СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………… ……………..2
1.Информационные потоки и документооборот на предприятии
1.1.ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ………………………………………………4
1.2.ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ - ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ………………………………………………………… …………….4
1.3.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ…………….…..5
1.4.ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ........6
1.5.ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ……7
1.6.АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ…………………………..8
2.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТеРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
2.1.ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»……………………………………...11
2.2.ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»………………………………………………… ……………….12
3.АНАЛИЗ информационных потоков и Документооборота НА ПРИМЕРЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
3.1.Составление графика информационных потоков…...25
4.Пути совершенствования информационных потоков и документооборота…………………………………… …………..……..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… …………….30
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………... ……….32

ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.
Проблемы своевременного обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия. В курсовой работе рассматриваются типичные проблемы системы информационных потоков российских предприятий и подход к их анализу в концепции контроллинга.
Цель курсовой работы - исследовать способы построения эффективного документооборота на предприятии и пути совершенствования системы информационных потоков на примере ООО «Электра-Н».
Объект исследования - информационные потоки и документооборот ООО «Электра-Н» специализирущееся в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения в городе В. Новгороде.
Предмет исследования - эффективность документооборота и совершенствование системы информационных потоков предприятия ООО «Электра-Н».
Исходя из поставленной цели, определены следующие задачи:

рассмотреть понятие информационных потоков;
рассмотреть типичные информационные проблемы предприятия;
рассмотреть организацию системы информационных потоков;
проанализировать направленность и интенсивность документооборота на предприятии, а также пути его совершенствования.

Методической основой исследования послужили работы по экономической теории следующих авторов: К. Васенева, Б.П. Бармакова, В.И. Садовникова, П.Л. Эпштейна, А.А. Модина и др.

1. Информационные потоки и документооборот на предприятии
1.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ
Информационные потоки - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.
Система информационных потоков - совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - оптимизация работы предприятия.

1.2 ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ - ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
Руководители предприятия (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения.
Традиционно информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия. Данные в форме сметы затрат и расчетов на отдельные виды продукции предоставляются после того, как:
обработаны счета за электроэнергию, газ, воду;
произведен расчет услуг цехов друг другу и сторонним организациям;
начислена амортизация основных фондов;
распределены накладные расходы между цехами и видами продукции;
начислены налоги в бюджет и произведены отчисления во внебюджетные фонды.
После сопоставления фактической сметы затрат с выручкой бухгалтерия рассчитывает финансовый результат.
Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.
Недостаток этой системы - неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).
Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы - важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия.

1.3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ
Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителей предприятия оперативной информацией обусловлена недостатками организации информационных потоков. Среди типичных недостатков системы информационных потоков российских предприятий следует назвать:
дублирование предоставляемой информации;
отсутствие релевантной (существенной) информации;
отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;
несвоевременность предоставления информации;
информация может не доходить до адресата;
после получения информации могут потребоваться уточнения.
Важной задачей службы контроллинга становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.
Система информационных потоков контроллинга должна органично встраиваться в общую систему информационных потоков предприятия, иначе произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им схемы.
Необходим анализ функционирования существующей на предприятии системы информационных потоков на наличие «узких мест», лишних звеньев (для этого у контроллеров должны быть необходимые полномочия). Внедрение системы контроллинга приводит к перестройке и оптимизации системы информационных потоков - всего экономического документооборота предприятия.

1.4 ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и
анализа, должна отвечать следующим требованиям:
своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
достоверности;
релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;
полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
полноте, т.е. не должно быть упущений;
понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;
регулярности поступления.
Система контроллинга решает свои задачи и в области автоматизации на предприятии. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты цехов (филиалов, складов, магазинов) сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в системе контроллинга - дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговую работу.

1.5 ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Для создания системы информационных потоков необходимо:
определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;
проанализировать существующий на предприятии документооборот;
разработать новую систему документооборота.
Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).
В ходе анализа документооборота следует выяснить: можно ли собирать информацию о видах затрат, например, в середине месяца, какие существуют препятствия, что нужно сделать, чтобы их устранить? Оказывается, что можно обязать кладовщиков сдавать данные по расходу материалов (лимитно-заборные карты) и в середине месяца, а не только в конце; что табельщики могут вводить в программу расчета заработной платы данные из табеля ежедневно и т.д. Служба контроллинга может приказать от имени финансового или генерального директора предоставлять данные чаще.
Служба контроллинга должна договориться с бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, чтобы далее служба контроллинга выбирала информацию из базы данных и обрабатывала ее по своим «контроллинговым правилам», т.е. получала сводные аналитические формы. В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Именно эти достоверные на 95% данные нужны финансовому директору сегодня, а точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя - информация, бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.
Служба контроллинга не делает проводок, не пересчитывает обороты и не меняет сальдо по счетам - это прерогатива бухгалтерии. Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся к определенному центру затрат и не относящиеся, и т.д. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии, что позволяет им работать в единой команде.

1.6 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.
Цель анализа информационных потоков - выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.
Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков - составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.
Каждый информационный поток - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки:
документ (на чем физически содержится информация);
проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);
исполнителя (человека, который эту информацию передает);
периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).
На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:
на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;
на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.
Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.
К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении.
Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток - большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи.

2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТКРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
2.1 ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

Организация ООО «Электра-Н» территориально расположена по адресу: Великий Новгород, ул.Б.Санкт-Петербургская, д.80.
Компания "Электра-Н" основана в 1991 г. Первоначально занималась разработкой специального телевизионного оборудования для научных исследований. С 1993 г. специализируется в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения. В настоящее время в фирме работает более 30 человек. Входит в группу компаний “Электра”.
Основными направлениями деятельности компании являются:
- разработка концепций безопасности объектов;
- проектирование систем безопасности для объектов любой сложности;
- поставка оборудования, монтаж систем безопасности;
- технико-эксплуатационное обслуживание систем безопасности;
- обучение персонала, консультации в области электронных систем безопасности и охранных систем;
- разработка и производство компьютерных систем регистрации изображений для нужд фотоники, высокоскоростной фотографии и спектрометрии;
- проектирование и монтаж инженерных сетей и систем, технологического оборудования;
- производство работ по обеспечению пожарной безопасности зданий и сооружений;
- проектирование и монтаж ЛВС.

Организационная структура ООО «Электра-Н» включает в себя:
- аппарат управления предприятием
- финансово-договорной отдел
- отдел маркетинга и инноваций
- отдел информационных технологий
- технический отдел
- проектный отдел
- монтажный отдел
- отдел логистики
- отдел продаж
- отдел эксплуатации оборудования.

