlistának megvannak a maga titkai és szabályai, ezért javasoljuk, hogy olvassa el e-mail marketing igazgatónkat. Ne köszönd.

Nem ad meg tárgysort

A levél tárgya megközelítőleg ugyanazt a szerepet tölti be, mint a szöveg címe. Megjelenik az Ön neve mellett, a címzett látja és megérti, hogy mit küldött neki: számlát, megbeszélés eredményét, állásajánlatot, weboldal elrendezését stb. Ne feledje, hogy a témát egyértelműen kell megfogalmazni, hogy szükség esetén az ember gyorsan megtalálja a levelét, és meggyőzően, hogy érdeklődjön, ha mondjuk egy levelezőlistáról beszélünk. Nem is olyan régen írtunk arról, ha elfelejtetted – érdemes újra elolvasni.

Nem menti a piszkozatokat

Ha szeretsz levelet írni szövegszerkesztők, majd gyakrabban mentsd el, különben kiderül, hogy egész nap a levél fölött ültél, aztán hirtelen lefagy a számítógép, és minden eltűnt. Vagy írj közvetlenül a címre mail szolgáltatás- akkor az összes vázlat automatikusan a "Piszkozatok" mappába kerül.

Udvariatlan vagy

Az udvariasság a levelezésben ugyanolyan fontos, mint az életben. Íme az alapvető szabályok, amelyeket mindenkinek és mindenkinek be kell tartania:

Mindig köszönje meg a feladónak a levelet, különösen, ha látja, hogy jó munkát végzett. Emlékszel, amikor gyerekként mindannyiunkat „varázslatos” szavakra tanítottak? Ne feledkezzünk meg róluk, annak ellenére, hogy már felnőttek vagyunk.

Maradjon nyugodt, még akkor is, ha az ügy rendkívül sürgős és fontos. Az idegesség és a szemrehányás semmi jóra nem vezet.

Kezdje és fejezze be levelét gyakori kifejezésekkel. A formalitás mértéke attól függ, hogy kivel levelez. Ha ez a főnököd vagy csak egy tisztviselő, ne használja a „Hello”, „Bye” vagy „Kiss” kifejezést. És fordítva, ha kollégának vagy barátnak ír, megteheti a hagyományos „Tisztelettel”.

Nem olvasol szöveget

A nyomdahibák elronthatják az egész benyomást, ezért figyelmesen olvassa el újra az írott levelet, lehetőleg többször. Kételyek a helyesírással vagy a szintaxissal kapcsolatban – ugorjon ide Diploma.ru. Jobb hétszer megmérni, azaz ellenőrizni, mint később elnézést kérni a gépelési hibákért és bebizonyítani, hogy valóban írástudó vagy.

És mellesleg: ha fél, hogy véletlenül elküld egy befejezetlen levelet, először írja be a teljes szöveget, és csak ezután írja be a címzett címét.

Nem a megfelelő személyeket helyezi el a levél másolatában

Nézzük meg, ki kaphatja meg a levelét. A Címzett mező az elsődleges címzett. A „CC” mező az a személy, aki megkapja a másolatot. Nem kapcsolódik közvetlenül a tárgyalt témához, de szeretne vagy tudnia kell. A „Titkos másolat” mező a rejtett címzetteket tartalmazza. Hozzáadja őket, de az elsődleges címzett nem látja őket. És itt óvatosnak kell lenni: összetévesztheti a Cc és a Titkos másolatot, és akkor a címzett azt hiszi, hogy kémkednek utána.

Ne feledje, hogy néhány ember számára fontos, hogy tisztában legyen azzal, mi történik. Nem akarja hallgatni a szemrehányásokat a következő témában: „Hogy nem vehetett fel engem a példányhoz ?! Két hónapig dolgoztam ezen a projekten!” Ha kétségei vannak, vegyen fel mindenkit, akinek köze van a problémához. Talán nem mindenki fog örülni annak, hogy elzavarják, de nem lesz panasz ellened.

Nem fizetsz elő

Azt írtad, hogy „Tisztelettel, Mása”, és azt gondolod, hogy minden rendben van, de a levél címzettje ül és azon töpreng, hogy milyen Masha. Nyomdából? Vagy esetleg illusztrátor? Annak érdekében, hogy ne találgasson, állítson be egy aláírást, és az automatikusan hozzáadódik minden üzenetének a végéhez. Feltétlenül adja meg keresztnevét, vezetéknevét, cégnevét, beosztását és Elérhetőség például skype vagy telefonszám. Hozzáadhatja a címet – bár ez reklám, de nem feltűnő.

Rossz időt választasz

Éjszaka leveleket írni nem a legjobb ötlet. Első ok: biztos rettenetesen fáradt lehetsz napközben, nem gondolkozol túl jól és megkockáztatod, hogy mindent megtesz jelzett hibákat. A második ok: a reggeli levéllavina maga alá temeti az éjféli levelét, és a közeljövőben a címzett biztosan nem fogja látni. A harmadik pedig: láthatóan nincs más dolgod, hiszen hajnali háromkor üzleti leveleket írsz.

