OBSAH
ÚVOD………………………………………………………………………………..2
1. Informačné toky a pracovný tok v podniku
1.1 VYMEDZENIE POJMOV………………………………………………………… 4
1.2. INFORMOVANIE MANAŽÉROV – TYPICKÉ PROBLÉMY………………………………………………………………………………………….4
1.3. INFORMAČNÉ PROBLÉMY PODNIKOV…………….…..5
1.4 POŽIADAVKY NA SYSTÉM INFORMAČNÝCH TOKOV ...................... 6
1.5 ORGANIZÁCIA SYSTÉMU INFORMAČNÝCH TOKOV……7
1.6 ANALÝZA INFORMAČNÝCH TOKOV………………………………..8
2. EKONOMICKÉ CHARAKTERISTIKY SPOLOČNOSTI ENTERPRISE LLC "ELECTRA-N"
2.1. POPIS SPOLOČNOSTI ELEKTRA-N LLC………………………………………...11
12
3. ANALÝZA TOKU INFORMÁCIÍ A TOKU DOKUMENTOV NA PRÍKLADE SPOLOČNOSTI ELECTRA-N LLC
3.1 Zostavenie harmonogramu informačných tokov ... ... 25
4. Spôsoby, ako zlepšiť informačné toky a pracovný tok………………………………………………………..……..28
ZÁVER……………………………………………………………………….. 30
LITERATÚRA………………………………………………………... ……….32
ÚVOD
Zdokonaľovanie metód riadenia je jednou z hlavných úloh, ktorých riešenie závisí od stupňa napredovania podniku. Každým rokom intenzita výmeny informácií v podniku nevyhnutne narastá a komplikuje sa, a preto sa problém vytvárania metód na popis, analýzu a štúdium informačných tokov stáva aktuálnejším. Na jeho vyriešenie sa berú do úvahy: analýza organizácie; zlepšenie schémy toku dokumentov; vývoj automatizovaných informačných podporných systémov. Štúdium informačných tokov poskytuje všeobecnú predstavu o fungovaní objektov riadenia a je prvým krokom v analýze organizácie. V tejto fáze je možné vyriešiť množstvo problémov týkajúcich sa zlepšenia schémy toku dokumentov. Ďalšie štúdium informačných tokov umožňuje identifikovať prvky informačného zobrazenia objektu, vzťah medzi nimi, štruktúru a dynamiku informačných tokov.
Problémy včasného poskytovania prevádzkových informácií manažérom podnikov sú do značnej miery determinované nedokonalosťou systému informačných tokov podniku. Predmetová práca rozoberá typické problémy systému informačných tokov ruských podnikov a prístup k ich analýze v koncepte controllingu.
Cieľom práce v kurze je preskúmať spôsoby budovania efektívneho pracovného toku v podniku a spôsoby zlepšenia systému toku informácií na príklade spoločnosti Elektra-N LLC.
Predmetom štúdie sú informačné toky a workflow spoločnosti Elektra-N LLC, ktorá sa špecializuje na oblasť elektronické systémy bezpečnosť a podpora života v meste V. Novgorod.
Predmetom štúdie je zefektívnenie obehu dokumentov a zlepšenie systému informačných tokov podniku OOO Elektra-N.
Na základe cieľa sú definované nasledujúce úlohy:
- zvážiť koncepciu informačných tokov;
považovať za typické informačné problémy podniky;
zvážiť organizáciu systému informačných tokov;
analyzovať smer a intenzitu obehu dokumentov v podniku, ako aj spôsoby, ako ho zlepšiť.
1. Informačné toky a pracovný tok v podniku
1.1 DEFINÍCIE
Informačné toky sú fyzickým pohybom informácií od jedného zamestnanca podniku k druhému alebo z jedného oddelenia do druhého. Transformácia informácií (účtovný zápis) sa nepovažuje za informačné toky.
Systém informačných tokov je súbor fyzických pohybov informácií, ktorý umožňuje uskutočniť akýkoľvek proces, realizovať akékoľvek rozhodnutie. Najbežnejším systémom informačných tokov je súhrn informačných tokov, ktorý umožňuje podniku vykonávať finančné a ekonomické aktivity.
Informačné toky zabezpečujú normálny chod organizácie. Účelom práce s informačnými tokmi je optimalizovať prácu podniku.
1.2 INFORMOVANIE MANAŽÉROV – TYPICKÉ PROBLÉMY
Vedúci podniku (generálny riaditeľ, finančný riaditeľ, vedúci útvarov) musia mať prevádzkové informácie, aby v prípade odchýlok od plánu, predovšetkým z hľadiska nákladov, mohli včas prijať nápravné rozhodnutia.
Tradične informácie vo forme odhadu skutočných nákladov pre podnik poskytuje účtovné oddelenie. Údaje vo forme odhadov nákladov a kalkulácií pre jednotlivé typy produktov sú poskytované po:
spracované účty za elektrinu, plyn, vodu;
výpočet služieb dielní voči sebe navzájom a voči tretím stranám;
odpisy dlhodobého majetku boli časovo rozlíšené;
rozložené režijné náklady medzi obchody a druhy výrobkov;
dane sa pripisovali do rozpočtu a robili sa zrážky do mimorozpočtových fondov.
Po porovnaní skutočných odhadov nákladov s výnosmi účtovné oddelenie vypočíta finančný výsledok.
Dnes sa vo väčšine ruských priemyselných podnikov tieto operácie (závierka, náklady na formovanie a finančné výsledky) vykonávajú mesačne, t.j. plánovacie oddelenie podniku určí výkon, náklady a finančný výsledok za mesiac a potom vypočíta skutočné údaje a porovná ich s plánovanými.
Nevýhodou tohto systému je neefektívnosť. Uzávierka účtov, výpočet nákladov a finančných výsledkov zaberie účtovnému oddeleniu toľko času, že skutočný odhad nákladov zvyčajne dostane do 20. dňa nasledujúceho mesiaca. To znamená, že manažér je pri rozhodovaní nútený operovať s dva mesiace starými dátami a spoliehať sa viac na svoju intuíciu. Promptne je možné poskytnúť len informácie o objeme vyrobených produktov (denný report z dielne) a o pohybe peňazí na bežnom účte (platobné príkazy a výpisy prijíma finančné oddelenie denne).
Vyššie uvedené si vyžaduje vytvorenie systému na poskytovanie prevádzkových informácií manažérom podnikov o výnosoch a nákladoch. Vytvorenie takéhoto systému je dôležitou úlohou služby controllingu: manažéri by mali dostávať informácie o nákladoch častejšie ako raz za mesiac. Na to je potrebné dať veci do poriadku v informačných tokoch podniku.
1.3 INFORMAČNÉ PROBLÉMY PODNIKOV
Vyššie uvedená situácia s poskytovaním prevádzkových informácií vedúcim podniku je spôsobená nedostatkami v organizácii informačných tokov. Medzi typické nedostatky systému informačných tokov ruských podnikov patria:
duplikácia poskytovaných informácií;
nedostatok relevantných (základných) informácií;
nedostatok jednoznačného rozdelenia zodpovednosti za dokumenty;
včasné poskytovanie informácií;
informácie sa nemusia dostať k adresátovi;
po prijatí informácií môžu byť potrebné objasnenia.
Dôležitou úlohou controllingovej služby je zlepšiť systém informačných tokov, zmeniť algoritmy na odovzdávanie dokumentov a automatizovať prenos informácií.
Systém informačných tokov controllingu by mal byť organicky integrovaný do všeobecného systému informačných tokov podniku, inak zamestnanci podniku odmietnu schému, ktorá im bola uložená.
Je potrebné analyzovať fungovanie systému toku informácií, ktorý existuje v podniku, na prítomnosť „úzkych miest“, ďalších väzieb (na to musia mať kontrolóri potrebné právomoci). Zavedením systému controllingu dochádza k reštrukturalizácii a optimalizácii systému informačných tokov – celého toku ekonomických dokumentov podniku.
1.4 POŽIADAVKY NA SYSTÉM TOKU INFORMÁCIÍ
Informácie, ktoré sa zhromažďujú v systéme Controlling na spracovanie a
analýza musí spĺňať tieto požiadavky:
aktuálnosť, t.j. informácie o nákladoch, výnosoch, ziskoch by mali prísť vtedy, keď ich ešte má zmysel analyzovať;
dôveryhodnosť;
relevantnosť, t.j. informácie by mali pomôcť pri rozhodovaní;
užitočnosť (účinok používania informácií by mal pokryť náklady na ich získanie);
úplnosť, t.j. nemali by existovať žiadne vynechania;
zrozumiteľnosť, t.j. informácie by nemali vyžadovať „dešifrovanie“;
pravidelnosť príjmu.
Controllingový systém rieši svoje úlohy v oblasti automatizácie v podniku. Náročnosť spracovania detailných informácií o nákladových strediskách je obrovská, je náročné ich manuálne spracovať. Ekonómovia obchodov (pobočiek, skladov, predajní) okamžite požadujú automatizáciu svojej práce, keďže práca v systéme controllingu je pre nich ďalšou záťažou, aj keď zber plánovaných a aktuálnych informácií prebieha raz za mesiac. Ak sa informácie zhromažďujú raz týždenne, oddelenia nebudú mať fyzicky čas na spracovanie a poskytovanie informácií riadiacej službe, ktorá zase nebude mať čas zhrnúť všetky údaje o podniku. Ak teda automatizujete spracovanie transakcií a zostatkov na účtoch alebo výpočet odpisov, prípadne výpočet mzdy, rovnakým spôsobom je vhodné automatizovať aj kontrolnú prácu.
1.5 ORGANIZÁCIA SYSTÉMU INFORMAČNÝCH TOKOV
Na vytvorenie systému informačných tokov je potrebné:
určiť štruktúru informácií, ktoré sa majú poskytnúť;
analyzovať existujúci tok dokumentov v podniku;
rozvíjať nový systém pracovný tok.
Informačná štruktúra zahŕňa predovšetkým členenie druhov príjmov a nákladov podľa kalkulačných objektov (podľa oddelení, produktov, zmlúv).
Počas analýzy pracovného toku by sa malo objasniť: je možné zbierať informácie o typoch nákladov, napríklad v polovici mesiaca, aké prekážky existujú, čo je potrebné urobiť na ich odstránenie? Ukazuje sa, že skladovateľom je možné uložiť povinnosť predkladať údaje o spotrebe materiálu (limit-plotové karty) v polovici mesiaca, a nie až na konci; že časomerači môžu denne zadávať údaje z evidencie do mzdového programu atď. Controlling Service môže v mene CFO alebo CEO nariadiť poskytovanie údajov častejšie.
Služba controllingu sa musí dohodnúť s účtovným oddelením na zadávaní údajov dielní podľa nákladov tak, aby služba controllingu vyberala informácie z databázy a spracovávala ich podľa vlastných „regulačných pravidiel“, t.j. súhrnné analytické formuláre. V dôsledku spracovania sa získavajú controllingové údaje z účtovného hľadiska „nie úplne presné“, táto presnosť je však dostatočná na prijímanie manažérskych rozhodnutí. Práve tieto 95 % spoľahlivé údaje dnes potrebuje finančný riaditeľ a o mesiac neskôr 100 % presné účtovné výkazy – informácie, ktoré sú na rozhodovanie operatívneho manažmentu zbytočné.
