Microsoft Access je funkčne úplný vzťah DBMS. Poskytuje všetky potrebné nástroje na definovanie a spracovanie údajov, ako aj na ich správu pri práci s veľkým množstvom informácií.

DBMS Microsoft Access poskytuje možnosť kontrolovať nastavenie štruktúry a popisu svojich údajov, pracovať s nimi a organizovať hromadné využitie týchto informácií. DBMS Microsoft Access tiež výrazne zvyšuje možnosti a uľahčuje katalogizáciu a údržbu veľkého množstva informácií uložených v početných tabuľkách. DBMS Microsoft Access zahŕňa tri hlavné typy funkcií: definíciu (nastavenie štruktúry a popisu) údajov, spracovanie údajov a správu údajov. MS Access je sada inštrumentálne prostriedky na tvorbu a prevádzku informačných systémov.

Pomocou programu Access môžete vykonávať nasledujúce operácie.

1. Dizajn základné IS objekty - dvojrozmerné tabuľky, s rôznymi typmi údajov, vrátane polí OLE objektov. Pred naplnením tabuľky údajmi je potrebné vytvoriť jej rozloženie.

2. Zriadenie spojenia medzi tabuľkami, s podporou pre integritu údajov, kaskádové aktualizácie polí a kaskádové vymazávanie záznamov.

3. Zadávanie, ukladanie, prezeranie, triedenie, modifikácia a výber údajov z tabuliek pomocou rôznych prostriedkov riadenia informácií, indexovania tabuliek a prístrojov logickej algebry (na filtrovanie údajov).

4. Tvorba, úprava a používanie deriváty IP objekty (formuláre, dotazy a zostavy).

Objekt spracovania MS Access je databázový súbor, s ľubovoľným názvom a príponou .MDB. Tento súbor obsahuje hlavné predmety MS Access: tabuľky, formuláre, dotazy, zostavy, makrá a moduly. Informačný systém vytvorený v Accesse je teda databázový súbor.MDB plus sada nástrojov samotného Accessu. Prevádzkou takéhoto IS je spracovanie .MDB dokumentu aplikáciou Access.

Informácie v databáze Prístupové údaje uvedené v samostatných tabuľkách. V tomto prípade každý stĺpec tabuľky zodpovedá dátovému poľu a každý riadok zodpovedá dátovému záznamu.

Dátový záznam pozostáva z niekoľkých polí. V tomto prípade platí nasledovné pravidlo: dátový záznam je skupina vzájomne prepojených polí považovaných za jeden celok. Dátový záznam môže napríklad obsahovať informácie o konkrétnom zákazníkovi alebo produkte. Každý údaj v tabuľke obsahuje rovnaký počet polí. Každé pole obsahuje rovnaký typ informácií. Napríklad v každom dátovom zázname nejakej tabuľky bude pole MENO ZÁKAZNÍKA pre meno zákazníka, t.j. bude obsahovať rovnaké informácie.

Existovať odlišné typyúdajov. Typ údajov pre konkrétne údajové pole sa vyberá v závislosti od toho, aké informácie sa budú v tomto poli nachádzať. Veľkosť dátového poľa je určená v závislosti od typu, ktorý je preň vybraný. Popis dátových typov a ich charakteristiky sú uvedené v tabuľke 2.

Tabuľka 2 - Typy údajov

Dátový typ Aplikácia Veľkosť
Text Text alebo kombinácia textu a čísel, ako je adresa, a čísel, ktoré nevyžadujú výpočty, ako sú telefónne čísla. čísla položiek alebo PSČ. Až 255 znakov. Uložia sa len znaky zadané do poľa, neuložia sa pozície, ktoré nie sú v textovom poli použité. Ak chcete ovládať maximálny počet znakov, ktoré je možné zadať, definujte vlastnosť Veľkosť poľa.
Pole MEMO Dlhý text alebo čísla, ako sú komentáre alebo popisy. Polia poznámok nemožno indexovať ani triediť. Na ukladanie formátovaného textu alebo dlhých dokumentov namiesto poľa MEMO. malo by sa vytvoriť pole objektu OLE. Až 65 535 znakov.
Číselné (číslo) Číselné údaje používané na matematické výpočty okrem výpočtov zahŕňajúcich peňažné transakcie (ktoré používajú typ meny). Typ a veľkosť hodnôt, ktoré môžu byť v číselnom poli. Dá sa zmeniť vo vlastnosti FieldSize. Napríklad v teréne. zaberá na disku 1 bajt, možno zadávať iba celé čísla (bez desatinných miest) od 0 do 255. 1, 2, 4 alebo 8 bajtov. 16 bajtov len pre kódy replikácie.
dátum/čas (dátum/čas) Dátumy a časy. Ukladanie hodnôt dátumu a času do poľa Dátum/Čas zabezpečuje správne triedenie. Všetky zmeny vykonané vo formátoch dátumu a času v okne Jazyk a štandardy na paneli Ovládacie prvky systému Windows, sa automaticky prejaví v poliach Dátum/Čas. 8 bajtov.
Peniaze (mena) Hodnoty mien. Typ meny sa používa na zamedzenie zaokrúhľovania počas výpočtov. Predpokladá až 15 znakov v celočíselnej časti čísla a 4 v zlomkovej časti. 8 bajtov.
Počítadlo (automatické číslo) Automatické vkladanie po sebe idúcich (rozdielnych o 1) alebo náhodných čísel pri pridávaní záznamu. Ak chcete vytvoriť inkrementujúce počítadlo, ponechajte všetky nastavenia vlastností v spodnej časti okna tak, ako sú (predvolené), s vlastnosťou FieldSize nastavenou na Long Integer a vlastnosťou New Values ​​nastavenou na Increment. Ak chcete vytvoriť počítadlo náhodných čísel, vlastnosť Nové hodnoty musí byť nastavená na náhodné. 4 bajty. Pre replikačné kódy - 16 bajtov.
Boolean (áno/nie) Polia. obsahujúce iba jednu alebo dve hodnoty, ako napríklad Áno/Nie, Pravda/Nepravda. Zapnuté vypnuté. 1 bit
OLE objekty Objekty (napríklad dokumenty Microsoft Word. tabuľky Microsoft Excel, obrázky, zvuky a iné údaje) vytvorené v iných programoch, ktoré používajú protokol OLE. Objekty môžu byť prepojené alebo vložené Tabuľka spoločnosti Microsoft prístup. Ak chcete zobraziť objekt OLE vo formulári alebo zostave, musíte použiť ovládací prvok Rámec pripojený k objektu. Až 1 gigabajt
Sprievodca vyhľadávaním Pole je vytvorené. umožňuje vybrať hodnotu z inej tabuľky alebo zo zoznamu hodnôt pomocou rozbaľovacieho poľa. Keď vyberiete túto možnosť zo zoznamu typov údajov, načíta sa sprievodca na ich definovanie. Veľkosť je rovnaká ako veľkosť poľa kľúča, ktoré je tiež vyhľadávacím riadkom, zvyčajne 4 bajty.
Hypertextový odkaz Pole, ktoré ukladá hypertextové odkazy. Hypertextový odkaz môže byť typu UNC (Universal Naming Convention – štandardný formát cesty k súboru vrátane sieťový server), alebo URL (Uniform Resource Locator – adresa objektu na internete resp interná sieť vrátane typu prístupového protokolu). Hypertextový odkaz môže pozostávať zo štyroch častí: text zobrazený v poli alebo ovládacom prvku; cesta k súboru (vo formáte cesty UNC) alebo stránka (URL); dodatočná adresa - umiestnenie v súbore alebo stránke; tooltip – text zobrazený ako tooltip. Dĺžka každej časti hypertextového odkazu nie je väčšia ako 2048 znakov.
Poznámka: Typy údajov Numeric, Currency, Boolean a Date/Time poskytujú štandardné formáty zobrazenia. Ak chcete vybrať formáty pre každý typ údajov, definujte vlastnosť Formát. Pre všetky údaje okrem objektov OLE môžete tiež vytvoriť vlastný formát zobrazenia. Podrobnosti nájdete v časti „Vlastnosť formátu poľa“ nižšie.

Okrem tabuliek DBMS, Access pracuje s nasledujúcimi predmety:

formuláre;

žiadosti;

správy;

makrá;

modulov.

Stôl je základňu Objekt MS Access. Všetky ostatné predmety sú deriváty a sú vytvorené len na základe vopred pripravených tabuliek.

Formulár nie je samostatným objektom Accessu. Jednoducho vám pomôže zadávať, zobrazovať a upravovať informácie v tabuľke alebo dotaze. Dotazy a zostavy vykonávajú nezávislé funkcie: výber, zoskupenie, prezentovanie, tlač informácií.

