Microsoft Access е функционално завършена релация СУБД. Предоставя всички необходими инструменти за дефиниране и обработка на данни, както и за управлението им при работа с големи количества информация.

СУБД Microsoft Access предоставя възможност за контрол на настройката на структурата и описанието на техните данни, работа с тях и организиране на колективното използване на тази информация. СУБД Microsoft Access също значително увеличава възможностите и улеснява каталогизирането и поддържането на големи количества информация, съхранявана в множество таблици. СУБД Microsoft Access включва три основни типа функции: дефиниране (задаване на структурата и описание) на данни, обработка на данни и управление на данни. MS Access е комплект инструменталнасредства за създаване и експлоатация на информационни системи.

С Access можете да извършвате следните операции.

1. Дизайн основен IS обекти - двумерни таблици, с различни типове данни, включително полета на OLE обекти. Преди да попълните таблицата с данни, трябва да създадете нейното оформление.

2. Установяване връзкимежду таблици, с поддръжка за цялост на данните, каскадни актуализации на полета и каскадни изтривания на записи.

3. Въвеждане, съхранение, преглед, сортиране, модифициране и селекция на данни от таблици с помощта на различни средства за контрол на информацията, индексиране на таблици и апарат за логическа алгебра (за филтриране на данни).

4. Създаване, модификация и използване производни IP обекти (формуляри, заявки и справки).

Обектът за обработка на MS Access е файл с база данни,с произволно име и разширение .MDB. Този файл съдържа основните обекти MS Access: таблици, формуляри, заявки, отчети, макроси и модули. По този начин информационната система, създадена в Access, е файл с база данни.MDB плюс инструментариума на самия Access. Работата на такава ИС е обработката на .MDB документ от приложение на Access.

Информация в базата данни Достъп до даннипредставени в отделни таблици. В този случай всяка колона от таблицата съответства на поле с данни, а всеки ред съответства на запис с данни.

Записът на данни се състои от няколко полета. В този случай се прилага следното правило: запис на данни е група от взаимосвързани полета, разглеждани като едно цяло. Например, запис на данни може да съдържа информация за определен клиент или продукт. Всеки запис на данни в таблицата съдържа същия брой полета. Всяко поле съдържа един и същи тип информация. Например във всеки запис на данни на някаква таблица полето ИМЕ НА КЛИЕНТ ще бъде за името на клиента, т.е. ще съдържа същата информация.

Съществуват различни видоведанни. Типът данни за конкретно поле с данни се избира в зависимост от това каква информация ще се намира в това поле. Размерът на полето с данни се определя в зависимост от избрания за него тип. Описание на типовете данни и техните характеристики са дадени в таблица 2.

Таблица 2 - Типове данни

Тип данни Приложение Размерът
Текст Текст или комбинация от текст и числа, като адрес, и числа, които не изискват изчисления, като телефонни номера. номера на артикули или пощенски код. До 255 знака. Само символите, въведени в полето, се съхраняват, позициите, които не са използвани в текстовото поле, не се съхраняват. За да контролирате максималния брой знаци, които могат да бъдат въведени, дефинирайте свойството FieldSize.
поле MEMO Дълъг текст или числа, като коментари или описания. Мемо полетата не могат да бъдат индексирани или сортирани. За съхраняване на форматиран текст или дълги документи, вместо MEMO поле. трябва да се създаде поле за OLE обект. До 65535 знака.
Число (число) Числови данни, използвани за математически изчисления, с изключение на изчисления, включващи парични транзакции (които използват типа валута). Типът и размерът на стойностите, които могат да бъдат в числовото поле. Може да се промени в свойството FieldSize. Например в полето. заема 1 байт на диска, могат да се въвеждат само цели числа (без десетични знаци) от 0 до 255. 1, 2, 4 или 8 байта. 16 байта само за кодове за репликация.
Дата/Час (Дата/Час) Дати и часове. Съхраняването на стойности за дата и час в поле за дата/час гарантира правилно сортиране. Всички промени, направени във форматите за дата и час в прозореца Език и стандарти на панела Windows контроли, ще се отрази автоматично в полетата за дата/час. 8 байта.
Пари (валута) Валутни стойности. Типът валута се използва за предотвратяване на закръгляване по време на изчисления. Приема до 15 знака в цялата част на числото и 4 в дробната част. 8 байта.
Брояч (Автономериране) Автоматично вмъкване на последователни (различни с 1) или произволни числа при добавяне на запис. За да създадете нарастващ брояч, оставете всички настройки на свойствата в долната част на прозореца така, както са (по подразбиране), като свойството FieldSize е зададено на Long Integer и свойството New Values ​​​​настроено на Increment. За да създадете брояч на произволни числа, свойството New Values ​​​​трябва да бъде зададено на Random. 4 байта. За репликационни кодове - 16 байта.
Булева стойност (Да/Не) Полета. съдържащ само една или две стойности, като Да/Не, Вярно/Невярно. Включено изключено. 1 бит
OLE обекти Обекти (например документи Майкрософт Уърд. електронни таблици Microsoft Excel, картини, звуци и други данни), създадени в други програми, които използват OLE протокола. Обектите могат да бъдат свързани или вградени Електронна таблица на Microsoftдостъп. За да покажете OLE обект във формуляр или отчет, трябва да използвате контролата Object Attached Frame. До 1 гигабайт
Съветник за търсене Полето е създадено. което ви позволява да изберете стойност от друга таблица или от списък със стойности, като използвате разгъващ се списък. Когато изберете тази опция от списъка с типове данни, се зарежда съветник, който да ги дефинира. Размерът е същият като размера на ключовото поле, което също е справка Master, обикновено 4 байта.
Хипервръзка Поле, което съхранява хипервръзки. Хипервръзката може да бъде или от тип UNC (Универсална конвенция за именуване - стандартен формат на пътя на файла, включително мрежов сървър), или URL (Uniform Resource Locator - адресът на обект в Интернет или вътрешна мрежавключително тип протокол за достъп). Една хипервръзка може да се състои от четири части: текстът, показан в полето или контролата; път на файл (във формат UNC път) или страница (URL); допълнителен адрес - местоположение във файл или страница; подсказка - текст, показан като подсказка. Дължината на всяка част от хипервръзката е не повече от 2048 знака.
Забележка:Цифрови, валутни, булеви и типове данни за дата/час предоставят стандартни формати за показване. За да изберете формати за всеки тип данни, дефинирайте свойството Format. За всички данни, с изключение на OLE обекти, можете също да създадете потребителски формат за показване. Вижте раздела „Свойство на формата на полето“ по-долу за подробности.

В допълнение към СУБД таблици, Access работи със следното обекти:

форми;

заявки;

Доклади;

макроси;

модули.

Масата е база MS Access обект. Всички останали обекти са производнии се създават само на базата на предварително изготвени таблици.

Формулярът не е самостоятелен обект на Access. Той просто ви помага да въвеждате, преглеждате и променяте информация в таблица или заявка. Заявките и отчетите изпълняват независими функции: избират, групират, представят, отпечатват информация.

Всеки обект на MS Access има име.Дължината на името на всеки обект на MS Access (таблици, формуляри и др.) - не повече от 64 произволензнаци (с изключение на точката и някои служебни знаци). Името може да включва интервали и руски букви. Всеки обект се обработва в отделен прозорец и има два режима на работа:

1) режим конструктор, -когато се създава или променя оформление, структурата на обекта (например структурата на таблица);

2) оперативенрежим - когато в прозореца на задачите IP се преглежда, променя, избира се информация.