Controllingová služba neúčtuje, neprepočítava obraty a nemení zostatky na účtoch – to je výsada účtovníctva. Služba Controlling analyzuje údaje a zoskupuje ich podľa určitých charakteristík: premenné a konštanty súvisiace s konkrétnym nákladovým strediskom a nesúvisiace atď. Preto služba controllingu nezasahuje do účtovného oddelenia, čo im umožňuje pracovať ako jeden tím.
1.6 ANALÝZA TOKU INFORMÁCIÍ
Controllingová služba v procese analýzy informačných tokov podniku študuje procesy vzniku, pohybu a spracovania informácií, ako aj smer a intenzitu toku dokumentov v podniku.
Účelom analýzy informačných tokov je identifikovať miesta duplicity, prebytku a nedostatku informácií, príčiny ich zlyhaní a oneskorení.
Najbežnejšou a zrejme aj najpraktickejšou metódou analýzy toku informácií je plánovanie toku informácií. Na zostavenie grafov informačných tokov by ste mali poznať (alebo si sami vytvoriť) určité pravidlá ich zostavovania a symboly pre jednotlivé prvky.
Každý informačný tok – jeden pohyb informácií – má tieto vlastnosti:
dokument (na ktorom sú informácie fyzicky obsiahnuté);
otázky (ktorej oblasti činnosti podniku sa informácie týkajú: nákupov, predajov výrobkov, uzatvárania mesiaca a získavania súhrnných nákladov, plánovania atď.);
výkonný umelec (osoba, ktorá prenáša tieto informácie);
periodicita (frekvencia prenosu: mesačná, štvrťročná, denná).
Spoločnosť rozlišuje dve úrovne podrobnosti informačných tokov:
na úrovni podniku sa detailing realizuje na úroveň dielne (subdivízie), t.j. informácie sa prenášajú medzi obchodmi a službami podniku;
na úrovni dielne (subdivízie) podniku sa detailing realizuje na úroveň pracoviska, t.j. informácie sa prenášajú medzi pracovníkmi obchodu a službami súvisiacimi s obchodom.
Je dôležité dodržiavať jednotné pravidlá, ktoré umožňujú analytickej službe hovoriť rovnakým jazykom s ostatnými účastníkmi procesu analýzy informačných tokov (finančné a ekonomické služby, oddelenie automatizácie atď.). Na úrovni podniku je vhodné zostaviť grafy informačných tokov pre jednotlivé problémy, keďže počet informačných tokov (spojení) je veľmi veľký, takže je ťažké identifikovať jeden algoritmus. Na úrovni jednotlivých workshopov je možné zostaviť všeobecný harmonogram informačných tokov pre všetky problémy, keďže tu počet tokov (spojení) nie je príliš veľký, aj keď je možné zostaviť grafy pre každý problém.
Prílohou harmonogramu informačných tokov je dekódovanie informačných väzieb v podniku alebo v divízii.
Zostavený harmonogram informačných tokov má značnú nevýhodu – veľké množstvo informačných prepojení sťažuje jeho čítanie a analýzu, no práve analýza informačných tokov bola účelom zostavenia harmonogramu. Preto je vhodné vypracovať grafy, ktoré znázorňujú nie statické vzťahy medzi oddeleniami, ale tok dokumentov spojených s realizáciou konkrétnej pracovnej úlohy.
2. EKONOMICKÉ CHARAKTERISTIKY SPOLOČNOSTI ENTERPRISE LLC "ELECTRA-N"
2.1 POPIS SPOLOČNOSTI ELEKTRA-N LLC
Organizácia Elektra-N LLC územne sídli na adrese: Veliky Novgorod, B. St. Petersburg St., 80.
Spoločnosť Elektra-N bola založená v roku 1991. Spočiatku sa zaoberala vývojom špeciálnej televíznej techniky pre vedecký výskum. Od roku 1993 sa špecializuje na oblasť elektronického zabezpečenia a systémov na podporu života. V súčasnosti spoločnosť zamestnáva viac ako 30 ľudí. Súčasť skupiny spoločností Elektra.
Hlavnými činnosťami spoločnosti sú:
- vývoj koncepcií bezpečnosti objektov;
- navrhovanie bezpečnostných systémov pre objekty akejkoľvek zložitosti;
- dodávka zariadení, montáž bezpečnostných systémov;
- technická a prevádzková údržba bezpečnostných systémov;
- školenia personálu, konzultácie v oblasti elektronických zabezpečovacích systémov a bezpečnostných systémov;
- vývoj a výroba počítačových systémov na registráciu obrazu pre potreby fotoniky, vysokorýchlostnej fotografie a spektrometrie;
- projektovanie a montáž inžinierskych sietí a systémov, technologických zariadení;
- vykonávanie prác na zaistenie požiarnej bezpečnosti stavieb a stavieb;
- návrh a montáž LAN.
Organizačná štruktúra Elektra-N LLC zahŕňa:
- podnikový riadiaci aparát
- finančné a kontraktačné oddelenie
- oddelenie marketingu a inovácií
- odbor informačných technológií
- technické oddelenie
- projektové oddelenie
- montážne oddelenie
- oddelenie logistiky
- obchodné oddelenie
- oddelenie prevádzky zariadení.
Zodpovednosti a právomoci v rámci organizácie sú umiestnené zhora nadol, t.j. od vyšších manažérov po nižších manažérov. Nižší manažéri zasa vedú špecializované organizačné subštruktúry podľa funkčných charakteristík. Tento spôsob organizácie práce teda zodpovedá lineárno-funkčnej štruktúre riadenia.
Technológiu spracovania účtovných informácií a toku dokladov vyvíja, dopĺňa alebo reviduje sám hlavný účtovník alebo účtovníci pod kontrolou hlavného účtovníka.
2.2 EXPRESNÁ ANALÝZA FINANČNEJ POZÍCIE SPOLOČNOSTI ELECTRA-N LLC
Analýza podrobnej finančnej situácie podniku
Horizontálna a vertikálna analýza majetku podniku
| Podnikové fondy | Začiatkom roku 2007 | Koncom roku 2007 | rast | |||
| tisíc rubľov. | zdieľam, % | tisíc rubľov. | zdieľam, % | tisíc rubľov. | zdieľam, % | |
| Dlhodobý majetok | 678 | 22,30% | 1033 | 14,86% | 355 | -7,44% |
| obežný majetok | 2362 | 77,70% | 5919 | 85,14% | 3557 | 7,44% |
| Vrátane v teréne: | ||||||
| výroby | 264 | 11,18% | 84 | 1,42% | -180 | -9,76% |
| odvolania | 2098 | 88,82% | 5835 | 98,58% | 3737 | 9,76% |
| Z toho obežný majetok: | ||||||
| s minimálnym investičným rizikom | 249 | 10,54% | 2021 | 34,14% | 1772 | 23,60% |
| s nízkym investičným rizikom | 2113 | 89,46% | 3898 | 65,86% | 1785 | -23,60% |
| vysoko rizikové investície | - | - | - | - | - | - |
| Celkom | 3040 | 100,00% | 6952 | 100,00% | 3912 | - |
| Počítajúc do toho: | ||||||
| nepeňažný majetok | 935 | 30,76% | 753 | 10,83% | -182 | -19,93% |
| peňažné aktíva | 2105 | 69,24% | 6199 | 89,17% | 4094 | 19,93% |
Horizontálna analýza aktív spoločnosti ukazuje, že ich absolútna suma za vykazované obdobie vzrástla o 3912 tisíc rubľov. To naznačuje, že spoločnosť zvýšila svoj ekonomický potenciál. Vertikálna analýza aktív súvahy, ktorá odráža podiel každej položky na celkovej mene súvahy, vám umožňuje určiť významnosť zmien pre každý typ aktív. Zo získaných údajov vyplýva, že štruktúra majetku analyzovaného podniku sa výrazne nezmenila: podiel fixného kapitálu sa znížil o 7,44 %, podiel pracovného kapitálu vzrástol o 7,44 %. Pomerne výrazne sa zmenili aj obežné aktíva vo sfére výroby a obehu: vo výrobnej sfére poklesli o 14,65 % a vo sfére obehu vzrástli o 14,65 %. Významný podiel tvoria peňažné aktíva v celkovej mene súvahy, ktorých podiel za sledovaný rok vzrástol o 19,93 %.
Analýza zásob
| Ukazovatele | Na začiatku obdobia | Na konci obdobia | zmeny | |||
| Tisíc rubľov. | Zdieľam % | Tisíc rubľov. | Zdieľam % | Tisíc rubľov. | Zdieľam % | |
| Zásoby vrátane: | 264 | 100 | 84 | 100 | -180 | - |
| - suroviny a materiály | 103 | 39,02 | 0 | 0 | -103 | -39,02 |
| -hotové výrobky a tovar na ďalší predaj | 77 | 29,17 | 3 | 3,57 | -74 | -25,6 |
| - Budúce výdavky | 84 | 31,82 | 81 | 96,43 | -3 | +64,61 |
V analyzovanom období sa celkové množstvo zásob znížilo o 180 tisíc rubľov, čo negatívne ovplyvňuje činnosť podniku. Tiež množstvo surovín a materiálov sa znížilo o 103 tisíc rubľov a náklady na budúce obdobia sa znížili o 3 tisíc rubľov. Podiel hotových výrobkov a tovaru na ďalší predaj ku koncu roka klesol o 25,6 %, čo je nezdravý trend v činnosti spoločnosti.
Analýza pohľadávok
Vykonané výpočty naznačujú nárast pohľadávok o viac ako 2-krát a na konci roka predstavovali 3814 tisíc rubľov Množstvo nezaplatených faktúr s kupujúcimi a zákazníkmi sa tiež zvýšilo dvakrát. Všetky údaje v tabuľke svedčia o negatívnych výsledkoch činnosti spoločnosti v sledovanom roku.
Analytická bilancia podniku
| Aktíva | súčet | Pasívne | súčet |
| 1. Neobežný majetok | 1033 | 1. vlastné prostriedky | 4577 |
| 2. pracovný kapitál: | 5919 | 2. dlhodobé vypožičané zdroje | 0 |
| - zásoby a náklady | 84 | 3. krátkodobé vypožičané zdroje:
- krátkodobé bankové pôžičky - splatné účty |
2375 |
| - pohľadávky | 3814 | 0 | |
| - hotovosť | 2021 | 2375 | |
| - krátkodobé finančné investície | 0 | ||
| - DPH | 0 | ||
| - iní | 0 | 4. Ostatné záväzky | 0 |
| Celkom | 6952 | Celkom | 6952 |
Na konci roka má spoločnosť majetok vo výške 6952 tisíc rubľov. a záväzky v rovnakej výške. Aktívum podniku ukazuje umiestnenie finančných prostriedkov podniku a pasívum ukazuje, odkiaľ pochádzajú finančné prostriedky na ich nadobudnutie.
Analýza peňažných tokov
Suma hotovosti na začiatku roka predstavovala 249 tisíc rubľov a na konci roka - 2021 tisíc rubľov. To naznačuje, že príjmy spoločnosti rastú a nárast hotovosti spoločnosti má pozitívny vplyv na likviditu súvahy.