Ответственность и полномочия внутри организации располагаются сверху вниз, т.е. от вышестоящих руководителей к нижестоящим руководителям. В свою очередь нижестоящие руководители возглавляют специализированные организационные подструктуры по функциональным признакам. Таким образом, это способ организации труда соответствует линейно-функциональной структуре управления.
Технология обработки учетной информации и документооборот разрабатывает, дополняет или пересматривает сам главный бухгалтер или работники бухгалтерии под контролем главного бухгалтера.

2.2 ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
Анализ детализированного финансового состояния предприятия
Горизонтальный и вертикальный анализ активов предприятия

Средства предприятия	На начало 2007		На конец 2007		Прирост
	тыс.руб.	доля, %	тыс.руб.	доля, %	тыс.руб.	доля, %
Внеоборотные активы	678	22,30%	1033	14,86%	355	-7,44%
Оборотные активы	2362	77,70%	5919	85,14%	3557	7,44%
В том числе в сфере:
производства	264	11,18%	84	1,42%	-180	-9,76%
обращения	2098	88,82%	5835	98,58%	3737	9,76%
Из них оборотные активы:
с минимальным риском вложений	249	10,54%	2021	34,14%	1772	23,60%
с невысоким риском вложений	2113	89,46%	3898	65,86%	1785	-23,60%
с высоким риском вложений	-	-	-	-	-	-
Итого	3040	100,00%	6952	100,00%	3912	-
В том числе:
немонетарные активы	935	30,76%	753	10,83%	-182	-19,93%
монетарные активы	2105	69,24%	6199	89,17%	4094	19,93%

Горизонтальный анализ активов предприятия показывает, что абсолютная их сумма за отчетный период увеличилась на 3912 тыс руб. Это говорит о том, что предприятие повысило свой экономический потенциал. Вертикальный анализ активов баланса, отражая долю каждой статьи в общей валюте баланса, позволяет определить значимость изменений по каждому виду активов. Полученные данные показывают, что структура активов анализируемого предприятия изменилась не существенно: уменьшилась доля основного капитала на 7,44%, а оборотного, соответственно увеличилась на 7,44%. А оборотные активы в сфере производства и обращения изменились довольно существенно: в сфере производства уменьшились на 14,65% , а в сфере обращения увеличились на 14,65%. Значительный удельный вес занимают монетарные активы в общей валюте баланса, за отчетный год их доля увеличилась на 19,93%.

Анализ состояния запасов

Показатели	На начало периода		На конец периода		изменения
	Тыс.руб.	Доля %	Тыс.руб.	Доля %	Тыс.руб.	Доля %
Запасы, в т.ч.:	264	100	84	100	-180	-
- сырьё и материалы	103	39,02	0	0	-103	-39,02
-готовая продукция и товары для перепродажи	77	29,17	3	3,57	-74	-25,6
- расходы будущих периодов	84	31,82	81	96,43	-3	+64,61

В анализируемый период общее количество запасов уменьшилось на 180 тыс руб, что отрицательно сказывается на деятельности предприятия. Также снизилось количество сырья и материалов на 103 тыс руб и снизились расходы будущих периодов на 3 тыс руб. Доля готовой продукции и товаров для перепродажи на конец года уменьшилась на 25,6%, что является нездоровой тенденцией деятельности предприятия.

Анализ дебиторской задолженности

Произведенные расчеты свидетельствуют об увеличении дебиторской задолженности в 2 с лишним раза и составила на конец года 3814 тыс руб.. Сумма неоплаченных счетов с покупателями и заказчиками также увеличилась в 2 раза. Все данные таблицы свидетельствуют об отрицательных результатах деятельности предприятия в отчетном году.

Аналитический баланс предприятия

Актив	сумма	Пассив	сумма
1. Внеоборотные средства	1033	1. собственные средства	4577
2. оборотные средства:	5919	2. долгосрочные заёмные источники	0
- запасы и затраты	84	3. краткосрочные заёмные источники: - краткосрочные кредиты банков - кредиторская задолженность	2375
- дебиторская задолженность	3814		0
- денежные средства	2021		2375
- краткосрочные финансовые вложения	0
- НДС	0
- прочие	0	4. Прочие пассивы	0
Итого	6952	Итого	6952

На конец года предприятие имеет активов на сумму 6952 тыс. руб. и обязательств на такую же сумму. Актив предприятия показывает размещение средств предприятия, а пассив – откуда взялись средства для их приобретения.

Анализ движения денежных средств
Объем денежных средств на начало года составил 249 тыс руб, а на конец года – 2021 тыс руб. Это говорит о том, что доходы предприятия растут, а также увеличение денежных средств предприятия положительно влияет на ликвидность баланса.
Анализ пассива баланса

Источник капитала	Наличие средств, тыс. руб			Структура средств,%
	На начало периода	На конец периода	изменение	На начало периода	На конец периода	изменение
Собственный капитал	811	4577	+3766	26,68	65,84	+39,16
Заемный капитал	2229	2375	+146 и т.д.................
* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.

Под информационным управлением понимается организация и использование систем информационного обеспечения производственно-хозяйственных процессов на предприятии. Оно базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением процессами, нацеленными на обеспечение предприятия релевантной информацией. Каждое предприятие должно иметь свою стратегию интеграции информационного обеспечения принятия решений, определяемую паспортными данными изделия, его жизненным циклом и технологией изготовления, выбранным способом обработки данных, средствами передачи информации клиентам и партнерам и другими факторами.

Чрезвычайно велико значение информационного обеспечения логистического процесса. Подчеркивая самостоятельное значение для эффективного функционирования предприятия управления информационными потоками и ресурсами, многие специалисты выделяют особую, информационную логистику.

Действительно, в центре эффективного управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Различают три варианта взаимодействия материальных и информационных потоков, когда информация опережает, сопровождает и поясняет материальный поток после его прохождения.

Опережение информационным потоком материального ставит своей целью устранение узких мест в производственном процессе. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза.

Сопровождающие, когда одновременно с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах материального потока позволяет быстро и правильно идентифицировать товарно-материальные ценности и направить их по назначению.

Прохождение информационного потока с отставанием от материального обычно допускается только для оценки последнего. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству и качеству, разнообразные претензии, подтверждения, информация о взаимных расчетах и т.д.