Освен това файлът на базата данни включва друг документ, който има собствен прозорец: Схема на данните.В този прозорец вие създавате, разглеждате, променяте и прекъсвате връзкимежду маси. Тези връзки ви помагат да контролирате данни, да създавате заявки и да създавате отчети.

Формата,строго погледнато, това е незадължителен елемент на IS (по принцип можете да го направите без него), но ви позволява да опростите операциите по въвеждане и преглед на данни.

Заявка- Това е производна таблица, която включва данни от други таблици и върху тях се извършват различни операции. По-специално искането може да съдържа изчисленополета, т.е. полета, чиито стойности са функциистойности на други полета (може би от различни таблици). В допълнение, заявките позволяват групаоперации, т.е. операции върху група записи, обединени от някаква обща характеристика (например, можете да сумирате броя на записите с един и същи код). И накрая, заявките ви позволяват да правите селекции от таблици според някакво условие. В такива случаи се прилага алгебрата на логиката.

доклад -това всъщност е същата заявка, но форматирана така, че да може да бъде отпечатана на хартия и представена на властите (с красиви заглавия, междинни суми и т.н.).

Всъщност таблиците и формулярите се използват за поддържане на съдържанието на базата данни, а заявките и отчетите изпълняват основната функция на IS - извличане, трансформиране и представяне на информация.

Създаване производниобекти - заявки, формуляри и отчети - се поддържат приблизително по същата схема. Ето някои функции:

За производни обекти трябва да посочите името (имената) на таблицата (заявката), въз основа на която се създава този обект;

Когато използвате съветника на лентата с инструменти, трябва да поставите отметка в квадратчето "Панел с елементи" и на екрана ще се появи набор от икони (фиг. 14.5), с които проектирате форма (отчет, заявка).

Има два начина за създаване на всякакви обекти: с помощта на съветника и в режим на проектиране.

MS Access разполага с мощни, удобни и гъвкави инструменти визуаленпроектиране на обекти с помощта на Wizards, което позволява на потребителя с минимална предварителна подготовка бързо да създаде пълноценен IS - на ниво таблици, формуляри, заявки за избор и отчети.

Майсторите сами извършват необходимите действия. Когато съветникът бъде извикан, се отваря съответната последователност от диалогови прозорци. След като получи отговори на зададени въпроси, Съветникът изпълнява всички необходими действия. Да предположим, че искате да генерирате отчет. Съветникът за отчети ще ви попита как трябва да изглежда отчетът и какви данни трябва да съдържа. След получаване на отговорите докладът ще бъде изцяло изготвен. С помощта на други Wizards можете да създавате таблици, заявки и формуляри на бази данни.

Работата с Wizards е проста, надеждна и ефективна и ви позволява да използвате цялото богатство на Microsoft Access.

Builder е инструмент на Access, който улеснява изпълнението на конкретна задача. Expression Builder е изключително полезен - той ви позволява бързо да формирате сложен израз. Query Builder улеснява създаването на заявки, които се използват за извличане на проби от данни за формуляр или отчет. В допълнение към тях в Access има и други конструктори. Това е макроконструктор, с помощта на който се формират различни макроси, както и конструктори за менюта, полета, цветове, кодове и други.

1 Стартирайте Microsoft Access:

Когато стартирате Access, на екрана се появява прозорец (Фигура 1.1), в който можете:

Или създавамнова база данни, т.е. файл с разширение .mdb;

Или отворенсъществуваща база данни, т.е. файл с разширение .MDB.

Създаване на база данни.След като изберете командата [File-Create...], на екрана се появява стандартен файлов файл (Фигура 1.2), в който трябва да посочите името и адреса създаденофайл с база данни. Например за информационна система с име Phonebook.MDB.

След като създаде файла, Access разширява празен прозорец на база данни,и в този прозорец се извършват всички операции - създаване и манипулиране на обекти на база данни. Този прозорец съдържа 7 обекта (таблици, заявки, формуляри, отчет, страници, макроси, модули) и групи.

Отваряне на база данни. След като изберете командата [File-Open...], на екрана се появява стандартен файл, в който трябва да посочите име и адрес съществуващфайл с база данни. След това прозорецът на приложението се разширява db прозорец,предоставяне на достъп до вече създадени обекти на база данни и възможност за създаване на нови обекти.

MS Access - многопрозореченобаче само една база данни може да бъде отворена по всяко време. Това е нейният прозорец основенпрозорец на документ в приложението Access (Фигура 1.3), а затварянето му означава затваряне на съответния .MDB файл. Този прозорец обаче генерира много дъщерни дружествапрозорци (таблица, заявка, формуляр и др.). Можете да запишете обект (например оформление на таблица), чийто прозорец е на екрана, и да му дадете име по същия начин, както се прави с файлове: като използвате [File-Save] или [File-Save As. ..] команда.

Работа с таблици

И така, в прозореца на базата данни има списък със съществуващи обекти DB - таблици, заявки и т.н. Можете да работите с прозореца на всеки обект (дъщерен прозорец) или в оперативенрежим (например въвеждане или преглед на данни в таблица) или в режим конструктор(например промяна на оформлението на таблицата).

Преди да използвате който и да е обект (например попълване на таблица с данни), трябва създавамтози обект (например създаване на оформление на таблица).

Ако е избран раздел Таблица, този прозорец на раздел показва списък с съществуващтаблици в тази база данни.

За да отворите съществуваща таблица, подчертайтенейното име в този списък и щракнете върху бутона „Отвори“.

Фигура 1.3 показва прозореца на приложението MS Access заедно с прозореца на базата данни Intercity. Все още няма обекти в този файл.

Да се ​​включи в базата данни новтаблица, щракнете върху бутона "Създаване".

Да го поправя оформлениесъществуваща таблица, изберете нейното име в списъка и щракнете върху бутона "Дизайнер".

Същите операции се извършват с всички останали обекти на MS Access.

Всеки обект (таблица, заявка, формуляр, отчет) може да бъде създаден ръчно (режим на проектиране) или с помощта на съветника.

Builder е инструмент на Access, който улеснява изпълнението на конкретна задача. Expression Builder е изключително полезен - той ви позволява бързо да формирате сложен израз. Query Builder улеснява създаването на заявки, които се използват за извличане на проби от данни за формуляр или отчет.

Когато съветникът бъде извикан, се отваря съответната последователност от диалогови прозорци. След като получи отговори на зададените въпроси, Учителят извършва всички необходими действия. Например, когато генерирате отчет, съветникът за отчети ще ви попита как трябва да изглежда отчетът и какви данни трябва да съдържа. След получаване на отговорите докладът ще бъде изцяло изготвен. С помощта на други Wizards можете да създавате таблици, заявки и формуляри на бази данни.

Създавайте таблици и заявки ръчно(в режим на проектиране) ;

- създаване на формуляри и отчети с помощта на майстори.

Обмислете последователността от стъпки, когато е включена в базата данни новмаси. Първо трябва да определите предметната област, за която ще бъде създадена базата данни. Като предметна област определяме дългите разстояния телефонни разговори, изчисляване на размера на плащането за междуградски телефонни разговори за индивидуални абонати. На първо място се определят полетата, които ще съдържа таблицата. абонати»база данни "Межгород". Задължителните полета са показани в Таблица 3, като полето "Абонатен номер" е избрано като ключово. Ключът е поле в съответната таблица. Той уникално характеризира всеки запис, съдържащ се в таблицата.

