Τι είναι το email; Στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο, αυτό είναι:

• Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να χαλάσετε την πρώτη εντύπωση.
• Το εργαλείο της δουλειάς σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, έχοντας καλή γνώση αυτού του εργαλείου, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
• Ισχυρή απόσπαση της προσοχής. Ο έξω κόσμος προσπαθεί να σας πάρει, να σας αποσπάσει την προσοχή και να σας παρασύρει μέσω email.

Από αυτές τις θέσεις και κοιτάξτε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε απλά.

Σχέδιο επιστολών

Χρησιμοποιώ ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mozilla Thunderbird, επομένως θα πω στο παράδειγμά του. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας προχωρήσουμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.

Σε ποιον. Αντίγραφο. Κρυφό αντίγραφο

Ίσως κάποιος δεν γνωρίζει, αλλά το "Προς" στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν." ή "Κρυφή κοινοποίηση".

• Σε ποιον: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικό.
• αντίγραφο: γράφουμε κάποιον που πρέπει να διαβάσει το γράμμα, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε αντίδραση.
• Κρυφό αντίγραφο: γράφουμε κάποιον που πρέπει να διαβάσει το γράμμα, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους υπόλοιπους παραλήπτες του γράμματος. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο να χρησιμοποιείται για μαζικές αποστολές επαγγελματικών επιστολών, όπως ειδοποιήσεις.

Όχι σωστά σε μαζική αποστολήκαθορίστε τους παραλήπτες μέσω των πεδίων "Κοινοποίηση" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές που αναφέρουν 50-90 παραλήπτες στο πεδίο Κοιν. Υπάρχει παραβίαση της ιδιωτικής ζωής. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν είναι άνθρωποι που γνωρίζονται μεταξύ τους. Και αν υπάρχουν ανταγωνιστικές εταιρείες στη λίστα που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για περιττές εξηγήσεις, ως μέγιστο - να τερματίσετε τη συνεργασία με έναν από αυτούς. Μην το κάνετε με αυτόν τον τρόπο.

Θέμα επιστολής

Οι επαγγελματικές υπηρεσίες αλληλογραφίας συχνά γράφουν για τη σημασία της γραμμής θέματος (μερικές φορές λογικά) στα εταιρικά τους ιστολόγια. Αλλά εκεί πιο συχνά μιλάμε για επιστολές πώλησης, όπου το θέμα της επιστολής λύνει το πρόβλημα "το email πρέπει να ανοίξει".

Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα "η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν." Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή του κάρμα πολλών απαντητικών επιστολών, μόνο με προθέματα Σχετικά με:ή fwd, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να αναζητήσετε το επιθυμητό γράμμα για το θέμα.

Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος μιας μονοήμερης αλληλογραφίας ενός μεσαίου διευθυντή. Δεν μιλάω καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές υπερβαίνει τα 200 ή περισσότερα την ημέρα. Για άλλη μια φορά λοιπόν: μην στέλνετε email με κενή γραμμή θέματος.

Λοιπόν, πώς να διατυπώσετε σωστά το θέμα της επιστολής;

Λάθος #1 : μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, το "Sky" και όλα. Πρώτον, πιθανότατα δεν είστε από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας είναι ήδη ορατό από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα μοιάζει το δικό σας γραμματοκιβώτιο με αυτήν την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Περίπου έτσι.

Είναι βολικό να ψάχνεις για τέτοια θέματα;

Λάθος #2 : φανταχτερός, τίτλος πώλησης. Είναι υπέροχο αν ξέρεις να γράφεις τέτοιους τίτλους. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος μιας επαγγελματικής επιστολής: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.

Κείμενο της επιστολής

Υπάρχουν πολλοί οδηγοί για τη σύνταξη κειμένων για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, ο Maxim Ilyakhov, ο Alexander Amzin και άλλοι δάσκαλοι της λέξης έχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το συνολικό ύφος του γραπτού λόγου.

Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λαμβάνουμε με συνέπεια αρκετές αποφάσεις.

Θέμα ευγένειας . Στην αρχή της επιστολής, μπορείτε να θολώσετε με ευγένεια ή ακόμη και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόντια, εδώ και περισσότερους από δύο μήνες δεν σας έχω μιλήσει γραπτώς, από την οποία υπέφερα και δεν κοιμήθηκα άλλο νύχτα, σκέψη». Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για να συνθέσει μια τέτοια εισαγωγή, όσο και από άποψη χρόνου του συνομιλητή να τη διαβάσει. Η αλληλογραφία είναι δουλειά, θυμάσαι; Όχι να γράφει επιστολικό είδος για διαγωνισμό και όχι ένα γράμμα από τη μητέρα του στον Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.

Σεβόμαστε τον χρόνο μας και τον παραλήπτη!

Το να συστηθείτε και να ανακαλέσετε τις συνθήκες της γνωριμίας σας έχει νόημα μόνο στην πρώτη επιστολή που στάλθηκε μετά από μια φευγαλέα συνάντηση στην έκθεση. Εάν πρόκειται για συνέχιση συνεργασίας ή τρέχουσας αλληλογραφίας, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και τα επόμενα: «Ιβάν, ...».