Цель информационного обеспечения в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, контроля и комплексного планирования движения материалов и изделий. Для этого необходимо полный контроль всей массы создаваемой и передаваемой информации. Все более насущной становится проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует оперативному внесению изменений как в построение, так и в реализацию хода производственных процессов и товародвижения. Сегодня преуспевают те компании, которые в состоянии быстрее всех собрать и обработать достоверную информацию (о состоянии финансов и складов, о движении материалов, о ценах у конкурентов и т.д.) и, проанализировав ее, принять то или иное решение, - чтобы не отстать и сыграть на опережение.

Превращение параметров и данных в информацию для управления подчиняется определенным принципам. Главным из них является принцип минимального необходимого количества информации, в основе которого лежат принципы универсализации и оптимальной детализации информации. Не менее важным является принцип надежности собираемой информации. Высокая степень случайности возникающих событий часто ведет к неустойчивым показателям, имеющим временный характер, которые могут оказывать хотя и временное, но существенное влияние на величину других показателей. Из динамики и случайной изменчивости современного производства вытекает необходимость соблюдения принципа постоянства сбора производственной и коммерческой информации.

Управление информационным потоком предполагает осуществление следующих основных типовых функций:

Фильтрацию потока, т.е. избирательную переработку одних и отторжение других информационных данных и документов;
- накопление информации и хранение данных в информационном массиве;
- объединение и разделение информационных потоков в структуре информационной системе и в сетях коммуникаций;
- транспортировку потоков информации;
- различные элементарно-информационные преобразования;
- обработку информации, направленную на получение данных, связанных с осуществлением логистических операций.

Информационное обслуживание логистической системы должно удовлетворять определенным организационным требованиям.

К основным из которых относятся следующие:

А) системность обслуживания, которая проявляется:
- в комплексности видов информационного обслуживания с учетом характера деятельности потребителей и решаемых ими задач в логистических процессах;
- во всестороннем удовлетворении информационных потребностей, возникающих у работников в логистической системе;
б) надежность обслуживания, которая предполагает такое обеспечение информацией, когда на каждом этапе выполнения работ потребитель получает всю необходимую ему информацию в нужные сроки и в наиболее удобном для него виде;
в) полнота обслуживания, которая подразумевает:
- полноту охвата выполняемых потребителем работ;
- полноту доведения до конкретного потребителя необходимой информации, отобранной для него из информационного потока;
г) дифференцированность обслуживания, состоящая в том, что каждый потребитель индивидуально обеспечивается информацией, способствующей решению поставленных перед ним задач в логистическом процессе.

Основными компонентами информационной составляющей логистики являются системы обработки информации и передачи логистических данных. Принятие управленческих решений требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т.е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках логистической цепи, обмена информацией между точками и передачи информации на различные уровни управления.

Большое разнообразие и объем собираемых данных требуют и системного подхода к их обработке. В мире объем самой разной информации, передаваемой через информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, удваивается каждые 2-3 года. Проблема «информационных перегрузок» решается сегодня с помощью извлечения из всего массива данных необходимой для нужд пользователя информации путем применения совершенных средств оборота, дальнейшей обработки и своевременного обновления информации. Современные технологии позволяют решать вопросы сжатия внутрифирменной и внешней информации, использования коммерчески выгодных интерфейсов, трансфера совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем со сверх региональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры относятся к задачам информационного менеджмента, однако, в отличие от общепринятого понимания информационного менеджмента в информационной логистике на первом плане стоят информационные потоки между действиями (операциями) по внутри - и межфирменной координации.

Обработка логистической информации

В логистической системе весь ход подготовки и принятия решений в значительной мере является процессом переработки информационного потока. Полная и своевременная обработка информации должна обеспечивать устойчивую связь процессов снабжения, учета потребностей производства, удовлетворение имеющихся заказов на . В этих условиях разрыв информации или ее оперативное поступление могут привести к нарушению снабжения предприятия определенного вида ресурсами, сбоям в производственном процессе, снижению качества обслуживания потребителей.

Эффективное управление материальными потоками невозможно в отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей менеджеров разного уровня необходимой и достоверной информацией для планирования и контроля за функционированием логистической системы. Принятие управленческих решений немыслимо без надлежащего обмена информацией между различными звеньями управления, без наличия информационной структуры, определяемой системой потоков информации как между источниками и получателями сверху вниз (управление процессами), снизу вверх (контроль процесса), так и между параллельными подразделениями разного функционального назначения.

В идеальном случае информационная система играет роль «центральной нервной системы», связывая воедино производственный план, план материально-технического снабжения и сбыта, и обеспечивает интегрированное управление материальными и информационными потоками, циркулирующими в логистической системе.

Корпоративная информационная система сегодня обеспечивает оптимальное управление производством, запасами, транспортными средствами, качеством продукции, сортировкой и упаковкой, ликвидацией простоев, техническим обслуживанием производства и т.д. Она не только планирует производство по усовершенствованным методикам, контролирует выполнение плана работ, составляет технологические карты, управляет финансами и трудовыми ресурсами, но и осуществляет ряд «непроизводственных» функций. В их числе - контроль сервисного обслуживания, распределение готовой продукции и маркетинг.

Необходимо иметь в виду, что создание корпоративной информационной системы требует существенных затрат, оправданность которых зависит от четкого выявления информационных потребностей логистики.

Процесс выявления информационных потребностей можно представить в виде «компромисса» между затратами на получение соответствующей информации и выгодой от снижения степени риска, которая обеспечивается наличием данной информации. Аналогично решаются вопросы о количестве хранимой в информационной системе информации, скорости ее передачи, обработки, и т.д.

Одновременно при создании информационной системы следует принимать во внимание тот факт, что потребность в количестве и качестве информации на различных уровнях управленческой иерархической структуры неодинакова. Это значит, что информационная система должна обеспечивать каждый иерархический уровень информацией, необходимой для принятия решения на данном конкретном уровне.

Современные информационные системы являются, по существу, результатом эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятием. Новые экономические условия привели к изменению задач управления предприятием. Как следствие, возникли и новые требования к автоматизированным информационным системам.

Современная информационная система задействована на интегрированное управление логистикой и производством, обеспечение рациональных бизнес-процессов.

Современные информационные технологии дают три преимущества. Это снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе «сжатия» их во времени, гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий.