Таблица 3 - Полета на таблицата "Абонат"

Идеален първичен ключ е информация като номер на клиент, номер на сметка и т.н. С този ключ е лесно да се идентифицира съответният запис. Полетата, съдържащи името на клиента, не са подходящи за първичен ключ. Винаги е възможно няколко души да имат едно и също име.

След като дефинирате необходимите полета, можете да започнете да създавате действителната таблица в MS Access.

За да направите това, отворете прозореца на дизайнера на таблици (фиг. 2.1), като изберете раздела Таблица и реда „Създаване на таблица в режим на проектиране“ или щракнете върху бутона „Създаване“.

В горната част на прозореца, който се отваря, има създаден или модифициран оформлениетаблица, която е просто списък от полета с име на поле, тип данни и описание. Всяко поле на таблицата е един ред в горната част на този прозорец (фигура 2.1).

Всяко поле от таблицата трябва да получи уникално име, вида на данните, които да се въвеждат в него, както и съдържанието на полето да бъде описано, т.е. въведете текстови коментари, които показват целта на това поле. Името на полето може да има до 64 знака. Описанието е незадължителен параметър и се използва за допълнително обяснение на използваното поле.

В колоната Име на поле (Фигура 2.2), произволно име. В следващата колона въведете тип данниза това поле. Типът данни може да бъде избран от падащия списък, който се появява в тази колона (типовете данни са описани в таблица 3). Освен това, веднага щом курсорът е в колоната Тип данни, в долната част на прозореца се появява съобщение. форма на собственост(характеристики) на това поле.

Лист със свойства ( Долна частпрозорец) е списък със свойства (отляво е името на имота, отдясно - значениетова свойство) с помощен прозорец за всяко свойство.

Списъкът със свойства варира в зависимост от типа данни, които в момента се показват в колоната Тип данни. Като щракнете върху полето стойностив листа със свойства можете да промените тази стойност (в границите, разрешени за този тип данни). Свойствата на полето са изброени в таблица 4.

Таблица 4 - Свойства на полето, показани в листа със свойства на дизайнера на таблица

Имот Предназначение
Размер на полето Задава максималния брой знаци за въвеждане в това поле
Нови ценности Определя как се променят стойностите на брояча, когато се добавят нови записи
Формат на полето Задава изходния формат за стойностите на това поле
Брой знаци след десетичната запетая Указва броя на десетичните знаци, които да се използват при показване на числа
маска за въвеждане Указва маска за въвеждане, която улеснява въвеждането на данни в поле
Подпис Определя текста, който се показва като етикет на полето
Стойност по подразбиране Позволява ви да посочите стойност, която автоматично се въвежда в полето, когато се създава нов запис
Условие за стойност Посочва изискванията към въведените в полето данни
Съобщение за грешка Позволява ви да посочите текста на съобщението, което се показва на екрана, ако въведените данни нарушават условието, определено в свойството
задължително поле Показва дали дадено поле изисква въвеждане на стойност
Празни редове Определя дали в даденото поле са разрешени празни низове
Индексирано поле Дефинира индекс, създаден върху едно поле
Unicode компресия Задава компресията за полета, които съхраняват данни с помощта на Unicode кодиране (MEMO полета, хипервръзки и текстови полета)

Повечето от стойностите се приемат от системата по подразбиране, някои стойности могат да бъдат избрани от падащия списък.

За текстови и цифрови полета трябва да посочите размерътполета, а за текст това е допустимата дължина на стойността (например 20 или 40 знака), а за число форматът за представяне в машината (байт, цяло число - два байта, дълго цяло число и т.н.). Максимална дължина текстово поле 255 знака. Ако трябва да въведете текст, който е по-дълъг от тази стойност, можете да използвате типа данни Бележка.

Трябва да посочите формат за полето Дата/Час, така че системата да знае как да обработи въведените данни. Например, ако изберете "Кратък формат на датата", системата ще очаква да въведете точно дати(в руската версия - ДД.ММ.ГГГГ), а ако изберете "Кратък формат", ще трябва да въведете ЧЧ:ММ (часове и минути) в това поле.

В реда за свойства на маска за въвеждане е възможно да се създаде маска, според която да се въвеждат данни. Например за полето телефонен номерможете да настроите маската 00-00-00 , според които ще се въвеждат телефонни номера.

Можете да посочите стойността на свойството "Условие на стойността". правило за проверка,т.е. булев израз, който трябва да се изчисли като TRUE, когато данните се въвеждат в това поле. Например, ако за полето за дата на разговор напишете:

системата ще направи невалидна всяка стойност, равна или по-голяма от текущата дата в това поле.

В следното свойство можете да напишете произволно съобщение за грешка, което ще бъде изхвърлено от системата, например: „Тази стойност на датата е невалидна“ или „датата е невалидна“. В бъдеще, ако датата е въведена неправилно, това съобщение ще се появи на екрана.

Свойството Задължително поле може да бъде зададено на Да (не са разрешени нули) или Не (разрешени са празни полета).

За първиченключ на таблицата (поле "Абонатен номер") в свойството "Индексирано поле" трябва да изберете: "Да, съвпаденията не са разрешени" и след това щракнете в лентата с инструменти върху бутона "Дефиниране на ключ" (с изображението на ключа ). Това дефинира ключово поле или обикновен индекс.

След като завършите създаването на оформлението на таблицата, трябва да запишете създадената таблица и да излезете от прозореца на дизайнера на таблица.Ако затворите прозореца на дизайнера без да запазите оформлението, системата ще ви напомни или да дадете име на таблицата, или да отмените работата си. Нека зададем името "Абонат" на създадената таблица.

Ако е необходимо промяна(промяна) оформление съществуващобект, трябва да изберете този обект в списъка на съответния раздел на прозореца на базата данни и да натиснете бутона Конструктор.На екрана ще се появи прозорец с оформлението на обекта (същият като при създаването му). Можете да коригирате оформлението и да го запазите със същото име или с различно име.

След като оформлението е създадено, данните се въвеждат в таблицата. Като щракнете двукратно върху името на таблицата, тя ще се отвори в режим на таблица и можете да започнете да въвеждате данни (Фигура 2.3). Ако първото поле в таблицата е ключово поле от типа Брояч, то съдържанието на тази колона автоматично се увеличава с 1 при въвеждане на нов ред. Това гарантира, че стойностите на колоните са уникални.

Здравейте всички! В този урок ще ви преведем стъпка по стъпка през създаването на таблици в база данни на Access. Всичко, което трябва да направите, е да прочетете и да повторите. Отивам!
Цел: да научите как да създавате таблици на база данни, да задавате тяхната структура, да избирате типове полета и да управлявате техните свойства; научете как да попълвате таблици със специфично съдържание.

Мениджър монтаж за малък бизнес персонални компютриот готови компоненти, поръча изработване на база данни на базата на две таблици с компоненти. Една таблица съдържа данни, които могат да се показват на клиентите при договаряне на продуктова спецификация - тя съдържа цените на дребно за компонентите. Втората таблица е предназначена да анализира работата на предприятието - тя съдържа цени на едро за компоненти и кратка информацияотносно доставчиците (корпоративните клиенти нямат достъп до данните в тази таблица).