Εφεση . Πάντα με ανησυχούσε το ερώτημα με ποιον να επικοινωνήσω σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα απευθυνόμενο σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς κανένα δισταγμό έγραψα «Γεια σου Άννα» και δεν έκανα ατμόλουτρο. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα.

Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να απαριθμήσετε ονομαστικά: "Καλημέρα, Ροντίων, Πουλχερία, Αβντότια και Πιότρ Πέτροβιτς." Αλλά είναι πολύ και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!".

Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα για να απευθυνθώ ονομαστικά σε αυτόν που βρίσκεται στο πεδίο "Προς". Και σε όσους είναι στο αντίγραφο, μην επικοινωνήσετε καθόλου. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει ταυτόχρονα να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (ένα!) Τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.

Παραπομπή . Η αλληλογραφία είναι συχνά μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή πρακτική να μην διαγράφετε το ιστορικό της αλληλογραφίας και να γράφετε την απάντησή σας στην κορυφή του παρατιθέμενου κειμένου, ώστε όταν επιστρέψετε σε αυτήν την αλληλογραφία σε μια εβδομάδα, να μπορείτε να διαβάζετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω με φθίνουσες ημερομηνίες.

Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Ορισμός δρομέα μετά από εισαγωγικό κείμενο". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμός» → «Σύνθεση και διευθυνσιοδότηση». Έτσι πρέπει να είναι.

Σκοπός της επιστολής . Οι επαγγελματικές επιστολές είναι δύο τύπων:

• όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα).
• και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, ώστε να συμφωνήσει στο συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.

Κατά κανόνα, υπάρχουν πολύ περισσότερες επιστολές κινήτρων από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Το κάλεσμα για δράση θα πρέπει να ακολουθείται από ένα όνομα και να είναι η τελευταία πρόταση της επιστολής.

Όχι σωστά : «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος σκότωσε τη γριά».

Σωστά : "Porfiry Petrovich, ήμουν εγώ που σκότωσα τη γριά, σε παρακαλώ λάβετε μέτρα για τη σύλληψή μου, βαρέθηκα να υποφέρω!"

Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε, μπορεί να πάρει τη λάθος απόφαση.

Υπογραφή στο κείμενο . Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να ρυθμίσετε την αυτόματη αντικατάσταση μιας υπογραφής, για παράδειγμα, το κλασικό "Με εκτίμηση, ...". Στο Mozilla, αυτό γίνεται στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού".

Το να γράψετε ή να μην γράψετε επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε κατά κάποιο τρόπο συνδεδεμένοι με τις πωλήσεις - φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συναλλαγή δεν πραγματοποιηθεί με βάση τα αποτελέσματα της επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα χρησιμοποιώντας τις επαφές από την υπογραφή.

Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος της επιστολής για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορούν, δεν θέλουν, δεν έχουν χρόνο) να απαντούν στις επιστολές σας. Καθορίστε την προεπιλογή στο κείμενο της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν από τις 12:00 την Παρασκευή, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι πραγματική (μην στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να αποφασίσει για την επιστολή σας. Μια τέτοια «σιωπή» σε απαλλάσσει από την ευθύνη για τη μη ανταπόκριση του συνομιλητή. Όπως πάντα, η χρήση αυτού του τσιπ πρέπει να προσεγγιστεί με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντήσει στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον πιέσει λίγο ή να οδηγήσει στην απόφαση να μην απαντήσετε στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας κάνει να περιμένετε την Παρασκευή.

Συνημμένα

Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προσφορές, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - ένα πολύ βολικό εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή δημοφιλών λαθών.

Λάθος : Τεράστιο μέγεθος επένδυσης. Συχνά λαμβάνουμε email με συνημμένα μεγέθους έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων σε μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. πρόγραμμα αλληλογραφίαςο ανταποκριτής είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα κολλήσει για αρκετά λεπτά σε μάταιες προσπάθειες λήψης μιας προεπισκόπησης αυτού του συνημμένου. Και ο Θεός να μην προσπαθήσει ο παραλήπτης να διαβάσει αυτό το γράμμα σε ένα smartphone ...

Προσωπικά, διαγράφω αμέσως τέτοια γράμματα. Δεν θέλετε το email σας να καταλήξει στον κάδο απορριμμάτων πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος του συνημμένου. Συνιστάται να μην είναι μεγαλύτερο από 3 MB.

Τι γίνεται αν υπερβαίνει;

• Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας για διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, σε PDF και 300dpi λαμβάνονται αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
• Σκεφτείτε προγράμματα όπως το WinRar archiver ή το 7zip. Ορισμένα αρχεία συμπιέζονται τέλεια.
• Τι γίνεται αν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Οι αποθηκευτικοί χώροι cloud πληροφοριών θα έρθουν στη διάσωση: Dropbox, Google Drive και παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως το Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους προς αποθήκευση cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.