Každý objekt MS Access má názov. Dĺžka názvu akéhokoľvek objektu MS Access (tabuľky, formuláre atď.) - nie viac ako 64 svojvoľný znaky (s výnimkou bodky a niektorých servisných znakov). Názov môže obsahovať medzery a ruské písmená. Každý objekt je ovládaný v samostatnom okne a existujú dva režimy prevádzky:

1) režim konštruktér, - keď sa vytvorí alebo zmení rozloženie, štruktúra objektu (napríklad štruktúra tabuľky);

2) operatívne režim - keď sa v okne úlohy zobrazí IP, zmení sa, vyberú sa informácie.

Okrem toho databázový súbor obsahuje ďalší dokument, ktorý má svoje vlastné okno: Dátová schéma. V tomto okne vytvárate, prezeráte, upravujete a rušíte spojenia medzi stolmi. Tieto vzťahy vám pomáhajú kontrolovať údaje, vytvárať dotazy a vytvárať zostavy.

Formulár, prísne vzaté, ide o voliteľný prvok IS (v zásade sa bez neho zaobídete), no umožňuje vám zjednodušiť operácie zadávania a prezerania údajov.

Žiadosť- Ide o odvodenú tabuľku, ktorá obsahuje údaje z iných tabuliek a vykonávajú sa s nimi rôzne operácie. Žiadosť môže obsahovať najmä vypočítané polia, t. j. polia, ktorých hodnoty sú funkcie hodnoty iných polí (možno z rôznych tabuliek). Dotazy navyše umožňujú skupina operácie, t.j. operácie so skupinou záznamov zjednotených nejakým spoločným znakom (napríklad môžete spočítať počet záznamov s rovnakým kódom). Nakoniec, dotazy umožňujú vykonávať výbery z tabuliek podľa určitých podmienok. V takýchto prípadoch sa uplatňuje algebra logiky.

Správa - toto je vlastne tá istá žiadosť, ale naformátovaná tak, aby sa dala vytlačiť na papier a predložiť úradom (s krásnymi nadpismi, medzisúčtami atď.).

V skutočnosti sa tabuľky a formuláre používajú na udržiavanie obsahu databázy a dotazy a zostavy plnia hlavnú funkciu IS – extrakciu, transformáciu a prezentáciu informácií.

Tvorba deriváty objekty - žiadosti, formuláre a správy - sú udržiavané približne podľa rovnakej schémy. Tu sú niektoré funkcie:

Pre odvodené objekty musíte zadať názov (názvy) tabuľky (dotazu), na základe ktorej je tento objekt vytvorený;

Pri použití Sprievodcu na paneli nástrojov musíte zaškrtnúť políčko "Panel prvkov" a na obrazovke sa zobrazí sada ikon (obr. 14.5), pomocou ktorých navrhnete formulár (výkaz, dotaz).

Existujú dva spôsoby, ako vytvoriť ľubovoľné objekty: pomocou sprievodcu a v režime návrhu.

MS Access má výkonné, pohodlné a flexibilné nástroje vizuálny navrhovanie objektov pomocou Wizards, čo umožňuje užívateľovi s minimálnou predbežnou prípravou rýchlo vytvoriť plnohodnotný IS - na úrovni tabuliek, formulárov, dotazov-výberov a zostáv.

Samotní majstri vykonávajú potrebné akcie. Po spustení sprievodcu sa otvorí zodpovedajúca sekvencia dialógových okien. Po prijatí odpovedí na kladené otázky, Sprievodca vykoná všetky potrebné akcie. Predpokladajme, že chcete vytvoriť prehľad. Sprievodca zostavou sa vás opýta, ako by mala zostava vyzerať a aké údaje by mala obsahovať. Po obdržaní odpovedí bude správa plne pripravená. Pomocou iných sprievodcov môžete vytvárať databázové tabuľky, dotazy a formuláre.

Práca s Wizards je jednoduchá, spoľahlivá a efektívna a umožňuje vám využívať všetko bohatstvo Microsoft Access.

Builder je prístupový nástroj, ktorý uľahčuje dokončenie konkrétnej úlohy. Výraz Builder je mimoriadne užitočný – umožňuje vám rýchlo vytvoriť komplexný výraz. Query Builder uľahčuje vytváranie dotazov, ktoré sa používajú na získanie vzoriek údajov pre formulár alebo zostavu. Okrem nich sú v Accesse ďalšie konštruktory. Ide o makrokonštruktor, pomocou ktorého sa tvoria rôzne makrá, ako aj konštruktory pre menu, polia, farby, kódy a iné.

1 Spustite Microsoft Access:

Keď spustíte Access, na obrazovke sa zobrazí okno (obrázok 1.1), v ktorom môžete:

Alebo vytvoriť nová databáza, teda súbor s príponou .mdb;

Alebo OTVORENÉ existujúcu databázu, teda súbor s príponou .MDB.

Vytvorenie databázy. Po zvolení príkazu [File-Create...] sa na obrazovke zobrazí štandardný filer (obrázok 1.2), v ktorom musíte zadať názov a adresu vytvorené databázový súbor. Napríklad pre informačný systém s názvom Phonebook.MDB.

Po vytvorení súboru Access rozbalí prázdne miesto databázové okno, av tomto okne sa vykonávajú všetky operácie - vytváranie a manipulácia s databázovými objektmi. Toto okno obsahuje 7 objektov (Tabuľky, Dotazy, Formuláre, Zostava, Stránky, Makrá, Moduly) a skupiny.

Otvorenie databázy. Po výbere príkazu [File-Open...] sa na obrazovke zobrazí štandardný súbor, v ktorom musíte zadať názov a adresu existujúce databázový súbor. Potom sa okno aplikácie rozbalí db okno, poskytovanie prístupu k už vytvoreným databázovým objektom a možnosť vytvárať nové objekty.

MS Access - viac okien v každom okamihu však môže byť otvorená len jedna databáza. Je to jej okno hlavné okno dokumentu v aplikácii Access (obrázok 1.3) a jeho zatvorenie znamená zatvorenie príslušného súboru .MDB. Toto okno však generuje veľa dcérske spoločnosti okná (tabuľka, dotaz, formulár atď.). Objekt (napríklad rozloženie tabuľky), ktorého okno je na obrazovke, môžete uložiť a pomenovať ho rovnakým spôsobom, ako sa to robí pri súboroch: pomocou [Súbor-Uložiť] alebo [Súbor-Uložiť ako. ..] príkaz.

Práca s tabuľkami

Takže v okne databázy je zoznam existujúcich predmety DB - tabuľky, dotazy a pod. S oknom ľubovoľného objektu (podriadené okno) môžete pracovať buď v operatívne režime (napríklad zadávanie alebo prezeranie údajov v tabuľke) alebo v režime konštruktér(napríklad zmeniť rozloženie tabuľky).

Pred použitím akéhokoľvek objektu (napríklad naplnením tabuľky údajmi) musíte vytvoriť tento objekt (napríklad vytvorte rozloženie tabuľky).

Ak je vybratá karta Tabuľka, v tomto okne sa zobrazí zoznam existujúce tabuľky v tejto databáze.

Ak chcete otvoriť existujúcu tabuľku, Zlatý klinec jej meno v tomto zozname a kliknite na tlačidlo "Otvoriť".

Obrázok 1.3 zobrazuje okno aplikácie MS Access spolu s oknom databázy Intercity. V tomto súbore zatiaľ nie sú žiadne objekty.

Na zaradenie do databázy Nový kliknite na tlačidlo "Vytvoriť".

Aby som to napravil rozloženie existujúcu tabuľku, vyberte jej názov v zozname a kliknite na tlačidlo "Návrhár".

Rovnaké operácie sa vykonávajú so všetkými ostatnými objektmi MS Access.

Akýkoľvek objekt (tabuľka, dotaz, formulár, zostava) je možné vytvoriť manuálne (režim návrhu) alebo pomocou Sprievodcu.

Builder je prístupový nástroj, ktorý uľahčuje dokončenie konkrétnej úlohy. Výraz Builder je mimoriadne užitočný – umožňuje vám rýchlo vytvoriť komplexný výraz. Query Builder uľahčuje vytváranie dotazov, ktoré sa používajú na získanie vzoriek údajov pre formulár alebo zostavu.

Po spustení sprievodcu sa otvorí zodpovedajúca sekvencia dialógových okien. Po prijatí odpovedí na položené otázky Majster vykoná všetky potrebné kroky. Napríklad pri generovaní zostavy sa vás Sprievodca zostavou opýta, ako by mala zostava vyzerať a aké údaje by mala obsahovať. Po obdržaní odpovedí bude správa plne pripravená. Pomocou iných sprievodcov môžete vytvárať databázové tabuľky, dotazy a formuláre.