Внедрение автоматной системы управления предприятием позволяет увеличить объем продаж не менее чем на 15%, а экономический эффект от снижения потерь окупает все затраты на систему уже через 1-2 квартала после начала ее работы в полном контуре. При этом оперативные потери или упущенные выгоды снижаются на 80-90%, а стратегические потери - на 60-90%.

Например, исследования показывают, что общий эффект от внедрения системы за счет снижения потерь в процессе сбыта составляет не менее 2% от объема продаж. Это связано в первую очередь с минимизацией потерь, которые бывают вызваны срывами поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или потерянной информации, из-за низкой скорости прохождения заявок, невысокой гибкости учета потребностей клиента и т.д. Практически та же цифра получается при расчете экономического эффекта от снижения потерь в сфере управления складскими запасами. Система позволяет получать в режиме мониторинга информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми внешними и внутренними документами по его перемещению, что позволяет обеспечивать режим непрерывной инвентаризации.

Информационная система должна обеспечивать фиксацию, хранение и обработку всей информации, существенной для принятия управленческих решений.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.2. Коммуникационный процесс.......................................................................

1.3. Информационное обеспечение управления и его состав. Информационные потоки................................................................................................................ 14

2.МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ............................................................................................................ 18

2.1. Методы исследования информационного обеспечения........................... 18

2.2. Графические и матричные методы исследования информации............... 21

2.3. Применение CASE-технологий для проектирования информационной системы........................................................................................................................... 29

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОАО «ЭЛЕКТРОАГРЕГАТ».................................................... 37

3.1. Диагностический анализ информационных связей между функциональными подразделениями предприятия........................................................................

3.2. Построение графической и матричной модели документооборота........

3.3. Обоснование направлений совершенствования информационных потоков 43

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.................................................................................................... 44

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.............................................. 45

ПРИЛОЖЕНИЯ.................................................................................................... 46

ВВЕДЕНИЕ

1 УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ: СИСТЕМНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

1.1 Состав подсистемы управления

Анализ организации управления представляет собой комплексный взаимосвязанный процесс исследования структуры и содержания управленческого цикла, организации управленческого труда, информационного, технического и математического обеспечения, состава органов и издержек управления. Анализ – первый этап и отправная точка разработки любого мероприятия в области совершенствования управления. Он позволяет дать полную характеристику элементов, структурных подразделений и уровней системы управления, оценить их состояние и обосновать направления дальнейшего развития. В зависимости от поставленных целей и задач анализ может охватывать разные части управляющей системы, иметь разную степень детализации и заканчиваться подготовкой различных материалов, но методологическая основа и исходные позиции анализа остаются едиными.

Анализ состоит из трех взаимосвязанных этапов работы:

Сбора информации о состоянии организации управления, отдельных ее элементов, процессов и объектов в изучаемом и аналогичном производствах;

Описания анализируемого процесса или объекта с помощью системы показателей и установления связи между ними;

Обработки сформированной системы показателей различными методами и приемами с целью решения поставленных задач.

Выполнение первой стадии анализа представляет собой информационно-образующую работу. Вторая стадия связана с отбором системы показателей, характеризующих изучаемую часть организации управления; разработку методов их измерения и описанием их взаимосвязей. Третья стадия работы выполняется по-разному в зависимости от особенностей анализируемого объекта и поставленной перед анализом задачи с разной степенью применения качественных и количественных методов.

Процесс управления можно рассматривать в статике, т. е. как застывший на какой-то конкретный момент времени, и в динамике (с учетом движения и развития).

Анализ организации управления может иметь полный (всесторонний) характер или изучать какую-то часть системы (тематический анализ); может быть глобальным , затрагивая все основные уровни и звенья управления, или локальным , касаясь одного какого-то уровня или звена .

В полном виде последовательность процесса системного анализа включает в себя 9 этапов:

I. Формулировка проблемы.

II. Структуризация исследования (построение "типового" дерева целей).

III. Составление модели объекта управления.

IV. Прогнозирование будущего состояния объекта управления; оценка "риска"

V. Диагностирование системы и формирование альтернатив развития управляемой системы.

VI. Отбор альтернатив.

VII. Реализация программы мероприятий.

VIII. Разработка информационно-логической схемы системы управления.

IX. Проектирование и внедрение в систему управления процедур автоматизированной информационной системы.

Реализация первых семи этапов процесса позволяет принимать решение на верхнем уровне руководства вне зависимости от того, функционирует ли на предприятии Автоматизированная система управления предприятием (АСУП). Реализация двух последних этапов позволяет автоматизировать сбор и переработку информации для принятия стандартных решений руководителями среднего звена.

I. Формулировка проблемы. До начала исследования формулируется целевая задача. Если у руководителей нет опыта решения задачи или ее не удается решить традиционными методами, задача переводится в ранг проблемы (проблемного вопроса).

II. Структуризация исследования (построение "типового" дерева целей). Для решения сформулированной проблемы, стоящей перед системой, необходимо комплексное исследование многих вопросов, соприкасающихся с проблемным. Но каждый вопрос, в свою очередь, имеет отношение к тому или иному элементу системы. Таким образом, на данном этапе в самом общем виде выявляется совокупность факторов, которые предположительно могут влиять на изучаемый проблемный вопрос. Причем одна группа факторов будет иметь отношение к внешней среде, другая - к компетенции руководителей изучаемого предприятия. В итоге необходимо отчетливо определить круг вопросов, которые следует включить в исследование.

III. Составление модели объекта управления. Прогностическую модель можно рассматривать как некоторую производную от метода, используемого в прогнозе. Для прогнозирования состояния экономических объектов на уровне предприятия достаточно надежны модели, создаваемые методами математической статистики: тренды, кусочно-линейные зависимости, конечные разности, производственные функции (в том числе - регрессии), - а также экспертные оценки. При их составлении используются отчетные и статистические данные о работе предприятия, результаты анкетных опросов, показатели работы родственных предприятий.

IV. Прогнозирование будущего состояния объекта управления; оценка "риска". Разработанные на третьем этапе модели используются при прогнозах важнейших экономических показателей работы предприятия. Наиболее часто на уровне предприятий используются прогнозные оценки, получаемые с помощью трендов, регрессий и производственных функций степенного вида. Желательно, чтобы интервал прогнозирования не превышал одной трети интервала, обеспечиваемого отчетными данными. При прогнозе также можно ожидать качественных изменений факторов, включаемых в модель. Важной частью прогнозных расчетов является определение вероятности их исполнения (или "риска ошибиться").