Και μια ακόμη όχι προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους όνομα . Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Κάποτε, στην εταιρεία, ετοιμάζαμε μια εμπορική προσφορά που απευθυνόταν στον ... ας είναι ο Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διευθυντή με το προσχέδιο CP για έγκριση και στο συνημμένο υπήρχε ένα αρχείο με το όνομα "DlyaFedi.docx". Με τον διευθυντή που μου το έστειλε, έγινε ένας διάλογος με το εξής περιεχόμενο:

Αγαπητέ μάνατζερ, είσαι προσωπικά έτοιμος να προσεγγίσεις αυτό το σεβαστό άτομο και να τον αποκαλέσεις Φιόντορ κατάμουτρα;

Κάπως όχι, σεβαστό πρόσωπο, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο.

Γιατί ονομάσατε το συνημμένο "Για τον Φέντι"; Αν του το στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς σε αυτό το CP;

επρόκειτο να μετονομάσω...

Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - άρνηση δυνητικό πελάτη- ή να δημιουργήσετε επιπλέον εργασία για τον εαυτό σας μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fedor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Sky_Axes.docx".

Έτσι, με το email ως «πρόσωπο» λίγο πολύ τακτοποιημένο. Ας περάσουμε στο e-mail ως εργαλείο παραγωγικότητας και ας μιλήσουμε για την απόσπαση της προσοχής του.

Εργασία με γράμματα

Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, η αλληλογραφία πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εφαρμογή προγραμμάτων εργασίας.

Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις αλληλογραφίας. Εάν το πρόγραμμα-πελάτης αλληλογραφίας έχει ρυθμιστεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε και ηχητικό σήμα, και αναβοσβήνει το εικονίδιο δίπλα στο ρολόι και εμφανίζει μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και μετά να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των απαρατήρητων αποστολών - μείον μια ή δύο ώρες ζωής.

Για ορισμένους, η ισχυρή δύναμη της θέλησης σας επιτρέπει να μην αποσπάτε την προσοχή σας από ειδοποιήσεις και είναι καλύτερο για τους απλούς ανθρώπους να μην δελεάσουν τη μοίρα και να τους απενεργοποιήσουν. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".

Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;

Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, διαθέτετε χρόνο για ανάλυση αλληλογραφίας, ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας και δείτε τα πάντα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα το μεσημέρι και το βράδυ, ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.

Οι άνθρωποι συχνά ρωτούν, τι γίνεται με τους χρόνους απόκρισης και τα επείγοντα email; Απαντώ: δεν έχετε επείγοντα γράμματα στο ταχυδρομείο. Εκτός αν εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης πελατών (ένα τέτοιο τμήμα έχει τους δικούς του κανόνες για την εργασία με την αλληλογραφία).

Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλέφωνο, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε συνειδητά στο πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν το πρότυπο για την απάντηση σε email έως και 24 ώρες. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλής μορφής - μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις από τον συνομιλητή μέσω email. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, ειδοποιήστε σχετικά μέσω ταχύτερων καναλιών επικοινωνίας.

Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιούμε το πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.

Τι πρέπει να κάνουμε όταν πηγαίναμε στο ταχυδρομείο και εμπλακούμε σε μια δραστηριότητα που ονομάζεται "ανάλυση email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;

Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά, δυστυχώς, δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο που να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, " ". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα είμαι ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD σημειωθούν στα σχόλια, συμπληρώσουν ή βελτιώσουν το σύστημα που περιγράφεται.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι σχεδιαστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος Εισερχόμενα θα πρέπει να είναι πάντα κενός. Εάν έχετε αναλάβει την ανάλυση των εισερχομένων, μην σταματήσετε και μην σας αποσπά τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.

Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενα; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επιλέξτε και πατήστε Διαγραφή στο πληκτρολόγιο. Εάν δεν μπορείτε να αναγκάσετε τον εαυτό σας να διαγράψει το email, θα πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό.

1. Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Χρειάζεται να απαντηθεί; Ναι, ναι, και η απάντηση δεν θα διαρκέσει περισσότερο από τρία λεπτά και, στη συνέχεια, απαντήστε αμέσως.
2. Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία της απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν προγραμματιστή εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σας σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε μια επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
3. Μετά από μια γρήγορη απάντηση σε μια επιστολή, τη μετατροπή της σε εργασία ή απλώς την ανάγνωσή της, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροπρόθεσμη αποθήκευση.

Εδώ είναι οι φάκελοι για μακροχρόνια αποθήκευση που έχω.