Vytvárajte tabuľky a dotazy manuálne(v dizajnovom režime) ;

- vytvárať formuláre a zostavy pomocou Masters.

Zvážte postupnosť krokov, keď sú zahrnuté v databáze Nový tabuľky. Najprv musíte určiť oblasť, pre ktorú bude databáza vytvorená. Ako tematickú oblasť definujeme diaľkové telefonické rozhovory, výpočet výšky úhrady za medzimestské telefonáty pre jednotlivých účastníkov. V prvom rade sa určia polia, ktoré bude tabuľka obsahovať. Odberatelia» databáza "Mezhgorod". Povinné polia sú uvedené v tabuľke 3, pričom ako kľúčové pole je vybraté pole „Číslo predplatiteľa“. Kľúčom je pole v príslušnej tabuľke. Jedinečne charakterizuje každý záznam v tabuľke.

Tabuľka 3 - Polia tabuľky "Predplatiteľ"

Ideálnym primárnym kľúčom sú informácie ako číslo zákazníka, číslo účtu a pod. Pomocou tohto kľúča je ľahké identifikovať príslušný záznam. Polia obsahujúce meno zákazníka nie sú vhodné pre primárny kľúč. Vždy je možné, aby viacero ľudí malo rovnaké meno.

Po definovaní požadovaných polí môžete začať vytvárať skutočnú tabuľku v MS Access.

Ak to chcete urobiť, otvorte okno návrhára tabuľky (obr. 2.1) výberom karty Tabuľka a riadku "Vytvoriť tabuľku v režime návrhu" alebo kliknutím na tlačidlo "Vytvoriť".

V hornej časti okna, ktoré sa otvorí, je vytvorený alebo upravený rozloženie tabuľka, čo je jednoducho zoznam polí s názvom poľa, typom údajov a popisom. Každé pole tabuľky je jeden riadok v hornej časti tohto okna (obrázok 2.1).

Každé pole tabuľky by malo dostať jedinečný názov, typ údajov, ktoré sa doň majú zapisovať, a obsah poľa by mal byť popísaný, t.j. zadajte textové komentáre, ktoré označujú účel tohto poľa. Názov poľa môže mať až 64 znakov. Popis je voliteľný parameter a používa sa na ďalšie vysvetlenie používaného poľa.

V stĺpci Názov poľa (obrázok 2.2) ľubovoľná názov. V ďalšom stĺpci zadajte Dátový typ pre toto pole. Typ údajov je možné vybrať z rozbaľovacieho zoznamu, ktorý sa zobrazí v tomto stĺpci (typy údajov sú popísané v tabuľke 3). Okrem toho, akonáhle je kurzor v stĺpci Typ údajov, v spodnej časti okna sa zobrazí správa. majetkovej forme(charakteristiky) tohto odboru.

List vlastností ( Spodná časť okno) je zoznam vlastností (vľavo je názov vlastnosti, vpravo - význam túto vlastnosť) s oknom pomocníka pre každú vlastnosť.

Zoznam vlastností sa líši v závislosti od typu údajov, ktoré sú aktuálne zobrazené v stĺpci Typ údajov. Kliknutím na pole hodnoty v hárku vlastností môžete túto hodnotu zmeniť (v rámci limitov povolených pre tento typ údajov). Vlastnosti poľa sú uvedené v tabuľke 4.

Tabuľka 4 – Vlastnosti poľa zobrazené v hárku vlastností návrhára tabuľky

Nehnuteľnosť Účel
Veľkosť poľa Nastavuje maximálny počet znakov na zadanie do tohto poľa
Nové hodnoty Definuje, ako sa zmenia hodnoty počítadla po pridaní nových záznamov
Formát poľa Nastavuje výstupný formát pre hodnoty tohto poľa
Počet desatinných miest Určuje počet desatinných miest, ktoré sa majú použiť pri zobrazovaní čísel
vstupná maska Určuje vstupnú masku, ktorá uľahčuje zadávanie údajov do poľa
Podpis Definuje text, ktorý sa zobrazí ako označenie poľa
Predvolená hodnota Umožňuje určiť hodnotu, ktorá sa automaticky zadá do poľa pri vytvorení nového záznamu
Hodnotová podmienka Určuje požiadavky na údaje zadané do poľa
Chybná správa Umožňuje určiť text správy, ktorá sa zobrazí na obrazovke, ak zadané údaje porušujú podmienku definovanú vo vlastnosti
Požadované pole Označuje, či pole vyžaduje zadanie hodnoty
Prázdne riadky Určuje, či sú v danom poli povolené prázdne reťazce
Indexované pole Definuje index vytvorený na jednom poli
Kompresia Unicode Nastavuje kompresiu pre polia, ktoré ukladajú údaje pomocou kódovania Unicode (polia MEMO, hypertextové odkazy a textové polia)

Väčšina hodnôt je štandardne akceptovaná systémom, niektoré hodnoty je možné vybrať z rozbaľovacieho zoznamu.

Pre textové a číselné polia musíte zadať veľkosť polia a pre text je to povolená dĺžka hodnoty (napríklad 20 alebo 40 znakov) a pre číslo formát zobrazenia v počítači (bajt, celé číslo - dva bajty, dlhé celé číslo atď.). Maximálna dĺžka textové pole 255 znakov. Ak potrebujete zadať text, ktorý je dlhší ako táto hodnota, môžete použiť typ údajov Memo.

Musíte zadať formát pre pole Dátum/Čas, aby systém vedel, ako spracovať zadané údaje. Napríklad, ak vyberiete "Formát krátkeho dátumu", systém bude očakávať, že zadáte presne termíny(v ruskej verzii - DD.MM.YYYY) a ak vyberiete "Krátky formát času", budete musieť do tohto poľa zadať HH:MM (hodiny a minúty).

V riadku vlastnosti vstupná maska ​​je možné vytvoriť masku, podľa ktorej sa budú zadávať údaje. Napríklad do terénu telefónne číslo môžete nastaviť masku 00-00-00 , podľa ktorých sa budú zadávať telefónne čísla.

Ako hodnotu vlastnosti "Value Condition" môžete zadať overovacie pravidlo, tj booleovský výraz, ktorý sa musí vyhodnotiť ako TRUE, keď sú do tohto poľa zadané údaje. Napríklad, ak pre pole dátumu konverzácie napíšete:

systém zruší akúkoľvek hodnotu, ktorá sa rovná alebo je väčšia ako aktuálny dátum v tomto poli.

V nasledujúcej vlastnosti môžete napísať ľubovoľné chybové hlásenie, ktoré systém vyvolá, napríklad: „Táto hodnota dátumu je neplatná“ alebo „dátum je neplatný“. V budúcnosti, ak je dátum zadaný nesprávne, na obrazovke sa zobrazí táto správa.

Vlastnosť Povinné pole možno nastaviť na Áno (nie sú povolené žiadne hodnoty null) alebo Nie (povolené sú medzery).

Pre primárny kľúč tabuľky (pole "Číslo predplatiteľa") vo vlastnosti "Indexované pole" musíte vybrať: "Áno, zhody nie sú povolené" a potom kliknite na paneli nástrojov na tlačidlo "Definovať kľúč" (s obrázkom kľúča ). Toto definuje kľúčové pole alebo jednoduchý index.

Po dokončení vytvorenia rozloženia tabuľky musíte vytvorenú tabuľku uložiť a opustiť okno návrhára tabuľky Ak zatvoríte okno návrhára bez uloženia rozloženia, systém vám pripomenie, aby ste dali tabuľke názov alebo zrušili vašu prácu. K vytvorenej tabuľke priraďme názov „Odberateľ“.

Ak je to potrebné zmeniť(upraviť) rozloženie existujúce objekt, musíte tento objekt vybrať v zozname príslušnej záložky okna databázy a stlačiť tlačidlo Konštruktér. Na obrazovke sa zobrazí okno s rozložením objektu (rovnaké ako pri jeho vytváraní). Rozloženie môžete opraviť a uložiť s rovnakým názvom alebo s iným názvom.

Po vytvorení rozloženia sa údaje zadajú do tabuľky. Dvojitým kliknutím na názov tabuľky sa tabuľka otvorí v tabuľkovom režime a môžete začať zadávať údaje (obrázok 2.3). Ak je prvé pole v tabuľke kľúčové pole typu Počítadlo, potom sa obsah tohto stĺpca automaticky zvýši o 1 pri zadávaní nového riadku. To zaisťuje, že hodnoty stĺpcov sú jedinečné.

Ahojte všetci! V tomto návode vás krok za krokom prevedieme vytváraním tabuliek v databáze Accessu. Všetko, čo musíte urobiť, je čítať a opakovať. Choď!
Účel: naučiť sa vytvárať databázové tabuľky, nastavovať ich štruktúru, vyberať typy polí a spravovať ich vlastnosti; Naučte sa, ako vyplniť tabuľky konkrétnym obsahom.