1. Стартирайте програмата Microsoft Access(Старт - Програми - Microsoft Office - Microsoft Access).

2. В прозореца Microsoft Accessвключете превключвателя Нова база данни.

Създаване на база данни на Access - стъпка по стъпка създаване на таблици в база данни на Access

3. В страничната лента изберете мястото, където ще се съхранява базата данни, дайте име на файла: Аксесоари. Уверете се, че типът файл е избран Бази данни на Microsoft Accessи щракнете върху бутона Създавайте. В резултат на това на екрана трябва да се появи прозорец на нова база данни. Режимът за създаване на първата таблица ще стартира автоматично:

4. Превключете от режим на таблица към режим на проектиране, като го изберете от менюто:
Когато програмата поиска име на таблица, въведете име: Аксесоарии щракнете върху OK. Ще се отвори прозорец на конструктора, в който ще създадем структурата на таблицата:

Създаване на таблица на Access - Стъпка по стъпка Създаване на таблици в база данни на Access

5. За първата таблица въведете следните полета:

Имайте предвид, че в този случай полето Ценаопределени не от паричния тип, а числови. Данните, свързани с паричния тип, имат измерение, изразено в рубли (ако работата се извършва с Версия на MicrosoftДостъп, локализиран в Русия). Но цената на компонентите на компютърната технология не е обичайно да се изразява в тази мерна единица. За съпоставимост на цените на различни доставчици обикновено се използват „условни единици“. В такива случаи е удобно да се използва полето числовитип, за да не преконфигурирате цялата СУБД.

Parts table - Стъпка по стъпка създаване на таблици в база данни на Access

6. Кликнете върху полето Цена. В долната част на формуляра задайте свойството Брой знаци след десетичната запетаяравно на 2.

7. За да се свържете с бъдещата таблица на доставчиците, трябва да зададете ключовото поле. Тъй като нито едно поле тук изрично не твърди, че е „уникално“, ние използваме комбинация от полета Компоненти Модел. Маркирайте двете полета в горната част на формуляра (докато държите натиснат клавиша SHIFT). Щракнете с десния бутон, за да отворите контекстното меню и изберете елемента ключово поле.

След това до тези полета ще се покаже "ключ".

8. Затворете прозореца на конструктора (обичайното затваряне е чрез "кръста" в горния десен ъгъл на прозореца на конструктора).
Отговорете на заявката за запазване на променената структура на таблицата със съгласие.

9. Повторете стъпки 4-8, за да създадете таблица Доставчици, което включва следните полета:

За да направите това, направете следното: меню Създаване - Таблица.

Изберете режим Конструктор.

Имайте предвид, че полето за телефонен номер е текстово поле, въпреки че телефонните номера обикновено се изписват с цифри. Това се дължи на факта, че те нямат числово съдържание. Телефонните номера не се сравняват по размер, не се изваждат от един номер с друг и т.н. Това е типично текстово поле.
Ключовото поле може да бъде пропуснато– не се изисква за текущата задача.
10. В левия страничен панел на прозореца на базата данни щракнете двукратно, за да отворите създадените таблици на свой ред и да ги попълните с експериментално съдържание (10 записа всяка).
11. Когато приключите, затворете електронните таблици и излезте от програмата.
В този урок по прост примерПоказано е стъпка по стъпка създаване на таблици в база данни на Access. Ако се интересувате, препоръчвам ви да гледате видео урока по-долу.

Следва продължение…
УРОК 1: Стъпка по стъпка създаване на таблици в база данни на Access
УРОК 2: Създаване на релации между таблици в база данни на Access
УРОК 3: Създаване на заявка за избор на данни в база данни на Access
УРОК 4: Създаване на заявки с параметър в база данни на Access
УРОК 5: Създаване на кръстосана заявка в база данни на Access
УРОК 6: Създаване на заявки за промяна в база данни на Access
УРОК 7: Създаване и попълване на формуляри в базата данни на Access

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Хоствано на http://www.allbest.ru/

Министерство на образованието и науката на Руската федерация

Федерална държавна автономна образователна институция

Висше, средно професионално образование

"Далекоизточен федерален университет"

Клон в Dalnerechensk

Университет ФЕСТУ

по дисциплина "Информационни технологии"

Специалност 080502.65 " Информационни системи(по отрасли)"

по темата "Описание на програмата Access"

Изпълнен от студент: гр. DR-1211

А.А. барбуца

Проверен сътрудник:

Максименко Е.А.

Дальнереченск 2013 г

  • Въведение
  • 1.Достъп
    • 1.1 Какво предлага Access
    • 1.2 Контекстна помощ и Office Assistant
  • 3. WYSIWYG формуляри и отчети
  • 4. Графики и диаграми
    • 4.1 DDE и OLE възможности
  • 5. Достъп до интернет
  • 6. Вградени функции
    • 8.1 Информация за потребителите на електронни таблици
    • 8.3 Стъпки за проектиране на база данни
    • 8.4 Работа с таблици
  • Заключение
  • Литература

Въведение

Обмислете възможностите на Access и типовете задачи, които могат да бъдат решени с помощта на тази СУБД. По-специално:

Access е система за управление на бази данни (СУБД).

Използвайте Access за съхраняване и търсене на данни, представяне на информация по удобен начин и автоматизиране на повтарящи се задачи.

Разработване с Access на прости и удобни форми за въвеждане на данни, обработка на данни и генериране на сложни справки.

Използване на Access 97 за хостване на формуляри на Access като HTML документина уеб страници и обмен на данни с интернет/интранет възли.

Поддръжка в Access за механизма Query by Example (QBE), който осигурява извадка, сортиране и търсене на данни.

Създавайте приложения без програмиране с помощта на макроси на Access.

Потребителите на електронни таблици и бази данни трябва да са запознати с много от ключовите концепции, използвани в Access.

Преди да започнете каквато и да е работа софтуерен продукт, важно е да разберете неговите възможности и типовете задачи, за които е предназначен. Microsoft Access 97 (наричан по-долу просто Access) е многостранен продукт, чиято употреба е ограничена само от въображението на потребителя.

достъп до програмиране на макроси

Access е предимно система за управление на база данни (DBMS). Подобно на други продукти в тази категория, той е предназначен да съхранява и извлича данни, да представя информация по удобен начин и да автоматизира често повтарящи се операции (като счетоводство, счетоводство, планиране и др.). С Access можете да разработите прости и удобни формуляри за въвеждане на данни, както и да обработвате данни и да издавате сложни отчети.

Достъп - Мощен приложение за windows; за първи път производителността на СУБД се комбинира безпроблемно с удобството, което потребителите имат на свое разположение Microsoft Windows. Тъй като и двата продукта са плод на въображението на Microsoft, те взаимодействат перфектно един с друг.