• 0_Τρέξε.Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή, επαναλαμβάνω, μπορείτε να προσθέσετε γράμματα εδώ που απαιτούν λεπτομερή μελέτη. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση τη στιγμή που έχει διατεθεί ειδικά για αυτό.
• 1_ΑναφοράΑπό εδώ βάζω γράμματα γενικές πληροφορίες: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες ιστού, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
• 2_Έργα.Εδώ αποθηκεύεται ένα αρχείο αλληλογραφίας για εταίρους και έργα με τα οποία υπάρχει τρέχουσα σχέση. Φυσικά, υπάρχει ξεχωριστός φάκελος για κάθε έργο ή συνεργάτη. Στο φάκελο του συνεργάτη, έβαλα γράμματα όχι μόνο από τους υπαλλήλους του, αλλά και γράμματα από τους υπαλλήλους του «Sky» που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
• 3_Μουσείο.Εδώ ρίχνω εκείνα τα γράμματα που είναι κρίμα να διαγραφούν και τα οφέλη από αυτά δεν είναι προφανή. Επίσης φακέλους με κλειστά έργααπό το "2_Projects". Με μια λέξη, οι πρώτοι υποψήφιοι προς διαγραφή αποθηκεύονται στο «Μουσείο».
• 4_Έγγραφα.Ακολουθούν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα εγγράφων που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για τη λογιστική, για παράδειγμα, πράξεις συμφιλίωσης από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια. Ο φάκελος έχει πολλά κοινά με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Sprav", μόνο που αποθηκεύει λογιστικές πληροφορίες και στον φάκελο "2_Projects" - πληροφορίες διαχείρισης. Στο "4_Documents" - νεκρές πληροφορίες και στο "2_Projects" - ζωντανά.
• 5_Γνώση.Εδώ βάζω μόνο πραγματικά χρήσιμες αλληλογραφίες, στις οποίες θέλω να επιστρέψω μετά από λίγο για έμπνευση ή αναζήτηση λύσεων.

Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη αλληλογραφίας που είναι σημαντικές για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή, το Thunderbird έχει το πλαίσιο ελέγχου "Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων". Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, οπότε η σημαία είναι σβηστή! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".

Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα . Προηγουμένως, χρησιμοποιούσα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές ενός δικηγόρου μετακινήθηκαν στον φάκελο "Δικηγόρος". Εγκατέλειψα αυτήν την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων σχετίζονται με ένα έργο ή έναν συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του εταίρου ή έργου. Δεύτερον: Αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς οι ίδιοι πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί ένα συγκεκριμένο γράμμα και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για ταξινόμηση σε φακέλους από αυτόματα κανονικά γράμματα διάφορα συστήματα, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να παίρνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού "Εργαλεία" → "Φίλτρα μηνυμάτων".

Έτσι, στο σωστή προσέγγισηΤο e-mail θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.

Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις για νέα email; ;)

Η πλειοψηφία πελάτες αλληλογραφίας, συμπεριλαμβανομένου gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird, σας επιτρέπει να βάλετε πολλούς παραλήπτες αντίγραφο(στο αγγλική γλώσσαεγκρίθηκε η συντομογραφία SS), ή Bcc (CCB). ΣΤΟ Αντίγραφαοι παραλήπτες μπορούν να δουν τις διευθύνσεις άλλων ατόμων. Στη δεύτερη περίπτωση, η ταυτότητα των επιπλέον παραληπτών αποκρύπτεται.

Προσθήκη διεύθυνσης παραλήπτη

Για να καθορίσετε τους παραλήπτες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισαγάγετε τη διεύθυνση email τους στο πεδίο Σε ποιον (Οτι):

Ορισμένα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να εισάγετε απλώς ένα όνομα χρήστη σε ένα πεδίο που στη συνέχεια συμπληρώνεται αυτόματα από το πρόγραμμα.

Εάν χρησιμοποιείτε αυτό το πεδίο για να στείλετε email σε πολλά άτομα, καθένα από αυτά θα μπορεί να δει πλήρης λίσταάλλους παραλήπτες.

Πώς να αντιγράψετε ένα email

Πεδίο CCή αντίγραφοχρησιμοποιείται για ανταλλαγή ηλεκτρονικά μηνύματαμε πιο έμμεσο τρόπο από ένα χωράφι Σε ποιον. Εάν δεν απευθύνεστε απευθείας σε ένα άτομο στο email σας, αλλά θα θέλατε αυτό το άτομο να παρακολουθήσει τη συζήτηση στο νήμα του email ή απλώς να γνωρίζει αυτό το θέμα, το πεδίο αντίγραφοθα ήταν μια εξαιρετική επιλογή. Αποδέκτης που βρίσκεται στο Αντίγραφαεπιστολές, λαμβάνει αδιάβαστο γράμμαπάνω στο ___ σου γραμματοκιβώτιοσαν αυτόν που τοποθετήθηκε στο χωράφι Σε ποιον; η διαφορά έγκειται μόνο στο ποιος απευθύνετε πρώτα την επιστολή στο σώμα του e-mail σας. Στον επαγγελματικό κόσμο, η αποστολή αλληλογραφίας σε Αντίγραφαχρησιμοποιείται πολύ ευρέως και χρησιμεύει για την ενημέρωση των συναδέλφων για διάφορα γεγονότα και θέματα.