Analýza záväzkov
| Zdroj kapitálu | Dostupnosť finančných prostriedkov, tisíc rubľov | Štruktúra fondov, % | ||||
| Na začiatku obdobia | Na konci obdobia | zmeniť | Na začiatku obdobia | Na konci obdobia | zmeniť | |
| Equity | 811 | 4577 | +3766 | 26,68 | 65,84 | +39,16 |
| Požičaný kapitál | 2229 | 2375 | +146
atď................. |
|||
|
* Poznámka. Jedinečnosť diela je uvedená v dátume zverejnenia, aktuálna hodnota sa môže od uvedenej líšiť. |
||||||
Informačný manažment sa vzťahuje na organizáciu a používanie systémov informačnej podpory pre výrobné a obchodné procesy v podniku. Je založený na systémovom prístupe, ktorý pokrýva všetky činnosti súvisiace s plánovaním a riadením procesov zameraných na poskytovanie relevantných informácií podniku. Každý podnik by mal mať vlastnú stratégiu integrácie informačnej podpory pre rozhodovanie, ktorá je určená pasovými údajmi produktu, jeho životným cyklom a výrobnou technológiou, zvoleným spôsobom spracovania údajov, prostriedkami prenosu informácií k zákazníkom a partnerom a iné faktory.
Význam informačnej podpory logistického procesu je mimoriadne vysoký. Zdôrazňujúc nezávislú dôležitosť riadenia informačných tokov a zdrojov pre efektívne fungovanie podniku, mnohí odborníci vyzdvihujú špeciálnu informačnú logistiku.
V centre efektívneho kontrolovaného materiálového toku by mal byť skutočne efektívne riadený tok informácií. Existujú tri možnosti interakcie materiálových a informačných tokov, keď informácia predbieha, sprevádza a vysvetľuje materiálový tok po jeho prechode.
Informačný tok pred materiálom má za cieľ odstrániť úzke miesta vo výrobnom procese. Postupujúci informačný tok v opačnom smere obsahuje spravidla informáciu o objednávke; pokročilý informačný tok v smere dopredu - to sú predbežné správy o nadchádzajúcom príchode nákladu.
Sprevádzanie, keď sú súčasne s materiálovým tokom informácie o kvantitatívnych a kvalitatívnych parametroch materiálového toku, umožňuje rýchlo a správne identifikovať položky zásob a odoslať ich na miesto určenia.
Priechod informačného toku zaostávajúci za materiálovým tokom je zvyčajne povolený len na vyhodnotenie druhého. V nadväznosti na tok materiálu v opačnom smere môžu nasledovať informácie o výsledkoch preberania nákladu z hľadiska množstva a kvality, rôzne reklamácie, potvrdenia, informácie o vzájomnom vyrovnaní a pod.
Účelom informačnej podpory v logistike je umožniť riadenie, kontrolu a integrované plánovanie pohybu materiálov a výrobkov. To si vyžaduje úplnú kontrolu nad celým množstvom vytvorených a prenášaných informácií. Problém priebežného účtovania výsledkov fungovania systému sa stáva čoraz naliehavejším, čo prispieva k promptnému zavádzaniu zmien ako v konštrukcii, tak aj v realizácii priebehu výrobných procesov a distribúcie produktov. Dnes sa darí tým firmám, ktoré dokážu čo najrýchlejšie zhromaždiť a spracovať spoľahlivé informácie (o stave financií a skladov, o pohybe materiálu, o cenách u konkurencie a pod.) a po ich rozbore vyrobiť jeden resp. ďalšie rozhodnutie – aby nezaostal a hral dopredu.
Transformácia parametrov a údajov na riadiace informácie sa riadi určitými zásadami. Hlavným je princíp minimálneho požadovaného množstva informácií, ktorý je založený na princípoch univerzalizácie a optimálneho detailovania informácií. Rovnako dôležitá je zásada spoľahlivosti zozbieraných informácií. Vysoká miera náhodnosti vznikajúcich udalostí často vedie k nestabilným ukazovateľom dočasného charakteru, čo môže mať významný vplyv na hodnotu iných ukazovateľov, hoci dočasných, ale významných. Z dynamiky a náhodnej premenlivosti modernej výroby vyplýva potreba dodržiavať princíp stálosti pri zbere priemyselných a obchodných informácií.
Riadenie toku informácií zahŕňa implementáciu nasledujúcich základných typických funkcií:
Filtrovanie prietoku, t.j. selektívne spracovanie niektorých a odmietnutie iných informačných údajov a dokumentov;
- akumulácia informácií a ukladanie údajov v informačnom poli;
- spájanie a oddeľovanie informačných tokov v štruktúre informačného systému a v komunikačných sieťach;
- prenos informačných tokov;
- rôzne elementárno-informačné transformácie;
- spracovanie informácií zameraných na získanie údajov súvisiacich s realizáciou logistických operácií.
Informačná služba logistického systému musí spĺňať určité organizačné požiadavky.
Medzi hlavné patria nasledujúce:
A) systematická služba, ktorá sa prejavuje:
- v komplexnosti druhov informačných služieb s prihliadnutím na charakter činností spotrebiteľov a úlohy, ktoré riešia v logistických procesoch;
- v komplexnom uspokojovaní informačných potrieb vyplývajúcich od zamestnancov v logistickom systéme;
b) spoľahlivosť služby, čo znamená také poskytovanie informácií, kedy spotrebiteľ v každej fáze práce dostane všetky informácie, ktoré potrebuje, v správnom čase a vo forme, ktorá mu najviac vyhovuje;
c) úplnosť služby, čo znamená:
- úplnosť pokrytia prác vykonaných spotrebiteľom;
- úplnosť poskytnutia potrebných informácií, ktoré sú pre neho vybrané z informačného toku, konkrétnemu spotrebiteľovi;
d) diferenciácia služby, ktorá spočíva v tom, že každému spotrebiteľovi sú individuálne poskytnuté informácie, ktoré prispievajú k riešeniu úloh, ktoré mu boli v rámci logistického procesu uložené.
Hlavnými komponentmi informačnej zložky logistiky sú systémy na spracovanie informácií a prenos logistických údajov. Manažérske rozhodnutia si vyžadujú nielen dostupnosť konvenčnej technológie na generovanie, zber a spracovanie dát, ale aj vytvorenie informačnej infraštruktúry, t.j. vytvorenie systému na zber a spracovanie údajov na vopred určených miestach dodávateľského reťazca, výmenu informácií medzi bodmi a prenos informácií na rôzne úrovne riadenia.
Veľká rozmanitosť a objem zozbieraných údajov si vyžaduje systematický prístup k ich spracovaniu. Vo svete sa objem širokej škály informácií prenášaných prostredníctvom informačnej a telekomunikačnej infraštruktúry zdvojnásobuje každé 2-3 roky. Problém „preťaženia informáciami“ sa dnes rieši extrakciou informácií potrebných pre potreby používateľa z celého dátového poľa pomocou dokonalých prostriedkov obehu, ďalšieho spracovania a včasnej aktualizácie informácií. Moderné technológie umožňujú riešiť problematiku kompresie interných a externých informácií, využitie komerčne výhodných rozhraní, prenos zdieľaných znalostí medzi organizačnými jednotkami a kooperačnými partnermi.
Rýchly rozvoj sietí lokálnych systémov s nadregionálnou až medzinárodnou štruktúrou vedie k odmietnutiu klasických pracovných oblastí informatiky a rozšírenému využívaniu telekomunikácií. Vytvorenie a prevádzka vhodnej komunikačnej štruktúry súvisí s úlohami informačného manažmentu, avšak na rozdiel od všeobecne uznávaného chápania informačného manažmentu v informačnej logistike sú informačné toky medzi akciami (operáciami) pre vnútropodnikovú a medzifiremnú koordináciu v popredí.
Spracovanie logistických informácií
V logistickom systéme je celý priebeh prípravy a rozhodovania z veľkej časti procesom spracovania informačného toku. Úplné a včasné spracovanie informácií by malo zabezpečiť stabilné prepojenie medzi dodávateľskými procesmi s prihliadnutím na potreby výroby a uspokojením existujúcich objednávok. Za týchto podmienok môže nedostatok informácií alebo ich rýchle prijatie viesť k prerušeniu zásobovania podniku určitým typom zdrojov, poruchám vo výrobnom procese a zníženiu kvality spotrebiteľských služieb.
Efektívne riadenie materiálových tokov je nemožné pri absencii výkonného informačného systému, ktorý manažérom na rôznych úrovniach poskytuje potrebné a spoľahlivé informácie pre plánovanie a sledovanie fungovania logistického systému. Manažérske rozhodovanie je nemysliteľné bez riadnej výmeny informácií medzi rôznymi úrovňami riadenia, bez prítomnosti informačnej štruktúry definovanej systémom informačných tokov medzi zdrojmi a príjemcami zhora nadol (riadenie procesov), zdola nahor (riadenie procesov) a medzi paralelnými oddeleniami rôznych funkčných účelov.
V ideálnom prípade zohráva informačný systém úlohu „centrálneho nervového systému“, ktorý spája plán výroby, plán logistiky a predaja a poskytuje integrované riadenie materiálových a informačných tokov obiehajúcich v logistickom systéme.
Podnikový informačný systém dnes poskytuje optimálne riadenie výroby, zásob, vozidiel, kvality produktov, triedenia a balenia, elimináciu prestojov, údržbu výroby atď. Plánuje nielen výrobu podľa vylepšených metód, sleduje plnenie plánu práce, zostavuje technologické mapy, spravuje financie a pracovné zdroje, ale plní aj množstvo „nevýrobných“ funkcií. Medzi nimi - kontrola popredajného servisu, distribúcia hotových výrobkov a marketing.
Treba si uvedomiť, že vytvorenie podnikového informačného systému si vyžaduje značné náklady, ktorých opodstatnenosť závisí od jasnej identifikácie informačných potrieb logistiky.
Proces identifikácie informačných potrieb možno chápať ako „kompenzáciu“ medzi nákladmi na získanie relevantných informácií a prínosom zníženia rizika, ktorý vyplýva z týchto informácií. Podobne sú riešené aj otázky o množstve informácií uložených v informačnom systéme, rýchlosti ich prenosu, spracovania a pod.
Zároveň pri tvorbe informačného systému treba brať do úvahy skutočnosť, že potreba kvantity a kvality informácií na rôznych úrovniach hierarchickej štruktúry riadenia nie je rovnaká. To znamená, že informačný systém musí poskytnúť každej hierarchickej úrovni informácie potrebné na prijatie rozhodnutia na danej úrovni.
Moderné informačné systémy sú v podstate výsledkom evolučného vývoja automatizovaných systémov riadenia podniku. Nové ekonomické podmienky viedli k zmene úloh riadenia podniku. V dôsledku toho vznikli nové požiadavky na automatizované informačné systémy.
Moderný informačný systém je zapojený do integrovaného riadenia logistiky a výroby, zabezpečuje racionálne obchodné procesy.
Moderné Informačné technológie poskytujú tri výhody. Ide o znižovanie nákladov optimalizáciou podnikových procesov vrátane ich „stlačenia“ v čase, garantované plnenie objednávok v správnom množstve a načas, zabezpečenie kvality produktov prostredníctvom kvality výrobných a manažérskych technológií.
Zavedenie automatického systému riadenia podniku umožňuje zvýšiť tržby minimálne o 15 % a ekonomický efekt zníženia strát zaplatí všetky náklady systému v priebehu 1-2 štvrťrokov po spustení jeho plnej prevádzky. Zároveň sa prevádzkové straty alebo ušlý zisk znížia o 80-90% a strategické straty - o 60-90%.