Montážny manažér pre malú firmu osobné počítače z hotových komponentov, objednal vývoj databázy založenej na dvoch tabuľkách komponentov. Jedna tabuľka obsahuje údaje, ktoré je možné zobraziť zákazníkom pri vyjednávaní špecifikácie produktu – obsahuje maloobchodné ceny komponentov. Druhá tabuľka je určená na analýzu výkonnosti podniku – obsahuje veľkoobchodné ceny komponentov a krátke informácie o dodávateľoch (podnikoví zákazníci nemajú prístup k údajom v tejto tabuľke).

1. Spustite program Microsoft Access(Štart - Programy - Microsoft Office - Microsoft Access).

2. V okne Microsoft Access zapnite vypínač Nová databáza.

Vytvorenie databázy Access - Krok za krokom Vytvorenie tabuliek v databáze Accessu

3. Na bočnom paneli vyberte umiestnenie, kde bude databáza uložená, pomenujte súbor: Príslušenstvo. Uistite sa, že je vybratý typ súboru databázy Microsoft Access a kliknite na tlačidlo Vytvorte. V dôsledku toho by sa na obrazovke malo objaviť nové okno databázy. Automaticky sa spustí režim vytvárania prvej tabuľky:

4. Prepnite z režimu tabuľky do režimu návrhu tak, že ho vyberiete z ponuky:
Keď program požiada o názov tabuľky, zadajte názov: Príslušenstvo a kliknite na tlačidlo OK. Otvorí sa okno konštruktora, v ktorom vytvoríme štruktúru tabuľky:

Vytvorenie Accessovej tabuľky – krok za krokom Vytvorenie tabuliek v Accessovej databáze

5. Pre prvú tabuľku zadajte nasledujúce polia:

Všimnite si, že v tomto prípade pole cenašpecifikované nie peňažným typom, ale číselné. Údaje týkajúce sa peňažného typu majú rozmer vyjadrený v rubľoch (ak sa práca vykonáva s Verzia spoločnosti Microsoft Access, lokalizované v Rusku). Ale náklady na komponenty výpočtovej techniky nie je obvyklé vyjadrovať v tejto mernej jednotke. Pre porovnateľnosť cien rôznych dodávateľov sa zvyčajne používajú „konvenčné jednotky“. V takýchto prípadoch je vhodné použiť pole číselné typu, aby nedošlo k prekonfigurovaniu celého DBMS.

Tabuľka dielov – Postupné vytváranie tabuliek v databáze Accessu

6. Kliknite na pole cena. V spodnej časti formulára nastavte vlastnosť Počet desatinných miest rovný 2.

7. Na prepojenie s budúcou tabuľkou dodávateľov musíte nastaviť kľúčové pole. Keďže žiadne pole tu výslovne netvrdí, že je „jedinečné“, používame kombináciu polí Komponent a Model. Zvýraznite obe polia v hornej časti formulára (podržte stlačený kláves SHIFT). Kliknutím pravým tlačidlom myši otvorte kontextovú ponuku a vyberte položku kľúčové pole.

Potom sa vedľa týchto polí zobrazí „kľúč“.

8. Zatvorte okno Konštruktor (zvyčajné zatvorenie je cez "kríž" v pravom hornom rohu okna Konštruktora).
Na žiadosť o uloženie zmenenej štruktúry tabuľky odpovedzte so súhlasom.

9. Opakovaním krokov 4-8 vytvorte tabuľku Dodávatelia, ktorý zahŕňa nasledujúce polia:

Ak to chcete urobiť, postupujte takto: menu Vytvoriť - Tabuľka.

Vyberte režim Konštruktér.

Všimnite si, že pole telefónneho čísla je textové pole, aj keď telefónne čísla sú zvyčajne napísané číslami. Je to spôsobené tým, že nemajú číselný obsah. Telefónne čísla sa neporovnávajú vo veľkosti, neodpočítavajú sa od jedného čísla iným atď. Toto je typické textové pole.
Kľúčové pole možno vynechať– nevyžaduje sa pre aktuálnu úlohu.
10. V ľavom bočnom paneli databázového okna dvakrát kliknite, aby ste postupne otvorili vytvorené tabuľky a naplnili ich experimentálnym obsahom (každá 10 záznamov).
11. Po dokončení zatvorte hárky a ukončite program.
V tejto lekcii o jednoduchý príklad Ukázalo sa vytváranie tabuliek v databáze Access krok za krokom. Ak vás to zaujalo, odporúčam pozrieť si videonávod nižšie.

Pokračovanie nabudúce…
LEKCIA 1: Krok za krokom vytváranie tabuliek v databáze Accessu
LEKCIA 2: Vytváranie vzťahov medzi tabuľkami v databáze Accessu
LEKCIA 3: Vytvorenie dotazu na výber údajov v databáze Accessu
LEKCIA 4: Vytváranie dotazov s parametrom v databáze Accessu
LEKCIA 5: Vytvorenie krížového dotazu v databáze Accessu
LEKCIA 6: Vytváranie požiadaviek na zmenu v databáze Accessu
LEKCIA 7: Vytváranie a vypĺňanie formulárov v databáze Accessu

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Hostené na http://www.allbest.ru/

Ministerstvo školstva a vedy Ruskej federácie

Federálna štátna autonómna vzdelávacia inštitúcia

Vyššie, stredné odborné vzdelanie

"Federálna univerzita Ďalekého východu"

Pobočka v Dalnerechensku

Univerzita FESTU

v odbore "Informačné technológie"

Špecialita 080502,65 " Informačné systémy(podľa odvetvia)"

na tému "Popis programu Access"

Vyplnil študent: gr. DR-1211

A.A. barbutsa

Partner skontrolovaný:

Maksimenko E.A.

Dalnerechensk 2013

  • Úvod
  • 1.Prístup
    • 1.1 Čo ponúka Access
    • 1.2 Kontextová pomoc a Office Assistant
  • 3. WYSIWYG formuláre a správy
  • 4. Grafy a tabuľky
    • 4.1 Možnosti DDE a OLE
  • 5. Prístup na internet
  • 6. Vstavané funkcie
    • 8.1 Informácie pre používateľov tabuliek
    • 8.3 Kroky návrhu databázy
    • 8.4 Práca s tabuľkami
  • Záver
  • Literatúra

Úvod

Zvážte možnosti Accessu a typy úloh, ktoré možno vyriešiť pomocou tohto DBMS. Konkrétne:

Access je systém správy databáz (DBMS).

Pomocou Accessu môžete ukladať a vyhľadávať údaje, prezentovať informácie pohodlným spôsobom a automatizovať opakujúce sa úlohy.

Vývoj s prístupom jednoduchých a pohodlných foriem zadávania údajov, spracovania údajov a generovania komplexných reportov.

Používanie Accessu 97 na hosťovanie formulárov Accessu ako HTML dokumenty na webových stránkach a výmene údajov s uzlami internetu/intranetu.

Podpora v Accesse pre mechanizmus Query by Example (QBE), ktorý poskytuje vzorkovanie, triedenie a vyhľadávanie údajov.

Vytvárajte aplikácie bez programovania pomocou makier Accessu.

Používatelia tabuliek a databáz by mali poznať mnohé z kľúčových konceptov používaných v Accesse.

Pred začatím akejkoľvek práce softvérový produkt, je dôležité pochopiť jeho možnosti a typy úloh, na ktoré je určený. Microsoft Access 97 (ďalej len Access) je mnohostranný produkt, ktorého použitie je obmedzené len fantáziou používateľa.

prístup k programovaniu makier

Access je primárne systém správy databáz (DBMS). Rovnako ako ostatné produkty v tejto kategórii je určený na ukladanie a získavanie údajov, pohodlné prezentovanie informácií a automatizáciu často sa opakujúcich operácií (ako je účtovníctvo, účtovníctvo, plánovanie atď.). S Accessom môžete vytvárať jednoduché a pohodlné formuláre na zadávanie údajov, ako aj spracovávať údaje a vydávať komplexné správy.

Prístup-- Výkonný Windows aplikácia; po prvýkrát sa výkon DBMS hladko spája s pohodlím, ktoré majú používatelia k dispozícii Microsoft Windows. Keďže oba tieto produkty sú duchovným dieťaťom spoločnosti Microsoft, navzájom sa dokonale ovplyvňujú.

