(или другого тега), который, собственно, и определяет, каким стилем размечен фрагмент веб-страницы (рис. 6.6). На рис.6.7 приведена сводка элементов интерфейсаSharePointDesigner, на которых отображаются название и свойства стиля, назначенного выделению. Таким образом, пользователь имеет определенную свободу в выборе панелей, которые он будет применять для настройки стилейCSS.

Рис. 6.7. Сводка мест отображения назначенного стиля

Помимо панели Применение стиля , для назначения и редактирования стилей может применяться и панельУправление стилями (рис. 6.8).

Примечание: Вопросам применения стилей вSharePointDesignerпосвящена лабораторная работа 6.1.

Рис. 6.8. Использование панели Управление стилями

В частности, вызывая из области названия некоторого стиля контекстное меню и выбирая в нем пункт Изменить стиль , Вы получаете доступ к редактированию параметров данного стиля в диалоговом окне (рис. 6.9). Выбор командыПерейти к коду открывает фрагмент кода выбранного стиля в отдельной вкладке (см. рис. 6.4).

Рис. 6.9. Настройка стиля

Глава 4 Работа со списками

В этой главе вы научитесь:

Просматривать списки, существующие на узле по умолчанию;

Создавать новые списки;

Добавлять, изменять, удалять и восстанавливать элементы списка;

Использовать представление в виде таблицы данных;

Прикреплять файлы к элементам списка;

Добавлять, изменять и удалять столбцы списков;

Сортировать и фильтровать списки;

Добавлять и изменять представления списка;

Настраивать оповещения;

Использовать каналы RSS;

Включать отправку сообщений электронной почты для списков и библиотек;

Удалять списки;

Восстанавливать списки.

Списки, используемые службами Windows SharePoint, можно считать электронными таблицами, которые одновременно используются несколькими пользователями через Интернет. Списки SharePoint представляют собой изменяемые таблицы в веб-формате, облегчающие многопользовательское взаимодействие посредством централизованного расширяемого набора столбцов и строк. Списки дают пользователям возможность организовать собственные хранилища структурированной информации, элементы, которых представлены строками, состоящими из столбцов с метками. Все веб-страницы, необходимые для создания, просмотра, обновления и удаления списков, автоматически и динамически генерируются службами Windows SharePoint.

Совет . Неструктурированная информация обычно хранится в библиотеке документов в виде документов со связанными столбцами. Библиотеки документов подробно обсуждаются в главах 5 и 6.

В этой главе вы изучите стандартные списки, уже существующие на узле, создадите новые списки и измените существующие. В зависимости от того, какой шаблон используется для создания узла, некоторые списки (такие как Извещения , События и Ссылки ) создаются автоматически и сразу готовы к использованию. Однако автоматически созданные списки не всегда соответствуют потребностям пользователей. Поэтому в этой главе рассматриваются веб-страницы, которые позволяют не только изменять существующие списки, но и создавать свои собственные.

Внимание ! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание ! Помните, что в упражнениях вместо адреса http://wideworldimporters следует использовать адрес доступного вам сервера.

Стандартные списки

Службы Windows SharePoint имеют множество стандартных списков. Когда нужно создать список, можно воспользоваться стандартными шаблонами списков, используя команду Создание (Create из меню Параметры узла (Site Actions), чтобы сгенерировать новый список со статическим набором заранее определенных столбцов Далее в этой главе мы рассмотрим, как добавлять дополнительные столбцы и как можно изменить или удалить большинство столбцов, созданных по умолчанию, даже если в список уже внесены данные. Встроенные шаблоны списков SharePoint описаны в следующей таблице.

Как говорилось в главе 3, службы Windows SharePoint автоматически создают некоторые из этих списков, в зависимости от того, какой шаблон используется для создания узла.

Три узла для совместной работы включают следующие списки:

Шаблон Пустой узел (Blank Site) не включает списков и библиотек документов;

Шаблоны Узел группы (Team Site) и Рабочая область для документов (Document Workspace) включают библиотеку Общие документы (Shared Documents) и четыре списка: Извещения (Announcements), Календарь (Calendar), Ссылки (Links) и Задачи (Tasks), а также доску обсуждений Коллективное обсуждение (Team Discussion). Рабочие области будут подробно обсуждаться в главе 7.

Шаблон узла Блог (Blog) включает библиотеку рисунков с именем Фотографии (Photos) и пять списков: настраиваемый список Категории (Categories), настраиваемый список Комментарии (Comments), Ссылки (Links), настраиваемый список Другие блоги (Other Blogs) и настраиваемый список Статьи (Posts).

Шаблон Вики-узел (Wiki) включает одну библиотеку вики-страниц с именем Вики-страницы (Wiki Pages).

Все шаблоны рабочих областей для собраний включают уникальные списки, такие как Повестка (Agenda), Участники (Attendees), Решения (Decisions), Цели (Objectives) и Необходимые предметы (Things To Bring). Рабочие области для собраний подробно обсуждаются в главе 8.

В следующем упражнении вы просмотрите списки, созданные для узла верхнего уровня компании Wide World Importers. Затем вы перейдете на страницу Создание (Create), чтобы просмотреть шаблоны списков, которые доступны при создании нового узла группы.

Откройте узел SharePoint верхнего уровня. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, а затем щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для просмотра узла и создания списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

Наш узел группы имеет одну стандартную библиотеку документов с именем Общие документы (Shared Documents); четыре стандартных списка: Извещения (Announcements), Календарь (Calendar), Ссылки (Links) и Задачи (Tasks); а также доску обсуждений с именем Коллективное обсуждение (Team Discussion). В нижней части страницы находятся ссылки на дочерние узлы и ссылка на Корзину (Recycle Bin) (обсуждается далее в этой главе).

Совет . Имена элементов могут ввести в заблуждение. Имена шаблонов списков идентичны именам стандартных списков, автоматически созданных службами Windows SharePoint. Однако это совершенно разные элементы. Любой из шаблонов списков, перечисленных на странице Создание (Create) может использоваться для создания на странице Все содержимое узла (All Site Content) одного или нескольких экземпляров списков с уникальными именами. Например, список Извещения (Announcements) использовался для создания списка Извещения (Announcements), но полученный список можно было назвать как угодно, например, Заметки о продажах (Sales Notices). Имена не обязательно должны быть идентичными.

Закройте обозреватель.

Совет . Так как на административные страницы служб Windows SharePoint в целях безопасности наложены ограничения, вы не увидите первые четыре столбца страницы Создание (Create), если не имеете разрешения на создание списков.

Создание списка

Первый шаг в создании нового списка – спросить себя: «Какую информацию нужно собрать/показать?» Ответ на этот вопрос поможет определить, какой шаблон следует использовать. Возможно, лучше начать с создания списка, наиболее подходящего для достижения конечной цели, а затем добавить, удалить или изменить стандартные столбцы, чтобы получить желаемый результат. Например, если вы планируете собирать такую информацию, как имена и адреса, можно выбрать шаблон Контакты (Contacts), чтобы создать основу списка, а затем внести необходимые изменения. Возможно, вы предпочтете начать с пустого списка и двигаться к нужному результату элемент за элементом. В этом случае следует воспользоваться шаблоном Настраиваемый список (Custom List).

Совет . Если элементы списка, который вы хотите создать, всегда включают документы, используйте библиотеку документов, а не список. О библиотеках документов рассказывается в главах 5 и 6.

В следующем упражнении вы создадите список для покупателе и компании Wide World Importers, позволяющий отслеживать состояние задач, относящихся к процессу покупки. Этот список задач будет основан на шаблоне списка Задачи (Tasks). После создания списка вы измените его имя на Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks).

Заройте узел SharePoint, на котором хотите создать список. В этом упражнении используется узел http://voideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

1. В меню Действия узла (Site Actions), которое расположен в верхнем правом углу страницы, выберите команду Создание Создание (Create) и просмотреть список шаблонов.

Совет . Как ни странно, рабочая область для собрания (Meeting Workspace) не имеет команды Создание (Create) в меню Действия узла (Site Actions). Поэтому нужно щелкнуть на имени списка в одной из веб- частей на домашней странице, затем щелкнуть на ссылке Просмотреть все содержимое узла (View All Site Content) на левой панели навигации, а затем на ссылке Создать (Create) на панели инструментов.

При помощи этой страницы вы создадите список задач, основанный на шаблоне списка Задачи (Tasks). Можете присвоить новому списку любое имя, какое считаете подходящим.

Совет . Число копий списков, созданных на основе любого шаблона, не ограничено. Можете создать столько списков задач, сколько вам требуется.