Štúdie napríklad ukazujú, že celkový efekt implementácie systému znížením strát v predajnom procese je minimálne 2 % z tržieb. Je to predovšetkým z dôvodu minimalizácie strát, ktoré sú spôsobené výpadkami v dodávkach produktov v dôsledku porúch a chýb v plánovaní dodávok, neúplných alebo stratených informácií, z dôvodu nízkej rýchlosti spracovania aplikácií, nízkej flexibility pri zohľadnení potrieb zákazníkov , atď. Takmer rovnaký údaj sa získa pri výpočte ekonomický efekt od znižovania strát pri riadení zásob. Systém umožňuje v monitorovacom režime prijímať informácie o stave konkrétneho materiálového zdroja na ktoromkoľvek skladovom mieste v súlade so všetkými externými a internými dokladmi o jeho pohybe, čo umožňuje zabezpečiť režim priebežnej inventarizácie.
Informačný systém by mal zabezpečiť evidenciu, uchovávanie a spracovanie všetkých informácií podstatných pre prijímanie manažérskych rozhodnutí.
ZLEPŠENIE INFORMAČNÝCH TOKOV V SYSTÉME RIADENIA
1.2. Komunikačný proces ................................................. ......................................................
1.3. Informačná podpora manažmentu a jeho zloženia. Informačné toky ................................................................ ................................................................... ................. ............. štrnásť
2. METODICKÉ ASPEKTY ŠTUDIJNÝCH INFORMAČNÝCH TOKOV ................................................ ...................................................................... ................... ............... osemnásť
2.1. Metódy skúmania informačnej podpory ........................ 18
2.2. Grafické a maticové metódy skúmania informácií ............... 21
2.3. Aplikácia CASE-technológií pri navrhovaní informačného systému............................................ ............................................................. ............................................................. ......29
3. ZLEPŠENIE INFORMAČNÝCH TOKOV V SYSTÉME RIADENIA JSC “ELEKTRICKÝ AGREGÁT”................................................ ............................................. 37
3.1. Diagnostická analýza informačných väzieb medzi funkčnými divíziami podniku...................................... ............................................................. .........
3.2. Vytvorenie grafického a maticového modelu pracovného toku ......
3.3. Zdôvodnenie pokynov na zlepšenie tokov informácií 43
ZÁVER ................................................. ................................................. 44
ZOZNAM POUŽITEJ LITERATÚRY ................................................ ...................... 45
APLIKÁCIE ................................................................ ...................................................... .46
ÚVOD
1 VEDENIE PODNIKU: SYSTÉMOVÝ POHĽAD
1.1 Zloženie riadiaceho subsystému
Analýza organizácie riadenia je komplexný vzájomne prepojený proces skúmania štruktúry a obsahu cyklu riadenia, organizácie manažérskej práce, informačnej, technickej a matematickej podpory, zloženia orgánov a nákladov na riadenie. Analýza je prvým stupňom a východiskovým bodom vo vývoji akejkoľvek činnosti zlepšovania manažmentu. Umožňuje vám dávať úplný popis prvky, štrukturálne členenia a úrovne systému riadenia, posúdiť ich stav a zdôvodniť smery ďalšieho vývoja. V závislosti od stanovených cieľov a cieľov môže analýza pokrývať rôzne časti riadiaceho systému, mať rôznu mieru podrobnosti a končiť prípravou rôznych materiálov, ale metodický základ a východiskové pozície analýzy zostávajú rovnaké.
Analýza pozostáva z troch vzájomne prepojených fáz práce:
Zhromažďovanie informácií o stave riadiacej organizácie, jej jednotlivých prvkov, procesov a objektov v skúmaných a podobných odvetviach;
Popisy analyzovaného procesu alebo objektu pomocou systému indikátorov a vytvorenie spojenia medzi nimi;
Spracovanie vytvorenej sústavy ukazovateľov rôzne metódy a metódy riešenia úloh.
Realizácia prvej etapy analýzy je informačnotvorná práca. Druhá etapa je spojená s výberom sústavy ukazovateľov charakterizujúcich skúmanú časť organizácie riadenia; vývoj metód na ich meranie a popis ich vzťahov. Tretia etapa práce sa vykonáva rôzne v závislosti od charakteristík analyzovaného objektu a zadanej úlohy pred analýzou s rôznym stupňom aplikácie kvalitatívnych a kvantitatívnych metód.
Proces riadenia možno považovať v statike, t. j. ako zmrazený v určitom časovom bode, a v dynamike (berúc do úvahy pohyb a vývoj).
Analýza organizácie manažmentu môže byť úplná (komplexná) alebo študovať niektorú časť systému (tematická analýza); možno globálne, ovplyvňujúce všetky hlavné úrovne a väzby riadenia, príp miestne, dotknutím sa niektorej úrovne alebo odkazu.
Postupnosť procesu systémovej analýzy zahŕňa 9 etáp:
I. Formulácia problému.
II. Štruktúrovanie štúdie (vybudovanie „typického“ stromu cieľov).
III. Zostavenie modelu riadiaceho objektu.
IV. Predpovedanie budúceho stavu riadiaceho objektu; posúdenie rizík"
V. Diagnostika systému a tvorba alternatív pre vývoj riadeného systému.
VI. Výber alternatív.
VII. Realizácia programu podujatí.
VIII. Vypracovanie informačno-logickej schémy riadiaceho systému.
IX. Návrh a implementácia postupov automatizovaného informačného systému v systéme manažérstva.
Implementácia prvých siedmich etáp procesu vám umožňuje prijať rozhodnutie na najvyššej úrovni riadenia bez ohľadu na to, či má podnik automatizovaný systém riadenia podniku (ECS). Implementácia posledných dvoch etáp umožňuje automatizovať zber a spracovanie informácií pre štandardné rozhodnutia stredných manažérov.
I. Formulácia problému. Pred začiatkom štúdie je formulovaná cieľová úloha. Ak manažéri nemajú skúsenosti s riešením problému alebo sa to nedá vyriešiť tradičné metódy, úloha je presunutá do kategórie problém (problémový problém).
II. Štruktúrovanie štúdie (vybudovanie „typického“ stromu cieľov). Na vyriešenie formulovaného problému, ktorému systém čelí, je potrebné komplexné štúdium mnohých problémov, ktoré sú v kontakte s problematickým. Ale každá otázka zase súvisí s jedným alebo druhým prvkom systému. V tejto fáze sa teda v najvšeobecnejšej podobe odhaľuje súbor faktorov, ktoré môžu pravdepodobne ovplyvniť skúmaný problém. Jedna skupina faktorov bude navyše súvisieť s vonkajším prostredím, druhá s kompetenciou vedúcich predstaviteľov skúmaného podniku. V dôsledku toho je potrebné jasne definovať okruh otázok, ktoré by mali byť zahrnuté do štúdie.
III. Zostavenie modelu riadiaceho objektu. Predikčný model možno považovať za nejaký derivát metódy použitej v prognóze. Na predpovedanie stavu ekonomických objektov na úrovni podniku sú modely celkom spoľahlivé, vytvorené metódami matematická štatistika: trendy, po častiach lineárne závislosti, konečné rozdiely, produkčné funkcie (vrátane regresií), ako aj odborné hodnotenia. Pri ich zostavovaní sa využívajú výkaznícke a štatistické údaje o práci podniku, výsledky dotazníkových prieskumov a ukazovatele výkonnosti príbuzných podnikov.
IV. Predpovedanie budúceho stavu riadiaceho objektu; posúdenie rizík". Modely vyvinuté v tretej etape sa používajú pri prognózovaní najdôležitejších ekonomických ukazovateľov podniku. Najčastejšie na úrovni podniku sa používajú prediktívne odhady získané pomocou trendov, regresií a mocenských produkčných funkcií. Je žiaduce, aby interval predpovede nepresahoval jednu tretinu intervalu poskytovaného údajmi zo správ. Pri prognózovaní možno očakávať aj kvalitatívne zmeny faktorov zahrnutých v modeli. Dôležitou súčasťou prediktívnych výpočtov je určenie pravdepodobnosti ich vykonania (alebo „rizika omylu“).
V. Diagnostika systému a tvorba alternatív rozvoja riadeného systému (identifikácia oblastí na zlepšenie výrobných činností a spôsobov ich implementácie). Diagnostika stavov riadeného systému je kľúčovou etapou v systémovej analýze problému. Diagnostika vám umožňuje identifikovať povahu závislostí medzi parametrami systému a objasniť faktory na dosiahnutie cieľov, posúdiť celkovú výšku rezerv v rôznych oblastiach podniku. V priebehu diagnostiky sa odhalia „úzke miesta“ v systéme riadenia a výroby a charakterizuje sa „organizačná a technická úroveň“. Na diagnostiku sa okrem reportovacích a štatistických údajov využívajú aj výsledky priamych rozhovorov s manažérmi na rôznych úrovniach a radovými funkcionármi a robotníkmi, ako aj výsledky dotazníka. V niektorých prípadoch sa odporúča zahrnúť štatistické informácie o prepojených podnikoch. Na objasnenie faktorov dosahovania cieľov a hodnotenia organizačnej a technickej úrovne ide o formalizované (štatistické) metódy a metódy expertného hodnotenia. Prístupy sú známe, keď sú faktory špecifikované zvýraznením „oblastí kľúčových výsledkov“ v oblastiach manažérskej činnosti.
V prípade, že v podniku už funguje automatizovaný riadiaci systém a pracuje sa na jeho ďalšom rozvoji (pozri VIII. a IX. etapa systémovej analýzy), v štádiu diagnostiky sú aj metódy rozhodovania manažérov (manažérov). študoval.
VI. Výber alternatív. Zo súboru opatrení vytvorených v procese diagnostiky sa matematickými alebo grafickými metódami vyberú tie, ktoré spĺňajú vonkajšie a vnútorné obmedzenia zdrojov a kritériá pre výber optimálnej alternatívy.
VII. Realizácia programu podujatí. Pre racionálnu organizáciu práce vo fáze implementácie je potrebné:
Vydanie príkazu vedenia podniku na vypracovanie programu rozvoja;
Vytvorenie komplexných tímov na realizáciu častí programu;
Vypracovanie plánu siete na implementáciu programu;
Organizácia koordinačnej skupiny;
Zapojenie pracovníkov výskumných (konzultačných) organizácií do riešenia najzložitejších problémov;
Začlenenie jedného zo špecialistov podniku do koordinačnej skupiny,
Obdarený veľkou zodpovednosťou (táto osoba bude vykonávať funkcie „organizátora“ a „analytika“ a zabezpečí reprezentatívnosť odporúčaní vypracovaných tímami).
Ak podnik ešte neimplementoval automatizovaný riadiaci systém, program zahŕňa návrhové práce na automatizáciu úloh riadenia. V prípadoch, keď už automatizovaný riadiaci systém funguje, môže program rozvoja obsahovať opatrenia na modernizáciu automatizovaného informačného systému, čím sa zvýši kvalita a množstvo informácií o spravovaných objektoch.
VIII. Vypracovanie informačno-logickej schémy riadiaceho systému. V tejto fáze sa určujú informačné postupy, pomocou ktorých sa vypočítavajú hodnoty ukazovateľov charakterizujúcich stav faktorov. V prvom rade APCS zahŕňa všetky úlohy, v ktorých sa počítajú hodnoty ukazovateľov charakterizujúcich faktory nižšej úrovne stromu cieľov. Všetky úlohy (procedurálne výpočty) sú prepojené (ak je to možné) do grafu; tým sa tento stáva viacúrovňovou informačnou základňou stromu cieľov.