Prístup umožňuje

uchovávať a spracovávať údaje;

Jednoduchá príprava správ

kontrolovať správnosť údajov vo fáze ich zadávania;

Vytvorte formuláre pre viac pohodlné ovládanie s údajmi (rozhranie);

pracovať s databázou pre viacerých používateľov súčasne (je veľmi výhodné, keď sú údaje uložené na jednom mieste a sú aktuálne: pri zadávaní nových údajov sú zmeny dostupné pre všetkých používateľov databázy);

vytvoriť lacný a flexibilný obchodný nástroj

o vytvorenie databázového nástroja môže trvať niekoľko hodín

o vytvorenie takéhoto nástroja je nevyhnutné, ak počet používaných excelových súborov rastie

o vytvorenie jednoduchá možnosť bude stáť lacno (od 100 USD a efekt zavedenia databázy je okamžite viditeľný)

Pomocou objektov OLE (Object Linking and Embedding) v komponentoch Windows 95 a Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint a Outlook) môžete zmeniť Access na skutočné databázové operačné prostredie. Pomocou nových rozšírení pre internet môžete vytvárať formuláre, ktoré budú priamo interagovať s údajmi z World Wide Web, a preložiť ich do zobrazenia na jazyk HTML, ktorá zabezpečuje prácu s produktmi ako napr internet Explorer a Netscape Navigator.

Vďaka tomu všetkému Access nie je len DBMS. Ako relačný DBMS poskytuje Access prístup ku všetkým typom údajov a umožňuje vám používať viacero databázových tabuliek súčasne. V tomto prípade je možné výrazne zjednodušiť dátovú štruktúru a tým uľahčiť realizáciu úloh. Prístupovú tabuľku možno prepojiť s údajmi uloženými na sálovom počítači alebo serveri. Na druhej strane môžete použiť tabuľky vytvorené v prostredí Paradox alebo dBASE.

Systém Access je súbor nástrojov koncového používateľa na správu databáz. Zahŕňa návrhárov tabuliek, formulárov, dotazov a zostáv. Tento systém možno považovať aj za prostredie na vývoj aplikácií. Použitím makier alebo modulov na automatizáciu úloh môžete vytvárať aplikácie zamerané na používateľa rovnako výkonné ako aplikácie napísané priamo v programovacích jazykoch. Budú však obsahovať tlačidlá, ponuky a dialógové okná. Programovaním vo VBA môžete vytvárať výkonné programy ako samotný Access systém. V skutočnosti je veľa nástrojov Accessu (ako sú sprievodcovia a návrhári) napísaných vo VBA.

1.1 Čo ponúka Access

1. Skutočný relačný databázový model

Access plne implementuje správu relačných databáz. Systém udržiava primárne a cudzie kľúče a zabezpečuje integritu údajov na úrovni jadra (čo zabraňuje nekompatibilným aktualizáciám alebo vymazaniu údajov). Okrem toho sú tabuľky v Accesse vybavené nástrojmi na overenie údajov, ktoré zabraňujú nesprávnemu zadávaniu bez ohľadu na to, ako sa vykonáva, a každé pole tabuľky má svoj vlastný formát a štandardné popisyčo výrazne zjednodušuje zadávanie údajov. Access podporuje všetky požadované typy polí vrátane textových, číselných polí, počítadiel, meny, dátumu a času, poznámok, boolovských polí, hypertextových prepojení a objektov OLE. Ak sa počas špeciálneho spracovania v poliach neobjavia žiadne hodnoty, systém poskytuje plnú podporu pre hodnoty null.

1. 2 Kontextová pomoc a Office Assistant

Organizácia systému pomoci spoločnosti Microsoft je stále najlepšia v odvetví pre začiatočníkov aj skúsených používateľov. Access poskytuje kontextovú pomoc, ku ktorej sa dostanete kliknutím a okamžite sa zobrazí obrazovka referenčné informácie na problém, ktorý používateľa v aktuálnom momente zaujíma. Môžete jednoducho prejsť na obsah, konkrétne informácie, históriu predchádzajúcich prístupov a záložky systému pomoci.

V Accesse 97 spoločnosť Microsoft predstavila pomocníka pre Office a tipy na obrazovku. Popisy obsahujú krátke vysvetlenia niečoho. Systém poskytuje celú galériu desiatich možných postáv asistentov (môžete si vybrať ľubovoľnú). Ak vás asistent omrzí, môžete ho vypnúť.

2. Import, export a prepojenie externých súborov

Access vám umožňuje importovať a exportovať súbory v mnohých známych formátoch, vrátane dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve atď. textové formáty ASCII (vrátane s pevnou dĺžkou riadku alebo určeným oddeľovačom), ako aj údaje vo formáte HTML. Import vytvorí Access tabuľku; exportovaním Accessovej tabuľky sa vytvorí súbor v zadanom formáte.

Prepojenie (predtým nazývané spájanie) znamená, že môžete použiť externé údaje bez vytvorenia prístupovej tabuľky.

3. WYSIWYG formuláre a správy

Okná návrhára formulárov a zostáv majú rovnaké rozhranie a poskytujú používateľovi veľa možností. Formulár alebo zostava sú navrhnuté podľa princípu WYSIWYG (What You See Is What You Get). Pridaním ďalšieho ovládacieho prvku používateľ vidí, ako sa mení vytváraný formulár.

Do formulárov a zostáv môžete zahrnúť menovky, textové dátové polia, prepínače, začiarkavacie políčka, čiary a obdĺžniky a upraviť ich pomocou zvýraznení a tieňov. A čo viac, môžete zahrnúť celé obrázky, grafy, podformuláre a čiastkové zostavy. Zároveň zostávajú všetky parametre prezentácie údajov plne pod kontrolou používateľa. Formuláre môžu zahŕňať mnoho strán a zostavy môžu mať mnoho úrovní zoskupovania údajov a sumarizácie.

Formuláre a zostavy je možné prezerať v Náhľad, ktorá poskytuje pohľad z vtáčej perspektívy priblížením. V režime návrhu je možné správu zobraziť s fiktívnymi údajmi, takže nemusíte čakať na spracovanie veľkého skutočného súboru.

Report Builder je veľmi výkonný nástroj, ktorý vám umožňuje používať až desať úrovní zoskupovania a triedenia. Vďaka nemu je možné vytvárať zostavy, ktoré zobrazujú percentá a súčty, ktoré je možné získať iba v dvoch priechodoch. 4.Multi-tabuľkové dotazy a vzťahy

Jedna z najvýkonnejších funkcií Accessu je zároveň najdôležitejšia. Vzťahy umožňujú prepojiť tabuľky graficky. Môžete dokonca prepojiť tabuľky predstavujúce súbory odlišné typy(napríklad tabuľka programu Access a tabuľka dBASE). Po takejto väzbe sa tabuľky správajú ako jedna entita a teraz môžete vytvárať dotazy týkajúce sa akýchkoľvek údajov v nich. Môžete vybrať konkrétne polia, definovať poradie zoradenia, vytvoriť vypočítané výrazy a zadať kritériá na výber požadovaných záznamov. Výsledky dotazu môžete zobraziť ako tabuľku, formulár alebo zostavu. Používateľ sa nevyžaduje prednastavené pripojenia: namiesto toho stačí zadať nástroj na tvorbu dotazov.

Žiadosti sa používajú aj v iných prípadoch. Môžete vytvárať dotazy, ktoré vypočítavajú súčty, zobrazujú zoskupené tabuľky a vytvárajú nové tabuľky. Dotaz možno dokonca použiť na aktualizáciu údajov v tabuľkách, vymazanie záznamov a pridanie jednej tabuľky do druhej.

4. Grafy a tabuľky

Access používa rovnakú grafickú aplikáciu ako Microsoft Word, Excel, PowerPoint a Project. Umožňuje vám vytvárať stovky typov grafov a tabuliek a prispôsobovať ich podľa vašich špecifických potrieb. Môžete vytvárať stĺpcové, stĺpcové, koláčové, plošné a iné grafy, dvoj- aj trojrozmerné. Môžu byť ľubovoľne doplnené textom, zdobené rôznymi farbami a vzormi. Hodnoty môžu byť zobrazené v pruhoch alebo výrezoch koláčových grafov. Obrázky grafu môžete otáčať tak, aby sa zobrazovali v akomkoľvek vhodnom uhle pohľadu. To všetko poskytuje program Access Graph.

4. 1 Možnosti DDE a OLE

Pomocou DDE (Dynamic Data Exchange) a OLE (Object Linking and Embedding) možno do formulárov a zostáv Accessu pridávať všetky druhy nových objektov. Takýmito objektmi môžu byť zvuky, obrázky, diagramy a dokonca aj videoklipy. Môžete vložiť objekty OLE (napr. bitmapy) alebo dokumenty textového procesora (Word alebo WordPerfect) alebo vytvoriť prepojenia s elektronickými Excelové tabuľky.