3. В текстовом поле Имя (Name) введите текст ЗадачиПокупателя (BuyerTasks), который станет именем нового списка.

Так как текстовое поле, в которое можно было бы ввести имя URL, отсутствует, текст в поле Имя (Name) представляет и значение, которое службы SharePoint будут использовать в качестве внутреннего имени.

Внимание ! При создании списка SharePoint для него определяются два имени: отображающееся имя, обычно помеченное как Имя (Name) или Название (Title), и имя URL, оно же внутреннее имя. Однако после создания элемента можно изменять только отображающееся имя. Если на странице Создание (Create) нельзя указать имя URL, оба имени представляют отображающееся имя, обычно помеченное как Название (Title).

Совет . При первоначальном вводе имен элементов служб Windows SharePoint рекомендуется придерживаться следующих правил. Исходное имя должно быть понятным, описательным и легко запоминающимся, кратким, а также не должно содержать пробелов. Его следует последовательно использовать во всех местах узла. Более подробные рекомендации и объяснение причин, по которым их следует выполнять, см во врезке «Присвоение имен URL» главы 3.

Кроме того, в каждой организации могут быть свои правила именовании, которых следует придерживаться.

4. В текстовое поле Описание (Description) введите описание Список для отслеживания процесса покупок, чтобы пользователи могли понять, для чего нужен новый список .

5. Проверьте, установлен ли переключатель, указывающий, что этот список должен отображаться в области быстрого запуска. По умолчанию переключатель установлен в положение Да (Yes).

Совет . При настройке рабочих областей для совещаний эти параметры будут отличаться. Так как на домашней странице нет области быстрого запуска, возможность разместить элемент в области быстрого запуска не предоставляется. Вместо этого предоставляется возможность использовать элементы списка для всех собраний.

6. Щелкните на кнопке Создать (Create), чтобы завершить создание списка. Откроется страница узла ЗадачиПокупателя (BuyerTasks) по умолчанию (Allltems.aspx).

7. Перейдите на домашнюю страницу узла, щелкнув на соответствующей ссылке на верхней панели ссылок. Теперь список ЗадачиПокупателя (BuyerTasks) отображается в области быстрого запуска.

Так как в имени этого списка нет пробела, лучше изменить отображающееся имя, включив в него пробел. В оставшейся части упражнения демонстрируется, что изменения в имени списка влияют только на отображающееся имя, а не на имя URL.

9. В меню Параметры (Settings) выберите команду Список: параметры (List Settings), чтобы открыть страницу Настройка ЗадачиПокупателя (Customize BuyerTasks).

10. В разделе Общие параметры (General Settings) щелкните на ссылке Название, описание и переходы (Title, Description and Navigation), чтобы открыть страницу Список: общие параметры: ЗадачиПокупателя (List Settings: BuyerTasks) (см. рис. вверху следующей страницы).

11. Замените текст ЗадачиПокупателя (BuyerTasks), введя в текстовое поле Имя (Name) текст Обычные задачи покупателя (с пробелами).

12. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить изменения и открыть страницу Настройка (Customize Common Buyer Tasks).

Жирный заголовок в верхней части этой страницы и всех остальных страниц, связанных с этим списком, теперь отражает изменения в отображающемся имени. Однако в адресной строке обозревателя все еще отображается исходное имя (внутреннее имя), присвоенное этому списку при создании. Изменить это имя можно при помощи программ Microsoft Office SharePoint Designer или Microsoft Office SharePoint Server.

14. Перейдите на домашнюю страницу узла, щелкнув на ссылке в пути навигации или на верхней панели ссылок. В области быстрого запуска будет отображаться новое имя списка.

Закройте обозреватель.

Добавление, изменение и удаление элементов списка

При создании списка SharePoint автоматически генерируются страницы, при помощи которых можно просматривать список в целом и его отдельные элементы, добавлять новые и изменять существующие элементы. Также предоставлены элементы интерфейса для удаления элементов списка и подписки на для списка или элемента списка, а также для выполнения других действий, таких как импорт и экспорт элементов списка.

О подписке на оповещения вкратце рассказывается в этой главе, а импорт/экспорт элементов списка рассматривается в главе 10.

Совет . Некоторые списки сразу после создания имеют только одно представление, однако список Задачи (Tasks) имеет несколько представлений. Список Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks) был создан на основе шаблона Задачи (Tasks), который имеет пять представлений: Все задачи (All Tasks) (используется по умолчанию), Активные задачи (Active Tasks), По исполнителям (By Assigned То), По моим группам (By My Groups), Завершающиеся сегодня (Due Today) и Мои задачи (My Tasks).

Перейти к странице представления по умолчанию можно, щелкнув на имени списка в области быстрого запуска или на ссылке в верхней части любой веб-части этого списка.

В следующем упражнении вы добавите в список задач несколько элементов, которые будут использоваться покупателями компании Wide World Importers в процессе покупок. Затем вы измените один из элементов списка и удалите другой. Кроме того, Тодд Роув хочет включить в календарь публичный семинар, поэтому вы добавите одно повторяющееся событие в список Событие (Events).

Откройте узел SharePoint, на котором хотите создать список. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В области быстрого запуска щелкните на ссылке Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks), которую добавили в предыдущем упражнении, чтобы открыть страницу с представлением по умолчанию списка задач покупателя.

3. В поле Название (Title) введите текст.

4. Значения в полях Приоритет (Priority), Состояние (Status) и % завершения (% Complete) оставьте без изменения.

5. В поле Описание (Description) введите Список, используемый продавцами для ввода продуктов, предлагаемых в этом году .

6. Из поля Дата начала (Start Date) удалите сегодняшнюю дату.

7. Поле Срок (Due Date) оставьте пустым.

Только что созданный элемент списка появится в основной части страницы. Небольшое изображение с восклицательным знаком и словом «Новое» (NEW) справа от названия элемента показывает, что этот элемент был создан недавно.

9. Руководствуясь инструкциями с шагов 2–8, создайте элементы списка, используя значения из следующей таблицы.

Совет . Если нужно создать несколько элементов списка, утомительно создавать по одному элементу за раз. Можно создать сразу несколько элементов, используя представление Таблица данных (Datasheet). Этот вариант вкратце описан в следующем разделе и более подробно – в главе 12.

Тодд предлагает сделать генерирование информации о покупке высокоприоритетной задачей. Сейчас вы измените элемент списка Генерирование заказа на покупку (Generate purchase order), выполнив это пожелание.

10. Наведите указатель мыши на элемент списка (Generate purchase order) и щелкните на стрелке вниз, чтобы отобразить «умное» меню (его также называют управляющим блоком редактирования).

11. В появившемся меню выберите команду Изменить элемент (Edit item), чтобы открыть страницу

12. Измените значение в поле Важность (Priority) с (2) Обычная [(2) Normal] на (1) Высокая [(1) High] и щелкните ОК , чтобы сохранить изменения и заново открыть страницу списка.

Тодд также предлагает сделать так, чтобы список SharePoint для продавца создавался только в том случае, когда вводится новый продавец, а не в каждом цикле покупок. Поэтому он хочет, чтобы эта задача была удалена. В следующей части упражнения вы удалите задачу Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list) из списка.

13, Наведите указатель мыши на элемент списка Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list) и щелкните на стрелке вниз, чтобы открыть меню. В открывшемся меню выберите команду Удалить элемент (Delete Item), чтобы удалить этот элемент списка. Появится запрос на подтверждение удаления.

Совет . Удаленный элемент списка помещается в Корзину узла. О работе с Корзиной рассказывается в следующем разделе.

14. Щелкните ОК , чтобы подтвердить удаление и заново отобразить страницу представления списка. Чтобы добавить повторяющийся публичный семинар в список События (Events), сначала нужно перейти к списку События (Events).

18. В текстовое поле Название (Title) введите текст Публичный семинар (Public Workshop).

19. В поле Время начала (Begin) введите 17:00 .

20. В поле Время окончания (End) введите 18:00 (это поле можно оставить пустым).

21. Ежемесячное собрание будет длиться один час. В поле Описание (Description) введите Каждый месяц будет освещаться новая тема .

22. В разделе Повторение (Recurrence) установите флажок Сделать это событие повторяющимся (Make this а repeating event).

После установки этого флажка на странице изменятся многие элементы интерфейса.

23. Установите переключатель Ежемесячно (Monthly). Заметьте, что параметры в разделе Узор (Pattern) изменятся.

24. В разделе Узор (Pattern) выберите в первом раскрывающемся списке значение Первая (first), во втором раскрывающемся списке значение Вторник (Tuesday), а в текстовом поле введите значение 1 , чтобы указать, что событие будет происходить по первым вторникам каждого месяца (заметьте, что в текущем месяце первый вторник уже может пройти).