Μπορείτε να καταχωρίσετε τους παραλήπτες email εισάγοντας απλώς μια λίστα διευθύνσεων στο πεδίο αντίγραφο, που συνήθως βρίσκεται ακριβώς κάτω από το χωράφι Σε ποιον. Όλοι σε αυτήν την αλυσίδα παραληπτών θα μπορούν να δουν τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των άλλων παραληπτών:

Πώς να κάνετε Bcc ένα email

Κάθε πρόγραμμα-πελάτης email (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo κ.λπ.) επιτρέπει στον αποστολέα ενός email να επικοινωνήσει ένας μεγάλος αριθμόςάτομα χωρίς να εκθέσουν τα στοιχεία τους σε άλλους χρήστες στην αλυσίδα email. Αυτή η συνάρτηση καλείται BCCή Κρυφό αντίγραφο. Μπορείτε να αποκρύψετε τους παραλήπτες εισάγοντας τις διευθύνσεις τους στο πεδίο Κρυφό αντίγραφοαντί να χρησιμοποιείτε πεδία Σε ποιονκαι αντίγραφο:

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα τόσο για ατομικά όσο και για ομαδικά email. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν θέλετε να διατηρήσετε τις επαφές σας ιδιωτικές, να τις προστατέψετε από ανεπιθύμητα μηνύματα και ανεπιθύμητα μηνύματα ή απλά δεν θέλετε οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν ποιος έλαβε το ίδιο μήνυμα.

Πεδίο Κρυφό αντίγραφοδεν είναι πάντα διαθέσιμο από προεπιλογή για όλους τους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, σε ΑποψηΘα χρειαστεί να πάτε στο Επιλογέςγια πρόσβαση στη ρύθμιση. σε Thunderbirdθα χρειαστεί να επιλέξετε αυτή τη λειτουργία από το αναπτυσσόμενο μενού. σε gmailπρέπει να πατήσετε το κουμπί αντίγραφοκαι Κρυφό αντίγραφο; σε Windows Live MailΘα χρειαστεί να πατήσετε ταυτόχρονα τα πλήκτρα alt + σι.

Εικόνα: © Web Hosting - Unsplash.com

Στέλνουμε δεκάδες email κάθε μέρα. Μερικές φορές αυτά είναι πολύ σύντομα μηνύματα, όπως: «Πάμε για μεσημεριανό;». Μερικές φορές - με το οποίο παρουσιάζετε την επιχείρηση ή τον ιστότοπό σας. Όταν υπάρχουν πολλά γράμματα και λίγος χρόνος, αρχίζουμε να βιαζόμαστε και να κάνουμε λάθη. Συνήθως ασήμαντο, σαν τυπογραφικό λάθος, αλλά μερικές φορές υπάρχουν εκείνα που μπορούν πραγματικά να βλάψουν τη φήμη σας και να καταστρέψουν τη σχέση σας με έναν πελάτη ή έναν υπάλληλο.

Αυτό μπορεί να αποφευχθεί, απλά πρέπει να είστε συγκεντρωμένοι και να γνωρίζετε κάποιες παγίδες. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη που γίνονται κατά την αποστολή email. Διαβάστε προσεκτικά και θυμηθείτε ότι πρέπει πρώτα να κάνετε μια μικρή παύση, να ελέγξετε αν όλα είναι εντάξει και μόνο στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί "Υποβολή".

Καλείτε λάθος διεύθυνση

Το πιο συχνό και πιο δυσάρεστο λάθος. Φανταστείτε ότι θέλετε να στείλετε μερικές όμορφες προσωπικές φωτογραφίες σε έναν φίλο ή μια φίλη, αλλά πληκτρολογείτε αυτόματα τη διεύθυνση του αφεντικού ή του πελάτη σας. Και μόνο αφού φύγει το γράμμα, συνειδητοποιείς με τρόμο αυτό που μόλις συνέβη. Αν είναι παρηγοριά, ο καθένας από εμάς έχει βρεθεί σε αυτήν την κατάσταση τουλάχιστον μία φορά στη ζωή του: οι δικηγόροι έστειλαν εμπιστευτικά έγγραφα στην αντίθετη πλευρά, οι σχεδιαστές έστειλαν διατάξεις ιστότοπου σε λάθος πελάτη και ούτω καθεξής. Αλλά όταν αυτό συμβαίνει σε εμάς, φαίνεται ότι η γη γλιστράει κάτω από τα πόδια μας.

Ευτυχώς, σε πολλές υπηρεσίες αλληλογραφίας, για παράδειγμα, στο ίδιο Gmail, υπάρχει μια λειτουργία. Ενεργοποιήστε το και καθορίστε ένα μεγάλο χρονικό διάστημα - έτσι, ξέρετε, πιο ήρεμο.