V. Диагностирование системы и формирование альтернатив развития управляемой системы (выявление направлений совершенствования производственной деятельности и путей их реализации). Диагностирование состояний управляемой системы - ответственный этап системного анализа проблемы. Диагноз позволяет выявить характер зависимостей между параметрами системы и уточнить факторы достижения целей, оценить общую величину резервов в разных сферах деятельности предприятия. В ходе диагноза вскрываются "узкие места" в системе управления и производства, характеризуется "организационно-технический уровень". Для диагноза, помимо отчетных и статистических данных, используются также результаты прямых интервью с руководителями разных уровней и рядовыми функционерами и рабочими, результаты анкетирования. В ряде случаев целесообразно привлекать статистические сведения по родственным предприятиям. Для уточнения факторов достижения целей и оценки организационно-технического уровня привлекаются формализованные (статистические) методы и методы экспертных оценок. Известны подходы, когда факторы уточняются с помощью выделения в направлениях управленческой деятельности "областей ключевых результатов" .

В том случае, когда на предприятии уже функционирует АСУ и ведутся работы по ее дальнейшему развитию (см. этапы VIII и IX системного анализа), на этапе диагноза изучаются также методы принятия управленцами (менеджерами) решений.

VI. Отбор альтернатив. Из совокупности мероприятий, сформированных в процессе диагноза, математическими или графическими методами отбираются те, которые удовлетворяют внешним и внутренним ограничениям на ресурсы и критериям отбора оптимальной альтернативы.

VII. Реализация программы мероприятий. Для рациональной организации работ на этапе внедрения необходимо:

Издание приказа руководства предприятия о составлении программы развития;

Формирование комплексных бригад для выполнения разделов программы;

Составление сетевого графика работ по реализации программы;

Организация координационной группы;

Привлечение для решения наиболее сложных вопросов работников научно-исследовательских (консалтинговых) организаций;

Включение в координационную группу одного из специалистов предприятия,

Наделенного большой ответственностью (этот человек будет выполнять функции "организатора" и "аналитика" и обеспечивать представительность рекомендаций, вырабатываемых бригадами).

Если на предприятии еще не внедрена АСУП, в программу включаются проектные работы по автоматизации задач управления. В тех случаях, когда АСУП уже функционирует, программа развития может содержать мероприятия по модернизации автоматизированной информационной системы, что позволит увеличить качество и количество сведений об управляемых объектах.

VIII. Разработка информационно-логической схемы системы управления. На этом этапе определяются информационные процедуры, с помощью которых рассчитываются значения показателей, характеризующих состояние факторов. В первую очередь АСУП включаются все задачи, в которых рассчитываются значения показателей, характеризующих факторы нижнего уровня дерева целей. Все задачи (процедурные расчеты) увязываются (по возможности) в граф; таким образом, последний становится многоуровневым информационным основанием дерева целей.

IX. Проектирование и внедрение автоматизированной системы в систему управления. Последовательность проектирования процедур АСУП должна быть такой, чтобы процедуры, расположенные на верхних уровнях информационно-логической схемы, внедрялись более ускоренно, так как с их помощью будет формироваться информация, используемая процедурами на более низких уровнях. При этом необходимо принимать во внимание информационную взаимосвязанность выбранных первоочередных задач с другими; появление этого фактора обусловлено тем, что при проектировании автоматизированной информационной системы или ее совершенствовании учитывают не только трудоемкость и сроки вычислительных работ, но и необходимость интеграции условно-постоянных массивов. Дело в том, что некоторые несложные (и, может быть, даже экономически невыгодные) задачи все же необходимо решать на ЭВМ, поскольку их результаты необходимы для других расчетов.

Подавляющая часть сведений для проектирования процедур АСУП формируется на V и VIII этапах системного анализа.

Таким образом, от качества диагноза будет зависеть качество и скорость проектирования новых процедур АСУП, тем самым ускорится процесс адаптации системы управления к изменяющимся условиям функционирования предприятия.

1.2 Коммуникационный процесс

Часто случается так, что передаваемое сообщение оказывается неправиль­но понятым и, следовательно, обмен информацией - неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация - это обмен.

В ходе обмена обе стороны играют активную роль. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует выделить следующие стадии процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и пере­дающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

Эти этапы проиллюстрированы в приложении 2 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или, послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также с премией.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Однако по ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Прежде чем говорить о различных препятствиях на пути обмена информацией, необходимо раскрыть две важные концепции - обратной связи и помех.

Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Шум. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы стараемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией. В приложении 1 процесс обмена информацией представлен как система с обратной связью и шумом .

1.3 Информационное обеспечение управления и его состав. Информационные потоки

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства .

Выделяют два уровня характеристики информационного обеспечения:

- элементный , т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

- системный , т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура.

Основные требования к качеству информации:

Своевременность;

Достоверность (с определенной вероятностью);

Достаточность;

Надежность (с определенной степенью риска);

Комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

Адресность;

Правовая корректность информации;

Многократность использования;

Высокая скорость сбора, обработки и передачи;

Возможность кодирования;

Актуальность информации .

При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов [см. пр. 7]. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления .

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную , выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную . Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

Описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;

Моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;

Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и про­цессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку;

Интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Таким образом, система информационного обеспечения-это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

2 МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

2.1 Методы исследования информационного обеспечения

Реализация требований предъявляемых к анализу организации управления, во многом зависит от качества и объема информации о состоянии анализируемого объекта. Информация должна быть необходимой и достаточной, объективно характеризовать организацию управления, используя количественно определенные характеристики.

Основными источниками получения сведений о сложившейся организации управления и тенденциях ее развития в настоящее время являются следующие.

Первый источник – данные отчетности и текущего года. Этот источник дает возможность выявить численность и состав работников, занятых в аппарате управления, величину издержек управления, стоимость организационной и вычислительной техники.

Второй источник – изучение директивной документации (приказы, распоряжения, протоколы совещаний, материалы по проверке исполнения, отчеты отдельных подразделений и т.п.).

Третий источник – специальные обследования. Этот источник является в настоящее время основным.

В настоящее время большое значение приобретают данные о загруженности материально-вещественных элементов системы управления. Объектом наблюдения в этом случае является отдельный объект – вычислительная машина, множительная установка, какой-либо документ.

Важным источником получения данных об организации управления является проведение специальных опросов работников аппарата управления или коллектива соответствующего подразделения управляемого объекта.