25. Остальные параметры оставьте без изменений.

Закройте обозреватель.

Восстановление элементов списка из Корзины

Когда удаляются документы, элементы списков или даже списки целиком, они просто помечаются как удаленные и не отображаются на узле, с которого были удалены. По умолчанию узлы в веб-приложениях SharePoint отображают удаленные элементы в Корзине (Recycle Bin) узла в течение 30 дней. Если пользователь за это время не восстановил элемент, удаленный элемент появляется в Корзине семейства узлов, откуда его может восстановить администратор этого семейства. Однако общий объем удаленных элементов должен оставаться ниже заданного процента (по умолчанию 50%) от общего размера узла (квота узла). Если значение, полученное после прибавления размера удаленного элемента к общему размеру остальных удаленных элементов, превышает допустимую квоту, которую определил центральный администратор, тогда элементы, удаленные раньше остальных, удаляются, даже если еще не истекло 30 дней, чтобы освободить место для свежеудаленного элемента. Таким образом центральные администраторы узлов SharePoint могут рассчитывать возможность восстановления элементов в зависимости от допустимого размера. Конечно, центральные администраторы могут установить любое число дней, отличающиеся от стандартных 30, в промежутке от «никогда не хранить удаленные элементы» до «никогда не уничтожать удаленные элементы».

В следующем упражнении предполагается, что Тодд понял, что удаление задачи Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list) было ошибкой. Вам предстоит зайти в Корзину и восстановить удаленные данные.

Откройте узел SharePoint, с которого удалили элемент списка, выполняя предыдущее упражнение. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

2.Установите флажок слева от элемента списка Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list).

4. Щелкните ОК , чтобы подтвердить восстановление и заново открыть страницу Корзины .

5. Перейдите на домашнюю страницу узла, щелкнув на соответствующей ссылке.

Элемент Создание списка SharePoint для продавцов (Create vendor SharePoint list) снова появился в списке.

Закройте обозреватель.

Использование представления в виде таблицы данных

Если на компьютере установлено приложение Microsoft Office Access 2007, можно использовать для списков представление Таблица данных (Datasheet), которое может значительно повышать производительность работы. Создавать по одному элементу за раз, многократно щелкая на различных элементах, может быть очень утомительно. В таблице данных все элементы списка представлены в виде списка на сетке, что позволяет редактировать всю таблицу целиком. При этом сохраняется поддержка раскрывающихся списков, флажков и столбцов. Поэтому использование таблицы данных отличается от редактирования таблицы в Office Access. Для перемещения по ячейкам таблицы можно пользоваться клавишами на клавиатуре или мышью. При перемещении фокуса со строки, изменения, внесенные в эту строку, сохраняются автоматически. Последняя строка таблицы данных используется для добавления в список новых элементов. Чтобы переключить режим представления списка, выберите в меню Действия (Actions) команду Изменить в таблице данных (Edit in Datasheet).

На панели задач, расположенной справа от таблицы данных, расположены ссылки на мощные средства интеграции служб SharePoint и приложений Excel и Access.

Представление в виде таблицы данных подробно рассматривается в главе 12.

Вложение файлов в элементы списков

Иногда требуется прикрепить к элементу списка один или несколько документов. По умолчанию эту возможность поддерживают все списки SharePoint. Однако если каждый элемент списка всегда содержит один и только один документ, вместо списка лучше использовать библиотеку документов.

Совет . Вложение файлов в элементы списков можно запретить. Для этого выберите в меню Действия (Settings) команду Параметры списка (List Settings), откройте страницу дополнительных параметров и установите переключатель Запрещены (Disabled) в разделе Вложения (Attachments).

В следующем упражнении вы создадите простой документ Word, представляющий заказ на покупку, и вложите его в существующий элемент списка Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks).

Откройте узел SharePoint, на котором создали список Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой список. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. Откройте Microsoft Word.

2. В новом документе введите текст Заказ на покупку .

3. В меню Файл (File) выберите команду Сохранить как (Save As). Сохраните документ в папке Documents под именем WideWorldPurchaseOrder.docх.

Совет . Документ можно сохранить напрямую в библиотеке документов, указав вместо пути к папке на жестком диске адрес HTTP, например, http://wideworldimporters/Shared Documents/. К элементу списка можно прикрепить только сохраненный документ.

4. Закройте Microsoft Word.

6. Наведите указатель мыши на элемент списка Генерирование заказа на покупку (Generate purchase order), щелкните на стрелке вниз, чтобы открыть меню, и выберите команду Изменить элемент (Edit Item), чтобы открыть страницу Обычные задачи покупателя: Генерирование заказа на покупку (Common Buyer Tasks: Generate purchase order).

8. Щелкните на кнопке Browse (Обзор), чтобы открыть диалоговое окно Choose File (Выбор файла).

Совет . В диалоговом окне Choose File (Выбор файла) можно перейти в папку Documents и найти документ WideWorldPurchaseOrder.docx, созданный ранее. Также можно ввести путь к документу, который хотите вложить, в поле File Name (Имя файла).

9. Выберите документ WideWorldPurchaseOrcLer.docx. Щелкните на кнопке Open (Открыть) или дважды щелкните на документе, чтобы открыть его.

После открытия местоположение документа отображается в поле Имя (Name) на странице Добавление вложений (Add Attachments).

10. Щелкните ОК , чтобы вложить документ в элемент списка.

Откроется страница Обычные задачи покупателя: Генерирование заказа на покупку (Common Buyer Tasks: Generate purchase order), в нижней части которой указан вложенный файл. Также появилась ссылка Удалить (Delete), при помощи которой вложение можно удалить с этой страницы.

Внимание ! Сейчас документ связан с элементом списка только в памяти. Если закрыть обозреватель или перейти по любой другой ссылке, включая возврат к списку, это вложение будет потеряно. Чтобы сохранить связь вложения с задачей, необходимо щелкнуть ОК. Также учтите, что при щелчке на ссылке Удалить (Delete) не будет показано никакого предупреждения о том, что вложение будет удалено без возможности восстановления. Связь вложения с задачей будет просто удалена, и удаление файла станет необратимым после щелчка на кнопке ОК.

Совет . С одним элементом списка можно связать несколько вложений. Можно щелкать на ссылке Вложить файл (Attach File) и вкладывать документы столько раз, сколько требуется. Однако пользовательский интерфейс позволяет вкладывать только один документ за раз.

11. Щелкните ОК , чтобы завершить процесс вложения документа в элемент списка. Страница стандартного представления списка откроется еще раз.

Для каждого элемента списка, имеющего одно или несколько вложений, в крайнем левом столбце будет отображаться значок вложения.

Закройте обозреватель.

Добавление, изменение и удаление столбцов списка

Шаблоны списков, доступные в службах SharePoint по умолчанию, являются отличным способом создания списков с минимумом усилий. Тем не менее, если требуется настроить шаблон, службы SharePoint позволяют добавлять, изменять и удалять столбцы.

Если нужно расширить список, можно добавить новый столбец и после присвоения новому столбцу имени можно выбрать для него один из типов, описанных в следующей таблице.

Совет . Большинство типов столбцов (но не все) имеют как параметр Обязательный (Required), так и параметр Значение по умолчанию (Default Value). Если параметр Обязательный (Required) включен, пользователь при создании или изменении элемента списка должен ввести значение в этот столбец. Если пользователь не введет значение, будет использовано значение по умолчанию.

Так как каждый тип столбцов имеет параметры Описание (Description) и Добавить в представление по умолчанию (Add То Default View), в таблице эти параметры явно не указываются.

Добавив столбец, можно приступить к его изменению. Можно изменять отображающееся имя столбца, но его внутреннее имя изменить довольно сложно. Большинство параметров столбца можно изменять, даже если в список уже введены данные. Если изменение параметра может привести к потере информации, появится предупреждение с возможностью отменить изменение.

Совет . После ввода данных в список можно сделать необязательное поле обязательным. На введенные данные это никак не повлияет, если кто-то не попытается изменить существующую запись. Если попытаться это сделать, вступит в действие новое правило, и элемент списка нельзя будет сохранить, не введя значение в обязательный столбец.

Большинство столбцов списка можно удалить. Однако все списки имеют как минимум один столбец, который нельзя удалить. Например, столбец Название (Title) используется для отображения «умного» меню, поэтому его нельзя удалить, хотя можно переименовать. Кроме того, некоторые списки запрещают удаление столбцов, чтобы не нарушать интеграцию с приложениями Microsoft Office. Например, поля Кому назначено (Assigned То), Состояние (Status) и Категория (Category) любого списка, основанного на шаблоне Вопросы (Issues), нельзя удалить, как нельзя удалить и любые стандартные столбцы любого списка, основанного на шаблоне Календарь (Calendar).