Достъпът позволява

съхраняват и обработват данни;

Лесни за изготвяне на отчети

контролира коректността на данните на етапа на тяхното въвеждане;

Създавайте формуляри за повече удобна работас данни (интерфейс);

работа с базата данни за няколко потребители едновременно (много е удобно, когато данните се съхраняват на едно място и са актуални: когато се въвеждат нови данни, промените са достъпни за всички потребители на базата данни);

създайте евтин и гъвкав бизнес инструмент

o може да отнеме няколко часа, за да създадете машина за база данни

o създаването на такъв инструмент е необходимо, ако броят на използваните excel файлове нараства

o създаването на прост вариантще струва евтино (от $100, а ефектът от въвеждането на базата данни се вижда веднага)

С OLE (свързване и вграждане на обекти) обекти в компонентите на Windows 95 и Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можете да превърнете Access в истинска операционна среда за база данни. С помощта на нови разширения за Интернет можете да създавате формуляри, които директно ще взаимодействат с данни от световната мрежа, и да ги превеждате в изглед на HTML език, който осигурява работа с продукти като Internet Explorerи Netscape Navigator.

С всичко това Access не е просто СУБД. Като релационна СУБД, Access предоставя достъп до всички типове данни и ви позволява да използвате множество таблици на база данни едновременно. В този случай е възможно значително да се опрости структурата на данните, като по този начин се улесни изпълнението на задачите. Таблица на Access може да бъде свързана с данни, съхранявани на мейнфрейм или сървър. От друга страна, можете да използвате таблици, създадени в среда Paradox или dBASE.

Системата Access е набор от инструменти за краен потребител за управление на бази данни. Включва дизайнери на таблици, формуляри, заявки и отчети. Тази система може да се разглежда и като среда за разработка на приложения. Като използвате макроси или модули за автоматизиране на задачи, можете да създавате ориентирани към потребителя приложения, толкова мощни, колкото приложенията, написани директно на езици за програмиране. Те обаче ще включват бутони, менюта и диалогови прозорци. Чрез програмиране във VBA можете да създавате мощни програмикато самата система на Access. Всъщност много инструменти на Access (като съветници и дизайнери) са написани на VBA.

1.1 Какво предлага Access

1. Истински модел на релационна база данни

Access напълно прилага управление на релационни бази данни. Системата поддържа първични и външни ключове и налага целостта на данните на ниво ядро ​​(което предотвратява несъвместими актуализации или изтривания на данни). Освен това таблиците в Access са оборудвани с инструменти за валидиране на данни, които предотвратяват неправилно въвеждане, независимо от това как се извършва, а всяко поле на таблица има свой собствен формат и стандартни описаниякоето значително опростява въвеждането на данни. Access поддържа всички необходими типове полета, включително полета за текст, число, брояч, валута, дата/час, бележка, булева стойност, хипервръзка и OLE обект. Ако по време на специална обработка в полетата не се появят стойности, системата осигурява пълна поддръжка за нулеви стойности.

1. 2 Контекстно чувствителна помощ и Office Assistant

Организацията на системата за помощ на Microsoft все още е най-добрата в индустрията, както за начинаещи, така и за опитни потребители. Access предоставя чувствителна към контекста помощ, до която можете да получите достъп чрез щракване и екранът веднага ще се покаже референтна информацияпо въпроса, който интересува потребителя в настоящия момент. Можете лесно да навигирате до съдържанието на системата за помощ, конкретна информация, история на предишни достъпи и отметки.

В Access 97 Microsoft представи Office Assistant и Screen Tips. Подсказките съдържат кратки обяснения на нещо. Системата предоставя цяла галерия от десет възможни персонажа на асистенти (можете да изберете всеки, който ви харесва). Ако се уморите от асистента, можете да го изключите.

2. Импортиране, експортиране и свързване на външни файлове

Access ви позволява да импортирате и експортирате файлове в много добре познати формати, включително dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, много текстови формати ASCII (включително с фиксирана дължина на реда или зададен разделител), както и данни в HTML формат. Импортирането създава таблица на Access; експортирането на таблица на Access създава файл в посочения формат.

Свързването (по-рано наричано присъединяване) означава, че можете да използвате външни данни, без да създавате таблица на Access.

3. WYSIWYG формуляри и отчети

Прозорците на дизайнера на формуляри и отчети имат един и същ интерфейс и предоставят на потребителя много опции. Формулярът или отчетът е проектиран в съответствие с принципа WYSIWYG (What You See Is What You Get). Чрез добавяне на друга контрола потребителят вижда как се променя създаваният формуляр.

Можете да включите етикети, полета с текстови данни, радио бутони, квадратчета за отметка, линии и правоъгълници във формуляри и отчети и да ги стилизирате с подчертавания и сенки. Нещо повече, можете да включите цели снимки, диаграми, подформуляри и подотчети. В същото време всички параметри за представяне на данни остават изцяло под контрола на потребителя. Формулярите могат да обхващат много страници, а отчетите могат да имат много нива на групиране и обобщаване на данни.

Формулярите и отчетите могат да се видят в предварителен преглед, предоставяйки изглед от птичи поглед чрез приближаване. В режим на проектиране отчетът може да се разглежда с фиктивни данни, така че да не се налага да чакате да се обработи голям реален файл.

Report Builder е много мощен инструмент, който ви позволява да използвате до десет нива на групиране и сортиране. Благодарение на него е възможно да се създават отчети, които показват проценти и суми, които могат да бъдат получени само с две преминавания. 4.Множествени заявки и релации

Една от най-мощните функции на Access е и най-важната. Релациите ви позволяват да свързвате таблици графично. Можете дори да свържете таблици, представляващи файлове различни видове(например таблица на Access и dBASE таблица). След такова обвързване таблиците действат като едно цяло и сега можете да създавате заявки по отношение на всякакви данни в тях. Можете да изберете конкретни полета, да дефинирате реда на сортиране, да създадете изчислени изрази и да въведете критерии за избор на желаните записи. Можете да покажете резултатите от заявката като таблица, формуляр или отчет. Потребителят не е задължителен предварително зададенивръзки: вместо това просто въведете конструктора на заявки.

Заявките се използват и в други случаи. Можете да създавате заявки, които изчисляват общи суми, показват групирани таблици и създават нови таблици. Заявката може дори да се използва за актуализиране на данни в таблици, изтриване на записи и добавяне на една таблица към друга.

4. Графики и диаграми

Access използва същото графично приложение като Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Тя ви позволява да създавате стотици видове графики и диаграми, като ги персонализирате въз основа на вашите специфични нужди. Можете да създавате стълбовидни, стълбовидни, кръгови, повърхностни и други диаграми, както двуизмерни, така и триизмерни. Те могат да бъдат произволно придружени с текст, украсени с различни цветове и шарки. Стойностите могат да се показват в ленти или парчета кръгова диаграма. Можете да завъртите изображения на диаграма, така че да се показват под всеки удобен ъгъл на гледане. Всичко това се предоставя от програмата Access Graph.

4. 1 DDE и OLE възможности

С DDE (Динамичен обмен на данни) и OLE (Свързване и вграждане на обекти) всички видове нови обекти могат да се добавят към формуляри и отчети на Access. Такива обекти могат да бъдат звук, снимки, диаграми и дори видеоклипове. Можете да вграждате OLE обекти (напр. растерни изображения) или текстообработващи документи (Word или WordPerfect) или установяване на връзки с електронни Excel електронни таблици.

5. Достъп до интернет

Access вече има всички функции, които позволяват на приложението да комуникира с интернет/интранет. С едно кликване можете да запазвате таблици, заявки, формуляри и отчети в HTML формат. Съответният съветник позволява дори на новак да прехвърли HTML кодовеот обект в уеб страница, което ги прави достъпни за използване от всеки, който сърфира в интернет! Хипервръзките ви позволяват достъп до данни на уеб страница директно от формуляр за достъп.