Tanácsunk: ha semmi fontos és sürgős nem történt, küldjön üzenetet hétfőtől péntekig és munkaidőben, mint minden normális ember.

Szükség a vállalkozásod számára? Hozd létre magad a Wix-en – egyszerű és ingyenes!

Az üzleti kommunikáció saját világa, saját törvényeivel. Sok múlik azon, hogyan tartjuk be ezeket a törvényeket: a kollégákra és partnereinkre gyakorolt ​​benyomást, a munka termelékenységét, sőt a karrier előrelépését is.

Az üzleti kommunikációban különleges helyet foglal el az üzleti levelezés, amely a legtöbb irodai dolgozó napi feladata, és nem csak. Az üzleti levelezés megfelelő lebonyolításának képessége jó segítség lehet a nyereséges üzletek megkötésében és az üzleti imázs kialakításában.

Nézzük meg az üzleti levél néhány jellemzőjét. Tehát az üzleti levelezés a következő:

• képletes kifejezések és klisék használata
• érzelmi semlegesség,
• az előadás szemantikai pontossága és tömörsége,
• jól felépített érvelés.

Az angol nyelvű üzleti levelezés ugyanazok a szabályok és közhelyek, amelyek közül néhányat mindenkinek ajánlunk, aki külföldi partnerekkel vagy nemzetközi cégeknél dolgozik. Felhívjuk a figyelmet néhány hasznos kifejezésre, amelyek díszítik üzleti levelezését. Ezek a kifejezések hangsúlyozzák professzionalizmusát, és segítenek kialakítani egy üzletember képét. Kezdje?

1. Mellékletben találja

Kezdjük a klasszikusokkal. Gyakran csatolják az e-mailekhez különféle dokumentumokat vagy más fájlokat. Ez a kifejezés tökéletes ahhoz, hogy értesítse a címzettet a melléklet jelenlétéről. Végtére is, az „Attachment” szó fordításban „befektetést” jelent. A kifejezést a levél végén kell használni.

Íme néhány használati példa:

• Mellékelten találja portfóliómat.
• Mellékelten találja a megállapodás/szerződés másolatát.

2. Továbbítottam

Ez a kifejezés akkor használható, ha továbbítania kell az e-mailt más címzetteknek. A címzett értesítésére az „továbbküldtem” kifejezés tökéletes. Például:

• Elküldtem Önnek Anna önéletrajzát.
• Továbbítottam neked John e-mailjét.

3.Másoltam

Az üzleti levelezés sajátosságainak minden titkába járatlan ember nem biztos, hogy megérti, mit jelent ez a furcsa rövidítés. De mi profik vagyunk. Az „I've cc'ed” egy rövidítés, ami az I have carbon copied rövidítése. A kifejezés azt jelenti, hogy "tegyél valakit másolatra, hogy leveleket kapjon".

Ha tehát valakinek tudatnia kell, hogy más címzetteket is elhelyezett egy példányban, nyugodtan használja ezt a kifejezést. Például:

• Ezt az e-mailt küldtem Sara-nak.
• Ezekről az e-mailekről másolatot küldtem Jacknek és Jimmynek.

Ami az üzleti levelezésben nem használható rövidítéseket illeti, ez esetben általában kivételt tesznek.

4. További részletekért

Ez a kifejezés bevált módja annak, hogy udvariasan angolul fejezze be levelét. A "további részletekért" azt jelenti, hogy "további információkért". részletes információk", "részletesen". Példák a felhasználásra:

• További részletekért forduljon hozzám bármikor.
• További részletekért írjon értékesítési vezetőnknek.

Egy másik kifejezés, amely segít udvariasan befejezni: "Ha bármilyen kérdése van, ne habozzon kapcsolatba lépni velem." Lefordítva ez azt jelenti: "Ha bármilyen kérdése van, nyugodtan írjon nekem."

5. Várom

Az "előre várok" kifejezés azt jelenti, hogy "várom a várakozást". Tehát ha választ vár, vagy valamilyen más intézkedést vár a címzetttől, akkor teljesen helyénvaló lenne ezt a kifejezést használni. Például:

• Várom a válaszod.
• Várom válaszodat.

A kifejezést a legjobb a levél végén használni.

Amikor levelet ír, akkor is udvariasnak kell lennie, ha nincs igazán kedve hozzá. Az a képesség, hogy bármilyen helyzetben hozzáértő leveleket írjon, tükrözi professzionalizmusát, jó tenyésztését és üzleti etikai ismereteit. Összefoglalva emlékeztetünk arra, hogy az üzleti levelezésben meg kell mutatnia a megfogalmazás pontosságát és a kifogástalan írástudást. Szintén elfogadhatatlan a rövidítések használata (ritka kivételekkel).

Írjatok helyesen angol nyelvű e-maileket kedves barátaim! Sok szerencsét!