К другим столбцам, которые автоматически создаются и заполняются для каждого элемента списка и которые нельзя изменить, относятся следующие: ИД (ID), Создан в (Created), Кем создано (Created By), Изменен в (Modified) и Автор изменений (Modified By). Столбец ИД (ID) гарантирует, что элемент будет уникальным в списке. Этот столбец содержит порядковый номер, начинающийся с 1 и увеличивающийся на 1 для каждого нового элемента списка. Службы Windows SharePoint автоматически записывают, когда элемент списка был создан (Создан в ), кто его создал (Кем создано ), когда он был изменен в последний раз (Изменен в ), и кто последним изменил его (Автор изменений ). Первоначально столбцы Создан в (Created) и Изменен в (Modified) имеют одинаковые значения, как и столбцы Кем создано (Created By) и Автор изменений (Modified By).

В версии служб Windows Share Point 3.0 появился новый тип столбцов – столбец узла. Такие столбцы обычно определяются администратором и представляют общий набор данных, используемый в нескольких списках. Они хранятся на уровне узла в галерее столбцов узла, но коллективные столбцы узлов во всех галереях родословной текущего узла могут использоваться в списке или в этом узле. Таким образом, администратор может определить столбец узла на узле верхнего уровня для пользователей всех узлов одного семейства. Столбцы узлов имеют два очень значительных преимущества перед обычными столбцами списков.

Администраторы могут изменять столбцы узлов в любое время, и эти изменения будут переданы во все типы содержимого и списки определенного семейства узлов, которые используют эти столбцы узлов.

Так как столбцы узлов определяют общий набор данных, в списках, содержащих несколько типов содержимого, можно сортировать, фильтровать и группировать несопоставимые элементы узлов, используя их общие столбцы узлов.

В следующем упражнении вы усовершенствуете список Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks), добавив столбец Порядок следования (Sequence) и столбец узла Дата завершения (Date Completed), изменив столбец Важность (Priority), чтобы добавить дополнительный параметр, и удалив столбец % завершения (% Complete). Также вы измените порядок столбцов на нескольких страницах так, чтобы столбец Описание (Description) шел сразу за столбцом Название (Title).

Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

2. В меню Параметры (Settings) выберите команду Параметры списка (List Settings), чтобы открыть страницу настройки списка Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks).

3. Щелкните на ссылке Создайте столбец (Create column), которая расположена в нижней части раздела Столбец (Columns), чтобы открыть страницу Создать столбец: Обычные задачи покупателя (Create Column: Common Buyer Tasks).

4. В поле Имя столбца (Column name) введите Порядок следования (Sequence).

5. В списке типов столбца выберите Число (Number). Обратите внимание и на другие варианты, вспомнив их описание, приведенное выше.

6. В поле Описание (Description) введите Используется для упорядочения задач.

7. Остальные параметры оставьте без изменения.

8. Щелкните ОК , чтобы завершить добавление столбца Порядок следования (Sequence) в список. Откроется страница настройки списка задач.

Тодд Роув хотел бы видеть дополнительный столбец, содержащий дату завершения каждой задачи.

9. В области Столбцы Добавить из существующих столбцов узла (Add from existing site columns), чтобы открыть страницу Добавление столбцов из существующих столбцов узла: Обчные задачи покупателя (Add Columns from Site Columns: Common Buyer Tasks).

10. В раскрывающемся списке Выбрать столбцы узла из (Select site columns from) выберите Основные столбцы задач и вопросов (Core Task and Issue Columns), чтобы отфильтровать список Доступные столбцы узла (Available site columns) и видеть в нем только несколько полезных столбцов.

11. Выберите столбец Дата завершения (Date Completed) и щелкните на кнопке Добавить (Add) или просто дважды щелкните на элементе, чтобы перенести его в список Столбцы для добавления (Columns to add).

12. Щелкните ОК , чтобы добавить столбец в список и заново отобразить страницу настройки списка обычных задач покупателя.

Некоторые задачи находятся в списке слишком низко, и покупатели хотят добавить возможность отражать это в столбце Важность (Priority). Для ранжирования задач покупатели обычно используют важность со значением Средняя (Medium), а не Нормальная (Normal), и хотят иметь возможность вводить не стандартные значения Высокая (High), Средняя (Medium), Низкая (Low) и Очень низкая (Very Low), а свои собственные.

13. В разделе Столбцы (Columns) щелкните на ссылке Важность (Priority), чтобы изменить параметры для существующего столбца.

14. В разделе Дополнительные параметры столбцы (Additional Column Settings) в последней строке текстового поля введите (4) Очень низкая , чтобы добавить в раскрывающийся список дополнительный элемент.

15. Измените список Введите варианты выбора (каждый – в отдельной строке) , заменив во второй строке значение (2) Нормальная [(2) Normal] на (2) Средняя [(2) Medium], Это изменит варианты, которые будут доступны в раскрывающемся списке Важность (Priority) во время добавления данных.

Совет . Во всех элементах списка, для которых ранее был выбран вариант (2) Нормальная [(2) Normal], потребуется вручную поменять старое значение на новое (2) Средняя [(2) Medium]. Кроме того, при перемещении фокуса из текстового поля Выбор (Choice) значение по умолчанию изменяется на первый вариант, в данном случае (1) Высокая [(1) High], Если хотите изменить значение по умолчанию, чтобы оно оставалось равным второму варианту, нужно ввести значение (2) Средняя [(2) Medium] в текстовое поле Значение по умолчанию (Default value). В этом упражнении можете не изменять значение по умолчанию.

16. В поле Разрешить пользователям добавлять варианты (Allow "Fill-in" choices) установите переключатель Да (Yes), чтобы разрешить ввод значений, не включенных в стандартный список вариантов.

Совет . Список вариантов можно отображать при помощи переключателей или флажков. Если использовать флажки, пользователи смогут выбирать несколько вариантов одновременно.

Покупатели не планируют использовать столбец % завершения (% Complete), поэтому его можно удалить. В следующей части упражнения вы удалите этот столбец из списка.

20. В появившемся окне подтверждения щелкните ОК , чтобы завершить удаление столбца и вернуться на страницу настройки списка задач.

При создании или изменении элементов списка покупатели хотят видеть столбец Описание Название (Title). В следующей части упражнения вы измените порядок столбцов в списке.

22. В раскрывающемся списке, расположенном справа от столбца Описание (Description), выберите значение 2 , чтобы изменить последовательность полей и поместить столбец Описание (Description) сразу после столбца Название (Title).

Столбец сразу же переместится на вторую позицию.

26. На измененной странице Обычные задачи покупателя: Создать элемент (Common Buyer Tasks: New Item) проверьте порядок столбцов и убедитесь, что столбец Описание (Description) стоит сразу после столбца Название (Title).

Закройте обозреватель.

Сортировка и фильтрация списка

С ростом списка становится сложно просматривать список целиком на одной странице. На этот случай службы Windows SharePoint предоставляют встроенные средства сортировки и фильтрации. На любой стандартной странице представления можно сортировать весь список по алфавиту, как по возрастанию, так и по убыванию, используя отдельные заголовки столбцов.

Фильтрация на странице представления списка работает подобно функции автофильтра в Excel. Фильтрация включается в верхнем правом углу каждого столбца, для каждого столбца генерируется уникальный список значений, который помещается в раскрывающийся список, расположенный над этим столбцом. Фильтры кумулятивны, но временны; в следующий раз при выборе представления списка к нему будут применены исходные параметры, включая исходные фильтры, независимо от того, что было выбрано в прошлый раз в каком-либо столбце.

Совет . В представлении Таблица данных (Datasheet) функции сортировки и фильтрации доступны из раскрывающегося списка, также расположенного в правом верхнем углу столбца.

Сейчас вы отсортируете и отфильтруете список Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks).

Откройте узел SharePoint, на котором был создан список Обычные задачи покупателя ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для просмотра списка. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

2. Измените элементы списка в соответствии со следующей таблицей.

3. В представлении списка Все элементы (All Items) наведите указатель на столбец Порядок следования (Sequence) и подождите около секунды.

Этот столбец станет подчеркнутым, и рядом с ним появится всплывающая подсказка с сообщением о том, что сортировка будет выполняться по этому столбцу.

4- Щелкните на столбце Порядок следования (Sequence).

Справа от имени столбца появится стрелка , указывающая вниз, а элементы списка будут показаны в порядке убывания номеров.