IX. Návrh a implementácia automatizovaného systému v riadiacom systéme. Postupnosť navrhovania postupov APCS by mala byť taká, aby sa postupy umiestnené na vyšších úrovniach informačno-logickej schémy implementovali rýchlejšie, pretože sa použijú na generovanie informácií používaných postupmi na nižších úrovniach. Zároveň je potrebné brať do úvahy informačnú prepojenosť vybraných prioritných úloh s ostatnými; Vznik tohto faktora je spôsobený tým, že pri návrhu automatizovaného informačného systému alebo jeho vylepšovaní sa berie do úvahy nielen zložitosť a načasovanie výpočtovej práce, ale aj potreba integrovať podmienene konštantné polia. Faktom je, že niektoré jednoduché (a možno aj ekonomicky nerentabilné) problémy je stále potrebné vyriešiť na počítači, pretože ich výsledky sú potrebné pre iné výpočty.
Prevažná väčšina informácií pre návrh procedúr APCS sa tvorí v V a VIII etapách systémovej analýzy.
Kvalita a rýchlosť navrhovania nových postupov pre automatizované riadiace systémy bude teda závisieť od kvality diagnostiky, čím sa urýchli proces prispôsobovania riadiaceho systému meniacim sa podmienkam podniku.
1.2 Proces komunikácie
Často sa stáva, že prenášaná správa je nepochopená, a preto je výmena informácií neefektívna. John Miner, významný výskumník v oblasti manažmentu, poukazuje na to, že spravidla len 50 % pokusov o výmenu informácií vedie k vzájomnému súhlasu komunikujúcich. Najčastejšie je dôvodom takejto nízkej účinnosti zabudnutie na skutočnosť, že komunikácia je je to výmena.
Počas výmeny zohrávajú obe strany aktívnu úlohu. K výmene informácií dochádza len vtedy, keď jedna strana informácie „ponúka“ a druhá ich vníma. Aby tomu tak bolo, je potrebné venovať veľkú pozornosť komunikačnému procesu.
Komunikačný proces je výmena informácií medzi dvoma alebo viacerými ľuďmi.
Hlavným cieľom komunikačného procesu je zabezpečiť pochopenie vymieňaných informácií, t.j. správy. Samotný fakt výmeny informácií však nezaručuje efektívnosť komunikácie medzi ľuďmi zúčastnenými na výmene. Pre lepšie pochopenie procesu výmeny informácií a podmienok jej efektívnosti je potrebné rozlišovať nasledujúce fázy procesu, na ktorých sa zúčastňujú dvaja alebo viacerí ľudia.
V procese výmeny informácií možno rozlíšiť štyri základné prvky.
1. odosielateľ, osoba, ktorá vytvára nápady alebo zbiera informácie a komunikuje ich.
2. správa, skutočné informácie zakódované pomocou symbolov.
3. kanál, prostriedky na prenos informácií.
4. príjemca, osoba, ktorej sú informácie určené a ktorá ich interpretuje.
Pri výmene informácií prechádzajú odosielateľ a príjemca niekoľkými navzájom súvisiacimi fázami. Ich úlohou je napísať správu a pomocou kanála ju sprostredkovať tak, aby obe strany pochopili a zdieľali pôvodnú myšlienku. Je to ťažké, pretože každá etapa je zároveň bodom, v ktorom môže byť význam skreslený alebo úplne stratený. Tieto vzájomne prepojené kroky sú:
1. Zrod nápadu.
2. Kódovanie a výber kanálov.
3. Prestup.
Tieto kroky sú znázornené v príloha 2 ako jednoduchý model komunikačného procesu.
Hoci je celý komunikačný proces často ukončený v priebehu niekoľkých sekúnd, čo sťažuje izoláciu jeho fáz, je potrebné tieto fázy analyzovať, aby sa ukázalo, aké problémy môžu nastať v rôznych bodoch.
Zrod myšlienky. Výmena informácií začína formuláciou myšlienky alebo výberom informácií. Odosielateľ rozhodne, aká zmysluplná myšlienka alebo správa sa má vymeniť. Bohužiaľ, veľa pokusov o komunikáciu v tejto prvej fáze zlyhá, pretože odosielateľ nevenuje dostatok času premýšľaniu o nápade.
Je dôležité mať na pamäti, že myšlienka ešte nebola preložená do slov ani prevzatá do inej podoby, v ktorej bude slúžiť výmene informácií. Odosielateľ sa len rozhodol, ktorý koncept chce urobiť predmetom výmeny informácií. Aby bola výmena efektívna, musí brať do úvahy veľa faktorov.
Kódovanie a výber kanálov. Pred odovzdaním myšlienky musí odosielateľ použiť symboly na jej zakódovanie pomocou slov, intonácií a gest (reč tela). Toto kódovanie premení myšlienku na správu.
Odosielateľ musí tiež vybrať kanál, ktorý je kompatibilný s typom znakov použitým na kódovanie. Niektoré známe kanály zahŕňajú prenos reči a písomných materiálov, ako aj elektronickú komunikáciu vrátane počítačové siete, e-mail, videokazety a videokonferencie. Ak kanál nie je vhodný pre fyzické uskutočnenie symbolov, prenos nie je možný. Obrázok niekedy vydá za tisíc slov, ale nie pri odovzdávaní správy cez telefón. Podobne nemusí byť možné hovoriť so všetkými zamestnancami súčasne. Aide-mémoires môžu byť rozoslané pred stretnutiami malých skupín, aby sa zabezpečilo porozumenie odkazu a zdieľanie problému.
Ak kanál nie je veľmi v súlade s myšlienkou, ktorá sa zrodila v prvej fáze, výmena informácií bude menej efektívna. Napríklad manažér chce upozorniť podriadeného na neprípustnosť závažných porušení bezpečnosti, ktorých sa dopustí, a urobí to počas ľahkého rozhovoru pri šálke kávy alebo mu pri tejto príležitosti pošle odkaz. Tieto kanály však nemusia byť schopné oznámiť závažnosť porušení tak efektívne ako formálny list alebo stretnutie. Podobne, zaslanie podriadenej poznámky o výnimočnosti jej úspechu nevyjadrí myšlienku, aký dôležitý je jej príspevok k práci, a nebude také efektívne ako priamy rozhovor, po ktorom nasleduje formálny ďakovný list, ako aj bonus.
Výber prostriedkov komunikácie by sa nemal obmedzovať na jeden kanál. Často je žiaduce použiť kombináciu dvoch alebo viacerých komunikačných médií. Proces sa stáva zložitejším, pretože odosielateľ musí určiť postupnosť použitia týchto prostriedkov a určiť časové intervaly v postupnosti prenosu informácií. Štúdie však ukazujú, že súčasné využívanie ústnej a písomnej výmeny informácií je zvyčajne efektívnejšie ako povedzme len výmena písomných informácií.
Vysielanie. V treťom kroku odosielateľ použije kanál na doručenie správy (zakódovanej myšlienky alebo súboru nápadov) príjemcovi. Ide o fyzický prenos správy, ktorú mnohí mylne považujú za samotný proces komunikácie. Zároveň, ako sme videli, komunikácia je len jednou z najdôležitejších etáp, ktorou je potrebné prejsť, aby sme sprostredkovali myšlienku inej osobe.
Dekódovanie. Po odoslaní správy odosielateľom ju príjemca dekóduje. Dekódovanie - je to preklad znakov odosielateľa do myšlienok príjemcu. Ak znaky zvolené odosielateľom majú pre príjemcu presne rovnaký význam, ten bude presne vedieť, čo mal odosielateľ na mysli, keď bola jeho myšlienka formulovaná. Ak nie je potrebná žiadna reakcia na nápad, proces výmeny informácií by sa mal skončiť.
Z viacerých dôvodov však môže príjemca dať správe trochu iný význam, ako je v hlave odosielateľa. Z pohľadu manažéra by sa výmena informácií mala považovať za efektívnu, ak príjemca preukázal pochopenie myšlienky vykonaním úkonov, ktoré od neho odosielateľ očakával.
Predtým, ako budeme hovoriť o rôznych prekážkach zdieľania informácií, je potrebné odhaliť dva dôležité pojmy - spätná väzba a rušenie.
Spätná väzba. Za prítomnosti spätnej väzby si odosielateľ a príjemca menia komunikačné úlohy. Pôvodný príjemca sa stáva odosielateľom a prechádza všetkými krokmi v komunikačnom procese, aby odovzdal svoju odpoveď pôvodnému odosielateľovi, ktorý teraz hrá úlohu príjemcu.
Spätná väzba môže prispieť k výraznému zvýšeniu efektívnosti výmeny manažérskych informácií. Podľa viacerých štúdií obojsmerná výmena informácií (s možnosťami spätnej väzby) v porovnaní s jednosmernou (žiadna spätná väzba), prebieha síce pomalšie, ale účinnejšie odbúrava stres, je presnejšia a zvyšuje dôveru v správne interpretácia správ.
Hluk. Spätná väzba výrazne zvyšuje šance na efektívnu výmenu informácií, čo umožňuje obom stranám potlačiť šum. V jazyku teórie prenosu informácií je hluk to, čo skresľuje význam. Zdroje hluku, ktoré môžu vytvárať bariéry v komunikácii, siahajú od jazyka (či už verbálneho alebo neverbálneho) cez rozdiely vo vnímaní, ktoré môžu zmeniť význam v procesoch kódovania a dekódovania, až po rozdiely v organizačnom postavení medzi nadriadeným a podriadeným. , čo môže sťažiť na presné sprostredkovanie informácií.
Určité zvuky sú vždy prítomné, takže v každej fáze procesu výmeny informácií dochádza k určitému skresleniu významu. Zvyčajne sa snažíme prekonať hluk a odovzdať naše posolstvo. Vysoká hladina hluku však určite povedie k výraznej strate významu a môže úplne zablokovať pokus o výmenu informácií. Z pohľadu manažéra by to malo viesť k zníženiu miery dosahovania cieľov v súlade s prenášanými informáciami. AT príloha 1 proces výmeny informácií je prezentovaný ako systém so spätnou väzbou a šumom.
1.3 Informačná podpora manažmentu a jeho zloženie. Informačné toky
Najdôležitejšia vlastnosť procesu riadenia spočíva v jeho informačnom charaktere. Organizácia implementácie prijatých rozhodnutí sa uskutočňuje prostredníctvom systému metód ovplyvňovania zamestnancov pomocou informácií o postupe implementácie prijatých rozhodnutí (spätná väzba). Čím presnejšie a objektívnejšie sú informácie, ktoré má systém riadenia k dispozícii, tým plnšie odzrkadľujú skutočný stav a vzťahy v objekte riadenia, tým rozumnejšie sú stanovené ciele a reálne opatrenia smerujúce k ich dosiahnutiu.
Keďže vedúci sa vo svojej práci spolieha na informácie o stave objektu a v dôsledku svojich aktivít vytvára nové príkazové informácie, aby preložil spravovaný objekt zo skutočného stavu do požadovaného stavu informácie sa podmienečne považujú za predmet a produkt manažérskej práce.
Informácie ako prvok riadenia a predmet manažérskej práce by mali poskytnúť kvalitatívne pochopenie úloh a stavu riadených a kontrolných systémov a zabezpečiť vypracovanie ideálnych modelov ich želaného stavu.
Touto cestou, Informačná podpora- ide o časť systému riadenia, ktorá je súborom údajov o skutočnom a možnom stave výrobných prvkov a vonkajších podmienkach fungovania výrobného procesu a o logike meniacich sa a pretváraných výrobných prvkov.