5. Prístup na internet

Access má teraz všetky funkcie, ktoré aplikácii umožňujú komunikovať s internetom/intranetom. Jedným kliknutím môžete ukladať tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy vo formáte HTML. Príslušný sprievodca umožňuje prenos aj nováčikom HTML kódy z objektu na webovú stránku a sprístupniť ich tak každému, kto surfuje na internete! Hypertextové prepojenia vám umožňujú pristupovať k údajom na webovej stránke priamo z prístupového formulára.

Mnoho ľudí si myslí, že zverejňovanie údajov na webových stránkach by mali vykonávať správcovia webu. Access 97 s úplnou istotou dokazuje, že túto operáciu môže úspešne vykonať každý používateľ. A pomôže mu v tom sprievodca umiestnením na webovú stránku, ktorý zabezpečí konverziu vybraných databázových objektov do formátu HTML a ich prenos už v tejto podobe na webovú stránku. Pomocou tohto sprievodcu môžete vytvárať statické alebo dynamické stránky a prenášať ich

6. Vstavané funkcie

Access obsahuje viac ako sto funkcií (malé vstavané programy, ktoré pri spustení vrátia hodnotu), ktoré vykonávajú mnoho rôznych úloh. Existujú funkcie na manipuláciu s databázami, reťazcami, číslami vo formáte dátumu a času, matematickými, obchodnými a finančnými. Môžu sa použiť na vytváranie vypočítaných výrazov vo formulároch, zostavách a dotazoch.

7. Makrá: programovanie bez programovania

Pre neprogramátorov (alebo pokročilých používateľov, ktorí jednoducho nechcú programovať) poskytuje Access makrá. Umožňujú vám automatizovať niektoré úlohy. Približne päťdesiat makier umožňuje manipulovať s údajmi, vytvárať ponuky a dialógové okná, otvárať formuláre a zostavy, jedným slovom automatizovať vykonávanie takmer akejkoľvek úlohy. Makrá sa dajú použiť na riešenie asi 90 % všetkých úloh spracovania dát.

8. Moduly: Visual Basic pre programovanie databáz aplikácií

Access je seriózne prostredie na vývoj aplikácií s plnohodnotným programovacím jazykom. Jazyk VBA (predtým známy ako Access Basic) implementuje objektovo orientovaný prístup k programovaniu a umožňuje programátorovi robiť takmer čokoľvek, čo si dokážete predstaviť. Je to silný jazyk štruktúrované programovanie. Je plne rozšíriteľný a podporuje API procedúry vo všetkých operačných systémoch dynamických knižníc (DLL). systémy Windows 95 a Windows NT.

8.1 Informácie pre používateľov tabuliek

Skúsený používateľ Excelu (alebo 1-2-3) si všimne, že Access a Excel sú si v mnohých smeroch podobné. Po prvé, oba tieto programy sú produkty Windows, takže by s nimi mal byť oboznámený Konvencie systému Windows, ktorý sa využije aj pri práci s Accessom. Vzhľad tabuliek a dotazov Accessu zodpovedá vzhľadu tabuliek a nazýva sa údajový hárok. Veľkosť riadkov a stĺpcov tabuliek je možné meniť rovnakým spôsobom ako v pracovných priestoroch. Excelové hárky. Režim zadávania údajov v Accesse 97 v podstate zodpovedá režimu zadávania údajov excelové dáta. Stačí zadať údaje a definovať hlavičky stĺpcov; O zvyšok sa Access postará automaticky.

Access, podobne ako Excel, podporuje režim a grafiku WYSIWYG aplikácia Microsoft graf. Užívateľ tak má vždy možnosť vytvárať rovnaké typy diagramov v oboch systémoch. Access navyše obsahuje sprievodcu grafom podobného tomu, ktorý sa používa v Exceli.

Rovnako ako Excel, aj Access 97 obsahuje Sprievodcu kontingenčnou tabuľkou; v skutočnosti sa dá použiť na vytváranie kontingenčných tabuliek programu Excel: informácie z databáz programu Access možno jednoducho preniesť do tabuliek programu Excel. Databázy programu Access môžu byť prepojené s tabuľkami programu Excel. Oba produkty môžu vytvárať dotazy a triediť pomocou rovnakého rozhrania. (Ak čitateľ použil ponuky Excelu na vytváranie dotazov a kritérií triedenia údajov, potom sú mu tieto pojmy už známe.) Stručne povedané, Access 97 je interoperabilný so všetkými produktmi Office 97.

8.2 Návrh databázy

Pred vytvorením tabuliek, formulárov a iných objektov musíte definovať štruktúru databázy. Dobrá štruktúra databázy je základom pre vytvorenie adekvátnej a efektívnej databázy.

8. 3 kroky návrhu databázy

1. Určiťúčel databázy, jej hlavné funkcie a informácie, ktoré by mala obsahovať. Databáza musí spĺňať požiadavky tých, ktorí s ňou budú priamo pracovať.

2. Vypracujte na papier štruktúru tabuliek, ktoré má databáza obsahovať. Pri navrhovaní tabuliek sa odporúča riadiť sa týmito základnými zásadami:

Informácie v tabuľke by sa nemali duplikovať. Medzi tabuľkami by sa nemalo opakovať. Ak sú určité informácie uložené iba v jednej tabuľke, bude potrebné ich zmeniť iba na jednom mieste. Vďaka tomu je práca efektívnejšia a tiež sa eliminuje možnosť nesúladu informácií v rôznych tabuľkách. Napríklad jedna tabuľka by mala obsahovať adresy a telefónne čísla zákazníkov.

Každá tabuľka by mala obsahovať informácie len o jednej téme. Informácie o každej téme sa spracovávajú oveľa jednoduchšie, ak sú obsiahnuté v tabuľkách, ktoré sú na sebe nezávislé. Napríklad adresy zákazníkov a objednávky sú uložené v samostatných tabuľkách, takže informácie o zákazníkoch zostanú v databáze aj po odstránení objednávky. Každá tabuľka by mala obsahovať informácie len o jednej téme.

3. Definujte požadované polia v tabuľke.

Každé pole musí byť spojené s témou tabuľky.

Tabuľka by mala obsahovať všetky potrebné informácie.

Informácie by mali byť rozdelené do najmenších logických jednotiek (Napríklad polia „Krstné meno“ a „Priezvisko“ a nie všeobecné pole „Krstné meno“).

4. Nastavte pole kľúča. Aby Microsoft Access prepojil údaje z rôznych tabuliek, ako sú údaje o zákazníkoch a objednávky, každá tabuľka musí obsahovať pole alebo množinu polí, ktoré nastavia individuálnu hodnotu každého záznamu v tabuľke. Takéto pole alebo množina polí sa nazýva primárny kľúč.

5. Definujte vzťahy medzi tabuľkami

6. Znova skontrolujte štruktúru databázy a identifikujte možné nedostatky. Je vhodné to urobiť v tejto fáze, kým tabuľky nie sú vyplnené údajmi.

7. Pridajte údaje a vytvorte ďalšie databázové objekty.

8. Použite analytické nástroje v Microsoft Access. V programe Microsoft Access existujú dva nástroje na zlepšenie štruktúry databáz. Sprievodca analýzou tabuľky preskúma tabuľku, v prípade potreby navrhne novú štruktúru a vzťahy a prepracuje ju. Výkonnostný analyzátor skúma celú databázu, dáva odporúčania na jej zlepšenie a tiež ich implementuje.

8.4 Práca s tabuľkami

Tabuľka obsahuje informácie o konkrétnom probléme, napríklad tabuľka "Produkty" obsahuje informácie iba o produktoch a tabuľka "Dodávatelia" - iba o spoločnostiach, ktoré dodávajú tovar. Aby pri ich vydávaní nedochádzalo k duplicite údajov a nedochádzalo k chybám, je potrebné distribuovať údaje rôzneho druhu v rôznych tabuľkách. Údaje v tabuľke sú usporiadané do stĺpcov ("polia") a riadkov ("záznamy").

V zobrazení Návrh tabuľky môžete vytvoriť celú tabuľku pridaním nových polí alebo odstránením a prispôsobením existujúcich polí tabuľky. Ak chcete pridať pole, v hornej časti okna tabuľky zadajte názov poľa a definujte jeho typ. Ak chcete pole premenovať, zmeňte jeho názov v stĺpci Názov poľa.

Typ údajov určuje, aký druh údajov je v poli povolený. Nemôžete napríklad zadať text do poľa meny. Výber vhodného typu údajov zabezpečí, že údaje budú zadané v správnom tvare na triedenie, výpočty a iné operácie. Ak chcete definovať alebo zmeniť typ údajov, vyberte stĺpec Typ údajov, kliknite na symbol rozbaľovacieho zoznamu v poli a vyberte typ údajov zo zoznamu.