5. Снова щелкните на столбце Порядок следования (Sequence). Справа от имени столбца появится стрелка, указывающая вверх, а элементы списка будут показаны в порядке возрастания номеров.

Совет . Если щелкнуть на другом столбце, сортировка по текущему столбцу перестанет действовать. Если сортировку нужно выполнять более чем по одному столбцу, следует использовать представление списка.

6. Наведите указатель мыши на столбец Важность (Priority) и щелкните на значке «умного» меню, чтобы отобразить, параметры сортировки и фильтрации для этого столбца. По сравнению с предыдущей версией SharePoint функции фильтрации значительно улучшены. Страница не перегружается, что позволяет сэкономить время, сетевой трафик и ресурсы серверов SharePoint. Извлечены будут только уникальные значения этого столбца. Предыдущая версия была очень неэффективной; извлекались заново не только все данные, но и уникальные значения для каждого видимого столбца в текущем представлении списка, несмотря на то, что запрашивалась фильтрация только по столбцу Важность (Priority).

7. В «умном» меню выберите для столбца Важность (Priority) значение (1) Важная [(1) High], и страница немедленно отобразит фильтрованный список только с теми элементами, которые имеют высокую важность.

Справа от каждого столбца, к которому был применен автофильтр, появится значок фильтрации.

8. Чтобы вернуться к полному списку, выберите из раскрывающегося списка в верхней части страницы либо одно из представлений списка (включая его текущее представление), либо команду Очистить фильтр от Важность (Clear Filter from Priority) из контекстного меню столбца Важность (Priority).

Закройте обозреватель.

Добавление и изменение представления списка

Результаты сортировки и фильтрации, полученные непосредственно в столбцах представления списка, являются лишь временными, т.е. они не запоминаются и в следующий раз при использовании того же представления не отображаются. Однако можно определить новые представления списка, чтобы предоставить именованное определение того, как должна отображаться информация в списке. Представление списка определяет, какие столбцы и в какой последовательности будут отображаться в списке. Последовательность отображается слева направо. Кроме того, представления списка могут определять, какие строки и в каком порядке будут представлены, а также способ группировки, стиль и формат разбиения на страницы. Представления списков можно создавать на основе исходных представлений, описанных в следующей таблице.

Создавая представление списка, можно сделать его исходным представлением или копией существующего представления. После создания представление помещается в раскрывающийся список вместе с другими представлениями.

Доступно два вида представлений списков: личные и общие. Общие представления могут просматривать все пользователи, тогда как личные списки доступны для просмотра только создателю. Создавать открытые представления списков могут только пользователи, имеющие разрешения на управление списками. Собственные личные представления списков могут создавать все пользователи.

В следующем упражнении вы создадите открытое представление списка Очень важные задачи (High Priority Tasks), чтобы покупатели видели только те задачи, которым назначена важность (1) Важная [(1) High], и их текущее состояние. Вы используете исходное представление Таблица данных (Datasheet), чтобы можно было легко обновлять одновременно все элементы списка.

Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters , но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для управления списком. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

2. В нижней части раскрывающегося списка представлений выберите Создать представление (Create View), чтобы открыть страницу Создать представление: Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks). Также эту страницу можно открыть командой Создать представление (Create View) из меню Параметры (Settings).

5. В текстовое поле Имя представления (View Name) введите HighPriorityTasks .

6. Убедитесь, что установлен переключатель Создание общего представления (Create a Public View).

7. Снимите все флажки в поле Отображать (Display), кроме флажков Название (с ссылкой на элемент с меню правки) и Состояние (Status).

Параметр Позиция (от левого края) (Position from left) для столбца Заголовок (Title) в настоящий момент имеет значение 20, а для столбца Состояние (Status) значение 4. Поэтому столбец Заголовок (Title) будет отображаться перед столбцом Состояние (Status).

Совет . В разделе Столбцы (Columns) находится три столбца Название (Title). Все они представляют одно и то же значение, но в каждом оно отображается по-своему. Выбранный столбец, Заголовок (с ссылкой на элемент с меню правки) , не только содержит текстовое значение заголовка, но и включает меню, которое можно вызвать, наведя указатель на текст и щелкнув на появившемся раскрывающемся списке. Столбец Название (с ссылкой на элемент) просто представляет текстовое значение названия как ссылку на страницу представления для каждого элемента списка.

8. В секции Сортировка (Sort) в раскрывающемся списке Сначала сортировать по столбцу (First sort by the column) выберите Порядок следования (Sequence), чтобы список упорядочивался по значению столбца Порядок следования (Sequence). Данные можно сортировать и по тому столбцу, который не включен в представление.

По умолчанию данные сортируются по возрастанию.

9. В области Фильтр (Filter) в раскрывающемся списке Отображать элементы, для которых справедливо следующее (Show the items when column) выберите Важность (Priority), чтобы установить фильтр строк.

10. В качестве условия фильтрации выберите равно (is equal to).

11. В текстовом поле под условием введите (1) Высокая .

Создав представление списка, можно вернуться и изменить отображающееся имя.

13. В раскрывающемся списке в правом верхнем углу страницы выберите Изменить это представление (Modify this View), чтобы открыть страницу изменения представления.

14. В поле Имя представления (View Name) вместо HighPriorityTasks введите High Priority Tasks (с пробелами), чтобы изменить имя, отображающееся на странице представления списка.

Обратите внимание на то, что имя страницы, отображающееся в адресной строке обозревателя, тоже можно изменить.

В пути навигации в верхней части страницы щелкните на ссылке Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks), чтобы вернуться к стандартному представления списка.

Закройте обозреватель.

Настройка оповещений

Службы Windows SharePoint предоставляют удобную функцию отправки по электронной почте уведомлений о внесении изменений в содержимое узла, включая изменения в элементах списков. Такие уведомления называют оповещениями. По умолчанию оповещения не настроены, их нужно настраивать самостоятельно.

Включить оповещения довольно просто. Для каждого списка на узле SharePoint в меню Действия (Actions) включена команда Оповестить меня (Alert Me). Выбрав эту команду, можно подписаться на оповещения, создаваемые на уровне списка. Кроме того, аналогичная команда Оповестить меня (Alert Me) доступна в контекстном меню каждого элемента списка, а также на панели инструментов во время просмотра любого элемента списка. Как можно догадаться, эта команда позволяет подписаться на оповещения, создаваемые на уровне элемента списка.

При настройке оповещения нужно указать, кому будут отправлять оповещения, частоту отправки и тип изменений, вызывающий отправку оповещения. По умолчанию оповещения отправляются по адресу электронной почты пользователя, настроившего оповещения. Если для аутентифицированного пользователя не указан адрес электронной почты, будет предложено ввести адрес для отправки. Введенный адрес сохранится и будет использоваться для дальнейшей подписки на оповещения.

Настраивая оповещения, можно указать, при каких изменениях они должны отправляться. Оповещения на уровне списка можно отправлять при изменениях в любых элементах списков, при добавлении новых элементов, изменении существующих элементов или удалении элементов. Если хотите получать уведомления о добавлении и изменении, но не при удалении элементов, нужно будет настроить два оповещения. Оповещения на уровне элементов списка отправляются только при изменении элементов, так как можно установить оповещение для элемента можно только один раз. Удаление элемента также считается изменением.

Совет . Библиотеки документов предоставляют дополнительную возможность отправлять оповещения, когда происходит обновление веб-обсуждения. О библиотеках документов рассказывается в главах 5 и 6.

Нужно также указать фильтр, определяющий, когда следует отправлять оповещения; по умолчанию оповещения отправляются при любом изменении в списке. Различные списки имеют различные фильтры. Список Задачи , с которым мы работаем, имеет следующие фильтры:

Любое изменение;

Назначение задачи текущему пользователю;

Завершение задачи;

Изменение задачи, имеющей высокую важность;

Изменение другим пользователем задачи, назначенной текущему пользователю;

Изменение задачи другим пользователем;

Изменение другим пользователем задачи, созданной текущим пользователем;

Изменение другим пользователем задачи, последние изменения в которую внес текущий пользователь;

Изменение другим пользователем элемента, отображающегося в выбранном представлении.

Кроме того, нужно указать частоту отправки оповещений. Для оповещений любого типа доступно три варианта:

1. немедленная отправка оповещения;

2. отправка итогов дня;

3. отправка итогов недели.