Много хора смятат, че публикуването на данни на уеб страници трябва да се извършва от уеб администратори. Access 97 доказва с пълна сигурност, че тази операция може да бъде извършена успешно от всеки потребител. И съветникът за поставяне на уеб страница ще му помогне в това, което гарантира преобразуването на избраните обекти от база данни в HTML формат и прехвърлянето им вече в този вид на уеб страница. С помощта на този съветник можете да създавате статични или динамични страници, да ги прехвърляте

6. Вградени функции

Access съдържа над сто функции (малки вградени програми, които връщат стойност в резултат на изпълнение), които изпълняват много различни задачи. Има функции за манипулиране на бази данни, низове, числа във формат за дата и час, математически, бизнес и финансови. Те могат да се използват за създаване на изчислени изрази във формуляри, отчети и заявки.

7. Макроси: програмиране без програмиране

За непрограмисти (или напреднали потребители, които просто не искат да програмират), Access предоставя макроси. Те ви позволяват да автоматизирате някои задачи. Около петдесет макроса правят възможно манипулиране на данни, създаване на менюта и диалогови прозорци, отваряне на формуляри и отчети, с една дума, автоматизиране на изпълнението на почти всяка задача. Макросите могат да се използват за решаване на около 90% от всички задачи за обработка на данни.

8. Модули: Visual Basicза програмиране на бази данни с приложения

Access е сериозна среда за разработка на приложения с пълнофункционален език за програмиране. Езикът VBA (по-рано известен като Access Basic) прилага обектно-ориентиран подход към програмирането и позволява на програмиста да прави почти всичко, което може да си представи. Това е мощен език структурирано програмиране. Той е напълно разширим и поддържа API процедури във всякакви операционни системи с динамични библиотеки (DLL). Windows системи 95 и Windows NT.

8.1 Информация за потребителите на електронни таблици

Опитен потребител на Excel (или 1-2-3) ще забележи, че Access и Excel са сходни по много начини. Първо, и двете програми са продукти на Windows, така че той трябва да е запознат с тях Конвенции на Windows, който ще се използва и при работа с Access. Външният вид на таблиците и заявките на Access съответства на външния вид на електронните таблици и се нарича лист с данни. Редовете и колоните на таблиците могат да се преоразмеряват по същия начин, както в работните пространства. Excel листове. По същество режимът за въвеждане на данни в Access 97 съответства на режима за въвеждане на данни данни в ексел. Просто трябва да въведете данните и да дефинирате заглавията на колоните; Access ще свърши останалото автоматично.

Access, подобно на Excel, поддържа WYSIWYG режим и графики Microsoft приложениеграфика. По този начин потребителят винаги има възможност да създава един и същи тип диаграми и в двете системи. Освен това Access включва съветник за диаграми, подобен на този, използван в Excel.

Подобно на Excel, Access 97 включва съветник за обобщена таблица; всъщност може да се използва за създаване на обобщени таблици на Excel: информацията от базите данни на Access може лесно да се прехвърля в таблици на Excel. Базите данни на Access могат да бъдат свързани с таблици на Excel. И двата продукта могат да създават заявки и да сортират, използвайки един и същ интерфейс. (Ако читателят е използвал менютата на Excel за създаване на заявки и критерии за сортиране на данни, тогава тези концепции вече са му познати.) Накратко, Access 97 е съвместим с всички продукти на Office 97.

8.2 Дизайн на база данни

Преди да можете да създавате таблици, формуляри и други обекти, трябва да дефинирате структурата на базата данни. Добрата структура на базата данни е основата за създаване на адекватна, ефективна база данни.

8. 3 стъпки за проектиране на база данни

1. Определяне напредназначението на базата данни, нейните основни функции и информацията, която трябва да съдържа. Базата данни трябва да отговаря на изискванията на тези, които ще работят директно с нея.

2. Разработете на хартия структурата на таблиците, които трябва да съдържа базата данни. При проектирането на таблици се препоръчва да се ръководите от следните основни принципи:

Информацията в таблицата не трябва да се дублира. Не трябва да има повторение между масите. Когато дадена информация се съхранява само в една таблица, тогава тя ще трябва да се промени само на едно място. Това прави работата по-ефективна и също така елиминира възможността за несъответствие на информация в различни таблици. Например една таблица трябва да съдържа адреси и телефонни номера на клиенти.

Всяка таблица трябва да съдържа информация само по една тема. Информацията по всяка тема се обработва много по-лесно, ако се съдържа в таблици, които са независими една от друга. Например клиентските адреси и поръчки се съхраняват в отделни таблици, така че информацията за клиентите да остане в базата данни, когато дадена поръчка бъде изтрита. Всяка таблица трябва да съдържа информация само по една тема.

3. Дефинирайте задължителните полета в таблицата.

Всяко поле трябва да бъде свързано с тема на таблица.

Таблицата трябва да съдържа цялата необходима информация.

Информацията трябва да бъде разделена на най-малките логически единици (Например полетата „Име“ и „Фамилия“, а не общото поле „Собствено име“).

4. Задайте ключовото поле. За да може Microsoft Access да свързва данни от различни таблици, като данни за клиенти и поръчки, всяка таблица трябва да съдържа поле или набор от полета, които ще задават индивидуалната стойност на всеки запис в таблицата. Такова поле или набор от полета се нарича първичен ключ.

5. Дефинирайте релации между таблици

6. Прегледайте отново структурата на базата данни и идентифицирайте възможните недостатъци. Препоръчително е да направите това на този етап, докато таблиците не са попълнени с данни.

7. Добавете данни и създайте други обекти на база данни.

8. Използвайте инструментите за анализ в Microsoft Access. В Microsoft Access има два инструмента за подобряване на структурата на базите данни. Съветникът за анализ на таблица проверява таблицата, предлага нова структура и връзки, ако е необходимо, и я преработва. Анализаторът на ефективността изследва цялата база данни, прави препоръки за нейното подобряване и също така ги прилага.

8.4 Работа с таблици

Таблицата съхранява информация по конкретен въпрос, например таблицата "Продукти" съдържа информация само за стоките, а таблицата "Доставчици" - само за фирмите, които доставят стоки. За да се избегне дублирането на данни и да се избегнат грешки при издаването им, е необходимо да се разпределят различни видове данни в различни таблици. Данните в таблица са организирани в колони („полета“) и редове („записи“).

В изгледа за проектиране на таблица можете да създадете цяла таблица, като добавите нови полета или изтриете и персонализирате съществуващи полета на таблица. За да добавите поле, в горната част на прозореца на таблицата въведете името на полето и определете неговия тип. За да преименувате поле, променете името му в колоната Име на поле.

Типът данни определя какъв вид данни са разрешени в полето. Например не можете да въведете текст в поле за валута. Избирането на подходящ тип данни гарантира, че данните се въвеждат в правилната форма за сортиране, изчисления и други операции. За да дефинирате или промените типа данни, изберете колоната Тип данни, щракнете върху падащия символ в полето и изберете типа данни от списъка.