Každé pole má vlastnosti, ktorých zmenou môžete ovládať ukladanie, spracovanie a zobrazovanie údajov poľa. Napríklad pri formáte „Mena“ sa automaticky pridá oddeľovač tisícov a symbol meny (1234 gr.). Ak chcete nastaviť vlastnosť poľa, vyberte ju v hornej časti okna návrhára tabuľky a zadajte hodnotu tejto vlastnosti v spodnej časti okna alebo ju vyberte zo zoznamu. Množina dostupných vlastností je určená dátovým typom poľa. Na identifikáciu každej položky tabuľky sa používa jedinečné označenie, nazývané kľúč. Tak ako ŠPZ jednoznačne identifikuje auto, kľúč definuje záznam. Kľúčové polia v tabuľkách sa používajú na vytváranie vzťahov medzi tabuľkami. Ak chcete definovať kľúč, zvýraznite riadok popisujúci požadované pole a kliknite na tlačidlo Kľúč na paneli nástrojov.

V údajovom zobrazení môžete pridať, upraviť alebo zobraziť tabuľkové údaje. Môžete tiež kontrolovať pravopis a tlačiť tabuľkové údaje, filtrovať a triediť záznamy, meniť vzhľad alebo zmeniť štruktúru tabuľky pridaním alebo odstránením stĺpcov.

Ak chcete pridať položky, použite tlačidlo Nová položka na paneli nástrojov. Po kliknutí na toto tlačidlo sa na konci tabuľky zobrazí prázdny riadok.

Ak chcete položky odstrániť, vyberte ľubovoľné pole položky a kliknite na tlačidlo Odstrániť položku na paneli nástrojov.

Riadky v tabuľke je možné triediť podľa obsahu jedného alebo viacerých stĺpcov. Ak to chcete urobiť, vyberte pole, podľa ktorého sa má zoradiť, a kliknite na tlačidlo Zoradiť vzostupne alebo Zoradiť zostupne na paneli nástrojov.

Filtrovanie umožňuje vidieť vo formulári len určité záznamy. Vyberte údaje, podľa ktorých chcete filtrovať, a kliknite na tlačidlo Filtrovať podľa výberu na paneli s nástrojmi. Ak chcete upraviť filter, kliknite na tlačidlo Upraviť filter. Ak chcete zadať podrobnejšiu podmienku filtrovania, vyberte príkaz Filter z ponuky Záznamy a podpríkaz Rozšírený filter. Ak chcete použiť bežný alebo rozšírený filter, kliknite na tlačidlo Použiť filter na paneli s nástrojmi.

Záver

Zoznámili sme sa s krátkym kurzom práce v ACCESS.

Literatúra

9. Lori Ulrich Fuller, Ken Cook Access 2010 for Dummies = Access 2010 For Dummies. - M.: Dialektika, 2010. - S. 384. - ISBN 978-5-8459-1707-2

10. Alison Balter Microsoft Office Access 2007: Profesionálne programovanie = Alison Balter's Mastering Microsoft Office Access 2007 Development. - M .: Williams, 2008. - S. 1296. - ISBN 978-5-8459-1505 -štyri

11. Michael Groh, Joseph Stockman, Gavin Powell Microsoft Office Access 2007. Používateľská biblia = Biblia Microsoft Office Access 2007. - M.: "Dialektika", 2008. - S. 1200. - ISBN 978-5-8459-1485-9

12. Lori Ulrich Fuller, Ken Cook, John Kaufeld, Microsoft Office Access 2007 for Dummies / Per. z angličtiny. - M.: 2007. - 384 strán s ilustráciami, Vydavateľstvo Dialektika.

13. John Kaufeld, Microsoft Office Access 2003 pre figuríny / Per. z angličtiny. - M.: 2006. - 320 strán s ilustráciami, Vydavateľstvo Dialektika.

14. Matthew McDonald Access 2007. Chýbajúci manuál = Access 2007 Chýbajúci manuál. - Petrohrad: "BHV-Petersburg", 2007. - S. 784

Hostené na Allbest.ru

...

Podobné dokumenty

    Návrh databázy pomocou sady softvérových a jazykových nástrojov Microsoft Access. Dátový model, prístup k nim. Účel, hlavné funkcie a verzie Accessu. Spustenie programu; databázové okno, formuláre na ich zadávanie a úpravu.

    ročníková práca, pridaná 30.12.2014

    Model, ktorý odráža logické vzťahy medzi dátovými prvkami. Tabuľky, dotazy, zostavy a zobrazenia v Microsoft Office Access 2007. Overte údaje pri ich zadávaní. Prístup k údajom v súvisiacich tabuľkách pomocou podformulárov.

    semestrálna práca, pridaná 6.6.2013

    Napіvfunktsionalna mova progruvannya, skladové časti Access - Visual Basic for Applications (VBA). Vytvorený kód VBA na pomoc pri správe matíc prvkov. Moduly, tvorba postupov pre spracovanie pododdielov. Úprava pohľadu modulu, argumentov procedúry.

    abstrakt, pridaný 31.08.2009

    Zváženie interaktívneho systému správy relačných databáz Microsoft Access. Grafické vlastnosti programu; vytváranie tabuliek, dotazov, formulárov, zostáv, makier a modulov. Porovnávacie charakteristiky databázy Clipper a Access.

    ročníková práca, pridaná 22.01.2013

    Práca v Microsoft Access, zdôrazňovanie mien a počtu učiteľov a učiteliek s viac ako 10-ročnými skúsenosťami. Všeobecný pohľad na text SQL dotazu. Práca s tabuľkami v programe Microsoft Excel. Výsledky miezd v Accesse a Exceli.

    ročníková práca, pridaná 21.12.2013

    Microsoft Access ako systém správy databáz (DBMS), jeho účel. Organizovaná štruktúra na ukladanie údajov. Dátové typy pri práci s Microsoft Access 2003 a Microsoft Access 2007. Navrhovanie databáz a vytváranie ER diagramu.

    test, pridaný 10.10.2010

    Tvorba dátových modelov, základných tabuliek pomocou návrhára tabuliek, vzťahy medzi tabuľkami, formuláre na vypĺňanie tabuliek, dotazy na výber údajov, zostavy pre tlač a úvodný tlačidlový formulár. Základné objekty Microsoft Access.

    test, pridané 18.03.2012

    Spustenie aplikácie Access. Uloženie databázy vo formáte Microsoft Access. Algoritmus na vytvorenie vlastnej vstupnej masky. Vypĺňanie a vytváranie väzieb medzi tabuľkami. Triedenie a filtrovanie záznamov. Rozhranie okna databázy. Práca s poľami OLE.

    test, pridané 29.06.2015

    Všeobecné pojmy relačný prístup k databázam. Vývoj programu na automatizáciu funkcií vedúceho salónu celulárna komunikácia. Detailné spracovanie obchodných procesov. Užívateľské rozhranie. Testovanie vyvinutého informačného systému.

    semestrálna práca, pridaná 26.06.2012

    Analýza kľúčových príležitostí programy spoločnosti Microsoft prístup. Funkcie používania formulárov na zadávanie a úpravu údajov, ako aj ovládacie tlačidlá na prechod z jednej úrovne Menu do druhej. Charakteristika návrhu multitabuľkových databáz.

Microsoft Access je program na vytváranie databáz, ktorý uľahčuje správu a úpravu databáz. Hodí sa doslova na všetko, od malých projektov až po veľké podniky, je veľmi vizuálny. Vďaka tomu je skvelým pomocníkom pri zadávaní a ukladaní dát, keďže používateľ sa nemusí zaoberať tabuľkami a grafmi. Čítajte ďalej a zistite, ako čo najlepšie využiť Microsoft Access.

Kroky

Časť 1

Vytvorenie novej databázy

Vytvorenie dotazu na vytvorenie tabuľky

    Vyberte tabuľky, z ktorých chcete extrahovať údaje. Dvakrát kliknite na tabuľku, z ktorej chcete získať informácie. V prípade potreby môžete použiť viacero tabuliek naraz.

    Vyberte polia, z ktorých chcete extrahovať údaje. Dvakrát kliknite na každé pole, ktoré chcete pridať. Pridá sa do mriežky požiadaviek.

    Nastavte požadované kritériá. Ak potrebujete konkrétne informácie z polí, nastavte filter podľa kritérií. Viac informácií nájdete v časti „Vytvorenie dotazu na výber kritérií“ vyššie.

    Otestujte dotaz, aby ste sa uistili, že prináša požadované výsledky. Pred vytvorením tabuľky spustite dotaz, aby ste sa uistili, že získava informácie, ktoré potrebujete. Prispôsobujte kritériá a polia, kým nedosiahnete požadovaný výsledok.