Existujú dve úrovne charakteristík informačnej podpory:
- elementárny, teda súbor údajov, charakteristík, znakov;
- systémový t. j. reprodukujúce vzťah a závislosť medzi klasifikačnými skupinami informácií realizované vo forme informačných modelov.
Pri elementárnej charakterizácii informácií sa študuje zloženie informácií, forma a typy médií a ich nomenklatúra.
Základné požiadavky na kvalitu informácií:
včasnosť;
Spoľahlivosť (s určitou pravdepodobnosťou);
primeranosť;
Spoľahlivosť (s určitým stupňom rizika);
Úplnosť informačného systému (z hľadiska kvality a náročnosti na zdroje tovaru, podmienky po etapách životný cyklus tovar spoločnosti a konkurentov atď.);
Zacielenie;
Právna správnosť informácií;
Viacnásobné použitie;
Vysoká rýchlosť zberu, spracovania a prenosu;
Možnosť kódovania;
Relevantnosť informácií.
Pri charakterizácii informačného systému sa študuje pohyb informačných tokov, ich intenzita a stabilita, algoritmy transformácie informácií a schéma toku dokumentov zodpovedajúca týmto objektívnym podmienkam.
Rozhodnutia sú ideálnym popisom požadovaného stavu objektu a metód na dosiahnutie tohto stavu. Sú produktom obmedzeného použitia, keďže sú zamerané na konkrétny objekt v jasne popísaných podmienkach. Kvalita roztoku ako hotového výrobku sa prejavuje nepriamo, v činnosti objektu, na ktorom toto rozhodnutie riadený.
Pri tvorbe informačnej podpory sa riadia priemernou, vyrovnanou potrebou informácií manažérov a špecialistov [viď. pr.7]. Osobitné miesto tu zaujímajú informácie o manažmente, ktoré odrážajú progresívne techniky a metódy organizácie manažmentu.
V procese organizovania informácií má zásadný význam ich rozdelenie na podmienečne konštantný, ktorý plní úlohu normatívneho a referenčného, a premenlivý. Na základe analýzy klasifikačných vzťahov sú oba tieto typy informácií usporiadané do vzájomne prepojených blokov (modelov), ktoré môžu popisovať, t. j. charakterizovať proces v statike alebo dynamike, zložky odrážajúce určitú typickú situáciu.
Proces formovania informačnej podpory zahŕňa niekoľko fáz:
Popis stavu objektu, t.j. fyzická fotografia. Ide o súbor technicko-ekonomických ukazovateľov a parametrov charakterizujúcich riadiace a riadené systémy s príslušnou klasifikáciou týchto ukazovateľov;
Modelovanie klasifikačných vzťahov v informačných poliach s prideľovaním vzťahov príčina-následok, t.j. vytváranie súkromných statických modelov;
Odraz v informačných modeloch dynamiky jednotlivých prvkov a procesov, teda zdôvodnenie trendov v kvantitatívnych a kvalitatívnych zmenách vo výrobe. Kvantitatívna zmena zároveň zahŕňa opravu informácií a kvalitatívna zmena - jej čiastočná alebo úplná reštrukturalizácia;
Integrovaný informačný model výrobného procesu, odrážajúci vzťah a dynamiku lokálnych procesov a celej výroby.
Poradie tvorby určuje prístup k analýze zloženia informácií. Usporiadanie informácií do značnej miery určuje poradie ich uchovávania, evidencie, aktualizácie, prenosu a používania. Prehľadná organizácia databáz umožňuje úplnejšie zdôvodniť smer pohybu, intenzitu tokov, vzorce jeho premeny, spôsob žiadania a prijímania.
Systém informačnej podpory je teda súbor údajov o cieľoch, stave, smeroch rozvoja objektu a jeho prostredia, usporiadaných do vzájomne prepojených informačných tokov. Tento systém zahŕňa metódy na získavanie, ukladanie, vyhľadávanie, spracovanie údajov a ich vydávanie používateľovi.
2 METODICKÉ ASPEKTY ŠTUDIJNÝCH TOKOV INFORMÁCIÍ
2.1 Metódy skúmania informačnej podpory
Implementácia požiadaviek na analýzu manažérskej organizácie do značnej miery závisí od kvality a objemu informácií o stave analyzovaného objektu. Informácie by mali byť potrebné a dostatočné, objektívne charakterizovať organizáciu riadenia pomocou kvantitatívne definovaných charakteristík.
Hlavné zdroje získavania informácií o súčasnej riadiacej organizácii a trendoch v jej vývoji sú v súčasnosti nasledovné.
Prvým zdrojom je vykazovacie údaje a aktuálny rok. Tento zdroj umožňuje identifikovať počet a zloženie zamestnancov zamestnaných v riadiacom aparáte, výšku nákladov na riadenie, náklady na organizačné a počítačové vybavenie.
Druhý pôvod - preštudovanie direktívnej dokumentácie(príkazy, smernice, zápisnice z rokovaní, materiály o overovaní výkonu, správy jednotlivých oddelení a pod.) .
Tretím zdrojom je špeciálne prieskumy. Tento zdroj je v súčasnosti hlavný.
V súčasnosti veľký význam získavať údaje o zaťažení materiálu a materiálových prvkov riadiaceho systému. Predmetom pozorovania v tomto prípade je samostatný objekt – Počítací stroj, duplikátor, akýkoľvek dokument.
Dôležitým zdrojom získavania údajov o organizácii riadenia je vykonávanie špeciálnych prieskumov zamestnancov riadiaceho aparátu alebo tímu príslušného podúseku riadeného zariadenia.
Tieto zdroje informácií sa navzájom nevylučujú. Mali by sa kombinovať, dopĺňať a obohacovať materiál získaný rôznymi metódami.
V súčasnosti sa úspešne používa niekoľko metód analýzy informačnej podpory. Líšia sa v akceptovaných charakteristikách množstva informácií (symboly, záznamy, čiary grafu, dokumenty atď.), metódach a analytických nástrojoch. Nasledujúce metódy možno považovať za najrozvinutejšie.
1) Metóda maticového modelovania procesov vývoja dát, testovaná v strojárskych podnikoch.
2) Graficko-analytická metóda na štúdium informačných tokov, odskúšaná v hutníckych prevádzkach.
3) Popis informačných tokov vo forme stromového grafu.
4) Metóda schém informačných väzieb plánovaných výpočtov.
5) Metóda prieskumnej analýzy úloh riadenia, vyvinutá na identifikácii „krátkych“ tokov.
Tieto metódy vychádzajú predovšetkým zo všeobecných kvantitatívnych charakteristík informácií.
Každá z týchto metód má svoju vlastnú oblasť použitia: niektoré sú vhodné na popis informačných väzieb medzi oddeleniami, iné medzi skupinami úloh, jednotlivými úlohami a skupinami základných postupov.
Najkompletnejšiu a najpodrobnejšiu reflexiu a analýzu informačných tokov je možné získať pomocou informačných modelov, ktoré sú vyvinuté ako maticové modely. V tomto prípade sa používajú rôzne matice - materiálové procesy a tok dokumentov, tok dokumentov a skladba rozhodnutí a úloh na konkrétnej úrovni riadenia, pre určité skupiny úloh, pre rôzne úrovne manažment atď.
Najčastejšie sa používajú modely vo forme matíc a grafov. Obe tieto metódy modelovania zahŕňajú alokáciu v informačnom systéme vo forme nezávislých komponentov počiatočných, medziľahlých a konečných údajov. To im umožňuje študovať izolovane, čo má zásadný význam pre štúdium potreby externých a interných informácií.
Maticové modely cirkulujúcich informačných tokov môžu byť zostavené v rôznych verziách, ale základnými sú matice s dimenziou „dokument na dokument“, „indikátor na indikátor“. V tomto prípade možno dokumenty považovať za jednotlivé bloky.
Vo svojej klasickej forme sú maticové modely navrhnuté tak, aby analyzovali klasifikačné vzťahy. Sú však prijateľné aj pre štúdium hlavných charakteristík informačnej podpory administratívneho aparátu, pretože nám umožňujú ukázať rôzne zoskupenia typov a zdrojov informácií a prispievajú k úplnejšej identifikácii aktuálneho poskytovania a možnosti skvalitnenia úloh. rôznych typov.
Grafovo-analytická metódaŠtúdium informačných tokov je založené na reprezentácii ich informačného grafu a analýze matice ich susedstva. Grafy je možné vytvárať na úrovni dokumentu, na úrovni komponentov (počiatočné, stredné a externé dáta) a na syntetickej úrovni (počiatočné a čiastkové dáta, externé a funkčné výsledky).
Na základe graficko-analytických modelov je možné identifikovať množstvo druhov počiatočných, medziľahlých a výsledných informácií použitých a získaných v procese riešenia problému, frekvenciu využívania rôznych informačných údajov, skutočné využitie každého ukazovateľa. v práci.
Po grafoch hlavných úloh a postupov riešených v procese riadenia je možné získať maticu grafov zobrazujúcich vzťah medzi úlohami a dokumentmi používanými v riadení. Graf každej úlohy a špecifická úroveň kontroly umožňuje stanoviť racionálnu informačnú kontinuitu, možnosť využitia priebežných a konečných výsledkov tejto úlohy pre ostatných.
Štrukturálny graf možno použiť na výpočet množstva informácií.
Tieto techniky na analýzu informačnej podpory spolu nám umožňujú zvážiť všetky aspekty sémantického aspektu analýzy.
2.2 Grafické a maticové metódy skúmania informácií
Najkompletnejšiu analýzu informačnej podpory možno vykonať pri konštrukcii a analýze blokového diagramu nosičov informácií vo forme informačného grafu.
Pri zdôvodňovaní tokov informácií je potrebné vziať do úvahy:
Pohyb informácií v rámci samotnej informačnej podpory (z bloku do bloku);
Vzťah a nadväznosť informácií v technologických postupoch jedného funkčného subsystému a medzi samostatnými funkčnými celkami;
Hierarchická orientácia pohybu informácií;
Orientácia a typy evidencie výstupných informácií.
Na tento účel sa úspešne využívajú informačné modely objektov a procesov v nich prebiehajúcich. APCS vytvára možnosť prechodu od budovania informačných modelov pre jednotlivé funkcie a kontroly k budovaniu modelu riadenia informácií ako celku a pre podnik.
Postup prípravy na riešenie skupiny úloh alebo samostatnej úlohy zahŕňa predbežné určenie zloženia, postupnosti a prepojenia štrukturálnych zložiek informačných tokov, ktoré zabezpečujú proces riešenia. Štrukturálne zložky toku zahŕňajú vstupné a výstupné dokumenty (funkčná úroveň analýzy), polia počiatočných, medziľahlých a výstupných informácií (základná úroveň analýzy), pričom sa vybrané úrovne zvažujú nezávisle alebo ich integrujú do jednej schémy.
Pre informačné toky pevne stanovené zložením a obsahom v objekte automatizácie, konštantným zložením a interakciou prvkov ACS a algoritmov úloh bude štruktúra informačných tokov v systéme vo všeobecnosti nezmenená. Postupnosti a vzťahy určených štruktúrnych zložiek tokov sú konštantné a možno ich nájsť raz. Pre automatizáciu procesu analýzy informačných tokov je potrebné vytvoriť vhodný informačný model. Na tento účel je vhodné použiť aparát teórie grafov.