Ξέχασες να επενδύσεις

Γράψατε ότι επισυνάπτεται ένα αρχείο στην επιστολή, αλλά ξεχάσατε να το επισυνάψετε. Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος που συχνά οδηγεί σε παρεξηγήσεις και συγγνώμη. Από τη μία πλευρά, είναι εντάξει, κανείς δεν είναι τέλειος, αλλά είναι καλύτερα να ελέγξετε τα πάντα πρώτα και μόνο μετά να στείλετε ένα γράμμα. Και για να αποφύγετε ερωτήσεις από τον παραλήπτη, συνιστούμε να αναφέρετε όλα τα συνημμένα αρχεία ακριβώς στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, όπως αυτό:

Γεια σου Maxim! Σας στέλνω μερικά αρχεία, είναι στο συνημμένο:

Συμφωνία παροχής υπηρεσιών

GIF με μια γάτα

Δεν σκέφτεσαι να διακοσμήσεις

Γνωρίστε, όπως θυμάστε, με ρούχα. Εάν δεν θέλετε το email σας να σας κάνει να θέλετε να το διαγράψετε αμέσως, επεξεργαστείτε τη φόρμα του. Λένε ότι πρέπει να δοθεί τόσος χρόνος όσο και το περιεχόμενο. Ευτυχώς, σήμερα είναι εύκολο. Για αυτό, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Wix ShoutOut, να επιλέξετε το κατάλληλο πρότυπο και να προσθέσετε το κείμενό σας σε αυτό. Δεν απαιτούνται ιδιαίτερες γνώσεις, απλά φροντίστε να φαίνονται όλα προσεγμένα και όμορφα. Παρεμπιπτόντως, μια καλή λίστα αλληλογραφίας έχει τα δικά της μυστικά και κανόνες, επομένως σας συμβουλεύουμε να διαβάσετε τον διευθυντή μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας. Μην ευχαριστείς.

Δεν συμπεριλαμβάνετε γραμμή θέματος

Το θέμα της επιστολής έχει περίπου τον ίδιο ρόλο με τον τίτλο του κειμένου. Εμφανίζεται δίπλα στο όνομά σας, ο παραλήπτης το βλέπει και καταλαβαίνει τι του στείλατε: ένα τιμολόγιο, τα αποτελέσματα μιας συνάντησης, μια προσφορά εργασίας, μια διάταξη ιστότοπου κ.λπ. Θυμηθείτε ότι το θέμα πρέπει να διατυπωθεί με σαφήνεια, ώστε, εάν είναι απαραίτητο, ένα άτομο να βρει γρήγορα την επιστολή σας και να είναι πειστικό, ώστε να ενδιαφέρεται, αν μιλάμε, ας πούμε, για μια λίστα αλληλογραφίας. Όχι πολύ καιρό πριν γράψαμε για το αν το ξεχάσατε - αξίζει να το ξαναδιαβάσετε.

Δεν αποθηκεύετε πρόχειρα

Αν σας αρέσει να γράφετε γράμματα σε συντάκτες κειμένου, στη συνέχεια αποθηκεύστε πιο συχνά, διαφορετικά θα αποδειχθεί ότι καθόσαστε πάνω από το γράμμα όλη μέρα και, στη συνέχεια, ξαφνικά ο υπολογιστής παγώνει και όλα έχουν φύγει. Ή γράψτε απευθείας στο υπηρεσία αλληλογραφίας- τότε όλα τα σκίτσα σας θα αποθηκευτούν αυτόματα στο φάκελο "Πρόχειρα".

Γίνεσαι αγενής

Η ευγένεια στην αλληλογραφία είναι εξίσου σημαντική με τη ζωή. Εδώ είναι οι βασικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθούν όλοι και όλοι:

Πάντα να ευχαριστείτε τον αποστολέα για την επιστολή, ειδικά αν δείτε ότι έκανε καλή δουλειά. Θυμάστε όταν όλοι μας είχαν μάθει «μαγικές» λέξεις ως παιδιά; Ας μην τους ξεχνάμε, παρά το γεγονός ότι είμαστε ήδη ενήλικες.

Παραμείνετε ήρεμοι, ακόμα κι αν το θέμα είναι εξαιρετικά επείγον και σημαντικό. Η νευρικότητα και οι μομφές σίγουρα δεν θα οδηγήσουν σε τίποτα καλό.

Ξεκινήστε και τελειώστε το γράμμα σας με κοινές φράσεις. Ο βαθμός τυπικότητας θα εξαρτηθεί από το με ποιον επικοινωνείτε. Εάν αυτό είναι το αφεντικό σας ή απλώς ένας αξιωματούχος, μην χρησιμοποιείτε "Hello", "Bye" ή "Kiss". Και το αντίστροφο, εάν γράφετε σε έναν συνάδελφο ή φίλο, μπορείτε να το κάνετε χωρίς το παραδοσιακό «Με σεβασμό».

Δεν διαβάζεις κείμενο

Τα λάθη μπορεί να χαλάσουν την εντύπωση, γι' αυτό διαβάστε ξανά προσεκτικά τη γραπτή επιστολή, κατά προτίμηση πολλές φορές. Αμφιβολία σχετικά με την ορθογραφία ή τη σύνταξη - μεταβείτε στο Diploma.ru. Καλύτερα να μετράς επτά φορές, δηλαδή να τσεκάρεις, παρά αργότερα να ζητήσεις συγγνώμη για τυπογραφικά λάθη και να αποδείξεις ότι όντως είσαι εγγράμματος.