Названные источники информации не исключают друг друга. Они должны сочетаться, взаимодополняя и обогащая получаемый разными методами материал .

В настоящее время успешно используется несколько методик анализа информационного обеспечения. Они различаются принятыми характеристиками количества информации (символы, записи, графостроки, документы и т. п.), методами и инструментами анализа. Наиболее разработанными можно считать следующие методы.

1) Метод матричного моделирования процессов разработки данных, опробованный на машиностроительных предприятиях.

2) Графоаналитический метод исследования потоков информации, опробованный на металлургических заводах.

3) Описание потоков информации в виде графика типа дерева.

4) Метод схем информационных связей плановых расчетов.

5) Метод исследовательского анализа задач управления, разработанный на выявлении «коротких» потоков.

Эти методы исходят прежде всего из общей количественной характеристики информации.

Каждый из этих методов имеет свою область применения: одни удобны для описания информационных связей между подразделениями, другие – между группами задач, отдельными задачами и группами элементарных процедур.

Наиболее полное и детальное отражение и анализ потоков информации можно получить с помощью информационных моделей, которые разрабатываются как матричные модели . При этом используются различные матрицы – материальные процессы и документооборот, документооборот и состав решений и задач на конкретном уровне управления, по определенным группам задач, по разным уровням управления и др.

Чаще других используются модели в виде матриц и графов. Оба эти способа моделирования предполагают выделение в информационной системе в виде самостоятельных компонентов исходных, промежуточных и конечных данных. Это позволяет изучать их изолированно, что имеет принципиальное значение для исследования потребности во внешней и внутрипроизводственной информации.

Матричные модели потоков циркулирующей информации могут быть построены в различных вариантах, но в качестве базовых выступают матрицы размерностью «документ на документ», «показатель на показатель». При этом документы могут рассматриваться как единые блоки.

В классическом виде матричные модели предназначены для анализа классификационных связей. Но они приемлемы также для изучения основных характеристик информационного обеспечения управленческого аппарата, потому что позволяют показать различные группировки видов и источников информации и способствуют более полному выявлению фактической обеспеченности и возможности улучшения задач разного вида.

Графоаналитический метод исследования информационных потоков основан на представлении их информационного графа и анализа его матрицы смежности. Графы могут быть построены на уровне документов, на уровне компонентов (исходные, промежуточные и внешние данные) и на синтетическом уровне (исходные и промежуточные данные, внешние и функциональные результаты).

На основе графоаналитических моделей можно выявить число разновидностей исходной, промежуточной и результативной информации, используемой и получаемой в процессе решения задачи, частоту использования различных информационных данных, действительное использование каждого показателя в работе.

Имея графы основных задач и процедур, решаемых в процессе управления, можно получить матрицу смежности графов, показывающую взаимосвязь задач и документов, используемых в управлении. Граф каждой задачи и конкретного уровня управления позволяет установить рациональную информационную преемственность, возможность использования промежуточных и конечных результатов данной задачи для других.

Структурный граф может использоваться для расчета объема информации .

Эти методики анализа информационного обеспечения в совокупности позволяют рассматривать все стороны семантического аспекта анализа.

2.2 Графические и матричные методы исследования информации

Наиболее полно анализ информационного обеспечения может быть проведен при построении и анализе блок-схемы носителей информации в виде информационного графа.

При обосновании информационных потоков необходимо учесть:

Движение информации в рамках самого информационного обеспечения (от блока - к блоку);

Взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной подсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;

Иерархическую направленность движения информации;

Направленность и виды оформления выходной информации.

Для этой цели успешно используются информационные модели объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления к построению информационной модели управления в целом и для предприятия.

Процедура подготовки к решению группы задач или отдельной задачи предполагает предварительное определение состава, последовательности и взаимосвязи структурных компонентов потоков информации, обеспечивающих процесс решения. К структурным компонентам потока можно отнести входные и выходные документы (функциональный уровень анализа), массивы исходной, промежуточной и выходной информации (элементный уровень анализа), рассматривая выделенные уровни самостоятельно или интегрируя их в единую схему.

Для фиксированных по составу и содержанию информационных потоков в объекте автоматизации, постоянном составе и взаимодействии элементов АСУ и алгоритмах задач структура потоков информации в системе будет в общем случае неизменна. Последовательности и взаимосвязи определяемых структурных компонентов потоков постоянны и могут быть найдены один раз. Для автоматизации процесса анализа информационных потоков необходимо создать соответствующую информационную модель. С этой целью удобно воспользоваться аппаратом теории графов .

Представим структурные компоненты потоков информации в виде вершин ориентированного графа G=(M,V), дуги которых отражают их связи между собой. Каждая пара вершин Mi и Mj соединена дугой, направленной от Mi к Mj только в том случае, если есть переход информации от Mi к Mj.

Используя свойства графов, можно получить ряд важных характеристик исследуемых потоков информации в системе.

Образуем степенные матрицы смежности R, R 2 ,…,R N и суммарную матрицу . Анализ матриц позволяет установить следующие свойства потоков. Порядок компоненты Mj определяется наибольшей длиной пути, соединяющего Mi с Mj. Он равен степени n матрицы смежности R n при которой . Максимальное значение порядка компоненты Mj определяется наибольший путь от Mi к Mj для всего информационного графа. Исходные данные выделяются при равенстве нулю суммы элементов j столбца матрицы смежности. При равенстве нулю суммы элементов i строки выделяются выходные данные. Значения и равны числу компонентов, соответственно входящих в Mj, и числу результатов, в которые входит Mi. Элемент r ij матрицы смежности степени n равен числу путей длиной n, связывающих Mi и Mj. Элементы r ij матрицыR сум дают полное число всех путей от Mi к Mj без укзания длины пути.

Элементы j столбца не равные нулю матрицы R сум, не равные нулю, позволяют выявить все компоненты, формирующие Mj на всех путях движения данных. Отличные от нуля элементы i строки указывают на результаты в формировании которых используется элемент Mi.

Используя матрицу смежности R и значение порядка можно определить длительность хранения компонентов, являющихся промежуточными по отношению к выходным.

Алгоритм анализа потоков информации представлен в общем виде в приложении 9. Модифицируя алгоритм, можно получить практически все характеристики по взаимодействию элементов в модели АСУ. Фрагмент реальной модели, иллюстрирующей объем и сложность взаимосвязей элементов системы, приведен в приложении 10. Для наглядности в него включены только отдельные массивы информации, и функциональные задачи. По этой причине на фрагменте выделены некоторые из наиболее существенных связей между элементами по входной и выходной информации.