Всяко поле има свойства, променяйки които, можете да контролирате съхранението, обработката и показването на данни за полета. Например за формат "Валута" автоматично се добавят разделител за хиляди и символ на валута (1234 гр.). За да зададете свойство на поле, изберете го в горната част на прозореца на дизайнера на таблици и въведете стойността на това свойство в долната част на прозореца или го изберете от списъка. Наборът от налични свойства се определя от типа данни на полето. Уникален етикет, наречен ключ, се използва за идентифициране на всеки запис в таблицата. Точно както регистрационният номер уникално идентифицира автомобил, ключът определя вход. Ключовите полета в таблиците се използват за създаване на връзки между таблици. За да дефинирате ключ, маркирайте реда, описващ необходимото поле, и щракнете върху бутона Ключ в лентата с инструменти.

В изглед на лист с данни добавяте, редактирате или преглеждате таблични данни. Можете също да проверявате правописа и да отпечатвате таблични данни, да филтрирате и сортирате записи, да променяте външен видтаблица или променете структурата на таблицата чрез добавяне или премахване на колони.

За да добавите записи, използвайте бутона Нов запис в лентата с инструменти. Когато щракнете върху този бутон, в края на таблицата се появява празен ред.

За да изтриете записи, изберете произволно поле от записа и щракнете върху бутона Изтриване на запис в лентата с инструменти.

Редовете в таблицата могат да бъдат сортирани според съдържанието на една или повече колони. За да направите това, изберете полето, по което да сортирате, и щракнете върху бутона Сортиране възходящо или Сортиране низходящо в лентата с инструменти.

Филтрирането ви позволява да видите само определени записи във формуляра. Изберете данните, по които искате да филтрирате, и щракнете върху бутона Филтриране по избор в лентата с инструменти. За да редактирате филтъра, щракнете върху бутона Редактиране на филтъра. За да зададете по-подробно условие за филтриране, изберете командата Филтър от менюто Записи и подкомандата Разширен филтър. За да приложите обикновен или разширен филтър, щракнете върху бутона Прилагане на филтър в лентата с инструменти.

Заключение

Запознахме се с кратък курс на работа в ACCESS.

Литература

9. ЛориУлрих Фулър, Кен Кук Access 2010 for Dummies = Access 2010 For Dummies. - М.: Диалектика, 2010. - С. 384. - ISBN 978-5-8459-1707-2

10. Алисън Балтър Microsoft Office Access 2007: Професионално програмиране = Алисън Балтер овладява Microsoft Office Access 2007. - М .: Williams, 2008. - S. 1296. - ISBN 978-5-8459-1505 - четири

11. Майкъл Гро, Джоузеф Стокман, Гавин Пауъл Microsoft Office Access 2007. Библия на потребителя = Библия на Microsoft Office Access 2007. - М.: "Диалектика", 2008. - С. 1200. - ISBN 978-5-8459-1485-9

12. Лори Улрих Фулър, Кен Кук, Джон Кауфелд, Microsoft Office Access 2007 for Dummies / Per. от английски. - М.: 2007. - 384 страници с илюстрации, Издателство "Диалектика".

13. Джон Кауфелд, Microsoft Office Access 2003 за манекени / Пер. от английски. - М .: 2006. - 320 страници с илюстрации, Издателство Диалектика.

14. Матю Макдоналд Access 2007. Липсващото ръководство = Access 2007 Липсващото ръководство. - Санкт Петербург: "BHV-Петербург", 2007. - С. 784

Хоствано на Allbest.ru

...

Подобни документи

    Проектиране на база данни с помощта на набор от софтуерни и езикови инструменти Microsoft Access. Модел на данни, достъп до тях. Предназначение, основни характеристики и версии на Access. Стартиране на програмата; прозорец на база данни, форми за тяхното въвеждане и редактиране.

    курсова работа, добавена на 30.12.2014 г

    Модел, който отразява логическите връзки между елементите на данните. Таблици, заявки, отчети и дисплеи в Microsoft офис Access 2007. Валидирайте данните, докато ги въвеждате. Достъп до данни в свързани таблици с помощта на подформуляри.

    курсова работа, добавена на 06/06/2013

    Napіvfunktsionalna mova progruvannya, складови части на Access - Visual Basic за приложения (VBA). Създаден VBA код за подпомагане на управлението на матрици на елементи. Модули, създаване на процедури за обработка на подразделения. Редактиране на изгледа на модула, аргументите на процедурата.

    резюме, добавено на 31.08.2009 г

    Разглеждане на интерактивната система за управление на релационни бази данни Microsoft Access. Графични характеристики на програмата; създаване на таблици, заявки, форми, отчети, макроси и модули. Сравнителна характеристикаБази данни Clipper и Access.

    курсова работа, добавена на 22.01.2013 г

    Работа в Microsoft Access, открояване на имената и броя на учителите и учителките с над 10 години опит. Общ изглед на текста на SQL заявката. Работа с електронни таблици в Microsoft Excel. Резултати от заплати в Access и Excel.

    курсова работа, добавена на 21.12.2013 г

    Microsoft Access като система за управление на бази данни (СУБД), нейното предназначение. Организирана структура за съхранение на данни. Типове данни при работа с Microsoft Access 2003 и Microsoft Access 2007. Проектиране на бази данни и изграждане на ER диаграма.

    тест, добавен на 10.10.2010 г

    Създаване на модели на данни, основни таблици с помощта на дизайнера на таблици, връзки между таблици, форми за попълване на таблици, заявки за избор на данни, отчети за печат и начална бутонна форма. Основни обекти на Microsoft Access.

    тест, добавен на 18.03.2012 г

    Стартиране на приложението Access. Запазване на базата данни във формат Microsoft Access. Алгоритъм за създаване на персонализирана маска за въвеждане. Попълване и създаване на връзки между таблици. Сортиране и филтриране на записи. Интерфейс на прозореца на базата данни. Работа с OLE полета.

    тест, добавен на 29.06.2015 г

    Общи понятиярелационен подход към базите данни. Разработване на програма за автоматизиране на функциите на ръководителя на салона клетъчна комуникация. Детайлизиране на бизнес процеси. Потребителски интерфейс. Тестване на разработената информационна система.

    курсова работа, добавена на 26.06.2012 г

    Анализ на ключовите възможности Програми на Microsoftдостъп. Характеристики на използване на форми за въвеждане и редактиране на данни, както и контролни бутони за преминаване от едно ниво на менюто към друго. Характеристики на дизайна на многотаблични бази данни.

Microsoft Access е програма за създаване на бази данни, която улеснява управлението и редактирането на бази данни. Подходящ е буквално за всичко, от малки проекти до големи бизнеси, много е визуален. Това го прави чудесен помощник за въвеждане и съхранение на данни, тъй като потребителят не трябва да работи с таблици и графики. Прочетете, за да научите как да извлечете максимума от Microsoft Access.

стъпки

Част 1

Създаване на нова база данни

Създаване на заявка за създаване на таблица

    Изберете таблицата(ите), от която искате да извлечете данни.Кликнете два пъти върху таблицата, от която искате да извлечете информация. Можете да използвате няколко таблици наведнъж, ако е необходимо.

    Изберете полетата, от които искате да извлечете данни.Кликнете два пъти върху всяко поле, за да добавите. Ще бъде добавен към мрежата на заявките.

    Задайте необходимите критерии.Ако имате нужда от конкретна информация от полетата, задайте филтъра по критерии. Вижте раздела „Създаване на заявка за избор на критерии“ по-горе за повече информация.

    Тествайте заявката, за да се уверите, че дава желаните резултати.Преди да създадете таблица, изпълнете заявка, за да се уверите, че извлича информацията, от която се нуждаете. Персонализирайте критериите и полетата, докато получите желания резултат.