Если выбрать немедленную отправку, оповещения в действительности будут помещаться в очередь и отправляться по мере возможности, как следующая задача, после запуска оповещения. По умолчанию задача оповещения выполняется каждые пять минут, но администратор может изменить этот интервал до 59 минут. При отправке ежедневных и еженедельных итогов все изменения, внесенные в список или элемент списка, объединяются и отправляются в конце выбранного периода. Ежедневные итоги по умолчанию генерируются в полночь, а еженедельные итоги в полночь в воскресенье.

Совет . Администраторы SharePoint могут устанавливать ограничение на общее число оповещений, на которые могут подписываться пользователи. По умолчанию это ограничение равно 50 оповещениям. Это число можно изменить или совсем снять ограничение. Кроме того, оповещения можно отключить полностью.

Всеми ранее настроенными оповещениями можно управлять при помощи ссылки Просмотреть мои существующие оповещения на этом узле (View My Existing Alerts On This Site) в верхней части страницы Новая ссылка (New Link). На этой странице можно использовать панель инструментов, чтобы добавить оповещение для любого списка на этом узле, или удалить выбранные оповещения.

Внимание ! После удаления пользователей с узла необходимо вручную удалить их оповещения, чтобы те не стали «бесхозными». Кроме того, когда пользователи добавляют оповещения для самих себя, они будут получать эти оповещения, даже если им запретить доступ к списку. Важно удалять эти оповещения, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к узлу и пользовательской информации.

Использование каналов RSS

По умолчанию для всех списков во всех семействах узлов веб-приложений SharePoint 3.0 включена поддержка RSS 2.0. В главе 3 рассказывалось о том, как настроить объединение данных RSS. используя параметры из секции Администрирование узла (Site Administration) страницы Параметры узла (Site Settings). Если поддержка RSS для веб-приложения не включена, описанные в следующем упражнении ссылки, относящиеся к RSS, отображаться не будут.

Сейчас вы просмотрите содержимое списка покупателей и узнаете, как изменить параметры RSS в списке.

Откройте узел SharePoint, на котором создан список Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для управления списком. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. Щелкните на ссылке Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks), чтобы открыть страницу стандартного представления списка. Если вы не создавали список Обычные задачи покупателей (Common Buyer Tasks), используйте любой другой.

2. В меню Параметры (Settings) выберите команду Параметры списка (List Settings).

По умолчанию переключатель Разрешить RSS-канал для этого списка? (Allow RSS for this list?) в секции RSS-канал списка (List RSS) установлен в положение Да (Yes). Несмотря на то, что в этом примере рекомендуется оставить все параметры без изменения, мы объясним все доступные варианты.

4. В секции Сведения о RSS-канале (RSS Channel Information) оставьте все значения по умолчанию. Параметр Сокращать многострочные текстовые поля до 256 знаков? (Truncate multi-line test fields to 256 characters?) имеет значение Нет (No), так что всем пользователям, подписанным на канал, отправляется текст целиком. Если будут передаваться большие объемы данных, а большинству пользователей нужно достаточно прочитать только первые несколько предложений, установите переключатель Да (Yes).

Любой пользователь, просматривающий канал, может прочитать все содержимое. Сведения из полей Название (Title), Описание (Description) и URL-адрес рисунка (Image URL) дают представление о канале. Флажки, установленные в секции Столбцы (Columns), указывают поля, содержимое которых будет включено в описание RSS. Устанавливайте или снимайте флажки по собственному желанию. В этом примере используются столбцы, выбранные по умолчанию.

Секция Максимальное число элементов (Item Limit) помогает управлять пропускной способностью узла и сети веб-фермы, когда тысячи пользователей подписываются на сотни списков и каждый час заходят на узел для проверки обновлений (60 минут – время жизни по умолчанию, установленное на странице Параметры узла каждого узла ). Поле (Maximum items to include) указывает, сколько элементов списка будет включено в канал, а поле Максимальное число элементов для включения (Maximum days to include) указывает, как долго элемент списка будет включаться в канал. В этом примере включается до 25 элементов, измененных за последнюю неделю (7 дней). Эти значения (25 и 7) установлены по умолчанию. Если щелкнуть на кнопке По умолчанию (Defaults), расположенной в нижней части страницы, будут восстановлены стандартные значения.

6. Используя путь навигации в верхней части страницы, вернитесь к стандартному представлению списка.

7. В меню Действия (Actions) выберите команду Просмотреть RSS-канал (View RSS Feed), чтобы просмотреть страницу канала.

На полученной странице практически не на что смотреть, но она и не предназначена для просмотра в обозревателе. Веб-адрес страницы можно использовать в программе чтения RSS для просмотра содержимого: этого списка в режиме оффлайн. Можно также щелкнуть на соответствующей ссылке, чтобы подписаться на этот канал.

Совет . Использование RSS-каналов в Microsoft Office Outlook 2007 описывается в главе 11. Использовать каналы можно также при помощи Internet Explorer 7.

Можно выполнять поиск по RSS-каналу, введя текст для поиска в поле, расположенное в правом верхнем углу окна обозревателя. Поток автоматически обновится, когда вы приостановите текст более чем на одну секунду. Если щелкнуть Все (Аll), будут показаны все элементы канала, а не все элементы списка.

Данные канала можно сортировать, щелкая на полях с датой, заголовком или автором. Для переключения между сортировкой по возрастанию и сортировкой по убыванию просто щелкните на поле еще раз.

8. Чтобы вернуться к списку, щелкните на ссылке Домашняя: Обычные задачи покупателя (Home: Common Buyer Tasks) в верхней части страницы.

Закройте обозреватель.

Отправка данных в списки SharePoint по электронной почте

Службы Windows SharePoint позволяют управляющим списками назначать адреса электронной почты для некоторых из стандартных списков, которые можно создать со страницы Создание (Create). После настройки можно отправлять данные в списки по электронной почте. На первый взгляд отправка данных в списки SharePoint по электронной почте может показаться странной; однако, давайте рассмотрим, какие возможности это предоставляет.

Вы летите на самолете и работаете с документом Office Word. Закончив работу, вы отправляете документ по электронной почте в определенную библиотеку документов. Письмо с документом сохраняется в исходящих письмах до тех пор, пока вы не подключитесь к Интернету, после чего автоматически отправляется в библиотеку документов. Когда службы Windows SharePoint получают этот документ, он автоматически добавляется в указанную библиотеку документов.

Все члены вашей команды включены в одну группу рассылки электронных сообщений. Адрес электронной почты доски обсуждений также включен в эту группу. Каждое сообщение, отправляемое группе, также добавляется в список. Когда члены команды посещают узел SharePoint, содержащий этот список, они видят все сообщения, передаваемые по электронной почте. Они даже могут использовать этот список, чтобы отвечать на сообщения, помещенные в него.

Об отправке сообщений электронной почты на доску обсуждений рассказывается в главе 9.

В следующей таблице перечислены списки SharePoint, в которые можно и нельзя отправлять сообщения электронной почты.

В следующем упражнении вы создадите библиотеку рисунков, для которой разрешена отправка данных по электронной почте, чтобы клиенты могли отправлять изображения предлагаемых продуктов. Затем вы просмотрите сгенерированные параметры входящей электронной почты. Также вы обновите параметры входящей электронной почты для существующего списка Извещение (Announcements), чтобы пользователи могли отправлять в этот список общие извещения. После настройки вы отправите сообщения в каждый из этих списков и проверите результат.

Откройте узел группы SharePoint. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, а затем щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для просмотра узла и создания, списков. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В меню Действия узлов (Site Actions), которое расположено в верхнем правом углу страницы, выберите команду Создать (Create), чтобы открыть страницу Создание (Create) со списком шаблонов.

2. В области Отслеживание (Tracking) щелкните на ссылке Библиотека рисунков (Picture Library), чтобы открыть страницу создания списка.

3. В текстовое поле Имя (Name) введите текст PotentialProducts , который будет отображающимся именем нового списка.

Так как для ввода имени URL нет отдельного поля, внутреннее имя будет таким же, как отображающееся.

4. В поле Описание (Description) введите Изображения продукции, отправленные нам нашими продавцами по электронной почте, чтобы пользователи могли понять предназначение нового списка.

5. Убедитесь, что переключатель Отобразить этот элемент типа «Библиотека рисунков» в области быстрого запуска (Display this picture library on the Quick Launch) установлен в положение Да (Yes).

6. Переключатель Разрешить на этом элементе типа «Библиотека рисунков» получение электронной почты (Allow this picture library to receive e-mail) по умолчанию установлен в положение Нет (No). Установите этот переключатель в положение Да (Yes). Если этот параметр недоступен, это значит, что либо центральный администратор SharePoint не настроил параметры входящей электронной почты, либо отключил входящую электронную почту для ваших списков. Введите адрес электронной почты, например, [email protected].