Predstavme si štruktúrne zložky informačných tokov vo forme vrcholov orientovaný graf G=(M,V), ktorých oblúky odrážajú ich vzájomné spojenia. Každá dvojica vrcholov Mi a Mj je spojená oblúkom smerujúcim z Mi do Mj iba vtedy, ak dôjde k prechodu informácie z Mi do Mj.
Pomocou vlastností grafov je možné získať množstvo dôležitých charakteristík študovaných informačných tokov v systéme.
Vytvoríme matice mocninnej susednosti R, R 2 ,…,RN a celkovú maticu . Maticová analýza vám umožňuje nastaviť nasledujúce vlastnosti prúdov. Poradie zložky Mj je určené najdlhšou cestou spájajúcou Mi s Mj. Rovná sa stupňu n matice susednosti R n, pre ktorú platí . Maximálna hodnota rádu zložky Mj je určená najdlhšou cestou z Mi do Mj pre celý informačný graf. Počiatočné údaje sa vyberú, keď sa súčet prvkov j stĺpca matice susednosti rovná nule. Ak sa súčet prvkov v riadku i rovná nule, výstupné údaje sú zvýraznené. Hodnoty a sa rovnajú počtu komponentov zahrnutých v Mj a počtu výsledkov, ktoré zahŕňajú Mi. Prvok r ij matice susednosti stupňa n sa rovná počtu dráh dĺžky n spájajúcich Mi a Mj. Prvky r ij matice R súčet udávajú celkový počet všetkých ciest od Mi po Mj bez udania dĺžky cesty.
Prvky stĺpca j, ktoré sa nerovnajú nule matice Rsum, ktoré sa nerovnajú nule, umožňujú identifikovať všetky zložky, ktoré tvoria Mj na všetkých cestách pohybu dát. Nenulové prvky čiary i označujú výsledky, pri ktorých tvorbe je prvok Mi použitý.
Pomocou matice susednosti R a hodnoty objednávky môžete určiť trvanie uloženia komponentov, ktoré sú medziľahlé vo vzťahu k výstupu.
Algoritmus na analýzu informačných tokov je vo všeobecnej forme uvedený v prílohe 9. Úpravou algoritmu je možné získať takmer všetky charakteristiky interakcie prvkov v modeli ACS. Fragment reálneho modelu ilustrujúci objem a zložitosť prepojení medzi prvkami systému je uvedený v prílohe 10. Pre prehľadnosť obsahuje iba jednotlivé polia informácií a funkčných úloh. Z tohto dôvodu sú vo fragmente zvýraznené niektoré z najvýznamnejších spojení medzi prvkami z hľadiska vstupných a výstupných informácií.
Informačné grafy a ich zodpovedajúce matice susedstva možno použiť na určenie množstva informácií o úlohách, skupinách úloh, subsystémoch, systéme ako celku a o akýchkoľvek iných štrukturálnych komponentoch grafu.
Ako je uvedené vyššie, objemy údajov zadávaných do systému sú pomerne veľké, preto je dôležitá ich efektívna organizácia na úrovni stroja. Je vhodné analyzovať informácie na získanie počiatočných údajov, aby sa vytvoril alebo zrekonštruoval vytvorený informačný fond na uvažovanom grafovom modeli v rámci jediného analytického algoritmu. Odporúča sa analyzovať nasledujúce vzťahy:
Nájdite počet úloh, v ktorých sa tento ukazovateľ používa. Na základe týchto informácií sa vypočíta koeficient duplicity údajov v prípade organizovania samostatných polí s počiatočnými údajmi pre každú úlohu;
Vypočítajte maticu spoločného výskytu dvojíc ukazovateľov v úlohách, ktorých prvky znázorňujú počet úloh, v ktorých sú príslušné ukazovatele spolu použité. Takéto ukazovatele možno kombinovať a používať v ich spoločnom informačnom poli jedného informačného fondu;
Určite počet a zoznam úloh, v ktorých sa tento ukazovateľ vyskytuje spolu s ostatnými ukazovateľmi, ako aj počet a zoznam ukazovateľov. To vám umožní identifikovať skupiny indikátorov, ktoré sa používajú iba spoločne a nepoužívajú sa samostatne v žiadnej úlohe.
Proces zoskupovania ukazovateľov podľa úloh možno formalizovať zavedením koeficientu prepojenia medzi skupinami. Koeficient väzby sa vypočíta podľa nasledujúceho vzorca:
Finančné oddelenie - vstupy - 35 tlačív, výstupy - 34 tlačív dokladov, čo je 13% na vstupe a 12,7% na výstupe;
Plánovacie a ekonomické oddelenie - vstupy - 32 formulárov, výstupy - 32 formulárov, čo je 12% na vstupe a 12% na výstupe;
Marketingové oddelenie - vstupy - 44 formulárov, výstupy - 41 formulárov, čo je 16% na vstupe a 15% na výstupe;
Oddelenie výroby a expedície - vstupy - 31 formulárov, odchody - 22, čo je 12% na vstupe a 8% na výstupe.
Schémy pohybu dokumentov v týchto divíziách sú uvedené v aplikácie.
Je teda vidieť, že informačné toky na vstupe do oddelení sú viac zaťažené ako na výstupe. To naznačuje, že funkčné jednotky spracovávajú prichádzajúce informácie, čo ich môže zjednodušiť. Aby sme mohli podrobnejšie sledovať, ako oddelenia spracovávajú a využívajú informácie, ktoré k nim prichádzajú, preskúmame informačné toky v plánovacom a ekonomickom oddelení.
3.2 Vytvorenie grafického a maticového modelu pracovného toku
Systém správy dokumentov v podniku je odrazom jeho výrobných a ekonomických činností. Ako sa výroba zlepšuje, pracovný tok sa mení. Táto zmena sa prejavuje vznikom nových (resp. odstránením existujúcich) foriem dokladov a zmenou trás ich pohybu.
Na analýzu systému spracovania údajov sa zdá byť vhodné rozdeliť všetky dokumenty obiehajúce v podniku do troch hlavných skupín: plánované, skutočné (vykazovanie), normatívne.
maticový model (pozri prílohu) pohyb informácií v plánovacom a ekonomickom oddelení JSC "Elektroagregát" podľa foriem dokumentov ukazuje, že hlavná činnosť jednotky v tomto obchodnom procese súvisiacom s plánovaním je zameraná na vypracovanie hlavných dokumentov, ktoré sa prenášajú na finančné oddelenie a účtovné oddelenie, oddelenie vonkajších vzťahov, OOTiZ a OIHiO.
Napríklad finančné oddelenie dostáva 4 formy plánovacích dokumentov, účtovné oddelenie - 3, oddelenie vonkajších vzťahov - 3, OOTiZ - 3 a OIHiO - 3 formy dokumentov.
Na vykonanie podrobnejšej analýzy toku dokumentov pre PEO je potrebné na základe Matice pohybu dokumentov v obchodnom procese od uzavretia zmluvy až po predaj produktov pozri prílohu zostaviť tabuľku pohybu informácií pozri prílohu .
Aj keď medzi oddeleniami existujú úzke vzťahy, ktoré pri riešení problémov komplikujú (zamotávajú) proces toku dokumentov, hlavný tok dát prichádza od PEO do finančného oddelenia. Je dôležité si uvedomiť, že je potrebné mať nielen väzby medzi funkčnými celkami, ale aj takzvané spätné väzby. Je to spôsobené nasledujúcimi faktormi:
Izolácia divízií pri riešení plánovacích a ekonomických úloh;
Decentralizované používanie štandardov na riešenie problémov rôznych úrovní plánovania.
To vedie k tomu, že v procese fungovania musí každá jednotka riešiť plánované úlohy. Hlavné úlohy podniku však určuje plán výroby na rok a plán výroby na mesiac.
Na vypracovanie a schválenie plánu výroby sa PEO predkladajú tieto informácie:
Marketingové a obchodné oddelenie (UMiS) - návrh nomenklatúrneho plánu výroby,
Technický úsek (TU) - návrh plánov rekonštrukcie a technického vybavenia, príprava výroby a vývoj nových a modernizovaných typov výrobkov; technické vybavenie a nákup vybavenia; ochrana životného prostredia; odhady spotreby energie, likvidácie vody, komunikačných služieb a opravy zariadení,
Riadenie kvality (QM) - odhady nákladov na licencovanie a certifikáciu produktov a QC,
Oddelenie personálu a režimu (HRD) - odhady nákladov na technické školenia a náklady na údržbu VOHR,
Odbor investičnej výstavby (OKS) - návrh plánu investičnej výstavby a opráv.
Poskytuje sa ročný a mesačný plán výroby:
výkonné riaditeľstvo (ED),
technický manažment (TU),
Riadenie výroby (PU),
oddelenie marketingu a predaja (UMiS),
Finančný a ekonomický manažment (FEM).
Schéma vykonávania prác na vypracovanie a schválenie plánu výroby je uvedená v aplikácie .
V procese tvorby a schvaľovania plánu výroby sa používa 13 foriem dokumentov, ktoré dodávajú vyššie uvedené funkčné celky a služby.
Dokumenty použité pri vývoji výrobného plánu:
návrh výrobného plánu,
Plán vývoja nových a modernizovaných produktov,
Plán rekonštrukcie, technického vybavenia a obstarania vybavenia,
osvedčenie o plánovaní nákladov na ochranu životného prostredia oddelením ochrany životného prostredia,
Odhadované náklady na nosiče energie, likvidáciu vody, komunikačné služby, opravy zariadení dodávateľmi,
Plán odhadovaných nákladov na certifikáciu prác,
Odhadované výdavky na odborné vzdelávanie personálu hlavného závodu JSC "Electroagregat",
Odhad nákladov na údržbu VOKhR,
Návrh plánu investičnej výstavby a opravy budov a stavieb,
Plán hlavných technických a ekonomických ukazovateľov,
Návrh plánu (mesačne),
Cena produktu konkurencie.
3.3 Zdôvodnenie pokynov na zlepšenie informačných tokov
Pre podrobnejšiu analýzu informačných tokov na oddelení PEO vypočítame koeficient kontinuity informačných tokov pre zostavenie mesačného plánu výroby.
Koeficient kontinuity informačných tokov (1), kde t y.nor, t y.fact - trvanie cyklu riadenia, vypočítané podľa doby prechodu dokumentu, normatívne a skutočné.
Mesačný plán výroby musí byť vypracovaný do 25. dňa mesiaca, ktorý predchádza plánovanému mesiacu. V praxi však vznikajú určité ťažkosti pri vývoji ďalšieho výrobného plánu. Napríklad rozhodnutia vyšších organizácií.
To nur za január = 30 dní / 34 dní = 0,89,
To nur za február = 31 dní / 35 dní = 0,89,
Ak chcete nur za marec=31 dní/35 dní=0,89,
To nur za apríl = 31 dní / 32 dní = 0,97.
To nur za I štvrťrok=(0,89*3+0,97)/4=0,91.
Na základe určitého koeficientu kontinuity toku informácií pre každý mesiac možno vidieť, že prvé tri mesiace je viac-menej stabilný, aj keď sa blíži k 1, ale nie je rovnaký. Toto je vo všeobecnosti priaznivý trend, pretože tok informácií je nepretržitý, hoci sa zdá, že PEO mešká s prijatím plánu výroby na nasledujúci mesiac (). Avšak už v apríli bol plán prijatý len o 1 deň neskôr, ako sa očakávalo. To naznačuje, že možno od začiatku roka došlo k určitým zmenám v spôsobe zostavovania plánu, čo spôsobilo ťažkosti na 3 mesiace. Ale tieto problémy boli úspešne vyriešené. Vo všeobecnosti má za štvrťrok koeficient kontinuity informačných tokov celkom prijateľnú hodnotu.