Информационные графы и соответствующие им матрицы смежности можно использовать для определения объемов информации по задачам, группам задач, подсистемам, системе в целом и по любым другим структурным компонентам графа .

Как было показано выше объемы данных, вводимые в систему довольно велики, поэтому эффективная их организация на машинном уровне является актуальной. Анализ информации для получения исходных данных с целью построения или реконструкции созданного информационного фонда удобно проводить на рассмотренной графовой модели в рамках единого алгоритма анализа. Рекомендуется проанализировать следующие взаимосвязи:

Выявить число задач, в которых используется данный показатель. По этой информации рассчитывается коэффициент дублирования данных в случае организации отдельных массивов с исходными данными для каждой задачи;

Рассчитать матрицу совместной встречаемости пар показателей в задачах, элементы которой показывают число задач, в которых соответствующие показатели используются совместно. Такие показатели можно объединить и использовать в общем для них информационном массиве единого информационного фонда;

Определить число и перечень задач, в которых данный показатель встречается совместно с другими показателями, а также число и перечень показателей. Это позволит выявить группы показателей, которые используются только совместно и не используются порознь ни в одной задаче.

Процесс группировки показателей по задачам можно формализовать, вводя в рассмотрение коэффициент связи между группами. Коэффициент связи вычисляют по следующей формуле:

Финансовый отдел – входит – 35 форм, выходи - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;

Планово-экономический отдел – входит – 32 формы, выходи – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;

Отдел маркетинга - входит – 44 формы, выходи – 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;

Производственно-диспетчерский отдел – входит – 31 форма, выходит – 22, что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе.

Схемы движения документов в данных подразделениях представлены в приложении.

Таким образом, видно, что на входе в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее. Для того, чтобы проследить, как подразделения обрабатывают и используют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуем информационные потоки в планово-экономическом отделе.

3.2 Построение графической и матричной модели документооборота

Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

Для проведения анализа системы обработки данных представляется целесообразным разделить все циркулирующие на предприятии документы на три основные группы: плановые, фактические (отчетные), нормативные.

Матричная модель (см. приложение) движения информации в планово-экономическом отделе ОАО «Электроагрегат» по формам документов показывает, что основная деятельность подразделения в данном бизнес-процессе, связанная с планированием, направлена на выработку основных документов, которые передаются в финансовый отдел и бухгалтерию, отдел внешних связей, ООТиЗ и ОИХиО.

Например, в финансовый отдел поступает - 4 формы плановых документов, в бухгалтерию – 3, в отдел внешних связей – 3, в ООТиЗ – 3, в ОИХиО – 3 формы документов.

Для проведения более дательного анализа документооборота для ПЭО необходимо на основе Матрицы движения документов в бизнес-процессе от заключения договора до сбыта продукции см. приложение построить таблицу движения информации см. приложение .

Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данных поступает из ПЭО в финансовый отдел. Важно отметить, что необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями, но и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:

Обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач;

Децентрализованным использованием нормативов для решения задач различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждому подразделению приходится решать плановые задачи. Однако основные задачи деятельности предприятия определяются планом производства на год и планом производства на месяц.

Для разработки и утверждения производственного плана в ПЭО представляют информацию:

Управление маркетинга и сбыта (УМиС) – проект номенклатурного плана производства,

Техническое управление (ТУ) – проекты планов по реконструкции и техническому перевооружению, подготовке производства и освоению новых и модернизируемых видов изделий; техническому перевооружению и приобретению оборудования; охране окружающей среды; смете по расходу на энергоносители, водоотведению, услуги связи и ремонт оборудования,

Управление качеством (УК) – сметы расходов по лицензированию и сертификации продукции и СК,

Управление по кадрам и режиму (УКиР) – сметы расходов на техническое обучение и расходов по содержанию ВОХР,

Отдел капитального строительства (ОКС) – проект плана капительного строительства и ремонта.

Годовой и месячный план производства предоставляется:

Исполнительной дирекции (ИД),

Техническому управлению (ТУ),

Производственному управлению (ПУ),

Управлению маркетинга и сбыта (УМиС),

Финансово-экономическому управлению (ФЭУ).

Схема выполнения работ при разработке и утверждении плана производства представлена в приложении .

В процессе разработки и утверждения производственного плана используется 13 форм документов, которые поставляют функциональные подразделения и службы, названные выше.

Документы, используемые при разработке плана производства:

Проект плана производства,

План освоения новых и модернизированных изделий,

План реконструкции, технического перевооружения и приобретения оборудования,

Справка о планировании затрат на охрану окружающей среды по отделу ООТ,

Смета расходов на энергоносители, водоотведение, услуги связи, ремонт оборудования подрядными органами,

План предполагаемых затрат на проведение сертификации работ,

Смета расходов по профессионально-техническому обучению кадров головного завода ОАО «Электроагрегат»,

Смета расходов на содержание ВОХР,

Проект плана капитального строительства и ремонта зданий и сооружений,

План по основным технико-экономическим показателям,

Проект плана (месячный),

Цена на изделие заводов конкурентов.

3.3 Обоснование направлений совершенствования информационных потоков

Для более детального анализа информационных потоков в ПЭО отделе вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана производства.

Коэффициент непрерывности информационных потоков (1), где t у.нор, t у.факт - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Месячный план производства должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу месяца. Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана производства. Например, постановления вышестоящих организаций.

К нур на январь=30дней/34дней=0,89,

К нур на февраль=31дней/35дней=0,89,

К нур на март=31дней/35дней=0,89,

К нур на апрель=31дней/32дней=0,97.

К нур за Iквартал=(0.89*3+0.97)/4=0.91.

Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менее стабилен для первых трех месяце, хотя близок к 1, но не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным, хотя и ПЭО, как видно, запаздывает с принятием плана производства на следующий месяц (). Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорить о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.

Коэффициент оперативности управления

(2), где –

D 1 ,D 2, D 3 – установленный срок исполнения для соответствующих документов;

К 1 ,К 2 ,К 3 – отставание от принятого срока исполнения документов в днях;

d 1 ,d 2 ,d 3 – удельный вес документов конкретного вида.