Και παρεμπιπτόντως: αν φοβάστε να στείλετε κατά λάθος μια ημιτελή επιστολή, πρώτα γράψτε ολόκληρο το κείμενο ολόκληρο και μόνο στη συνέχεια πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη.

Δεν βάζετε τα σωστά άτομα στο αντίγραφο της επιστολής

Ας βρούμε ποιος μπορεί να λάβει ακόμη και την επιστολή σας. Το πεδίο Προς είναι ο κύριος παραλήπτης. Το πεδίο "CC" είναι το άτομο που θα λάβει το αντίγραφο. Δεν σχετίζεται άμεσα με το υπό συζήτηση θέμα, αλλά θέλει ή πρέπει να γνωρίζει. Το πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" είναι οι κρυφοί παραλήπτες. Τα προσθέτετε, αλλά ο κύριος παραλήπτης δεν τα βλέπει. Και εδώ πρέπει να είστε προσεκτικοί: μπορείτε να μπερδέψετε Κοιν. και Κρυφή κοινοποίηση, και τότε ο παραλήπτης θα σκεφτεί ότι κατασκοπεύεται.

Λάβετε υπόψη ότι είναι σημαντικό για μερικούς ανθρώπους να γνωρίζουν τι συμβαίνει. Δεν θέλετε να ακούσετε επικρίσεις για το θέμα "Πώς δεν θα μπορούσατε να με προσθέσετε στο αντίγραφο;! Δούλεψα σε αυτό το έργο για δύο μήνες!». Εάν έχετε αμφιβολίες, προσθέστε όλους όσους έχουν οποιαδήποτε σχέση με το θέμα. Ίσως δεν θα είναι όλοι χαρούμενοι που αποσπώνται, αλλά δεν θα υπάρχουν παράπονα εναντίον σας.

Δεν εγγραφείτε

Έγραψες «Με σεβασμό, Μάσα» και νομίζεις ότι όλα είναι εντάξει, αλλά ο παραλήπτης της επιστολής κάθεται και αναρωτιέται ποια είναι αυτή η Μάσα. Από τυπογραφείο; Ή μήπως ένας εικονογράφος; Για να μην τον κάνετε να μαντέψει, δημιουργήστε μια υπογραφή και θα προστίθεται αυτόματα στο τέλος κάθε μηνύματός σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομα, το επώνυμό σας, το όνομα της εταιρείας, τη θέση σας και στοιχεία επικοινωνίαςπ.χ. skype ή αριθμό τηλεφώνου. Μπορείτε να προσθέσετε τη διεύθυνση - αν και πρόκειται για διαφήμιση, δεν είναι ενοχλητική.

Διαλέγεις λάθος ώρα

Το να γράφεις γράμματα τη νύχτα δεν είναι η καλύτερη ιδέα. Λόγος πρώτος: πρέπει να είστε τρομερά κουρασμένοι κατά τη διάρκεια της ημέρας, δεν σκέφτεστε πολύ καλά και κινδυνεύετε να κάνετε τα πάντα υποδεικνύονται σφάλματα. Ο δεύτερος λόγος: η χιονοστιβάδα της πρωινής αλληλογραφίας θα θάψει το μεταμεσονύκτιο γράμμα σας κάτω από αυτό και στο εγγύς μέλλον ο παραλήπτης σίγουρα δεν θα το δει. Και το τρίτο: προφανώς, δεν έχετε τίποτα άλλο να κάνετε, αφού γράφετε επαγγελματικές επιστολές στις τρεις το πρωί.

Η συμβουλή μας: αν δεν συνέβη τίποτα Σημαντικό και Επείγον, στείλτε μηνύματα από Δευτέρα έως Παρασκευή και κατά τις εργάσιμες ώρες, όπως όλοι οι κανονικοί άνθρωποι.

Χρειάζομαι για την επιχείρησή σας; Δημιουργήστε το μόνοι σας στο Wix - είναι εύκολο και δωρεάν!

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ο δικός της κόσμος με τους δικούς της νόμους. Πολλά εξαρτώνται από το πώς συμμορφωνόμαστε με αυτούς τους νόμους: την εντύπωση που αφήνουμε στους συναδέλφους και τους συνεργάτες, την παραγωγικότητα της εργασίας, ακόμη και την επαγγελματική ανέλιξη.

Ξεχωριστή θέση στην επαγγελματική επικοινωνία κατέχει η επαγγελματική αλληλογραφία, που είναι καθημερινή υποχρέωση των περισσότερων υπαλλήλων γραφείου και όχι μόνο. Η ικανότητα σωστής διεξαγωγής της επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορεί να είναι μια καλή βοήθεια για τη σύναψη επικερδών συμφωνιών και τη δημιουργία της εικόνας της επιχείρησής σας.

Ας δούμε μερικά από τα χαρακτηριστικά μιας επαγγελματικής επιστολής. Έτσι, η επαγγελματική αλληλογραφία είναι:

• χρήση τυπικών φράσεων και κλισέ
• συναισθηματική ουδετερότητα,
• σημασιολογική ακρίβεια και συνοπτική παρουσίαση,
• καλά δομημένο επιχείρημα.