Faktor efektívnosti riadenia
(2), kde -
D 1, D 2, D 3 - stanovený termín pre príslušné dokumenty;
K 1, K 2, K 3 - nedoplatok z akceptovaného termínu vyhotovenia dokumentov v dňoch;
d 1, d 2, d 3 - podiel dokumentov konkrétneho druhu.
Na rok sa vypracuje 13 tlačív dokumentov na zostavenie ročného plánu. Frekvencia vypĺňania dokumentov 
(3), kde D je počet dokumentov vypracovaných na zostavenie ročného plánu výroby za rok; d ij - počet i-tých dokument j periodicita vyvinutá za obdobie; n j je počet období v roku. Počet vypracovaných dokumentov na zostavenie plánu výroby je teda 13.
Informačné toky sú súbor správ, ktoré objektívne odrážajú vývoj obchodných procesov, ktoré sa prenášajú prostredníctvom komunikačných kanálov pre manažment. prúdy môžu byť priamy(z riadiaceho podsystému do riadeného podsystému) a obrátene(z riadiaceho podsystému do riadiaceho podsystému).
Hodnotu informácie určuje komplexný pravdepodobnostný ukazovateľ v čase P(t) ako funkcia pravdepodobností včasného prijatia informácie P s, jej úplnosti P p a spoľahlivosti P:
Preto je potrebné dosiahnuť včasné prijatie užitočná informácia v dostatočnom množstve. To zabezpečí rýchle a efektívne rozhodovanie.
Dilema rozhodovania sa tradične spája s dvomi obmedzeniami.
Na jednej strane rýchlo zozbierané informácie v nedostatočnom objeme vedú k rozhodnutiu, ktoré je ďaleko od racionálneho, až po chybné.
Na druhej strane príliš dlhý zber informácií môže viesť k zníženiu relevantnosti samotného faktu rozhodovania (až k úplnej strate relevantnosti).
Kľúčovú hodnotu zohráva užitočnosť (relevantnosť) informačných tokov zdieľaných kľúčovými vlastnosťami prezentovanými na obr. 22.1.
Ryža. 22.1. Klasifikácia informačných tokov
Zvyšujúce sa objemy informačných tokov zohrávajú protichodnú úlohu. Na jednej strane, čím väčšie množstvo informácií, tým väčšia možnosť nájsť z nich užitočnú časť pre rozhodovanie. Na druhej strane, podľa štatistických štúdií dvojnásobné zvýšenie množstva informácií (t. j. zvýšenie o 100 %) je sprevádzané zvýšením ich užitočnej časti najviac o 20 %. To znamená, že 80 % dodatočných informácií nie je užitočných. Za týchto podmienok má veľký význam hľadanie efektívnych algoritmov na extrakciu užitočnej časti informácií zo všeobecného toku informácií pre racionálne manažérske rozhodnutia.
Výrobný podnik, ak ho posudzujeme z manažérskeho hľadiska, pozostáva z dvoch podsystémov, riadiaceho a riadeného, alebo subjektu a objektu riadenia, vzájomne prepojených kanálmi prenosu informácií. Riadiaci objekt možno podmienečne považovať za systém, ktorý transformuje zdroje, na vstupe ktorých sa prijímajú suroviny, práca atď., a výstupom sú produkty výroby. Informačné odkazy produkčný systém s vonkajším prostredím môže byť reprezentovaný dvoma vstupnými a jedným výstupným kanálom.
Jeden zo vstupných informačných kanálov prijíma informácie z externých štruktúr, ktoré určujú podmienky fungovania podniku, berúc do úvahy plány výrobných a ekonomických činností, ako aj štandardy využívania zdrojov. Súhrn týchto informácií určuje podmienky a ovplyvňuje technológiu na dosiahnutie cieľov organizácie.
Druhý informačný vstup predstavuje rušivé vplyvy prichádzajúce z vonkajšieho prostredia. Príkladom rušivých faktorov je porušenie podmienok dodávok surovín a materiálov, zníženie ich kvality, zmena podmienok predaja produktov, porušovanie zmluvných záväzkov subdodávateľmi a pod. pochádzajúce z prostredia mimo podniku, takéto rušivé výrobné systémy. Napríklad poruchy zariadení, náhodné porušenie technologických režimov, choroba zamestnancov podniku atď.
Informačný výstup produkčného systému je kanál na prenos informácií externých organizácií, napríklad združenie alebo ministerstvo, do ktorého patrí daný podnik alebo daňové úrady a pod. V každom systéme riadenia sú subjekt a objekt riadenia prepojené informačnými kanálmi, prostredníctvom ktorých sa kontrolné úkony a informácie o stave objektu riadenia spájajú. prenášané.
Orgán podnikového riadenia v klasickej trojúrovňovej verzii pozostáva z troch vrstiev. Informačné toky cirkulujú vo vnútri a mimo týchto vrstiev. Zhora nadol - riadiace akcie, zdola nahor - spätná väzba, horizontálne - výmena informácií medzi vnútornými objektmi na rovnakej úrovni, ako aj medzi vnútornými a vonkajšími objektmi.
Samotný riadiaci mechanizmus zahŕňa riadiaci personál, počítačové siete, finančné, informačné a iné zdroje. Úloha riadenia výroby sa redukuje na racionálne riadenie tokov zdrojov (materiálových, energetických, finančných, informačných atď.).
Informačné toky sú súhrnom informačných tokov, ktoré umožňujú podniku vykonávať finančné a ekonomické aktivity.
Aby podnik mohol normálne fungovať, musí dostávať úplné a kvalitné informácie pred a po tom, ako jeho vedenie prijme manažérske rozhodnutia.
Dobré informácie umožňujú podniku:
- - získať konkurenčné výhody;
- - znížiť finančné riziko;
- - určiť postoj kupujúcich;
- - odôvodniť intuitívne rozhodnutia;
- - zvýšiť efektivitu činností;
- - monitorovať vonkajšie prostredie;
- - koordinovať stratégiu;
- - zvýšiť dôveru v dosiahnuté dohody a prijaté záväzky.
Jednou z najdôležitejších podmienok úspešného fungovania výroby ako celku je dostupnosť takého informačného systému, ktorý by umožňoval prepojiť všetky činnosti a riadiť ich na princípoch jednotného celku.
Informácie sa zhromažďujú a analyzujú pomocou štyroch pomocných systémov, ktoré spolu tvoria: interný reporting, prieskum trhu, analýza informácií a zber aktuálnych externých informácií.
Pri určovaní parametrov podniku zohrávajú osobitnú úlohu finančné a účtovné výkazy. Tento interný reportingový systém zobrazuje ukazovatele aktuálnych tržieb, nákladov, objemov zásob, peňažných tokov, informácie o pohľadávkach a záväzkoch.
Pre informácie je veľmi dôležitá kontinuita ich zberu. To zaisťuje úplnú prehľadnosť vo veciach vlastného podniku, ako aj schopnosť a pripravenosť poskytnúť trhu správny produkt v požadovaných objemoch.
V logistike existujú typy informačných tokov v závislosti od:
- - na type systémov spojených tokom - horizontálne a vertikálne;
- - z miesta prechodu - vonkajšie a vnútorné;
- - zo smeru vo vzťahu k logistickému systému - vstup a výstup (obr. 1).
Ryža.
Horizontálne informačné toky majú najčastejšie neformálny charakter, sú najefektívnejšie, z komunikačného hľadiska. Uchovávajú asi 90 % informácií. To znamená, že strata informácií pri prenose týmto spôsobom je minimálna. Vysvetľuje sa to tým, že ľudia, ktorí sú na rovnakej úrovni hierarchie služieb, si rozumejú z psychologického hľadiska ľahšie, pretože riešia rovnaký typ úloh a čelia podobným problémom (obr. 2).
Ryža.
Vertikálne informačné toky prebiehajú medzi zamestnancami alebo skupinami zamestnancov umiestnenými na rôznych úrovniach hierarchie, napríklad medzi šéfom a podriadeným.
Vertikálne informačné toky sa zase delia na zostupné (od manažmentu k radovým zamestnancom pozdĺž hierarchie) a vzostupné (od nižších pracovníkov k vyšším) (obr. 3).
Ryža.
Externé informačné toky odráža vzťah medzi podnikom a ekonomickými a politickými subjektmi pôsobiacimi mimo neho. Definujú interakciu medzi podnikom, jeho skutočným a potenciálnych klientov ako aj konkurenti. Podnik musí neustále monitorovať hlavné zložky vonkajšieho prostredia, medzi ktoré patria ekonomické, technologické, politické a právne, sociokultúrne a fyzické a environmentálne faktory.
Interné informačné toky- ide o informačné toky medzi rôznymi službami a úrovňami podniku, napríklad doklad o výdaji materiálov z výrobného skladu do podnikovej dielne, doklad o výdaji materiálových zdrojov z jednej dielne do druhej, doklad pre príjem hotových výrobkov, výrobkov a dielov na sklad. Interné informačné toky jasne charakterizujú fázy procesu: zásobovanie, vnútropodnikové, marketingové.
Hlavnými znakmi interných informačných tokov sú: zjednodušený dizajn, overený podpismi úradníkov, v rámci jednotlivých výrobných jednotiek (dielne a pracoviská) často pozostávajú z ústnych správ.
Vstupné informačné toky- ide o postupnosť dokumentov a údajov, ktoré prichádzajú do informačného systému,
informácie potrebné na vyriešenie problému a nachádzajúce sa na rôznych médiách: primárne dokumenty, strojové médiá, v pamäti osobný počítač. Na tento účel sa zostavuje zoznam vstupných informácií a zloženie detailov každého typu vstupných informácií, umiestnenie detailov vstupných informácií a popis detailov (polí) vstupných dokumentov.
Výstupné informačné toky- sú to správy, ktoré presahujú rámec jedného logistického systému alebo jedného z jeho podsystémov.
Tok informácií charakterizujú tieto ukazovatele:
- - zdroj výskytu;
- - smer prúdenia;
- - rýchlosť prenosu a príjmu;
- - intenzita prúdenia atď.
Tok informácií sa meria množstvom spracovaných alebo prenesených informácií za jednotku času.
Spôsoby merania množstva informácií obsiahnutých v správe sa študujú v odbore kybernetiky nazývanom teória informácie. Podľa tejto teórie sa ako jednotka množstva informácie berie takzvaná binárna jednotka – bit. Pri použití elektronickej výpočtovej techniky sa informácie merajú v bajtoch. Bajt je časť strojového slova, zvyčajne pozostáva z 8 bitov a používa sa ako celok pri spracovaní informácií v počítači.
Používajú sa aj odvodené jednotky množstva informácií: kilobajty a megabajty.
V obchodnej praxi možno informácie merať aj:
- - počet spracovaných alebo odoslaných dokumentov;
- - celkový počet riadkov dokumentov v spracovaných alebo prenášaných dokumentoch.
Taktiež je potrebné určiť miesta zberu, vstupu a výstupu informácií, formy ich prezentácie a dokumentácie. Na budovanie takýchto systémov by sa malo v maximálnej možnej miere využiť moderné počítačové vybavenie, možnosť ich začlenenia do lokálnych počítačových sietí a prístup do medzinárodných sietí, ako je napríklad internet.