    Uložte žiadosť. Stlačením Ctrl + S uložíte dotaz na neskoršie použitie. Zobrazí sa v navigačnom stĺpci na ľavej strane obrazovky. Ak kliknete na tento dotaz, môžete ho použiť znova, potom prejdite na kartu „Návrhár“.

    Kliknite na tlačidlo "Vytvoriť tabuľku" v skupine výberu typu dotazu. Zobrazí sa okno s výzvou na zadanie názvu novej tabuľky. Zadajte názov tabuľky a kliknite na tlačidlo OK.

    Kliknite na tlačidlo Spustiť. Podľa založených dotazov sa vytvorí nová tabuľka. Tabuľka sa zobrazí v navigačnom stĺpci vľavo.

Vytvorte žiadosť o pridanie

    Otvorte predtým vytvorenú požiadavku. Pripájací dotaz môžete použiť na pridanie informácií do tabuľky, ktorá už bola vytvorená v inej tabuľke. To je užitočné, keď je potrebné pridať viac údajov do hotovej tabuľky vytvorenej požiadavkou na vytvorenie tabuľky.

    Kliknite na tlačidlo Pridať na karte Návrh. Otvorí sa dialógové okno. Vyberte tabuľku, ktorú do nej chcete pridať.

    Upravte kritériá dotazu tak, aby zodpovedali informáciám, ktoré pridávate. Ak ste napríklad vytvorili tabuľku s kritériom „2010“ v poli „Rok“, zmeňte túto hodnotu podľa pridaných informácií, napríklad „2011“.

    Vyberte, kam presne chcete pridať informácie. Nezabudnite pridať údaje do príslušných polí pre každý pridaný stĺpec. Ak napríklad vykonáte vyššie uvedené zmeny, informácie by sa mali pridať do poľa Rok na každom riadku.

    Dokončite žiadosť. Kliknite na tlačidlo Spustiť na karte Návrh. Dotaz sa vykoná a informácie sa pridajú do tabuľky. Môžete otvoriť tabuľku a overiť správnosť zadaných údajov.

5. časť

Vytváranie a používanie formulárov

    Vyberte tabuľku, pre ktorú chcete vytvoriť formulár. Formuláre zobrazujú údaje pre každé pole a uľahčujú prepínanie medzi záznamami alebo vytváranie nových. Formuláre sú nevyhnutným nástrojom na dlhé obdobia zadávania informácií; väčšina používateľov považuje formuláre za oveľa jednoduchšie na používanie ako tabuľky.

    Kliknite na tlačidlo "Formulár" na karte "Vytvoriť". Na základe údajov v tabuľke sa automaticky vytvorí formulár. Access automaticky vytvára polia so správnou veľkosťou, ale ak chcete, môžete ich kedykoľvek zmeniť alebo presunúť.

    • Ak nechcete zobraziť konkrétne pole vo formulári, zavolajte kontextové menu kliknite pravým tlačidlom myši myšou a kliknite na tlačidlo Odstrániť.
    • Ak sú tabuľky prepojené, nad každým záznamom sa zobrazí popis s kombinovanými údajmi. Vďaka tomu je úprava týchto údajov oveľa jednoduchšia. Napríklad každému obchodnému zástupcovi možno priradiť zákaznícku základňu.

  1. Prechádzajte novým formulárom. Ukazovatele šípok vám umožňujú prechádzať z jednej položky do druhej. Polia sa vyplnia vašimi údajmi, keď medzi nimi prepnete. Pomocou tlačidiel na okrajoch môžete prejsť priamo na prvý alebo posledný záznam. .

    Ak chcete použiť tabuľku, kliknite na tlačidlo popisu. Nachádza sa v ľavom hornom rohu a umožňuje meniť hodnoty vybranej tabuľky pomocou formulárov.

    Vykonajte zmeny v existujúcich záznamoch. Ak chcete zmeniť informácie v tabuľke, môžete zmeniť text v ľubovoľnom poli každej položky. Všetky zmeny sa automaticky prejavia v tabuľke, to isté sa stane vo všetkých súvisiacich tabuľkách.

    Urobte nové záznamy. Kliknite na „Pridať záznam“ vedľa navigačných tlačidiel, ktoré chcete pridať nový záznam na konci zoznamu. Potom môžete použiť polia na vyplnenie prázdnych záznamov v tabuľke. Je to oveľa jednoduchšie ako pridávanie nových údajov prostredníctvom zobrazenia tabuľky.

    Po dokončení formulára uložte. Uistite sa, že ste formulár uložili stlačením Ctrl + S; neskôr sa môžete jednoducho znova prihlásiť. Zobrazí sa v navigačnom stĺpci na ľavej strane obrazovky.

Časť 6

Vytvorte prehľad

    Vyberte tabuľku alebo dotaz. Prehľady vám umožňujú rýchlo zobraziť súhrn údajov, ktoré potrebujete. Často sa používajú na generovanie správ o príjmoch alebo správ o doručení, ale možno ich prispôsobiť takmer pre každý prípad použitia. Zostavy používajú údaje z tabuliek alebo dotazov, ktoré ste predtým vytvorili.

Microsoft Access 2003 je jednou z prvých verzií populárneho systému správy databáz. Pomocou tohto programu môžete zbierať informácie z tabuliek, spracovávať textové dokumenty, ako aj najbežnejšie databázové formáty. Aplikácia je schopná analyzovať dáta, vytvárať webové stránky a rôzne aplikácie. Prirodzene, na prácu s Accessom 2003 budete potrebovať určité zručnosti, ale v porovnaní so správou odborné programy- budú minimálne. A produkt, na rozdiel od svojich iných analógov, je distribuovaný bezplatne.

Access 2003 je možné stiahnuť pre domáce aj firemné použitie, no v druhom prípade bude softvér užitočnejší. Môžete ho použiť ako DBMS pre offline správu alebo súborové servery. S inými zdrojmi môžete komunikovať pomocou „prepojených tabuliek“ a „dotazov na server“.


Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 je databázový program, ktorý vám umožňuje vykonávať v nich zmeny, organizovať výkazy a zdieľať dokumenty. Dokonca aj používatelia, ktorí nemajú špeciálne znalosti, budú môcť vyvíjať aplikácie pomocou hotových bezplatných šablón.

Access 2007 vám umožňuje prispôsobiť návrhy tak, aby vyhovovali vašim obchodným potrebám.

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 je aplikácia, ktorá umožňuje kombinovať informácie z rôznych zdrojov v jednej databáze. Táto verzia bola vydaná pod heslom „Jednoduchosť vo všetkom“ – na prácu s ňou nemusíte byť špecialista. Pridané webové databázy výrazne zlepšili interakciu s informáciami, zjednodušili procesy sledovania dát, tvorby reportov a zdieľanie.

Ribbon control, plne implementovaný v Accesse 2010, poskytuje len to najviac potrebné nástroje, čím sa zabráni, aby sa používateľ zmiatol v rôznych príkazoch a nastaveniach.

Microsoft Access 2013

Microsoft Access 2013 je jednou z nových verzií systému správy databáz (DBMS). V aplikácii nájdete potrebné funkcie a nástroje, ktoré vám pomôžu organizovať údržbu údajov, zlepšiť reporting a poskytnúť zdieľanie informácií s veľkým počtom používateľov.

Môžete si tiež stiahnuť program na vytvorenie webovej aplikácie. V Accesse 2013 stačí vybrať typ údajov na sledovanie (Projekty, Úlohy, Kontakty) a aplikácia automaticky vytvorí štruktúru, do ktorej môžete pridávať informácie. Základné príkazy a navigačné nástroje budú zabudované do projektu, takže po vytvorení môžete okamžite pokračovať v používaní.

Microsoft Access 2016

Microsoft Access 2016 je oveľa viac ako jednoduchý program pre vývoj databázy. Je to celý systém na sledovanie informácií, vytváranie správ a zdieľanie informácií. Pomáha vyvodiť rozumné a vyvážené závery a vybrať najlepšie riešenia pre určité úlohy. Stiahnuť a používať Access 2016 možno naozaj nie pokročilých používateľov, pretože aj bez veľkých znalostí v tejto oblasti môžete rýchlo vyvinúť potrebnú aplikáciu prevodom zadarmo hotové šablóny podľa vašich potrieb.

Táto verzia programu ponúka nový typ databázy: webová aplikácia je vytvorená v prostredí MS Access 2016 a používa sa cez prehliadač ako služba SharePoint. Ak ho chcete vytvoriť, musíte sa rozhodnúť pre typ údajov, ktoré potrebujete sledovať, a potom program nezávisle vygeneruje potrebnú štruktúru. Bude mať zabudované základné príkazy a navigačné nástroje, takže môžete začať hneď.