    Запазете вашата заявка.Натиснете Ctrl + S, за да запазите заявката за по-късна употреба. Ще се появи в колоната за навигация от лявата страна на екрана. Ако щракнете върху тази заявка, можете да я използвате отново, след което отидете в раздела "Дизайнер".

    Кликнете върху бутона "Създаване на таблица" в групата за избор на тип заявка.Ще се появи прозорец с искане за името на новата таблица. Въведете име на таблица и щракнете върху OK.

    Щракнете върху бутона Изпълнение.Според установените заявки ще бъде създадена нова таблица. Таблицата ще се появи в колоната за навигация вляво.

Създайте заявка за добавяне

    Отворете предварително създадената заявка.Можете да използвате заявка за добавяне, за да добавите информация към таблица, която вече е създадена в друга таблица. Това е полезно, когато трябва да се добавят повече данни към завършената таблица, създадена чрез заявка за създаване на таблица.

    Щракнете върху бутона Добавяне в раздела Дизайн.Ще се отвори диалогов прозорец. Изберете таблицата, която искате да добавите към нея.

    Променете критериите на заявката, за да съответстват на информацията, която добавяте.Например, ако сте създали таблица с критерий „2010“ в полето „Година“, променете тази стойност според информацията, която добавяте, например „2011“.

    Изберете къде точно искате да добавите информацията.Не забравяйте да добавите данни в съответните полета за всяка колона, която добавяте. Например, ако направите промените по-горе, информацията трябва да се добави към полето Година на всеки ред.

    Попълнете заявката.Щракнете върху бутона Изпълнение в раздела Дизайн. Заявката ще бъде изпълнена и информацията ще бъде добавена към таблицата. Можете да отворите таблицата, за да проверите дали въведените данни са правилни.

част 5

Създаване и използване на формуляри

    Изберете таблицата, за която искате да създадете формуляр.Формулярите показват данни за всяко поле и улесняват превключването между записи или създаването на нови. Формулярите са необходим инструмент за дълги периоди на въвеждане на информация; повечето потребители смятат, че формулярите са много по-лесни за използване от таблиците.

    Кликнете върху бутона "Формуляр" в раздела "Създаване".Автоматично ще бъде създаден формуляр въз основа на данните в таблицата. Access автоматично създава полета с правилния размер, но винаги можете да ги промените или преместите, ако желаете.

    • Ако не искате да показвате конкретно поле във формуляра, извикайте контекстното меню Кликнете с десния бутонмишката и щракнете върху Премахване.
    • Ако таблиците са свързани, над всеки запис ще се появи описание, показващо комбинираните данни. Това прави редактирането на тези данни много по-лесно. Например, всеки търговски представител може да получи клиентска база.

  1. Навигирайте през новия формуляр.Указателите със стрелки ви позволяват да се придвижвате от един запис към друг. Полетата ще бъдат попълнени с вашите данни, когато превключвате между тях. Можете да използвате бутоните по краищата, за да преминете директно към първия или последния запис. .

    Щракнете върху бутона за описание, за да използвате таблицата.Той се намира в горния ляв ъгъл и ви позволява да променяте стойностите на избраната таблица с помощта на формуляри.

    Направете промени в съществуващи записи.Можете да промените текста във всяко поле на всеки запис, за да промените информацията в таблицата. Всички промени автоматично ще бъдат отразени в таблицата, същото ще се случи и във всички свързани таблици.

    Направете нови записи.Кликнете върху „Добавяне на запис“ до бутоните за навигация, за да добавите нов записв края на списъка. След това можете да използвате полетата, за да попълните празните записи в таблицата. Това е много по-лесно от добавянето на нови данни чрез табличния изглед.

    Запазете формуляра, когато приключите с него.Уверете се, че сте запазили формуляра, като натиснете Ctrl + S; можете лесно да влезете отново по-късно. Ще се появи в колоната за навигация от лявата страна на екрана.

част 6

Създайте отчет

    Изберете таблица или заявка.Отчетите ви позволяват бързо да показвате обобщение на данните, от които се нуждаете. Те често се използват за генериране на отчети за приходи или отчети за доставка, но могат да бъдат персонализирани за почти всеки случай на употреба. Отчетите използват данни от таблици или заявки, които сте създали преди това.

Microsoft Access 2003 е една от първите версии на популярната система за управление на бази данни. С тази програма можете да събирате информация от електронни таблици, да обработвате текстови документи, както и най-често срещаните формати на бази данни. Приложението може да анализира данни, както и да създава уеб страници и различни приложения. Естествено ще ви трябват известни умения за работа с Access 2003, но в сравнение с управлението професионални програми- те ще бъдат минимални. И продуктът, за разлика от другите си аналози, се разпространява безплатно.

Access 2003 може да се изтегли както за домашна, така и за корпоративна употреба, но във втория случай софтуерът ще бъде по-полезен. Можете да го използвате като СУБД за офлайн управление или файлови сървъри. Можете да взаимодействате с други източници, като използвате „свързани таблици“ и „заявки към сървъра“.


Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 е програма за бази данни, която ви позволява да правите промени в тях, да организирате отчети и да споделяте документи. Дори тези потребители, които нямат специални познания, ще могат да разработват приложения с помощта на готови безплатни шаблони.

Access 2007 ви позволява да приспособите дизайна си към вашите бизнес нужди.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 е приложение, което ви позволява да комбинирате информация от различни източници в една база данни. Тази версия е пусната под мотото "Простота във всичко" - не е нужно да сте специалист, за да работите с нея. Добавените уеб бази данни значително подобриха взаимодействието с информацията, опростиха процесите на проследяване на данни, създаване на отчети и споделяне.

Контролът на лентата, напълно внедрен в Access 2010, предоставя само най-доброто необходими инструменти, предпазвайки потребителя от объркване в различни команди и настройки.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 е една от новите версии на системата за управление на бази данни (СУБД). В приложението ще намерите необходимите функции и инструменти, които да ви помогнат да организирате поддръжката на данни, да подобрите отчитането и да осигурите споделяне на информация с голям брой потребители.

Можете също да изтеглите програмата, за да създадете уеб приложение. В Access 2013 всичко, което трябва да направите, е да изберете типа данни за проследяване (Проекти, Задачи, Контакти) и приложението автоматично ще създаде структура, в която можете да добавяте информация. Основните команди и инструменти за навигация ще бъдат вградени в проекта, така че след създаването можете веднага да продължите да използвате.

Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 е много повече от проста програмаза разработване на база данни. Това е цяла система за проследяване на информация, създаване на отчети и споделяне на информация. Помага да се направят разумни и балансирани заключения и да се изберат най-добрите решения за определени задачи. Изтеглянето и използването на Access 2016 може наистина да не е така напреднали потребители, защото дори и без големи познания в тази област, можете бързо да разработите необходимото приложение, като конвертирате безплатно готови шаблониспоред вашите нужди.

Тази версия на програмата предлага нов тип база данни: уеб приложение се създава в средата на MS Access 2016 и се използва през браузър като услуга на SharePoint. За да го създадете, трябва да вземете решение за типа данни, които трябва да проследявате, след което програмата ще генерира самостоятелно необходимата структура. Той ще има вградени основни команди и инструменти за навигация, така че можете да започнете веднага.