За год для составления годового плана разрабатывается 13 форм документов в год. Периодичность заполнения документов (3), где Д – количество документов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год; d ij – кол-во i-го документа j-й периодичности, разрабатываемый за период; n j – количество периодов в году. Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления плана производства равно 13.

Потоки информации представляют собой совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственных процессов, которые передаются по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут быть прямыми (от управляющей подсистемы к управляемой подсистеме) и обратными (от управляющей подсистемы к управляющей подсистеме).

Ценность информации определяется комплексным вероятностным показателем во времени Р(т) как функцией вероятностей своевременного поступления информации Р с, ее полноты Р п и достоверности Р:

Таким образом, необходимо добиваться своевременного поступления полезной информации в достаточном объеме. Это обеспечит быстрое и эффективное принятие решения.

Дилемма, связанная с принятием решений, традиционно связана с двумя ограничениями.

С одной стороны, быстро собранная информация в недостаточном объеме привести к принятию решения далекого от рационального, вплоть до ошибочного.

С другой стороны, слишком длительный сбор информации может привести к снижению актуальности самого факта принятия решения (вплоть до полной потери актуальности).

Ключевое значение играет полезность (релевантность) потоков информации, разделяемой ключевым признакам, представленным на рис. 22.1.

Рис. 22.1. Классификация потоков информации

Увеличивающиеся объемы потоков информации играют противоречивую роль. С одной стороны, чем больше объем информации, тем больше возможность поиска полезной ее части для принятия решения. С другой стороны, согласно статистическим исследованиям двукратный рост объема информации (т.е. увеличение на 100%) сопровождается ростом полезной ее части не более чем на 20%. Это означает, что 80% дополнительной информации не носит полезный характер. В указанных условиях огромное значение играет поиск эффективных алгоритмов выделения из общего потока информации полезной ее части для принятия рациональных управленческих решений.

Производственное предприятие если рассматривать ее с управленческой точки зрения из двух подсистем управляющей и управляемой или субъекта и объекта управления, связанных между собой каналами передачи информации. Объект управления можно условно рассматривать как систему, преобразующую ресурсы, на входе которого поступают сырье, материалы, рабочая сила и т.п., а выход представляет собой продукты производства. Информационные связи производственной системы с внешней средой можно представить двумя входными и одним выходным каналом.

На один из входных информационных каналов поступают сведения от внешних структур, которые определяют условия деятельности предприятия, с учетом составляются планы производственно-хозяйственной деятельности, а также нормативы использования ресурсов. Совокупность этих сведений определяет условиях и влияет на технологии достижения целей организации.

Второй информационный вход представляет возмущающие воздействия, поступающие из внешней среды. Примером возмущающих факторов являются нарушения сроков поставок сырья и материалов, снижение их качества, изменение условий сбыта продукции, нарушение договорных обязательств, предприятиями смежниками и др. Кроме указанных факторов возмущения, идущих из внешней по отношению к предприятию среды подобные возмущающие воздействия могут возникать и внутри самой производственной систем. Например, поломки оборудования, случайные нарушения технологических режимов, болезнь работников предприятия и др.

Информационный выход производственной системы представляет собой канал для передачи информации во внешние организации, например, объединение или министерство, куда входит данное предприятие или налоговые органы и др. В любой системе управления субъект и объект управления связаны информационными каналами, по которым передаются управляющие воздействия и сведения о состоянии объекта управления.

Орган управления предприятием в классическом трехуровневом варианте состоит из трех слоев. Внутри и снаружи этих слоев циркулируют информационные потоки. Сверху вниз - управляющие воздействия, снизу-вверх - информация обратной связи, по горизонтали - обмен информацией между внутренними объектами одного уровня, а также между внутренними и внешними объектами.

Сам механизм управления включает в себя управленческий персонал, компьютерные сети, финансовые, информационные и другие ресурсы. Задача управления производством сводится к рациональному управлению потоками ресурсов (материальных, энергетических, финансовых, информационных и др.).

Информационные потоки - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Чтобы нормально функционировать, предприятие должно получать полную и качественную информацию до и после принятия его руководством управленческих решений.

Хорошая информация позволяет предприятию:

• - получать конкурентные преимущества;
• - снижать финансовый риск;
• - определять отношение покупателей;
• - обосновывать интуитивные решения;
• - повышать эффективность деятельности;
• - следить за внешней средой;
• - координировать стратегию;
• - повышать доверие к достигнутым договоренностям и принятым обязательствам.

Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность и управлять ею исходя из принципов единого целого.

Информацию собирают и анализируют с помощью четырех вспомогательных систем, которые в совокупности составляют: внутреннюю отчетность, рыночные исследования, анализ информации и сбор текущей внешней информации.

При определении параметров предприятия финансовая и бухгалтерская отчетность играет особую роль. Эта система внутренней отчетности отображает показатели текущего сбыта, суммы расходов, объемы материальных запасов, движение денежных средств, информацию о дебиторской и кредиторской задолженности.

Большое значение для информации имеет непрерывность ее сбора. Это обеспечивает полную ясность в делах собственного предприятия, а также способность и готовность предоставления рынку нужного товара в необходимых объемах.

В логистике выделяют виды информационных потоков в зависимости:

• - от вида связываемых потоком систем - горизонтальный и вертикальный;
• - от места прохождения - внешний и внутренний;
• - от направления по отношению к логистической системе - входной и выходной (рис. 1).

Рис.

Горизонтальные информационные потоки чаще всего имеют неформальный характер, они являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами (рис. 2).

Рис.

Вертикальные информационные потоки имеют место между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным.

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим) (рис. 3).

Рис.

Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Предприятие должно постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы.

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия, например документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия, документ об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому, документ о приемке на склад готовой продукции, изделий и деталей. Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Основными особенностями внутренних информационных потоков являются: упрощенное оформление, заверяются подписями должностных лиц, внутри отдельных производственных подразделений (цехов и участков) часто состоят из устных сообщений.

Входные информационные потоки - это последовательность документов и данных, поступающих для ввода в информационную систему,

информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание реквизитов (полей) входных документов.

Выходные информационные потоки - это сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• - источник возникновения;
• - направление движения потока;
• - скорость передачи и приема;
• - интенсивность потока и др.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• - количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• - суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Необходимо также определить места сбора, ввода и вывода информации, формы ее представления и документирования. Для построения таких систем следует в максимально возможной степени использовать современные компьютерные средства, возможности их включения в локальные вычислительные сети и выхода на международные сети, например, Интернет.