Η επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά είναι το ίδιο σύνολο κανόνων και κλισέ, μερικά από τα οποία προτείνουμε σε όλους όσους συνεργάζονται με ξένους συνεργάτες ή σε διεθνείς εταιρείες. Φέρνουμε στην προσοχή σας μερικές χρήσιμες φράσεις που θα διακοσμήσουν την επαγγελματική σας αλληλογραφία. Αυτές οι φράσεις θα τονίσουν τον επαγγελματισμό σας και θα σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε την εικόνα ενός επιχειρηματία. Έναρξη; μ!

1.Παρακαλώ βρείτε το συνημμένο

Ας ξεκινήσουμε με τα κλασικά. Συχνά επισυνάπτεται σε email διάφορα έγγραφαή άλλα αρχεία. Προκειμένου να ειδοποιηθεί ο παραλήπτης για την παρουσία ενός συνημμένου, αυτή η φράση είναι τέλεια. Μετά από όλα, η λέξη "Attachment" στη μετάφραση σημαίνει "επένδυση". Η φράση πρέπει να χρησιμοποιείται στο τέλος της επιστολής.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα χρήσης:

• Βρείτε συνημμένο το χαρτοφυλάκιό μου.
• Βρείτε συνημμένο αντίγραφο της συμφωνίας/σύμβασης.

2. Έχω προωθήσει

Αυτή η φράση μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν πρέπει να προωθήσετε το email σε άλλους παραλήπτες. Για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη σχετικά με αυτό, η φράση "Έχω προωθήσει" είναι τέλεια. Για παράδειγμα:

• Σας έχω προωθήσει το βιογραφικό της Άννας.
• Σας έχω προωθήσει το email του Γιάννη.

3.Έχω κλείσει

Ένα άτομο που είναι αμύητο σε όλα τα μυστικά των ιδιαιτεροτήτων της επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορεί να μην καταλάβει τι σημαίνει αυτή η περίεργη συντομογραφία. Αλλά είμαστε επαγγελματίες. Το "I've cc'ed" είναι μια συντομογραφία που σημαίνει I have carbon copied. Η φράση σημαίνει «βάλε κάποιον σε ένα αντίγραφο για να λάβει γράμματα».

Επομένως, εάν χρειάζεται να ενημερώσετε κάποιον ότι έχετε βάλει άλλους παραλήπτες σε ένα αντίγραφο, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Για παράδειγμα:

• Πήρα τη Σάρα σε αυτό το email.
• Έχω επισημάνει τον Jack και τον Jimmy σε αυτά τα email.

Όσον αφορά τις συντομογραφίες που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην επαγγελματική αλληλογραφία, συνήθως γίνεται εξαίρεση για αυτήν την περίπτωση.

4.Για περισσότερες λεπτομέρειες

Αυτή η φράση είναι ένας αποδεδειγμένος τρόπος για να τελειώσετε ευγενικά την επιστολή σας στα αγγλικά. "Για περισσότερες λεπτομέρειες" σημαίνει "για περισσότερα λεπτομερείς πληροφορίες", "λεπτομερώς". Παραδείγματα χρήσης:

• Για περισσότερες λεπτομέρειες επικοινωνήστε μαζί μου οποιαδήποτε στιγμή.
• Για περισσότερες λεπτομέρειες γράψτε στον υπεύθυνο πωλήσεων μας.

Μια άλλη φράση που θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε ευγενικά είναι «Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου». Σε μετάφραση, αυτό σημαίνει "Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να μου γράψετε."

5. Ανυπομονώ

Η φράση «κοιτάζω μπροστά» σημαίνει «να περιμένω με ανυπομονησία». Επομένως, εάν ανυπομονείτε για μια απάντηση ή κάποια άλλη ενέργεια από τον παραλήπτη, τότε θα ήταν πολύ σωστό να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Για παράδειγμα:

• Περιμένω με ανυπομονησία την απάντησή σας.
• Ανυπομονώ για την απάντησή σας.

Η φράση χρησιμοποιείται καλύτερα στο τέλος της επιστολής.

Όταν γράφετε ένα γράμμα, πρέπει να είστε ευγενικοί ακόμα και όταν δεν το νιώθετε πραγματικά. Η ικανότητα να γράφετε ικανές επιστολές σε οποιαδήποτε κατάσταση αντικατοπτρίζει τον επαγγελματισμό, την καλή εκτροφή και τη γνώση της επιχειρηματικής ηθικής. Εν κατακλείδι, υπενθυμίζουμε ότι στην επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να δείξετε την ακρίβεια της διατύπωσης και τον άψογο γραμματισμό. Είναι επίσης απαράδεκτη η χρήση συντομογραφιών (με σπάνιες εξαιρέσεις).

Γράψτε σωστά τα email στα αγγλικά, αγαπητοί φίλοι! Καλή τύχη!