Конечно, ввести нужно только первую часть адреса, стоящую перед знаком «@». Запомните адрес, который вы ввели, и используйте его далее в упражнении вместо адреса [email protected].

Внимание ! Если в параметрах фермы SharePoint указано, что нужно использовать службу SharePoint Directory Management Service, любой введенный адрес электронной почты будет автоматически создан в выделенном расположении Active Directory. Однако если эта служба не используется, чтобы отправленные сообщения попадали в список, для каждого выбранного адреса электронной почты необходимо создать учетную запись.

8. Значение в разделе Рисунок: журнал версий (Picture Version History) оставьте без изменений.

9. Щелкните на кнопке Создать (Create), чтобы завершить создание списка. Откроется страница стандартного вида списка PotentialProducts (AllItems.aspx).

10. В меню Настройки (Settings) выберите команду (Picture Library Settings), чтобы просмотреть автоматически сгенерированные параметры нового списка.

11. Щелкните на ссылке Параметры входящей электронной почты (Incoming e-mail settings). Опять же, если этот параметр недоступен, обратитесь к центральному администратору SharePoint, чтобы он настроил параметры входящей электронной почты.

Параметры на этой странице весьма просты. В этом упражнении изменять их не нужно. Просто обратите внимание на то, что библиотека рисунков настроена на получение электронной почты с использованием введенного вами ранее адреса. Все вложения, отправляемые в библиотеку рисунков, сохраняются в корневой папке библиотеки, но файлы с совпадающими именами не перезаписываются. Если отправляется дубликат файла, к его имени добавляется увеличивающееся число (как и в файловой системе). Исходное вложение не сохраняется. Однако если этот параметр имеет значение Да (Yes), сообщение электронной почты просто сохраняется как вложение документа в элемент списка. Если кто-то отправит в этот список приглашение на собрание, оно будет проигнорировано. Наконец, отправлять данные в список по электронной почте могут только пользователи, имеющие разрешения на создание в списке новых элементов; все остальные сообщения электронной почты игнорируются.

12. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы продолжить работу.

13. В секции Списки (Lists) области быстрого запуска, щелкните на ссылке Извещения (Announcements), что бы перейти к списку Извещения (Announcements).

14. В меню Параметры (Settings) выберите команду Параметры библиотеки рисунков (Picture Library Settings).

16. Установите переключатель Разрешить этому Список получать электронную почту (Allow this list library to receive e-mail) в положение Да (Yes).

17. Введите адрес электронной почты, например, [email protected].

Кроме вложений, остальные параметры будут такими же, как и для библиотеки рисунков. Вложения, отправленные в библиотеку, в действительности становятся элементами списка. Поэтому можно выбрать, в какую папку они будут помещаться, и нужно ли перезаписывать существующие документы. Вложения, отправленные в список, просто становятся вложениями элемента списка, так что их можно прикреплять или отсоединять, поэтому параметры вложений настраивать не нужно.

18. Измените значение параметра Сохранять первоначальные электронные сообщение (Save original e-mail) на Да (Yes) и оставьте значения всех остальных параметров без изменений.

20. Откройте Outlook 2007 и отправьте одно электронное сообщение с вложенным рисунком по адресу [email protected] и второе сообщение (с вложением или без него) по адресу [email protected].

21. Вернитесь к списку PotentialProducts , чтобы проверить, добавилось ли отправленное изображение в библиотеку рисунков.

22. Перейдите к списку Извещения (Announcements), чтобы проверить, добавлено ли в список второе отправленное сообщение электронной почты.

23. Откройте извещение и проверьте, совпадает ли тема и тело сообщения с тем, что вы отправили.

Закройте обозреватель.

Удаление списка

Важно знать, как избавиться от списка, ставшего ненужным или созданного по ошибке. В отличие от предыдущей версии служб SharePoint, при удалении список только помечается удаленным. Он не удаляется из базы данных необратимо, и все элементы это- списка, хотя они и не видны, остаются в этом списке, хранящемся в Корзине узла.

Допустим, покупатели компании Wide World Importers довольны новым списком Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks), и им больше не нужен список Задачи (Tasks), созданный первоначально. Сейчас вы удалите лишний список.

Откройте узел SharePoint, на котором создан список Обычные задачи покупателя (Common Buyer Tasks). В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК .

Убедитесь, что имеете достаточно прав для удаления списка. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

2. В меню Параметры (Settings) выберите команду Параметры списка (List Settings), чтобы открыть страницу настройки задач.

3. В секции Разрешения и управление (Permissions and Management) щелкните на ссылке Удалить этот список (Delete this list). Откроется диалоговое окно с запросом подтверждения.

4. Щелкните ОК , чтобы подтвердить удаление. Откроется страница Все содержимое узла (All Site Content). Удаленный список больше не отображается на этой странице и в области быстрого запуска.

Закройте обозреватель.

Ключевые положения

Списки можно сравнить с изменяемыми таблицами в веб-формате.

Шаблоны списков можно использовать для создания списков со статическим набором стандартных столбцов. Доступен 21 встроенный список: Повестка (Agenda), Извещения (Announcements), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Настраиваемый список (Custom List), Настраиваемый список в представлении таблицы данных (Custom List in Datasheet View (Decisions), Доска обсуждений (Discussion Board), Библиотека документов (Document Library), Библиотека форм (Form Library), Импортировать электронную таблицу (Import Spreadsheet), Отслеживание вопросов (Issue Tracking), Ссылки (Links), Цели (Objectives), Библиотека рисунков (Picture Library), Задачи проекта (Project Tasks), Опрос (Survey), Задачи (Tasks), Текстовое поле (Text Box), Необходимые предметы (Things To Bring) и Библиотека вики -страниц (Wiki Page Library).

При создании списков SharePoint давайте им понятные, легко запоминающиеся, последовательные имена.

В элемент списка можно вложить один или более документов.

Службы Windows SharePoint позволяют добавлять, изменять и удалять столбцы любого списка.

Представления списка определяют, как отображаются элементы этого списка. Списки можно сортировать и фильтровать вручную или при помощи именованных представлений.

Открытые представления списков могут просматривать все пользователи, а личные представления разрешено просматривать только их создателям.

Некоторые списки и библиотеки могут быть настроены для получения электронной почты.

Удаленный список и все его элементы помещаются в узла.

Приветствую пользователей SharePoint Designer!

Я Чонг Юн (Джон) Чоу (Chong Youn (John) Choe), руководитель проектов в группе SharePoint Designer. Я очень рад, что могу разместить статью по новому вопросу.

Предпосылки

Утверждение является одним из основных приложений рабочего процесса. С целью получения отзывов пользователей в SharePoint Designer 2013 представлено несколько действий. В SharePoint Designer 2013 формы задач создаются автоматически на основе определенного типа контента, поэтому тем, кто заинтересован в настройке форм задач в рабочих процессах, необходимо располагать сведениями о настройке типа контента.

Пример

Крис Брайант, дизайнер компании Contoso, хочет получить отзывы о недавно представленном дизайне новой модели продукта. Заданное по умолчанию действие Start a Task Process (Запуск задачи) подходит только для получения сообщений с утверждением или отклонением от выбранных участников, поэтому он решает изменить форму задач, чтобы она оптимально соответствовала процессу сбора отзывов.

Создание настраиваемого типа контента

Сначала необходимо создать настраиваемый тип контента на сайте. Это можно сделать на серверной стороне SharePoint Server или на клиентской стороне SharePoint Designer.

Выполните следующие действия на серверной стороне:

1. Откройте страницу Site Content Type (Тип контента сайта).

Перейдите к Site Settings (Параметры сайта) и выберите Site Content Types (Типы контента сайта) в разделе Web Designer Galleries (Коллекции веб-дизайнера). На странице Site Content Types (Типы контента сайта) выберите (Задача рабочего процесса (SharePoint 2013)) в List Content Types (Типы контента списка).

Рис. 1. Меню параметров сайта

Рис. 2. Задача рабочего процесса (SharePoint 2013)

2. Создайте тип контента сайта, который наследует тип контента Workflow Task (SharePoint 2013) (Задача рабочего процесса (SharePoint 2013)).

Вернитесь на страницу Site Content Types (Типы контента сайта) и щелкните ссылку Create (Создать). Задайте имя и описание типа контента, а затем типу Parent Content Type (Родительский тип контента) задайте тип контента Workflow Task (SharePoint 2013) (Задача рабочего процесса (SharePoint 2013)). Задание родительскому типу контента значения Workflow Task (SharePoint 2013) (Задача рабочего процесса (SharePoint 2013)) является обязательным действием для последующего использования нового настраиваемого типа контента. Выберите тип контента Group (Группа) и нажмите кнопку ОК .

Рис. 3. Задание родительского типа контента

3. Добавьте новый тип контента в список Tasks (Задачи).

Щелкните Settings (Параметры), а затем на главной странице сайта щелкните Site Contents (Контент сайта) и щелкните список Tasks (Задачи).

Рис. 4. Кнопка Tasks (Задачи)

На ленте откройте вкладку List (Список) и щелкните List Settings (Параметры списка). В разделе Content Types (Типы контента) выберите параметр Add from existing site content types (Добавить из существующих типов контента сайта), чтобы добавить созданный тип контента.

Рис. 5. Сеанс типов контента в разделе List Settings (Параметры списка)

Те же самые действия выполняются в SharePoint Designer намного проще.

1. Перейдите к меню Content Types (Типы контента) на вкладке Site Objects (Объекты сайта) в области Navigation (Навигация). Будут отображены все типы контента на сайте. Создайте тип контента сайта, нажав кнопку Content Type (Тип контента).

Рис. 6. Меню типов контента в SharePoint Designer

2. Выберите имя для нового типа контента и группу сортировки. Убедитесь, что родительским типом контента является тип контента Workflow Task (SharePoint 2013) (Задача рабочего процесса (SharePoint 2013)), как показано на рис. 7.

Рис. 7. Диалоговое окно создания типа контента

3. Затем добавьте тип контента в список Tasks (Задачи). Это действие является необходимым для последующего использования типа контента в действиях с задачами. Еще раз откройте список Tasks (Задачи) в List and Libraries (Список и библиотеки) в разделе Site Objects (Объекты сайта) на вкладке Navigation (Навигация). Добавьте созданный тип контента в список Tasks (Задачи).

Рис. 8. Управляющий элемент выбора типов контента в SharePoint Designer

Если в список Tasks (Задачи) не будет добавлен тип контента, возникнет следующая ошибка времени выполнения.
Рис. 9. Ошибка времени выполнения

Настраиваемый тип контента, созданный любым из этих способов, будет доступен в рабочем процессе.

В столбце Outcome option (Вариант результата) хранятся все возможные ответы, которые может выбрать каждый участник. Настраиваемые типы контента, созданные после выполнения приведенных выше действий, будут отображены в действиях Start a Task Process (Запуск задачи) и Assign a Task (Назначение задачи).

Изменение настраиваемого типа контента

При добавлении действия Start a Task Process (Запуск задачи) или Assign a Task (Назначение задачи) новый тип контента будет отображаться в типе конструктора Task action (Действие с задачами).

Убедившись, что настраиваемый тип контента создан и используется рабочим процессом, перейдем к настройке формы.

На рис. 10 представлен очень простой рабочий процесс по сбору отзывов.

Рис. 10. Рабочий процесс сбора отзывов

Крис, дизайнер компании Contoso, хочет получить отзыв от внутренней экспертной группы. Поэтому необходимо изменить форму так, чтобы в ней можно было хранить комментарии каждого участника.

1) Перейдите на страницу Site Settings (Параметры сайта) и откройте Site content types (Типы контента сайта) в группе Web Designer Galleries (Коллекции веб-дизайнера).

2) Щелкните Custom Content Type (Настраиваемый тип контента) в группе List Content Types (Типы контента списка).

Рис. 11. Тип контента Contoso

На этом этапе форма задач будет выглядеть аналогично форме задач по умолчанию. См. рис. 11.

В этом примере многие поля формы задач по умолчанию бесполезны. Для задачи Криса можно изменить следующие поля.

Рис. 12. Тип контента Contoso формы задачи

Давайте рассмотрим все поля по порядку, представленные на рис. 11 с типом контента Contoso, чтобы решить, потребуются ли они в нашей форме задач.

1) Поле Task Name (Имя задачи) является обязательным.

2) Поля Start Date (Дата начала) и Due Date (Дата выполнения) могутбыть полезны, но не в этой форме.

3) Поле Assigned To (Кому назначено) в этой форме не требуется, поскольку участники будут изменять уже назначенные им формы.

4) Поле "% Complete" (Процент завершения) не имеет смысла, поскольку отзыв обычно отправляется полностью сразу.

5) Поле Body (Текст) будет использоваться для сбора отзывов.

6) Поле Predecessors (Предшественники) не требуется.

7) Поле Priority (Приоритет) не требуется.

8) Поле Task Status (Состояние задачи) является основным полем для отслеживания состояния.

9) Поле Related Items (Связанные элементы) в этой форме не требуется.

10) В поле Task Outcome (Результат задачи) можно выбрать нужный результат. В данном случае для завершения процесса сбора отзывов требуется только параметр Submit (Отправить).

Все страницы работы со столбцами выглядят одинаково. Снимок экрана с примером см. ниже.

Если для поля задано значение Required (Обязательное), столбец должен быть заполнен, чтобы в дальнейшем можно было закрыть форму задач. Столбцы со значением Optional (Дополнительный) можно оставить пустыми. При выборе значения Hidden (Скрытое) или удалении столбца с помощью кнопки Remove (Удалить) столбец будет скрыт в форме задач. Например, как показано на снимке экрана ниже, после нажатия кнопки Remove (Удалить) поле Assigned To (Кому назначено) будет удалено из Contoso Content Type (Тип контента Contoso).

Рис. 13. Изменение столбца типа контента

Результаты показаны на рис. 14. Столбец Related items (Связанные элементы) скрыт, поскольку его нельзя удалить.

Рис. 14. Измененный тип контента Contoso

Кроме того, столбец сайта Task Outcome (Результат задачи) используется в типе контента Workflow Task (SharePoint 2013) (Задача рабочего процесса (SharePoint 2013)). Рекомендуется удалить столбец Task Outcome (Результат задачи) и создать новый столбец сайта с типом Outcome choice (Выбор результата), щелкнув элемент Add from a new site column (Добавить из нового столбца сайта).

Рис. 15. Измененный тип контента формы задач Contoso

Когда каждый участник получает задачу на основе приведенной выше формы, в поле описания можно написать рецензию. Для завершения задачи следует нажать кнопку Submit (Отправить). Оставшиеся столбцы, такие как Start Date (Дата начала) можно скрыть.

После этого можно переименовать столбцы так, как хочет Крис. Например, чтобы изменить имя поля результатов Submit (Отправить), выделите столбец Submit (Отправить) и щелкните ссылку Edit column (Изменить столбец) в разделе Site Column information (Сведения о столбце сайта). Здесь можно изменить имя столбца, как показано на рис. 17. Обратите внимание, что новое имя может быть задано в формате, отличном от ASCII, например "テスト".

Рис. 16. Изменение столбца

Рис. 17. Сведения о столбце сайта

Ограничения

Рабочие процессы SharePoint 2013 с SharePoint Designer 2013 создают формы задач путем анализа связанного типа контента. Обратите внимание, что InfoPath не поддерживается рабочими процессами SharePoint 2013. Это значит, что для изменения макета пользователям требуется работать с форматом ASPX напрямую.

Несмотря на уже рассмотренные изменения, кнопки Save (Сохранить) и Cancel (Отмена) нельзя изменять из SharePoint или SharePoint Designer. Более того, чтобы были доступны кнопки настраиваемых результатов, в типе контента должны существовать столбцы типа Task Status (Состояние задачи) и Task Outcome (Результат задачи). Порядок кнопок соответствует порядку значений, доступных для выбора, в столбцах типа Task Outcome (Результат задачи), включенных в тип контента. Столбцы типа Task Outcome (Результат задачи) определены как столбцы сайта в разделе Site Settings (Параметры сайта).

Рис. 18. Пример дополнительных параметров столбца для столбца типа Task Outcome (Результат задачи)

Резюме

В рабочих процессах SharePoint 2013 представлено два новых действия. Форму задач для действий можно изменять с сайтов SharePoint и из клиента SharePoint Designer, не обладая знаниями уровня разработчика. Можно создавать новые настраиваемые типы контента, которые наследуют тип контента Workflow Task (SharePoint 2013) (Задача рабочего процесса (SharePoint 2013)) и добавлять их в список Tasks (Задачи), использовать новые типы контента в рабочих процессах и при необходимости изменять настраиваемые типы контента.

Дополнительные настройки формы осуществляются путем изменения формата ASPX, однако они не рассматриваются в рамках этой статьи.

Надеюсь, что с помощью представленной здесь простой процедуры вы сможете реализовать необходимые вам рабочие процессы.

До встречи в следующей публикации!

Чонг Юн (Джон) Чоу (Chong Youn (John) Choe)